1.2 Определение связей между таблицами

Поле КОД_ФАК таблицы Факультеты и поле КОД_ФАК в таблице Специальности имеет значение КОД_ФАК. Так как один факультет может включать несколько факультетов, то тип связи Один - ко - многим.

Поле КОД_СПЕЦ таблицы Специальности и поле КОД_СПЕЦ в таблице Абитуриенты имеют своим значением КОД_СПЕЦ. Так как специальность может быть выдана нескольким студентам, то тип связи Один - ко - многим.

Поле РЕГ_НОМЕР таблицы Абитуриенты и поле РЕГ_НОМЕР в таблице Анкеты имеет значение РЕГ_НОМЕР. Так как один абитуриент не может повторяться, то тип связи Один - к - одному. Поле РЕГ_НОМЕР таблицы Анкеты и поле РЕГ_НОМЕР в таблице Оценки имеют своим значением РЕГ_НОМЕР. Так как оценки у каждого абитуриента индивидуальные, то тип связи Один - к - одному. Поле РЕГ_НОМЕР таблицы Итоги и поле РЕГ_НОМЕР в таблице Оценки имеют своим значением РЕГ_НОМЕР. Так как зачисление имеет связь с оценками, то тип связи Один - к - одному.

2. Описание выполнения работы

2.1 Создание таблицы в базе данных

После запуска Ассеss открывается окно диалога. Нам открывается главное окно программы (рис. 1), выбираем тип Пустая база данных рабочего стола. В окне Пустая база данных рабочего стола необходимо ввести имя файла, а также выбрать путь и указать, где мы будем хранить нашу базу данных.

Рисунок 1 Главное окно программы

В главном окне выбираем шаблон Пустая база данных рабочего стола, а затем указываем место хранения в окне Пустая база данных рабочего стола и набираем имя файла Прием абитуриентов и нажимаем Enter, программа откроет окно базы данных (рис. 2). Оно содержит вкладки Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы, Модули. Выбираем Таблицы. После нажатия на кнопку Создать программа откроет окно диалога Новая таблица, предлагающее несколько способов ее создания. Выбираем Конструктор и щелкаем по кнопке Ok.

Рисунок 2 Окно базы данных

2.2 Создание новой БД в режиме Конструктор

Окно таблицы в режиме конструктора имеет вид как на рис. 2. В верхней части окна расположен бланк таблицы. В нем содержится перечень всех полей, их типов и заголовков.

Первоначально бланк в верхней части окна пуст. Для создания таблицы необходимо, как минимум, заполнить графы «Имя поля» и «Тип данных».

Для того чтобы задать тип поля, надо щелкнуть в соответствующей ячейке столбца «Тип данных». Это приведет к появлению символа списка справа в выбранной ячейке. Надо открыть его и выбрать нужный тип.

Одно из полей таблицы должно быть определено как ключевое. Чтобы создать его, устанавливаем курсор на нужную строку бланка и нажимаем кнопку Ключевое поле на панели инструментов или выбираем команду Ключевое поле из контекстного меню, связанного с данной строкой.

Рисунок 3 Окно таблицы в режиме Конструктор

Описание создания таблицы Анкеты

Вводим в графу «Имя поля», имя первого поля таблицы Анкеты РЕГ_НОМЕР, щелкаем левой кнопкой мыши в графе «Тип данных» этой строки, а потом по треугольнику. В появившемся списке выбираем «Короткий текст». Это поле таблицы должно быть определено как ключевое. Чтобы создать его, устанавливаем курсор на строку бланка, щелкаем правой кнопкой мыши и выбираем команду Ключевое поле из контекстного меню.

В нижней части бланка вводим свойства поля. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по соответствующей строке. В появившемся списке выбираем значение, соответствующее структуре таблицы Анкеты:

Размер поля 4,

Обязательное поле Да,

Индексированное поле Да (Совпадения не допускаются).

В последнем свойстве при выборе Да, имеется два варианта. Выбираем Да (Совпадения не допускаются), так как ключевое поле не должно повторяться, оно уникально.

На следующих строках бланка аналогично вводим имя и тип оставшихся полей - ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО, ДАТА_РОЖДЕНИЯ, ГОРОД, УЧ_ЗАВЕДЕНИЕ. Выбираем тип и свойства этих полей.

После заполнения таблицы её нужно сохранить. Чтобы сохранить спецификации новой таблицы, щелкаем правой кнопкой мыши на вкладке таблицы. Программа просит указать имя таблицы. В появившемся окне вводим Анкеты и щелкаем Ok.

Аналогично создаем другие таблицы.

