Особенности использования и оценки информационных технологий

2

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Особенности использования и оценки ИТ

Жилина В.А., Петров В.Ю. Санкт-Петербургский национальный исследовательский университет информационных технологий, механики и оптики

Информационные технологии выступают средством для радикальных преобразований в экономике. Без создания информационных систем их внедрения трудно представить себе работу предприятий. Методологии внедрения обычно разрабатываются ведущими производителями информационных систем с учетом особенностей их программных продуктов, а также сферы внедрения. Положительная сторона таких стандартов - их практическая направленность. Они представляют собой глубоко проработанные, проверенные, многократно апробированные рабочие инструкции и шаблоны проектных документов. Такие стандарты обычно далеки от теоретических абстракций, ориентированы на особенности конкретных систем, содержат наилучший опыт.

При использовании апробированных стандартов и методик можно заметить следующее.

• ИТ обеспечивает доступ в единое экономическое и образовательное пространство.

• Построении программно-технического блока системы на базе одного из существующих на рынке стандартных пакетов полной функциональности.

• Объединение системы оптимального бюджетирования с существующими полнофункциональными программными продуктами позволит задействовать наиболее сильные стороны каждой системы:

- быстродействие совершения операций и детальное информационное обеспечение существующих на рынке программных продуктов;

- системность методологии оптимального бюджетирования и качественно новый уровень эффективности принятия управленческих решений,

- что позволит резко улучшить финансовую, учетную, контрольную и планово-аналитическую деятельность компании.

* Внедрение систем управленческого и финансового планирования по принципу «сверху - вниз» (то есть система управления строится на уровне головной компании (холдинга) и постепенно «спускается» (детализируется) на уровень дочерних предприятий) [1].

Использование информационных технологий для управления предприятием делает компанию более конкурентоспособной и позволяет добиться следующего.

- Повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных.

- Улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур.

- Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.

- Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления.

- Руководителям среднего и нижнего звеньев анализировать деятельность своих подразделений и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов.

- Повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом.

- Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации. И многое другое.

Для анализа и оценки эффективности информационных технологий существует большое число различных методов и методик, построенных с использованием множества разнородных критериев и концептуальных подходов. Как показывают исследования, большинство методик громоздки и сложны в практическом применении, степень их объективности и стоимость их применения существенно различается. Выбор методик оценки эффективности ИТ усложняется тем, что не всегда ясно, на какой именно эффективности требуется сделать акцент: организационной, коммерческой, социальной или какой-либо другой. Информационные технологии одного и того же типа могут приносить различные эффекты, обладающие неодинаковой значимостью для разных групп пользователей, заинтересованных в реализации ИТ. Размер эффекта определяется ожидаемой эффективностью ИТ, который проявляется в улучшении качества и увеличении набора производимых информационных продуктов и услуг; ростом производительности труда; улучшением эффективности управления, оптимизации организационной структуры и т.д. [5]

Экономический эффект приводит к сбережению трудовых, материальных или природных ресурсов, позволяет увеличить производство средств производства, предметов потребления и услуг, получающих стоимостную оценку; достигается путем минимизации затрат по внедрению и применению ИТ. Следовательно эффективность ИТ определяется их конкретной способностью сохранять соответствующее количество труда, временные затраты, ресурсов и денег в расчете на единицу всех необходимых и предполагаемых полезных эффектов создаваемых продуктов, технических систем, структур [3]. Технологический эффект от внедрения ИТ может быть оценен через потенциальный экономический эффект. Связан он, как правило, с внутренней организацией труда и измеряется по нормативным стоимостным показателям. Величина технологического эффекта оценивается сопоставлением характеристики производительности труда, выработки по отдельным процессам или операциям при использовании новых технических средств, алгоритмов и программ. Критериями оценки этого вида эффекта могут выступать технологичность, новизна, надежность, простота, гибкость, повышение производительности труда и др. Технологический эффект достигается при наличии разработанных технологических регламентов, методик, стандартов, нормативов, инструкций, способствующих улучшению технико-эксплуатационных параметров ИТ.

