Управление базами данных

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Базы данных

1.1 Понятие о базах данных

2. Типы базы данных

2.1 Иерархическая БД

2.2 Сетевая БД

2.3 Реляционная БД

2.4 Совокупность БД и программы СУБД

2.5 Системы управления базами данных

3. Система управления базами данных Мicrosoft Ассеss

3.1 Мicrosoft Ассеss

3.2 Архитектура Мicrosoft Ассеss

4. Создание базы данных

4.1 Два способа создания базы данных

4.2 Создание новой пустой таблицы

4.3 Типы данных

5. Многотабличные базы данных

5.1 Отношения между таблицами

6. Работа с данными при помощи запросов

6.1 Выбор данных из одной таблицы

6.2 Включение полей в запрос

6.3 Вычисляемые поля

6.4 Итоговые запросы

6.5 Итоговые функции Ассеss

Заключение

Список используемой литературы



Введение

база данные запрос таблица

Что такое база данных? В простейшем случае база данных (БД) - это систематизированный набор записей и файлов, имеющих специальное предназначение. Например, в компьютере можно хранить адреса и имена всех друзей или клиентов. Можно хранить все написанные вами письма и упорядочить их по получателям. Возможно, у вас имеется набор файлов, в которых вы храните финансовые данные (счета к оплате или счета к получению) и учитываете свои поступления и расходы. В широком смысле, упорядоченные по темам документы, содержащие текстовую информацию, можно отнести к одному из типов баз данных. Файлы электронных таблиц, упорядоченные в соответствии с предназначением, к другому типу баз данных. Ярлыки ко всем программам в основном меню Windows также являются примером базы данных. Ссылки, хранящиеся в папке Избранное, это тоже своего рода база данных.

Если вы любите порядок, то, скорее всего, электронные таблицы или ярлыки к ним у вас сгруппированы с помощью каталогов и подкаталогов. При выполнении такого упорядочивания вы сами являетесь диспетчером базы данных. Но что делать, когда приходится работать с огромными объемами? Как можно собирать сведения обо всех клиентах и сделанных ими заказах, если данные хранятся в нескольких документах или файлах? Как обеспечить связь между файлами при вводе новой информации? Как проверить достоверность ввода данных? Как быть, если необходимо обеспечить совместный доступ к информации, но предотвратить одновременное обновление данных двумя различными сотрудниками? Как обеспечить размножение данных, если отсутствует возможность одновременного доступа к данным? Наличие подобного рода проблем говорит о необходимости использовать систему управления базой данных, СУБД.



1. Базы данных

1.1 Понятие о базах данных

Одной из важнейших областей применения компьютеров является переработка и хранение больших объемов информации в различных сферах деятельности человека: в экономике, банковском деле, торговле, транспорте, медицине, науке и т.д.

Существующие современные информационные системы характеризуются огромными объемами хранимых и обрабатываемых данных, сложной организацией, необходимостью удовлетворять разнообразные требования многочисленных пользователей.

Информационная система -- это система, которая реализует автоматизированный сбор, обработку и манипулирование данными и включает технические средства обработки данных, программное обеспечение и обслуживающий персонал.

Цель любой информационной системы -- обработка данных об объектах реального мира. Основой информационной системы является база данных. В широком смысле слова база данных -- это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области. Под предметной областью принято понимать часть реального мира, подлежащего изучению для организации управления его объектами и, в конечном счете, автоматизации, например, предприятие, вуз и т. д.

Создавая базу данных, пользователь стремится упорядочить информацию по различным признакам и быстро производить выборку с произвольным сочетанием признаков. При этом очень важно выбрать правильную модель данных. Модель данных -- это формализованное представление основных категорий восприятия реального мира, представленных его объектами, связями, свойствами, а также их взаимодействиями.

База данных -- это информационная модель, позволяющая упорядоченно хранить данные о группе объектов, обладающих одинаковым набором свойств.

Информация в базах данных хранится в упорядоченном виде. Так, в записной книжке все записи упорядочены по алфавиту, а в библиотечном каталоге либо по алфавиту (алфавитный каталог), либо в соответствии с областью знания (предметный каталог).



2. Типы баз данных

Группу связанных между собой элементов данных называют обычно записью. Известны три основных типа организации данных и связей между ними: иерархический (в виде дерева), сетевой и реляционный.

