Разработка технического задания на внедрение корпоративной системы "Битрикс 24" в ООО "Rehau"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«МАГНИТОГОРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМ. Г.И. НОСОВА»

NOSOV MAGNITOGORSK STATE TECHNICAL UNIVERSITY

Кафедра Прикладная информатика

Курсовая работа

на тему: Разработка технического задания на внедрение корпоративной системы «Битрикс 24» в ООО «Rehau»

Автор: Кириллов Д.В., студент 4 курса, группа ФИПИб-12

Руководитель: Махмутова М.В., доцент кафедры ПИ, к.п.н., доцент

Магнитогорск, 2015



Введение

Руководство каждого предприятия перманентно часто сталкивается с проблемой развития своего бизнеса. Чаще всего руководство решает данную проблему путем использования информационных технологий, в частности, благодаря внедрению корпоративной информационной системы (КИС).

Актуальность курсовой работы заключается в подробном рассмотрении каждого из разделов технического задания по внедрению. Это важно прежде все за счет того, что грамотно составленное ТЗ напрямую связано с эффективностью проекта по внедрению, а значит и с получением достойного вознаграждения за выполненный проект. К сожалению, не каждая компания может похвастаться опытным техническим писателем, поэтому подробное изучение структуры и написания технического задания может помочь неопытным специалистам достойно представить свою работу.

Одним из наиболее популярных на сегодняшний день решений, реализованных через Интернет-технологии, является создание облачных сервисов для управления процесса ведения бизнеса и проектов. Данные решения используют для упрощения контроля над выполнением работы сотрудников и стабилизации процесса планирования проектов. Данная курсовая работа направлена на описание внедрения одной из таких систем.

Компания ООО «REHAU» решила автоматизировать свой бизнес для повышения эффективности работы сотрудников, упрощения контроля над выполнением работы сотрудников, ввиду большого количества филиалов. Реализация данного решения должна сопровождаться проведением необходимых обследований и написание технического задания на внедрение выбранной системы управления бизнес-процессами компании. Содержание данной работы направлено на описание данных этапов реализации внедрения управленческого решения.

Цель курсовой работы - разработать техническое задание на внедрение корпоративной системы «Битрикс 24» в ООО «REHAU» для повышения эффективности работоспособности сотрудников компании и увеличения масштабов бизнеса.

Основные задачи курсовой работы:

1. Обследование компании OOO «REHAU» перед принятием управленческого решения.

2. Формирование требований к внедряемой системе.

3. Описание выбранной внедряемой системы.

4. Формирование плана мероприятий по внедрению системы.

5. Описание основных разделов технического задания по ГОСТ 34.602.

Объектом исследования в данной курсовой работе будет являться основные бизнес-процессы компании ООО «REHAU».

Предметом исследования является внедрение корпоративной системы «Битрикс24».

Содержание первой главы направлено на описание объекта автоматизации и принятия управленческого решения компании заказчика. Содержание второй главы направлено на описание функциональных требований к внедряемой системе для компании ООО «REHAU» и готовности компании к дальнейшей автоматизации путём определения ИТ-инфраструктуры, а также описание плана мероприятий по внедрению системы.

корпоративный система информатизация инфраструктура



1. Обследование объекта информатизации

1.1 Технико-экономическая характеристика деятельности ООО «REHAU»

Rehau -компания, специализирующаяся на разработке энергоэффективных систем для строительства, решений для индустрии и мебельной промышленности, а также автомобилестроения. Компания образована в 1948 году в Германии и на сегодняшний день насчитывает более 15 000 сотрудников и 170 представительств в 53 странах [10].

Первое представительство компании в России было открыто в 1995 году в Москве. В 1998 году на территории России открываются представительства в нескольких городах: Ростов-на-Дону, Самара, Екатеринбург, Нижний Новгород [10].

21 марта 2011 года компания Rehau стала одними из учредителей СППП - Союза производителей полимерных профилей для светопрозрачных конструкций. Союз является некоммерческой организацией. Полный список его учредителей включает компании: ООО «ВЕКА Рус», ООО «Декёнинк Рус», ЗАО «Проплекс», ЗАО «Профайн РУС», ООО «РЕХАУ Продукцион», ООО «СТЛ ЭКСТРУЗИЯ», ООО «ЭксПроф». Наряду с постоянно действующими органами в соответствии с решениями Общего собрания, Совета и ТК действует более 10 рабочих групп по конкретным направлениям работы и проектам [10].

В ряде российских городов (Москва, Ростов-на-Дону, Самара, в Новосибирск, Хабаровск) действует «Академия Rehau». Учебные темы Rehau-Академии охватывают широкий спектр вопросов: общая информация о продукции, её производстве, практические упражнения по проектированию, производству и монтажу окон, вопросы обеспечения качества. Ежегодно в Rehau-Академии проводится более 150 семинаров, в которых принимает участие более 4000 сотрудников фирм-партнеров, студентов строительных специальностей, архитекторов и проектировщиков, дизайнеров.

Организационная структура компании представлена на рисунке 1.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1 - Орг. структура ООО «REHAU»

Так как на сегодняшний день филиалов компании «REHAU» становится довольно много, руководителям предоставляется возможность их модернизировать и автоматизировать. К такому решению и пришел один из руководителей Уфимского подразделения пластиковых окон «REHAU».

