Разработка информационной системы "Деятельность туристического агентства" средствами программы 1с: предприятие

Размещено на http://www.allbest.ru/

2

Размещено на http://www.allbest.ru/

Разработка информационной системы «Деятельность туристического агентства» средствами программы 1С: предприятие

Сергеева Ю.М. Ярославский филиал Российского экономического университета им. Г.В. Плеханова

Введение

В настоящее время невозможно представить себе успешную и эффективную деятельность любого предприятия без использования автоматизированной системы учета.

Наличие информационной системы, хранящей различную информацию о функционировании организации, ее сотрудниках, клиентах, материалах и т.д., является необходимой частью учета деятельности предприятия.

В современных туристических организациях уровень обслуживания во многом зависит от эффективности использования информации, которая со временем накапливается в больших количествах. Современные предприятия стремятся к автоматизации своей деятельности, так как поиск и обработка вручную занимает очень большой промежуток времени. Таким образом, на сегодняшний день создание базы данных для различных предприятий и фирм является актуальным.

В настоящее время существует большое количество программных средств, облегчающих работу сотрудников. Одним из самых распространенных является система программ «1С: Предприятие», включающая в себя прикладные решения, предназначенные для автоматизации деятельности организации и частных лиц.

Платформа «1С» позволяет решать задачи автоматизации производственных и торговых предприятий, поддержки оперативного управления предприятием, предоставляет широкие возможности для управленческого учета и построения аналитической отчетности, а также позволяет производить расчет заработной платы и управление персоналом.

Актуальность данной работы состоит в существенном упрощение хранения и поиска информации, а также в сокращении времени работников фирмы и вероятность возникновения ошибок, недопустимых в современном бизнесе.

Объектом исследования является туристическое агентство «Яроблтур».

Предметом исследования является деятельность менеджера по туризму.

Целью данной работы является закрепление полученных навыков по работе в режиме «Конфигуратор», и разработка информационной системы «Деятельность туристического агентства» в программе «1С», которая решает следующие задачи:

1. Изучение организационной структуры туристической фирмы

2. Создание и ведение локальной базы данных, в том числе просмотр, корректировку, удаление, дополнение базы данных

3. Создание и ведение справочников сотрудников, клиентов, туров

4. Создание необходимых запросов и отчетов

Данная информационная система посвящена изучению и разработке деятельности туристической фирмы «Яроблтур». В ней ведется учет работы менеджеров, учет клиентов, а также отслеживается количество заявок от клиентов на туры. Информационная система создана для администратора, она позволяет просматривать и редактировать перечень клиентов, работников, услуг, стоимость туров. Ведение такой базы данных значительно облегчает работу администратора в туристической фирме

С помощью автоматизированного рабочего места отпадает необходимость вручную считать стоимость услуг и оформлять документы. Всю работу по хранению, обработке, вычислению и выводу будет обеспечивать информационная система. Работнику необходимо будет только ввести информацию о клиентах, выполнить выбор услуг для определенного клиента и выбрать нужный ему документ для вывода на печать.

Автоматизация процессов значительно увеличит скорость обработки информации, её точность, надежность, так же простоту использования для пользователей, дружественный интерфейс.

Глава 1. Анализ предметной области

1.1 Описание фирмы

Турагентство - это турфирма, осуществляющая деятельность по продвижению и реализации туристского продукта, осуществляемая на основании лицензии юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем. [1] В идеале, турагентство должно решать для туриста следующие задачи:

• помочь выбрать клиенту тур исходя из его запросов;

• предоставить правдивую и полную информацию по туру;

• правильно оформить все документы для клиента;

• оказывать поддержку своему клиенту на отдыхе, если он оказался в затруднительной ситуации.

Сеть турагентств Яроблтур основана в 1994 г и на данный момент является самой крупной турфирмой Ярославля и Ярославской области. [2]

Турфирма Яроблтур занимается агентской деятельностью и, в то же время, является официальным туроператором. Это означает, что фирма, в отличии от многих других турфирм Ярославля, самостоятельно создает ж/д и автобусные туры по России и странам СНГ, без лишних посредников.

Миссия фирмы:

Предоставление надежных туристических услуг в соответствии с запросами клиента и высочайшими профессиональными стандартами. Гарантия высокого качества услуг и конкурентоспособных цен. Стремление стать лучшим партнером для бизнеса в сфере делового туризма и организации мероприятий.

Цели:

• Комплексное воздействие на потребителей на всех этапах туристского обслуживания;

• Обеспечение условий, необходимых для развития творческого потенциала сотрудников предприятия, повышения уровня удовлетворенности и заинтересованности в работе.

