Система классификации определяется и характеризуется использованным методом классификации, признаками, их последовательностью и количеством ступеней классификации, а также количеством группировок (емкостью).

Метод классификации - это совокупность правил создания системы классификационных группировок и их связи между собой.

Признак классификации - это свойство объекта классифицированной множества, которые могут иметь количественное или качественное значение. Количество значений признака классификации определяет количество классификационных группировок, которые могут быть созданы при распределении множества объектов по этому признаку.

Под экономической информацией понимается информация, характеризующая производственные отношения в обществе.

К ней относятся сведения, которые циркулируют в экономической системе, о процессах производства, материальных ресурсах, процессом управления производством, финансовых процессах, а так же сведения экономического характера, которыми обмениваются между собой различные системы управления.

Виды экономической информации. Экономическую информацию принято подразделять по следующим основным признакам: функциям управления; месту возникновения (уровню управления).

По функциям управления экономическая информация разделяется на: планово-учетную; нормативно-справочную; отчетно-статистическую.

Плановая (директивная) информация включает в себя директивные значения планируемых и контролируемых показателей бизнес - планирования на некоторый период в будущем (5 лет, год, квартал, месяц, сутки). Например, выпуск продукции в натуральном и стоимостном выражении, планируемые спрос и прибыль от ее реализации и т.д.

Учетная информация отражает фактические значения запланированных показателей за определенный период времени. На основании этой информации может быть скорректирована плановая информация, проведен анализ деятельности организации, приняты решения по более эффективному управлению предприятием. В качестве учетной информации выступает информация натурального (оперативного) учета, бухгалтерского учета, статистического учета, финансового учета.

Оперативный учет - это своевременное отражение фактических результатов различных хозяйственных операций в ходе их совершенствования с целью принятия оперативных управленческих решений.

Бухгалтерский учет - это учет в целом по предприятию и его структурным подразделениям по всем хозяйственным операциям без исключения.

Финансовый учет - это бухгалтерский учет, т.е. Информация о хозяйственных операциях и конечных финансовых результатах деятельности предприятия.

Например, учетной информацией являются: количество деталей данного наименования, изготовленных рабочим за смену (оперативный учет), заработная плата рабочего за изготовление детали (бухгалтерский учет), фактическая себестоимость изготовления изделия (бухгалтерский и финансовый учет).

Нормативно-справочная информация содержит различные справочные и нормативные данные, связанные с производственными процессами и отношениями. Это самый объемный и разнообразный вид информации. Примерами нормативно-справочной информации могут служить: технологические нормативы изготовления деталей, узлов, изделий в целом; стоимостные нормативы (расценки, тарифы, цены); справочные данные по поставщикам и потребителям продукции и т.д.

Отчетно-статистическая информация отражает результаты фактической деятельности предприятия для вышестоящих органов управления, органов государственной статистики, налоговой инспекции и т.д., например годовой бухгалтерский отчет о деятельности фирмы.

Статистический учет - учет данных в государственном масштабе. Он ведется с целью изучения и контроля массовых явлений для установления закономерности развития отдельных отраслей, административных районов государства.

Классификация экономической информации по уровням управления (месту возникновения) включает в себя входную и выходную информацию.

Входная информация - это информация, поступающая в фирму (структурное подразделение) извне и используемая как первичная информация для реализации экономических и управленческих функций и задач управления.

Выходная информация - это информация, поступающая из одной системы управления в другую. Одна и та же информация может быть входной для одного структурного подразделения как ее потребителя, так и выходной - для подразделения, ее вырабатывающего.

При этом форма представления экономической информации может быть: алфавитно-цифровой (текстовая) - в виде совокупности алфавитных, цифровых и специальных символов и графическая - в виде графиков, схем, рисунков; а физическим носителем информации - бумага, магнитный диск, изображение на экране дисплея.

Таким образом, классификация - это разделение множества объектов на части по их сходству или расхождением согласно принятым методами.

Существует два метода классификации, а именно: иерархический и Фасетный [6].