2.1 Иерархическая БД

В иерархической БД существует упорядоченность элементов в записи, один элемент считается главным, остальные -- подчиненными. Данные в записи упорядочены в определенную последовательность, как ступеньки лестницы, и поиск данных может осуществляться лишь последовательным "спуском" со ступеньки на ступеньку. Поиск какого-либо элемента данных в такой системе может оказаться довольно трудоемким из-за необходимости последовательно проходить несколько предшествующих иерархических уровней. Иерархическую БД образует каталог файлов, хранимых на диске; дерево каталогов, доступное для просмотра в Norton Соmmander, -- наглядная демонстрация структуры такой БД и поиска в ней нужного элемента (при работе в операционной системе МS-DOS). Такой же базой данных является родовое генеалогическое дерево.



Рисунок 1. Иерархическая модель базы данных

2.2 Сетевая БД

Эта база данных отличается большей гибкостью, так как в ней существует возможность устанавливать дополнительно к вертикальным иерархическим связям горизонтальные связи. Это облегчает процесс поиска требуемых элементов данных, так как уже не требует обязательного прохождения всех предшествующих ступеней.

Рисунок 2 Сетевая модель базы данных

2.3 Реляционная БД

Наиболее распространенным способом организации данных является третий, к которому можно свести как иерархический, так и сетевой -- реляционный (англ. relation -- отношение, связь). В реляционной БД под записью понимается строка прямоугольной таблицы. Элементы записи образуют столбцы этой таблицы (поля). Все элементы в столбце имеют одинаковый тип (числовой, символьный), а каждый столбец -- неповторяющееся имя. Одинаковые строки в таблице отсутствуют. Преимущество таких БД--наглядность и понятность организации данных, скорость поиска нужной информации. Примером реляционной БД служит таблица на странице классного журнала, в которой записью является строка с данными о конкретном ученике, а имена полей (столбцов) указывают, какие данные о каждом ученике должны быть записаны в ячейках таблицы.

2.4 Совокупность БД и программы СУБД

Образует информационно-поисковую систему, называемую банком данных.

1. По технологии обработки данных базы данных делятся на централизованные и распределенные. Централизованная база данных хранится в памяти одной вычислительной системы. Если эта вычислительная система является компонентом сети ЭВМ, возможен распределенный доступ к такой базе. Этот способ использования баз данных часто применяют в локальных сетях ПК. Распределенная база данных состоит из нескольких, возможно, пересекающихся или даже дублирующих друг друга частей, хранимых в различных ЭВМ вычислительной сети. Работа с такой базой осуществляется с помощью системы управления распределенной базой данных (СУРБД).



Рисунок 3 Реляционная модель базы данных

2. По способу доступа к данным базы данных делятся на базы данных с локальным доступом и базы данных с удаленным (сетевым доступом). Системы централизованных баз данных с сетевым доступом предполагают различные архитектуры таких систем: файл-сервер; клиент-сервер.

Файл-сервер

Архитектура систем БД с сетевым доступом предполагает выделение одной из машин сети в качестве центральной (сервер файлов). На такой машине хранится совместно используемая централизованная БД. Все другие машины сети выполняют функции рабочих станций, с помощью которых поддерживается доступ пользовательской системы к централизованной базе данных. Файлы базы данных в соответствии с пользовательскими запросами передаются на рабочие станции, где в основном и производится обработка. При большой интенсивности доступа к одним и тем же данным производительность такой информационной системы падает. Пользователи могут создавать также на рабочих станциях локальные БД, которые используются ими монопольно. Схема обработки информации по принципу файл-сервер изображена на рисунке.

Клиент-сервер

В отличие от предыдущей системы, центральная машина (сервер базы данных), помимо хранения централизованной базы данных, должна обеспечивать выполнение основного объема обработки данных. Запрос на использование данных, выдаваемый клиентом (рабочей станцией), приводит к поиску и извлечению данных на сервере. Извлеченные данные транспортируются по сети от сервера к клиенту. Спецификой архитектуры клиент-сервер является использование языка - запросов SQL.

2.5 Система управления базами данных

Система управления базами данных (СУБД) -- это программное обеспечение, с помощью которого пользователи могут определять, создавать и поддерживать базу данных, а также осуществлять контролируемый доступ к ней.