2.3 Установка связей между таблицами

Установка связи начинается с открытия окна Схема данных и выбора таблиц или запросов, между которыми следует установить связь. Для этого находясь в окне базы данных, выбираем опцию Схема данных в меню Работа с базами данных (или нажимаем кнопку Схема данных на панели инструментов).

Рисунок 4 Окно установки связи между таблицами

Если вы ранее просматривали или изменяли связи, то диалоговое окно будет содержать последнюю сохраненную вами схему данных. При первом открытии этого окна для текущей базы данных, оно будет пусто, откроется диалоговое окно Добавление таблицы. Щелкаем кнопкой мыши по имени первой таблицы Факультеты, а затем по кнопке Добавить. В окне Схемы данных отображается выбранная таблица со всеми своими полями. Также выбираем остальные таблицы Специальности, Абитуриенты, Анкеты, Оценки, Итоги.

После выбора таблиц щелкаем по кнопке Закрыть.

На экране появится диалоговое окно Схемы данных. Мы видим выбранные таблицы со своими полями, ключевые поля выделяются полужирным начертанием.

Щелкаем в таблице Факультеты по полю КОД_ФАК и, не отпуская кнопки мыши, подводим курсор мыши к полю КОД_ФАК таблицы Специальности. Затем отпускаем кнопку мыши. Или можно добавить их, просто кликнув два раза на необходимом выбранном поле. На экране появится диалоговое окно Связи. Для того чтобы поддерживать целостность данных для связи, следует установить флажок Обеспечение целостности данных и устанавливаем галочки на следующих пунктах каскадное обновление и удаление связанных полей.

В нижней части окна выводится тип связи Один - ко - многим. Щелкаем по кнопке Создать. Программа установит указанную связь и проведет линию между связанными полями в списках полей. Аналогично устанавливаем связь между таблицами Специальности и Абитуриенты.

При установке связи между таблицами Абитуриенты и Анкеты, поля РЕГ_НОМЕР мы ставим флажок только Обеспечение целостности данных для поддержки целостность данных связи.

В нижней части окна выводится тип связи Один - к - одному. Также аналогично устанавливаем связь между таблицами Анкеты и Оценки, Итоги и Оценки. Результат показан на рис. 4.

2.4 Запросы

С помощью запроса можно задать вопрос о данных, хранящихся в таблицах. Наиболее часто используются запросы-выборки, с помощью которых можно просматривать, анализировать и даже изменять данные исходной или сразу нескольких таблиц.

Рисунок 5 Создание запросов

Чтобы создать запрос необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши на вкладке Запросы. Появится окно создания запросов как показано на рис. 4, в котором предлагается два способа их создания:

· создания запроса в режиме Конструктора;

· создания запроса с помощью Мастера.

2.4.1 Создание запроса с помощью Конструктора

Чтобы создать запрос с помощью Конструктора надо выполнить следующее:

1. Находясь в окне базы данных, выбрать вкладку Запрос.

2. Нажать кнопку Создать. На экране появится диалоговое окно Новый запрос (рис. 5).

3. Выбрать создание запроса с помощью Конструктора и щелкнуть кнопку ОК. На экране появится окно Запрос на выборку, а поверх него - диалоговое окно Добавление таблицы со списком таблиц и запросов, хранящихся в текущей базе данных (рис. 6).

4. Выбрать таблицу, содержащую данные, которые следует включить в запрос, и нажать кнопку Добавить.В окне запроса появится список полей для каждой из выбранных таблиц.

5. Нажать кнопку Закрыть.

Затем появится окно Запрос на выборку как на рис. 7. Это основное средство для работы с запросами. В верхней половине окна показаны связи между таблицами, а нижняя часть - бланк запроса - содержит описание запроса в табличной форме. Каждая колонка в нем отвечает одному полю.

Рисунок 6 Окно создания запроса с помощью Конструктора

Рисунок 7 Запрос

Строки Поле и Имя таблицы содержат списки, определяющие нужное поле. Щелкнув левой кнопкой мыши на имени выбираемого поля и переносим в строку Поле запроса. В строке Имя таблицы программа внесет имя таблицы, откуда выбрали поле для создания запроса.

Сохранение запроса

Сохраненный запрос становится частью базы данных. Программа Microsoft Access автоматически выбирает для него стандартное имя. Рекомендуется присваивать запросам более осмысленные имена.

Чтобы сохранить запрос и присвоить ему имя, необходимо:

1. Кликнуть правой кнопкой мыши по вкладке Запрос1 (стандартное наименование запроса зависит от количества открытых вкладок запросов) и нажать кнопку Сохранить на панели инструментов.

