Влияние информационных технологий на процесс оптимизации затрат

Размещено на http://www.allbest.ru/

Волгоградский аграрный университет

Кафедра "Информационные системы и технологии"

ВЛИЯНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ НА ПРОЦЕСС ОПТИМИЗАЦИИ ЗАТРАТ

Шильд Т.А., студентка

Руденко А.Ю., кандидат экономических наук, доцент

г. Волгоград, Россия

Аннотация

В данной статье проведены исследования влияние информационных технологий на процесс оптимизации затрат на примере программных продуктов "1С: Бухгалтерия" и SAP.

Ключевые слова: Информационная технология, информация, оптимизация затрат, автоматизация, "1С: Бухгалтерия", SAP.

In this article researches influence of information technologies on process of a cost optimization on the example of software products "1C are conducted: Accounts department" and SAP.

Keywords: Information technology, information, cost optimization, automation, "1C: Accounts department", SAP.

Нестабильное и динамичное состояние экономики в современных условиях диктует новые требования экономическим субъектам. Внутренние и внешние факторы, воздействуя на предприятия, приводят к нарушениям их равновесия, снижают эффективность. Гибкость и адаптивность являются главными факторами повышения финансовой устойчивости экономических субъектов. программный информационный затраты оптимизация

Любому предприятию в процессе своей деятельности приходится постоянно сталкиваться с большими потоками различной информации. Компании все чаще используют поддержку современных информационных технологий, чтобы держать под наблюдением увеличивающиеся внешние, а так же внутренние потоки информации, применять ее для анализа, составления прогнозов, принятия управленческих решений [4].

Мы считаем, что результативность использования современных систем информации и информационных технологий в экономике зависит от того, насколько целесообразно и эффективно они будут интегрированы руководством и насколько ИТ-возможности соответствуют бизнес возможностям конкретного предприятия.

Ермолаева А.В. считает, что адекватному использованию информационных технологий в организациях препятствует не только несовершенство нормативно-правовой базы федерального и локального уровней или отсутствие необходимых финансовых средств для приобретения программных продуктов. Немаловажную роль, по ее мнению, играет и психологический фактор [1].

Крылов С.И. полагает, что роль программного во многом определяется спецификой каждой конкретной компании [2].

На наш взгляд, целью информационной технологии, используемой в экономике и управлении бизнесом, является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников компании путем получения необходимой информации в форме различных отчетов (регламентированных и специальных) с помощью современной вычислительной техники и принятия на этой основе оптимальных управленческих решений.

Основной проблемой определения эффективности внедрения информационных технологий является их косвенное влияние на конечные финансово-экономические результаты деятельности предприятия. Информационные технологии сами по себе не могут повышать рентабельность, но смогут способствовать улучшению позиций фирмы на рынке, уменьшить материалоемкость продукции и т.д.

Повышение координации и интеграции процессов как внутри компании, так и за ее пределами стало возможным благодаря именно информационным технологиям.

Рисунок 1 - Заинтересованные группы пользователей Источник: составлено авторами.

Перед тем, как перейти к описанию роли информационных технологий в управлении затратами, необходимо отметить заинтересованных групп, от которых зависит вынесение решений в области информационных технологий (см. рис.1).

При внедрении информационных технологий на любом предприятии возникает ряд организационных вопросов, обозначенных на рис.2.

Рисунок 2 - Перечень организационных вопросов при внедрении ИТ Источник: составлено авторами по [3].

При внедрении современных информационных технологий на предприятие руководство преследует две взаимосвязанные цели:

1) сокращение затрат в организации;

2) увеличение отдачи, повышение производительности [5].

Для достижения данных целей необходимо понимать, за счет каких мероприятий они будут реализованы (см. табл.1).

Таблица 1 - Мероприятия по реализации целей внедрения ИТ

Источник: составлено авторами.

Отдельного внимания заслуживает вклад использования того или программного обеспечения в производственный процесс. Можно выделить следующие основные аспекты:

- ИТ в качестве функции обеспечения производственного процесса;

- ИТ в качестве интегрального составного компонента продукта;

- ИТ в качестве обеспечения информационного взаимодействия между людьми;

- ИТ в качестве организационного инструмента в целях формирования виртуальных форм компании;

- ИТ в качестве защитного механизма от глобального кризиса цивилизации.

Рассмотрим на примере программных продуктов "1С: Бухгалтерия" и SAP влияние информационных технологий в бухгалтерском учете на оптимизацию затрат предприятий. Использование данных систем такими компаниями, как ПАО "Газпром" и ПАО "ЛУКОЙЛ" открывает возможности интерактивных коммуникаций как внутри, так и с покупателями, поставщиками, партнерами и другим контрагентами внешней среды.

Дадим небольшую характеристику этим программным продуктам.

