Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Базы данных (БД) составляют в настоящее время основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности.

Действительно, процессы обработки информации имеют общую природу и опираются на описание фрагментов реальности, выраженное в виде совокупности взаимосвязанных данных. Базы данных являются эффективным средством представления структур данных и манипулирования ими. Концепция баз данных предполагает использование интегрированных средств хранения информации, позволяющих обеспечить централизованное управление данными и обслуживание ими многих пользователей. При этом БД должна поддерживаться в среде ЭВМ единым программным обеспечением, называемым системой управления базами данных (СУБД). СУБД вместе с прикладными программами называют банком данных.

Одно из основных назначений СУБД - поддержка программными средствами представления, соответствующего реальности.

Предметной областью называется фрагмент реальности, который описывается или моделируется с помощью БД и ее приложений. В предметной области выделяются информационные объекты - идентифицируемые объекты реального мира, процессы, системы, понятия и т.д., сведения о которых хранятся в БД.

В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. В качестве такого объекта мы выберем СУБД Microsoft Access, входящую в пакет Microsoft Office.

1. Теоретические сведения

Во время развязывания наглядных задач приходится реализовывать алгоритмы обработки массивов данных, которые являются не однообразными массивами (множествами) числовых значений или текстов, а важными структурными отношениями между элементами данных. Проще всего структура - это вектор элементов. В общем виде это могут быть двух - или N-пространственные массивы.

Данные - это факты и идеи, поданные в формализированном виде для обработки посредством определенного процесса (алгоритма) или для передачи.

Структура данных - совокупность правил и ограничений, которые отображают связки, что существуют между отдельными частями данных. Определяется пользователем и зависит от конкретного задания.

База данных - совокупность взаимосвязанных данных (файлов), предназначенных для общего применения.

Система управления базами данных - комплекс программ, которые обеспечивают взаимодействие пользователя с базой данных.

Посредством СУБД обеспечивается решение таких основных заданий:

- создание базы данных;

- занесение, корректировка и изъятие данных;

- упорядочение данных;

- выбор совокупности данных, что отвечают заданным критериям;

- оформление выходных данных и т.д.

Совокупность СУБД и базы данных - это банк данных. К достоинствам подхода, который основывается на концепции банка данных, принадлежит:

Удовлетворение информационных потребностей разных типов пользователей;

Достоверность и не противоречие информации, что сохраняется;

Санкционированный доступ к данным;

Адаптационной модели к изменениям предметной области;

Выдача информации в форме установленной пользователем;

Одноразовое введение данных и многократное их использование;

Возможность исключения избыточности данных, что сохраняются, и т.д.

2. Реляционная модель данных

Каждая база данных содержит информацию об определенном классе объектов. Совокупность таких объектов называется предметной областью базы данных (например, совокупность данных о сотрудниках фирмы, каталог товаров магазина, и тому подобное) информация об объектах предметной области, поданная в разных документах, образует модель предметной области (карточки учета кадров, карточки складского учета, накладные, журналы поставок и продаж товара и других) описание этих документов (названия документов; колонки, в которых они находятся; связки между ними) называется схемой отношений.

Представление информации в виде таблицы, что состоит из заданных колонок, которые располагаются в определенном порядке слева направо, называется отношением. Отсюда и название модели - реляционная (relation - отношение). Структура таблицы определяется совокупностью ее столбцов. В каждой строке таблицы содержатся Данные об одном объекте базы данных, которыми могут быть, например, изделие на составе, работник фирмы, транспортное средство и тому подобное.

В базе данных каждая таблица определяется совокупностью ее столбцов и строк. В каждой строке таблицы содержится только по одному значению из столбца.

Столбец отвечает определенному элементу данных - атрибуту, который является проще всего структурой данных и отображает свойство сути. Например, фамилия, имя, отчество студента, номер зачетной книжки, оценки являются атрибутами сути „студент”. Каждый столбец должен иметь имя соответствующего элемента данных (атрибута). Один или несколько атрибутов, значения которых однозначно идентифицируют строку таблицы, являются ключом таблицы.

Данные каждого поля могут быть одним из типов: символ, строка, числа разных форматов, дата, время, выбор из некоторого набора данных и т.д.

Конечное множество атрибутов, что определяют суть, является схемой отношений.

Отношение - конечное множество записей, сложенных из допустимых значений атрибутов схемы отношений.

Важным требованием к отношениям реляционной модели является нормализация данных, поданных в табличной форме. Первично нормализованная таблица содержит строки, в которых для каждого атрибута иметься только одно из возможных значений.

Совокупность нормализованных отношений, логически взаимосвязанных и таких, что отображают некоторую предметную область, образует реляционную базу данных.

Основу такой модели составляют двумерные таблицы, которые имеют такие свойства:

- каждая ячейка таблицы является элементом данных;

- каждый столбец таблицы имеет уникальное имя;

- все столбцы в таблице однородны, то есть их элементы однотипны. Это могут быть числа, тексты, дать, логические значения, графические объекты и тому подобное;

- в таблице не должно быть одинаковых строк;

- строки должны иметь одинаковую длину, их поля разнородны и взаимосвязаны;

- порядок прохождения строк и столбцов произволен.