Различают 2 класса СУБД:

системы общего назначения;

специализированные системы.

Системы СУБД общего назначения не ориентированы на какую-либо конкретную предметную область или на информационные потребности конкретной группы пользователей. Реализуются как программный продукт, способный функционировать на некоторой модели ЭВМ в определенной операционной системе. Использование СУБД общего назначения в качестве инструментального средства для создания информационных систем, основанных на технологии баз данных, позволяет существенно сокращать сроки разработки и экономить трудовые ресурсы.

В процессе реализации своих функций СУБД постоянно взаимодействует с базой данных и с другими прикладными, программными продуктами пользователя.

Современные СУБД имеют следующие возможности:

1) включают язык определения данных, с помощью которого можно определить базу данных, ее структуру, типы данных, а также средства задания ограничения для

хранимой информации;

2)позволяют вставлять, удалять, обновлять и извлекать информацию из базы данных посредством языка запросов (SQL);

3)большинство СУБД могут работать на компьютерах с разной архитектурой и под разными операционными системами;

4)многопользовательские СУБД имеют развитые средства администрирования баз данных.

В работе с СУБД возможны следующие режимы: создание, редактирование, поиск, манипулирование. Под манипулированием понимаются такие действия с БД, как с целым: просмотр; копирование файлов, например на бумажный носитель; сортировка данных по заданному признаку и т. д.

Для работы с базой данных СУБД должна обеспечивать:

- возможность внесения и чтения информации;

- работу с большим объемом данных;

- быстроту поиска данных;

- целостность данных (их непротиворечивость);

- защиту от разрушения, уничтожения (не только при случайных ошибках пользователя), от несанкционированного доступа;

- систему дружественных подсказок (в расчете на пользователя без специальной подготовки). СУБД могут использоваться как в однопользовательском, так и в многопользовательском режиме.

На рынке программного обеспечения можно выделить такие наиболее востребованные СУБД, как Мicrosoft Ассеss, Мicrosoft Visual FoxPro, Воrland Paradox, Огас1е, МуSQL.



3. Система управления базами данных Мicrosoft Ассеss

3.1 Мicrosoft Ассеss

Мicrosoft Ассеss обладает всеми чертами классической системы управления базами данных (СУБД). Ассеss -- это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки приложений баз данных. К числу наиболее мощных средств Ассеss относятся средства разработки объектов -- мастера, которые можно использовать для создания таблиц, запросов, различных типов форм и отчетов.

К областям применения Мicrosoft Ассеss можно отнести следующие:

- в малом бизнесе (бухгалтерский учет, ввод заказов, ведение информации о клиентах, ведение информации о деловых контактах);

- в работе по контракту (разработка внутриотраслевых приложений, разработка межотраслевых приложений);

- в крупных корпорациях (приложения для рабочих групп, системы обработки информации);

- в качестве персональной СУБД (справочник по адресам, ведение инвестиционного портфеля, поваренная книга, каталоги книг, пластинок, видеофильмов и т. п.).

Рассмотрим основные определения, связанные с разработкой баз данных.

База данных (БД, data base, DВ) -- совокупность взаимосвязанных данных, используемых под управлением СУБД.

В самом общем смысле база данных -- это набор записей и файлов, организованных специальным образом.

Система управления базой данных (СУБД, DВМS) -- программная система, обеспечивающая определение физической и логической структуры базы данных, ввод информации и доступ к ней.

Возможности СУБД: система управления базами данных предоставляет возможность контролировать задание структуры и описание данных, работу с ними и организацию коллективного пользования информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработки данных и управление данными.

Определение данных. Определяется, какая именно информация будет храниться в базе данных, задается структура данных и их тип (например, количество цифр или символов), а также указывается то, как данные будут связаны между собой. Задаются форматы и критерии проверки данных.

Обработка данных. Данные можно обрабатывать различны ми способами. Можно выбирать любые поля, фильтровать и сортировать данные. Можно объединять данные с другой связанной информацией и вычислять итоговые значения.

Управление данными. Указываются правила доступа к данным, их корректировки и добавления новой информации. Можно также определить правила коллективного пользования данными.

