Системы электронного документооборота

Основой этой системы является документ. Документ - определенным образом упорядоченная информация. В свою очередь, система - это общность элементов, взаимодействующих друг с другом и с элементами подсистемы, предназначенная для выполнения определенных функций. Имеющая свойства, сводящие к свойствам элементов, точнее к их сумме. Этими элементами в системе электронного документооборота и являются документы. электронный документооборот архив

Актуальность темы исследования. Тема данной курсовой работы является актуальной, прежде всего тем, что даже традиционный (бумажный) документооборот не имеет представления без автоматизации и использования электронных документов. Главной задачей является переход от конечно формы электронного документооборота к целостной, комплексной, непрерывной информационной технологии. Ни одна фирма, компания, корпорация не может обойтись без документа и без документооборота. Оборот документов является обязательной частью деятельности любой из выше перечисленных сфер экономики и организаций.

Актуальность электронного документооборота определяется объективными требованиями времени, такими как рост информационного потока и активность информационной среды, и все чаще подтверждается заявлениями руководства страны.

Цель курсовой работы - изучение внедрения электронного документооборота на современном предприятии.

Для достижения цели мне потребуется раскрыть следующие задачи:

1. Изучить нормативные основы внедрения электронного документооборота;

2. Рассмотреть этапы внедрения электронного документооборота;

3. Проанализировать оценку эффективности электронного документооборота.

4. Изучить документооборот и делопроизводство в предприятии.

Цель исследования - усвоение знаний основных понятий о системе электронного документооборота, его назначение и особенности.

Объектом исследования будет являться система Российского электронного документооборота, рассмотрение электронного документооборота: прием, передача, циркуляция и обработка с помощью информационных систем.

Предметом исследования является изучение делопроизводства в управлении предприятием.

Основу теоретической части исследования составляют:

Учебная и справочная литература;

Структура курсовой работы представлена: содержанием, введением, двумя главами, каждая из которых включает в себя параграфы, заключением, библиографическим списком, приложением, Архивное законодательство РФ учебная и научная литература, а также электронные источники.

Глава 1. Характеристика и теоретические основы документооборота

Системы электронные документы появились совсем недавно, так что он взял его место в структуре корпоративной информации. Считается, что их задача была автоматизировать просто поток документов, то есть помочь руководителям документов, но в любом случае, замена потока документов. В России первые официальные документы считаются команды, которые управляют, которые начали появляться в конце XV века. В соответствии с инструкцией или короля, процедуры в случае заказа началось с получения документа входящий. Чтобы прочитать дело, необходимо было развернуть свиток, и, читая его стрелять. Дата и автор на документ, который является частью обязательной. Документы этого периода имели форму свитка Конвенция о защите прав человека и основных свобод (Рим, 4 ноября 1950 г.) (с изменениями от 21сентября 1970 г., 20 декабря 1971 г., 6 ноября 1990 г., 11 мая 1994 г.)//СПС "Консультант плюс"..

Россия разработала метод работы с документами, другие, чем на западе. Поток документов в России имеет строго вертикальное направление, в то время как на Западе он стремится к горизонтали, где документ должен немедленно получить исполнителю, минуя руководство. Российский рынок систем электронного документооборота родился в 1990-е годы., когда началось создание универсальный. Деятельности в целях развития офисного программного обеспечения была очень популярна, и на российском рынке было представлено более двух десятков подобных программ. Это связано с тем, что в этой области, не было конкуренции со стороны западных компаний (несмотря на то, что предложения с их стороны, было много).. Кроме того, западные системы не являются частью функции управления документами, которые являются неотъемлемой частью традиционной русской делопроизводства

Многие муниципальные власти, федеральные и современные, и сегодня используют системы простейших потоков электронных документов, задачей которого является только повторением потока бумажных документов, но не замена его и не оптимизация и поддержка структуры управления.

Первые системы потоков электронных документов были полностью в интернете, были разработаны только на игры, которые были созданы внутренние ресурсы. Преимущества такого подхода были неисправности принцип: такой системы, разработанный в рамках организации, как правило, не масштабируемая, но это было практически невозможно изменить структуру этого процесса, что привело к невозможности разработки такой системы.