У руководителя был выбор - внедрять ли автоматизированную систему самим или нанять - профессиональную группу специалистов. Выбор пал на второй вариант - внедрение с помощью группы специалистов компании «ФАКТ». Компания была основана в 2010-м году, группой энтузиастов и так как спрос на веб-технологии тогда был очень велик, компания быстро набрала обороты и выросла в большую, мощную компанию профессионалов. В своей работе веб-студия Факт ориентируется на результат и долгосрочное сотрудничество. Постоянная работа с клиентом обеспечивает высокое качество, соблюдение сроков и полную прозрачность проекта.

Специализация компании:

1. Разработка традиционных веб-сайтов.

2. Поддержка сайтов

3. Адаптивные сайты.

4. Мобильные приложения: дизайн, проектирование, разработка, интеграция, поддержка, развитие.

5. Корпоративные порталы.

6. Дизайн в Digital: проектирование и прототипирование сайтов и интерфейсов, юзабилити (тестирование).

7. Интеграция (1С, CRM, Платёжные сервисы и т.д.)

В штате компании насчитывается 50 сотрудников, которые занимаются разработкой, тестированием и внедрением сайтов. В компании имеется специальные выделенные отделы сопровождения и развития. Команда компании реализовала более 100 проектов. Имеется опыт работы над крупными, высоконагруженными проектами. Каждый проект проходит мониторинг качества внедрения через систему 1С-Битрикс. Проектирование сайтов происходит за силами сотрудников компании и с помощью корпоративной системы Битрикс 24, засчет чего у компании имеется огромный опыт использования, администрирования и внедрения данной системы.



1.2 Постановка задачи по управлению проектами и персоналом в компании ООО «REHAU»

По правилам оформления постановки задачи первыми основными пунктами для описания являются «Направление бизнеса» и «Краткая характеристика компании». В постановке задачи по созданию системы управления процессом разработки программных продуктов данные пункты имеет смысл упустить, ввиду описания их ранее в параграфе 1.

Далее представлена постановка задачи по управлению проектами и персоналом в компании ООО «REHAU» в соответствии с основными правилами описания.

Главная миссия компании ООО «REHAU» заключатся в предоставлении услуг по разработке энергоэффективных систем для строительства, решений для индустрии и мебельной промышленности, а также автомобилестроения, и получение за счёт этого прибыли.

Основные цели предприятия

• получение прибыли;

• привлечение новых клиентов;

• постоянное улучшение деятельности компании;

• улучшение условий работы сотрудников;

• постоянное совершенствование предоставляемых услуг. Предмет деятельности предприятия

• разработке энергоэффективных систем;

• предоставление услуг в сфере строительства, мебельной промышленности и автомобилестроения;

• работа с пластиковой продукцией.

Компания REHAU достаточно на сегодняшний день имеет высокую репутацию. Тем не менее, компания постоянно развивается и расширяется. Это влечет за собой неизбежное увеличение числа сотрудников, повышение контроля за выполнением работ сотрудников. Возможен также рост числа заказчиков, а, следовательно, и увеличение производства и ряда выполняемых задач. В связи с этим руководством компании было принято решение автоматизировать процессы деятельности предприятия.

Принятое решение по автоматизации процессов деятельности предприятия зависит, прежде всего, от проблем ведения бизнеса, которые часто возникают в компании и которые можно решить с помощью автоматизации. Основные проблемы ведения бизнеса на предприятии следующие:

1. Замеленный документооборот в компании.

2. Отсутствие единой среды общения между сотрудниками.

3. Отсутствие средства отслеживания времени выполнения поставленных задач.

4. Хаотичная постановка задач сотрудникам.

Основные функции, которые, по мнению директора компании, должна выполнять система автоматизации процессов деятельности предприятия, следующие:

1. Обеспечение удобного взаимодействия сотрудников в единой среде.

2. Обеспечение контроля выполнения поставленных задач.

3. Формирование отчетных документов по ходу выполнения задач.

4. Графическое представление процесса выполнения задач в виде диаграмм и графиков.

5. Постановка задач каждому сотруднику.

6. Отслеживание времени выполнения задач.

7. Ранжирование задач и многое другое.

Специфика разрабатываемой системы может быть направлена не только на сотрудников компании, но и на ее заказчиков. Заказчики должны иметь возможность каким-либо образом отслеживать процесс разработки покупаемого им продукта. Интерфейс внедряемой системы достаточно простой в освоении и должен с легкостью внедриться в общие процессы компании. Другими словами, внедрение системы должно не помешать основному процессу, засчет привнесения в него новшеств, а наоборот, улучшить качество и скорость работы сотрудников.

Используя методику «будет/не будет», определим, какие объекты и процессы будут принадлежать проекту внедрения системы автоматизации процессов деятельности предприятия.

Будет:

• проект внедрения будет включать в себя специфику работы каждого сотрудника компании в процессе его работы;

• проект внедрения будет включать в себя функции взаимодействия с заказчиком проектов;

• проект внедрения будет предназначен в первую очередь для удобства проверки выполнения работ сотрудников руководством компании;

• проект будет соответствовать всем заявленным требованиям к системе; Не будет:

• проект внедрения не предусматривает использование системы для непосредственной разработки программного продукта, т.е. система не предусматривает выполнение процесса разработки продукта, а сопровождает и планирует проект;

• проект внедрения не гарантирует моментальное улучшение производства;

Основная функция предметной области - организация единой виртуальной среды взаимодействия сотрудников и руководства компании ООО «REHAU» и ее заказчиков по вопросам планирования, производства и реализации, т.е. автоматизация деятельности компании в процессе их деятельности. Структура рабочего процесса до реализации управленческого решения по внедрению системы автоматизации процессов деятельности предприятия, выполненная в нотации Eepc представлена на рисунке 2.