Иерархический метод классификации - это последовательное разделение множества объектов на подчиненные классификационные группировки, между которыми устанавливаются отношения подчиненности (иерархии)

Иерархический метод классификации характеризуется тем, что начальная множество объектов технико-экономической информации последовательно делится на группировки (классы) первого уровня разделения, далее - на группировку следующего уровня и т.п. Совокупность группировок образует при этом иерархическую древовидную структуру, которую часто изображают в виде ветвистого графа, узлами которого являются группировки.

Количество уровней классификации определяет глубину классификации. Каждая группировка может делить на группировки низшего уровня с использованием своего признаки, и глубина классификации в каждой ветви иерархической структуры может быть разной.

В иерархической классификации в отдельном случае на каждом уровне деления может быть использована один признак. Это означает, что объекты исходного множества характеризуются одинаковым набором признаков.

Наиболее существенными и сложными вопросами, при использовании иерархического метода классификации, является выбор системы признаков, которые станут основой разделения, а также их последовательность. Избранные признаки должны быть определяющими в решении конкретных технико-экономических задач, для которых создается эта система классификации. При этом формируемые в группировке объекты должны иметь наибольшее количество одинаковых признаков. Выбор последовательности признаков зависит прежде всего от характера технико-экономической информации.

При применении иерархического метода классификации для объектов с независимыми признаками (например, кадров, продукции и т.д.) выбор последовательности признаков зависит от статистических характеристик - частоты и вероятности обращения к той или иной признаки (чаще всего обращением должны отвечать высшие уровни классификации).

Иерархический метод классификации характеризуется количеством уровней классификации, глубиной, емкостью и гибкостью. Количество уровней определяет глубину классификации, устанавливается в зависимости от степени необходимой конкретизации группировок и числа признаков, которые участвуют в решении соответствующих задач. От глубины классификации и количества созданных на каждом уровне группировок зависит емкость. Как правило, наибольшее количество последовательных группировок, на которые может разделять предварительное группировки на каждом уровне классификации, берут постоянной или для всей классификации, либо для данного уровня. Разделы идентифицируются однозначным цифровым кодом. Код подраздела состоит из кода раздела и однозначного кода подразделения.

Преимущества метода: логичность построения, четкость выделения признаков, большой информационный объем, традиционность и привычность использования, полная приспособленность к ручной обработке информации, большая информативность кодов, которые имеют нагрузку.

Недостатки метода: жесткость структуры, обусловленная фиксированностью признаков и заранее установленным порядком их следования, которые не допускают включения при отсутствии резервного объема новых объектов классификационных группировок и признаков; невозможность группировать по любой наперед незаданные признаку; отсутствие для стабильности классификаторов нужных больших резервных объемов [6, 19].

Фасетный метод классификации - это параллельный разделение множества объектов на независимые классификационные группировки. При этом множество объектов, характеризуется некоторым набором одинаковых для всех объектов признаков (фасет), значения которых соответствуют конкретным выражениям указанных признаков, может делиться многократно и независимо.

Множественный описание объектов технико-экономической информации происходит в каждой конкретной задачи на основе задания фасетной формулы, которая образуется из последовательности признаков классификации. Количество фацетных формул определяется возможным сочетанием признаков. Для каждой фасетной формулы может быть образована иерархическая классификация, в которой на каждом уровне деления используется один признак, соответствует отдельной фасете, а последовательность признаков определяется фасетной формулой.

Итак, любое группировки в системе классификации определяется набором значений признаков объектов классификации (может быть одна или несколько признаков). Поскольку количество возможных классификаций быстро растет с ростом независимых признаков, в ряде случаев лучше иметь перечень отдельных фасетов - признаков. Любая комбинация фасетов определяет одну иерархическую классификацию, каждая группировка которой определяется комбинацией значений признаков. В общем вся множество объектов классификации может описываться достаточно большим количеством дескрипторов, которые соответствуют значениям разных признаков множества объектов. Каждый объект может описываться какой-то частью этих значений.

2. Система кодирования информации

Классификаторы представляют собой систематический свод, перечень каких-либо объектов, позволяющий находить каждому их них свое место, и имеют определенное (обычно числовое) обозначение. Система классификации позволяет сгруппировать объекты выделить определенные классы, которые будут характеризоваться рядом общих свойств. Классификация объектов - это процедура группировки на качественном уровне, направленная на выделение однородных свойств. Применительно к информации как к объекту классификации выделенные классы называют информационными объектами.