Система потока электронных документов в результате была неразрывно связана с моделью управления организацией, пришло время, когда для развития предприятия была полностью остановлена из-за системы поток электронных документов, используемых. В результате, эффективность системы управления организации начали падать быстро, а затем компания была вынуждена прикладывать усилия, для того, чтобы создать адекватную систему поток электронных документов, которые могли бы поддержать управление и сделать развитие компании более эффективным.

Современные системы документооборота электронных ответили на их появление реализации двигателей, ориентированных на процессы (работы-engines), которые являются новым шагом, что позволяет еще более быстро и эффективно адаптироваться к потребностям быстро растущих компаний. С конца Хх века, подход документооборота начал изменяться качественно: в Россию пришел новые подходы к управлению, которые улучшили свою эффективность уже с достижении своей цели. Информационных систем, отреагировали почти сразу эти тенденции, как результат, в них пришло понятие "рабочий процесс", - поток работы, представитель единственном экземпляре процессы описаны бизнес ГОСТ 17914-72. "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования" [Электронный ресурс] c изм., и доп.,-Доступ из ЭПС "Система Гарант"..

Традиционно основным потребителем в системе потоков электронных документов является государственный сектор. Эксперты считают, что порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота являются правительственными учреждениями. В то же время, есть интересы Государства, основа стабильности рынка, которые даже в кризис получил хороший импульс для значительного развития. В частности, реализация проектов в государственных учреждениях и крупных государственных учреждений, стоит обратить внимание на повышение требований к информационной безопасности.

С середины 90-х годов, предоставления электронных документов, юридической силы, осуществляется, в том числе за счет использования электронной подписи как средства подтверждения авторства и блок электронных документов. Вполне возможно, что в мировой практике существуют три основные модели правового регулирования, поток электронных документов и электронных подписей.

Первая модель была осуществлена в США.

В этой модели государство дает право выбора, как граждане Сша, так и юридических лиц регулировать независимо от процессов в области электронной торговли. Основанный на принципах " бизнес выбор", понятие свободы договора и использование любых информационных технологий и компьютерной техники. Документ признан законным, если технологии подписи электронных документов выбирается в сделке. Стороны приходят к решению использовать или не использовать электронные подписи, вне зависимости от третьих лиц. Российский государственный архив кинофотодокументов. Ссылка: http://www.rgakfd.ru/. Режим доступа: свободный. Дата обращения: 02.04.2018.

Вторая модель принята в Европейском Союзе.

Основной принцип Директивы о цифровой подписи (Digital Signature Директивы 1999/93/ec) - система лицензирования не должна быть обязательной. Каждая страна-член евросоюза может создавать структуры, процесса лицензирования, волонтеров, чтобы обучить клиентов или потенциальных деловых партнеров авторитет и доверие к организации, которая предоставляет услуги в области электронной подписи. Правительства должны гарантировать, что система контроля поставщиков услуг по сертификации, созданной в стране, и они выдают Сертификаты квалификации населения ГОСТР.7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) [Электронный ресурс]: с изменением и доп.,-Доступ из ЭПС "Консультант плюс".

Третья модель принята в России и в Индии.

Законы, касающиеся, электронной цифровой подписи строго регулируют рынок услуг в данной области. Основной принцип модели - признание электронной подписи, является эффективным и необходимым во всем мире, в том числе на международном уровне.

1.2 Документооборот в мире бумажных технологий

Одним из важнейших условий эффективности всего механизма управления документацией или в качестве системы управления документами. Современная технология позволяет организовать обмен полностью без бумажных документов, однако на практике электронные документы часто только дубликаты документов. Поток документов без бумаги означает, что все операции с документами производятся в электронном виде.

Первые шаги по автоматизации отечественного делопроизводства были предприняты еще во времена СССР. В то время функционал системы электронного документооборота был весьма невелик и представлял собой одно рабочее место секретаря, занимавшегося вводом в систему регистрационно-контрольных карточек, ведением журналов учета документов, составлением отчетов и поиском по регистрационным карточкам. Российский государственный архив кинофотодокументов. Ссылка: http://www.rgakfd.ru/. Режим доступа: свободный. Дата обращения: 02.04.2018.