Рисунок 2 - Модель рабочего процесса ОО «REHAU»



Основными данными моделируемого бизнес-процесса можно считать:

• поставленные задачи в рамках проекта;

• личные данные сотрудников компании;

• время выполнения задач;

• формируемые отчеты;

• диалоговые сообщения между сотрудниками и заказчиками;

• данные о проектах.

Безусловно, при реализации решения по автоматизации процессов деятельности предприятия существуют определенные риски, которые необходимо учесть и минимизировать для эффективной работы. Основные риски, которые могут возникнуть при реализации решения, следующие:

1. Отсутствие мотивации использования системы у сотрудников.

2. Минимальные знания ПК у сотрудников.

3. Дополнительные расходы на обучение сотрудников.

4. Дополнительные расходы на зарплату нового сотрудника, который будет заниматься администрированием системы.

5. Дополнительные расходы на оборудование.

6. Долгий срок окупаемости внедряемого решения.

1.3 Анализ существующих ИТ-решений по управлению проектами и персоналом

Перед тем, как принять решение о внедрении системы «Битрикс24», было проведено обследование существующих похожих проектных решений. Существует большое количество таких вариантов систем как отечественного производства, так и зарубежного. Рассмотрим системы российского производства, которые наибольшим образом могут конкурировать с «Битрикс24».

Instant Business Network -- это удобный веб-портал для управления проектами и совместной работы сотрудников компании над общими задачами, процессами, документами.

Решение заметно повышает эффективность труда, упорядочивает ежедневную работу и значительно сокращает затраты и время на рутинные бизнес-процессы. Включает модули управления проектами, управления процессами и согласования документов, управления инцидентами (helpdesk). Система управления проектами (СУП) включает в себя простые и удобные инструменты для ведения проектов. Модуль проектного управления (IBN Project Management) является частью программного продукта IBN и позволяет автоматизировать проектную работу компании. IBN Project Management включает все необходимы инструменты планирования и управления проектами и уникальные средства обмена данными проектов с MS Project [4].

Мегаплан - облачная система управления бизнесом, включает в себя CRM, ERP и инструменты для постановки и делегирования задач. Предлагает несколько масштабируемых тарифных пакетов, работает как SaaS. Особенность платформы -- наличие тарифного конструктора: четких тарифов здесь нет, а итоговая цена зависит от числа сотрудников, подключения инструментов финансового учета и документооборота и желаемой скидки при оплате на год вперед [5].

Webasyst -- это CMS нового поколения, которая объединяет в себе систему для создания сайтов и интернет-магазинов с корпоративным интранетом, CRM и возможностью разрабатывать свои собственные приложения. Фреймворк Webasyst -- это бесплатный PHP-фреймворк для создания сайтов

(CMS) и разработки многопользовательских веб-приложений для командной работы (интранета). Webasyst предоставляет готовые инструменты для авторизации пользователей, регулирования прав доступа, маршрутизации, CSSинструментарий для быстрого создания удобных и приятных веб-интерфейсов

Webasyst предоставляет гибкие инструменты для настройки прав доступа к приложениям (и их данным) для пользователей и групп пользователей. Разработчику приложения необходимо лишь объявить элемент настройки прав доступа и затем проверять его значение в своем коде.

Teamtools - система управления бизнесом, которая позволяет вести дела и задачи, планировать и контролировать проекты, вести базу клиентов, обсуждать любые объекты, организовать документооборот, настроить орг. структуру и многое другое [7].

Решение teamtools позволяет реализовать следующие задачи: управление контактами, история взаимодействия с клиентами, контрагентами, ведение задач и проектов по клиентам, контрагентам, автоматизация документооборота, планирование совместных мероприятий.

ПланФикс - это система управления коллективной работой. Он помогает организовать совместную работу людей и управлять ею. С помощью ПланФикса вы можете ставить задачи сотрудникам, общаться с клиентами, работать над проектами, распределять и отслеживать заявки -- и многое другое.

ПланФикс одинаково хорошо подходит для бизнеса и некоммерческих организаций, общественных объединений или любой другой группы людей, работающих над общим делом [9].

Клиенты используют ПланФикс как CRM, диспетчерскую и систему техподдержки, управляют с его помощью компанией, раздавая и контролируя поручения, ведут проектную деятельность, учет ресурсов и финансовое планирование и тому подобное.

В таблице 1 представлено сравнение программных продуктов по различным критериям. По данной таблице можно ознакомится с имеющимися возможностями программ и ценами на них.