Система управления базами данных, реляционного типа, как правило, поддерживает четыре типа связей между таблицами:

- «один-к-одному» - это такая связь, когда одной записи одной таблицы отвечает не более как одна запись другой таблицы;

- «Один-К-многим» - это такая связь, когда одной записи главной таблицы отвечают несколько записей подчиненной таблицы;

- «много-к-одному» - это такая связь, когда многим записям главной таблицы отвечают несколько записей подчиненной;

- «много-ко-многим» - это такая связь, когда одной записи одной таблицы отвечают несколько записей другой таблицы.

3. Microsoft Office Access

Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые вам средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Что касается легкости использования, то Microsoft Access совершил здесь настоящий переворот, и многие для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к нему.

Система управления базами данных предоставляет вам возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access. В практике, как правило, необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или шаблоны. В итоге пользователю приходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата. В этом смысле все существенно упростят возможности, предоставляемые Microsoft Access.

Мастера и конструкторы

Мастер (Wizard) может превратить часы работы в считанные минуты. Мастера задают наводящие вопросы относительно содержания, стиля и формата создаваемого объекта; затем они автоматически строят нужный объект. В составе Access около ста мастеров, помогающих конструировать базы данных, приложения, таблицы, формы, отчеты, диаграммы, почтовые наклейки, элементы управления и свойства. Допускается даже настройка мастеров для решения разных задач.

Импортирование, экспортирование и связывание внешних файлов

Access позволяет импортировать и экспортировать файлы многих известных форматов, включая dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, многие текстовые форматы ASCII (в том числе с фиксированной длиной строки или заданным ограничителем), а также данные в формате HTML. В результате импортирования создается таблица Access; в результате экспортирования таблицы Access создается файл в заданном формате.

Связывание (ранее именовавшееся присоединением) означает, что можно использовать внешние данные без создания таблицы Access. Можно устанавливать подобную связь с данными dBASE, FoxPro, Excel, ASCII и SQL. Очень мощная возможность - связывание таблиц Access с их внешними таблицами с последующим совместным использованием; это относится к таблицам Access, dBASE, FoxPro и SQL Server.

Формы и отчеты WYSIWYG

Окна конструкторов форм и отчетов имеют одинаковый интерфейс и предоставляют пользователю много возможностей. Форма или отчет конструируется по принципу WYSIWYG (What You See Is What You Get - что видишь, то и получишь). Добавляя очередной элемент управления, пользователь видит, как при этом изменяется создаваемая форма.

В формы и отчеты можно включать надписи, поля текстовых данных, переключатели, флажки, линии и прямоугольники, а также оформлять их, выделяя элементы цветом и тенью. Более того, можно включать целые рисунки, диаграммы, подформы и подотчеты. При этом все параметры представления данных остаются полностью подконтрольными пользователю. Формы могут занимать много страниц, а в отчетах может быть предусмотрено много уровней группировки данных и подведения итогов.

Формы и отчеты можно просматривать в режиме предварительного просмотра, обеспечивая взгляд "с высоты птичьего полета" путем изменения масштаба. В режиме конструирования отчет можно просматривать с фиктивными данными, чтобы не дожидаться обработки большого реального файла.

Конструктор отчетов - очень мощное средство, допускающее использование до десяти уровней группировки и сортировки. Благодаря ему существует возможность создания отчетов, демонстрирующих процентные и итоговые показатели, получить которые можно лишь за два прохода. Допускается создание многих типов отчетов, которые включают почтовые наклейки и списки рассылки почты.

Многотабличные запросы и отношения

Одна из самых мощных возможностей Access одновременно является и наиболее важной. Отношения позволяют связать таблицы графически. Можно даже связывать таблицы, представляющие файлы разных типов (например, таблицу Access и таблицу dBASE). После подобного связывания таблицы выступают уже как одно целое, и теперь можно строить запросы применительно к любым данным в них. Можно выбирать конкретные поля, определять порядок сортировки, создавать вычисляемые выражения и вводить критерии отбора нужных записей. Можно отображать результаты выполнения запроса в виде таблицы, формы или отчета. От пользователя не требуется предварительной установки связей: вместо этого достаточно войти в конструктор запросов (например, когда требуется построить определенный отчет).

Запросы применяют и в других случаях. Можно создавать запросы, которые обеспечивают вычисление итогов, отображение сгруппированных и построение новых таблиц. Запрос можно использовать даже для обновления данных в таблицах, удаления записей и добавления одной таблицы к другой.

Графики и диаграммы

В Access используется то же самое графическое приложение, что и в Microsoft Word, Excel, PowerPoint и Project. Оно позволяет создавать сотни типов графиков и диаграмм, настраивая их, исходя из конкретных потребностей. Можно создавать гистограммы, линейчатые, круговые, поверхностные и другие диаграммы, причем как двух-, так и трехмерные. Их можно произвольно сопровождать текстом, оформлять разными цветами и узорами. Значения могут отображаться в столбцах или секторах круговых диаграмм. Можно разворачивать изображения диаграмм так, чтобы они воспроизводились под любым удобным углом зрения. Все это обеспечивает программа Access Graph.

