Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Одним из важнейших компонентов окружающего мира является информация. Ее нельзя отнести ни к веществу, ни к энергии, однако она очень важна для полноценного развития живых организмов. Даже простейшие одноклеточные организмы постоянно получают информацию (например, о температуре внешней среды) и используют эту информацию для выбора благоприятных условий своего существования.

Информация (от лат. разъяснение, изложение) - это сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах.

В условиях рыночной экономики информация выступает как один из основных товаров. Успех коммерческой и предпринимательской деятельности связан с муниципальными, банковскими, биржевыми информационными системами, информатизации об оптовой и розничной торговли, торговых домов, служб управления трудом и занятостью, созданием банка данных рынка товаров и услуг, развитием центров справочной и аналитико-прогнозной котировочной информации, электронной почты, электронного обмена данными и др.

Изменения условий производственной деятельности, необходимость адекватного приспособления к ней системы управления, сказываются не только на совершенствовании организации, но и на перераспределении функций управления по уровням ответственности, формам их взаимодействия и т.д.. Все это требует от фирм адаптации к новым условиям, преодоления возникающих противоречий в экономическом и научно-техническом процессах.

Новейшие достижения в области микроэлектроники привели к новым концепциям в организации информационных служб. Благодаря высокопроизводительным и экономичным микропроцессорам информационно-вычислительные ресурсы приближаются к рабочим местам менеджеров, бухгалтеров, плановиков, администраторов, инженеров и других категорий работников. Совершенствуются персональные системы обработки данных, упрощается документооборот, внедряются автоматизированные рабочие места на базе персональных компьютеров.

Подходя к современным требованиям, предъявляемых к качеству работы управленческого звена коммерческой компании, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения офиса компании электронным оборудованием, таким, как компьютеры, средства связи, копировальные устройства.

В этом ряду особое место занимают компьютеры и другое электронное оборудование, связанное с их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации управленческого труда. Их использование в качестве информационных машин, что, хотя и не соответствует их названию, но в последнее время становится основным видом их применения, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов.

В наше время трудно представить фирму или организацию, не использующую в той или иной мере компьютеры для решения своих задач. Эти задачи различного характера: делопроизводство, управление, контроль исполнения, конструирование и т.д. Как правило, каждая фирма проходит свой особый путь внедрения компьютеров, информационных систем. Информационная система фирмы представляет собой систему сбора, обработки, передачи данных, статистические пакеты для решения основных задач фирмы.

Персональные компьютеры являются наиболее широко используемым видом компьютеров, их мощность постоянно увеличивается, а область применения расширяется. Персональные компьютеры могут объединяться в сети, что позволяет десяткам и сотням пользователей легко обмениваться информацией.

Одним из показателей характеризующих работу предприятия является товарооборот, который представляет собой планово организационный процесс обращения средств производства, от которого во многом зависят и другие экономические показатели. В общий объем товарооборота включают все товары, реализованные предприятием, т.е. полученные от предприятий поставщиков продукции. Также, товарооборот показывает, насколько быстро предприятие использует полученную продукцию, т.е. какими темпами оно осуществляет свою деятельность, чем больше на предприятие осуществляется поставок, тем более стабильно работает данное предприятие.

При осуществлении поставок на предприятие производится обработка и хранение большого количества информации, связанной с поставками, которая в себя включает:

- своевременное и правильное оформление документов и контроль за каждой операцией поступления товаров от поставщиков, из переработки и других источников, выявление расхождения фактического наличия и количества, указанного в сопроводительных документах;

- контроль за своевременным, полным и правильным оприходованием поступивших товаров;

- своевременное и правильное оформление документации и контроль за каждой операцией отпуска, отгрузки или реализации товара;

- контроль за соблюдением нормативов запаса товаров.

В связи с этим для надежного функционирования системы поставок необходимо вести их систематический и непрерывный учет, что и будет выполнять разрабатываемое мною приложение.

Целью данного дипломного проекта является разработка прикладной программы для управления базой данных фирмы «Никс» - «Продажа компьютерных комплектующих».

Для достижения этой цели необходимо выполнить следующие задачи:

1. Выбрать среду для разработки приложения и базы данных;

2. Разработать базу данных для учета продажи комплектующих;

3. В приложении над данными должны производиться такие процессы как: обновление, дополнение, удаление и поддержание целостности информации созданной базы данных;

4. Производиться выбор информации из базы данных по запросам пользователя;

5. Результаты работы базы данных должны быть отражены в отчетных формах, которые позволяют сохранять и выводить на печать необходимую информацию.

Актуальность разработки заключается в том, что хорошо структурированные базы данных, работающие без сбоев, позволяют решать множество задач без увеличения затрат времени и задействования дополнительных человеческих ресурсов.

В автоматизированных базах данных поиск необходимой информации не требует специальных усилий, при этом имеются дополнительные возможности - учёт клиентов, контроль движения финансовых и товарно-материальных ценностей, создание подробной статистики, ведение документооборота, и т.д.

Практическая значимость автоматизации баз данных в том, что руководитель всегда сможет получить доступ к актуальной информации о функционировании бизнеса.

При этом использование качественной системы управления базами данных позволит существенно снизить пиковые нагрузки на серверы компании, распределив их более равномерно. Как следствие, уменьшатся затраты на электроэнергию и обслуживание техники.

Объектом исследования в дипломном проекте является ЗАО «Компьютерная техника», которая является официальным дилером компании «Никс» и специализируется на оптовой и розничной продаже комплектующих, периферии, оргтехники, сетевого оборудования, расходных материалов, а также на поставке компьютеров под торговой маркой компании «Никс».

