Деякі аспекти інформаційного забезпечення державного управління в сучасних умовах

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Деякі аспекти інформаційного забезпечення державного управління в сучасних умовах

В.І. Григор'єв

У статті розглянуто питання інформаційного забезпечення функціонування органів державної влади. Проаналізовано основи інформаційного забезпечення функцій управління. Визначено завдання, форми та методи з інформаційного забезпечення управлінської діяльності.

Ключові слова: інформаційне забезпечення, державне управління, категорії інформації, аналітична діяльність, консолідована інформація.

Міжнародне співтовариство вступило в епоху формування нового світового порядку, що характеризується боротьбою ключових світових гравців за розширення сфер політичного впливу та розподіл ринків енергоресурсів. Транснаціональні системи зв'язків і відносин, що розвиваються в різних сферах життя, створюють нові спільності й інститути. Взаємодія, взаємопроникнення, взаємозалежність національних інститутів починають набувати інтенсивного й органічного характеру.

Рівень планетарної цивілізації визначається стрімким зростанням ролі інформації в суспільних відносинах, а сама інформація починає займати провідне місце та відіграє в житті людей величезну роль.

Саме на основі володіння інформацією про всілякі процеси і явища можна ефективно й оптимально будувати державне управління. Інформація є стратегічним національним ресурсом, який відіграє дедалі більшу роль у системі державного управління. У суспільстві спостерігається перерозподіл реальної влади - від традиційних структур до центрів управління інформаційними потоками. За науковими висновками, рівень інформаційного забезпечення державних органів влади значною мірою впливає на розвиток економіки та політичне становище в країні.

На думку фахівців, прогрес людства у сфері інформаційної діяльності проявився у скороченні часу на передачу, обробку повідомлень і підготовку інформації для прийняття управлінських рішень і нерозривно пов'язаний з інтенсифікацією інформаційних процесів. Інформаційна діяльність, яка проявляється у зниженні вартості обробки та передачі повідомлень, створює умови для кращої організації матеріального виробництва та життєдіяльності суспільства в цілому [2].

Чим складніша система об'єктивного світу, тим складніші й різноманітніші ті види інформації, які потрібні для досягнення цілей у вирішенні завдань державного управління.

Останнє ж неможливе без обробки циркулюючих інформаційних потоків. Більше того, сутність управління і полягає в прийнятті оптимальних рішень на підставі наявної інформації. Таким чином, управління в системах будь-якої природи має інформаційний характер.

Діалектичний зв'язок інформації й управління виявляється не лише в безпосередньому її використанні для управління системою, а й у появі інформації в результаті відхилення деяких параметрів від припустимих меж. При цьому інформація виступає ніби у двох вимірах, а саме - у вигляді певного змісту, замкненого у відповідну форму.

Унікальним феноменом в інформаційних процесах є знання, яке, з одного боку, ніби є складовою інформації, а з другого - цілком не залежить від неї. Знання характеризують об'єкт з погляду статики інформаційного процесу, а інформація - його динаміку.

При цьому знання формуються шляхом перероблення (систематизації, аналізу тощо) деяких змістовних інформаційних фрагментів. Окремим підкласом соціальної інформації є інформація спеціальна (професійна), яка суттєва в межах певних формальних соціальних груп. Вона має чисто професійний характер. Потреба в ній індивіда детермінується належністю до тієї чи іншої формальної структури. Намагання отримати такі відомості усвідомлюється як потреба володіти апріорним інформаційним масивом для вироблення алгоритму прийняття рішення у професійній діяльності.

За останні роки в органах державного управління спостерігається значне зростання обсягу використовуваної інформації та потоку управлінських документів, розширення всього діловодства. При цьому кількість підготовлених документів і зібраної інформації інколи значно більша за необхідну для процесів управління. Водночас відчувається брак інформації, яка має забезпечувати аналіз нових тенденцій і розв'язування суперечностей.

У сучасному світі інформація є стратегічним національним ресурсом, який відіграє дедалі більшу роль.

В органах влади виникає необхідність постійно збирати різноманітну інформацію про життєдіяльність регіонів, щоб оцінювати потреби та задовольняти їх і в даний момент, і в майбутньому. При цьому варто охоплювати як фактичні проблеми і потреби, так і потенційні. Збір інформації - складний процес, що спирається як на традиційні, так і на нетрадиційні методи.