Возможности DDE и OLE

С помощью DDE (Dynamic Data Exchange -- динамический обмен данными) и OLE (Object Linking and Embedding -- связывание и внедрение объектов) в формы и отчеты Access можно добавлять всевозможные новые объекты. Такими объектами могут быть звук, рисунки, диаграммы и даже видеоклипы. Можно внедрять объекты OLE (например, растровые изображения) или документы текстовых процессоров (Word или WordPerfect) или устанавливать связи с электронными таблицами Excel. Связывая эти объекты со своей базой данных, пользователь может создавать динамические формы и отчеты, а также использовать одну и ту же информацию в разных приложениях Windows.

Встроенные функции

Access содержит свыше ста функции (небольших встроенных программ, которые в результате выполнения возвращают значение), выполняющих множество разнообразных задач. Есть функции для манипулирования базами данных, строками, числами в формате даты и времени, математические, деловые и финансовые. Их можно использовать для создания вычисляемых выражений в формах, отчетах и запросах.

Макросы

Для непрограммистов (или опытных пользователей, которые просто не желают программировать) в Access предусмотрены макросы. Они позволяют автоматизировать выполнение некоторых задач. Около пятидесяти макросов дают возможность манипулировать данными, создавать меню и диалоговые окна, открывать формы и отчеты, словом, автоматизировать выполнение практически любой задачи. С помощью макросов можно решить порядка 90% всех задач обработки данных.

Модули: Visual Basic for Applications программирование баз данных

Access - это серьезная среда разработки приложений с полнофункциональным языком программирования. Язык VBA (ранее известный как Access Basic) реализует объектно-ориентированный подход к программированию и позволяет программисту делать практически все, что только можно себе представить. Это мощный язык структурного программирования. Он является полностью расширяемым и поддерживает процедуры API в любых динамических библиотеках (DLL) операционных систем Windows 95 и Windows NT.

Полнофункциональная среда разработки поддерживает множество мощных современных возможностей: многооконный режим для редактирования и отладки, автоматическую проверку синтаксиса, контрольные точки, пошаговое выполнение и даже синтаксическую справку, отображающую на экране варианты вводимых команд.

4. Анализ выполнения работы

Анализ предметной области «Магазин видеоигр».

Магазин - юридическое лицо, которое выполняет функции розничной торговли.

Магазин видеоигр ведет непосредственную работу с клиентами по вопросам розничной торговли видеоиграми, приставками и аксессуарами.

Установлена четкая процедура принятия решений об определении конечной цены товара и оформлении сделки по покупке. Общая процедура продажи видеоигр регламентируется специальными регламентами и инструкциями.

База данных «Магазин видеоигр» представляет собой базу данных для магазина видеоигр, где люди могут приобрести не только игры для приставок, но и сами приставки, и аксессуары к ним. Магазин предлагает товар для достаточно большого списка платформ, который может расшириться, если поставщики будут предлагать товары для новых платформ.

Базы данных «Магазин видео игр» рассчитана на сотрудников магазина: продавцов, работников склада, бухгалтеров и директора-администратора.

Данная база данных создана для облегчения работы магазина. В частности позволит улучшить контроль, работу с информацией (о товарах, поставщиках, покупателях, заказах, и т.д.), позволит вести: учет поставщиков и поставок, учет продаж, подсчет остатков товаров, подведение финансовых итогов, анализ результативности работы продавцов, анализ продаж, также позволит увеличить объем продаж, повысит надежность и скорость работы складской части магазина, уменьшить время обслуживания клиентов, увеличить качество обслуживания в магазине, уменьшит нагрузку на бухгалтерию и директора магазина и увеличить контроль над всеми отделами магазина. Также БД позволит избавиться магазину от массы работ с бумагами, и снизить процесс работы до минимума.

База данных будет содержать информацию о товаре, которая заносится в каталог товаров магазина, сотрудниках, продажах, поставках, возвращенном товаре.

Информация о товаре будет поступать от разных поставщиков каждый месяц в виде бумажных каталогов, из которых бухгалтеры будут выбирать товар и заносить его в ассортимент магазина. Это наименование товара, его тип, принадлежность к платформе, издатель и т.д.

Продажа осуществляется следующим образом: клиент, приходя в магазин, взаимодействует с сотрудником магазина, который, в свою очередь, осуществляет продажу. Операции с денежными средствами и отбивку чека осуществляет так же сотрудник магазина. При покупке товара, клиент получает чек с указанием товара, даты продажи, продавца, стоимости одного товара и суммы продажи, на основании которого со склада ему отгружают необходимый товар.

При отсутствии товара на складе сотрудник магазина выбирает отсутствующие товары и на основании этих данных составляет заявку на имя фирмы-поставщика, исходя из каталога присланного поставщиком.