Предметом исследования является база для учета комплектующих и оргтехники данного магазина.

Глава 1. Аналитическая часть

1.1 Общая характеристика объекта управления

управление торговый программирование

Производственные и хозяйственные предприятия фирмы, корпорации, банки и органы территориального управления представляют собой сложные системы. Они состоят из множества элементов реализующих производственные и управленческие функции.

Такие экономические объекты имеют многоуровневую структуру, а также обширные внешние и внутренние информационные связи.

В качестве примера рассмотрим структуру подразделений «НИКС», расположенный по адресу: г. Махачкала, проспект Акушинского, д.11. Филиалы: ул. Нахимова, д.7, пр. Петра-1, д.49 "О".

ЗАО «Компьютерная техника» является официальным дилером компании «Никс» и специализируется на оптовой и розничной продаже комплектующих, периферии, оргтехники, сетевого оборудования, расходных материалов, а также на поставке компьютеров под торговой маркой компании «Никс».

НИКС - Компьютерный Супермаркет работает на российском рынке с 1991 года. Компания специализируется на оптовой и розничной продаже комплектующих, периферии, оргтехники, сетевого оборудования, расходных материалов, а также на поставке компьютеров под собственной торговой маркой. В 2006 г. открылось региональное представительство этой известной московской компании в г. Махачкала.

Участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск

Тип компании: торговая компания, предоставляющая услуги дистрибьютор/реселлер представительство ассоциация.

В данной компании реализуются следующие товары: Компьютерное оборудование, Оргтехника, Мини-АТС, Сетевое оборудование, Коммутаторы, Источники бесперебойного питания, Факс, модем, факс-модемы, Термопленка, Телефоны, Радиотелефоны, Ремонт и модернизация компьютеров, Установка, Лицензионного программного обеспечения, Заправка картриджей, Беспроводное оборудование для локальных сетей, Презентационное оборудование.

Общество, является юридическим лицом, вправе от своего имени заключать договора, приобретать имущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Общество имеет печать, расчетный счет, свой отдельный баланс и бланки со своим наименованием. Оно может создавать филиалы, представительства и другие обособленные подразделения.

Преимущественно товар реализуется за наличный расчёт клиента или если это фирма то путём безналичного расчёта т.е. банковским переводом на счёт ЗАО «Компьютерная техника».

Закрытое акционерное общество (ЗАО) - форма организации публичной компании, акционерное общество, акции которого распределяются только среди учредителей или заранее определённого круга лиц. Акционеры такого общества имеют преимущественное право на приобретение акций, продаваемых другими акционерами. Число участников закрытого акционерного общества ограничено законом. Как правило, закрытое акционерное общество не обязано публиковать отчётность для всеобщего сведения, если иное не установлено законом.

В ЗАО «Компьютерная техника» 5 учредителей, которые собираются 2 раза в год и решают вопросы:

Избрание членов ревизионной комиссии общества и досрочное прекращение их полномочий.

Образование исполнительного органа общества, досрочное прекращение его полномочий.

Уменьшение уставного капитала общества путём уменьшения номинальной стоимости акций.

Увеличение уставного капитала общества путём увеличения номинальной стоимости акций или размещения дополнительных акций

Внесение изменений и дополнений в устав общества или утверждение устава общества в новой редакции.

Назначение директора и досрочное прекращение его полномочий.

Утверждение годовых отчётов, бухгалтерской отчётности, в том числе о прибылях и убытках общества, а также распределение прибыли и убытков общества по результатам финансового года (проводится только по окончанию финансового года).

Заключение сделок, в совершении которых есть заинтересованность.

Утверждение внутренних документов, регулирующих деятельность органов управления акционерного общества и т.д.

Управлением предприятия ЗАО «Компьютерная техника» занимается генеральный директор. В его ведении находятся вопросы стратегического характера.

Директор подчиняется непосредственно генеральному и фактически управляет деятельностью компании на оперативном уровне. Он контролирует деятельность всех отделов. Также в его компетенции вопросы движения финансовых потоков.

Филиалы и представительства действуют от его имени на основании положений о них, утвержденных фирмой по договоренности. Филиалы и представительства не являются юридическими лицами. Чистая прибыль фирмы, образуется в соответствии с установленным порядком, после уплаты налогов, предусмотренных законодательством, кредитов банков и других обязательных платежей, а также расчетов с кредиторами и работниками фирмы принадлежит по праву собственности учредителям - участникам. Структурная схема организации приведена на рисунке 1.1.



Рисунок 1.1 - Организационно-структурная схема «НИКС»

Во главе фирмы стоит генеральный директор, который решает в основном управленческие вопросы, а также вопросы стратегического характера. Он контролирует деятельность всех отделов. Также в его компетенции вопросы движения финансовых потоков.

Дирекция (директор) решает все вопросы деятельности Общества, кроме тех, которые входят в исключительную компетенцию участников - учредителей.

Дирекция (директор) подотчетна учредителям - участникам и организует выполнение его решений, они не вправе принимать решения, обязательные для участников общества. Наем, назначение дирекции (директора) является исключительным правом участников - учредителей.

