Размещено на http://www.allbest.ru/

1

1

Разработка АРМ менеджера АЗС с использованием технологии прототипного проектирования и СУБД Access



Введение

программный автоматизированный менеджер рабочий

Данная работа заключает в себе создание автоматизированного рабочего места (АРМ) по средствам использования технологии прототипного проектирования и систему управления базами данных (СУБД) ACCESS. Конечный итог работы заключается в том, что будет спроектирован и реализован рабочий АРМ менеджера в системе управления базами данных ACCESS. Актуальность данной работы высока, так как сегодняшние предприятия, все без исключения, стремятся ввести компьютеризацию и перейти на электронный вариант работы. Конкретно будем рассматривать, и проектировать АРМ и СУБД для менеджера автомобильной заправочной станции (АЗС) нефтяной компании «Лукойл». Рассмотрим всею карьерную иерархию сотрудников, политику управления и экономическую деятельность компании.

На сегодняшний момент каждый второй имеет автомобиль. На автомобилях построено множество бизнесов, начиная от производства ароматных ёлочек в машину и заканчивая автопроизводством. В данной работе будет рассмотрено то, без чего полностью исправный автомобиль не сможет начать движение - это топливо. Будет рассмотрена работа по приёмке топлива, розливе, и продаже его потребителям. Также рассмотрены все сопровождающие документы, такие как договор, товарно-транспортная накладная, прогноз и другие.



1. Описание предметной области

В мире существует множество различных нефтяных компаний:

«Русснефть», «Новатэк», «ТНК-ВР», «Славнефть», «ЮКОС» и другие. В данной работе будет описана нефтяная компания «Лукойл».

ОАО «Нефтяная компания “Лукойл”» - российская нефтяная компания. Название компании является сложением первых букв названий крупнейших городов-нефтяников (Лангепас, Урай, Когалым) и оканчивается на английское слово «ойл» (перевод с английского oil - нефть). Компания специализируется на разведке, добыче, обработке и переработке нефти и газа, также продаёт и поставляет нефть и нефтепродукты. Вторая после «Газпром» по объёмам продаж и доходов в России.

Итак, цель работы: разработка АРМ, базы данных и оценка деятельности менеджера АЗС «Лукойл».

Система необходима для автоматизации и слежения всех приходов, расходов АЗС и дальнейших задач. Результатом послужит объективная оценка работы каждого сотрудника станции и организации в целом. Также стоит отметить, что значительно уменьшиться объём работы сотрудников с бумагами и исключит проблемы двойного ввода данных в формах отчёта.

Теперь рассмотрим необходимое программное обеспечение, которое будет использовано в ходе выполнения работы.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) - совокупность программных ресурсов, благодаря которым происходит «общение» пользователя с персональным компьютером. Целью автоматизации является обработка информации.

Система управления базами данных (СУБД) ACCESS - программное приложение, предназначенное для обработки, поиска, сортировки информации, по средствам которой создаются электронной базы данных.

Microsoft Visio - программное приложение, результатом которой является создания схем, диаграмм, блок-схем, и т.д.

1.1 Структура предприятия рассмотрим составляющие элементы АЗС

Следующая таблица 1.1 отражает характеристику АЗС:

Таблица 1.1 - Параметры АЗС

Номер позиции	Наименование	Характеристика
1	Поставляемые услуги	Топливо (Дт, 92-98)
2	Потребитель	Массовое
3	Тип хоз. связей	Постоянные
4	Технические отделы	1
5	Экономические отделы	1
6	Заправочных колонок	6
7	Число работников	7-10
8	Стоимость	Высокая
9	Уровень обслуживания	Высокий

На рисунке 1.1 предоставлен перечень услуг предоставляемые любой АЗС России:

Рисунок 1.1 Предоставляемые услуги Услуги подразделяются на 4 подвида



• Внутренний магазин

1. Кафе

На территории АЗС присутствуют внутренние и внешние кафе, в которых посетитель может поесть.