Взаимодействие с клиентами ними производится с помощью сотрудника магазина. Клиент может получить отказ в обслуживании в исключительных ситуациях. Клиент может запросить прайс-лист товаров, с ценами на текущий момент времени.

Клиентами магазина являются владельцы игровых приставок. Взаимодействие с ними производится посредством действий связанных с приемом-постановкой видео игрового товара, и его возвратом владельцу.

В течение года клиент имеет право обратиться за проведением возврата товара, в случае возникновения неисправности, если он предъявит чек. При обращении клиента в течение срока действия гарантии (для устранения неисправности, на которую предоставлялась гарантия) необходимости в предоставлении повторного отчета о работе, а также счета клиенту нет. Данный факт аргументируется тем, что клиент имеет представление о плане проведения гарантийных работ и услуга предоставляется бесплатно.

Поставка ведется следующим образом: поставщику высылается документ заказ на поставку видеоигр или приставок, где указывается наименование, номер товара и количество, которые присылаются в сопровождении курьера; курьер отдает накладную на склад и после проверки соответствия перечня товаров, получает денежные средства.

ER-диаграмма «магазин видеоигр» (Рис. 1)

Рисунок 1 - ER-диаграмма

Описание свойств атрибутов сущностей.

Таблица 1 - Типы данных «Сотрудники»

Имя поля	Тип данных	Размер	Примечания
Код сотрудника	Счетчик	Длинное целое	Ключевое поле
ФИО сотрудника	Текстовый	255	Обязательное поле
Должность сотрудника	Числовой	Длинное целое	Обязательное поле
Адрес	Поле МЕМО		Обязательное поле
Телефон	Текстовый	255	Обязательное поле
Зарплата	Денежный	Длинное целое	Обязательное поле
Премия	Денежный	255	Обязательное поле

Таблица 2 - Типы данных «Каталог товаров»

Имя поля	Тип данных	Размер	Примечания
id_товара	Счетчик	Длинное целое	Ключевое поле
Наименование товара	Текстовый	255	Обязательное поле
Тип товара	Числовой	Длинное целое	Обязательное поле
Платформа	Числовой	Длинное целое	Обязательное поле
Издатель	Текстовый	255	Обязательное поле
Описание	Поле МЕМО		Обязательное поле
Количество на складе	Числовой	Длинное целое	Обязательное поле
Поставщик	Числовой	Длинное целое	Обязательное поле
Закупочная цена	Денежный		Обязательное поле
Цена магазина	Вычисляемый		Обязательное поле

Таблица 3 - Типы данных «К)Должности»

Имя поля	Тип данных	Размер	Примечания
Код должности	Счетчик	Длинное целое	Ключевое поле
Должность	Текстовый	255	Обязательное поле

Таблица 4 - Типы данных «К)Категории товара»

Имя поля	Тип данных	Размер	Примечания
Код категории	Счетчик	Длинное целое	Ключевое поле
Категория товара	Текстовый	255	Обязательное поле

Таблица 5 - Типы данных «Платформы»

Имя поля	Тип данных	Размер	Примечания
Код	Счетчик	Длинное целое	Ключевое поле
Платформа	Текстовый	255	Обязательное поле

Таблица 6 - Типы данных «К) Поставщики»

Имя поля	Тип данных	Размер	Примечания
id_поставщик	Счетчик	Длинное целое	Ключевое поле
Поставщик	Текстовый	255	Обязательное поле

Таблица 7 - Типы данных «Журнал поставок»

Имя поля	Тип данных	Размер	Примечания
id_поставки	Счетчик	Длинное целое	Ключевое поле
Товар	Числовой	Длинное целое	Обязательное поле
Поставщик	Числовой	Длинное целое	Обязательное поле
Кол-во	Числовой	Длинное целое	Обязательное поле
Дата	Дата/время		Обязательное поле
Цена	Денежный		Обязательное поле
Сумма поставки	Денежный		Обязательное поле

Таблица 8 - Типы данных «Журнал поставок»

Имя поля	Тип данных	Размер	Примечания
id_продажи	Счетчик	Длинное целое	Ключевое поле
Товар	Числовой	Длинное целое	Обязательное поле
Дата	Дата/время		Обязательное поле
Количество	Числовой	Длинное целое	Обязательное поле
Продавец	Числовой	Длинное целое	Обязательное поле
Цена	Денежный		Обязательное поле
Сумма продажи	Денежный		Обязательное поле

Таблица 9 - Типы данных «Возврат»

Имя поля	Тип данных	Размер	Примечания
id_возврата	Счетчик	Длинное целое	Ключевое поле
Дата возврата	Дата/время		Обязательное поле
id_продажи	Числовой	Длинное целое	Обязательное поле
Продавец	Числовой	Длинное целое	Обязательное поле
Дата продажи	Дата/время		Обязательное поле
Количество	Числовой	Длинное целое	Обязательное поле
Цена товара	Денежный		Обязательное поле
Сумма	Денежный		Обязательное поле

Таблица 10 - Типы данных «Чек»

Имя поля	Тип данных	Размер	Примечания
Товар	Числовой	Длинное целое	Ключевое поле
Дата	Дата/время		Обязательное поле
Количество	Числовой	Длинное целое	Обязательное поле
Продавец	Числовой	Длинное целое	Обязательное поле
Цена	Денежный		Обязательное поле
Сумма продажи	Денежный		Обязательное поле

Обоснования выбора СУБД MS ACCESS 2010

На мой выбор СУБД для выполнения курсовой работы повлияли многие факторы. Одним из них был широкий спектр возможностей, который позволил мне сделать такую базу данных, какую я задумывал.

