Размещено на http://www.allbest.ru/

28

Размещено на http://www.allbest.ru/

1

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ВОРОНЕЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(ФГБОУ ВО «ВГТУ», ВГТУ)

Инженерно-экономический факультет

Кафедра управления персоналом организации

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине «Офисные технологии»

Тема: «Расчет экономических показателей в Excel»

Разработал(а) студент(ка)

Шалашова Е.С.

Руководитель

доцент кафедры Тужикова В.И.

Воронеж, 2018



ОГЛАВЛЕНИЕ:

Введение

1 «Теоретическая часть»

Microsoft Office Word

Microsoft Office Excel

Microsoft Office Access

Microsoft Office PowerPoint

Microsoft Office Outlook

Microsoft Office Publisher

2 «Практическая часть»

Заключение

Список литературы



Введение

Офисный пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для операционных систем Microsoft Windows, Windows Phone, Android, OS X, iOS.

Программа для работы с текстом Microsoft Office является наиболее популярным софтом у пользователей Windows во всем мире. Это не случайно, ведь она имеет большой спектр возможностей, которые постоянно модернизируются, дополняются новыми. Почти 100% работодателей предъявляют как обязательное условие к своим будущим работникам -- уменье пользоваться этой программой.

Использование MS Office позволяет работать с одним документом в нескольких программах одновременно, чем и привлекает как учащихся в образовательных учреждениях, так и различные компании и фирмы.

Microsoft Office включает в себя такие программы как:

1. Microsoft Office Word - текстовый редактор, предназначенный для создания, просмотра и редактирования текстовых документов, с локальным применением простейших форм таблично-матричных алгоритмов;

2. Microsoft Office Excel - программа для работы с электронными таблицами;

3. Microsoft Office Access - реляционная система управления базами данных;

4. Microsoft Office Power Point - программа для подготовки и просмотра презентаций;

5. Microsoft Office Outlook - персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента и Groupware компании Microsoft;

6. Microsoft Office Publisher - настольная издательская программа.1 Теоретическая часть

1.1 Microsoft Word

Текстовый реактор Microsoft Word предназначен для создания, редактирования и форматирование, сохранения и печати текстовых документов различной сложности и на различных языках. Файлы, созданные в текстовом редакторе MS Word, сохраняются с расширением .doc. Этот редактор обеспечивает возможность работать с такими файлами как TXT и RTF, а также с файлами иных распространённых приложений.

Существуют два основных приема работы в Word с текстом:

1. Редактирование;

2. Форматирование.

Ввод и редактирование текста

В редактировании рассмотрены следующие темы:

* поиск и замена текста;

* перемещение, копирование, удаление текста;

* проверка орфографии;

* защита документа.

Раньше Word подчеркивал все орфографические и грамматические ошибки волнистыми линиями, и ошибки были хорошо заметны. Однако теперь Word не подчеркивает слова с ошибками. Почему? Word может не подчеркивать слова с ошибками, потому что вы (или другой пользователь данного компьютера) отключили автоматическую проверку орфографии и грамматики. Чтобы включить ее, надо сделать следующее.

1. Щелкнуть на кнопке Office и нажмите кнопку Параметры Word.

2. Перейти в раздел Правописание.

3. В области При исправлении правописания Word установить флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику и Также проверять орфографию.

4. Нажать кнопку OK, чтобы подтвердить изменения.

Возможно, Word не подчеркивает слова с ошибками потому, что были изменены параметры языка: вместо русского документу был задан какой-нибудь другой язык, файлов проверки грамматики и орфографии для которого у программы нет. Чтобы проверить параметры языка, надо сделать следующее.

1. Выделить весь текст, используя сочетание клавиш Ctrl+A.

2. Щелкнуть в строке состояния на кнопке, на которой изображен текущий язык документа.

3. Выбрать из списка открывшегося окна русский язык.

Если Word перестал проверять ошибки после переустановки, возможно, проверка грамматики и орфографии не была установлена. Чтобы активировать данную функцию, необходимо установить компонент Средства проверки правописания для русского языка, который входит в Общие средства Office, выполнив следующее.

1. Закройте все программы Microsoft Office.

2. Выполните команду Пуск -> Настройка -> Панель управления.

3. Запустите окно Установка и удаление программ.

4. Выберите в списке Microsoft Office и нажмите кнопку Изменить.

5. Выберите пункт Добавить или удалить компоненты.

При работе с текстовыми документами часто приходится сверять исходный документ с отредактированным. Как можно проверить, соответствуют ли исходный и исправленный документы друг другу?

Чтобы сравнить два документа, надо сделать следующее.

1. Перейти на вкладку Рецензирование, в группе Сравнить щелкнуть на одноименной кнопке и выберать команду Сравнить.

2. В появившемся окне Сравнение версий указать пути к исходному и измененному документам. Для это щелкните на значке и в открывшемся окне укажите путь к файлу. Если с файлом недавно работали, то его можно выбрать из раскрывающегося списка.

3. При необходимости нажать кнопку Больше и выбрать параметры сравнения и отображения изменений.

4. Нажмите кнопку OK. В результате окно Word будет разделено на несколько частей, в которых будет показан сравниваемый документ, содержащий все различия, исходный и измененный документы, а также отдельная область задач, отображающая все правки.

