Размещено на http://www.allbest.ru/

Аннотация

В первой главе настоящей работы описан анализ основных понятий выбранной предметной области, таких, как BPM, BPMN и BPMS. В этой же главе происходит выбор средства и системы моделирования посредством сравнительного анализа. Вторая глава посвящена моделированию бизнес-процесса учебного офиса «Переход студента» в средстве моделирования «Bizagi Modeler», а именно, содержит анализ данного процесса, построение моделей «Как есть» и «Как должно быть», а так же планирование и проведение экспериментов с ними. Третья глава содержит анализ системы моделирования «RunaWFE», а так же построение в ней модели «Как должно быть».

Введение

Деятельность большинства организаций на сегодняшний день состоит из связанных между собой бизнес-процессов, подразумевающие затраты времени, труда, потоки информации и других ресурсов. Для продуктивности работы всего предприятия, его конкурентоспособности на рынке, необходим контроль эффективности выполнения каждого бизнес-процесса [1]. От бизнес-процессов зависят задачи, выполняемые сотрудниками организации, их протяженность и порядок выполнения, и все потоки документов, денежных, информационных или иных ресурсов так или иначе привязаны к определенному бизнес-процессу. Рациональное и эффективное управление вышеупомянутыми элементами организации способствуют соответствию последней к растущим в рынке требованиям и конкуренции [2].

Для управления бизнес-процессами используют методику BPM (англ. - Business Process Management), которая нацелена на рассмотрение деятельности организации как совокупности бизнес-процессов, протекающих в ней [3]. С помощью предоставляемых BPM инструментов бизнес-процессы совершенствуются путем их анализа, мониторинга, контроля и автоматизации [4].

Для поддержки методики BPM существует понятие BPMN (англ. - Business Process Management and Notation), которое представляет собой графическую нотацию с элементами, объектами для моделирования бизнес-процессов, контроля и мониторинга их выполнения, используя методику BPM. BPMN предоставляет пользователю возможность развернутого представления бизнес-процессов с указанием множества деталей, таких, как роли, задачи, потоки информации [5].

Эмпирические исследования в различных областях деятельности организаций доказывают результативность применения методики BPM для их управления на практике [6]. Согласно отчету BPTrends за 2014 год, самым приоритетным способом улучшения деятельности организации среди лиц, принимающих решения в компании в течение более десяти лет, стало внедрение BPM в управление процессами организаций [7]. В то же время сообщество BPM уделяло и продолжает уделять все больше внимания самому BPM и развитию потенциала BPM организаций [8].

Для поддержки управления бизнес-процессами были созданы различные программные инструменты и продукты, которые десять лет назад были бы описаны как инструменты бизнес-аналитики или корпоративных приложений для анализа бизнес-процессов, теперь объединены в понятие BPMS (англ.- Business Process Management Suite). BPMS были определены как приложения, которые позволяют моделировать и выполнять бизнес-процессы, производить их технический и операционный мониторинг, а также представлять их пользователей и правила, на основании которых выполняются данные бизнес-процессы [9].

Деятельность «Высшей школы экономики» (Далее - ВШЭ) состоит из множества бизнес-процессов, которые задействуют человеческие труд, финансы, потоки времени, информации, и других ресурсов. Так, для продуктивного функционирования ВШЭ необходимо управление этими бизнес-процессами, которое включает в себя их анализ, мониторинг выполнения и автоматизацию, контроль целесообразности затрачивания ресурсов и распределения времени на выполнение задач процессов. Для выполнения вышеупомянутых задач необходимо моделирование бизнес-процессов в нотации BPMN и реализация этих моделей с помощью средств BPMS. автоматический программный бизнес управление

В качестве автоматизируемого процесса был выбран процесс учебного офиса ВШЭ «Переход студента с платного обучения на бесплатное», который регулируется соответствующим регламентом.

Так, объектом исследования выступает бизнес-процесс ВШЭ «Переход студента с платного обучения на бесплатное» (Далее - «Переход студента»), предметом исследования - модель данного бизнес-процесса, построенная средствами BPMS. Цель исследования - моделирование, мониторинг затрачиваемости необходимых групп ресурсов по отдельности и выполнения всего бизнес-процесса в целом, повышение эффективности его выполнения и автоматизация бизнес-процесса «Переход студента» - моделирование данного процесса средствами BPMS.

Основными задачами исследования являются:

1. Изучение понятий BPM, BPMN, BPMS.

2. Изучение языков моделирования бизнес-процессов и выбор наиболее подходящего путем их сравнительного анализа.

3. Изучение средств моделирования бизнес-процессов и выбор наиболее подходящего для построения модели процесса «Переход студента».

4. Изучить бизнес-процесс ВШЭ «Переход студента».

5. Произвести имитационное моделирование бизнес-процесса «Переход студента» в выбранном средстве моделирования и произвести с построенной моделью ряд экспериментов.

6. Построить улучшенную модель бизнес-процесса «Переход студента» и произвести с ней ряд экспериментов.

7. Изучить систему «Runa WFE».

8. Реализовать модель бизнес-процесса «Переход студента» на сервере системы «Runa WFE».

9. Выполнить ряд экспериментов с построенной моделью бизнес-процесса «Переход студента» в системе «Runa WFE».