Тем не менее, Microsoft Access позволяет повысить производительность труда при работе с большим объемом табличных данных и помогает принимать более удачные деловые решения в бизнесе. Также, в ней имеется интуитивный интерфейс, к которому очень легко привыкнуть.

Не менее полезная функция, это функция интеграции из других объектов Microsoft Office, которая позволяет обмениваться данными, в частности с файлами других типов (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, текстом и др).

В своей БД с помощью Microsoft Access я могу создавать таблицы, в которых будут содержаться сведения о товаре, сотрудниках, продажах, поставках, возвратах, а также могу сортировать данные, создавать запросы, работать со схемой данных.

5. Физическая реализация приложения

Реализация логической модели средствами Microsoft Office Access 2010. (Рис. 2)



Рисунок 2 - Схема данных

База данных «Магазин видеоигр» состоит из 10 таблиц, 10 запросов, 8 форм, 2 отчетов и 5 макросов.

В таблице «Каталог товаров» содержится информация о товаре, который присутствует в ассортименте магазина и все данные о нем. Поле «id_товара» предназначено для создания уникального идентификатора товара, чтобы по нему можно было без труда найти его. Поле «Наименование товара» предназначено для наименования товара, чтобы пользователи БД знали, что они продают. Поле «Тип товара» является полем со списком, берущее данные из таблицы «К)Категории товара», для разделения товара по его типам. Поле «Платформа» сделано по аналогии с «Тип товара», только для разделения товара по платформам. Поле «Издатель» нужно для обозначения издателя товара. Поле «Описание» нужно, в основном, для разделения товара типа «Игра» на жанры, но также можно туда добавить дополнительную информацию, по желанию администратора базы данных. Поле «Количество на складе» необходимо для достоверности в том, что товар имеется в магазине. Поле «Поставщик» является полем со списком, которое берет данные из таблицы «К)Поставщики», для уточнения поставщика определенного товара. Поле «Закупочная цена» показывает цену поставщика на определенный товар. Поле «Цена магазина» является вычисляемым полем, в котором идет наценка магазина на товар, которая составляет 50%.

В таблице «Сотрудники» содержится информация о сотрудниках. Поле «Код сотрудника» является уникальным идентификатором для сотрудника. В поле «ФИО сотрудника» записывается имя, фамилия и отчество сотрудника. Поле «Должность сотрудника» является полем со списком, который берет значения из таблицы «К)Должности», для уточнения, к какой должности принадлежит сотрудник. Поле «Адрес» показывает, где живет сотрудник. Поле «Телефон» показывает мобильный телефон для связи с сотрудником. Поле «Зарплата» хранит в себе стабильное значение зарплаты для каждого сотрудника, которое может как понижаться, так и повышаться. Поле «Премия» показывает премию сотрудника, которую директор высчитывает сам, на основании работы сотрудников.

В таблице «Журнал продаж» содержится информация о продажах в магазине. Здесь можно узнать какой товар был продан, точную дату его продажи, продавца, который совершил продажу и сумму продажи, если один и тот же товар был взят в количестве больше одного. Поле «id_продажи» является уникальным идентификатором для продажи. Поле «Товар» показывает какой товар был продан. Поле «Дата» содержит информацию о времени, в котором было произведена продажа. Поле «Количество» показывает, сколько товара было продано. Поле «Продавец» показывает продавца, совершившего продажу. Поле «Цена» показывает цену за одну единицу товара. Поле «Сумма продажи» показывает сумму продажи, если один и тот же товар берут в количестве больше одного.

В таблице «Журнал поставок» содержится информация о поставках. Здесь же можно узнать какой товар был поставлен, от какого поставщика, в каком количестве, когда он прибыл в магазин и сумма поставки. Поле «id_поставки» является уникальным идентификатором для поставки. Поле «Товар» показывает, какой товар был продан. Поле «Поставщик» показывает, от какого поставщика пришел товар. Поле «Кол-во» показывает, сколько товара было поставлено поставщиком». Поле «Дата» показывает время, в котором была совершена поставка. Поле «Цена» показывает цену поставщика на товар. Поле «Сумма поставки» показывает сумму поставки для тех случаев, когда товар поставляют в количестве больше одного.