Следующей структурным элементом общества является бухгалтерия. Ее возглавляет главный бухгалтер, который выполняет следующие функции:

- осуществляет организацию бухгалтерского учета на основе установленных правил его ведения;

- совместно с руководителями соответствующих служб и подразделений обязан тщательно контролировать соблюдение установленных правил оформления отпуска, правильность расходования фонда заработной платы, взыскание в установленные сроки дебиторской и погашение кредиторской задолженности и т.д.;

- обязан активно участвовать в подготовке мероприятий, предупреждающих образование недостач и законное расходование денежных средств, нарушение финансового и хозяйственного законодательства;

- документы, служащие основанием для приемки и выдачи денежных средств, а так же кредитные и расчетные обязательства подписываются директором и главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными и т.д.

Главный бухгалтер ведет бухгалтерский учет, делает баланс, различные встречные сверки, считает все налоги и решает вопросы, возникающие в отделах, находящихся в его подчинении.

Закупкой товаров занимается отдел снабжения. В его функции также входит поиск новых поставщиков с более выгодными условиями поставки. Этот отдел решает вопросы закупки по всему ассортименту. Закупка производится на основании заявок покупателей, оформленными менеджерами.

В отдел сбыта входят менеджеры, которые занимаются непосредственно клиентами. Каждый менеджер имеет совою базу клиентов, с которыми он работает. Он заключает договора, обговаривает сроки, условия поставки и оплаты товара; осуществляет прием заказов от покупателей. Увеличивает свою базу клиентов за счет поиска новых.

Еще одним структурным компонентом Общества является автопарк или транспортная служба, которая реализует следующие функции:

- разрабатывает проведения технического обслуживания и ремонта подвижного состава, оборудования для текущих ремонтов и диагностики;

- организует своевременное и правильное ведение установленных форм учета и отчетности о работе автомобильного транспорта;

- подготавливает необходимую документацию и подвижной состав к годовому техническому осмотру Госавтоинспекции;

- Оформляет документы по приемке и списанию подвижного состава.

Центральная проблема организации состоит в координации закупок и продажи. В виду небольшого размера рассматриваемого предприятия закупка и продажа находится в одних руках т.е. эти отделы имеют одного руководителя, в компетенцию которого входят вопросы закупки по всему ассортименту. Преимущество этой формы состоит в том, что руководитель владеет сферой сбыта и информацией о спросе, что дает ему быстро реагировать на изменения на рынке. На предприятии не используется разделения в соответствии с группами товаров, степени обслуживания, величине покупателей и т.д.

Отдельно выделен бухгалтерский отдел. Этот отдел состоит из главного бухгалтера, двух бухгалтеров и кассира. В обязанности главного бухгалтера входит ведение бухгалтерского учёта, формирование отчётов для налоговой инспекции, начисление налогов, решение всех вопросов связанных с налоговой отчётностью и др. Кассир принимает выручку. Два бухгалтера оформляют документы по движению товара.

В отделе закупок и сбыта работают менеджеры. Задачами данного отдела являются:

- формирование ассортимента товаров;

- организация закупок;

- приём товаров;

- управление торговыми агентами;

- приём заказов на поставку товаров;

- получение доставленного товара.

Каждый из менеджеров отвечает за определённые ему функции. Так, менеджер по закупкам отвечает за организацию поставок товаров, приём товаров, слежением за товарными запасами. Менеджер по сбыту готовит необходимые материалы (бланки заказов и рекламную продукцию). Он же занимается приёмом заказов от покупателей по телефону и в торговом зале офиса, контролирует деятельность склада, следит за отгрузкой товара и возвратами от покупателей, организационными вопросами, анализом деятельности.

1.2 Экономическая сущность комплекса задач

Экономика - система жизнеобеспечения, решающая задачи, производства, распределения и потребления, различных благ для удовлетворения потребностей людей.

Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается как единое целое и как объединенная совокупность разнородных элементов.

Информационная система - взаимосвязанная совокупность средств, методов, персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Управление торговыми процессами в «НИКС» основывается на информации, отражающей объем, структуру и динамику поступления, продажи и запасов товаров. Движение информации между «НИКС» и внешней средой (поставщиками, покупателями) осуществляется в форме потоков информации. По отношению к предприятию различают входные, внутренние и выходные потоки информации (входную, внутреннюю и выходную информацию). От рациональной организации потоков информации предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами.

Продажа товара происходит по следующей схеме (рис. 1.2).



Рисунок 1.2 - Схема информационных потоков предприятия

Рассмотрим информационные потоки предприятия. Заказчик делает заявку у менеджера на нужный ему товар.

Менеджер выставляет счет на оплату и отсылает заказчику. При наличии товара на складе резервируется необходимое количество. Если товара нет, то оформляется заявка на поставку, где указывается дата составления заявки, фамилия ответственного менеджера, наименование продукции и крайние сроки доставки товаров.

Оформленная заявка поступает в отдел снабжения, где все заявки сортируются в зависимости от товара, от сроков поставки и т.д. и определяется примерная дата поступления товара на склад.

Менеджер, имея эти данные, уточняет сроки доставки товара с клиентом.

Снабженцы выставляют заявки на товар поставщикам, оплачивают выставленные счета и привозят товар, который поступает на склад фирмы.

После того, как заказчик проплатил выставленный ему счет и проплата прошла по банку, он может получить заказанную продукцию. Работающий с ним менеджер оформляет необходимые документы и отпускает товар.

Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации - персональный компьютер.

Современные масштабы и темпы внедрения средств автоматизации управления в народном хозяйстве с особой остротой ставит задачу проведения комплексных исследований, связанных с всесторонним изучением и обобщением возникающих при этом проблем как практического, так и теоретического характера.

В последние годы возникает концепция распределенных систем управления народным хозяйством, где предусматривается локальная обработка информации. Для реализации идеи распределенного управления необходимо создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест (АИС) на базе профессиональных персональных ЭВМ.

