Обзор программных средств автоматизации документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru//

1

Размещено на http://www.allbest.ru//

Обзор программных средств автоматизации документооборота

Мазуренко Н. А.

В данной статье приведён обзор и анализ информационных систем, предназначенных для автоматизации документооборота. Рассмотрены виды систем электронного документооборота, какие задачи и функции выполняют данные программные средства. Определена суть электронного документооборота и проведен анализ популярности существующих СЭД в Российской Федерации.

Документ является основным способом представления информации, на основе которой функционирует абсолютно любое предприятие. Информация бывает структурированная, предполагающая, что за ее хранение и управление отвечают базы данных и прикладные информационные системы, и неструктурированная - просто документы. Причем может существовать однозначная зависимость между структурированными и неструктурированными документами, например накладная на отпуск товара и транзакция в прикладной информационной системе о списании товара со склада.

Ключевые слова: автоматизация, электронный документооборот, система электронного документооборота.

REVIEW OF SOFTWARE OF AUTOMATION OF DOCUMENT FLOW

Mazurenko N.A., Sviridova O.V., Rybanov A.A.

Volzhsky Polytechnical Institute (branch) of Volgograd State Technical University, Volzhsky

Polytechnic Institute (branch) of the Volgograd State Technical University

The review and the analysis of the information systems intended for document flow automation is provided in this article. Types of electronic document management systems what tasks and functions are performed by these software are considered. The essence of electronic document management is defined and the analysis of popularity of existing EDMS in the Russian Federation is carried out.

The document is the main way of presenting information, on the basis of which any enterprise operates. Information is structured, suggesting that databases and application information systems are responsible for its storage and management, and unstructured information is just documents. Moreover, there may be an unequivocal relationship between structured and unstructured documents, for example, an invoice for goods issue and a transaction in the application information system to write off goods from the warehouse.

Keywords: automation, electronic document management, electronic document management system

История внедрение систем электронного документооборота в Российской Федерации уходят в 80 - е годы прошлого столетия. Использование данных программ распространялось только на государственный сектор. Автоматизированные системы документооборота использовались в работе с документами ЦК КПСС, после успешного применения, система была внедрена в документооборот Политбюро и Администрация Президента РФ [1].

Отечественный бизнес для повышения эффективности своих бизнес-процессов и автоматизации документооборота подобные средства начал внедрять значительно позже, причиной чему являлось слабая развитость общей информационно-коммуникационной структуры, а также отсутствие рыночного предложения и незрелостью рынка подобных информационных систем.

На сегодняшний день нет общепризнанных критериев и стандартов для систем электронного документооборота. При этом, основной целью подобных систем заключается в том, что при помощи автоматизации можно более продуктивно управлять процессами делопроизводства в организации - тиражировать, обрабатывать, хранить, передавать и контролировать исполнение документов.

Новые технологии систем электронного документооборота позволяют структурировать документацию организации, сформировать единую базу данных, повысить ответственность сотрудников, частично или полностью отказаться от бумажного ведения документооборота, проконтролировать исполнение конкретного приказа, распоряжения. Благодаря этим действиям повышается эффективность и рентабельность функционирования предприятия [2]. Автоматизированные системы документооборота можно разделить по функциональности и выполнению определенных задач, при этом, часть рыночных предложений имеют не изменяемую информационную структуру и рассчитаны на определенные предметные области, вторая часть - представляют собой адаптивные системы, которые можно настроить для ведения документооборота любой компании.

При изучении текущего состояния использования систем электронного документооборота определено, что данный процесс в России массовый, и множество предприятий таким образом оптимизируют свою деятельность и снижают издержки на ведение бумажного документооборота. Более популярными на отечественном рынке программных средств автоматизации документооборота являются отечественные программные решения несмотря на то, что зарубежные компании тоже предлагают внушительный перечень решений, которые включают очень широкий функционал [3]

Причина этого состоит в том, что традиционно - система документооборота в России вертикальная. Иностранное делопроизводство напротив горизонтальное, здесь часто отсутствует такой момент как управление документами.

Классифицировать электронный документооборот можно следующим образом:

Структура делопроизводства - работа с корреспонденцией, организация документооборота внутри организации, а также внутреннего архива документации.