Таблица 1 - Сравнительная таблица аналогов системы Битрикс 24

Критерий	Webasy st	IBN	Teamto ols	Workse ction	План-Фикс	Битрикс24
Объем функционала системы	+	+	-	+	+	+
Скорость работы	+	+	-	+	+	+
Дизайн	+	-	-	+	+	+
Подключение клиентов в систему	+	+	-	+	+	+
Объединение сотрудников в группы	+	+	+	+	+	+
Система оповещений по e-mail	+	+	+	+	+	+
Разграничение доступа к проектам	+	+	+	+	+	+
Наличие сущности "Задача"	+	+	+	+	+	+
Вложенность задач	-	+	-	+	+	+
Возможность указать точное время выполнения	+	+	+	+	+	+
Статусы состояния задач	+	+	+	+	+	+
Шаблоны задач	-	-	-	-	-	+
Оповещение о назначенной задаче	-	+	+	+	+	+
Учет рабочего времени (Таймтрекинг)	-	+	-	+	+	+
Загрузка файлов	+	+	+	+	+	+
Привязка файлов к задачам	+	+	+	+	+	+
Блоги сотрудников	-	-	-	-	-	-
Наличие полностью бесплатной версии	-	-	-	-	-	-
Стоимость в месяц (для моих условий)	$50	$30	$20	$66	$19	$77
Бесплатный тестовый период (для всех версий)	Не ограничен	2 неделя	1 месяц	1 месяц	не ограничен	не ограничен для 12 рабочих мест

Проанализировав и сравнив вышеперечисленные программные средства можно сделать вывод о том, что по главному критерию цена и бесплатный тестовый режим наиболее выигрышны системы ПланФикс, Teamtools и IBN. Но по функционалу они значительно проигрывают системам Webasyst и Битрикс. Также важную роль имел критерий русскоязычный интерфейс, обучающие материалы и легкость в освоении.

Выводы по главе 1

В заключение к первой главе можно сказать, что, безусловно, автоматизировать процессы деятельности предприятия необходимо для компании ООО «REHAU», так как это значительно упростит контроль выполнения работы сотрудников руководством. Сотрудники компании смогут общаться в единой электронной среде, что позволит сократить время, которое отводиться для перемещений между отделами. Также улучшится документооборот между сотрудниками и отделами компании.

По данным сравнительной характеристики средств, которые подходили по требованиям заказчика основными системами являются ПланФикс, Webasyst и Битрикс24. ПланФик привлекателен прежде всего по своей цене, но отставал по функционалу и репутации использования. Webasyst привлекателен по функционалу и цене, но он значительно сложен в освоении.

В итоге, было принято решение по внедрению системы Битрикс24. Не смотря на высокую цену, функционал системы, репутация использования и простота в освоении позволили выделить данную систему среди других.



2. Разработка проектных решений по внедрению корпоративной системы в соответствии с бизнес-процессами компании

2.1 Формирование общих требований к системе

Основой для формирования общих требований будет служить документ «Спецификация требований к ПО», так как этот документ позволит показать какие функциональные и нефункциональные требования должна выполнять система, внедряемая в компанию.

1.1. Назначение. Этот документ описывает функциональные и нефункциональные требования к внедряемой системе управления персоналом и взаимодействия с клиентами, для компании «REHAU».

1.2. Предполагаемая аудитория. Этот документ предназначен для групп системных аналитиков и программистов для создания ТЗ, системного и детального анализа имеющихся программных продуктов и выборе из них оптимального варианта.

2. Общее описание

2.1. Общий взгляд на продукт.

Система Битрикс24 - это программный продукт, который направлен на ведение бизнес-процессов компании, а именно управление задачами бизнеса и контроль их выполнения. Система также выполняет функции управления персоналом и взаимодействия с клиентами.

2.2. Классы и характеристики пользователей

Пользователями являются сотрудники компании ООО «REHAU». Состав пользователей определяется руководством компании, заданными задачами и бизнес-процессами, действующих проектов. Основные пользователи внедряемой системы делятся на 4 класса. Данные классы и их описание представлены в таблице 2.



Таблица 2 - Пользователи системы Битрикс24

Класс пользователей	Описание
Директор компании (привилегированный)	Директор компании ООО «REHAU», который занимается отслеживанием выполнения задач сотрудников с помощью системы, выдает необходимые рекомендации по выполнению задач и является косвенным администратором системы.
Менеджер (привилегированный)	Сотрудник компании ООО «REHAU», который отвечает за выполнение и постановку задач рядовым сотрудникам. В системе менеджер ставит задачи, сроки выполнения этих задач, контролирует выполнение, распределяет роли выполнения задач.
Рядовой сотрудник (относится ко всем сотрудникам компании)	Сотрудник компании ООО «REHAU», который выполняет основные задачи компании по производству, реализации, отгрузки и контролю продукции. Сотрудник является главным пользователем системы Битрикс24. С помощью системы ему необходимо вести историю выполнения поставленных задач и все сопутствующие этому процессу функции. Также он может использовать систему для общения с другими сотрудниками и для ведения документооборота.
Системный администратор	Сотрудник компании ООО «REHAU», который выполняет администрирование системы Битрикс24.

От типа пользователя зависит используемый функционал системы. Привилегированным пользователям доступен полный перечень функционала. Остальным пользователям доступ и функционал назначается в зависимости от бизнес-процессов и обязанностей пользователя.

2.3. Операционная среда

Операционная среда - 1. Вэб-сайт должен осуществлять доступ зарегистрированных пользователей через корпоративную сеть интранет и авторизированных пользователей через Internet.

Операционная среда - 2. Система Битрикс24 должна бесперебойно работать при наличии Интернета в Интернет-браузерах: Microsoft Internet

Explorer версии 9.0 и выше, Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera.