Анализируя сущность АИС, специалисты определяют их чаще всего как профессионально-ориентированные малые вычислительные системы, расположенные непосредственно на рабочих местах специалистов и предназначенные для автоматизации их работ.

Для каждого объекта управления нужно предусмотреть автоматизированные рабочие места, соответствующие их функциональному назначению. Однако принципы создания АИС должны быть общими: системность, гибкость, устойчивость, эффективность.

Согласно принципу системности АИС следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.

Принцип гибкости означает приспособляемость системы к возможным перестройкам благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.

Принцип устойчивости заключается в том, что система АИС должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возможных факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устранимы, а работоспособность системы - быстро восстановима.

Эффективность АИС следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам по созданию и эксплуатации системы.

Функционирование АИС может дать численный эффект только при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которых является ЭВМ. Лишь тогда АИС станет средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов.

При применении ЭВМ для обработки информации, выявляется ряд преимуществ машинной обработки информации перед ручной обработкой информации.

В компьютерной системе обработки информации некоторые из этих документов существуют лишь в электронной форме.

Рассмотрим следующие отличия компьютерной системы обработки информации от ручной системы обработки информации:

Высокая точность выполнения команд компьютером позволяет избежать ошибок, которые обычно возникают при ручной обработке.

Компьютерная система может выполнять множество операций, которые в неавтоматизированных системах выполняют несколько человек.

Возможность исправления ошибок, возникающих при некорректном вводе данных. Некоторые ошибки компьютер может исправлять автоматически.

При определённых условиях, некоторые операции компьютер может выполнять автоматически. Компьютеры обрабатывают данные с очень высокой скоростью. Скорость современных компьютеров достигает миллиардов операций в секунду.

­ с помощью компьютеров можно решать задачи, слишком сложные для человеческого разума.

­ огромные объемы памяти позволяют хранить большие количества информации с последующей ее обработкой.

­ компьютеры не придают эмоциональной окраски обрабатываемым данным. Они объективно учитывают все введенные факторы и ограничения, и строят на их основе неискаженную эмоциями модель.

­ для компьютера не имеет значения, насколько рутинны выполняемые им операции.

Исходя из этих характеристик компьютеров, можно предположить, что наиболее полезно использование компьютеров при решении задач, требующих быстрого завершения, для очень сложных расчетов, а также для автоматизации повторяющихся рутинных действий. К сожалению, все еще невозможно поручить компьютеру работу, требующую изобретательности, интуиции или других подобных качеств. Тем не менее, работы в области искусственного интеллекта постепенно начинают вмешиваться и в эти области человеческой деятельности.

Развитие электроники привело к появлению нового класса вычислительных машин - персональных ЭВМ (ПЭВМ). Главное достоинство ПЭВМ - сравнительно низкая стоимость и в то же время высокая производительность. Так, например, если проанализировать характеристики больших ЭВМ начала 60-х годов, мини-ЭВМ начала 70-х годов и ПЭВМ 80-х гг., то окажется, что производительность примерно одинакова. Низкая стоимость, надежность, простота обслуживания и эксплуатации расширяет сферу применения ПЭВМ, прежде всего за счет тех областей человеческой деятельности, в которых раньше вычислительная техника не использовалась из-за высокой стоимости, сложности обслуживания и взаимодействия.

К таким областям относится и так называемая учрежденческая деятельность, где применение ПЭВМ позволило реально повысить производительность труда специалистов, связанных с обработкой информации. Этот аспект особенно актуален в связи с тем, что производительность управленческого труда до сих пор росла крайне низкими темпами. Так за последние 30 лет она повысилась в 2-3 раза, в то же время в промышленности - в 14-15 раз. В настоящее время для интенсификации умственного и управленческого труда специалистов различных профессий разрабатываются и получают широкое распространение АИС, которые функционируют на базе ПЭВМ.

Понятие «автоматизированная система» предполагает переход от неудобных бумажных носителей к более усовершенствованной системе расчета. Осуществление расчета показателей выпуска продукции вручную, приводит к возникновению проблем обрабатывания больших потоков данных, что приводит к ошибкам и неточностям в расчетах. Как бы дорого не обошлось предприятию приобретение вычислительной техники, отказ от нее обойдется во много раз дороже.

Основной задачей автоматизированной системы является вовсе не уменьшение количества управленческого персонала (это задача вспомогательная и решается она не всегда). Основным достоинством подобной системы является то, что благодаря ей повышается качество расчетов основных параметров (примерно на 10-15%).

К наиболее характерным недостаткам ручной обработки относятся:

- невозможность расчета показателей из-за большого количества информации и сложных расчетов, которые необходимы для грамотного управления предприятием;

- низкая оперативность персонала, занимающегося расчетом показателей;

- неправильная организации сбора и регистрации исходной информации, которая приводит к неправильным результатам расчета показателей;

- невысокая достоверность результатов расчета.

Процесс расчета показателей, выполняемый персоналом с использованием вычислительной техники протекает в сотни раз быстрее и результаты расчета выдаются намного точнее. Немаловажной причиной для перехода от бумажных носителей к вычислительной технике являются затраты на содержание персонала.

Рассматривая эффективность применения ЭВМ, нельзя исходить из строгого принципа соотношения выигрыша к затратам, т.к. при очень быстром прогрессе вычислительной техники определенный маленький г ас ресурсов, может быть затребован уже в ближайшее время, из-за быстро растущих потоков информации и растущих требований к ЭВМ.