2. Продукты

На территории АЗС присутствуют внутренний магазин продуктов, в котором посетитель может купить продукты в дорогу.

3. Сопутствующие товары

В данные товары входит все товары, которые могут понадобиться в дороге.

• Топливо

1. Дизельное

Продажа дизельного топлива.

2. АИ 92-98

Продажа топлива 92, 95, 98, 98+

• Бесплатные услуги

1. Подкачка шин

2. Туалет

3. Долив омывающей жидкости

• Платные услуги

1. Уборка салона автомашины

2. Мойка

Данный вид услуги может оказывать только по наличию мойки на территории АЗС.

На заправочной станции любого вида обязательно присутствует следующее программное обеспечение:

• Система управления топливораздаточные оборудованием. Данная система позволяет сотруднику контролировать процесс отпуска топлива, а также состояние заправочных колонок и топливных ёмкостей.

• Средства ведение отчётности

Эти средства предоставляют возможность оператору получать отчёты за рабочую смену, а также за любой конкретный период времени.

• Средства учёта отпуска и хранения топлива

Дают возможность сотруднику осуществлять отпускать сопутствующего товара и вести отчёт о его движении.

• Ограничение доступа

Данная система направлена на обеспечение безопасности программного обеспечения и предотвращения доступа третьим лицам к документации.

1.2 Структура организации

Схематичная структура организации представлена на рисунке 1.2:

Рисунок 1.2 Структура организации

Структура заправочной станции имеет семь подразделений:

• Директор АЗС - отвечает за организацию рабочего процесса, несёт ответственность за деятельность станции.

• Заместитель директора по техническим вопросам - отвечает за технику безопасности, организация разработки плана мероприятий по повышению эффективности эксплуатации АЗС, повседневное руководство.

• Бухгалтерия - занимается сбором и обработкой информации о деятельности АЗС.

• Главбух - объект бухгалтерии. Занимается принятием решением на основе экономического анализа, осуществляет финансовый контроль.

• Кассир - проведение экономических операций по обслуживанию клиентов АЗС.

• Заправщик - обслуживание клиентов по заправке транспортного средства.

• Охрана - охрана АЗС, обеспечивает сохранность имущества.

• Уборщик - обеспечение чистоты и порядка на АЗС.

Рассматриваемый сотрудник компании - менеджер АЗС. Его функции, как специалиста заключаются в следующем:

1. Создаёт благоприятные условия труда для сотрудников.

2. Создаёт необходимые условия при приеме топлива

3. Принимает соответствующие меры для не допуска простоя автотранспорта на АЗС.

4. Следит за текущим состоянием оборудования.

5. Ведёт учет принятия, реализации, хранения топлива на АЗС.

6. Создаёт благоприятные условия для продажи топлива потребителям.

7. Следит за выполнением правил пожарной безопасности.

8. Ведёт техническую документацию по эксплуатации АЗС.

9. Следит за санитарно-техническими нормами и заведует паспортом АЗС.

10. Создаёт благоприятные условия для работы с инспектирующими организациями.

11. Следит за отчётами в бухгалтерии.

12. Организует ведение бюджета АЗС.

13. Ведёт отчёт о выполненной работе.

14. Следит за внешним состоянием территории АЗС.



1.3 Структура работы

Основные этапы работы автомобильной заправочной станции по принятию топлива представлены на рисунке 1.3:

Рисунок 1.3 Основные этапы работы по принятию топлива

• Заключение договора на поставку нефтепродуктов

Автомобильная заправочная станция заключает договор с нефтеперерабатывающим заводом о поставке нефтепродуктов. Обычно у каждой фирмы АЗС есть свой НПЗ. В рассматриваемой компании “Лукойл” имеются свои заводы-поставщики.

• Приход машины-цистерны

На АЗС приходит машина-цистерна с топливом в соответствии с графиком поставок.

Сверка документов

Происходит сверка накладных на продажу топлива, и сверка документов регламентирующие «РД №153» («Руководящий документ

№ 153»)

Контроль наполненности

Происходит контроль наполненности цистерны. Если топлива меньше, это фиксируют и связываются с поставщиком.