Основные задачи:

• качественная консультация клиентов, исходя из их запросов и подбор услуг по критерию "Цена - Качество";

• повышение квалификации персонала;

• повышение конкурентоспособности;

• организация продажи продукта в соответствии с современными методами торговли, а также используя специфику и особенности туристского рынка.

1.2 Форма организации

Туристическое агентство «Яроблтур» зарегистрировано в форме ООО [2]

Общество с ограниченной ответственностью (ООО) -- юридическое лицо, учрежденное одним или несколькими лицами, уставный капитал которого разделен на определенные доли (размер которых устанавливается учредительными документами). Участники ООО несут риск убытков только в пределах стоимости внесенных ими вкладов.

Следует выделить недостатки и преимущества общества с ограниченной ответственностью.

Преимущества:

• упрощённый способ регистрации;

• возможность ведения опосредованной предпринимательской деятельности;

• минимальный финансовый риск для участников, поскольку в ООО более защищены их имущественные права;

• возможность расширения бизнеса и привлечения в него инвестиций;

• возможность участия общества с ограниченной ответственностью в иных хозяйственных обществах;

• возможность создания системы органов управления, соответствующих специфике деятельности и размерам фирмы;

• возможность непропорционального распределения прибыли среди участников организации;

• возможность определения степени влияния каждого члена ООО на процесс принятия ключевых решений;

• отсутствие необходимости публикации документов, отражающих деятельность предприятия;

• в праве иностранные юридические и физические лица быть учредителями ООО

• отсутствие ограничений по размеру уставного фонда;

• возможность использования упрощённой системы налогообложения;

• вкладом в уставной фонд могут служить денежные средства, имущество или ценные бумаги.

Недостатки:

• при любых изменения состава участников, величины и пропорций уставного капитала, структуры управления требуется регистрация изменений в учредительных документах;

• число участников ООО не может превышать 50 человек, иначе оно должно быть преобразовано в акционерное общество;

• высокая степень риска при выходе из общества одного или нескольких участников, поскольку им должна быть передана доля в имуществе общества;

• решение стратегических вопросов деятельности собранием участников повышает риск принятия неверных решений, особенно при существенном неравенстве долей участников.

1.3 Описание ИТ-инфраструктуры

ИТ-инфраструктура - это комплекс взаимосвязанных информационных систем и сервисов, обеспечивающих функционирование и развитие средств информационного взаимодействия предприятия.

На предприятии ООО «Туристическое агентство «Яроблтур» действует следующий перечень используемых программных продуктов, обеспечивающих функционирование информационного взаимодействия сотрудников.

1. Операционная система Windows 2007

Windows 7 -- пользовательская операционная система семейства

Windows NT, следующая по времени выхода за Windows Vista.

Первая версия этой ОС была представлена пользователям в 1995 г. В настоящее время ее практически не устанавливают, ведь с развитием компьютерной техники изменились и требования к программному обеспечению. Сейчас одной из самых часто используемых является версия Windows 7.

Версия Windows 7 представлена пользователям в 2009 года. Первое отличие этой ОС от предыдущих версий- это усовершенствованная панель задач. Таким образом новая версия ОС стала более удобной для использования. Ведь все значки выведены внизу, то есть с одной стороны они не загромождают экран огромным наличием «иконок», а с другой - вы всегда можете без труда воспользоваться ими. Windows 7 также имеет уникальную возможность закрепить ярлычки всех компьютерных программ на рабочем столе, что является очень удобной функцией. Панель задач характеризуется более интересным и стильным интерфейсом.

Стоит отметить, что Windows 7 работает намного быстрее и эффективнее, чем все предыдущие версии. То есть приложения и файлы загружаются быстро и без проблем.

По данным веб-аналитики, на декабрь 2015 года доля Windows 7 среди используемых в мире операционных систем для доступа к сети Интернет составила 44,5 %. По этому критерию она находится на первом месте, превзойдя в августе 2011 предыдущего лидера -- Windows XP. В настоящее время, главной конкурирующей c Windows 7, является новая операционная система Windows 10.

2. Microsoft Office 2010.

Microsoft Office -- офисный пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для операционных систем Microsoft Windows, Windows Phone, Android, OS X, iOS. В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др.

3. Google Chrome

Один из самых быстрых браузеров. Быстрота достигается за счет отказа от многих функций, имеющихся в других браузерах. Исходная версия имеет очень скромный и минималистический вид.