В настоящее время наибольшее распространение получила автоматизация работы бухгалтера и экономиста. Расчет показателей выпуска промышленной продукции предприятия занимает огромные временные, трудовые и финансовые ресурсы. Дело в том, что элементарные расчеты показателей эффективности для каждого вида изделий (а их на предприятии государственного значения может быть до несколько сотен) занимает очень много времени -порядка 50% работы бухгалтера - экономиста. В связи с этим многие показатели рассчитываются приближенно, в результате общее представление меняется и теряет свою точность.

Данный проект позволяет увеличить объем проходной информации и сделать ее обработку максимально легкой.

Входная информация заносится оператором в ЭВМ, где она обрабатывается и храниться, обработанная информация выводится на экран дисплея, а при необходимости и на печатающее устройство, подключенное к ЭВМ.

1.3 Общая характеристика организации машинной обработки информации

Основная цель использования ПЭВМ - формализация профессиональных знаний. Здесь в первую очередь автоматизируется рутинная часть работ специалистов, которая занимает более 75% их рабочего времени.

Применение ПЭВМ позволяет сделать труд специалистов творческим, интересным, эффективным. Персональные ЭВМ используются повсеместно, во всех сферах деятельностей людей. Новые сферы применения изменили и характер вычислительных работ.

Автоматизация в общем виде представляет собой комплекс действий и мероприятий технического, организационного и экономического характера, который позволяет снизить степень участия или полностью исключить непосредственное участие человека в осуществлении той или иной функции производственного процесса управления.

Таким образом, автоматизированные информационные системы можно рассматривать как человеко-машинную систему с автоматизированной технологией получения результатной информации необходимой для информационного обслуживания специалистов и оптимизации процесса управления в различных сферах человеческой деятельности.

На данном этапе необходимо определить и описать входную информацию.

Под входной информацией понимается вся информация необходимая для решения задачи и расположения на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти РС.

С этой целью составляется перечень входной информации и состав реквизитов каждого вида входной информации, описание полей входных документов.

При определении перечня входной информации описываются:

- вид информации (текущая, переменная, нормативно-справочная);

- источники информации;

- специфика сбора;

- хранения информации;

- способы поступления;

- объемно-временные характеристики;

- способы контроля.

Состав реквизитов входной информации зависит от особенностей входной информации, он доложен быть необходимым и достаточным для решения оставленной задачи.

Расположение реквизитов осуществляется в соответствии с существующими правилами ее проектирования.

Описание полей реквизитов выполняется по отношению ко всем видам входной информации, которые конкретизируют вид информации, источники возникновения информации, специфику ее сбора, способы ее поступления и т.д.

1.4 Обоснование проектных решений по программному обеспечению комплекса задач

Одной из важнейших сфер применения Access являются системы организационного управления на малых и средних предприятиях. Наряду с мощными специализированными прикладными системами, пользователь часто заинтересован в оригинальной разработке системы, при которой иногда проще учесть особенности деятельности предприятия, создать более простую информационную систему, не требующую сопровождения со стороны.

В данной дипломной работе мною разработана и реализована база данных средствами MS Access в сфере торговой деятельности на примере фирмы «НИКС», приложение разработано в Delphi 7 (императивный структурированный объектно-ориентированный язык программирования со строгой статической типизацией переменных).

Система управления базой данных (СУБД) является универсальным программным инструментом создания и обслуживания баз данных и приложений пользователя в самых разных предметных областях. СУБД обеспечивает многоаспектный доступ к данным и использование одних и тех же данных различными задачами и приложениями пользователей.

В СУБД поддерживаются различные модели данных.

Модель данных - это метод (принцип) логической организации данных, используемый СУБД. Наиболее известными являются иерархическая, сетевая, и реляционная модели.

В СУБД для персональных компьютеров (настольных СУБД) поддерживаются преимущественно реляционная модель, которую отличает простота и единообразие представления данных простейшими двумерными таблицами.

Основной логической структурной единицей манипулирования данных является строка таблицы - запись. Структура записи определяется составом входящих в нее полей. Совокупность полей записи соответствует логически связанным реквизитам, характеризующим некоторую сущность предметной области.

Типовыми функциями СУБД, по манипулированию данными являются: выборка, добавление, удаление, изменение данных.

Выборка данных - выборка записей из взаимосвязанных таблиц в соответствии с заданными условиями.

Добавление и удаление данных - добавление новых записей в таблицы и удаление существующих.

Изменение данных - модификация значений данных в полях существующих записей.

Данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц могут подвергаться обработке. К операциям обработке относятся, например, расчеты в пределах каждой записи, группировка записей в соответствии с заданным критерием группировки и применение к записям выделенных групп статистических функций, таких как суммирование, определение максимального, подсчет числа записей в группе и т.д.

СУБД Microsoft Access является системой управления реляционной базой данных, включающих все необходимые инструментальные средства для создания локальной базы данных, общей базы данных в локальной сети с файловым сервером или базы данных на SQL - сервере, а также для создания приложения пользователя, работающего с этими базами данных.

База данных Access, создаваемая на локальном компьютере отличается от баз данных других настольных СУБД. В ее файле могут храниться не только данные, но объекты интерфейса - формы, отчеты, а также программный код. Благодаря этому можно создать приложение, целиком хранящееся в одном единственном MDB-файле, что существенно упрощает как создание, так и распространение приложений для работы с базами данных.

СУБД Access включает разнообразные и многочисленные относительно автономные программные средства, ориентированные на создание объектов базы данных и приложений пользователя.