Усиление информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует естественной реакции со стороны информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее подвижная, чем электронная. Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-Ф 32об информации, информационных технологиях и защите информации" (с изменением внесенные ф 3 от 01мая 2017 № 8-Ф 3). // "Российская газета" от 29 июля 2006 года, № 165.

Основной элемент потока документов в электронной форме представляет собой электронный документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки, информация хранится в виде файла. Электронный документооборот позволяет предприятию получить следующие предпочтения:

· только после регистрации документа, которая позволяет правильно идентифицировать в системе;

· параллельное выполнение нескольких операций, что сокращает время перемещения документа и увеличивает скорость выполнения;

· выполнять несколько операций параллельно, что сокращает время движения документов и повышения скорости выполнения;

· единая база данных документов, не пытаясь дублировать;

· эффективный поиск документа с минимальной информацией;

· системы эффективной отчетности, которая позволяет регулировать движение документа на каждом этапе документооборота.

Существует несколько причин: Конституция Российской Федерации (с учетом поправок, внесенных законами Российской Федерации "О поправках к Конституции Российской Федерации" от 30 декабря 2008 г. № 6-ФКЗ и от 30 декабря 2008г. № 7-ФКЗ) // "Российская газета" № 4831 от 21 января 2009г

1. Психологические аспекты проблемы. Получение информации в электронном виде требует привычки;

2. Технологии без бумаги требует поддержки технологии производства компьютерной базе, соответственно, емкость линии связи высокой емкости и т.д.;

3. Технологии без бумаги требует поддержки технологии производства компьютерной базе, соответственно, емкость линии связи высокой емкости. Колтунова М.Д., Деловое письмо./ М.Д. Колтунова, -Москва: Просвещение, 2013.-43-54с.

Смешанный документооборот считает, что компьютеры, соединенные в ЛВС, служат для подготовки передачи и хранения документов, только юридическую силу документ имеет лишь в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов обосновываться в бумажном виде. Всеобщая декларация прав человека (принята на третьей сессий Генеральной Ассамблеи ООН резолюцией 217 А (lll) 10 декабря 1948 г.) //СПС "Консультант плюс".Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие. Получение информации в электронном виде требует привычки; технологии безбумажного требует сильной технической поддержки: технологии продуктивной соответствующей, емкости линии связи, технологий, алгоритмов;

Технологии безбумажного оборота требуют юридическую поддержку твердой (например, в России, на данный момент, ни одна налоговая инспекция не примет отчет только в электронном виде, ни один суд не примет договор, заверенный электронной подписью и Т. П.).

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует руководства и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника Всеобщая декларация прав человека (принята на третьей сессий Генеральной Ассамблеи ООН резолюцией 217 А (lll) 10 декабря 1948 г.) //СПС "Консультант плюс".. Таким образом, в рамках деятельности комиссии, в частности, в отношении делопроизводства, информационные технологии, в качестве катализатора прогресса общества, его цель - предоставить инструмент автоматизации, доступным и эффективным на основе управления без документов и документооборота.

1.3 Делопроизводство и документооборот в управлении предприятием

Процесс создания документов называется документацией. Методы и формы документации, определяют в значительной степени уровень информации, оперативность и качество принимаемых решений, содержание и культуру труда работников, эффективность устройства управления. Вся документация в силу в области управления предприятием, могут быть отнесены к двум группам: организационно-административной и план-счет (специальный). Последнее отражает специфику функционального управления (плановая, финансовая, логистика поставок и продаж, операций, бухгалтерского учета и отчетности и т. д.). Состав ее непостоянен и меняется по мере изменений функций управления и их организационного оформления Российский государственный архив кинофотодокументов. Ссылка: http://www.rgakfd.ru/. Режим доступа: свободный. Дата обращения: 02.04.2018.

Основными функциями управления делопроизводством являются следующие:

· обеспечение единого порядка документирования и организации работы с документами, включающее осуществление экспедиционной обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

· организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

· организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу и другими нормативными документами;

· контроль документов включает: регулирование хода их прохождения, оформления и исполнения в установленные сроки;

· работу с документами, правильность оформления и формирования их в структурных подразделениях;

· систематическое информирование руководства по этим вопросам;

· обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов;

· обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы;

· организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов;

· осуществление контроль над правильностью оформления документов, представляемых на подпись;

· организация изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов; Зарецкая Е.Н., Деловое общение: Учебник: В 2 т. Т. I./ Е.Н. Зарецкая, -Москва: Дело, 2012.-630 с.