Практично в усіх державних структурах забезпечується інформаційна підтримка поточної роботи з використанням персональних комп'ютерів із набором типових програмних продуктів. Більшість органів застосовують локальні обчислювальні мережі.

Володіння достовірною й актуальною інформацією поряд з умінням ефективно використовувати адекватні методи її збирання, аналізу і надання є основою успішної діяльності державних органів будь-якого рівня.

Суб'єкт державного управління, виробляючи управлінські рішення, передає їх об'єкту управління, оформлюючи інформацію у вигляді організаційно-розпорядчих документів (положень, інструкцій, правил, наказів, постанов, рішень і т ін.). Часто для одержання ефективного результату в процесі управління необхідна як усна, так і письмова взаємодія між суб'єктом і об'єктом, однак для більшості процесів управління важлива наявність інформації, закріпленої на матеріальному носії.

Таким чином, результат управління залежить від того, наскільки продумано, систематично та професійно відбувається інформаційна взаємодія між суб'єктом і об'єктом управління.

Інформаційну складову управлінської праці становить збирання, зберігання, опрацювання і передача інформації. Через органи управління проходить велика за обсягом, різноманітністю та динамікою інформація. Визначення поняття інформаційне забезпечення наведені в різних наукових джерелах, висвітлюють мету інформаційного забезпечення, його об'єкт, засоби здійснення, процесуально-діяльнісну та інформаційно-ресурсну складові:

- інформаційне забезпечення - сукупність процесів з підготовки та надання спеціально підготовленої інформації для вирішення управлінських, наукових, технічних та інших завдань у відповідності з етапами їхнього розв'язування [5];

інформаційне забезпечення - комплекс методів і засобів документаційного, фактографічного та концептографічного обслуговування, використовуваних для задоволення інформаційних потреб у конкретній науково- технічній ситуації або у вирішенні управлінських завдань [6];

інформаційне забезпечення управління - це організація цілеспрямованих масивів інформації й інформаційних потоків, яка включає збирання, зберігання, опрацювання та передавання інформації (в т. ч. і з використанням комп'ютерних інформаційних систем) з метою аналізу одержаних результатів для підготовки, обґрунтування та прийняття управлінських рішень органами управління [7].

Мета інформаційного забезпечення полягає в тому, щоб на базі зібраних початкових даних отримати оброблену, узагальнену інформацію, яка має стати основою для прийняття управлінських рішень. Досягнення цієї мети здійснюється шляхом збирання первинної інформації, її зберігання, розподілу між структурними підрозділами відповідних служб та їхніми працівниками, підготовки до переробки, власне переробки, надання її органу управління в переробленому вигляді, аналізу, забезпечення прямих і зворотних зв'язків у її циркуляції, організації документообігу тощо [8].

Найпоширенішими джерелами отримання інформації є: офіційні видання органів державної влади, статистичні дані, засоби масової інформації, бібліотечні фонди, різноманітні інформаційно-довідкові електронні системи, зокрема нормативно-правові, спеціальні соціологічні опитування (на замовлення), професійні консультації та експертизи. Для обґрунтованого формулювання певних висновків необхідно також забезпечити систематичне довгострокове відстеження інформації з альтернативних джерел [8].

Очевидно, що організація інформаційної діяльності й інформаційного забезпечення управління є самостійним видом діяльності, а інформаційні підрозділи, будучи функціонально включеними до відповідних організаційних структур, виконують специфічні функції управління інформаційною діяльністю, системного аналізу інформаційних потоків і застосування методів інформаційної логістики до руху цих потоків як усередині організації, так і стосовно зовнішнього середовища.

Управлінську інформацію можна умовно поділити на три категорії [4]:

інформація стратегічного планування дозволяє вищому керівництву приймати рішення з установлення довготермінових цілей, накопичення ресурсів для досягнення цих цілей і формулювати політику їхнього досягнення (може містити перспективні оцінки, прогнози і тенденції);

контрольна управлінська інформація використовується для координації різних підконтрольних їм дій, приведення ресурсів у відповідність із завданнями і розробки оперативних планів;

оперативна інформація допомагає виконувати звичайні повсякденні операції. інформаційне забезпечення управління

Процеси підготовки й ухвалення ефективних рішень щодо підготовки та реалізації охоронного заходу стають життєво важливими. При цьому якість управлінських рішень у рамках управління істотно залежить від глибини розуміння ситуації та можливих альтернативних підходів до рішення численних проблем, серед яких виділяють таки основні, як [9]:

внутрішньополітичну обстановку в Україні та на території регіону;

стан внутрішньої стабільності конкретного регіону;

міжнародні, міжнаціональні та державні конфлікти, в яких бере участь країна або регіон, або ймовірність втягування їх у такі конфлікти;

політичний клімат, включаючи терористичну активність, головні політичні партії, їхні взаємини, популярність проведеної в регіоні політики;

ступінь корумпованості місцевих органів влади;

економічне становище регіону та його вплив на політичний клімат країни в цілому.