2. Если сохраняется новый запрос, следует ввести для него имя, а затем ОК.

Имена запросов могут достигать 64 символов и содержать пробелы.

2.4.2 Описание созданных запросов

1. Запрос на выборку

Для его создания выполняем:

выбираем в окне Добавление таблицы необходимые таблицы, как на рис. 8;

Поля в таблице располагаю в последовательности: ФАМИЛИЯ, МЕДАЛЬ, УЧ_ЗАВЕДЕНИЕ как на рис. 8:

ФАМИЛИЯ, УЧ_ЗАВЕДЕНИЕ из таблицы Анкеты;

МЕДАЛЬ из таблицы Абитуриенты.

Рисунок 8 Таблицы

Рисунок 9 Запрос на выборку

Все поля выводим на экран: в строке Вывод на экран, изображенный в ней квадратик не пустой. Условий отбора не указываем. Затем щелкаем на кнопке Закрыть в правом верхнем углу окна.

Щелкнув на кнопке Открыть все записи по нашему запросу выведутся на экран как на рис. 9.

2. На групповые операции

Создаем запрос на групповые операции для подсчета общего количества абитуриентов из других городов (рис. 10). Результат на рис. 11.

Рисунок 10 Создание запроса на групповые операции

Рисунок 11 Запрос на групповые операции

2.4.3 Запросы с параметрами

Запрос с параметрами - это запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные. Например, вывести студентов, по первой букве их фамилии на заданную параметрами букву, которое должно содержаться в поле, а также вывести сумму их баллов.

Создаем запрос на выборку, по какому критерию будут находиться фамилии студентов. Для этого:

- Выбираем таблицы Анкеты и Оценки.

- В режиме конструктора запроса перемещаем с помощью мыши поля РЕГ_НОМЕР, ФАМИЛИЯ из таблицы Анкеты, также вводим во второе поле формулу для расчёта суммы баллов (рис. 12).

- Для поля ФАМИЛИЯ, которое используется как параметр, вводим в ячейку строки Условие отбора формулу, а также заключенный в квадратные скобки текст приглашения Like [Введите первую букву фамилии] & "*". Это приглашение будет выводиться при запуске запроса.

Для просмотра результатов нажимаем кнопку Выполнить на панели инструментов и вводим значения параметров как на рис. 13. Для возвращения в режим конструктора запроса снова нажимаем правой кнопкой Режим конструктора на панели инструментов.

На рис. 14 показан бланк описанного Запроса с параметрами и его выполнение, т.е. вывод на экран тех студентов, которые имеют первую букву «А» в фамилии.

Рисунок 12 Бланк создания Запроса с параметрами

Рисунок 13 Выполнение Запроса с параметрами

Рисунок 14 Запрос с параметрами

2.4.4 Запрос на создание

Запрос на создание позволяет создать какую-либо таблицу отдельно от других. Для этого:

1. Находясь в таблице Анкеты, выбираем вкладку Создание и кликаем в панели инструментов на Конструктор запросов.

2. На экране появится окно Запрос1, а поверх него - диалоговое окно Добавление таблицы со списком таблиц и запросов, хранящихся в текущей базе данных. Выбираем таблицы Анкеты.

3. В бланке запроса вводим поля из выбранных таблиц: ГОРОД, ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО, УЧ_ЗАВЕДЕНИЕ из таблицы Анкеты.

4. В условии отбора пишем город Улан-Удэ.

5. Нажимаем в панели инструментов на кнопку Создание таблицы и вводим желаемое имя для новой страницы Город_Улан-Удэ, после нажимаем ОК.

6. Щелкаем по кнопке Выполнить на панели инструментов. Появится предупреждение о внесении новой таблицы и помещении в неё количества записей, которые выполняют условие отбора, подтверждаем кнопкой Да. Результат показан на рис. 15-17.

Рисунок 15 Выбор критерия

Рисунок 16 Предупреждение о внесении данных

Рисунок 17 Выполнение запроса на создание

2.4.5 Перекрестный запрос

Перекрестный запрос - это операция построения таблицы для вычисления итоговых значений на основе существующей таблицы или запроса. Для запуска Мастера перекрестного запроса необходимо нажать кнопку Создать на вкладке Запросы. Выбираем из списка Перекрестный запрос и нажимаем Ok.

Выведем информацию об абитуриентах, подавших документы на определенные факультеты, используем таблицы Факультеты, Специальности, Абитуриенты и Анкеты.

Рисунок 18 Создание перекрестного запроса

Подробные настройки и параметры создания перекрестного запроса показаны на рисунке 18.

Рисунок 19 Перекрестный запрос

Выполнение итогового запроса показано на рисунке 19.