Определенные выше задачи исследования выполняются с использованием таких методов, как анализ, классификация, моделирование, эксперимент. В результате работы получается эффективная модель бизнес-процесса «Переход студента», реализованная на сервере «Runa WFE».

Глава 1. Анализ предметной области

1.1 Анализ основных понятий

Под процессом принято понимать последовательное выполнение взаимосвязанных действий, состоящих из задач, материальных, информационных или трудовых затрат, направленных на получение определенного результата. Бизнес-процесс обязательно имеет начало и конец, и означает логически структурированные действия или задачи в организации, которые при выполнении определенным образом производят конкретный продукт или услугу для конкретного клиента.

Понятие BPM было определено как интегрированная методика управления и набор практик, которая включает в себя постепенные и радикальные изменения в бизнес-процессах, которая направлена на их постоянный контроль и совершенствование, достижение организационных целей предприятия а также удовлетворенность клиентов и сотрудников [10]. BPM был популяризирован в начале 1990-х годов, с его помощью производится анализ и проектирование рабочих процессов внутри и между организациями для достижения улучшений производительности.

Нотация моделирования бизнес-процессов (BPMN) - это метод иллюстрации бизнес-процессов в виде диаграммы, аналогичной блок-схеме. BPMN предоставляет стандартный, простой для чтения способ определения и анализа бизнес-процессов организаций, представляющий пользователям возможность детального представления моделируемых процессов, понятный как управленческому персоналу, так и аналитикам и разработчикам [11].

Диаграмма в BPMN собрана из небольшого набора основных элементов, что позволяет техническим и нетехническим наблюдателям легко понять соответствующие процессы. Элементы подразделяются на три основные группы, называемые объектами потока, соединяющими объектами и дорожками [12]. Объекты потока, обозначаемые геометрическими фигурами, такими как круги и прямоугольники, указывают на определенные события и действия. Объекты потока связаны с соединяющимися объектами, которые выглядят как сплошные или пунктирные линии, которые могут включать стрелки, указывающие направление процесса. Дорожки обозначаются как сплошные прямые линии, идущие вдоль прямоугольника, называемого пулом. Дорожки организуют разнообразные объекты потока в категории, имеющие аналогичную функциональность [13].

BPMS (англ. - Business Process Management Suite) - это программное обеспечение для управления бизнес процессами компании, используя методику BPM. BPMS помогает организациям улучшать их бизнес-процессы с помощью анализа и автоматизации, позволяет моделировать, создавать, редактировать и запускать бизнес-процессы организации, а также собирать по ним данные и необходимую аналитику.

Преимущества использования BPMS внутри организаций:

· Повышение производительности организации. BPMS может повысить производительность на бизнес-арене путем автоматизации избыточных элементов в рабочем процессе, что позволяет сотрудникам сосредоточить свое время и энергию на других производственных областях;

· Повышение эффективности и снижение рисков. С помощью BPMS пользователь может создавать более совершенные, детально разработанные и контролируемые бизнес-процессы, что приводит к повышению эффективности;

· Удовлетворенность сотрудников. Автоматизация BPMS значительно сокращает повторяющуюся работу, позволяя сотрудникам выполнять свои ежедневные задачи с относительной легкостью;

· Интеграция технологий. Программное обеспечение для управления бизнес-процессами устраняет разрыв между бизнесом и информационными технологиями, позволяя мобильную функцию поддержки;

· Экономическая эффективность. Интегрированные решения BPM позволяют максимизировать прибыль и минимизировать потери за счет оптимизации бизнес-операций, выполнения повторяющихся задач, мониторинга ключевых показателей и моделирования рабочих процессов;

· Простота использования. Гибкий и удобный интерфейс систем позволяет пользователю конвертировать сложные бизнес-формы в визуальные элементы, более легкие для восприятия.

Другие заслуживающие внимания преимущества включают сокращение бумажной работы, сокращение персонала, которому во время выполнения задач необходимо находиться непосредственно на рабочем месте, повышение гибкости бизнеса, ясность в стратегическом направлении, дисциплину в повседневной деятельности, повышенное конкурентное преимущество.

Так, BPM фокусируется на повышении корпоративной эффективности путем управления и оптимизации бизнес-процессов компании, а BPMS используется для отображения этих процессов с целью выявления и устранения «узких мест», контроля стоимости процессов организации, с конечной целью максимального повышения эффективности выполнения этих бизнес-процессов. Для этого BPMS предоставляет различные механизмы маршрутизации задачи от одного человека к другому, отображения и отслеживания полного жизненного цикла процесса. В состав BPMS обычно входят удобные для всех типов бизнес-пользователей инструменты моделирования и оптимизации, инструменты для системной интеграции, панели мониторинга деловой активности, а также предоставляет широкие возможности управления задачами для конечных пользователей.

1.2 Анализ средств моделирования BPMN

Одними из самых распространенных средств моделирования процессов, поддерживающими нотацию BPMN 2.0., являются: «Bizagi Modeler», «Microsoft Visio», «Aris Express», «Modelio 3.0.1» и «Bonita BPM» [14].