В таблице «Возврат» содержится информация о возвратах товара, если он оказался бракованным. Возврат осуществляется, если гарантийный срок по чеку не истек. Поле «id_возврата» является уникальным идентификатором для возврата. Поле «Дата возврата» показывает время, в котором был произведен возврат. Поле «id_продажи» показывает продажу, которая должна быть удалена из таблицы «Журнал продаж». Поле «Продавец» показывает продавца, который продал бракованный товар. Поле «Дата продажи» показывает время, в котором была произведена продажа бракованного товара. Поле «Количество» в большинстве случаев будет одно, потому что по статистике покупатель не может купить два одинаковых и в то же время бракованных товара. Поле «Цена товара» показывает цену магазина на товар. Поле «Сумма» показывает сумму возврата, если количество возвращенного товара будет превышать единицу.

В таблице «Чек» содержится временная информация о текущей продаже. На основе этой таблицы создается отчет, по закрытию которого, вся информация из таблицы чек удаляется. Поле «Товар» показывает, какой товар продается. Поле «Дата» показывает дату продажи. Поле «Количество» показывает количество продаваемого товара. Поле «Продавец» показывает продавца, который совершает продажу. Поле «Цена» показывает цену магазина на товар. Поле «Сумма продажи» показывает сумму продажи.

В таблице «К)Должности» указаны должности. Это сделано во избежание повторения данных в базе данных. Поле «Код должности» является уникальным идентификатором должности. Поле «Должность» показывает название должности.

В таблице «К)Категории товара» указаны категории товара. Это сделано во избежание повторения данных в базе данных. Поле «Код категории» является уникальным идентификатором категории. Поле «Категория товара» показывает название категории.

В таблице «К)Платформы» указаны платформы. Это сделано во избежание повторения данных в базе данных. Поле «Код» является уникальным идентификатором платформы. Поле «Платформа» показывает название платформы.

В таблице «К)Поставщики» указаны поставщики. Это сделано во избежание повторения данных в базе данных. Поле «id_поставщик» является уникальным идентификатором должности. Поле «Поставщик» показывает название поставщика. (Рис. 3)

Рисунок 3 - Таблицы

В запросе «Добавление в возврат» происходит добавление данных из формы «Возврат» в таблицу «Возврат». Из формы «Возврат» берутся значения полей «id_продажи», «Продавец», «Дата продажи», «Количество», «Цена товара», «Сумма продажи». Также добавляется текущая дата посредством функции Now().

В запросе «Добавление в журнал поставок» происходит добавление данных из формы «Заказ товара» в таблицу «Журнал поставок». Из формы «Заказ товара» берется значения полей «id_товара», «Закупочная цена», «Поставщик», введенное пользователем количество товара, вычисляемое поле «Сумма поставки» и текущая дата.

В запросе «Добавление в журнал продаж» происходит добавление данных из формы «Продажа» в таблицу «Журнал продаж». Из формы берутся значения полей «id_товара», «Цена магазина», «Продавец», введенное пользователем количество товара, вычисляемое поле «Сумма продажи» и текущая дата.

В запросе «Добавление в чек» происходит добавление данных из формы «Продажа» в таблицу «Чек». Из формы добавляются значения полей «id_товара», «Цена магазина», «Продавец», текущая дата, введенное количество товара пользователем и вычисляемая сумма продажи

В запросе «Добавление на склад» происходит обновление данных таблицы «Каталог товаров». В ней увеличивается значение поля «Количество на складе» для определенной записи, которая выбрана в форме «Заказ товара».

В запросе «Поиск продаж по месяцам» можно осуществить поиск всех продаж в конкретном месяце для конкретного продавца. Здесь идет выборка по наименованию товара, дате продажи, продавцу, код которого мы вводим, сумме продажи, и месяцу, который мы вводим в формате «mm».

В запросе «Поиск товара» можно осуществить поиск товара по всем его критериям, чтобы потом продавец мог запомнить только код товара и выбрать его в одной из форм. Здесь идет выборка с условием для наименования товара, его типа, платформы и описания

В запросе «Рейтинг продаж товаров» подсчитывается количество продаж определенного товара. На основе запроса, можно сделать диаграмму, которую обновляет директор-администратор. В этом запросе идет группировка по наименованию товара, коду товара из журнала продаж и количеству проданного товара.

В запросе «Только продавцы» идет выборка сотрудников с должностью «Продавец-кассир»

В запросе «Удаление со склада» происходит обновление данных таблицы «Каталог товаров». В ней уменьшается значение поля «Количество на складе» для определенной записи, которая выбрана в форме «Продажа» (Рис. 4)

Рисунок 4 - Запросы

Форма «Возврат» предназначена для тех случаев, когда товар оказался бракованным. Её использует только продавец.

Форма «Заказ товара» используется для заказа товара у поставщиков, если появился новый товар или закончился старый. Её использует только работник склада.

Форма «Каталог товаров» предназначена для просмотра ассортимента магазина. Это нужно для поиска определенного товара, а также может быть использована для проверки его наличия. Доступ имеют все работники магазина.