3.2 Архитектура Мicrosoft Ассеss

Мicrosoft Ассеss называет объектами все, что может иметь имя. В базе данных Ассеss основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В других СУБД, как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В Мicrosoft Ассеss база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными. Ниже приведен список основных объектов базы данных Ассеss.

Таблица. Объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая. таблица включает информацию об объекте определенного типа, например о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, например фамилия или адрес клиента, и записи (которые называются также строками). В записи собрана вся информация о некотором объекте (человеке, образце продукции и т.п.). Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержащих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным.

Запрос. Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QВЕ (запрос по образцу) или инструкции SQL (структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

Форма. Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы можно также распечатать.

Отчет. Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

Макрос. Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Ассеss в ответ на определенное событие.

Модуль. Объект, содержащий программы, написанные на языке Visuа1 Ваsic для приложений.

Событие -- любое изменение состояния объекта Мicrosoft Ассеss. Например, событием является открытие формы, закрытие формы, ввод новой строки в форму, изменение содержимого текущей записи или элемента управления (объекта формы или отчета, который может содержать данные). Для обработки события вы можете создать макрос или процедуру Visuа1 Ваsic для приложений.

4. Создание базы данных

4.1 Два способа создания базы данных

В Мicrosoft Ассеss поддерживаются два способа создания базы данных. Имеется возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Имеется также возможность сразу создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Это простейший способ начального создания базы данных.

Рисунок. 4 Главное окно базы данных

Для создания пустой базы данных выберите команду Файл-->Создатъ, а затем в окне диалога Создание щелкните дважды по значку Новая база данных. После этого откроется окно диалога Файл новой базы данных. В раскрывающемся списке Папка выберите нужный диск и папку, например, диск С:, папка Мои документы. После этого в поле Имя файла введите имя новой базы данных. Ассеss автоматически добавит к имени файла расширение.MDВ. Теперь остается только нажать на кнопку Создать, и на экране появится окно базы данных, представленное на рис. 4.

4.2 Создание новой пустой таблицы

В Мicrosoft Ассеss существуют четыре способа создания пустой таблицы:

1. Мастер по созданию базы данных позволяет создать сразу все таблицы, формы и отчеты в базе данных. Этот мастер создает новую базу данных; его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм или отчетов в существующую базу данных.

2. Мастер по созданию таблицы позволяет выбрать поля, включаемые в таблицу, из широкого списка образцов полей разных типов, предназначенных для сохранения данных о деловых контактах, для ведения домашнего хозяйства или для регистрации медицинской информации.

3. Пользователь имеет возможность самостоятельно ввести данные в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы Мicrosoft Ассеss проанализирует данные и автоматически присвоит соответствующий тип данных и формат каждому полю.

4. В режиме конструктора можно непосредственно указать параметры всех элементов структуры таблицы.

Вне зависимости от способа создания таблицы режим конструктора позволяет в любой момент изменить структуру таблицы, например, добавить новые поля, указать значения по умолчанию или создать маски ввода.



Рисунок 5 Окно таблицы базы данных в режиме - таблицы

Для примера определим таблицу тВузы для базы данных «Профконсультант средней школы». Перейдите на вкладку Таблицы и нажмите кнопку Создать. В окне диалога Новая таблица выберите Конструктор и нажмите кнопку ОК. Ассеss выведет окно пустой таблицы в режиме конструктора. На рис. 5 показана таблица тАбитуриенты в режиме конструктора с уже определенными полями.

В верхней части окна расположены столбцы, в которые вводятся имя, тип данных и краткое описание каждого поля. После выбора типа данных для поля в левой нижней части окна таблицы можно задать свойства поля. В правой нижней секции окна выводится краткая информация о полях или свойствах. При работе с полем определенного типа вкладка свойств Общие принимает соответствующий формат. Рассмотрим типы полей и их свойства.

4.3 Типы данных

Текстовый формат

Размер текстового поля может находиться в пределах от 1 до 255 символов.

Числовой формат

Тип числового поля может принимать значения из следующего списка:

байт -- целые числа в пределах от 0 до 255;

целое -- целые числа от -- 32768 до 32767;

длинное целое -- целые числа от -- 2147483648 до 2147483647;

с плавающей точкой (4 байта) -- числа в пределах от -- 3,402823Е38 до 3.402823Е38;

с плавающей точкой (8 байт) -- числа в пределах от минус 1,79769313486232Е308 до плюс 1,79769313486232Е308.