При редактировании текста часто приходится менять абзацы местами. Существуют ли возможности для быстрого перемещения абзацев?

С помощью сочетания клавиш Alt+Shift+^ и Alt+Shift+V можно передвинуть абзац на любое место документа без предварительного выделения. Единственное условие - перед выполнением этой операции курсор должен находиться в любом месте абзаца, который вы хотите переместить.

При редактировании документа новый текст затирает старый, а не появляется между словами. Как это исправить?

Старый текст исчезает потому, что работа идет в режиме замены. Для включения/выключения режима замены используйте клавишу Insert.

Текст выделяется не так, как обычно. Что делать?

Это может происходить потому, что включен режим расширенного выделения. Для выхода из расширенного выделения нажмите клавишу Esc.

Когда в Word приходится делать сложный поиск, иногда теряется

возможность искать некоторые символы, например знак абзаца. Как решить эту проблему?

Нужно не выбирать необходимый символ в списке Специальный, а явно указывать номер символа. Например, для поиска знака абзаца нужно написать в диалоговом окне поиска выражение ^0013.

Форматирование документа

Под форматированием печатного текста понимается оформление по каким-либо правилам различных участков текста. При форматировании меняется не сам текст, а его внешний вид.

Установка параметров формата может производиться как до набора текста, так и после. Если установка производилась до набора, то в дальнейшем при вводе текста все заданные параметры автоматически выдерживаются текстовым редактором. Если текст уже был набран и возникла необходимость изменить параметры форматирования, то перед этим текст нужно выделить.

Основные действия при форматировании текста:

1. Установка полей страницы.

2. Установка абзацных отступов.

3. Выравнивание абзацев.

4. Вставка разделителя страницы.

5. Вставка таблиц.

Форматирование включает в себя:

1. Табулицию

2. Межстрочный интервал

3. Абзацы

4. Поля

5. Колонтитул

6. Шрифт и т.д

Табуляция - это управляющий символ таблицы ASCII с кодом 09₁₆, используется для выравнивания текста в строках. Встретив этот символ, терминал перемещает каретку (или курсор) вправо на ближайшую позицию табуляции. Традиционно эти позиции располагаются каждые 8 знакомест, в колонках 1, 9, 17, 25… Вводится при помощи клавиши Tab, во многих языках программирования обозначается как \t.

Межстрочный интервал - это расстояние между строками в абзаце.

Величина межстрочного интервала задается либо в строках, либо в пунктах для более точной установки.

Абзац - отрезок письменной речи, состоящий из одного или нескольких предложений.

Абзац, обозначая своего рода «цезуру», является единицей членения текста, промежуточной между фразой и главой, и служит для группировки однородных единиц изложения, исчерпывая один из его моментов (тематический, сюжетный и т. д.). Выделение фразы в особый абзац усиливает падающий на неё смысловой акцент. Абзац способствует правильному и быстрому восприятию текста.

Для каждого абзаца можно определить:

1. его расположение (выключку) на полосе: по центру, влево, вправо, по формату.

2. втяжки и отбивки, т. е. расстояния от границы колонки до абзаца слева (втяжка слева), расстояние от границы текста до правой границы колонки (втяжка справа), расстояние до предыдущего абзаца (отбивка сверху) и до последующего (отбивка снизу). Для обычного текста все эти параметры принимаются равными нулю.

3. отступ для первой строки абзаца.

4. принципы разбиения абзаца на страницы.

Обычно разрешено произвольное разбиение абзаца на соседние страницы. Однако хорошим тоном считается не отрывать одну строку от остального текста. Некоторые абзацы нецелесообразно разбивать на две части, расположенные на соседних страницах. Также не рекомендуется разрывать на две страницы заголовки и помещать их в конце страницы без последующего текста; заголовки крупных составных частей документа должны начинать новую страницу и т. д.

Поля - процедура обращения к определенной функции Word, вызывающей выполнение некоторой инструкции.

Колонтитул - строка, расположенная на краю полосы набора и содержащая заголовок, имя автора, название произведения, части, главы, параграфа и т. д. Размещается на всех страницах печатного издания, за исключением титульных листов, выходных данных, страниц и вклеек, заполненных иллюстрациями, а также начальных и спусковых полос. Также колонтитул может отсутствовать на левых страницах.

Шрифт - это система визуального отображения информации при помощи условных символов. В более узком значении это комплект литер, цифр и специальных знаков определенного рисунка.

Профессиональное форматирование - это создание списков, форматирование текста в колонках, а также использование границ и заливки.

Также в MS Word возможны следующие функции:

- Форматирование в колонках

Для текстов газетного типа выполняется набор в несколько колонок, после заполнения левой колонки (по высоте страницы или до установленного ограничения) курсор автоматически переходит в следующую колонку.

Любые вставки или удаления текста и графики внутри колонок автоматически обеспечивают «перетекание» текста из колонки в колонку.

· Тип - расположение колонок;

· Число колонок;

· Ширина и промежуток каждой колонки (или одинаковая ширина всех колонок);

· Разделитель - наличие разделительной линейки между колонками.

· Если документ новый, после выполнения данной команды текст вводится в заданное число колонок на странице.

· Существующий текст также можно расположить в колонках, предварительно выделив либо его фрагмент, либо весь документ.