Для моделирования выбранного бизнес-процесса необходимо выбрать одно из средств, которое будет максимально удовлетворять необходимым для этого условиям. Прежде всего, выбираемое средство должно быть полностью бесплатным. Кроме того, интерфейс средства должен быть интуитивно понятен для пользователей разного уровня, не требующий специальной подготовки для работы с ним. Также одними из самых важных условий при выборе средства были возможность максимально детального представления модели, ее симуляция и мониторинг выполнения.

Путем сравнительного анализа средств моделирования была составлена сравнительная таблица (см. табл. 1.1).

Таблица 1.1. Сравнительная таблица средств моделирования BPMN

Средство Критерий	Bizagi Modeler	Microsoft Visio	Aris Express	Modelio 3.0.1.	Bonita BPM
Бесплатный доступ	+	-	+	+	-
Полное соответствие нотации BPMN 2.0.	+	+-	+	+	+
Симуляция процессов	+	-	-	-	+
Простой, понятный интерфейс	+	+	+	-	+
Мониторинг выполнения процессов	+	-	-	-	+

Из вышеприведенной таблицы видно, что «Bizagi Modeler» является единственным средством моделирования, соответствующего всем требованиям, поэтому именно в нем будет производиться моделирование бизнес-процесса «Переход студента».

1.3 Анализ систем моделирования BPMS

Инструменты управления бизнес-процессами могут быть классифицированы на основе их структуры и типа хостинга. В зависимости от типа хостинга существует два типа программного обеспечения:

· Серверные BPMS. Это наиболее распространенный класс, такие системы размещаются на компьютерных серверах самой организации;

· Облачные BPMS. Этот класс BPMS размещаются на онлайн-серверах.

Исходя из структуры, BPMS классифицируются на:

· BPMS с горизонтальной структурой. Этот тип систем специализируется на строительстве и проектировании различных бизнес-процессов, фокусируются в основном на техническом аспекте бизнес-процессов;

· BPMS с вертикальной структурой. Этот тип систем используется для выполнения определенного класса согласованных задач, используя существующие шаблоны, которые можно легко применить и настроить;

· BPMS с полным комплексом функционала. Функции таких BPMS включают отображение процессов, моделирование и проектирование процессов, моделирование процессов, отображение данных, сбор и анализ, интеграцию и управление жизненным циклом. Для построения и мониторинга бизнес-процесса «Переход студента» будут рассмотрены только BPMS с полным функционалом.

В зависимости от потребностей компании, её бизнес-требований и основных целей существует несколько типов BPMS, доступных с точки зрения лицензирования:

· Системы с открытым исходным кодом. Это полностью бесплатные системы с открытым исходным кодом. Для выполнения данной работы необходим выбор системы, полный функционал которой будет являться бесплатным;

· Системы с ограниченным бесплатным функционалом. Это ограниченные версии полнофункционального программного обеспечения для управления бизнес-процессами;

· Платные системы BPMS. Представляют собой полную платную версию BPMS, которая доступна в облачной или автономной клиент-серверной архитектуре.

Для построения модели процесса на бизнес-сервере, необходимо выбрать систему моделирования процессов BPMS, которое соответствует всем требованиям, необходимым для успешного моделирования и проведения экспериментов с выбранным бизнес-процессом.

Для анализа систем были выделены следующие наиболее важные характеристики и функциональные возможности:

· Возможность симуляции процесса - после моделирования бизнес-процесса у пользователя будет возможность произвести симуляцию выполнения процесс с помощью функции симуляции, чтобы получить представление о том, что увидит каждый участник;

· Маршрутизация на основе ролей - BPMS с такой функцией позволяет создавать и указывать роль каждого человека в организации, и задачи, которые каждая из ролей должна выполнять;

· Схематичное изображение процессов - эта функция позволяет представлять идеи и рабочие процессы в виде блок-схем, карт, диаграмм и других визуальных элементов;

· Управление бизнес-правилами - эта функция позволяет управлять бизнес-процессами в соответствии с конкретным случаем (бизнес-условия);

· Управление рабочими процессами - BPMS с такой функцией позволяет создавать, моделировать и реализовывать расширенные рабочие процессы путем интеграции связи между сотрудниками, системами и наборами данных;

· Метод «drag and drop» - системы с этой функцией предоставляют простой интерфейс, который позволяет пользователю проектировать формы без кодирования.

На сегодняшний день наиболее популярными системами моделирования являются:

· RunaWFE - это бесплатная система, соответствующая методике управления процессами BPM, которая поддерживает веб-службы, автоматическое выполнение задач и аунтифекацию пользователей. В системе представлен удобный и понятный для всех типов пользователей веб-интерфейс, присутствует возможность интегрирации с реляционными базами данных, таких, как LDAP / MS и Active Directory для безопасности и управления данными;

· Pipefy - Настраиваемая платформа для оптимизации операции и бизнес-процессов. Присутствует возможность развертывания готовых моделей процессов, простой интерфейс не требует специальной подготовки пользователей. Система является бесплатной до 10 пользователей;

· Promapp - это облачное приложение для управления процессами, которое можно использовать для создания и хранения бизнес-процессов в интернете. Данное программное обеспечение легко использовать независимо от сложности рабочих процессов, так как оно отслеживает и обрабатывает изменения в режиме реального времени, а также позволяет выполнять и утверждать операции в облаке;

· Bpm'online является глобальным поставщиком процессных CRM для маркетинга, продаж и обслуживания. Главная ценность продуктов bpm'Online - это гибкость в изменении процессов, инструменты для маркетинга, продаж и обслуживания на одной платформе;

· Bizagi studio- это инструмент для совместной работы нескольких пользователей над бизнес-моделями, представляет собой интуитивно понятное программное обеспечение для автоматизации моделей процессов без кодирования. Включает в себя проектирование процессов и разработка сценариев их выполнения, интуитивно понятную визуальную модель общих данных, сильный расширяемый уровень интеграции.