Создание электронного архива - структурирование надежного хранения документации, определение доступа и поиск.

Бизнес-процессы или Workflow-системы. Недостатки - большой срок внедрения и отсутствие электронного архива.

ЕСМ-системы эта модификация способна работать с веб-контентом, имеющим структуру, а также с отсутствием таковой.

К ЕСМ-системе можно отнести только тот вид электронного документооборота, структура которого, как минимум состоит из трех компонентов. Например, управление документацией, работа с веб-контентом и наличие Workflow. Или электронный архив, сканирование бумажных носителей и работа с проектными командами.

В 2017 году более 4000 организаций внедрили в свою деятельность автоматизированные системы документооборота. Рейтинг по востребованности и популярности на отечественном рынке средств автоматизации документооборота выглядит следующим образом:

Directum- это ЕСМ-система, функциональность которой позволяет управлять бизнес-процессами, веб-контентом и документооборотом. Имеет облачное решение, электронный архив, способность преобразовывать документацию и доставлять информацию [4].

ELMA - стандартный интерфейс, интеграция с программой „С1“, есть возможность усовершенствования с необходимыми запросами организации, возможно проследить всю историю изменений) [5].

„ДЕЛО“ - комплект электронных инструментов для документооборота и делопроизводства. Понятный интерфейс, поиск, формирование маршрута для бизнес-проекта. Коробочный вариант, прост в установке [6].

DocsVision - программный продукт, который состоит из пяти блоков - оперативного управления, делопроизводства, электронного архива, подготовленного решения и договорной работы [7].

„Первая Форма“. Преимущества - экономичность, быстрая установка, мобильность, удобный интерфейс, адаптируется и настраивается под любые проекты и задачи [8]. программный документооборот автоматизация

Для того, чтобы иметь полную картину о данном сегменте рынка информационных систем нужно обратить внимание на несколько зарубежных компаний, которые также предлагают свои программные разработки на территории Российской Федерации.

Отечественные потребители для этих компаний не являются ключевыми, причина отсутствия большого спроса - низкая осведомленность предприятий о зарубежных программных решениях, нормативные акты и ГОСТы, действующие в России и специфичность делопроизводства.

Часть иностранных компаний имеет на территории Российской Федерации свои представительства и пытаются адаптировать свои разработки под запросы наших потребителей. Например, программа Documentum 4i оснащена программным модулем - Developer Studio, с его помощью автоматизация документооборота происходит под определенную организацию. Продукт уникален по своим параметрам. Следующий программный продукт разработан канадскими специалистами и адаптирован под российский рынок. В основе программного средства - платформа DOCS Open и различные блоки, они повышают результативность делопроизводства или комбинируются в созданные программные решения. Данный продукт эффективен в процессе создания, а также редактирования документов. К недостаткам можно отнести невозможность ведения документооборота в инженерно-конструкторских организациях.

Проанализировав программные продукты российских и зарубежных разработчиком можно сделать следующее заключение - для внедрения автоматизированной системы документооборота отечественному бизнесу, в том числе и страховым компаниям, следует обратить внимание на отечественные разработки, потому что они более адаптированы под специфику российского делопроизводства и вертикальную систему документооборота.

Список литературы

Куняев Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищённый электронный документооборот: Учебник / Н. Н. Куняев, А. С. Демушкин, А. Г. Фабричнов. Под общ. ред. Н. Н. Куняева, - М.: Логос, 2011, 452 с.

Брускина Т. Спецобзор: программные решения в области электронного документооборота / Т. Брускина, Д. Дроздов // ITСпец. 2008. № 12. С. 28-35.

Федеральная служба государственной статистики [Электронный ресурс] / Режим доступа: http://www.gks.ru/ (дата обращения: 20.12.2018).

Управление документами [Электронный ресурс] [Электронный ресурс] / Режим доступа: https://www.directum.ru/document-administration (дата обращения:20.12.2018).

ELMA ECM - система электронного документооборота [Электронный ресурс] / Режим доступа: https://www.elma-bpm.ru/product/ecm/ (дата обращения:18.12.2018).

Размещено на Allbest.ru