· разработка номенклатуры дел предприятия;

В советское время, управление записями была реализована система управления документацией Единого государственного. Схема создана хорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации. Этот документ стандартизирует принципы работы с документами. В то же время сегодня желательна детальная регламентация работы по исполнителям (выполняемым или ролям), доведенная до регламентации в виде положений подразделений и должностных инструкциях специалистов.

Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, управления за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д. Федеральный Закон РФ от 12 августа 1995 № 144-Ф 3 "Об оперативно-розыскной деятельности" (с изменениями внесенные Ф 3 от 06 июля 2016 № 374-Ф 3). // "Российская газета" от 18 августа 1995, № 160.

Сегодня существует большое число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию "workflow" - стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.

Использование сетей и средств электронной почты позволяет мгновенно пересылать документы использование сетей и средств электронной почты позволяет мгновенно передачи документов из одного подразделения в другое, без время для передачи документов. Упрощает хранение, контроль, поиск, архивирование, включая ведение архивных документов. Есть два важных барьеров: снаружи и внутри.

Использование сетей и средств электронной почты позволяет мгновенно передачи документов из одного подразделения в другое, без время для передачи документов. Упрощает хранение, контроль, поиск, архивирование, включая ведение архивных документов. Есть два важных барьеров: снаружи и внутри.

Раздел проблемы внешних опирается на большое количество документов на бумаге. Классические примеры являются письма и факсы, сбросы вины. Переход от бумаги к электронной обработке трудно из-за нехватки технологии оптического распознавания символов (OCR). Последние достижения в этой области привели к внедрению новейших технологий, активных потоков электронных документов, в том числе и у нас в стране Российский государственный архив древних актов. Ссылка: http://rgada.info/. Режим доступа: свободный. Дата обращения: 02.04.2018.. Ввод текста без клавиатуры определяет интерес к технологиям распознавания речи. Совместно с технологиями архивирования, индексирования и поиска документов это создает основу построения системы управления электронными документами.

Объектом автоматизации являются процессы создания документов, подготовки, учета, систематизации и хранения, поиск и прием в организации административной, статистической отчетности, бухгалтерский учет, план, информации, справки и другие документы управления. Основные системы, являются следующие:

Реализация функции организации работы с документами, гарантия в общем порядке документации в соответствии с национальными стандартами, из одной единицы измерения в другую, не время для передачи документов. Упрощает хранение, контроль, поиск, архивирование, включая ведение архивных документов. Есть два важных барьеров: снаружи и внутри.

Использование сетей и средств электронной почты позволяет мгновенно передачи документов из одного подразделения в другое, без времени для передачи документов. Упрощает хранение, контроль, поиск, архивирование, включая ведение архивных документов. Есть два важных барьеров: снаружи и внутри.

В разделе внешние проблемы опирается на большое количество документов на бумаге. Классические примеры являются письма и факсы, выпуски вины. Переход от бумаги к электронной обработки затруднено из-за недостаточной технологии оптического распознавания символов (optical character recognition - OCR). Последние достижения в этой области привели к введению активных технологий, потоков электронных документов, в том числе и у нас в стране. Ввод текста без клавиатуры определяет интерес к технологиям распознавания речи. Совместно с технологиями архивирования, индексирования и поиска документов это создает основу построения системы управления электронными документами Российский государственный архив древних актов. Ссылка: http://rgada.info/. Режим доступа: свободный. Дата обращения: 02.04.2018..

Объектом автоматизации являются процессы создания документов, подготовки, учета, систематизации и хранения, поиска и приобретения, организации, регулирования, информации и других документов управления по работе с документами и другими требованиями запроса базовой информации для системы являются следующие.

Реализация функции организации работы с документами, обеспечение единого порядка документирования в соответствии с национальными стандартами, директивы, руководящие принципы и стандарты бухгалтерского учета.

Глава 2. Системы управления электронным документооборотом

Корпоративный электронный архив представляет собой сложное программное аппаратное решение, обеспечивающее в общем случае реализацию следующих функций: Браим И.Н. "Этика делового общения/ И.Н. Браим.- Москва: "Жизнь", 2014.-8-15с.