- Таблица - это элемент, без которого редко обходится текстовая часть. Использование данного инструмента порой является единственным решением при оформлении документа.

Таблицы являются очень мощным инструментом форматирования. При помощи таблиц странице документа можно придать любой вид. Зачастую для решения поставленной задачи использование таблиц является наиболее приемлемым (а иногда единственно возможным) вариантом.

- Списки

Если в документе Microsoft Word Вам нужно представить информацию в виде списка, тогда можно не нумеровать его вручную - 1, 2, 3…, а сделать это с помощью встроенной в текстовой редактор функции.

Существует несколько вариантов создания списков:

1. Маркированный

2. Нумерованный

3. Многоуровневый

- Формулы

В текстовом редакторе Microsoft Office Word работа с формулами организована с помощью специальной надстройки с названием Equation Editor. Начиная с версии Word 2007, она полностью интегрирована в редактор, не требует дополнительной установки и в русскоязычной версии называется «Конструктор формул». Сама процедура вставки и редактирования формул сложности не представляет.

- Графика - это один из важнейших элементов документа Word 2007. Графика бывает двух видов - растровая и векторная. Растровая графика в Word 2007 может быть загружена из графического файла (с расширением BMP, TIFF, PNG, JPG или GIF) или из другой программы (например, графического редактора Adobe Photoshop). Векторная графика может быть создана в документе Word 2007 или вставлена в документ с помощью встроенных графических средств Word 2007.

К ней относятся такие элементы - Рисунок, Клип, Фигуры, SmartArt и Диаграмма, Надпись.

После вставки графики в документ Word 2007, на Ленте появятся контекстно-зависимые инструменты под общим названием, которое отображается в строке заголовка окна приложения.

Растровые рисунки (растровую графику) и клипы можно вставлять или копировать в документ из множества различных источников. Растровые рисунки создаются различными графическими приложениями или техническими средствами (сканерами, фотоаппаратами и т.д.) и вставляются в документ Word 2007 из файла или прикладной программы. Вставку графики в Word 2007 осуществляют в то место документа, где установлен курсор.

1.2 Microsoft Excel

Microsoft Excel - электронные таблицы - очень мощная программа, позволяющая достигать нужного результата разными способами в различных ситуациях.

Excel выполняет широкий спектр различных вычислений с помощью сотен встроенных функций. Также он является многооконной программой, что означает возможность одновременной работы с несколькими книгами (документами). С помощью Excel можно создавать сложные диаграммы для данных рабочего листа. Использование макросов в рабочих листах Excel, позволяет вести работу с пользователем в интерактивном режиме и выполнять громоздкие и рутинные операции всего несколькими щелчками кнопки мыши.

Ячейка - это текст на пересечении столбца и строки. Имя столбца и номер строки, на пересечении которых находится ячейка, задают адрес ячейки и представляют собой координаты, определяющие расположение этой ячейки на листе.

Существует 2 способа ввода и редактирования в MS Excel:

1. Писать в самой ячейке;

2. Использование строки формул.

Формулы в таблицах Excel

Формула - это специальный инструмент Excel, предназначенный для расчетов, вычислений и анализа данных.

Программа MS Excel никогда не носила бы гордое имя электронной таблицы, если бы нельзя было помещать формулы разного типа на листы ее книг и реализовывать вычисления разной степени сложности. Три вещи делают Excel не только удобным инструментом ведения бизнеса, но и мощной системой инженерных расчетов и моделирования различных технических процессов. В частности, в Excel реализованы: возможность вставки в таблицы сложных формул и функций (в том числе вложенных); гибкая система ссылок; возможность организации сценариев и итераций.

Правила написания формул:

1. Каждая формула начинается со знака «=»;

2. Вычисления проводятся по адресам ячеек;

3. Вычисления в формулах проводятся по арифметическим законам.

Функции в таблицах Excel

Функция - это встроенный вычислительный инструмент Excel, способный вернуть значение, в зависимости от переданного ему параметра и предназначенный для расчетов, вычислений и анализа данных.

В функциях кроется вся красота, сила и в то же время простота вычислений в Excel. Вставка функций в лист Excel производится выбором в раскрывающемся списке Функции, который появляется после ввода знака равенства (=) в строке имен. Вы можете выбрать нужную вам функцию или выбрать пункт Другие функции, чтобы отрыть окно мастера функций. Это же окно выводится на экран выбором команды Функция на панели инструментов Библиотека функций вкладки Формулы или щелчком на кнопке Вставить функцию в начале строки формул. В списке Категория перечислены категории, в которые объединены функции. В списке Выберите функцию перечислены функции, относящиеся к выбранной категории. Под списком расположено описание синтаксиса выбранной функции и самой функции. Общее количество функций в Excel очень велико, порядка двухсот сорока. Комбинируя встроенные функций Excel, можно выполнять расчеты любой сложности для любой области применения, от домашней бухгалтерии до научных расчетов.

Функции делятся на:

1. Простые;

2. Простейшие;

3. Сложные.