1.4 Организационная структура предприятия

Организационная структура - это состав (перечень) отделов, служб и подразделений в аппарате управления, их системная организация, характер подчиненности и подотчетности друг другу и высшему органу управления предприятия, а также набор координационных и информационных связей, порядок распределения функций управления на различных уровнях и подразделениях управленческой иерархии.[3]

Организационная структура ООО «Туристическое агентство «Яроблтур», представлена на Рисунке 1

Из рисунка видно, что организационная структура данного агентства представляет собой линейный тип. Линейная структура управления предполагает, что каждый работник подчинен и подотчетен только одному руководителю и связан с вышестоящей системой только через него.

Рисунок 1. «Организационная структура ООО «Туристическое агентство «Яроблтур»

Руководитель полностью отвечает за деятельность вверенного ему подразделения. В линейной структуре ясно выражена ответственность, она гарантирует быстроту реакции на прямой приказ.

Разработка информационной системы направлена на облегчение работы менеджеров по туризму. Для создания такой системы необходимо знать перечень работ, выполняемых сотрудниками. Ниже представлены должностные обязанности менеджера по туризму.

Менеджер по туризму выполняет следующие должностные обязанности:

• собор, изучение и анализ требований клиентов к туристическим услугам;

• поиск наиболее выгодных по стоимости, срокам и качеству предоставляемых услуг туроператоров, оказывающих услуги по размещению и экскурсионному обслуживанию туристов;

• установка контактов с отелями и организациями, оказывающими экскурсионные и транспортные услуги по перевозке пассажиров; согласование с ними основных условий договоров на предоставление услуг;

• обеспечение клиента необходимой устной и письменной информацией;

• формирование списков туристов и составление графики заездов в отели;

• ведение статистики организованных туров и готовит отчетность.

Исходя из должностных обязанностей менеджера по туризму, можем сделать вывод о том, что разрабатываемая информационная система должна выполнять следующие функции, позволяющие облегчить работу сотрудника:

• возможность поиска необходимой информации о стоимости услуг, о клиентах и сотрудниках;

• выполнение необходимых отчетов;

• быстрый поиск менеджером необходимой информации о клиентах

тур запрос отчет справочник

Глава 2. Среда реализации информационной системы.

2.1 Описание системы «1С: Предприятие»

«1С: Предприятие» -- это программный продукт компании «1С», предназначенный для автоматизации деятельности на предприятии.

Изначально «1С: Предприятие» было предназначено для автоматизации бухгалтерского и управленческого учётов, но сегодня этот продукт находит свое применение не только в этой области. Поэтому в последнее время число созданных на платформе «1С: Предприятия» продуктов, предназначенных для комплексной автоматизации учета и управления предприятием, быстро растет.

Гибкая технологическая платформа, которая лежит в основе «1С: Предприятие», обеспечивает успешное внедрение широкого сектора продуктов. Ее возможности позволяют фирме, а также самим клиентам создавать самые разнообразные бизнес-приложения. [4]

2.2 Функциональные возможности 1С: Предприятие

Функции системы программы «1С: Предприятие» направлены на обеспечение руководителей фирмы информацией, необходимой для оценки ситуации и принятия актуальных решений. Это, например, такие механизмы, как бюджетирование, анализ рентабельности деятельности предприятия, сбыта продукции и многое другое.

Так же функциональные возможности способствуют решению задач работников, которые занимаются торговой, производственной деятельностью, а также деятельностью в области оказания услуг. С помощью системы можно эффективно организовать ежедневную работу организации: подготовить документы, управлять выпуском продукции и запасами, оформлять заказы, контролировать исполнения задач и т.п.

Еще одной важной возможностью «1С» является учет и отчетность. Данная функция решает задачи бухгалтерии: обеспечивает ведения учета в соответствии с актуальными требованиями законодательства. А именно

решает такие задачи, как: расчет заработной платы, ведение бухгалтерского и налогового учета, составление отчетной документации и т.д.

Кроме того, возможности системы программ «1С: Предприятие» позволяют создавать и индивидуальные решения, учитывая потребности конкретной организации. Руководитель может выбрать оптимальный вариант автоматизации, исходя из приоритетов своего предприятия. А устройство программного продукта «1С: Предприятие» и принцип его построения позволяют оперативно реагировать на изменения потребностей конечных пользователей. [4]

Для ведения базы нам необходимо иметь в системе справочники. Объект «Справочник» позволяет хранить в информационной базе данные, которые имеют списочный характер и одинаковую между данными структуру. Каждый элемент справочника характеризуется кодом и наименованием. Платформа поддерживает режим автоматической нумерации всех элементов справочников, при котором самостоятельно генерирует код для нового элемента данного справочника. Платформа также позволяет осуществлять контроль уникальности кодов элементов справочников, просто не разрешая создавать элементы с одинаковыми кодами. В справочниках можно создавать группы, в которых будут располагаться элементы справочника.