Форма «кнопочная форма» предназначена для входа сотрудников должностей «Продавец-кассир» и «Работник склада».

Форма «Продавец» предназначена для продавца, чтобы он не имел доступа к таблицам, запросам или формам, доступ к которым он не имеет.

Форма «Продажа» предназначена для продажи товаров. Используется только продавцом.

Форма «Работник склада» сделана по аналогии с формой «Продавец», только она предназначена только для работника склада.

Форма «Чек» используется для предварительного просмотра продаваемого товара. (Рис. 5)

Рисунок 5 - Формы

Отчет «Поиск продаж по месяцам» нужен для бухгалтеров, чтобы вести учет продаж для конкретного продавца и конкретного месяца. Также можно вывести все продажи для всех продавцов, чтобы посчитать общую выручку магазина.

Отчет «Чек» печатается по открытию формы «Чек». (Рис. 6)

Рисунок 6 - Отчеты

Макрос «Возврат» предназначен для формы «Возврат», чтобы сразу по нажатию одной кнопки добавить запись в таблицу «Возврат», удалить запись из таблицы «Журнал продаж» и обновить форму.

Макрос «Заказ» предназначен для формы «Заказ товара», чтобы по нажатию одной кнопки добавить запись в таблицу «Журнал поставок», прибавить для конкретной записи в поле «Количество» число, введенное в форме пользователем и обновить форму.

Макрос «Продажа» предназначен для формы «Продажа», чтобы по нажатию одной кнопки добавить запись в таблицу «Журнал продаж», вычесть из поля «Количество» число, указанное в форме пользователем и обновить форму.

Макрос «Удаление из чека» нужен для полной очистки временных записей в таблице «Чек»

Макрос «Чек» запускает для просмотра отчет «Чек» и печатает его. (Рис. 7)

Рисунок 7 - Макросы

Описание базы данных «Магазин видеоигр».

Главная форма предназначена только для продавцов и работников склада, так как бухгалтеры и директор-администратор более квалифицированные люди и им не нужны формы для работы с базой данных. Из главной формы можно по нажатию кнопки «Войти как продавец» открыть форму для продавца, а по нажатию кнопки «Войти как работник склада» открыть форму для работника склада.

Продавец и работника склада имеют доступ только к этой форме, и из неё могут делать то, что подобает их должности. (Рис. 8)



Рисунок 8 - Главная форма

Из формы «Продавец» продавец может посмотреть каталог товаров, осуществить продажу товара и, в случае необходимости, произвести возврат товара. (Рис. 9)

Рисунок 9 - Форма для продавца

В форме каталог товаров можно посмотреть весь ассортимент магазина, проверить его наличие на складе. Также можно найти определенный товар посредством запроса «Поиск товара», указав все интересующие параметры. (Рис. 10)



Рисунок 10 - Форма «Каталог товаров»

Форма «Продажа» предназначена для осуществления процесса продажи. Предварительно продавец ищет товар, запоминает его уникальный идентификатор и используя кнопку «Бинокль» он ищет нужный для продажи товар, после чего он создает чек, посредством кнопки «Добавить в чек» и по окончании продажи, нажимает на кнопку «Продать», чтобы изменить количество на складе проданного товара и занести продажу в журнал продаж. (Рис.11)

Рисунок 11 - Форма «Продажа»

Форма «Чек» нужна для осуществления продажи, чтобы потом по нажатию кнопки «Печать чека» открылся и распечатался отчет «Чек». (Рис 12)

Рисунок 12 - Форма «Чек»

Данный отчет содержит информацию о продаже и печатается. (Рис.13)

Рисунок 13 - Отчет «Чек»

В случае, если товар оказался бракованным и его гарантийный срок не закончился, продавец должен осуществить возврат посредством формы «Возврат». Здесь идет удаление продажи и занесение записи в таблицу «Возврат» (Рис. 14)



Рисунок 14 - Форма «Возврат»

Из формы «Работник склада» работник склада, также как и продавец, может просмотреть каталог товаров и, если есть необходимость, заказать товар посредством входа в форму «Заказ товара» через соответствующую кнопку. (Рис. 15)

Рисунок 15 - Форма «Работник склада»

В форме «Заказ товара» работник склада может заказать товар, предварительно собрав информацию из каталога товаров. (Рис 16)



Рисунок 16 - Форма «Заказ товара»

Тестирование базы данных.

Для того чтобы убедиться, что созданная база данных работает, мы проведем её тест.

Для начала совершим продажу как продавец-кассир.