Ссылки и имена

Ссылки в Excel позволяют включать в формулу значения, содержащиеся в других ячейках. При этом значения в других ячейках могут быть результатами вычисления формул, которые, в свою очередь, ссылаются на третьи ячейки. Таким образом, возникает возможность создания весьма сложных вычислительных конструкций. При этом ссылки на другие ячейки равносильны вставке в формулу уже не константы, а переменной величины. Изменяя вручную или же автоматически значения в тех ячейках, на которые указывают ссылки, вы изменяете и результат вычислений конечной формулы. Хорошей иллюстрацией простейшего применения этого свойства является расчет удерживаемой суммы налогов с зарплаты, исходя из общей процентной ставки. Достаточно записать удерживаемый процент в одну ячейку, а в формулы для расчета сумм, причитающихся к выдаче на руки для конкретных работников, вставить ссылку на эту ячейку. Если процент будет изменен, то изменять придется значение всего в одной ячейке, все остальные формулы будут пересчитаны автоматически.

Относительные и абсолютные ссылки

Те ссылки, которые были использованы в данном примере, называются относительными, они прямо указывают на определенную ячейку по ее адресу (C6, D9), однако если вы скопируете такую ссылку в другую ячейку, то адрес изменится. Он фиксирован относительно ячейки, в которой находится формула, и всегда будет указывать выше или ниже, правее или левее на одно и то же количество столбцов и строк.

Абсолютная ссылка -- это ссылка, которая всегда указывает на одну и ту же фиксированную ячейку независимо от того, куда и каким образом вы ее копируете или перемещаете. Если вы хотите, чтобы ссылка была абсолютной, то вам нужно при вводе ссылки в строку формул указать это при помощи знака доллара ($) перед каждой из координат ссылки, например, $A$1. Кроме того, вы можете применить этот знак только к одной из координат ссылки. Тогда часть ссылки станет относительной, а часть останется абсолютной, например, $A1 или A$1. В случае, когда вы делаете абсолютной одну из координат ссылки, ссылка будет всегда указывать на один и тот же фиксированный столбец или же на одну и ту же фиксированную строку. Быстрое переключение с относительной ссылки на абсолютную или частично абсолютную можно производить, находясь в строке формул, нажатием клавиши F4. При этом происходит следующий циклический переход: A1 => $A$1 => $A1 => A$1 => A1.

Диапазоны ячеек и операторы ссылок

Для того чтобы ввести ссылку в строку формул, нет нужды каждый раз набирать ее там вручную. Ссылку можно ввести в формулу, если при вводе формулы просто щелкнуть мышью в той ячейке, на которую вы хотите сослаться. Адрес ячейки окажется в строке формул. Обратите внимание, что этот механизм работает только при вводе формулы и не работает при вводе текста. То есть для того, чтобы происходило автоматическое помещение адреса ячейки в строку формул, она должна начинаться со знака равенства (=). Ссылку в Excel можно установить не только на ячейку, но и на диапазон ячеек и на несколько диапазонов ячеек одновременно. Для этого используются специальные операторы -- диапазона (:) и объединения (;). Оператор диапазона (:) используется для задания диапазона ячеек. В операторе указывается верхняя левая и нижняя правая ячейки выделяемого диапазона. Так же как и одиночные ссылки, диапазоны ссылок и объединения ссылок вовсе не обязательно вводить вручную. После ввода знака равенства в строке формул вы можете перемещением мыши при нажатой левой кнопке выделить в таблице нужный диапазон ячеек от левого верхнего угла до правого нижнего, и границы диапазона будут введены в формулу. При необходимости объединить в формуле несколько диапазонов, их нужно выделять в таблице при нажатой клавише Alt.

Имена

В некоторых случаях явные ссылки на диапазоны ячеек или даже отдельные ячейки оказываются не очень удобными, а вернее сказать -- не очень информативными. На самом деле в большой таблице с множеством расчетов трудно запомнить, что за значение у вас хранится в ячейке AE1207. Еще хуже, когда в ячейке AE1207 хранится не константа, а какое-то вычисляемое значение. При наличии в таблице нескольких таких ячеек удержать в голове их назначение просто невозможно. В этом случае очень удобной оказывается способность Excel различать отдельные ячейки и группы ячеек по именам. Для того чтобы воспользоваться именем, его нужно задать. Делается это так: 1. В таблице выделите ячейку (или диапазон ячеек, или несколько диапазонов ячеек), для которой вы хотите задать имя. 2. Щелкните на выделенном фрагменте правой кнопкой мыши и вы- берите в контекстном меню команду Имя диапазона, чтобы открыть диалоговое окно. 3. В поле Имя введите имя для выбранной вами ячейки или диапазона и щелкните на кнопке OK. В окне Создание имени можно задать новый диапазон для назначаемого имени, введя его в поле Диапазон. После присвоения имени вы можете вместо адреса ячейки или ссылки на диапазон ячеек использовать присвоенное имя.

Ссылки на ячейки на других листах и в других книгах

Для того чтобы вставить ссылку на ячейку, которая находится в текущей книге, но на другом листе, нужно в строке формул ввести ссылку в виде Имя_листа!Адрес_ячейки . Например, ссылка, расположенная в ячейке на листе Лист1 и указывающая на диапазон ячеек, находящийся на листе Лист2. Для того чтобы вставить ссылку на ячейку, которая находится в другой книге, нужно в строке формул ввести ссылку в виде [Имя_книги]Имя_листа!Адрес_ячейки . Например, ссылка, расположенная в ячейке на листе Лист1 в книге Книга1 и указывающая на диапазон ячеек, находящийся на листе Contacts в книге test. Такая запись подразумевает, что книга test находится в том же каталоге, что и книга Книга1. Однако если книга, на которую вы ссылаетесь, находится в другом каталоге, то следует указать полный путь доступа к ней непосредственно в формуле. Вот как будет выглядеть предыдущая ссылка на ячейку в книге, которая находится в каталоге C:\My\Docum: =C:\My\Docum\[test]Contacts!С1:С3 .