Основные особенности программного продукта "1С: Бухгалтерия":

- ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям предприятия;

- возможности ведение количественного и многовалютного учета;

- получение всей необходимой отчетности и разнообразных документов по синтетическому и аналитическому учету;

- полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов, систему проводок, настройки аналитического учета, формы первичных документов, формы отчетности;

- возможность автоматической печати выходных первичных документов.

На наш взгляд, слабыми сторонами "1С: Бухгалтерия" являются адаптация типовой конфигурации к бизнес-процессам предприятия, отсутствие централизованного сопровождения программ и своевременных обновлений, высокая стоимость проекта по внедрению и недостаточные возможности для автоматизации средних и крупных производственных предприятий.

С 1992 года все чаще на крупных, а также средних предприятиях устанавливают немецкую программу SAP. Внедрение программы SAP на предприятиях проходит в несколько этапов (см. рис.3).

Рисунок 3 - Этапы внедрения программного обеспечения SAP Источник: составлено авторами.

Система SAP является не просто программой, она помогает принимать решения, позволяющие менять бизнес-процессы, что, в свою очередь, приводит к значительному увеличению прибыли.

Однако слабые стороны здесь тоже имеются, такие как:

1. Высокая стоимость проекта по внедрению SAP:

- высокие расценки на лицензии;

- значительные расходы на инфраструктуру, обеспечивающую работоспособность системы;

- высокая стоимость услуг внешних консультантов;

- высокая стоимость специалистов по внедрению; - стоимость обучения пользователей системы; - стоимость поддержки и сопровождения системы.

2. Нехватка квалифицированных специалистов не только в России, но и за рубежом.

3. Большие сложности при адаптации решений SAP к российским условиям бизнеса, что влечет за собой увеличение стоимости проекта и сроков его реализации.

4. Сложности с поддержкой правил бухгалтерского и налогового учета.

5. Избыточность функционала решений SAP.

Проведем сравнительный анализ функционала программных продуктов "1С: Бухгалтерия" и SAP при помощи таблицы 2.

Таблица 2 - Недостатки и преимущества "1С: Бухгалтерия" и SAP

Источник: составлено авторами.

Для того чтобы внедрение и использование информационных технологий, в частности применение программных продуктов "1С: Бухгалтерия" и "SAP", было эффективно и дало результат, необходимо:

1) Правильно выбрать время для внедрения автоматизации и оценить ее сроки.

2) Уделить особое внимание подготовке персонала:

- взять в штат или по совместительству технического специалиста, который будет поддерживать исправную работу техники, компьютерной сети, системного программного обеспечения;

- целесообразно предварительно провести обучение сотрудников работе за компьютером, новой программе и новым возможностям, которые она дает.

3) Реально оценить возможности сотрудников и готовность автоматизируемых участков.

4) Организовать четкое взаимодействие всех автоматизируемых участков (складов, секций, бухгалтерии) и распределение функций по сотрудникам.

При автоматизации какого-либо участка важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это увеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, что, в свою очередь, увеличит эффективность управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы.

Результаты внедрения ИТ сгруппированы нами следующим образом:

1. В организационно-управленческой сфере:

– уменьшение затрат на обработку, хранение, передачу информации;

– рационализация документооборота;

– повышение производительности труда;

– автоматизация типовых трудоемких процессов;

– уменьшение расходов на оплату труда путем оптимизации

деятельности аппарата управления;

– повышение эффективности производства путем уменьшения непроизводительных расходов, ликвидации " ненужных " функций, процессов:

– снижение потерь от риска и упущенной выгоды путем моделирования и прогнозирования процессов;

– рационализация управления запасами;

2. В производственной сфере:

– разработка новых технологических процессов;

– внедрение новой техники;

– повышение качества продукции, снижение брака за счет системы текущего контроллинга;

– реализация имущества, стало ненужным после внедрения ИТ.

3. В рыночной сфере:

– снижение расходов на сбыт;

– снижение затрат на поиск новых деловых партнеров, клиентов, поставщиков;

– выпуск новой конкурентоспособной продукции путем анализа и прогнозирования рыночной ситуации;

– увеличение объемов продаж благодаря анализу текущих потребностей потребителя.

Список литературы

1. Ермолаева, А.В. Организация документационного обеспечения управления (психологический фактор) / А.В. Ермолаева // Делопроизводство. - 2015 - №1. - С. 98-102.

2. Крылов, С.И. Сбалансированная система показателей и информационные технологии / С.И. Крылов // Международный бухгалтерский учет. - 2015 - №28 (370). - С. 54-63.

3. Попова, Л.Ф. Влияние информационных технологий на формирование устойчивого развития предприятия / Л.Ф. Попова // Вестник СГСЭУ. - 2014 - №1. - С. 73-77.

4. Смилга, Р.Э. Информационные технологии управления компанией (корпорацией) / Р.Э. Смилга // Молодой ученый. - 2015 - №2. - С. 323-325.

5. Титоренко, Г.А. Информационные технологии управления / Г.А. Титоренко. - М.: Юнити-Дана, 2010. - 439 с.

Размещено на Allbest.ru