Был проведен сравнительный анализ всех вышеперечисленных систем, в ходе которого системы сравнивались на предмет соответствия основным требованиям для моделирования процесса. Так, была получена сравнительная таблица 1.2.

Таблица 1.2. Условия операций бизнес-процесса «Переход студента»

Система Критерий	RunaWFE	Pipefy	Promapp	Bpm'online	Bizagi studio
Бесплатный доступ	+	+-	+	+	+
Управление бизнес-правилами	+	+	+	-	+
Маршрутизация на основе ролей	+	+	+	-	+
Метод «drag and drop»	+	+	+	+	+
Возможность совместной работы пользователей	+	+	+	-	+
Отслеживание выполнения процесса	+	-	+	-	+
Схематичное изображение процессов	+	+	+	+	+
Возможность симуляции процесса	+	-	+	-	+
Управление рабочим процессом	+	+	-	-	-

Как видно из вышеприведенной таблицы, система моделирования процессов RunaWFE соответствует всем необходимым для данной работы критериям, поэтому была выбрана как бизнес-сервер для моделирования в ней бизнес-процесса и дальнейшего проведения экспериментов.

Глава 2. Моделирование бизнес-процесса в средстве моделирования процессов «Bizagi Modeler»

2.1 Анализ бизнес-процесса «Переход студента»

Бизнес-процесс учебного офиса ВШЭ «Переход студента» является внутриуниверситетским, и подразумевает под собой переход студента с платной формы обучения на бесплатную в рамках своего факультета. Менеджер образовательной программы несет ответственность за выполнение данного процесса, а значит, является его владельцем.

Для управления бизнес-процессом «Переход студента» используется следующий набор документов:

· Федеральный закон Российской Федерации «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012 № 273-ФЗ;

· Утвержденный приказом НИУ ВШЭ от 01.08.2016 № 6.18.1-01/0108-04 «Регламент организации перехода студентов Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики» с платного обучения на бесплатное» (далее - Регламент);

· Утвержденный приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 06.06.2013 № 443 «Порядок и случаи перехода лиц, обучающихся по образовательным программам среднего профессионального и высшего образования, с платного обучения на бесплатное» (далее - Порядок).

На вход бизнес-процесса поступают следующие документы:

· Личное мотивированное заявление студента о переходе с платной формы обучения на бесплатную;

· Подтверждающие отнесение студента к указанным в пунктах Порядка гражданам, имеющим право претендовать на переход с платной формы обучения на бесплатную документы.

При наличии, студент заявление дополняет приложением, которое включает в себя документы, подтверждающие достижения студента в спортивной, образовательной, научно-исследовательской, культурно-творческой или учебной деятельности внутри ВШЭ.

Бизнес-процесс может завершиться либо успешным переходом студента на бесплатную форму обучения, тогда документом на выходе будет соответствующий приказ, либо отказе в таковом, в таком случае студенту приходит уведомление соответствующего содержания.

Далее необходимо определить исполнителей и механизмы бизнес-процесса:

· Студент;

· Сотрудник учебного офиса (менеджер образовательной программы);

· Аттестационная комиссия (далее - Комиссия);

· Управление организации учебного процесса Дирекции основных образовательных программ НИУ ВШЭ (далее - УОУП);

· Студенческий совет;

· Координирующий проректор.

Путем анализа Регламента были выделены следующие операции бизнес-процесса:

1. Подать мотивированное заявление и необходимые документы.

2. Визировать заявление.

3. Доработать заявление (при необходимости).

4. Подготовить информационную справку.

5. Передать информационную справку, заявление и документы в УОУП.

6. Проверить предоставленные документы.

7. Передать документы на рассмотрение Комиссии.

8. Провести заседание Студенческого совета.

9. Сформировать протокол заседания Студенческого совета и выписку из него.

10. Передать выписку Комиссии.

11. Провести заседание Комиссии.

12. Сформировать протокол заседания Комиссии.

13. Разместить протокол решения на информационном портале НИУ ВШЭ.

14. Сформировать приказ о переходе.

15. Согласовать приказ.

Ход выполнения бизнес-процесса в некоторых случаях зависит от выполнения условий, предусмотренных Регламентом (см. табл. 2.1).

