Организация базы данных "Сотрудники"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное агентство железнодорожного транспорта

Омский государственный университет путей сообщения

(ОмГУПС (ОмИИТ)

Кафедра «Автоматика и системы управления»

ОТЧЕТ

по учебной практике

Студентка гр. 25 Ф Е.С. Локтева

Руководитель учебной практики

доцент кафедры АиСУ Д.А. Елизаров

Реферат

Цель учебной практики - практическая реализация теоретических знаний работы с вышеперечисленными программами. В процессе учебной практике на рабочем месте одной из моих обязанностей была организация БД. На предприятии в отчете предоставлен пример такой БД, выполненный в СУБД Microsoft Access.

Отчет выполнен в текстовом редакторе MS Word.

Содержание

Введение

1. Организация базы данных «Сотрудники»

2. Электронный документооборот

Заключение

Библиографический список

Введение

В любой современной организации роль БД крайне важна. Она позволяет автоматизировать многие процессы, а также упрощает и облегчает хранение и обработку информации. Что касается документооборота, то строительные организации предъявляют к нему очень высокие требования.

Эта отрасль глубоко регулируется государством и, соответственно, требует быстрой подготовки, строго регламентированного согласования и утверждения документов.

Формы документов часто меняются государством и жестко контролируются.

1. Организация базы данных «Сотрудники»

Одним из важных элементов учебной практики была реализация на практике теоретических сведений работы с БД непосредственно на предприятии и применения навыков создания и организации структуры БД на практике.

Схема данных базы данных «Сотрудники» включает в себя таблицы «Общие сведения», «Образование», «Контакты», «Документы», «Состав семьи», «Места предыдущей работы», «Воинский учёт», «Подразделения», «Виды образования», «Формы обучения», «Гражданство», «Национальности», «Семейное положение», «Должности», «Звания», «Степени родства», «Состав военнообязанных» (рисунок 1.1).

Рисунок 1.1 - Связи между таблицами

Структура таблицы «Воинский учет» - табельный номер, категория запаса, звание, состав (профиль), ВУС, годность, наименование военкомата, отметка о снятии (рисунок 1.2).

Рисунок 1.2 - Структура таблицы «Воинский учет»

Структура таблицы «Документы» - код, табельный номер, документ, серия, номер, дата выдачи, кем выдан (рисунок 1.3).

Рисунок 1.3 - Структура таблицы «Документы»

Структура таблицы «Контакты» - табельный номер, страна по паспорту, область по паспорту, район по паспорту, населённый пункт по паспорту, адрес по паспорту, страна фактически, область фактически, район фактически, населённый пункт фактически, адрес фактически, телефон (рисунок 1.4).

Рисунок 1.4 - Структура таблицы «Контакты»

Структура таблицы «Места предыдущей работы» - код, табельный номер, поступил, уволился, вид деятельности, основание увольнения, основание, должность, организация (рисунок 1.5).

Рисунок 1.5 - Структура таблицы «Места предыдущей работы»

Структура таблицы «Образование» - код, табельный номер, вид образования, образовательное учреждение, квалификация по документу, специальность по документу, форма обучения, дата поступления, дата окончания, диплом (рисунок 1.6).

Рисунок 1.6 - Структура таблицы «Образование»

Структура таблицы «Общие сведения» - табельный номер, подразделение, должность, дата приёма, дата увольнения, фамилия, имя, отчество, пол, фото, гражданство, национальность, дата рождения, страна рождения, область рождения, район рождения, населённый пункт рождения, семейное положение, номер страхового свидетельства ПФР, номер медицинского полиса, ИНН (рисунок 1.7).

Рисунок 1.7 - Структура таблицы «Общие сведения»

Структура таблицы «Состав семьи» - код, табельный номер, фамилия, имя, отчество, дата рождения, степень родства (рисунок 1.8).

Рисунок 1.8 - Структура таблицы «Состав семьи»

база данные сотрудник электронный

2. Электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) - это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая концепцию «безбумажного делопроизводства».

Внедрение электронного документооборота позволяет предприятию получить следующие преимущества:

однократная регистрация документа, позволяющая безошибочно идентифицировать его в системе;

параллельное выполнение нескольких операций, сокращающее время движения документа и повышающее оперативность исполнения;

непрерывное движение документа, дающее возможность выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;

единая база документов, исключающая возможность их дублирования;

результативный поиск документа при наличии о нем минимальной информации;

эффективная система отчетности, позволяющая контролировать движение документа на каждом этапе документооборота.

В зависимости от специфики деятельности организации выделяют несколько видов электронного документооборота:

производственный ЭДО;

управленческий ЭДО;

архивное дело;

кадровый ЭДО;

бухгалтерский ЭДО;

складской ЭДО;

технологический ЭДО;

секретный и конфиденциальный ЭДО.

Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот.

Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими:

создание электронной версии документа;

создание атрибутной карточки документа;

формирование текста из готового шаблона с подстановкой в него значений переменных из карточки документа;

поиск карточек документа;

формирование электронного документа с использованием шаблона на бланке организации;

сохранение документов в различных форматах;

создание маршрутов документа и управление его движением;

ведение журналов, классификаторов и справочников;

регистрация и классификация документов, регистрируемых в программе;

рассылка напоминаний и уведомлений;

согласование документов;

формирование отчетов о движении и исполнении документов.

Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно. Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат:

сокращение времени в среднем на 75% на обработку и создание документов: регистрация, рассылка, поиск, выполнение контрольных операций;

ускорение движения информационных потоков: передача документа от подразделения к подразделению или компании-партнеру, подготовка типовых документов, согласование, скорость распространения информации внутри компании;

экономия материалов и ресурсов в виде сокращения расходов на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов.

Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании:

рост производительности труда работников до 25%, благодаря наличию единого информационного пространства, упрощению процессов коллективной работы, эффективному контролю над исполнением документов;

снижение рисков потери документов;

увеличение скорости согласования и утверждения документов;

повышение корпоративной культуры.

Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО.

Система электронного документооборота (СЭД) -- это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость. Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам:

СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации. Их второе название -- электронные архивы.

СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам.

СЭД с системой поддержки управления организацией и накопления знаний. Обычно эти системы сочетают в себе свойства двух предыдущих. При этом в такой системе возможно использование как жесткой, так и свободной маршрутизации. Подобные СЭД используются в крупных компаниях и государственных структурах.

СЭД с поддержкой совместной работы сотрудников. Такие системы нацелены на организацию коллективной работы сотрудников даже в том случае, если они разделены территориально. Предоставляют возможность поиска информации, обсуждений и назначения встреч, включая реальные и виртуальные, а также сервисы хранения и публикации документов.

СЭД с дополнительными сервисами: управление проектами, электронная почта, биллинг, сервис CRM.

Наиболее востребованными функциями СЭД являются:

Хранение и поиск документов.

Поддержка делопроизводства.

Маршрутизация и контроль исполнения документов: составление маршрутов документов, поддержка действий во время маршрутов, уведомление сотрудников о поступлении нового документа, автоматический контроль сроков исполнения.

Составление аналитических отчетов, таких как отчет о текущей занятости, о выполнении работ по документам и о просроченных поручениях.

Обеспечение информационной безопасности, включая аутентификацию пользователей, поддержку электронной цифровой подписи, шифрование документов и писем, аудит работы в системе.

Некоторые СЭД имеют специфические функции, позволяющие расширять возможности использования путем интеграции с другими системами.

Системы электронного документооборота (СЭД)важны для любого предприятия включая строительные фирмы, однако при это электронный документооборот в строительных фирмах обладает своей спецификой

Специфика документооборота в любых строительных организациях - тесная привязка документопотока к бизнес-процессам и заданиям, выполняемым сотрудниками.

В строительстве практически невозможно автоматизировать документооборот, не затрагивая производственную деятельность, и предприятия отрасли при выборе программных продуктов предъявляют особые требования к функционалу предлагаемых решений.

Программные системы строительных организаций должны быть комплексными, иметь инструменты для автоматизации разнообразных бизнес-процессов и решать ряд типовых задач.

Задачи решаемые СЭД:

«Классический» документооборот - входящие, исходящие, внутренние документы.

Контроль и мониторинг исполнения документов, поручений, заданий.

Подготовка проектов документов и их согласование.

Ведение договорной работы с различными контрагентами (поставщики, заказчики, инвесторы, подрядчики и др.). Учет сложных схем согласования договоров, мониторинг исполнения договорных обязательств.

Ведение строящихся объектов (от подготовки проекта до сдачи его в эксплуатацию) с фиксацией в системе различного контента - чертежей, планов работ, проектно-сметной документации, заявок и др.

Обеспечение повседневной работы сотрудников - календарь событий, управление совещаниями, коллективная работа, доступ к документам по выполняемым задачам и объектам и т.д.

Таким образом, возможно грамотное построение документооборота в строительных организациях.

Заключение

В ходе учебной практики была произведена практическая реализация теоретических знаний работы на предприятии.

Библиографический список

1. СТПОмГУПС-1.2-2005. Общие требование и правила оформления

2. Википедия. Свободная энциклопедия [ Электронный ресурс ]

3. Система электронного документооборота (СЭД) [ Электронный ресурс ] URL:http://fb.ru/article/279568/sistema-elektronnogo-dokumentooborota-sed-chto-takoe-osobennosti-i-rekomendatsii

Размещено на Allbest.ru