Операционная среда - 3. Система Битрикс24 работает в любой операционной среде: MS Windows, Mac OS, Linux, Ubuntu - при наличии Интернета. Операционная среда - 4. Сервер системы Битрикс24 находится у компании разработчика, так как система имеет облачный тип построения.

2.4. Ограничения дизайна и реализации

Ограничения дизайна и реализации - 1. Дизайн системы Битрикс24 стандартный, выполненный разработчиком.

Ограничения дизайна и реализации - 2. Функции системы зависят от приобретенного пакета системы Битрикс24.

Ограничения дизайна и реализации - 3. Настройка функций в системе Битрикс24 производится под определенные бизнес-процессы организации.

2.5. Документация для пользователей

Документация для пользователей - 1. Компания разработчика системы Битрикс24 должна предоставить обучающие материалы либо обещающие ролики (вэбинары), а также «руководство пользователя» для подготовки пользователей к эффективному использованию системы.

Документация для пользователей - 2. При первом доступе пользователя к системе и далее по требованию пользователя система должна содержать справочную информацию пользователя по перемещению и использованию.

3. Функции системы

Основные функции системы распределены между пользователями: директор компании, менеджер, системный администратор и группы пользователей - рядовые сотрудники (все сотрудники компании «REHAU»).

Для каждого пользователя перечислим варианты использования, которые представлены в таблице 3.

Таблица 3 - Варианты использования системы пользователями

Действующее лицо (актер)	Вариант использования (прецедент)
Директор	1. Авторизация. 2. Регистрация. 3. Комментирование задач. 4. Общение между сотрудниками.
Менеджер	1. Авторизация. 2. Регистрация. 3. Постановка задач 4. Комментирование задач. 5. Общение между сотрудниками. 6. Использование доски задач Scrumban.
Рядовой сотрудник	1. Авторизация. 2. Регистрация. 3. Общение между сотрудниками. 4. Использование доски задач Scrumban. 5. Отметка времени выполнения задач. 6. Ведение истории выполнения задач.
Системный администратор	1. Авторизация. 2. Регистрация. 3. Общение между сотрудниками. 4. Использование доски задач Scrumban. 5. Ведение истории выполнения задач.

Диаграмма вариантов использования, которая показывает, какими основными функциями пользуется тот или мной пользователь представлена на рисунке 3.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 3 - Диаграмма вариантов использования

4. 

5. Требования к внешнему интерфейсу

5.1. Интерфейсы пользователя

Интерфейс пользователя - 1. Система Битрикс24 должна иметь справочную информацию для каждого раздела и функции, которые будут использовать сотрудники.

Интерфейс пользователя - 2. Каждый пользователь должен иметь возможность настраивать личный кабинет по своему предпочтению (за исключением требований начальства).

Интерфейс пользователя - 3. Рядовой сотрудник не имеет доступа к администрированию системы. Только сотрудник, имеющий статус администратора имеет возможность настройки функций системы и доступ к коду системы.

5.2. Интерфейсы оборудования

Интерфейсы оборудования не выявлены.

5.3. Программные интерфейсы

Программные интерфейсы - 1.1. Система должна отображать статус пользователя (в сети/не в сети) для всех остальных пользователей.

Программные интерфейсы - 1.2. Вэб-сайт должен запрашивать у пользователя авторизацию (регистрацию) при намерении пользователя использовать систему.

Программные интерфейсы -1.3. Система должна иметь возможность восстановления пароля для пользователя при неправильном его вводе.

Программные интерфейсы -1.4. Изменения по задачам, времени и другим функциям в системе должны быть видны каждому пользователю.

5.4. Интерфейсы передачи информации

Интерфейсы передачи информации - 1. Система должна иметь возможность общения между сотрудниками путем общего чата, приватных страниц, видеоконференций.

Интерфейсы передачи информации - 2. Система должна иметь возможность передачи файлов и документов между сотрудниками.

Интерфейсы передачи информации - 3. Система должна передавать данные о регистрации на e-mail пользователя (подтверждение регистрации).

6. Другие нефункциональные требования

6.1. Требования к производительности

Требования к производительности - 1. Система должна обслуживать не менее 50 пользователей постоянно, т.е. не зависимо от времени и дня.

Требования к производительности - 2. Все разделы должны подгружаться в течении 3-5 сек. при хорошей скорости Интернета.

Требования к производительности - 3. Все изменения, вносимые в разделы должны обновляться у всех пользователей в течение 5-10 сек. при хорошей скорости Интернета.

Требования к производительности - 4. Сообщения, отправляемые пользователями как в общем чате, так и в приватных чатах, должны появляться в системе не дольше чем через 5 сек. при хорошей скорости Интернета.

6.2. Требования к охране труда

Требования к охране труда - 1. Определены внутрикорпоративным стандартом на этот вид деятельности.

Требования к охране труда - 2. Определены санитарно-гигиеническими нормами работы с вычислительной техникой и коммуникационным оборудованием.

6.3. Требования к безопасности

Требования к безопасности - 1. Пользователи обязаны регистрироваться при входе в систему для выполнения любых операций.

Требования к безопасности - 2. Только пользователь со статусом «администратор» может вносить изменения в систему.

Требования к безопасности - 3. Только приглашенные через электронную почну администратором пользователи могут пользоваться системой.

Требования к безопасности - 4. Только авторизированные пользователи могут пользоваться системой.

6.4. Атрибуты качества

Доступность - 1. Вэб-сайт должен быть доступен пользователям системы в любое время при наличии Интернета.

