Реализация мероприятий по актуализации данных о контингенте студентов для повышения качества управления учебным процессом в вузе

Размещено на http://www.allbest.ru/

Статья по теме:

Реализация мероприятий по актуализации данных о контингенте студентов для повышения качества управления учебным процессом в вузе

Ложников Павел Сергеевич, Матвеюк Ольга Васильевна, Желдак Юлия Амировна, Омский государственный технический университет, Омск, Россия

В статье рассматривается проблема организации мероприятий по актуализации данных о контингенте студентов в комплексной информационной системе «Управление вузом» (КИС) с целью улучшения качества управления учебным процессом в вузе. В результате работы были получены необходимые настройки для интеграции данных в КИС, а также приведены основные требования к созданию и функционированию КИС.

Ключевые слова: университет, вуз, информационная система, процессная модель, интеграция данных, автоматизация бизнес-процессов

Анализ состояния информатизации вузов показывает, что как правило, вузы владеют значительным числом информационных систем и баз данных, внедренных в разное время и автоматизирующие отдельные виды деятельности образовательного учреждения. Часто эти системы созданы на разнородных технологических платформах разными разработчиками. Такие базы данных требуют особого подхода для интеграции в единую информационную систему университета, иначе данные будут содержать некорректную или устаревшую информацию. У пользователей часто нет возможности оперативно сделать выборку данных с целью формирования отчетов и передачи её определенной целевой группе пользователей. Также имеются проблемы с идентификацией пользователей при разграничении доступа к различным категориям данных в информационных системах. Чтобы повысить эффективность работы вуза за счет применения информационных технологий, нужно комплексно воздействовать на систему в целом -- стратегию университета, организационную структуру, систему управления, систему мотивации к труду. При этом основным технологическим процессом, позволяющим достичь эффекта от информатизации, становятся мероприятия направленные на поддержку в актуальном состоянии данных в информационных системах, на которых базируются основные бизнес-процессы управления университетом. На рисунке 1 представлена процессная модель управления университетом[1]. Данная модель определяет основные действия, необходимые для качественного управления такими видами деятельности университета как:

управление учебным процессом,

административно-хозяйственная деятельность,

ведение научно-исследовательских работ,

финансово-экономическая деятельность,

воспитательная работа студентов.

Рис. 1 - Процессная модель управления университетом

студент управление информационный система

Основным видом деятельности для вуза является организация учебного процесса для контингента студентов, аспирантов и слушателей. Управление жизненным циклом данных о контингенте внутри университета является одной из ключевых задач, стоящих перед различными подразделениями и службами вуза. Успех решения данной задачи зависит от степени автоматизации процессов, связанных с учебным процессом в университете, таких как: зачисление, учет успеваемости, учет личных данных, заселение в общежитие, переводы, отчисление, выдача справок и т.п.

В Омском государственном техническом университете (ОмГТУ) данные о контингенте обрабатываются в комплексной информационной системе «Управление вузом» (КИС)[2]. В составе КИС присутствуют подсистемы нескольких производителей программного обеспечения: IBM, «Галактика», «1С», «Ирбис», где используются различные платформы баз данных. Это обстоятельство приводит к несогласованности данных, так как различные подразделения университета работают в своих подсистемах и отвечают за актуализацию определенной части сведений о контингенте. Для решения этой распространенной в вузах проблемы необходимо выполнить ряд задач:

Регламентировать процессы однократного ввода данных;

Унифицировать справочники в информационных системах и модулях КИС;

Интегрировать данные информационных систем и модулей КИС.

Первые две задачи требуют управленческих и программно-технических решений, которые будут реализованы в случае понимания как будет выполнена последняя задача. В [3] описывается такой подход, где ключом к успешной интеграции является использование единых технологий, форматов и увязка регламентов по управлению жизненным циклом данных. Под интеграцией будем понимать репликацию данных из одной базы данных (БД) в другую (или на множество других) и наоборот.

Рис. 2 - Диаграмма потоков данных «Проведение приемной кампании в ОмГТУ» [4]

Рассмотрим потоки данных о контингенте в ОмГТУ. Первичные данныео контингенте будущих студентов появляются в информационной системе «Абитуриент» (ИС «Абитуриент»). Процесс проведения приемной кампании (см. рис.2) включает в себя несколько этапов: прием документов, формирование личных дел, составление списка лиц, рекомендованных к зачислению, проведение процедуры зачисления, формирование приказов на зачисление, выгрузка данных в федеральную информационную систему ЕГЭ и приема (ФИС).

В результате проведения конкурса сотрудниками приемной комиссии формируются приказы на зачисление, далее происходит выгрузка данных по зачисленным абитуриентам в модуль «Управление контингентом студентов». Таким образом, из ИС «Абитуриент» выгружаются основные сведения о зачисленных студентах в другие подсистемы КИС, в которых обрабатываются сведения о контингенте (см. табл. 1).