2.4.6 Запрос на Обновление

Разработаем Запрос на Обновление. Допустим ситуацию, когда нужно снизить план приёма на 10 дней.

Для этого необходимо в режиме Конструктора выбрать таблицы Специальности1

· Затем преобразуем в окне Конструктора в Запрос на обновление при выборе команды Обновление Контекстного меню, появляющегося при нажатии кнопки Тип запроса на панели инструментов конструктора запросов, или команды меню Запрос/Обновление.

· После выполнения этой команды в бланке запроса появляется строка Обновление.

· Введем в строку Обновление выражение, определяющее новое значение поля [ПЛАН]-10 (рис. 20).

После выполнения команды Запрос/Запуск открывается диалоговое окно с сообщением о числе обновляемых записей и вопросом о продолжении операции обновления, нажимаем, Да и получаем результат.

Рисунок 20 Окно создания запроса на обновление

2.5 Создание отчетов

В курсовой работе, мы будем использовать функцию Мастер отчётов. Благодаря этой функции, все формы в отчётах будут сгенерированы автоматически.

Для того чтобы построить автоотчет необходимо:

Перейти на вкладку Создание и выбрать в панели задач пункт Мастер отчетов.

Добавляем необходимые критерии из пункта Таблицы и запросы (рис. 21).

Переносим строку ФАКУЛЬТЕТ в правую часть для группировки по факультетам (рис. 22).

Выставляем необходимый порядок для сортировки записей.

Рисунок 21 Выбор необходимого критерия

Рисунок 22 Создание группировки по факультетам

Выбираем макет ступенчатый, ориентацию страницы отчёта альбомная (рис. 23).

Рисунок 23 Настройка вида макета

Вводим имя отчётности, нажимаем Готово и получаем наш отчёт (рис. 24).

Рисунок 24 К зачислению

Закрываем отчет (щелкнув на кнопке Закрыть в правом верхнем углу окна отчета).

Теперь можно подкорректировать заголовок отчета, названия колонок или строк, выбрать тип и размер шрифта, выбрать цвет текста. Для этого нужно в режиме конструктора выделить заголовок отчета и напечатать в нем новый текст.

Аналогично поступаем с отчетом Оценки.

2.6 Создание форм

В тех случаях, когда пользователя не удовлетворяет представление данных в виде таблицы, они могут построить форму, которая позволяет расположить данные на экране так, как это требуется.

На вкладке Формы нажмем кнопку Создать, затем Форма (рис. 25) или Конструктор форм.

Все поля такой таблицы выстроены на ней «в столбец». На экран выводится одна из записей таблицы.

Ленточная форма это и есть обычная таблица, имеющая статус формы. Каждая запись занимает отдельную строку -- «ленту» (рис. 26).

Для форм, создаваемых автоматически, программа сама выбирает новый рисунок.

Рисунок 25 Создание форм с помощью Мастера

Рисунок 26 Форма БД

2.7 Создание макросов

Макрос - это набор макрокоманд, которые выполняют определенные действия, например, открытие объектов базы данных.

Чтобы создать макрос нужно перейти на вкладку Создание и выбрать пункт Макрос. После появляется список и в этом выпадающем списке мы можем просмотреть все макрокоманды (рис. 27).

Рисунок 27 Макросы

В Microsoft Access 2016 для удобства макросы уже используются при обработке любых запросов.

2.8 Создание кнопочной формы

Кнопочная форма-меню создаётся для быстрого доступа к созданным формам и отчётам.

Для создания, изменения и удаления кнопочных форм служит диспетчер кнопочных форм, необходимо выполнить следующее:

1. Открываем базу данных.

2. Во вкладке Создание выбираем команду Конструктор форм.

3. Перетаскиваем из панели задач символ Кнопка, откроется меню Создание кнопок (рис. 28).

Рисунок 28 Меню создания кнопки

4. Выбираем необходимые критерии и в следующем меню выбираем какой отчет необходимо просмотреть (рис. 29).

Рисунок 29 Выбор отчета для просмотра

5. В следующем разделе Создание кнопок выбираем пункт Текст или Рисунок, а также присваиваем имя кнопки и нажимаем Готово (рис. 30).

Рисунок 30 Выбор отчета для просмотра

6. Аналогично создаём кнопочные формы «База данных» и «Оценки». При создании кнопочных форм «Поиск по фамилии», «О факультетах», «Сумма баллов», «Список экзаменов» и «Анкеты» в разделе Категории выбираем команду «Выполнить запрос». Для кнопок «Список специальностей» и «База данных» используем в разделе Категории функцию Работа с формами, выбрав действие Открыть форму.

