Автоматизированный документооборот в государственных учреждениях, организация резервного копирования данных и пути решения этих проблем
Исследование сущности системы документооборота как неотъемлемой части технологического процесса любого предприятия, изменения в которой непосредственно отражается на результатах деятельности предприятий в не зависимости от их структуры и назначения.
| Рубрика | Программирование, компьютеры и кибернетика |
| Вид | статья |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 29.04.2019 |
| Размер файла | 13,3 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Автоматизированный документооборот в государственных учреждениях, организация резервного копирования данных и пути решения этих проблем
Конончук А.М.
Черемных Е.С.
Сибирский Федеральный Университет
Красноярск, Россия
В настоящее время информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Документированная информация составляет основу управления. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Кроме того, достаточно большое значение имеет резервное копирование, в виду участившихся случаев утери, повреждение данных.
Работу фирмы в настоящий момент невозможно представить без использования средств автоматизации. Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов предприятия, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.
Система документооборота является неотъемлемой частью технологического процесса любого предприятия. Собственно говоря, она становится в основе самой технологии. Любое изменение в этой системе непосредственно отражается на результатах деятельности предприятий в не зависимости от их структуры и назначения. Грамотно не развивая и не вкладывая средства в систему документооборота, предприятия рискуют снизить свою рентабельность и конкурентоспособность на рынке.
Автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности. Так, например, в государственных организациях объем документооборота огромен. И часто используются однотипные документы.
Исследования показывают, что 75 % рабочего времени сотрудников государственных организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Зачастую в государственных учреждениях отсутствует организованный автоматизированный документооборот. Это объясняется многими причинами и в первую очередь отсутствием денежных средств на покупку программного продукта, позволивавшего решить проблему с организацией документооборота. Так, например, стоимость программы «1С:Документооборот государственного учреждения 8» составляет на рынке готовых программных продуктов 98000 рублей. документооборот автоматизированный государственный
Кроме того, сложная специфика некоторых государственных учреждений не позволяет внедрить готовую программу со стандартными методами организации автоматизированного документооборота. Решить данную проблему помог бы нанятый программист, который помог бы разработать программу для конкретного учреждения, учитывая все особенности его работы. Но в данном случае всё вновь упирается в ограниченность денежных средств.
В подобных ситуациях есть смысл обратиться к собственным программным ресурсам. Рассмотрим данный момент на конкретном примере в организации автоматизированного документооборота в Красноярском детском доме №2 им. И.А. Пономарева.
В рассматриваемом детском доме, как и во многих подобных учреждениях, отсутствует организованный автоматизированный документооборот. На рынке готовых программных средств отсутствует подобный специализированный продукт. Кроме того в данном учреждении работает программа патронатных семей, что отличает этот детский дом от других.
Проанализировав чаще всего заполняемые документы и установленные на компьютерах учреждения программы, можно предложить разработать СУБД, используя МО Access. Данное решение сохранит денежные средства и поможет ускорить обработку информации, повысить качество обработки, предотвратить потерю информации, привести хранимую информацию в системный вид. В дополнении ко всему, внедрение системы электронного документооборота также позволит:
? обеспечить слаженную работу всех подразделений;
? упростить работу с документами, повысит ее эффективность;
? повысить производительность труда сотрудников за счет
сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
? повысить оперативность доступа к информации;
? позволить разграничить права доступа сотрудников к информации.
Проблему резервного копирования данных без труда решают облачные хранилища. Облачное хранилище - модель онлайн хранилища в которым данные хранятся на многочисленных распределенных в сети серверах, предоставляемых в пользование клиентам, в основном с третьей стороны.
Разработанную систему предлагается разместить в облачном хранилище, что позволяет синхронизировать файлы между несколькими устройствами, создать резервную копии имеющихся файлов, размещать файлы.
Следствием проведения данного мероприятия существенно повлияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Для современного документоведения важны исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Владея необходимой информацией и некоторыми знаниями возможно решить существующие проблемы в организации документооборота на предприятии, минимизировав затраты различных ресурсов и максимизировав при этом положительный эффект.
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Виды резервного копирования: инкрементное, дифференциальное и полное. Технологии хранения резервных копий и данных. Обзор программ резервного копирования. Возможности Deja Dup. Консольные команды операционной системы Linux. Установка пароля шифрования.
курсовая работа [1,2 M], добавлен 30.04.2014Основы резервного копирования файловых ресурсов. Типы резервного копирования файлов. Точки мгновенного восстановления. Планирование архивации данных. Резервная копии состояния системы. Задачи сетевого администратора. Обратные изменения и теневые копии.
презентация [162,6 K], добавлен 05.12.2013Обзор технологий резервного копирования. Восстановление данных из резервных копий. Разновидности программ резервного копирования: GFI Backup, Paragon Drive backup Workstation, Acronis True Image. Применение и сравнение рассмотренных программных продуктов.