Диаграммы

Диаграммы -- очень важный элемент Excel. Сами по себе диаграммы не играют самостоятельной роли и крайне редко выступают в качестве отдельного документа. Однако они просто неоценимы как иллюстративный материал к докладам, отчетам, служебным запискам и всякого рода предложениям. В нашей визуальной культуре, в значительной степени сформированной телевизионным экраном, один вставленный в нужном месте и красиво оформленный график роста продаж или сравнения заработных плат может оказаться убедительнее, чем сотни страниц аналитического текста, цифр и расчетов. Так как же поместить диаграмму на лист Excel? Простая диаграмма, само по себе, наличие разбитой на столбцы и строки таблицы просто провоцирует на создание простейшей плоской столбчатой диаграммы из «подручного материала», то есть из фактуры самой таблицы.

Простая диаграмма

Как видите, по вертикальной оси откладываются значения объемов производства, а по горизонтальной -- период, за который подсчитывается конкретное значение. В этом случае диаграмма создается исключительно манипулированием форматами соответствующих ячеек. Это очень простой и наименее красивый способ. Однако именно такой способ может оказаться единственно приемлемым, если вы будете экспортировать документы Excel, содержащие диаграммы, в другие форматы, в которых нет столь эффективного и красивого инструмента создания профессиональных диаграмм, какой есть в Excel. Однако, помимо примитивных «ручных» способов создания диаграмм, Excel предоставляет гораздо более мощный механизм с широкой палитрой типов, видов и гибкими возможностями настройки любого параметра диаграммы.

Вставка диаграмм

Для помещения диаграммы на лист Excel нужно перейти на вкладку Вставка ленты инструментов, в группе инструментов Диаграммы указать интересующий вас тип диаграммы, раскрыть соответствующую пали- тру щелчком мыши и выбрать нужную диаграмму. Выбор типа диаграммы При этом возможно несколько вариантов: ‰ если до вызова мастера диаграмм вы выделили некоторый диапазон ячеек, то мастер диаграмм будет строить диаграмму, основываясь на данных из этих ячеек; ‰ вы можете выделить диапазон ячеек, содержащий данные, после выбора типа диаграммы. Конструктор диаграмм объединяет гибкие и интеллектуальные инструменты построения диаграмм. Чтобы изменить тип уже вставленной диаграммы, надо правой кнопкой мыши щелкнуть на диаграмме и выбрать команду Изменить тип диаграмм мы в контекстном меню либо выбрать одноименный инструмент в группе инструментов Тип на вкладке Конструктор ленты инструментов. Применение разных макетов к одной диаграмме. Для того чтобы удобнее было иллюстрировать дальнейшие приемы работы с диаграммами, давайте изменим тип диаграммы. Выберите диаграмму Объемная с областями типа С областями.

Источник данных для диаграммы

Данные, которые выводятся на диаграмме, не являются неизменными. После создания диаграммы они могут меняться. Источник данных для диаграммы можно редактировать, расширяя диапазоны данных, меняя данные в ячейках или добавляя ряды данных. Все эти изменения будут немедленно отражаться на диаграмме.

1.3. Microsoft Access

Microsoft Access - это реляционная система управления базами данных (СУБД). В Access база данных обозначает файл, содержащий набор информации. База данных в Access 2007 может содержать следующие типы объектов: таблица, запрос, форма, отчет, страница, макрос и модуль.

Access может работать одновременно только с базой данных. Но одна БД может включать множество таблиц, форм, запросов, отчётов, макросов и модулей, которые хранятся в одном файле с расширением mbd.

Таблица - это объект, соответствующий понятию «таблица» в теории реляционных баз данных. Для каждой таблицы в Access можно определить первичный ключ и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным.

MS Access позволяет создавать структуру таблицу в трех режимах - в режиме конструктора, с помощью мастера и путём ввода данных. Разница предполагает использование этих средств пользователями с разным уровнем подготовки, разными целями и перспективами использования данных. Естественно имеется возможность просматривать, редактировать, удалять и добавлять записи, осуществлять поиск, замену, сортировку данных, изменять вид таблицы. Связи между таблицами определяются специальным средством, которое называется «Схема данных».

Это удобный графический инструмент, позволяющий создавать связи между определенными полями таблиц, задавать различные типы отношений, устанавливать ограничения ссылочной целостности. При этом изменения сразу применяются в базе данных. Полученную диаграмму таблиц и связей можно распечатать, что удобно для разработчика.

Запрос - это объект, содержащий текст SQL запроса, имеющий уникальное имя в определенной базе данных. Создать запрос можно с помощью мастера и в режиме конструктора. В первом случае пользователю в интерактивном режиме предлагается выбрать имя таблицы и поля для выборки. Во втором случае можно выбрать несколько таблиц или запросов, связать их графическим способом и определить поля выборки. Также можно задать дополнительные условия для каждого поля и параметры сортировки.