Формат «Дата/Время»

Для типа данных Дата/Время существует набор форматов поля, приведенный ниже вместе с примерами:

Полный формат (устанавливается по умолчанию)…15.04.94 05:30:10 РМ

Длинный формат даты …………………………...Среда 15 Апрель 1994

Средний формат даты …………………………………………15-апр-94

Краткий формат даты…………………………………………….15.04.94

Длинный формат времени……………………………………….17:30:10

Средний формат времени……………………………………….05:30 РМ

Краткий формат времени……………………………………………17:30

Денежный формат. По умолчанию денежный формат представляет собой числа, записанные с двумя знаками после запятой, с разделением групп разрядов и обозначением «р.» в конце.

Пользователь может записать в строке Формат поля шаблон для своего формата. Допустим, необходимо вводить суммы в долларах. Тогда надо установить курсор на слово Денежный и заменить его шаблоном формата, например, таким: 3,000$.

Формат «счетчик»

Поля типа «счетчик» выполняют определенную функцию -- автоматическую идентификацию записей таблицы. Поэтому свойств, которые можно было бы изменить, у такого поля немного. Во-первых, счетчик -- это всегда число. Во-вторых, наращивание его значения происходит автоматически. Ассеss предлагает два варианта изменения счетчика: последовательный и случайный. Первый вариант удобен тем, что позволяет нумеровать записи. Второй вариант можно использовать, если надо создать систему кодирования записей в таблице, защищенную от неосторожных действий оператора.

Логический формат

Ячейка в поле логического типа может содержать только одно из двух значений: Да или Нет. Ассеss предлагает еще два варианта названий логического типа: Истина/Ложь и Включено/Выключено. Вне зависимости от того, какой формат поля вы изберете, в таблице логическое поле будет представлено в виде набора флажков. Когда вы щелкаете флажок мышью, это приводит к тому, что в квадрате появляется изображение галочки, что соответствует логическому значению Да. Сброс флажка означает, присвоение ячейке поля логического значения Нет. Использование логических полей может быть различным, например, в анкетах или для создания элементов управления.

Поле объекта О LЕ

Поле объекта ОLЕ -- последний выбираемый из списка тип поля. Он имеет всего два свойства: подпись и параметр «обязательное поле». Поля данного типа не хранят информацию как таковую, а содержат ссылки на объекты, которые могут быть включены в БД с использованием ОLЕ-протокола обмена данными. Такими объектами могут быть, например, графические файлы. Для того чтобы внедрить в ячейку поля ОLЕ-объект, надо установить на неe курсор и, нажав правую кнопку мыши, вызвать контекстное меню. В нем выберите команду Вставить объект. Программа раскроет окно диалога для выбора типа объекта. Объект в данном случае отождествляется с приложением, в котором он может быть создан или отредактирован.

Второй вариант вставки объекта -- выбор переключателя Создать из файла в окне Вставка объекта. В этом случае подразумевается, что файл уже существует, и нужно установить с ним связь. Асеев» откроет окно открытия документа и после выбора нужного файла определит, какое приложение необходимо открыть для работы с ним.

Гиперссылка

Текст или комбинация текста и чисел, используемая как адрес гиперссылки.

Адрес -- это текст, задающий путь и имя файла для открываемого документа. Путь может представлять собой путь к файлу, записанному на жестком диске, являться адресом в формате UNC или адресом URL в Интернете.

Для вставки адреса в поле можно использовать команду Гиперссылка в меню Вставка.



5. Многотабличные базы данных

5.1 Отношения между таблицами

Реляционные базы данных состоят из нескольких таблиц, связь между которыми устанавливается с помощью совпадающих полей.

Каждая запись в таблицах идентифицирует один объект.

Отношение между объектами определяет отношение между таблицами.

Существует 3 типа отношений:

1. Отношение «один к одному» означает, что каждая запись в одной таблице соответствует только одной записи в другой, таблице.

2. Одному гражданину страны соответствует только один паспорта, в то же время как один номер паспорта соответствует только одному человеку.

3. Отношение «один ко многим» означает, что каждой записи в одной таблице соответствует одна или несколько записей в другой таблице.

Один абитуриент может поступать во многие вузы, и в то же время в один вуз может поступать много абитуриентов.