Объект «Документ» позволяет хранить в информационной базе информацию о совершенных операциях или о событиях, произошедших во времени на предприятии. Каждый документ уникален и характеризуется номером, датой и временем записи документа. Важнейшим свойством документов в системе является возможность его проведения. Если документ проводится, то он может изменить состояние тех или иных данных, которые учитываются в дальнейшем при составлении отчетности. Алгоритмы проведения документов описываются с помощью встроенного языка

платформы 1С: Предприятие 8 в модуле объекта. Так же движения документа могут быть описаны с помощью конструктора движений.

Объект конфигурации «Отчеты» предназначены для обработки накопленной информации и получения сводных данных в удобном для просмотра и анализа виде. Конфигуратор позволяет формировать набор различных отчетов, достаточных для удовлетворения потребности пользователей системы в достоверной и подробной выходной информации.

Как правило, для формирования выходных данных отчет использует систему компоновки данных.

Отчет может содержать одну или несколько форм, с помощью которых, при необходимости, можно организовать ввод каких-либо параметров, влияющих на ход алгоритма.

Подводя итоги можно считать «1С: Предприятие» надежной и современной платформой, с которой удобно работать и разработчикам прикладных решений, и конечным пользователям.

Поэтому для разработки конфигурации учета клиентов туристического агентства было выбрано именно это приложение.

Можно выделить следующие достоинства, которые предоставляет «1С предприятие»:

- возможность решать огромный спектр самых различных задач, автоматизировать учет и управление компанией,

- стабильность работы на слабых компьютерах

-возможность специалистам настроить удаленный доступ к 1с

-быстрый запуск в эксплуатацию

-хранение данных в одной информационной базе

- быстрая и удобная подготовка информации для принятия решений на разных уровнях

- современный эргономичный интерфейс

- доступ к информации из любой точки земного шара - через Интернет

- 1С: Бухгалтерия» идеально приспособлена под российское законодательство.

Глава 3. Разработка информационной системы

Целью создания информационной системы для туристического агентства «Яроблтур» является повышение эффективности использования рабочего времени, исключение ошибок при проведениях заказов, осуществление быстрого поиска необходимых услуг, осуществление контроля выполнения заказа.

Разрабатываемая информационная система для менеджера по туризму должна обеспечивать:

• хранение информации о клиентах и сотрудниках;

• хранение информации о заказе и сроках выполнения;

• учет и контроль исполнения заказа;

• учет оплаты заказа.

Прежде ем приступить к созданию конфигурации информационной системы, необходимо определить входную и выходную информацию.

Для конкретной предметной области входной информацией является обращение клиента в турфирму с целью оформления тура, бронирования гостиницы, заказа трансфера или получения консультации. При желании клиента оформить услугу менеджеру необходимо ознакомить покупателя с условием заказа. А именно: какой вид услуги необходим клиенту, стоимость предоставляемой услуги, перечень документов, необходимых для составления заказа. При согласии клиента с условием покупки оформляется двусторонний договор и выдается чек об оплате, что и является выходной информацией.

3.1 Создание конфигурации для ООО «Туристическое агентство «Яроблтур»

3.1.1 Создание подсистем

Подсистемы - это общие объекты конфигурации, на их основе которых платформа формирует командный интерфейс. Создание дружественного интерфейса способствует удобной работе в информационной системе.

Так как наша информационная система разрабатывается для автоматизации деятельности менеджера, целесообразно создать две подсистемы, необходимые для работы сотрудника.

Рассмотрим интерфейс информационной системы для туристического агентства «Яроблтур»

При запуске программы открывается главное меню (Рисунок 2).

Рисунок 2. Главное меню

Созданные нами подсистемы формируют основные вкладки главного меню, а именно «Оказание услуг» и «Учет работы сотрудников»

Подсистема «Оказание услуг» содержит в себе информацию о клиентах, обратившихся в турфирму, контрагентах, сотрудничающих с организацией, заявках клиентов на оказание услуг и информацию о них.

Подсистема «Учет работы сотрудников» содержит информацию о сотрудниках и количестве реализованных заказов.