· сканирование оригиналов и распознавание содержимого документа;

· архивирование и хранение документов в электронном виде;

· индексирования изображения документа электронной почты для связи с оригиналом в архиве бумаги;

· удобные средства поиска документов, как по атрибутам, так и по содержанию;

· разграничение прав доступа к электронным документам;

· интеграция архива с основных информационных систем компании: системы документооборота, электронной почты, системы бухгалтерского учета, специализированных систем, таких как системы автоматизированного проектирования, и т.п.;

Электронного архива предприятия является система проверенная и надежная, которая позволяет снизить затраты на содержание гигантского архива бумаги. Ваш бизнес начнет работать последовательно, без сучка и задоринки, и в поисках документов в папки бесконечности.

Электронные архивы являются современным решением для повышения эффективности работы с информационными ресурсами компании, в частности, управление, финансовой, научно-технической и конструкторской документации. Эти документы часто не структурированы, хранятся в различных базах данных и на Компьютерах отдельных пользователей. Некоторые документы являются электронными, а некоторые, как правило, очень большой спрос существует только на бумаге.

Сервер приложений сложных приложений, которые реализуют функций, востребованных рабочих мест. При выполнении этих функций, сервер приложений обращается к серверу базы данных с помощью SQL-запросов на чтение и запись базы данных, и выполняет необходимые расчеты. Результаты, полученные от сервера приложений, передают пользователю, который обратился к серверу, чтобы выполнить требуемую функцию.

Графическое изображение может быть получено путем сканирования исходного документа в виде файла в одном из форматов графических стандартов. Представление текста может быть получено в результате распознавания текста отсканированного документа Российский государственный архив древних актов. Ссылка: http://rgada.info/. Режим доступа: свободный. Дата обращения: 02.04.2018.. Сервер приложений подсистемы "Электронный архив" реализует основные функции, описанные выше при рассмотрении требования системы, включая, разделение доступа и защита информации от несанкционированного доступа. Каждый документ в архиве электронной почты заполняется регистрационная карточка. Набор атрибутов карточки для различных типов документов может меняться. Документ хранится в базе данных в виде совокупности его взглядов, таких как изображения, диаграммы и представление текста. Графическое изображение может быть получено путем сканирования исходного документа в виде файла в одном из форматов графических стандартов. Представление текста может быть получен в результате распознавания текста отсканированного документа ГОСТ 17914-72. "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования" [Электронный ресурс] c изм., и доп.,-Доступ из ЭПС "Система Гарант"..

Создание действенной системы управления является сегодня ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий и все больше организаций понимают, что их эффективная работа, улучшение информационно-документационного обслуживания сферы управления, повышение производительности и качества работы управленческого аппарата в целом невозможны без внедрения современных технологий и специального программного обеспечения. Остелло М. Влияние новой информационной технологии на управленческий процесс // Проблемы теории и практики управления. - 2002. - №6. - С. 49. Таким образом, эффективность управления сегодня напрямую связана с применением передовых технологий управления документами (электронным документооборотом), и недооценивать данную проблему нельзя.

2.2 Информационно-поисковые технологии для электронного делопроизводства

Информационно-поисковые технологии представлены в рассматриваемом комплексе подсистемой поиска и воспроизведения.

Хранение документов включает в себя возможность работать с библиотеками, диски, магнитные ленты, компакт-диски для хранения больших объемов информации управления внешних носителей, хранение документов в электронном формате, тексты отменены, на котором производится поиск хранения в системе для каждой страницы, как исходного изображения, так и распознанного текста. Портал архивы России. Федеральное архивное агентство. Ссылка: http://www.rusarchives.ru/. Режим доступа: свободный. Дата обращения: 07.04.2018.

Поиск документов по запросу осуществляется на двух уровнях во-первых на поиск информации, и ссылки ищутся, когда пользователь задает атрибуты самого документа. Как правило, хранение документов является автономной, из-за большого количества архивов и необходимость использовать оптические накопители информации. Такая архитектура, кроме всего, позволяет сократить время на физический доступ к документам в режиме нескольких запросов, а также выход данных из гетерогенных сетей.