Есть еще один способ создания запроса, который встроен в конструктор, - это написание запроса вручную на языке SQL. Однако текстовый редактор, предназначенный для этого, имеет скудные возможности в плане удобства и наглядности оформления кода. Наверное, этот способ не позиционировался разработчиками как основной.

Форма - это специальный объект-контейнер для других интерфейсных компонентов, таких как поля ввода и отображения данных, кнопки и др. На форме разработчик располагает компоненты для ввода, корректировки, просмотра и группировки данных, в зависимости от специфики приложения. Форму также можно создать двумя способами - в режиме конструктора и с помощью мастера. В первом случае разработчик располагает набором компонентов, которые свободно размещает на форме и задает их параметры. В режиме мастера пользователь просто выбирает таблицу, поля и стиль оформления, а форма генерируется автоматически.

Отчёт - это объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан либо включен в документ другого приложения. Этот документ содержит результаты выборки из базы данных в виде структурированной информации.

Access представляет следующие функциональные возможности:

1. Ввод данных. Способы ввода данных - вручную прямо в таблицу, вручную в поля формы, прямой импорт данных из других источников, программным методом.

2. Изменение данных. Способы редактирования - вручную прямо в таблице; в полях форм; в окне браузера, в котором загружена web-страница из БД; программным методом.

3. Вывод данных. Способы вывода - вывод на экран монитора в табличном виде, полях форм или отчетов; экспорт в другие форматы данных; вывод на печать; вывод данных в интернет-браузер с помощью объекта Страница в пределах определенной сети; программный экспорт и вывод информации.

4. Взаимодействие с другими источниками и потребителями информации. В этом плане Access может выступать как сервер или клиент автоматизации. Особенно легко настраивает связи с другими продуктами Microsoft Office.

5. Использование базы данных MS Access другими приложениями.

6. Средства создания приложений. Создание приложений на Access во многом подобно остальным средствам автоматизации MS Office.

7. Управление данными в многопользовательском режиме. При работе с БД в многопользовательском режиме возникают ситуации, когда необходимо ограничить число обращающихся пользователей к данным.

Ядро БД Access обеспечивает 3 уровня блокировок:

a) Блокировка базы данных. На этом уровне блокировки к БД может обращаться только один пользователь. Такой уровень блокировки применяется для глобального изменения или обновления данных, или при техническом обслуживании БД - сжатии.

b) Блокировка таблицы. На этом уровне блокировки к таблице может обращаться только 1 пользователь. Такой уровень блокировки применяется в тех случаях, когда необходимо обработать сразу несколько записей таблицы.

c) Блокировка страницы. На этом уровне блокировки к странице может обращаться только 1 пользователь. Это самый нижний уровень блокировки.

Блокировка на уровне таблицы имеет два режима - пессимистический и оптимистический. По умолчанию устанавливается пессимистическая блокировка.

8. Администрирование. Преимущество монопольного режима работы практически привело к вырождению функций администрирования БД и в связи с этим - к отсутствию инструментальных средств администрирования в обычном понимании этого слова в MS Access. Имеющиеся же средства позволяют сделать следующее: имеется возможность разделения базы данных Microsoft Access на 2 файла, в одном из которых содержатся таблицы, а в другом запросы, формы, отчеты, макросы, модули и ярлыки страниц доступа к данным. Это позволяет пользователям иметь доступ к общему источнику данных и при этом создавать свои собственный формы, отчеты и другие объекты, а также сократить сетевой трафик; существует возможность связывания таблиц из других БД MS Access или иных источников.

Также необходимо упомянуть, что вAccess изначально имеются шаблоны типовых баз данных для автоматизации наиболее распространенных задач.

1.4 Microsoft Power Point

Система создания презентаций Power Point - является компонентной MS Office и предназначена для создания презентационных материалов в виде слайдов и их вывода на бумагу, экран, прозрачную плёнку или на 35-миллиметровую пленку.

Основные элементы интерфейса программы PowerPoint 2010:

1. строка заголовка окна, содержащая имя файла презентации;

2. панель быстрого доступа, на которой располагаются часто используемые команды, можно добавить или удалить кнопки на панели быстрого доступа, нажав кнопку ;

3. лента с вкладками для доступа к элементам управления;

область редактирования слайда;

4. панель слайдов, на которой отображаются эскизы слайдов. На панели слайдов можно добавлять или удалять слайды, а также изменять порядок слайдов в презентации;

5. панель Заметки служит для создания заметок к текущему слайду, которые можно просматривать в режиме докладчика во время демонстрации презентации;

6. строка состояния, содержащая информацию о текущем слайде: номер слайда, тема, язык;

7. кнопки режимов просмотра слайдов: обычный, сортировщик слай- дов, режим чтения, показ слайдов.

8. кнопки и ползунок для изменения масштаба слайда;

Методы создания презентаций:

1. Новая презентация - пустая;

2. Из шаблона оформления;

3. Из мастера автосодержания;

4. Из имеющихся презентаций.

Разработчики MS PowerPoint2003 предусмотрели три режима отображения презентаций:

1. Обычный режим;

2. Режим сортировщика слайдов;

3. Режим показа слайдов.