курсовая работа [3,0 M], добавлен 29.01.2013Понятие и содержание процесса резервного копирования, оценка его возможностей, технологического обеспечения, этапы и эффективность. Анализ антивирусной программы, преимущества и недостатки ее использования, системные требования, принципы ее эксплуатации.
контрольная работа [26,7 K], добавлен 06.01.2014Понятие резервного копирования как стратегического компонента защиты данных. Защита базы данных резервного копирования или каталога. Определение временного окна резервного копирования. Создание и поддержка открытых отчетов, отчетов об открытых проблемах.
реферат [30,8 K], добавлен 05.04.2010Виды носителей, которые используются для выбора технологии хранения резервных копий и данных. Восстановление данных на чистом компьютере. Разновидности программ резервного копирования. Обзор и назначение программы Paragon Drive backup Workstation.
курсовая работа [4,8 M], добавлен 26.01.2013Решения по разработке системы электронного документооборота, государственные инициативы и стандарты в данной области, существующие проблемы и направления их разрешения. Модель данных общей и пользовательской части, принципы разработки интерфейса.
дипломная работа [1,9 M], добавлен 20.12.2013Структура сети ООО "Прайм Логистикс" и организация ее защиты. Разработка сегмента сети для сетевого резервного копирования. Выбор аппаратных средств для сетевого резервного копирования. Процесс реализации системы предупреждения потери данных в сети.
дипломная работа [1,6 M], добавлен 20.10.2011Основные методы резервного копирования и восстановления OC Windows 8. История файлов, создание точки восстановления. Выбор средств резервного копирования. Возможности программ для резервного копирования. Особенности моделирования и реализации задачи.
курсовая работа [1,1 M], добавлен 24.12.2014Описание разработанных программных модулей системы автоматизированного документооборота. Характеристика базы данных, нормативно-справочной, входной и выходной оперативной информации. Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации.
дипломная работа [4,7 M], добавлен 16.02.2013Назначение, структура и применимость для организации централизованной системы резервного копирования. Формирование перечня функциональных задач, которые надо решить в ходе реализации проекта ее внедрения. Выделение рисков и предложений по их минимизации.
контрольная работа [20,5 K], добавлен 11.12.2011Описание высшего учебного заведения как отрасли производства. Основные задачи кафедры, организация документооборота. Анализ существующих средств электронного документооборота. Обоснование необходимости разработки, целей, назначения и структуры модели.
курсовая работа [345,4 K], добавлен 06.05.2011Характеристика документооборота ООО "Белорецкий завод рессор и пружин". Мнемосхема существующего бизнес-процесса, построенного при помощи MS Visio 2007. Разработка автоматизированной системы документооборота. Расходы на разработку информационной системы.
курсовая работа [2,2 M], добавлен 01.11.2012Полное, дифференциальное резервное и инкрементное резервное копирование. Технологии хранения резервных копий и данных. Восстановление данных из резервных копий на чистом компьютере. Применение и сравнение программных продуктов для резервного копирования.
дипломная работа [719,3 K], добавлен 08.09.2014Изучение понятия защиты информации - системы мер, направленных на достижение безопасного защищенного документооборота с целью сохранения государственных и коммерческих секретов. Управление доступом к автоматизированной информационной системе предприятия.
презентация [356,7 K], добавлен 25.04.2011Основные подходы к решению проблем управления электронным документооборотом. Разработка информационной системы для работы с базой данных (БД). Проектирование логической структуры БД, программная реализация. Тестирование и отладка программного средства.
курсовая работа [1,3 M], добавлен 06.01.2013Разработка автоматизированной системы документооборота Административной комиссии с целью упрощения рутинных операций по ведению учета документов: проектирование базы данных (детализация разделов системы движения информации), создание удобного интерфейса.
дипломная работа [1,5 M], добавлен 02.03.2010Аппаратное, сетевое, программное обеспечение предприятия. Разработка системы электронного документооборота. Последовательность создания и технология построения информационной системы. Выбор системы управления базами данных, среды разработки приложения.
дипломная работа [1,5 M], добавлен 15.10.2013Организация конфиденциального документооборота в системе информационной безопасности предприятия на примере ООО "Торговый дом "Алдан". Создание системы взаимодействия бумажного и электронного документооборота. Программно-аппаратные средства защиты.
курсовая работа [3,1 M], добавлен 12.11.2010Создание БД для автоматизации поступления товара на склады предприятия. Заполнение справочников и ввод оперативной информации. Формирование отчётов о поступлении товаров. Организация резервного копирования базы данных. Возможности расширения системы.
курсовая работа [5,2 M], добавлен 08.04.2014