Контроль качества

Берут пробу топлива и заливают её в специальную колбу. Далее с помощью ареометра измеряют плотность и отсутствие лишних примесей.

• Расчёт

Если топливо надлежащего качества и проходит все контрольные процедуры, то производят расчёт между АЗС и поставщиком.

• Оплата услуг

Оплачивают принятое топливо.

• Слив нефтепродуктов в резервуар

Последним, заключительным этапом является слив нефтепродуктов в резервуар. Перед этим проверяют наполненность резервуара. Средняя партия поставляемого топлива в машине-цистерне 10 900 литров.



2. Моделирование предметной области

2.1 Построение моделей

Построение модели предметной области нотации IDEF0.

Более наглядно и детально можно увидеть на схеме работы АЗС по приёму топлива.

В контекстной (верхнего уровня) диаграмме IDEF0 (рисунок 1.4) указана цель разрабатываемого проекта с точки зрения менеджера.

Рисунок 1.4 Контекстная диаграмма работы АЗС Диаграмма содержит такие параметры как

• Накладные на поставку Выходной параметр:

• Оплата услуг Управление:

• Гражданский кодекс РФ

• РД №153

Исполнительными механизмами являются:

• Менеджер

• Заправщик

• Бухгалтер

Результатом диаграммы является оплата услуг, то есть выполнение поставщиком своих обязательств.

На рисунке 1.5 представлена декомпозиция контекстной диаграммы.

Рисунок 1.5 Декомпозиция контекстной диаграммы

Диаграмма отражает основные этапы: * Первичные документы

В них входят:

1) Ведомость использования топлива за предыдущий период.

2) Предположительный прогноз о трате топлива.

• Составление заказа на поставку

Здесь отражается данные о поставке. Какое топливо поставлять, по какой цене и сколько литров.

• Составление графика поставок

Информация о дате поставки.

• Учёт поступления нефтепродуктов Данные о том, что поставка пришла

• Контроль поставки

Контроль качества и процесс слива в резервуар.

Теперь опишем работу менеджера по средствам диаграммы DFD

(потоков данных) рисунок 1.6

Рисунок 1.6 Работа менеджера по средствам диаграммы DFD

2.2 Разбор и моделирование автоматизации

Для построения АРМ менеджера АЗС необходимо ответить на ряд вопросов:

• Какова цель автоматизации?

• Каково назначение автоматизации?

• Необходимо разобрать сущности поставленной задачи:

¦ Организационная

¦ Экономическая

¦ Формализационная



2.2.1 Цель автоматизации

Цель разбивается на две составляющие:

а) Улучшение работы складского помещения и повышение эффективности

б) Улучшение работы бухгалтерии

Разберём первую составляющую «Улучшение работы складского помещения и повышение эффективности»

Рисунок 2.1 Составляющие «Улучшение работы складского помещения и повышение эффективности»

• Полный контроль плана поставок

Контроль по поставке топлива в нужные сроки. Недопущение срыва плана и всяческих задержек.

• Снижение нехватки топлива из-за плохо организованного учёта Контроль над учётом топлива на складе и недопущение нехватки любого вида.

• Снижение вероятности приостановки АЗС из-за полного отсутствия топлива

Контроль над учётом топлива на складе и недопущение остановки/приостановки работы АЗС из-за полного отсутствия топлива.

• Слежение за сверх нормами запасов

Контроль над учётом топлива на складе и недопущение его переизбытка, а также затрат в соответствии с этим.

• Предотвращение хищения неучтённого топлива

Контроль над учётом топлива на складе и недопущение хищения топлива.

Вторая составляющая «Улучшение работы бухгалтерии»

Рисунок 2.2 - составляющие «Улучшение работы бухгалтерии»

• Снижение затрат на обработку информации

Снижение как трудовых, так и финансовых затрат на обработку первичной информации.