1) Обычный режим

Данный режим активизируется щелчком по левой кнопке с названием «Обычный режим». Он является основным для создания новой или открытия ранее созданной презентации.

2) Режим сортировщика слайдов

Данный режим представляет собой панорамный обзор миниатюрных изображений (эскизов) всех слайдов презентации. При переходе в режим сортировщика слайдов панель инструментов форматирования заменяется на панель инструментов сортировщика слайдов и скрывается панель инструментов рисования (если она была разрешена). Если панель инструментов сортировщика слайдов не появилась, то ее следует вызвать: вид - панели инструментов - сортировщик слайдов. Путем изменения размеров эскизов слайдов с помощью кнопки «Масштаб» (или меню вид - масштаб) в панорамном обзоре можно просмотреть сразу все слайды, сколько бы их ни было в презентации. Видимо этим и руководствовались разработчики MS PowerPoint, предусмотрев режим сортировщика слайдов.
3) Режим показа слайдов

В этом режиме выполняется полноэкранная демонстрация презентации, созданной в предыдущих режимах отображения. Это реальная демонстрация во весь экран так, как будет представлена презентация аудитории. Демонстрация начинается с того слайда, который в данный момент был активным в обычном режиме или выделен в режиме сортировщика слайдов. Смена слайдов может осуществляться как автоматически, так и вручную. При автоматической смене слайдов заранее задается время показа слайдов, т. е необходимая длительность интервала, в течение которой слайд будет находиться на экране. Быстрый способ вернуться к первому слайду - удерживать в течение 2 сек обе кнопки мыши. Завершить демонстрацию можно в любое время нажатием на клавишу ESC либо выбором в контекстном меню слайда команды «Завершить показ слайдов».

1.5 Microsoft Outlook

Программа Microsoft Outlook, входящая в состав офисного пакета MS Office, - это программа, предлагающая интегрированное решение по организации сообщений электронной почты, расписаний, задач, заметок, контактов и других данных по управлению ими. Реализованные в программе функции позволяют управлять взаимодействиями пользователей, объединенных в локальные вычислительные сет, организовывать деятельность пользователей, повышать эффективность совместной работы. По сути она представляет собой электронный органайзер.

Microsoft Outlook может использоваться как отдельное приложение, так и выступать в роли клиента для почтового сервиса Microsoft Exchange Server, что предоставляет дополнительные функции для совместной работы пользователей одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование и резервирование времени общих встреч, согласование документов. Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server являются платформой для организации документооборота, так как они обеспечены системой разработки пользовательских плагинов и скриптов, с помощью которых возможно программирование дополнительных функций документооборота (и не только), не предусмотренных в стандартной поставке.

Пользовательский интерфейс MS Outlook

Окно пакета MS Outlook содержит следующие элементы:

1. Строка заголовка - включает название программы и открытой папки, а также кнопки Свернуть, Развернуть, Закрыть.

2. Строка меню - содержит команды работы с различными объектами и настройками.

3. Панель инструментов - содержит кнопки для быстрого доступа к командам.

4. Строка заголовка папки - отображает текущую папку. Щелчок на этой строке вызывает список папок, которые можно открыть.

5. Строка состояния - отображает текущее состояние окна.

6. Панель Outlook расположена в левой части окна и содержит группы:

- Почта - обработка электронной корреспонденции;

- Календарь - содержит описание встреч, собраний и т.д.;

- Контакты - содержит список имен и адресов людей, с которыми поддерживается связь

- Задачи - включает список задач;

- Заметки - содержит сделанные пользователем записи;

- Список папок - отображает папки Outlook;

- Ярлыки - быстрый запуск папок и элементов групп;

- Дневник - содержит элементы дневника, такие как телефонные номера, записи о собраниях и т.д.

При отображении содержимого папок используется определенный тип представления:

- таблицей (для просмотра почтовых сообщений, задач и сведений);

- временной шкалой (для просмотра записей дневника);

- день/неделя/месяц (для просмотра собраний и запланированных задач);

- карточками (для просмотра контактов);

- значками (задачи, заметки, календари).

1.6 Microsoft Publisher

Microsoft Publisher - это приложение пакета Microsoft Office для создания публикаций - начиная от простых открыток, приглашений, грамот, заканчивая почтовыми рассылками, каталогами, календарями и многим другим.

Функционал приложения довольно богат - использование эффектов текста и изображений, инструментов рассылок и слияния почты, общий доступ файлов и расширенная возможность печати.

Для чего нужен Microsoft Publisher?

С помощью данной программы можно наглядно представить информацию о проекте или компании в виде буклета, визитке или даже профессионального каталога.

Функциональные возможности Microsoft Publisher:

1. Форматирование на уровне абзацев в программе Microsoft Office Word, включая отступления и интервалы, а также форматирования конца строки и абзаца.

2. Диалог для создания маркированных и нумерованных списков.

3. Функции поиска и замены текста в масштабах все публикации или отдельного текстового блока.

4. Благодаря удобному и многофункциональному стартовому меню Publisher, можно быстрее приступить к работе.

5. Использование новых разделов области задач «New Publication». Начинать работу можно по выбору типа публикации (для печати, отправке по электронной почте или размещения в интернете), по выбору шаблона или создавать публикацию «с нуля».