3.1.2 Создание справочников

В данной конфигурации были созданы следующие справочники:

• Клиенты

• Сотрудники

• Номенклатура

• Контрагенты

• Представители контрагентов

Данные справочники представлены на Рисунке 3.

Рисунок 3. Справочники

Рассмотрим подробнее каждый справочник.

В справочнике «Клиенты» находится информация о всех клиентах: ФИО, контактный телефон, адрес, e-mail. Справочник так же позволяет редактировать клиентов, добавлять и удалять их.

Рисунок 4. Справочник «Клиенты»

Из справочника «Сотрудники» мы можем узнать фамилию, имя, отчество сотрудника, а так же его должность.

Рисунок 5. Справочник «Сотрудники»

Справочник «Номенклатура» содержит в себе информацию о имеющихся турах, гостинницах, трансферах и ценах на них.

Рисунок 6. Справочник «Номенклатура»

Справочники «Контрагенты» и «Представители контрагентов» содержат информацию о компаниях партерах, отелях и т.д.

Рисунок 8. Справочник «Контрагенты»

Рисунок 9. Справочник «Представители контрагентов»

3.1.3 Создание документов

В нашей подситеме были созданны два документа: «Поступление заявки от клиента» и «Оплата», которые позволяют осуществлять контроль за выполнением заказа.

Рисунок 9. Документ «Поступление заявки от клиента»

В данной форме заполняется новая заявка. Так как от одного и того же клиента может происходить несколько заявок, то сначала можно сделать поиск клиента в справочнике клиенты. Для этого необходимо в поле ввода для поиска написать фамилию клиента и из результатов нажатием на клиента, его выбрать. Если клиент впервые подаёт заявку в компанию, то в графе «Клиент» необходимо нажать на кнопку «Новый клиент», потом заполнить поля ввода по клиенту и нажать на кнопку «Записать и закрыть». После чего необходимо заполнить оставшиеся поля и нажать кнопку «Записать и закрыть».

Рисунок 10. Документ «Оплата услуг»

Данный документ позволяет получить информацию об оплате клиентом той или иной услуги.

3.1.4 Создание отчетов

Для вывода информации в информационной системе были созданны следующие отчеты:

• Оплата - позволяет просмотреть всех должников по оплате.

• Продажи - количество выполненых заказов каждым сотрудником

Рисунок 12. Отчет «Оплата»

Рисунок 13. Отчет «Продажи»

Заключение

В данной работе была рассмотрена предметная область турагентства «Яроблтур» и проанализирована необходимость разработки информационной системы.

Разработав информационную систему, мы добились поставленных целей и задач, а именно:

• возможность поиска необходимой информации о стоимости услуг, о клиентах и сотрудниках;

• выполнение необходимых отчетов;

• быстрый поиск менеджером необходимой информации о клиентах

Использование данной системы позволит более эффективно управлять работой турагентства, снизить случайные ошибки, связанные с ручным заполнением форм, автоматизировать обработку информации. Так же система позволяет эффективно использовать рабочее время сотрудников и уменьшить их трудозатраты.

Список литературы

1. Квартальнов В.А. Туризм/ В.А.Квартальнов//-М.: Финансы и статистика, 2010;

2. Официальный сайт турагентства «Яроблтур»

3. Толковый словарь «Инновационная деятельность». Термины инновационного менеджмента и смежных областей (от А до Я). 2-е изд., доп. -- Новосибирск: Сибирское научное издательство. Отв. ред. В.И. Суслов. 2010;

4. Официальный сайт продуктов на платформе 1С: Предприятие 8 компании 1С.

5. Ажеронок В.А., Островерх А.В., Радченко М.Г., Хрусталева Е.Ю. Разработка управляемого интерфейса- Спб. «1С Паблишинг» 2013. -106с.;

6. Габец А.П., Гончаров Д.И. Простые примеры разработки 1С: Предприятие 8.1. - Спб.: «1С Паблишинг» 2012. - 276с.

7. Дадян Э. Г. Проектирование бизнес-приложений в системе "1С: Предприятие 8": Учебное пособие / Э.Г. Дадян. - М.: Вузовский учебник: НИЦ ИНФРА-М, 2014. - 283 с.

8. Корпоративные информационные системы управления: Учебник / Под науч. ред. Н.М. Абдикеева, О.В. Китовой. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2014. - 464 с.

9. Радченко М.Г. 1С: Предприятие 8.2 .Коротко о главном - Спб .: «1С Паблишинг «2012.-270с.;

10. Методические материалы для слушателя сертифицированного курса-Спб.: «1С»2010.-470с.

Размещено на Allbest.ru

...