Надежность - 1. Если система выдает критичные ошибки в работе или полностью перестает работать, должна быть обеспечена возможность связи с технической поддержкой компании разработчика.

2.2 Анализ внедряемой системы корпоративной системы «Битрикс24» в ООО «REHAU»

Битрикс 24 - это первый российский SaaS-сервис (облачный сервис), в котором объединены классические рабочие инструменты для организации рабочего процесса компании и социального формата коммуникаций между сотрудниками. Битрикс 24 является системой управления корпоративными порталами, которую реализовала компания «1С-Битрикс» [1].

«Битрикс24» активно задействует самоорганизацию: сотрудник может самостоятельно ставить себе задачи, принимать их от руководителя, делегировать своим подчиненным. Инструменты управления задачами и проектами позволяют учитывать затраты времени и других ресурсов на выполнение задач в рамках проекта. Задачи интегрированы с календарями, так что вы всегда видите, какую задачу к какому сроку нужно выполнить. С задачами можно работать в Экстранете вместе с вашими партнерами и клиентами [1].

«Битрикс24» - это единая точка доступа к классическим рабочим инструментам. Основными функциями корпоративной системы являются:

• постановка задач перед сотрудниками. Контроль их выполнения с помощью диаграммы Ганта;

• использование файлового хранилища. На бесплатном тарифе возможно получение до 5 ГБ.

• общение сотрудников при помощи мгновенных сообщений в форме диалога и приватных конференций;

• совместная работа над документами;

• использование календарей и графиков планирования;

• учет рабочего времени сотрудников;

• проведение и планирование совещаний;

• организация прав доступа к разделам сотрудников;

• возможность работы с коммуникатора или телефона;

• возможность использования CRM сервиса для работы с клиентами компании;

• работа с документами: просмотр, передача и хранение.

Для того, чтобы определится с принципом работы корпоративной системы «Битрикс 24» опишем некоторые из основных функциональных возможностей системы.

Задачи над проектом можно представить в виде диаграммы Ганта - классической ленточной диаграммы, которая наглядно отображает временные рамки задач, причем, в той последовательности, в которой они должны проходить на протяжении проекта. Глядя на диаграмму, можно определится с тем, сколько всего задач по проекту, сколько из них завершено и сколько находится в работе, какие задачи просрочены.

В системе реализовано большое количество возможностей оценивания и проверки работы сотрудников: возможность оценки работы с задачами, просмотр отчетов по времени, которое каждый сотрудник потратил на отдельную задачу или на проект, а также сколько задач в работе, сколько завершено и т.д. Все данные можно получить за месяц, неделю, год или за любой другой период. Отчет по эффективности позволит быстро определить, насколько результативно работает каждый сотрудник, отдел и вся компания. Все отчеты можно выгрузить в Excel.

В системе существует конструктор отчетов, с помощью которого сотрудники вашей компании собирают, отфильтровывают, сортируют данные и представляют их руководителям в необходимом виде. Универсальный конструктор отчетов позволяет быстро сформировать нужный отчет и оценить эффективность, трудоемкость и временные затраты по проектам и задачам.

CRM (Customer Relationship Management) - система управления взаимоотношениями с клиентами. CRM служит для учета потенциальных и текущих клиентов, журналистов и партнеров. В «Битрикс24» CRM позволяет вести базу контактов и компаний, с которыми вы сотрудничаете, и фиксировать все события (например, звонки, письма, встречи), связанные с этой компанией, планировать свою деятельность по продажам, строить «воронку продаж».

Система «Битрикс 24» позволяет сотрудникам удобно и эффективно общаться между собой, не используя при этом дополнительный программ для общения. Общение может вестись с помощью диалогового раздела, который доступен всем подключенным сотрудникам, с помощью системы комментариев для каждой отдельной задачи или группы задач. Реализована возможность проведения видео конференций.

Одним из больших преимуществ системы «Битрикс 24» - это наличие мобильной версии. Использование обильной версии позволяет находится в рабочем процессе компании, не находясь при этом в офисе. Версия работает при наличии Интернета и имеет практически полный перечень функционала, что и в компьютерной версии.

Таким образом, можно отметить, что корпоративная система «Битрикс 24» - это очень удобный сервис для организации рабочего процесса компании. Он эффективен тем, что позволяет руководству удобно и оперативно вести проверку работы сотрудников, а сотрудникам грамотно организовывать свое рабочее время.



2.3 Анализ готовности ИТ-инфраструктуры для внедрения системы

Многие компании, в настоящее время, достигли соответствующего уровня зрелости (3 и высший), для того чтобы применять в своей деятельности комплексную систему (корпоративную ИС), но кроме повышения уровня организационной зрелости, зрелости БП и ИТ-зрелости персонала, необходимо обеспечить хотя бы второй уровень зрелости ИТ- инфраструктуры данной организации. Компания ООО «REHAU» как раз и относится к таким компаниям, поэтому необходимо провести подготовку для внедрения системы Битрикс 24.

Имея некоторые вводные данные, мы сможем представить инфраструктуру данной компании. Такими данными является организационная структура предприятия, её техническое и программное оснащение.

Основные должности в компании:

1. Директор компании, а в нашем случае, филиала.

2. Системный администратор.

3. Бухгалтер.

4. Проектировщик.

5. Группа менеджеров.