Таблица 1 - КИС: Модули, в которых содержатся данные о контингенте[2]

Выгрузка данных в «ФИС ЕГЭ и приема» является одним из ключевых этапов всей приемной кампании и осуществляется из ИС «Абитуриент» пошагово. Сначала выгружаются сведения о приемной кампании вуза (сведения о контрольных цифрах приема, специальностях). Далее выполняются выгрузки заявлений абитуриентов и приказов на зачисление в разрезе следующих параметров: количество абитуриентов, количество баллов, места обучения и др. После выполнения выгрузки сведений выполняется проверка, и устраняются ошибки, которые могли возникнуть в ходе передачи данных.

В модуле «Управление контингентом студентов» отражается весь жизненный цикл данных о студентах с момента зачисления до момента выпуска (отчисления). Любые изменения, которые происходят во время обучения студента (перевод, восстановление, академический отпуск, назначение стипендии, смена фамилии, продление или перенос сессии, отчисление, выпуск) фиксируются в приказах сотрудниками деканатов. Приказы являются событиями, на основе которых происходят обновления изменения соответствующих данных о студенте ответственными подразделениями вуза: бухгалтерией, договорным отделом и т.д.

Результаты текущей работы студентов (выполнение заданий, посещаемость) в течение семестра фиксируются в модуле «Учет успеваемости студентов». Результаты сессий заносятся в электронные ведомости, на основании чего выгружается статистика успеваемости в разрезе группы или факультета. Между модулями «Управление контингентом студентов» и «Учет успеваемости студентов» организован обмен данными, благодаря которому диспетчер деканата может сформировать любые виды отчетности: учебную карточку студента, анализ посещаемости и успеваемости, анализ задолженности, справку успеваемости и т.д. В итоге на основании заполненной информации по студенту (личные данные, образование) осуществляется оформление и печать дипломов государственного образца диспетчерами деканатов и сотрудниками сектора учета студентов.

После выдачи дипломов сотрудники сектора учета студентов вносят необходимые данные по дипломам и приложений к ним в личные карточки студентов. В результате формируется отчет для ФРДО, куда выгружаются основные сведения о выданных документах (личные данные, направление подготовки, даты поступления и окончания, регистрационный номер, серия диплома и приложения к нему).

Проанализировав основные взаимодействия между модулями КИС, для интеграции данных предложены настройки репликаций по событиям и по времени (см. табл. 2).Также приведены основные требования к созданию и функционированию КИС, полученные из условий повышения качества управления основными видами деятельности университета.

Информационные системы и модули КИС должны поддерживать основные направления деятельности вуза и полностью реализовывать необходимые функции от сбора и хранения до анализа, планирования и поддержки принятия решений.

Пользователями КИС должны быть все сотрудники, преподаватели, студенты вуза, независимо от их местонахождения. При этом доступ к отдельным модулям КИС предоставляется авторизованным пользователям в соответствии с их ролью в вузе. Управление правами доступа должно выполняться автоматически.

Наличие отлаженных процедур по актуализации данных и восстановления работоспособности после сбоев.

Использование документированных процедур резервного копирования, архивирования и восстановления данных в КИС.

Поддержка интеграции КИС с внешними информационными системами.

Таблица 2 - Интеграция данных в КИС[2]

Необходимо перейти к такому состоянию функционирования КИС, при котором пользователи смогут получать доступ к необходимой, актуальной, полной, корректной и непротиворечивой информации, а сами решения в области информационных технологий будут так вплетены в бизнес-процессы вуза, что персонал и студенты уже не смогут обходиться без сервисов, предоставляемых КИС. В результате должностные обязанности персоналом будут выполняться с большей эффективностью. На фоне предстоящего сокращения числа вузов, консолидации различных уровней образования под эгидой вузов, сокращения набора и усиливающейся конкуренции в ближайшем будущем успешными станут вузы, которые способны быстро реагировать на внешние изменения, имеют гибкие бизнес-модели, рассматривают информационные технологии как основу эффективного управления и средство достижения конкурентных преимуществ.[5] Передовые бизнес-модели и инновации станут главными конкурентными преимуществами университетов в ближайшем будущем.

Список источников

1. Асадуллин И.М., Самигуллина Н.М. Модель «Процессное управление университетом» [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.businessstudio.ru/buy/modelshop/model-pocess-upr-uni/ Дата обращения: 02.09.2015.

2. Желдак Ю.А., Кравченко К.В. Разработка регламента актуализации данных о контингенте студентов в ОмГТУ// Прикладная математика и фундаментальная информатика. - Омск, Изд-во ОмГТУ. -2015. №2- С. 222-227.

3. Ложников П.С. Опыт создания электронного муниципалитета в г. Омске // Вопросы государственного и муниципального управления - 2010, №4 - С.218-226.

4. Желдак Ю.А., Кравченко К.В., Ложников П.С. Адаптация информационной системы приемной комиссии к изменениям правил приема в вуз // Сборник научных трудов 15-й международной научно-практической конференции «Новые информационные технологии в образовании» (Применение технологий «1С» для формирования инновационной среды образования и бизнеса) 3 - 4 фев. 2015 г. / Под ред. Чистова Д.В. - Ч.2. - М.: ООО «1С-Паблишинг», 2015. - C. 70-73.

5. Крюков В.В., Шахгельдян К.И. Информационные технологии в управлении вузом // Университетское управление: практика и анализ. - 2005. №2 - С. 85-94.

Размещено на Allbest.ru