Социальный эффект рассматривается в виде результата, способствующего удовлетворению потребностей человека и общества, не получающий чаще всего стоимостной оценки (улучшение здоровья, повышение квалификации пользователей, удовлетворение эстетических запросов и т. д.). Социальный эффект направлен на использование ИТ в целях улучшения условий труда сотрудников, качества и комфортности обслуживания, гармоничного развития личности.

В разных отраслях экономики роль и место информационных технологий (ИТ) существенно различаются. По степени непосредственного влияния на основную деятельность потенциальных потребителей информационные технологии условно можно разделить на два типа:

1. Организации, для которых информационные технологии являются технологией основного производства. Для таких организаций ИТ-система, согласно экономической классификации, является активной частью основных производственных фондов, т.е. непосредственным фактором производственной/операционной деятельности. Такие организации практически не надо убеждать в необходимости оценки эффективности инвестиций в ИТ. Для них этот вопрос практически сливается с вопросом о необходимости инвестиций в тот бизнес, который они ведут и который невозможен без ИТ.

2. Организации, для которых информационные технологии являются средством совершенствования управленческой деятельности. В этом случае информационные технологии способствуют более качественному управлению организацией, удешевляют и повышают эффективность принимаемых управленческих решений и таким опосредованным образом содействуют повышению конкурентоспособности. Для таких организаций ИТ является фактором, способствующим основной деятельности, но не участвующим в ней непосредственно

Рассмотрение ИТ-проекта в качестве инвестиционного проекта, а затрат на внедрение информационных технологий - в качестве инвестиций, предполагает плановое управление ресурсами проекта на протяжении всего периода их использования с целью оптимизации экономических выгод, достигаемых за счет данных инвестиций. Для этого недостаточно обосновать целесообразность этих затрат, подкрепив расчетами теоретическую возможность их окупаемости. Необходимо выстроить процесс управления проектом таким образом, чтобы осуществляемые инвестиционные вложения на протяжении всего жизненного цикла проекта работали в направлении максимизации выгоды. Это означает, что экономические оценки по проекту должны осуществляться неоднократно, а в те моменты, когда возникающая ситуация (внешние обстоятельства) или предлагаемое решение (внутренняя корректировка проекта) способны существенным образом повлиять на эффективность осуществляемых инвестиций.

Автоматизация позволяет повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных; снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации; изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях; обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления; Руководителям среднего и нижнего звеньев анализировать деятельность своих подразделений и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов; повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом; гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации.

Проведенный анализ работы оной из фирм [2] показал, что для повышения эффективности ее работы необходимо внедрить программу, которая позволяет автоматизировать систему исполнения заказов клиентов, систему заказа товара у поставщика, систему отчетности.

В результате внедрения программы:

- выручка фирмы в течение 2004 года должна вырасти на 15%, что составит более 1,5 млн. руб.

- производительность труда увеличилась на 14,3%.

-коэффициент экономической эффективности внедрения информационной системы составляет 5,5.

- в перспективе ожидается снижение затрат на приобретение товара у поставщика вследствие оптимизации системы управления товарными запасами.

- - рост рентабельности продукции составляет 5%

Из этого можно сделать вывод, что внедрение новой информационной системы не обеспечивает немедленного экономического роста, но способствует развитию фирмы, ее переходу на качественно более высокий уровень, как в улучшении качества обслуживания клиентов, так и в прозрачности движения товара и капитала.

В 90-ые годы в мире произошли кардинальные изменения как на рынках товаров и услуг, так и в информационных технологиях. Современные корпоративные ИС становятся основным фактором успешной работы корпораций на рынке. Для выполнения своего назначения они должны решать значительно более сложные задачи, чем раньше. В соответствии с высокой динамикой изменения ситуации на рынке становятся очень жесткими требования как к функциям, выполняемым ИС, так и к процессу создания ИС. Резко ужесточились требования ко времени разработки отдельных приложений и системы в целом. Появилась необходимость в изменении требований в процессе разработки с тем, чтобы система отвечала требованиям организации на момент конца разработки, а не на момент начала. [4]

В последние годы многие отечественные специалисты наблюдают громадный рост рынка системной интеграции. Рост рынка автоматизированных систем составляет 28% в год, рост рынка консалтинговых услуг по внедрению информационных систем ещё больше - 57%, при среднем темпе роста отечественной экономики в 8% эти цифры выглядят внушительно.