6. Использование области задач «Quick Publication Options» для настройки параметров публикации. Можно выбирать цветовое решение, схемы шрифтов, настройка макета страницы и элемента дизайна, после чего просто добавляется собственный текст и изображения.

В состав Publisher включены многочисленные шаблоны для настройки, помогает создать дизайн, и полный набор средств настольной издательской системы. Кроме того, функция «Автопреобразование» позволяет пользователям превращать любую публикацию для использования в интернете.



2 Практическая часть

Задание

Даны оклад в рублях и стаж работы.

Рассчитать:

1. Оклад в долларах по формуле с использованием абсолютной ссылки.

2. Премию, с использованием функции «ЕСЛИ», соблюдая условия: если стаж работы больше или равен 10 годам, то коэффициент равен 0,5; остальные - 0,25.

3. Заполнить последнюю колонку словами «Низкий» или «Нормальный» с использованием функции «ЕСЛИ», зная, что условие следующее: больше прожиточного минимума или меньше.

4. Посчитать по функциям среднее значение, максимальное и минимальное.

5. По результатам работы построить две разные диаграммы, внести в них все нужные результаты и сравнить их между собой (какая диаграмма наиболее информативна.

Вариант 14

ВЕДОМОСТЬ ЗАРОБОТНОЙ ПЛАТЫ
№	ФИО	оклад	стаж	премия	начислено	подоходный налог	на руки	уровень дохода
		руб.	долл.
ОТДЕЛ ПРОДАЖ
1	Иванов И.И.	1500	$24,02	5	750	2250	292,5	1957,5	Низкий
2	Петров П.П.	250	$4,00	5	125	375	48,75	326,25	Низкий
3	Сидоров С.С.	1000	$16,02	10	250	1250	162,5	1087,5	Низкий
ОТДЕЛ МАРКЕТИНГА
4	Колядов К.В.	3500	$56,05	10	1750	5250	682,5	4567,5	Низкий
5	Никулина И.Н.	1500	$24,02	6	750	2250	292,5	1957,5	Низкий
6	Ким И.А.	2000	$32,03	10	500	2500	325	2175	Низкий
ИТОГО:	9750	$156,15	46	4125	13875	1803,75	12071,25
Среднее значение	1625	$26,02	8	687,5	2312,5	300,625	2011,875
Максимальное	3500	$56,05	10	1750	5250	682,5	4567,5
Минимальное	250	$4,00	5	125	375	48,75	326,25
Курс доллара: 1$=	62,44 ?
Прожиточный минимум:	5 119 ?

Выполнение:

1) Переводим оклад в доллары по формуле с использованием абсолютной ссылки: =$C$5/$F$16 и применяем такую же ко всем ячейкам;

2) С помощью ссылки «ЕСЛИ» находим премию по условиям задания: =ЕСЛИ(E5<10;0,5;0,25)*C5;

3) Прежде, чем заполнить колонку «уровень дохода» надо узнать:

А) сколько начислено всего при помощи функции «Автосумм»;

Б) из начисленной суммы находим подоходный налог, предварительно узнав, что он составляет 13%, по формуле: =G5*13/100;

В) после вычитаем из начисленной суммы подоходный налог и находим, сколько сотрудники получат на руки по формуле: =G5-H5;

Далее по формуле «ЕСЛИ» определяем уровень дохода «нормальный» или «низкий»: =ЕСЛИ(I5>F17;"Нормальный";"Низкий").

4) Подсчитываем среднее значение, максимальное и минимальное всех колонок с помощью функции «Автосумма» - среднее, максимум и минимум. Также с помощью «Автосуммы» высчитываем строку «ИТОГО».

5) По результатам работы построим 2 разных типа диаграмм:

приложение office word формула excel



1 тип - график;

2 тип - гистограмма.

Поскольку я выбрала данные по средним значениям, максимальным и минимальным из ведомости о заработной плате, то, в этом случае, будет более удобна в просмотре и сравнении 2 тип диаграммы - гистограмма, так как линии в графике между собой сложнее сравнивать, потому что цифры сливаются, а линии сложнее сопоставить между собой. Поэтому гистограмма информативна и понятна для сравнения и просмотра нужных данных, поскольку на ней лучше видны различия в полученных во время расчета цифрах.



Заключение

В данной курсовой я провела работу в таких программах как MS Word и MS Excel. С Word я работала уже много времени, а с Excel знакома, но серьёзных вычислений не проводила. Мною были освоены до конца такие функции как - ссылки, «Автосумма», формат ячеек и тому подобное.

Удобства работы с Microsoft Excel:

1. Быстрый подсчет с помощью одной формулы.

2. Удобные и легкие таблицы.

3. Возможность быстро добавить или исправить данные в таблицах и диаграммах.

4. Лёгкость копирования всех ячеек и переноса таблицы в Word.

5. Удобство в перемещении данных с одного листа на другой.

6. Удобное расширение и объединение ячеек.

Для меня была нова такая плотная работа с формулами, хоть и в школе соприкасались с содержимым программы MS Excel, но мы не изучали все так подробно.



Список литературы:

1.Word 2007 И. Краинский

2.Excel 2010 В. Волков

3.http://helpiks.org/1-31837.html

4.https://studfiles.net/preview/5584561/page:34/

5.http://studbooks.net/2139905/informatika/polzovatelskiy_interfeys_outlook

Размещено на Allbest.ru

...