В любой стране разработаны и применяются государственные, отраслевые, региональные классификаторы. Например, классифицированы: отрасли промышленности, оборудование, профессии, единицы измерения, статьи затрат и т.д.

Классификатор - систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок.

Назначение классификатора:

систематизация наименований кодируемых объектов;

однозначная интерпретации одних и тех же объектов в различных задачах;

возможность обобщения информации по заданной совокупности признаков;

возможность сопоставления одних и тех же показателей, содержащихся в формах статистической отчетности;

возможность поиска и обмена информацией между различными внутрифирменными подразделениями и внешними информационными системами;

экономия памяти компьютера при размещении кодируемой информации.

Разработаны три метода классификации объектов, которые различаются разной стратегией применения классификационных признаков.

Методы классификации объектов:

Иерархический метод классификации

Учитывая довольно жесткую процедуру построения структуры классификации, необходимо определить ее назначение перед началом работы, то есть какие свойства должны быть объединены объекты в классы. Эти свойства принимаются в будущем как признаки классификации. В иерархической системе классификации каждый объект на любом уровне должен быть присвоен одному классу, который характеризуется конкретным значением выбранной функции классификации. Для последующей группировки в каждом новом классе необходимо установить классификационные знаки и их значения. Таким образом, выбор классификационных признаков будет зависеть от семантического содержания класса, что требует группировки на последующем уровне иерархии. Количество уровней классификации, соответствующих количеству функций, выбранных в качестве базы деления, характеризует глубину классификации.

Фасетный метод классификации

В отличие от иерархической позволяет выбирать признаки классификации независимо как друг от друга, так и от семантического содержания классифицируемого объекта. Признаки классификации называются фасетами (facet - рамка). Каждый фасет содержит совокупность однородных значений данного классификационного признака. Причем значения в фасете могут располагаться в произвольном порядке, хотя предпочтительнее их упорядочение. Схема построения фасетной системы классификации представляется в виде таблицы. Названия столбцов соответствуют выделенным классификационным признакам (фасетам). В каждой клетке таблицы хранится конкретное значение фасета. Процедура классификации состоит в присвоении каждому объекту соответствующих значений из фасетов. Достоинства фасетной системы классификации: возможность создания большой емкости классификации, т.е. использования большого числа признаков классификации и их значений для создания группировок; возможность простой модификации всей системы классификации без изменения структуры существующих группировок. Недостатком фасетной системы классификации является сложность ее построения, так как необходимо учитывать все многообразие классификационных признаков.

Дескрипторный метод классификации

Организовать поиск информации, поддерживать тезаурус (словари) эффективно используемую дескрипторную (описательную) систему классификации, язык которой близок к естественному языку описания информационных объектов. Он особенно широко используется в поисковой системе библиотеки.

Система кодирования

Он используется для замены имени объекта символом (кодом), чтобы обеспечить удобную и эффективную обработку информации. Система кодирования - набор правил для обозначения кода объектов. Код основан на алфавите, состоящем из букв, цифр и других символов. Код характеризуется: length - количеством позиций в коде, а структура - порядком символов, используемых для указания функции классификации в коде.

2.2 Система кодирования экономической информации

В ходе этой работы были исследованы различные методы классификации экономической информации, а также методы ее кодирования. Анализ примеров показал, что все информационные системы существенно различаются по своей структуре и целям. Количество элементов, включенных в систему, может быть любым, в зависимости от его потребности в организации; важно, чтобы все они были логически связаны и были направлены на достижение целей.

Таким образом, информация в экономических информационных системах должна быть представлена ??не в произвольной и хаотичной форме, а в формализованной форме. Это обеспечит эффективный, многофункциональный поиск, обработку и передачу экономической информации.

Классификация информации на данный момент является наиболее важным и неотъемлемым средством создания систем хранения и извлечения информации, без которых просто невозможно эффективное функционирование управления информацией. Кроме того, такие системы должны постоянно обновляться, так как постоянно появляются новые признаки классификации и сами материалы и услуги.

Список литературы