Дослідження, аналіз і прогноз функціонування та розвитку таких складних і слабофор- малізованих систем, якими є взаємопов'язані комплекси соціальної, економічної та суспільно- політичної сфер життєдіяльності регіонів, не може проводитися на основі інтуїтивних уявлень органів управління про кінцевий результат.

Усе це приводить до зростання розуміння значущості інформаційної й аналітичної діяльності. У зв'язку з цим створюються відповідні аналітичні підрозділи, удосконалюється їхнє організаційне та методичне забезпечення, поліпшується матеріально-технічна база.

Надання особі, що приймає рішення, аналітичного продукту, який є не просто впорядкованим набором окремих фрагментів проблемної галузі, а цілісною картиною, що відображає об'єкт управління у зручному для сприйняття ракурсі, містить пропозиції варіантів альтернативної поведінки і можливих наслідків, дає можливість сприймати об'єкт у його динаміці.

Від якості інформаційного забезпечення багато в чому залежить функціонування не лише таких загальних об'єктів як держава, суспільство, народ, а й будь-якого іншого об'єкта, меншого за масштабом значення - недержавна юридична особа, громадянин та ін.

Основним напрямком завдань, притаманних органу державного управління, є доку- ментаційне забезпечення управління. Рішення будь-якого з них передбачає проведення великого обсягу типових робіт, які включають [4]:

опрацювання вхідної та вихідної інформації: читання і відповіді на листи (як електронні, так і звичайні), написання звітів, циркулярів та іншої документації, яка може містити також малюнки і діаграми;

збирання і подальший аналіз деяких даних, наприклад, звітності за певні періоди часу за різними підрозділами або організаціями, яка задовольняє різні критерії відбору;

збереження інформації, яка надійшла, забезпечення швидкого доступу до неї і пошук необхідної у даний момент інформації.

Відповідне місце у реалізації функцій державного управління займає інформаційно- аналітична діяльність.

В організаційно-діяльнісному плані аналітика протягом багатьох віків латентно розвивалася у владних структурах, і лише у наш час у результаті процесів інституалізації сформувалися аналітичні служби, відділи, посади, до кола завдань яких входили збирання, аналіз інформації та вироблення варіантів управлінських рішень (сценаріїв). Уже сьогодні можна констатувати зростання ролі в суспільстві й державі державно-управлінської аналітики.

Дослідники Л.В. Князєва і Є.П. Тавокін стверджують, що інформаційно-аналітичні структури повинні забезпечувати можливість:

а) одержання регулярної аналітичної й оглядової інформації з найважливіших аспектів зовнішнього управлінського середовища;

б) підготовки аналітичних і прогнозних матеріалів з актуальних проблем стану й розвитку управлінського об'єкта;

в) розробки ситуаційних моделей вирішення перспективних проблем;

г) оперативного одержання оптимального обсягу інформації в непередбачених і надзвичайних ситуаціях [3].

Інформаційно-аналітичні структури покликані моделювати соціологічні аспекти, здійснювати прогнозування, аналітичний моніторинг не тільки явних поточних проблем, а й виявляти проблемні ситуації, проводити ситуаційний аналіз і вирішувати інші завдання соціального, політичного, моніторингу [10].

У загальному плані інформаційно-аналітична діяльність визначається як сукупність процесів збору, аналізу, синтезу, перетворення, зберігання, пошуку та розповсюдження інформації, систематично здійснюваних різними організаціями. Своєрідним продуктом діяльності ІАД є консолідована інформація [11].

Головна мета інформаційно-аналітичного забезпечення полягає у вирішенні інформаційно- аналітичними засобами не лише проблем захисту від загроз, що виникають, а, насамперед, завчасному викритті та попередженні суб'єкта управління про причини та умови, що можуть сприяти виникненню ранніх ознак цих загроз, а саме: ризиків, небезпек і викликів.