Средства графического конструирования позволяют пользователю создавать объекты базы данных и объекты приложения с помощью многочисленных графических элементов, не прибегая к программированию.

Диалоговые средства представлены разнообразными мастерами, которые в режиме ведения диалога с пользователями позволяют создавать объекты и выполнять разнообразные функции по реорганизации и преобразованию баз данных.

Среди многочисленных средств графического конструирования и диалоговых средств Access следует выделить средства для создания:

· таблиц и схем данных;

· запросов выборки, отбирающих и объединяющих данные нескольких таблиц и виртуальную таблицу, которая может использоваться во многих задачах приложения;

· запросов на изменение данных базы;

· экранных форм, предназначенных для ввода, просмотра и обработки данных в диалоговом режиме;

· отчетов предназначенных для просмотра и ввода на печать данных из базы и результатов их обработки в удобном для пользователя виде;

· страниц доступа к данным, обеспечивающим работу с базами данных в среде Internet;

· интерфейса управления приложением пользователя: меню, кнопочных форм, панелей управления приложением, позволяющих объединить различные операции по работе с базой данных в единый технологический процесс.

Для выполнения сложных расчетных операций с данными таблиц базы данных в системе Access необходимо использовать библиотеки ADO (Microsoft ActiveX Data Objects) или DAO (Microsoft Data Access Objects).

Язык программирования Delphi представляет собой комбинация таких технологий, как:

- высокопроизводительный компилятор в машинный код;

- объектно-ориентированная модель компонент;

- визуальное построение приложений;

- средство для построения баз данных.

Delphi 7 - новая версия системы быстрой разработки приложений.

Почему именно Delphi? В Delphi сделать первый шаг очень просто, она интуитивно понятна. Конечно, небольшому числу разработчиков по долгу службы нужны глубокие специфические знания, которые приходят со временем. А начинающим Delphi позволяет начать создавать программы сразу, не углубляясь в изучение внутренностей операционной системы, и даже собственной среды разработки. Поэтому программист может сразу сосредоточиться на логике работы будущей программы.

Delphi - прекрасная система визуального объектно-ориентированного проектирования, одинаково радующая и новичков в программировании, и профессионалов. Начинающим Delphi позволяет сразу, с небольшими затратами времени и сил создавать прикладные программы, которые внешне неотличимы от программ, созданных профессионалами. А для опытного программиста Delphi открывает неограниченные возможности для создания сколь угодно сложных программ любого типа, в том числе, распределённых приложений, работающих с любыми базами данных.

Borland Delphi представляет собой средство разработки приложений для Microsoft Windows. Delphi является мощным и простым в использовании инструментом для создания автономных программ, обладающих графическим интерфейсом (GUI), или 32-битных консольных приложений (программ, которые не имеют графического интерфейса).

В сочетании с Borland Kylix, программисты Delphi могут создавать из одного исходного текста приложения и для Windows и для Linux, и это открывает новые возможности и увеличивает потенциальную отдачу от усилий, вложенных в изучение Delphi. В Delphi используется кросс-платформенная библиотека компонентов CLX и визуальные дизайнеры для создания высокопроизводительных приложений для Windows, которые повторной компиляцей можно легко превратить в приложения для Linux.

Delphi является первым языком программирования, обладающим простой в использовании средой для быстрой разработки приложений, разрушающей барьеры между языками высокого уровня, и языками, на низком уровне разговаривающими с системой на языке битов и байтов.

При создании графического интерфейса приложений Delphi, у вас все возможности языка программирования Object Pascal, "завернутого" в среду RAD. Такие компоненты окна графического пользовательского интерфейса, как формы, кнопки и списки объектов, включены в состав Delphi. Это означает, что вам не нужно писать никакого кода при добавлении их в ваше приложение. Вы просто "кладёте" их на вашу Форму, как в графическом редакторе. Вы можете также добавить на Форму элементы управления ActiveX, для создания в считанные минуты специализированных программ таких, например, как веб-браузеры. Delphi позволяет разработчикам дизайна внедрять в интерфейс новые элементы и кодировать их события одним щелчком мыши.

Delphi поставляется в различных конфигурациях, настроенных на потребности различных предприятий. В Delphi вы можете писать программы для Windows быстрее и легче, чем это было возможно раньше.

Разумеется, Delphi - не единственная среда быстрой разработки приложений. Существуют и другие RAD, столь же удобные для визуальной разработки программ, например, Visual Basic. Но BASIC известен как не самый мощный и удобный язык программирования, кроме того, программы на нем отличаются сравнительно невысоким быстродействием.

Требования к программе: система должна работать под системой WindowsXP/Vista/7 при наличии установленных драйверов баз данных Microsoft Jet 4.0 DatabaseEngine.

Глава 2. Проектная часть

2.1 Информационное обеспечение комплекса задач

Под инфологической моделью понимается описание предметной области, выполненное с использованием специальных языковых средств, не зависящих от используемых в дальнейшем программных средств (это по существу, блок-схема алгоритма создания базы данных).

Требования к инфологической модели:

- адекватное отображение предметной области;

- непротиворечивость;

- должна отражать взгляды и потребности всех пользователей системы;

- однозначная трактовка моделей;

- модель должна быть конечной;

- модель должна быть легко расширяемой, т.е. иметь возможность ввода новых (удаления старых) данных без изменения ранее определенных;

- должна обладать свойствами композиции и декомпозиции (укреплять базу данных или расщеплять);

- должна быть легко реализуемой на ЭВМ;

- должна быть независимой от оборудования и языков организации базы данных на ЭВМ.