Сначала войдем в главную форму, через доступные объекты базы данных только для продавца. (Рис 17)

Рисунок 17 - Главная форма

После этого войдем как продавец посредством кнопки «Войти как продавец» (Рис. 18)



Рисунок 18 - Форма «Продавец»

После этого мы заходим в каталог товаров посредством кнопки «Каталог товаров» (Рис. 19)

Рисунок 19 - Форма «Каталог товаров»

Теперь найдем нужный нам товар, например, игровую приставку PS3. (Рис. 20)



Рисунок 20 - Осуществление поиска

После введения в строку поиска «Приставка» и «PS3» мы получим следующее (Рис 21)

Рисунок 21 - «Поиск товара»

Запоминаем нужный нам код товара, закрываем запрос и форму каталога и переходим в форму «Продажа» посредством кнопки «Продать» (Рис 22)



Рисунок 22 - Форма «Продажа»

Здесь мы нажимаем на кнопку «Бинокль» и пишем в строку поиска код нужного нам товара. Это будет 2. (Рис. 23)

Рисунок 23 - Ввод нужного кода товара

После того как нужный нам товар найден, мы заполняем поля «Продавец» и «Количество» (Рис. 24)



Рисунок 24 - Заполнение нужных полей

Теперь мы начнем процесс печатания чека посредством кнопки «Добавить в чек» (Рис 25)

Рисунок 25 - Форма «Чек»

Здесь мы видим введенные данные из формы «Продажа». Теперь нажмем на кнопку «Печать чека» чтобы увидеть сам чек и распечатать его. (Рис 26)



Рисунок 26 - Отчет «Чек»

Мы можем видеть чек и окно «Печать», в котором нужно указать свой принтер. После закрытия отчета, данные из таблицы «Чек» удаляются. Но до закрытия посмотрим таблицу «Чек». (Рис. 27)

Рисунок 27 - Таблица «Чек»

В таблице имеются введенные нами данные. Теперь закроем таблицу и отчет, чтобы очистить таблицу. (Рис. 28)

Рисунок 28 - Таблица «Чек» после закрытия отчета

Вернемся в форму «Продажа» и добавим продажу в журнал продаж посредством кнопки продать. (Рис. 29) (Рис. 30)

Рисунок 29 - Форма «Продажа»

Рисунок 30 - Таблица «Журнал продаж»

Как мы видим, в форме изменилось значение «Количество на складе» и в таблице «Журнал продаж» добавилась новая запись. Продажа прошла успешно.

Далее мы совершим возврат этой же продажи.

Из главной формы зайдем в форму «Возврат» (Рис. 31)



Рисунок 31 - Форма «Возврат»

Теперь мы нажмем на кнопку «Возврат» и удалим нашу продажу из журнала продаж. (Рис. 32) (Рис. 33)

Рисунок 32 - Таблица «Журнал продаж» после возврата

Рисунок 33 - Таблица «Возврат»

Как мы видим, наша продажа исчезла из журнала продаж и появилась новая запись в журнале продаж.

Продолжим тестирование заказом товара у поставщиков. Войдем как работник склада, зайдем в форму «Заказ товара» и выберем нужный нам товар. (Рис. 34)



Рисунок 34 - Введенные данные в форме «Заказ товара»

Нажмем кнопку заказать и закажем нужный товар. (Рис. 35) (Рис.36)

Рисунок 35 - Форма «Заказ товара» после заказа товара

Рисунок 36 - Таблица «Журнал поставок» после заказа товара

Как мы видим, количество товара изменилось, и в журнал поставок добавилась запись. Данный процесс характерен для пришедшего товара в магазин, который был заказан не из формы.

Следующим шагом тестирования будут запросы и отчеты бухгалтеров. Запрос рейтинг продаж товаров показывает в каком количестве определенный товар был продан. (Рис. 37)

Рисунок 37 - Запрос «Рейтинг продаж товаров»

Отчет «Поиск продаж по месяцам» показывает продажи продавцов в определенные месяцы. Сделаем поиск по продаже в мае для второго продавца. (Рис. 38)

Рисунок 38 - Отчет «Поиск продаж по месяцам»

Как мы видим, первый продавец совершил одну продажу в мае.

Заключение

реляционный информационный компьютерный

Объектом исследования курсовой работы являлась реляционная модель данных, ее проектирование в СУБД Microsoft Office Access 2010.

В процессе разработки были исследованы программа Microsoft Office Access 2010, а так же реляционная модель данных, построены диаграмма «Сущность-связь», анализ предметной области и спроектирована база данных «Магазин видеоигр».

В процессе разработки был разработан готовый продукт «Магазин видеоигр», который можно внедрить в предприятие в этой сфере деятельности.

В процессе работы было реализовано:

- ведение списка служащих предприятия;

- продажа товара;

- заказ товара у поставщиков;

- учет продаж;

- учет поставок;

- возврат товара;

- вычисление прибыли предприятия;

- печать чека продажи;

- учет работы сотрудников;

- учет продаваемости товаров;

Литература

1. А. Горев. Эффективная работа с СУБД / А. Горев С. Макашарипов, Р. Ахаян, Санкт-Петербург, 1998, 704с.

2. Пушкарь А.И. Система управления базами данных Microsoft Access и ее применение в экономике. Учебное пособие / А.И. Пушкарь, И.П. Коврижных, А.М. Мокринских. - Харьков: Изд. ХГЭУ, 2002. - 112с.

3. Атре Ш. Структурный подход к организации баз данных / Атре Ш, 1987. - 320 с.

Размещено на Allbest.ru

...