Таблица 2.1. Условия выполнения операций бизнес-процесса «Переход студента»

№	Условие	Да	Нет
1	Имеются ли вакантные бюджетные места?	Переход на следующий этап процесса	Ожидание появления бюджетных мест
2	Заявление подано в установленный срок?	Переход на следующий этап процесса	Ожидание следующего периода подачи заявления
3	Заявление оформлено верно?	Переход на следующий этап процесса	Переход на доработку заявления
4	Поданные студентом документы соответствуют требованиям?	Переход на операцию процесса «Передать предоставленные документы на рассмотрение Комиссии»	Завершение процесса в узле отказа

Также необходимо определить документы, задействованные при выполнении бизнес-процесса:

· Заявление студента;

· Документы и/или приложения к заявлению студента;

· Информационная справка;

· Выписка из личного дела студента об успеваемости;

· Протокол заседания Студенческого совета;

· Выписка из протокола заседания Студенческого совета;

· Протокол заседания Комиссии;

· Приказ о переходе.

Для наглядности связей документов, баз данных, операций и исполнителей процесса были составлены следующие матрицы:

· Матрица, связывающая документы, базы данных с операциями бизнес-процесса «Переход студента» (см. табл. 2.2);

· Матрица, связывающая операции бизнес-процесса и его исполнителей (см. табл. 2.3).

Таблица 2.2. Матрица связанности документов, б/д с операциями бизнес-процесса

№	Операция Документ или БД	Личное заявление студента	Документы, прилагающиеся к заявлению	Информационная справка	Выписки из рейтинга студентов	Протокол заседания Студенческого совета	Выписка из протокола заседания Студенческого совета	Протокол заседания Комиссии	Приказ о переходе
1	Подать мотивированное заявление и необходимые документы	1	1	0	0	0	0	0	0
2	Визировать заявление	1	0	0	0	0	0	0	0
3	Доработать заявление	1	1	0	0	0	0	0	0
4	Подготовить информационную справку	0	0	1	0	0	0	0	0
5	Передать заявление, информационную справку и документы в УОУП	1	1	1	0	0	0	0	0
6	Проверить предоставленные документы	1	1	1	0	0	0	0	0
7	Передать документы на рассмотрение Комиссии	1	1	1	0	0	0	0	0
8	Провести заседание Студенческого совета	1	1	1	1	0	0	0	0
9	Сформировать протокол заседания Студенческого совета	0	0	0	0	1	0	0	0
10	Сформировать выписку из протокола заседания Студенческого совета	0	0	0	0	0	1	0	0
11	Передать выписку Комиссии	0	0	0	0	0	1	0	0
12	Провести заседание Комиссии	0	0	0	0	0	0	0	0
13	Сформировать протокол заседания Комиссии	0	0	0	0	0	0	1	0
14	Разместить протокол заседания на информационном портале НИУ ВШЭ	0	0	0	0	0	0	1	0
15	Сформировать приказ о переходе	0	0	0	0	0	0	0	1
16	Согласовать приказ	0	0	0	0	0	0	0	1

Таблица 2.3. Матрица связанности операций бизнес-процесса и исполнителей

№	Операция/ Сотрудник	Сотрудник учебного офиса	Коорд. проректор	УОУП	Комиссия	Студенческий совет	Студент
1	Подать заявление и необходимые документы	0	0	0	0	0	1
2	Визировать заявление	1	0	0	0	0	0
3	Доработать заявление	0	0	0	0	0	1
3	Подготовить информационную справку	1	0	0	0	0	0
4	Передать заявление, документы и информационную справку в УОУП	1	0	1	0	0	0
5	Проверить предоставленные документы	0	0	1	0	0	0
6	Передать документы на рассмотрение Комиссии	0	0	1	1	0	0
7	Провести заседание Студенческого совета	0	0	0	0	1	0
8	Сформировать протокол заседания Студенческого совета	0	0	0	0	1	0
9	Сформировать выписку из протокола заседания Студенческого совета	0	0	0	0	1	0
10	Передать выписку Комиссии	0	0	0	1	1	0
11	Устроить заседание Комиссии	0	0	0	1	0	0
12	Сформировать протокол заседания Комиссии	0	0	0	1	0	0
14	Разместить протокол заседания на информационном портале ВШЭ	1	0	0	0	0	0
15	Сформировать приказ о переходе	1	0	0	0	0	0
16	Согласовать приказ	0	1	0	0	0	0

Для симуляции бизнес-процесса «Переход студента» необходимо определить фактическое время выполнения его операций (в расчете времени на одно заявление, без учета времени на ожидание, прописанное в регламенте), которое было получено путем опроса сотрудников учебного офиса, и представлено в таблице 2.4.

Таблица 2.4. Длительность задач процесса «Переход студента»

№	Операция	Длительность, минут
1	Подать мотивированное заявление и необходимые документы	10
2	Визировать заявление	5
3	Доработать заявление	5
4	Подготовить информационную справку	5
5	Передать заявление, информационную справку и документы в УОУП	3
6	Проверить предоставленные документы	10
7	Передать документы на рассмотрение Комиссии	3
8	Провести заседание Студенческого совета	10
9	Сформировать протокол заседания Студенческого совета	20
10	Сформировать выписку из протокола заседания Студенческого совета	3
11	Передать выписку Комиссии	3
12	Провести заседание Комиссии	30
13	Сформировать протокол заседания Комиссии	20
14	Разместить протокол заседания на информационном портале ВШЭ	10
15	Сформировать приказ о переходе	30
16	Согласовать приказ	5

2.2 Моделирование бизнес-процесса «Переход студента» в средстве «Bizagi modeler»

Модель бизнес-процесса «Переход студента» «Как есть» будет соответствовать Регламенту. Моделирование процесса будет происходить в выбранном ранее средстве моделирования процессов «Bizagi Modeler», в нотации BPMN.