6. Рабочие (устанавливающие окна).

7. Водители (водители автотранспорта, перевозят рабочих до мест установки).

Под ИТ-инфраструктурой организации понимается вся совокупность имеющихся в ней сервисов и систем, технических и программных средств, данных, автоматизированных процессов. ИТ-инфраструктура организации - это не просто набор ИТ-решений, случайным образом собранных в одном месте. Она представляет собой крупную (на порядки превосходящую масштабом каждую из своих частей) систему (механизм), обеспечивающую деятельность организации в целом. Как любую систему, ее необходимо целенаправленно проектировать и правильно эксплуатировать. В нашем случае мы её проектируем для дальнейшего анализа и выбора программного средства, необходимого для внедрения в компанию.

Визуализированная модель ИТ-инфраструктура предприятия ООО «REHAU» представлена на рисунке 4.

Рисунок 4 - Модель ИТ-инфраструктуры компании ООО «REHAU»

Рабочие и водители не нуждаются в информатизации и автоматизации поэтому на весь их отдел выделен только один ноутбук, для ведения отчетности по расходу бензина, пробегу рабочего автотранспорта, и его состояния.

Для менеджеров установлены АРМ среднего класса, они не очень мощные, но необходимый функционал выполняют без задержек и подвисаний, что позволяет экономить время и эффективно обрабатывать заявки клиентов. Естественно постановка задач для рабочих и учет клиентов ведется в режиме реального времени, потому весь отдел подключен к сети интернет и базе данных.

Наиболее мощный АРМ используется системным администратором, так как ему необходимо поддерживать и следить за работой базы данных и сервера, поддерживающего базу.

После определения необходимой ИТ-инфраструктуры для проведения работ по внедрению системы «Битрикс 24» и дальнейшего ее использования можно преступить к непосредственному внедрению.

2.4 План мероприятий по внедрению системы и построение плана-графика

После проведения всех необходимых обследований, можно преступить к внедрению системы «Битрикс 24» в компании ООО «REHAU». Внедрение корпоративного портала будет происходить на трёх уровнях:

• Техническом - внедрение как процесс настройки веб-сервера;

• Технологическом - внедрение в технологические процессы;

• Организационном - внедрение "в головы" людей и корпоративную культуру.

На техническом уровне внедрения достаточно «железного» и «людского квалифицированного» ресурса для решения задачи установки, настройки и производительной работы сервера, на котором будет работать корпоративный портал в случае размещения портала на собственной площадке. Или достаточного финансового ресурса, чтобы разместиться "на стороне" либо в "облаке" сервиса Битрикс24.

Этот уровень внедрения очевидный, достаточно простой и малозатратный. Велика вероятность того, что не потребуется приобретение дополнительного оборудования (у серьёзных компаний есть собственные сервера). Затраты могут быть только временные (если проект реализуется силами собственного IT-отдела), либо финансовые (если проект реализует подрядчик). Если есть потребность в доработке нештатного функционала, то нужно не забывать, что развернуть портал и произвести стандартные настройки штатного функционала займет около 20-40 часов, а доработки могут уйти далеко за 100 часов.

На технологическом уровне внедрения происходит внедрение инструментов портала в технологические процессы предприятия. Данный уровень сложен тем, что предстоит как подстройка инструментов портала под процессы компании, так и подстройка процессов под инструменты портала, если их нельзя настроить для работы по существовавшему методу.

В зависимости от типов клиентов сложность этого уровня внедрения может быть различной. Если в компании выстроены бизнес-процессы, то придется только подстраиваться и дорабатывать. Если не выстроены, то лучше сразу выстраивать в соответствии с особенностями корпоративного портала.

На организационном уровне внедрения проводят подготовительные работы к полной эксплуатации системы. Данный процесс сложен тем, что никаких финансов не хватит на замену всего коллектива компании на тех, кто и дело знает и с корпоративным порталом умеет работать. Сотрудников придется приучать работать с новым программным обеспечением. И с учетом особенностей российского менталитета - нежелания ничего менять - можно предположить, что этот уровень внедрения будет чуть ли не самым трудным.

Для того чтобы построить план-график внедрения системы «Битрикс 24» необходимо выделить основные этапы внедрения, рекомендованные компанией 1С. Основными этапами являются:

1. Анализ потребностей. Составление брифа, выявляющего все потребности организации, базовые цели, критерии и так далее. Опрос сотрудников и руководства компании с целью выяснения ожидаемых сценариев использования портала.

2. Составление ТЗ на внедрение, с указанием сроков, ресурсов.

3. Техническое решение. Решение проблем с сервером, его настройкой, установкой ПО и его отладкой для запуска. Интеграция пользователей из систем учёта (1С Предприятие, LDAP).

4. Подготовительные работы. Составление инновационной группы пользователей или выбор пилотного отдела, создание плана работы для них, обучение, наполнение контентом, выработка поэтапного плана внедрения портала. Выбор первоначальных целей и отработка тактики по их внедрению.

Оценка насколько готов производственный контент к переносу его на портал. Какой контент нужно ещё создать, какие ресурсы может выделить компания для этой деятельности.

5. Старт проекта. Анонсирование портала в организации, достижение первичных целей.

6. Обучение. Сформировать план обучения инструментам портала сотрудников. Первая группа - пилотный отдел или инновационная группа. Обучение первичным инструментам: ЖЛ, мессенджер, календарь, задачи, провести по отделам в рабочее время. (Ответственный). В дальнейшем обучение проводить по мере ввода инструментов портала.