Отношение «многие ко многим» возникает между двумя таблицами в тех случаях, когда:

- одна запись из первой таблицы может быть связана более чем с одной записью из второй таблицы;

- одна запись из второй таблицы может быть связана более чем с одной записью из первой таблицы.

Например:

Связь между преподавателями и группами студентов.

Несколько преподавателей ведут занятия в нескольких группах, и несколько групп занимаются у нескольких преподавателей.

В большинстве случаев любые две таблицы связаны отношением «один ко многим».

Создание связей между таблицами

Для того чтобы рассмотреть создание связей между таблицами построим в базе данных «Профконсультант» еще две таблицы:

Таблица 1

Абитуриенты

Имя	Тип	Размер
КодАб	Счетчик	4
Фамилия	Текстовый	15
Имя	Текстовый	10
Отчество	Текстовый	1
Паспорт	Текстовый	15
Индекс	Числовой	4
Город	Текстовый	20
Адрес	Текстовый	50
Средний балл	Числовой	4
Фото	Поле объекта ОЬЕ	--
Примечания	Поле МЕМО	--
Пол	Подстановка	-
Имя	Тип	Размер
КодАб	Числовой (длинное целое)	4
Кодвуза	Числовой (длинное целое)	4
Статус поступления	Логический	1
Статус посещения	Логический	1

Первые два поля являются ключевыми, причем для таблицы тСвязьАбвузы они являются чужими ключами.

Чтобы определить связи, необходимо использовать команду Сервис-> Схема данных или кнопка на панели инструментов. Если связь определяется впервые в базе данных, то Ассеss откроет пустое окно Схема данных, а затем выведет на экран окно диалога Добавление таблицы. В этом окне необходимо выделить нужные таблицы и нажать кнопку Добавить. В нашем случае в окно схемы данных надо добавить все три таблицы. Кнопка Закрыть закрывает окно диалога Добавление таблицы (данное окно можно вызвать по нажатию кнопки Добавить таблицу). После этого окно Схемы данных должно выглядеть примерно так, как показано на рис. 6. (кроме линий соединения). Чтобы установить связь между таблицами тВУЗы и тСвязьАбВУЗ, надо выделить поле КодВУЗа в таблице твузы (щелкнуть левой кнопкой «мыши»), перетащить и опустить его на поле КодВУЗа в таблице тСвязьАбВУЗ. Аналогично устанавливается связь между двумя другими таблицами.

Рисунок 6 Схема данных

Когда вы отпустите кнопку мыши, Мicrosoft Ассеss откроет окно диалога Связи, представленное на рис. 7. После установки флажка Обеспечение целостности данных, Ассеss делает доступными еще два флажка: Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей. При установленном флажке Каскадное обновление связанных полей Мicrosoft Ассеss обновляет все значения чужих ключей в дочерних таблицах (то есть в таблицах на стороне отношения «многие» при связи «один ко многим») при изменении значения первичного ключа в родительской таблице, которая находится на стороне отношения «один» при связи «один ко многим». Если же вы установите флажок Каскадное удаление связанных записей, Мicrosoft Ассеss удалит дочерние строки (связанные строки в дочерних таблицах) при удалении родительской строки (связанная строка в родительской таблице). Установите флажок Каскадное обновление связанных полей, чтобы при изменении кода вуза Ассеss автоматически обновлял записи в таблице тСвязьАбВУЗ.

Рисунок 7 Настройка связей между полями таблиц

После нажатия кнопки Создать Ассеss создаст связь и нарисует линию между двумя таблицами, указывающую на наличие связи между ними. Заметьте: когда вы просите обеспечить целостность данных, Ассеss изображает на конце линии у таблицы, находящейся на стороне отношения «один», цифру 1, а на другом конце у таблицы со стороны отношения «многие» -- символ бесконечности. Чтобы удалить связь, щелкните по ее линии и нажмите клавишу Del. Если вы хотите отредактировать или изменить существующую связь, дважды щелкните по соответствующей линии, чтобы снова открыть окно диалога Связи.



6. Работа с данными при помощи запросов

В режиме таблицы доступны самые разные операции с данными -- просмотр, сортировка, фильтрация, обновление и печать. Однако очень часто приходится проводить вычисления или просматривать данные из нескольких таблиц. Отобрать нужные данные можно с помощью запросов.