• Увеличение точности расчётов данных

Увеличение точности, а также достоверности данных и уменьшение рутинных операций, с целью недопущения ошибок из-за человеческого фактора.

2.2.2 Назначение автоматизации

а) Составление первичных документов

1. Ведомость расходов за прошедший период

2. Прогноз на следующий период

б) Ввод первичной информации с учётом документов:

1. Договор

2. ТТН

3. План заказа

4. Ведомость по отклонению от плана поставок топлива

в) Загрузка файлов первичной информации (файловая информация):

1. Договор

2. ТТН

3. План заказа

4. Ведомость по отклонению от плана поставок топлива

5. Ведомость поступления

6. План поставок

г) Расчёт и получения результирующей информации (файловая информация):

1. Поставщики

2. Сотрудники

3. Вид топлива 4. Единица измерения

д) Обработка и получения результирующей информации

(файловая информация):

1. План заказа

2. План поставок

3. Ведомость поступления

е) Получение результирующей информации:

1. На экран

2. На печать

3. Канал связи

2.2.3 Cущности поставленной задачи

2.2.3.1 Организационная

Исходя из иерархии организации, можно сделать вывод, что АРМ менеджера будет средним звеном, между АРМом директора и АРМом оператора. Данная схема представлена на рисунке 2.3

Отчёты, планы Ведомость от отчётов, планов



Рисунок 2.3 - Схема иерархии АРМов

На АРМ оператора АЗС поступает информация, такая как:

1. Договор

2. План поставок

3. Ведомость, накладная поступления

Данная информация обрабатывается, и передаётся на АРМ менеджера АЗС, где в свою очередь преобразовывается и записывается в конечной ведомости и отправляется на АРМ директора АЗС.

Теперь очень подробно рассмотрим и распишем процесс обработки получаемой информации с АРМа оператора АЗС на АРМ менеджера АЗС.

Итак, оператор формирует следующие документы:

1. Ведомость расходов.

2. План заказов

3. План поставки

4. ТТН

При получении документа «Ведомость расходов», в неё записываются следующие данные:

• Номер документа

• Дата

• Количество заказанного топлива

При получении документа «План заказов», в неё записываются следующие данные:

• Номер документа

• Дата

• На основе плана составляется договор

При получении документа «План поставки», в неё записываются следующие данные:

• Номер документа

• Дата

• Количество поставляемого топлива

• Дата поставки

При получении документа «ТТН», в неё записываются следующие данные:

• Номер документа

• Дата

• Количество поставки фактическое

• Цена

2.2.3.2 Экономическая

Вся структура экономической сущности реализована на рисунке 2.4.

1

1

Данная структура содержит в себе пять основных сущностей:

• Составление плана заказа топлива

• Составление договора

• Составление плана поставки топлива

• Учёт фактической поставки

• Контроль поставки

Разберём экономическую составляющую всех сущностей.

1) Составление плана заказа топлива

Данная сущность заключает в себе разработку плана заказа топлива. Данные для составления плана берутся из отчётов и ведомостей за прошедший период, а также из прогноза на будущей период.

2) Составление договора

Данная сущность заключает в себе составления договора с поставщиками. В нём указывается нужное количество топлива каждого вида (Дт, 92-98), а также общее количество необходимого топлива. Договор строиться на основе документа «План заказа».

3) Составление плана поставки топлива

Данная сущность заключает в себе определение нужного количества топлива, которая будет указана в поставке.

4) Учёт фактической поставки

Данная сущность заключает в себе количество фактического поступления топлива от поставщиков, указанных в ТТН. Строится на основе ведомости поступления.