Первый этап создания модели - добавление пула процесса, и дорожек, каждая из которых соответствует определенному исполнителю. Было определено одно начало процесса - подача студентом заявления, и два окончания - отказ в переходе и издание приказа. Как начало, так и все окончания модели процесса являются событиями. Также, на каждую из дорожек были добавлены операции процесса, соответствующие каждому из исполнителей. Затем модель процесса была добавлена необходимыми условиями и задействованными в ней документами, что изображено на рисунке 2.1.



Рисунок 2.1. Детали модели процесса «Переход студента»

В результате получилась модель процесса «Как есть», представленная в Приложении.

Также исполнители, определенные на этапе анализа бизнес-процесса «Переход студента», также были добавлены в модель процесса, как показано на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2. Определение исполнителей модели «Как есть» процесса «Переход студента»

Путем опроса сотрудников учебного офиса были получены вероятности выполнения условий бизнес-процесса, определенных на этапе его анализа, и представлены в таблице 2.5.

Таблица 2.5. Вероятности выполнения условий бизнес-процесса

№	Условие	Да (%)	Нет (%)
1	Имеются ли вакантные бюджетные места?	90	10
2	Заявление подано в установленный срок?	98	2
3	Заявление оформлено верно?	95	5
4	Поданные студентом документы соответствуют требованиям?	95	5

Определенные выше вероятности были установлены в модели процесса при выполнении соответствующих условий (см. рис. 2.3).

Рисунок 2.3. Установка вероятности выполнения условий бизнес-процесса

Также для каждой операции модели были было установлено время ее выполнения, как показано на рисунке 2.4.



Рисунок 2.4. Установка времени выполнения операций бизнес-процесса

Помимо времени выполнения, для каждой операции был определен ресурс, ответственный за его выполнение, как показано на рисунке 2.5.

Рисунок 2.5. Определение ресурсов для операций бизнес-процесса

В результате, модель бизнес-процесса «Переход студента» «Как есть» была спроектирована в средстве моделирования процессов «Bizagi Modeler» согласно нотации BPMN 2.0.

2.3 Проведение экспериментов с имитационной моделью

Планирование и проведение экспериментов с имитационной моделью необходимо для проверки правильности выполнения моделируемого процесса и выявления его «узких мест».

Первым экспериментом будет проведение симуляции общего выполнения построенной модели процесса, в начальном узле будет установлен один входной экземпляр. В результате, согласно установленным вероятностям выполнения условий, одно поданное заявление успешно прошло весь процесс и завершилось в узле-окончании «Переход», что показано на рисунке 2.6.

Рисунок 2.6. Результаты симуляции первого уровня модели «Как есть» с одним экземпляром на входе

Аналогично была проведена симуляция выполнения процесса с 10 экземплярами на входе (10 заявлений студентов) (см. рис. 2.7).

Рисунок 2.7. Результаты первого уровня симуляции модели бизнес-процесса

Так, данный эксперимент показал успешное выполнение процесса, что говорит о том, что модель построена правильно - все запущенные на вход 10 экземпляров завершились в одном из двух узлов-окончаний, ошибок в симуляции процесса выявлено не было. Экземпляры получили свои окончания согласно вероятностям, установленным для выполнения некоторых условий - только 1 студент получил отказ в связи с несоответствием поданными его документам требованиям, и 1 студент подавал заявление повторно из за неправильного его оформления.

Далее на вход был модели процесса снова был установлен 1 экземпляр, и для получения времени выполнения всего бизнес-процесса и каждой операции по отдельности, была проведена симуляция второго уровня (см. рис. 2.8).



Рисунок 2.8. Результаты симуляции второго уровня бизнес-процесса

Результаты симуляции, выгруженные в Excel, представлены на рисунке 2.9.

Рисунок 2.9. Результаты симуляции второго уровня (выгрузка в Excel)

Согласно результатам симуляции второго уровня, самыми длительными операциями бизнес-процесса «Переход студента» являются заседания Комиссии и Студенческого совета, а на выполнение всего процесса понадобилось два часа сорок семь минут.

После проверки времени выполнения процесса, необходимо подсчитать финансовые затраты на его выполнение, которые будут состоять из нескольких частей: заработная плата исполнителей процесса и другие затраты (электроэнергия, интернет).

Для удобства установки финансовой стоимости исполнителей в симуляции «Bizagi Modeler» необходимо определить заработную плату сотрудников в час. Для этого также был опрошен учебный офис, и дополнительно были собраны средние данные из открытых источников работодателей, результаты представлены в таблице 2.6.

Таблица 2.6. Заработная плата исполнителей процесса

Исполнитель	Заработная плата рублей в месяц	Почасовая оплата труда, руб
Студент	0	0
Сотрудник учебного офиса	25000	156,25
УОУП	70000	437,5
Комиссия	0	0
Студенческий совет	0	0
Координирующий проректор	230000	1437

Далее необходимо определить другие материальные затраты на выполнение процесса, которые представлены в таблице 2.7.