Однако нужно отметить что не только темпы роста рынка могут быть большими, но также и затраты на внедрение информационных систем. Например, как показывает практика, самый дешёвый проект внедрения ERP системы редко обходиться дешевле чем 50000 USD, а самые дорогие могут стоить более 30 млн. USD.

Следует обращать внимание и на сроки внедрения ИС. Так внедрение системы автоматизации делопроизводства, состоящей из одного АРМ секретаря, занимает неделю, в течение которой будет происходить обучение секретаря работе с системой. Внедрение системы класса ERP может, занять и целый год, причем не обязательно, что число АРМ будет большим.

Срок внедрения системы, безусловно, зависит от числа АРМ и серверов, на которых будет эксплуатироваться система - пользователей необходимо обучить, на всех персональных компьютерах и серверах необходимо установить и настроить программное обеспечение.

Адаптация системы под требования заказчика производится или настройкой или изменением программного кода. Если система адаптируется путем изменения настроек, то процесс адаптации проходит быстрее. Сроки внедрения корпоративных информационных систем в соответствии с Market-Visio/EDC, 2001 демонстрирует рисунок ниже.

Достаточно мощные системы класса ERP (или MRPII), как правило, являются результатом труда западных компаний. Для внедрения таких систем требуются хорошо структурированные, устоявшиеся и отлаженные бизнес-процессы, наличие стабильных внутрикорпоративных стандартов, стабильные бухгалтерское и налоговое законодательства, строго определенные правила ведения бизнеса, и т.д.

Рис. 1 Сроки внедрения корпоративных информационных систем

Вышеназванные причины в основном отрицательно влияют на опыт внедрения на российских предприятиях систем типа SAP R/3. Реальные сроки внедрения таких систем составляют более 2-х лет, а очень часто желаемый результат так и не достигается. Отрицательной чертой следует считать сложность и закрытость этих систем, в частности - невозможность внесения изменений в программы силами самого предприятия в случае изменения законодательства или изменениях в бизнес-процессах предприятия. Все это заставляет предприятие быть постоянно в контакте с поставщиком (разработчиком) информационной системы и нести постоянные дополнительные расходы на поддержание системы в работоспособном состоянии. Еще один существенный недостаток - отсутствие качественной эксплуатационной документации на русском языке. Все это вызывает необходимость проводить дорогостоящее обучение (или переподготовку) специалистов предприятия, пользующихся данной системой.

В заключении хотелось бы сказать, что в настоящее время использование ИТ становится необходимым условием повышения гибкости и эффективности системы корпоративного управления. Требования, предъявляемые к используемым средствам ИТ, а также обеспечивающему их программному обеспечению, достигли такого уровня, когда уже нельзя просто игнорировать ключевые моменты процессов их разработки и внедрения. То же можно сказать и об уровне затрат на работы данного направления, значительность которых невольно заставляет задуматься о необходимости разработки стратегии управления этим процессом и оценки каждого этапа внедрения ИС.

информационный экономический конкурентоспособность

Литература

1. Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л. Управление внедрением информационных систем: - БИНОМ. Лаборатория знаний, 2012,-224с.

2. «Информационные технологии в Управлении предприятием» Крылович А.В.

3. «Методы оценки экономической эффективности внедрения информационных систем» Солопов Ю.Н.

4. Олейник П.П. Корпоративные информационные системы. Учебное пособие /Шахтинский ин-т (филиал) ЮРГТУ (НПИ). - Шахты: ШИ(ф) ЮРГТУ, 2010. - 56с.

5. Бунова Е.В., Буслаева О.С. «Оценка эффективности внедрения ИС».

Размещено на Allbest.ru