7. Для того чтобы можно было выйти из БД через главную кнопочную форму создаем ещё один элемент, в поле команды выбираем «Выйти из приложения», а в поле Текст вводим Выход.

Чтобы Главная кнопочная форма запускалась при загрузке Базы данных «Приём абитуриентов», открываем вкладку Файл и выбираем пункт Параметры. Выбираем пункт Текущая база данных и меняем в группе Параметры приложений в списке Форма просмотра на имя главной формы Главная (рис. 31).

Рисунок 31 Настройка для запуска главной кнопочной формы

Нажимаем кнопку ОК. Чтобы отобразилась начальная форма, необходимо закрыть базу данных и затем открыть ее повторно. После получаем нашу главную форму после перезапуска Access (рис. 32).

Рисунок 32 Главная форма

Заключение

Access - мощное приложение, предлагающее широкий диапазон средств для эффективного управления информацией. Современные технологии баз данных являются одним из определяющих факторов успеха в любой отрасли деятельности, обеспечивая хранение информации, представление данных для потенциальных пользователей и поддержку многих других процессов. Помимо того, базы данных составляют основу разнообразных научных проектов, они позволяют накапливать информацию.

Мощь баз данных движется на результатах исследований и технологических разработок, полученных на протяжении нескольких последних десятилетий, и заключена в специализированных программных продуктах, которые принято называть системами управления баз данных (СУБД) или просто системами баз данных. СУБД - это эффективный инструмент сбора больших порций информации и действенного управления ими, позволяющий сохранять данные в целости и безопасности на протяжении длительного времени. СУБД относятся к категории наиболее сложных программных продуктов, имеющихся на рынке в настоящее время. Базой данных принято обозначать набор данных, находящихся под контролем СУБД.

Благодаря данной работе я приобрел основные навыки работы с базами данных, такими как планирование и разработка базы данных, создание таблиц, форм и отчетов, представляющих информацию наглядно и удобно.

Список литературы

1. Видеосамоучитель. Microsoft Access 2007 (+ CD-ROM) / Днепров Д. Москва: СИНТЕГ, 2012. 481 c.

2. Голышева, А. В. Access 2007 без воды. Все, что нужно для уверенной работы / А.В. Голышева, И.А. Клеандрова, Р.Г. Прокди. М.: Наука и техника, 2017. 192 c.

3. Гурвиц, Г. А. Microsoft Access 2010. Разработка приложений на реальном примере / Г. Гурвиц. М.: БХВ-Петербург, 2017. 496 c.

4. Джонс, Эдвард. Access 97: книга ответов / Эдвард Джонс, Джарел Джонс. М.: Питер, 2013. 400 c.

5. Епанешников, А. М. Практика создания приложений в Access / А.М. Епа нешников, В.А. Епанешников. Москва: Гостехиздат, 2016. 440 c.

6. Кошелев, В. Е. Access 2003. Практическое руководство / В.Е. Кошелев. М.: Бином-Пресс, 2013. 464 c.

7. Кошелев, В. Е. Access 2007. Эффективное использование / В.Е. Кошелев. М.: Бином-Пресс, 2015. 590 c.

8. Кошелев, В. Е. Базы данных Access 2007 / В.Е. Кошелев. Москва: РГГУ, 2013. 590 c.

9. Официальный учебный курс Microsoft. Microsoft Office Access 2003 (+ CD-ROM). М.: Эком, Бином. Лаборатория знаний, 2014. 528 c.

10. Проектирование баз данных. СУБД Microsoft Access / Гринченко, Н.Н. и. М.: Горячая Линия Телеком, 2012. 240 c.

11. Смирнова О. В. Access 2007 на практике / О.В. Смирнова. М.: Феникс, 2017. 160 c.

12. Сурядный, А. С. Microsoft Access 2010. Лучший самоучитель / А.С. Сурядный. М.: Астрель, ВКТ, 2012. 448 c.

13. Тимошок, Т. В. Microsoft Access 2002. Краткое руководство / Т.В. Тимошок. М.: Вильямс, 2017. 272 c.

14. Microsoft Access 2,0 за пять минут / Манс, Визе. М.: Бином, 2017. 208 c.

15. Microsoft Office Access 2003 для "чайников" / Кауфельд, Джон. М.: Диалектика, 2016. 320 c.

16. Microsoft Office Access 2003. Быстрые шаги / Джон Кронан и др. М.: НТ Пресс, 2016. 226 c.

17. Microsoft Office Access 2007. Русская версия (+ CD-ROM) / Дж. Преппернау. М.: Эком, 2016. 447 c.

Размещено на Allbest.ru