На рисунке 5 представлен план-график внедрения системы «Битрикс 24» в компании ООО «REHAU» выполненный в программном средстве MS Project.



Рисунок 5 - План-график по внедрению системы «Битрикс 24»

Составленный план-график одобрен руководством исполнителя проекта внедрения и заказчика системы. Этапы выполнения работ по внедрению практически в полной мере соответствуют технологии внедрения 1С и рекомендациям компании разработчика «1С:Битрикс».

Выводы по главе 2

В главе 2 были затронуты основные вопросы, позволяющие эффективно выполнить проект внедрения системы «Битрикс 24» в компании ООО «REHAU». В данной главе сформированы основные требования к внедряемой корпоративной системе. Описана система «Битрикс 24» для полного понимания того, с каким продуктом предстоит работать пользователям. Рассмотрена инфраструктура компании ООО «REHAU» и ее готовность к системе. В итоге сформирован план-график работ по внедрению системы «Битрикс 24».



Заключение

Для того, чтобы эффективно вести бизнес, необходимо не только быть хорошим предпринимателем, но стараться максимально улучшить и упростить свой бизнес. В век развитых технологий, возможность автоматизировать свою компанию становиться все более доступной с учетом того, что существуют даже программные продукты, находящиеся в свободном доступе.

Одним из наиболее правильных решений по улучшению своего бизнеса является внедрение системы управления бизнес-процессами компании. К такому решению пришла и компания по созданию окон и мебельной продукции ООО «REHAU». После проведения необходимых исследований и выявления потребностей и возможностей компании, среди обильного выбора доступных программных средств, таких как Webasyst, IBN, ПланФикс и других, было принято решение о внедрении корпоративной системы «Битрикс 24».

В конечном итоге, в данной курсовой работе были описаны основные положения, которые позволят написать грамотное техническое задание на внедрение корпоративной системы управления бизнес-процессами компании «Битрикс 24» для компании ООО «REHAU».



Список используемой литературы

1. Сильвестрова О.В., Новикова Т.Б. Развитие технической инфраструктуры ЛПУ // Современные научные исследования и инновации. 2013.

2. Соколова А.А. Разработка системы управления процессом создания программного продукта. // Современные информационные технологии и ИТ-образование. Научный журнал. 2015.

3. Новикова Т.Б., Соколова А.А., Кириллов Д.В. Обзор ИТ-решений по управлению процессом разработки программного продукта. // Международная научно-практическая конференция «Информационные технологии в образовании XXI века». 2015.

4. Кириллов Д.В. Применение сетевых технологий планирования и контроля в управлении проектами. // Научно-практический журнал «Современные научные исследования и инновации». 2015.

5. Арефьева Е.С., Соколова А.А., Абдрахманов Д.В. Внедрение системы «Интеллектуальный склад» на ЗАО «Магнитогорский комбинат хлебопродуктов - Ситно». // Российской научной конференции «Интеллектуальные системы в информационном противоборстве». 2015.

6. Махмутова М.В. Интеграция традиционной и дистанционной технологий обучения в образовательной среде подготовки специалиста в университете / Электротехнические системы и комплексы. 2015. № 1 (26).

7. Махмутова М.В. Давлеткиреева Л.З. Инновационный подход к технологии подготовки ИТ-специалиста в университете Вестник Московского университета Серия 20 Педагогическое образование. 2013. № 2.



Приложение

Описание модели ИТ-инфраструктуры компании ООО «REHAU»

Таблица Описание модели ИТ-инфраструктуры компании ООО «REHAU»

Предназначение АРМ	Состав АРМ	Характеристики
АРМ для менеджерского состава	Моноблок MSI AE202-023RU клавиатура, мышь, телефон	Intel Celeron 1037U / RAM 4GB / HDD 500GB / DVD-RW / 19,5" HD LED / WiFi / WebCam /
АРМ директора	Моноблок Apple iMac , Телефон, Лазерное МФУ HP LaserJet Pro MFP M125r клавиатура, мышь,	Retina 5K 27" Core i5 3,5 ГГц, 8 ГБ, Fusion Drive 1 ТБ, AMD R9 M290X
АРМ Бухгалтера	Системный блок Dell Vostro 3900 , монитор Samsung S24E391HL, клавиатура, мышь, , Лазерное МФУ HP LaserJet Pro MFP M125r	Windows 8.1 SL 64 bit, Core i34170 3.7 ГГц, RAM 4 ГБ, HDD 500 ГБ
АРМ Системного администратора	Системный блок DNS Prestige XL 0805941, монитор Samsung S24E391HL клавиатура, мышь,	Ubuntu, Core i7 4790, 4000 МГц, RAM 16 Гб, HDD1 ТБ, AMD Radeon R9 270 2048 Мб
АРМ проектировщика	Моноблок Apple iMac 21.5 клавиатура, мышь,	Retina21.5"/1920x1080 пикс., Core i5 2.8ГГц / RAM 8Gb/ HDD 1TB/Iris6200
АРМ для водителей и рабочих	15.6" Ноутбук DEXP Atlas H164	15.6" 1920x1200, Core i7 4710MQ , 3500 МГц, RAM 16 Гб, GeForce 940M 2 Гб

Размещено на Allbest.ru

...