Результатом исследования является изображение документов, найденных и содержания, построенный в процессе индексирования или его назначения вручную. Найденные образы могут быть распечатаны или переданы по корпоративной сети для просмотра с другой рабочей станции. Запрос формируется, дополняя модель с ключевыми словами, содержание которых может быть определено произвольно пользователем.

Поиск может быть составным и включать несколько поисковых атрибутов из перечисленных выше типов. Результатом поиска служат образ найденных документов и содержание аннотаций, построенных в процессе индексирования или его ручного атрибутирования. Найденные образы могут быть распечатаны или переданы по корпоративной сети для просмотра с другого рабочего места.

Запрос формируется, дополняя модель с ключевыми словами, содержание которых может быть определено произвольно пользователем. Поиск документов по запросу осуществляется на двух уровнях: во-первых, поиск данных, и ссылки могут быть найдены (когда пользователь устанавливает атрибуты) самого документа.

Как правило, хранение документов является автономной, из-за большого количества архивов и необходимость использовать оптические накопители информации. Такая архитектура, кроме всего, позволяет сократить время работы на физический доступ к документам в режиме нескольких запросов, а также доступ к данным из сети гетерогенных (разнородных). Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива). Ссылка: http://archives.ru/. Режим доступа: свободный. Дата обращения: 12.04.2018.

Основные возможности модуля "Корпоративный Электронный Архив":

· Создание архива;

· Автоматизация документов, хранящихся в архиве;

· Создание места для хранения уникальных архивных документов;

· Быстрый доступ к документам электронного архива, поиск и использование в работе;

· Автоматизация выдачи архивных документов и контроль возврата документов в архив.

Основная конструкция, все элементы информационных систем и исследования-классификация документов. В рамках информационных систем и поиск документов различных организаций разработаны различные руководства по классификации. ГОСТ 17914-72. "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования" [Электронный ресурс] c изм., и доп.,-Доступ из ЭПС "Система Гарант". Один из этих справочников является наиболее важным и распространенным - номенклатура дел организации.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Каждая организация должна составлять индивидуальную номенклатуру дел в соответствии со своими особенностями, однако, существуют определенные правила составления и ведения номенклатуры дел, они содержатся в различных нормативных актах. Остелло М. Влияние новой информационной технологии на управленческий процесс // Проблемы теории и практики управления. - 2002. - №6. - С. 49.

В системе обеспечивает комплексную, внедренную, надежную и безопасную информатизацию основной деятельности архива организации, электронного фонда профильной документации, включая организацию технической, технологической, организационно-технической документации, результатов работы смежных систем и др., эффективного управления данными информационными и документационными потоками организации на основе единой информационной среды.

Заключение

АКТ о готовности к обмену электронными документами

к Правилам электронного документооборота

в ИС УФК Российской Федерации

УТВЕРЖДАЮ

(Руководитель организации)

АКТ

о готовности к обмену электронными документами

"___" ________ 200__ г.________________г. Москва

Комиссия, назначенная приказом (руководителя организации) от "___" __________ 2018 г. № ____, в составе:

составила настоящий акт о том, что:

1.Провела проверку помещения, в котором размещено автоматизированное рабочее место обмена электронными документами, расположенное по адресу:________________, помещение, №_____а также наличия охранной и пожарной сигнализации, средств опечатывания, наличия сейфов (металлических шкафов, хранилищ), соблюдения требований размещения средств АРМ ЭД.

2.Провела проверку готовности программно-технических средств обмена электронными документами.

3.Провела проверку наличия нормативной, технической, эксплуатационной и иной документации, регламентирующей обмен электронными документами и использование средств АРМ ЭД.

4.Провела проверку подготовленности Администратора безопасности, Администратора и Операторов АРМ ЭД, а также уполномоченных правом электронной цифровой подписи сотрудников, знания ими положений соответствующей нормативной, технической и эксплуатационной документации.

Заключение комиссии: (Наименование организации) к обмену электронными документами готово.

Председатель комиссии

(подпись председателя)__________________(Ф.И. О. председателя)

Члены комиссии:

(подпись члена комиссии)______________(Ф.И. О. члена комиссии)

(подпись члена комиссии)______________(Ф.И. О. члена комиссии)

Приложение № 2.

Плюсы и минусы электронного документооборота

Размещено на Allbest.ru