База данных Access является реляционной базой данных. Такая база данных состоит из взаимосвязанных реляционных таблиц. Этап проектирования реляционной базы данных заключается в определении ее логической структуры, т.е состава реляционных таблиц, их структуры и межтабличных связей.

Для проектирования базы данных необходимо располагать описанием выбранной предметной области, которое должно охватывать реальные объекты и процессы, определить все необходимые источники информации для обеспечения предполагаемых запросов пользователя и решаемых в приложении задач.

Для создания информационной модели нужно определить сущности, которые будут удовлетворять всем требование к базе данных: категории, страна, клиент, менеджер, товары, корзина, заказы, способ оплаты, статус корзины, товары.

Для удовлетворения дополнительных функций базы данных, также были включены следующие сущности:

1. Консультанты;

2. Доступ;

3. Деятельность.

Информационную модель изображаем в виде взаимосвязей между сущностями и бизнес-процессами. Диаграмма «Сущность-связь» будет выглядеть следующим образом (рис 2.1.):

Так как заданием моей дипломной работы является разработка приложения для организации торговой деятельности фирмы, необходимо представить данное приложение графическим способом, т.е. составить инфологическую модель решаемой задачи.

2.2 Характеристика входной информации

Входная информация автоматизированной системы - это информация, поступающая в АС в виде документов, сообщений, данных, сигналов, необходимая для выполнения функций АС.

Входную информацию делят на условно-постоянную, сохраняющую свои значения на длительный период времени, и постоянно меняющуюся оперативно-учетную информацию.

Под входной информацией понимается вся информация необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичные документы, машинные носители, в памяти ЭВМ. С этой целью составляют перечень входной информации и состав реквизитов каждого вида входной информации, расположение реквизитов входной информации, описание полей входных документов.

В качестве входного документа рассматриваются данные по новой поступившей продукции.

Входные данные это данные, которые служат для характеристики объекта и хранятся в информационной базе. В данном случае входными данными являются:

- Информация о товаре: тип товара, производитель, наименование, описание, характеристики, цена, наличие, гарантия, фотография (рис. 2.3);

- Информация о консультанте: фамилия, имя, отчество, дата рождения, номер телефона, паспортные данные, дата принятия на работу, дата увольнения, фотография (рис. 2.4);

- Информация о доступе: логин, пароль, права (рис. 2.5).

Рисунок 2.3 - Таблица «Новый товар»

В качестве входного документа также рассматривается информация о новом клиенте, данные которого забиваются в базу данных.

Рисунок 2.4 - Структура документа «Новый консультант»

Также, в качестве входного документа рассматривается информация о правах доступа (рис. 2.5).

Рисунок 2.5 - Структура документа «Права доступа»

В результате анализа предметной области выявим документы - источники справочных данных для создания базы данных: Справочник Категории комплектующих, Справочник Производители, Справочник Клиенты, Справочник Менеджеры, Способы оплаты, Статус заказов (рис. 2.6).

Рисунок 2.6 - Справочники

2.3 Характеристика результатной информации

Результатные документы представляют собой результат обработки входных данных, которые имеют удобный для пользователя вид. В данном случае результатными документами являются документы:

1. «Перечень товаров в наличии» выводит общий список продукции на учете (рис. 2.7).

Рисунок 2.7 - Печать всех найденных товаров

2. «Перечень проданных товаров» выводит список продукции, которая была реализована за отчетный период в данном магазине (рис. 2.8).

Рисунок 2.8 - Перечень проданных товаров

«Приходная накладная» выводит список поступившего товара (рис 2.9).

Рисунок 2.9 - Структура документа «Поступивший товар»

3. «Гарантийный талон / Товарный чек» выводит данные по произведенной продажи продукции (рис. 2.10).

Рисунок 2.10 - Структура документа «Гарантийный талон/Товарный чек»

2.4 Выходные данные и организация учета и контроля

В рассматриваемой системе предусмотрено достаточно много выходных форм, каждая из которых имеет вполне определенное назначение. Документы, которые необходимо заполнить для получения товара:

· Товарный чек;

· Накладная;

· Отчет.

Отчет формируются непосредственно по необходимости за произвольный период на основе текущих данных. Хранение данных машина производит сама, поэтому необходимости хранить где-то еще данные в отдельной базе смысла не имеет.

Товарный чек приведен на рисунке 2.12.

Рисунок 2.12 - Товарный чек

Пример накладной приведен на рисунке 2.13.

Рисунок 2.13 - Накладная

2.5 Машинная реализация комплекса задач

Для запуска программы необходимо дважды «кликнуть» на файле price.exe в директории программы или с помощью заранее созданного ярлыка. При открытии диалогового окна «Авторизация», необходимо ввести свои авторизационные данные, полученные от системного администратора, и нажать «Войти» (рис. 2.14).

Рисунок 2.14 - Диалоговое окно «Авторизация»

После этого на экране появится главное окно программы (рис. 2.15).

Рисунок 2.15 - Главное окно программы

Главное окно программы состоит из 2 элементов:

1. Строка меню - содержит основные управляющие элементы программы;

2. Главное окно, состоящее из фреймов, которые отображают информацию о товаре, о заказе, о выбранных товарах в корзине и т.д.

Строка меню: состоит из 6 параметров: Комплектующие, Корзина, Справочники, Печать, Сортировка, Справка.

Параметр «Комплектующие» (рис. 2.16) состоит из следующих команд: Добавить, Изменить, Удалить.