Таблица 2.7. Затраты на материальные ресурсы процесса

Ресурс	Примерная стоимость в месяц
Электроэнергия	4500
Интернет	2500

Теперь, имея данные о времени выполнения каждой операции и затраты на материальные ресурсы можно определить примерную стоимость выполнения каждой операции процесса. Для этого необходимо посчитать примерное время каждой операции, в течение которого будет происходить использование материальных ресурсов (без учета заработной платы исполнителей) для учета в средстве моделирования «Bizagi Modeler» (см. табл. 2.8).

Таблица 2.8. Примерная стоимость выполнения каждой операции процесса

№	Операция	Длительность использования материальных ресурсов, минут	Примерная стоимость (руб.)
1	Подать мотивированное заявление и необходимые документы	10	8
2	Визировать заявление	5	4
3	Доработать заявление	5	4
4	Подготовить информационную справку	5	4
5	Передать заявление, информационную справку и документы в УОУП	3	3
6	Проверить предоставленные документы	10	8
7	Передать документы на рассмотрение Комиссии	3	3
8	Провести заседание Студенческого совета	5	4
9	Сформировать протокол заседания Студенческого совета	20	15
10	Сформировать выписку из протокола заседания Студенческого совета	3	3
11	Передать выписку Комиссии	3	3
12	Провести заседание Комиссии	15	12
13	Сформировать протокол заседания Комиссии	20	15
14	Разместить протокол заседания на информационном портале ВШЭ	10	8
15	Сформировать приказ о переходе	30	23
16	Согласовать приказ	2	2

Все финансовые затраты на выплату заработной платы исполнителям и использование материальных ресурсов были установлены в модели процесса (см. рис. 2.10 и рис. 2.11).



Рисунок 2.10. Установка заработной платы исполнителей процесса

Рисунок 2.11. Установка стоимости материальных ресурсов на выполнение операций

После установки стоимости всех ресурсов операций была проведена симуляция третьего уровня, на вход также был поставлен 1 экземпляр. По результатам симуляции, затраты на заработную плату исполнителям процесса в общем составили приблизительно 476 рублей, также в результатах представлено значение утилизации ресурсов, которое показывает время занятости исполнителя в процессе (см. рис. 2.12).



Рисунок 2.12. Данные по заработным платам исполнителей (экспорт в Excel)

Также результаты симуляции определили затраты на использование материальных ресурсов процесса для одного заявления, которые в целом составили 115 рублей, что показано на рисунке 2.13.

Рисунок 2.13. Данные по затратам на материальные ресурсы (экспорт в Excel)

Из полученных данных можно сделать вывод, что всего на выполнение процесса с одним экземпляром на входе был затрачен 591 рубль.

А что, если на вход процесса установить не один, а десять экземпляров? Для этого был создан новый сценарий процесса с 10 экземплярами на входе, и проведена симуляция первого уровня (см. рис. 2.14).

Рисунок 2.14. Результат симуляции сценария с десятью экземплярами на входе

Результаты данной симуляции после выгрузки в Excel представлены на рисунке 2.15.



Рисунок 2.15. Результат симуляции сценария с десятью экземплярами на входе (выгрузка в Excel)

Согласно результатам симуляции, на выполнение 10 экземпляров процесса (на обработку 10-ти заявлений) будет потрачено около одного дня четырех часов и тридцати минут. Однако стоит отметить, что на выполнение некоторых операций процесса с двумя и более экземплярами на входе, время, необходимое для их выполнения, значительно сократится. Так, например, для проведения заседания студенческого совета для одного заявления студента потребуется 10 минут, так как необходимо студенческий совет созвать, обсудить детали заседания. Предполагается, что за одно заседание может рассматриваться больше одного заявления, и для второго и последующих не будет требоваться время для самого созыва и обсуждения деталей, и время, которое потребуется только на рассмотрение заявления студента, будет сокращено до пяти минут. Полный список корректировок представлен в таблице 2.9.

Таблица 2.9. Корректировки времени выполнения некоторых операций процесса

Операция	Время, необходимое для выполнения одного экземпляра процесса, минут	Время, необходимое для выполнения двух и более экземпляров процесса, минут
Провести заседание Студенческого совета	10	5
Сформировать протокол заседания Студенческого совета	20	0
Сформировать выписку из протокола заседания Студенческого совета	3	0
Получить выписку из протокола заседания Студенческого совета	3	0
Провести заседание Комиссии	30	20
Сформировать протокол заседания Комиссии	20	0
Сформировать приказ о переходе	30	10
Разместить протокол заседания на информационном портале ВШЭ	10	0

С учетом внесенных корректировок, время на выполнение 10 экземпляров процесса составило четырнадцать часов и пятьдесят одну минуту.

Для оценки финансовых затрат для 10 заявлений была проведена симуляция третьего уровня, результаты которой представили затраты на заработную плату сотрудникам с учетом корректировок времени (см. рис. 2.16).