5) Контроль поставки

Данная сущность заключает в себе контроль над поставками. Сколько поставлено топлива, в зависимости от ведомости и плана поставок. Если обнаруживается отклонение от плана, то строится ведомость отклонения от плана. Туда заносятся следующие данные:

• Количество плановое

• Количество фактическое

• Цена плановая

• Цена фактическая

• Количество по ТТН

• Цена по ТТН

• Отклонение по количеству

• Отклонение по цене

Если все данные совпадают, и нет никаких отклонений, то создаётся ведомость фактического поступления. Туда заносятся следующие данные:

• Количество плановое

• Количество фактического поступления

• Цена плановая

• Цена фактическая

2.2.3.3 Формализационная

На основе выше перечисленных данных создадим и рассмотрим главные составляющие АРМ:

I. Первичные документы:

* Ведомость расходов за прошедший период Включает в себя:

а) Номер документа

б) Дата

в) Наименование

г) Расходы за прошедший период

д) Количество неиспользованного топлива

е) Подписи составителя, директора

Разработаем рисунок 2.5 отражения данных реквизитов



Рисунок 2.5 Отражение ведомость расходов за прошедший период

Рисунок 2.6 Ведомость расходов за прошедший период

Далее все документы и схематичные отражения будут представлены разделе

«Приложение» см. старицу 38.

• Товарно-транспортная накладная Включает в себя:

а) Номер документа

б) Дата

в) Название заказчика

г) Название поставщика

д) Сведения об отправленном товаре

е) Общая масса

ж) Общая стоимость

з) Подписи сторон

• Ведомость поступления Включает в себя:

а) Номер документа

б) Дата

в) Наименование получателя

г) Сведения об отправке

д) Подписи сторон

II. Результативные документы

• Договор

Включает в себя:

а) Номер договора

б) Дата

в) Сведения о товаре

г) Подписи сторон

• План заказа

Включает в себя:

а) Номер документа

б) Дата

в) Наименование топлива

г) Количество топлива за прошлый период

д) Количество топлива на будущий период

е) Дата поставки

ж) Подписи сторон

• План поставки Включает в себя:

а) Номер документа

б) Дата

в) Наименование топлива

г) Количество топлива

д) Дата поставки

е) Подписи сторон

Благодаря всем перечисленным данным, можно составить инфологическую модель базы данных.

Модель состоит из 7 пунктов:

1. Договор (Номер договора, Код поставщика, Код топлива, Количество топлива, Цена за один литр топлива, Сумма, Дата поставки)

2. Поставщик (Код поставщика, Название поставщика, Адрес поставщика)

3. Топливо (Код топлива, Наименование топлива, Код единицы измерения)

4. Ведомость расходов за прошедший период (Номер ведомости, Код топлива, Количество за прошедший период, Количество оставшегося топлива)

5. Прогноз (Номер прогноза, Код топлива, Количество литров за будущий период)

6. ТТН (Номер ТТН, Код поставщика, Код топлива, Количество единиц топлива, Цена за литр, Сумма)

7. Единицы измерения (Код единицы, Название)

По выше упомянутой модели строим инфологическую модель базы данных.



Рисунок 2.7 - Инфологическая модель базы данных

программный автоматизированный менеджер рабочий



3. Проектирование предметной области

3.1 Даталогическая модель базы данных

Из всех инфологической модель базы данных, построенной во второй главе, можно приступить к проектированию даталогической модели базы данных по средствам Access.

На рисунке 3.1 представлена даталогическая модель базы данных.

Рисунок 3.1 Даталогическая модель базы данных

1

1

3.2 Схема меню функций АРМ

Далее на рисунке 3.2 представлена схема функций менеджера АЗС.

Рисунок 3.2 - Схема функций менеджера АЗС

3.3 Описание интерфейса АРМ менеджера АЗС

В соответствии с построенными моделями и придерживаясь схем, далее представлен рабочий АРМ менеджера АЗС: Главное рабочее окно АРМа представлено на рисунке 3.1:



Рисунок 3.1 Главное рабочее окно

На данной форме представлено главное рабочее окно, на которой есть две кнопки:

• Основные функции (рисунок 3.2):

Данная кнопка перенаправляет к следующему рабочему окну, в которой отображены кнопки, соответствующие необходимым действиям по основным функциям.

• Служебные функции (рисунок 3.3):

Кнопка с последующим перенаправлением в окно служебных функций.