После выполнения запроса на выборку (который отбирает информацию из таблиц и других запросов базы данных, в то время как при выполнении запросов на изменение данные вставляются, обновляются или удаляются) Ассеss создает набор записей, содержащий отобранные данные. Однако в отличие от реальной таблицы, этот набор записей физически не существует в базе данных. Ассеss создает набор записей из данных таблицы только во время выполнения запроса.

6.1 Выбор данных из одной таблицы

Одним из преимуществ запросов является то, что они позволяют достаточно быстро отобрать необходимые данные из нескольких связанных таблиц. Но запросы полезны и при работе с одной таблицей. Все приемы, используемые при работе с единственной таблицей, годятся и для сложных многотабличных запросов, поэтому мы начнем с запросов на выборку данных одной таблицы.

На рис. 8 показан запрос в режиме конструктора.

Окно конструктора запросов разделено на две части. В верхней находятся списки полей таблиц или запросов, на основе которых создается новый запрос. В нижней располагается бланк QВЕ -- запрос по образцу), в котором выполняется вся работа по созданию запроса.

Каждый столбец бланка представляет одно поле, используемое в запросе. Поле может просто принадлежать одной из таблиц, быть вычисляемым (иными словами, его значение рассчитывается на основе одного или нескольких полей таблицы) или итоговым, то есть использующим одну из встроенных функций Мicrosoft Ассеss.

Рисунок 8 Запрос в режиме Конструктор

Первая строка бланка запроса служит для выбора полей, которые должны присутствовать в наборе записей, используется для сортировки данных или для выбора информации из таблицы. Полям запроса можно Присвоить имена, которые будут отображаться в заголовках столбцов при выводе набора записей запроса, а для генерации вычисляемых полей можно использовать выражения любой степени ложности.

Если была выполнена команда Вид - Имена таблиц, во второй строке бланка запроса Ассеss выведет имя таблицы, из которой выбрано поле. В третьей строке бланка можно задать сортировку по возрастанию или по убыванию.

Флажки в строке бланка Вывод на экран отвечают за вывод полей в наборе записей. По умолчанию выводятся все поля, включенные в бланк запроса.

Для ввода условия отбора записей используется строка Условие отбора и строки или. На рис. 8 показан запрос на выборку фамилий тех студентов, которые имеют оценки от 4 до 5 баллов.

6.2 Включение полей в запрос

Первым шагом при создании запроса является выбор полей, включаемых в набор записей. Можно просто перетащить поле с помощью мыши в нужный столбец бланка из списка полей верхней части окна. При перетаскивании поля указатель мыши превращается в маленький прямоугольник.

6.3 Вычисляемые поля

С любыми полями таблицы можно выполнять вычисления и сделать вычисляемое выражение новым полем в наборе записей, при этом можно использовать любые из встроенных функций Ассеss. Кроме того, поля запроса могут содержать данные, получаемые с помощью арифметических операций над полями таблицы. Например, ЦенаТовара*Количество.

Вычисляемое поле может содержать вызовы встроенных функций Ассеss и следующие операторы:

+ -- складывает два арифметических выражения;

вычитает из первого арифметического выражения второе;

* -- перемножает два арифметических выражения;

/ -- делит первое арифметическое выражение на второе;

\ -- округляет два арифметических выражения до целых значений и делит первое на второе, результат округляется до целого;

^-- возводит первое арифметическое выражение в степень, задаваемую вторым арифметическим выражением;

Рисунок 9 Вычисляемое поле

МOD -- округляет оба арифметических выражения до целых значений, делит первое на второе и возвращает остаток;

& -- создает текстовую строку как результат присоединения второй строки к концу первой.

Если один из операндов является числом, то оно автоматически преобразуется в строку символов.

На рис. 9 показан пример вычисляемого поля для таблицы тАттестат. Вычисляемое поле Среднее выводит средний балл по трем предметам: Русский, Математика, Физика.

6.4 Итоговые запросы

Для вычисления итоговых значений надо нажать кнопку Групповые операции (), чтобы в бланке ОБЕ появилась строка Групповые операции.

Ассеss предоставляет девять функций, обеспечивающих выполнение групповых операций. Вы можете задать нужную вам функцию, введя ее имя с клавиатуры в строке Групповая операция бланка запроса или выбрав ее в раскрывающемся списке.