Рисунок 2.16. Данные по заработным платам исполнителей для 10 экземпляров на входе процесса (экспорт в Excel)

Также в данной симуляции были рассчитаны затраты на материальные ресурсы, результаты представлены на рисунке 2.17.

Рисунок 2.17. Данные по затратам на материальные ресурсы для 10 экземпляров на входе процесса (экспорт в Excel)

Согласно результатам симуляции, всего на выполнение процесса с десятью экземплярами на входе было затрачено 3309 рублей.

Анализируя результаты симуляций модели процесса можно сделать вывод, что основным недостатком модели является время ее выполнения, которое, в большей степени затрачивается на проведение заседаний Студенческого совета и Комиссии, а также формирование документов процесса.

2.4 Создание усовершенствованной модели процесса

Для частичной автоматизации бизнес-процесса, мониторинга, контроля и повышения эффективности его выполнения, а именно для уменьшения времени и финансовых затрат, была построена усовершенствованная модель бизнес-процесса «Переход студента» «Как должно быть», которая представлена в приложении 1.

Так, в модель процесса были внесены следующие изменения:

1. Из модели были удалены условия «Имеются ли вакантные бюджетные места?» и «Заявление подано в установленный срок?», так как теперь данные проверки будут производиться системой автоматически при попытке студента подать заявление.

2. Вместо операций «Передать документы в УОУП», «Получить документы на рассмотрение» была добавлена операция «Выгрузка документов на единый портал», которая так же имеет автоматическое выполнение.

3. Из модели была удалена операция «Устроить заседание Студенческого совета», вместо которой были добавлены две более мелкие, также частично автоматизированные операции «Формирование мнения членов совета по вопросу перехода на едином портале», и «Формирование окончательного мнения о переходе студентов». Операции выполняются следующим образом: каждый исполнитель бизнес-процесса имеет обособленный доступ в личный кабинет на едином портале, где уже находятся все документы студента. Члены Студенческого совета в онлайн-форме голосуют за переход/отказ в переходе конкретного студента. Все собранные голоса отправляются в личный кабинет председателя Студенческого совета, который, на их основании, принимает окончательное мнение по поводу перехода студента.

4. Операции «Сформировать протокол заседания Студенческого совета» и «Сформировать выписку из протокола заседания Студенческого совета» теперь будут выполняться автоматически, путем заполнения в системе данных шаблона.

5. Из модели была удалена операция «Принять решение о переходе», которая также была разбита на две более простые операции: «Формирование мнения членов Комиссии по вопросу перехода студентов» и «Принять решение о переходе студентов». Данные операции выполняются аналогично операциям, производимым теперь Студенческим советом, указанным в пункте 3.

6. Операция формирования приказа теперь тоже будет представлять собой автоматическое заполнение в системе шаблона данными, полученными при выполнении бизнес-процесса.

7. Операция «Согласовать приказ» теперь тоже проводится в онлайн-форме в личном кабинете координирующего проректора.

Разбитие на более мелкие части и автоматизирование самых затратных с точки зрения времени выполнения операций процесса приведет к уменьшению общего времени выполнения процесса, пропадет необходимость во времени ожидания и присутствия исполнителей на «рабочих местах». Предполагается, что на выполнение каждой из операций, указанных в пункте 3 и 5, будет требоваться такое же количество времени, как в модели «Как есть».

2.5 Эксперименты с улучшенной моделью

Для проверки улучшенной модели на эффективность необходимо спланировать и провести ряд экспериментов. Первым экспериментом будет симуляция временных интервалов с одним экземпляром на входе процесса, результаты которой представлены на рисунке 2.18.



Рисунок 2.18. Симуляция временных интервалов улучшенной модели

Результаты симуляции показали, что теперь на обработку одного заявления потребуется один час и двадцать пять минут, что на один час и двадцать минут меньше, чем в модели процесса «Как есть».

Далее была проведена аналогичная симуляция с десятью экземплярами на входе процесса, результаты которой представлены на рисунке 2.19.

Рисунок 2.19. Симуляция временных интервалов улучшенной модели с 10 экземплярами

Согласно результатам данного эксперимента, время выполнения процесса с десятью экземплярами на входе теперь составляет четырнадцать часов и десять минут, однако и в данном случае необходимо сделать перерасчёт времени выполнения с учетом корректировок. В модели «Как есть» такую корректировку необходимо будет внести только относительно размещения протокола на портале НИУ ВШЭ, который для второго и последующих экземпляров процесса будет составлять ноль минут. После перерасчёта время выполнения составило двенадцать часов и сорок минут, что на два часа и тридцать минут меньше, чем потребовалось для выполнения процесса «Как есть».

Для оценки улучшения финансовых показателей выполнения процесса были проведены симуляции третьего уровня. В первом эксперименте на вход был поставлен один экземпляр, результаты расчета зарплат исполнителей показали затраты приблизительно в 244 рубля (см. рис. 2.20).

Рисунок 2.20. Симуляция третьего уровня улучшенной модели для исполнителей

Оценка финансовых затрат на материальные ресурсы показана на рисунке 2.21.

Из полученных результатов можно сделать вывод, что на обработку одного заявления в целом понадобится 312 рублей, что на 279 рублей меньше, чем пот...