Із точки зору «державно-управлінської аналітики», визначені такі процеси, що визначають сутність аналітики [1]:

процес аналізу цілей управління та формування завдань інформаційно-аналітичної роботи;

процес адаптивного управління збором інформації для вирішення управлінських завдань в умовах ситуації, що змінюється;

процес аналізу та оцінювання отриманої інформації в контексті цілей управління, визначення сутності процесів та явищ, що спостерігаються;

процес побудови моделі предметної галузі дослідження, об'єкта дослідження та середи його функціонування, перевірка адекватності моделі та її корекція;

процес планування та проведення модельних експериментів;

процес синтезу нового знання (інтерпретація результатів, прогнозування тощо), що потрібне для вирішення завдань управління;

процес доведення результатів аналітичної роботи (нового знання) до суб'єкта управління (структури або особи, що приймає рішення).

Консолідована інформація є суспільним знанням, яке спеціально відібране, проаналізоване, просинтезоване, оцінене, реструктуризо- ване та видозмінене з метою придатності для безпосереднього вирішення проблем і задоволення інформаційних потреб окремих осіб або груп користувачів інформації, які по-іншому не мали б прямого доступу до цих знань і не могли б їх ефективно використовувати, тому, що вони розсіяні по багатьох документах і важко- доступні у своїй оригінальній формі.

Таким чином, ціль інформаційного забезпечення полягає в тому, щоб особа, яка приймає рішення, мала у своєму розпорядженні необхідний і достатній обсяг інформації у вигляді інформаційних одиниць (повідомлень, довідок, розрахунків, схем, діаграм тощо) та максимально можливих варіантів вирішення проблеми (пропозицій, порад чи рекомендацій) з оцінкою реально прогнозованих як позитивних, так і негативних наслідків.

Проте, основою цих усіх структур є людина - інформаційний співробітник і фахівець- аналітик.

Використані джерела

1. Сурмін Ю.П. Аналітика державного управління: сутність і тенденції розвитку / Ю.П. Сурмін. - [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://www.academy.gov.ua/ej/ej5/txts/06sypdsv.htm/. - Загол. з екрана.

2. Кулицький С.П. Основи організації інформаційної діяльності у сфері управління : навч. посібник / С.П. Ку- лицький. - К. : МАУП. 2002. - 224 с.

3. Князева Л.В. Информационно-аналитическое обеспечение социального управления / Л.В. Князева, Е.П. Та- вокин // Социология власти. - 2005. - № 4. - С. 5-22.

4. Матвієнко O.B. Основи інформаційного менеджменту : навч. посібник / О.В. Матвієнко. - К. : Центр навчальної літератури, 2004. - 128 с.

5. Воройский Ф.С. Информатика: Новый систематизированный толковый словарь-справочник (Введение в современные информационные и телекоммуникационные технологии в терминах и фактах). - 3-е изд., перераб. и доп / Ф.С. Воройский. - М. : ФИЗМАТЛИТ, 2003. - 760 с.

6. Толковый словарь по основам информационной деятельности ; под ред. проф. Н.Н. Ермошенко ; Укр. акад. информатики. Укр. ин-т науч.-техн. й экон. информ. - К. : 1995. - 249 с.

7. Закупень Т.В. Об информационном обеспечении управленческой деятельности госструктур / Т.В. Закупень // НТИ. Сер. 1. - 1997. - № 8. - С.12-18.

8. Державне управління : словник-довідник / уклад. : В.Д. Бакуменко та ін.; за заг. ред. В.М. Князева, В.Д. Баку- менка. - К. : Вид-во УАДУ, 2002. - 228 с.

9. Антонова O.B. Інформаційно-аналітична сфера державно-управлінської діяльності на місцевому рівні: структура та функції [Електронний ресурс] / О.В. Антонова, В.М. Дрешпак. - [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://www.academy.gov.ua/ej/ej5/txts/07aovrsf..htm. - Загол. з екрана.

10. Гвишиани Д.М. Организация и управление / Д.М. Гвишиани. - М. : Изд-во МГТУ им. Н.Баумана, 1998. - 331 с.

11. Калитич Г.І. Інформаційно-дослідницька діяльність як основа підготовки, прийняття та реалізації управлінських рішень / Г.І. Калитич // Інформація, аналіз, прогноз - стратегічні важелі ефективного державного управління : матеріали Всеукраїнської науково-практичної конференції. - К. : УкрІНТЕІ, 2000. - С.82-85.

Размещено на Allbest.ru