6.5 Итоговые функции Ассеss

Sum-- вычисляет сумму всех значений заданного поля в каждой группе.

АVg -- вычисляет среднее арифметическое всех значений данного поля в каждой группе.

Мin -- возвращает наименьшее значение, найденное в этом поле внутри каждой группы.

Мах -- возвращает наибольшее значение, найденное в этом поле внутри каждой группы.

Сount -- возвращает число записей, в которых значения данного поля отличны от Null.

StDev-- стандартное отклонение всех значений данного поля в каждой группе.

Vаг --вычисляет дисперсию значений данного поля в каждой группе.

First-- возвращает первое значение этого поля в группе.

Last-- возвращает последнее значение этого поля в группе.

На рис. 10 показан пример запроса с применением групповой операции Sит. Данный запрос является многотабличным и позволяет определить сумму выплат, сделанных каждым абитуриентом.

Рисунок 10 Окно запроса с применением групповой операции



Заключение

Базы данных остаются динамично развивающимся теоретико- прикладным направлением, при этом особенно прогрессирует прикладная сторона.

Ее развитие идет по следующим основным направлениям:

* разработка объектно-ориентированных СУБД и расширение масштабов применения объектно-ориентированных БД;

* создание сетей баз данных, в том числе корпоративных, intranet - с использованием принципов построения Internet;

* совершенствование режима клиент-сервер и сетевой связи серверов;

* построение хранилищ данных;

* увеличение памяти для БД за счет третичной составляющей (магнитные ленты, оптические диски) памяти.

* переход от традиционных баз данных, хранящих числа и символы, к объектно-реляционным базам данных, содержащим данные со сложным поведением.

Быстрое развитие технологий хранения информации, коммуникаций и обработки позволяет переместить всю информацию в киберпространство. Программное обеспечение для определения, поиска и визуализации оперативно доступной информации ключ к созданию и доступу к такой информации. Основные задачи, которые при этом необходимо решить, следующие:

* определение моделей данных для новых типов (например, пространственных, темпоральных, графических) и их интеграция с традиционными системами баз данных;

* масштабирование баз данных по размеру (до петабайт), пространственному размещению (распределенные) и многообразию (неоднородные);

* автоматическое обнаружение тенденций данных, структур и аномалий (добывание данных, анализ данных);

* интеграция (комбинирование) данных из нескольких источников;

* создание сценариев и управление потоком работ (процессом) и данными в организациях;

* автоматизация проектирования и администрирования базами данных.



Список используемой литературы

1. Кузнецов, С. Д. Основы баз данных / С.Д. Кузнецов. М.: Бином. Лаборатория знаний, Интернет-университет информационных технологий, 2017. 488 c.

2. Латыпова, Р. Р. Базы данных. Курс лекций / Р.Р. Латыпова. Москва: Высшая школа, 2016. 177 c.

3. Миркин, Б. Г. Введение в анализ данных. Учебник и практикум / Б.Г. Миркин. М.: Юрайт, 2015. 176 c.

4. Остроух, А. В. Ввод и обработка цифровой информации / А.В. Остроух. М.: Академия, 2016. 288 c.

5. Персианов, Вячеслав Венедиктович; Технология Проектирования Информационной Базы Для Педагогических Вузов Страны. / Персианов Вячеслав Венедиктович;. Москва: Огни, 2016. 594 c.

6. Проектирование баз данных. СУБД Microsoft Access. Учебное пособие. М.: Горячая линия - Телеком, 2013. 240 c.

7. Свиридова, М. Ю. Система управления базами данных Access / М.Ю. Свиридова. М.: Академия, 2016. 192 c.

8. Стружкин, Н. П. Базы данных. Проектирование. Учебник / Н.П. Стружкин, В.В. Годин. М.: Юрайт, 2016. 478 c.

9. Фуфаев, Э. В. Базы данных / Э.В. Фуфаев, Д.Э. Фуфаев. М.: Академия, 2016. 320 c.

10. Фуфаев, Э. В. Базы данных. Учебное пособие / Э.В. Фуфаев, Д.Э. Фуфаев. М.: Академия, 2014. 320 c.

Размещено на Allbest.ru

...