Рисунок 2.16 - Команды параметра «Комплектующие» строки меню

Параметр «Корзина» (рис 2.17) состоит из следующих команд: Добавить товар в корзину, Удалить товар из корзины.

Рисунок 2.17 - Команды параметра «Корзина» строки меню.

Параметр «Справка» состоит из одной команды «О программе» (рис. 2.18)

Рисунок 2.18 - Команды параметра «Справка» строки меню

Параметр «Справочники» состоит из: Справочник Категории комплектующих, Справочник Производители, Справочник Клиенты, Справочник Менеджеры, Способы оплаты, Статус заказов.

Параметр «Печать» состоит из: печатать выделенный фрагмент, Печатать все найденные товары (рис. 2.19)

Рисунок 2.19 - Параметр «Печать»

Параметр «Сортировка» состоит из следующих команд: Код товара, Категория, Наименование, Производитель, Количество, цена, Порядок сортировки (рис. 2.20).

Рисунок 2.20 - Параметр «Сортировка»

Отбор товара осуществляется незамедлительно при вводе данных в соответствующие поля формы. Результаты отбора отображаются на главное форме. Отбор данных приведен на рисунке 2.21.



Рисунок 2.21 - Отбор товара

Отбор товара осуществляется по следующим критериям: категория, менеджер закупки, код товара, производитель, стоимость, количество.

Результаты отбора отображаются в нижнем фрейме приложения (рис. 2.22).

Рисунок 2.22 - Результаты отбора товара

Для того, чтобы занести новый товар необходимо выбрать пункт меню «Комплектующие» и выбрать вкладку «Добавить». Также в этом пункте меню можно изменить данные товара и удалить товар. Пример добавления товара приведен на рисунке 2.23.

Рисунок 2.23 - Добавление нового товара

Команда «Обновить» обновляет данные таблицы «Товар».

Для оформления продажи необходимо создать новый чек. После данного действия отобразится номер данного чека, очистится таблица покупаемого товара и станут активны кнопки «Добавить», «Удалить».

Таблица «Корзина» отображает товар, добавленный в данную продажу, количество и сумму, также отображает общую сумму чека.

Кнопки «Добавить» и «Удалить» служат для добавления товара в корзину и исключения из нее соответственно.

Добавление товара в корзину отображено на рисунке 2.24.

Для удаления товара из данной корзины, необходимо выбрать его в таблице «Продажа» и нажать кнопку «Удалить» (рис. 2.25).

Рисунок 2.24 - Добавление товара в корзину

Рисунок 2.25 - Удаление товара из корзины

После этого товар будет исключен из данной продажи и не будет отображен в таблице «Продажа».

Для вывода не печать списка товаров, по данной продаже, необходимо нажать на кнопку «Печать выделенного товара» либо «Печать всех товаров». После откроется окно предварительного просмотра отчета (рис. 2.26).

Рисунок 2.26 - Окно предварительного просмотра отчета

Если необходимо указать дополнительные параметры печати, необходимо нажать на кнопку «Настройка принтера» и изменить необходимые значения в открывшемся окне.

Для вывода на печать документа необходимо нажать на кнопку печать.

Команда «Поставка» открывает форму «Оформление и работа с поставками товаров на складе», которая служит для просмотра, оформления и редактирования поставок.

Данная форма состоит из таблицы «Поставленный товар», таблицы «Прайс-лист» и панели управления.

Таблица «Поставленный товар» отображает поступивший на склад товар по приходным накладным. Располагается в верхнем левом углу.

Панель управления отвечает за просмотр, оформление и редактирование поставок. А также содержит элементы управления для поиска и добавления нового товара. Находится в правой части формы.

Для оформления новой поставки, необходимо нажать на кнопку «Новая поставка», после будут доступны кнопки редактирования поставки. Для добавления товара в поставку, необходимо выбрать товар в таблице «Прайс-лист», ввести количество в поле «количество» и нажать кнопку добавить.

Добавленный товар отобразится в таблице «Поставленный товар».

Для удаления товара из поставки необходимо выбрать его в таблице «Поставленный товар» и нажать на кнопку «Удалить» на панели управления. После этого данный товар будет удален из поставки и не будет отображаться в таблице «Поставленный товар».

Для быстрого добавления конкретного товара в поставку, следует использовать поиск по товарам. Для этого необходимо нажать на кнопку «Поиск товара» на панели управления. Откроется форма «Найти».

Работа с данной формой рассмотрена выше.

В случае если поступивший товар не зарегистрирован в базе данных, нужно его добавить. Для этого необходимо нажать на кнопку «Добавить новый товар» на панели управления. После откроется форма «Добавить товар», в которую необходимо ввести всю имеющиеся в данный момент информацию о нем, нажать кнопку добавить.

Для вывода на печать выбранной или созданной поставки необходимо «Распечатать накладную». После откроется форма предварительного просмотра содержащая отчет «Приходная накладная». Работа с которой была описана выше.

Панель управления содержит информацию о продавце, активные фильтры и средства формирования отчета о проданных товарах. Находится внизу формы «Информация о продажах».

Блок «Сортировка» содержит поля активного фильтра таблицы «Товар». Фильтрация по следующим критериям осуществляется по методу частичного совпадения. Сортировка осуществляется по критериям, приведенным на рисунке 2.27.



Рисунок 2.27 - Сортировка товара

Вкладка «Менеджеры» содержит информацию о менеджерах: ФИО, дату рождения, номер телефона, индивидуальный номер, пол, адрес (рис. 2.28).

...