Рисунок 3.2 Рабочее окно основных функций



Рисунок 3.3 Рабочее окно «Обработка первичных документов»

В данном рабочем окне можно осуществить следующие операции:

• Ввод и корректировку документов

• Печать отчётов

Разберём подробно действие кнопок на «Ведомость расходов за прошедший период». При нажатии кнопки «Ввод и корректировка» открывается таблица, в которую можно занести новые данные или корректировать имеющиеся.

Данная таблица отображена на рисунке 3.4.

Рисунок 3.4 Ввод и корректировка данных

При нажатии на кнопку «Ведомость на печать» происходит посторенние отчёта, которое можно вывести на печать.



Рисунок 3.5 Ведомость на печать

На всех остальных документах, такие как «Прогноз», «ТТН», «Договор» есть такие же кнопки, которые выполняют соответствующие действия по документам.

Далее разберём работу кнопки «Результирующие документы».

Рисунок 3.6 «Результирующие документы»

Здесь представлены аналогичные кнопки, что и в рабочем окне «Обработка первичных документов». Также Имеется возможность ввода данных и печать.

Далее переходим к рабочему окну «Ведение документации». В данном окне представлена вся интересующая информация менеджера АЗС. А именно «Ведомость расходов», «Информация по поставщикам», «Ведомость по топливу», «Ведомость по договорам». Все кнопки открывают запрос, в котором указывается информация, а затем получаем ответ (рисунок 3.8).

Рисунок 3.7 «Ведение документации»

Рисунок 3.8 Нажатие на кнопку «Ведомость по расходам» На рисунке 3.9 представлен результат работы кнопки, после ввода номера ведомости.

Рисунок 3.9 Результат работы кнопки



По всем остальным кнопкам также происходит запрос, и по введению нужной информации открывается поле, где представлена вся информация по группе.

На рисунке 3.10 представлено окно «Служебных функций». Представлены две кнопки «Ведение календаря» и «Ведение архива».

Рисунок 3.10 «Служебные функции»



Заключение

В данной курсовой работе разобрано, смоделировано и разработано автоматизированное рабочее место для менеджера АЗС. Созданный проект позволит избавиться от большой бумажной работы, хранить информацию в электронном виде, позволит эффективно вести учёт по приёмке, отпуску и движению топлива, повысить производительность труда и создавать базы данных, формировать отчёты.

Данный проект реализован в СУБД Access. В законченном виде, он не требует серьёзных знаний от пользователя, это делает всё взаимодействие с ним простым и удобным.



Список использованной литературы

1.Заботина Н.Н. «Проектирование информационных систем» М.: НИЦ ИНФА-М, 2014.

2.Пресс-служба ОАО «Лукойл» «Общая информация о Компании»

[Электронный ресурс], - http://www.lukoil.ru/static_6_5id_29_.html - статья в Интернете.

3.Тейк Д. «Документация разработчика Office» [Электронный ресурс], - https://msdn.microsoft.com/ru-ru/office - статья в Интернете.

4.Минэнерго РФ «Правила технической эксплуатации автозаправочных станций» [Электронный ресурс], - http://files.stroyinf.ru/Data1/44/44698/ - статья в Интернете.

5.Мавлютов Р.С. «Большая энциклопедия нефти и газа. Приём - топливо»

[Электронный ресурс], - http://www.ngpedia.ru/id312335p3.html - статья в Интернете.



Приложения

Приложение А 1

Рис. 4. 1 Отражение товарно-транспортной накладной



Приложение А 2

Рис. 5. Товарно-транспортная накладная (ТТН)



Приложение Б 1

Рис. 6 Отражение ведомости поступления



Приложение Б.2

Таблица. Ведомость поступления



Приложение В.1

Рис. 7 Отражение договора



Приложение В.2

Таблица Договор



Приложение Г.1

Рис. 8. Отражение плана заказа



Приложение Г.2

Таблица. План заказа



Приложение Д.1

Таблица 9. Отражение плана поставки



Приложение Д.2

Таблица 10. План поставки

Размещено на Allbest.ru

...