Разработка и построение системы автоматизации документооборота в профкоме

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика объекта

1.2 Организационная структура организации

1.3 Технико-экономическое обоснование необходимости разработки автоматизированной информационной системы

1.4 Описание существующего процесса подачи заявления

1.5 Описание предметной области

1.6 Расчет экономической эффективности

2 Проектная часть

2.1 Описание постановки комплекса задач

2.2 Функциональная модель

2.3 Информационная модель

2.4 Технология реализации информационной схемы задач

2.5 Обоснование выбора средства реализации

3 Программная часть

3.1 Проектирование в 1С

3.2 Запуск системы

3.3 Создание объектов конфигурации

3.4 Проведения функций

3.5 Пользовательское меню

3.6 Дерево функций

Заключение

Список используемой литературы

Приложения

Введение

На сегодняшний день все больше организаций стремятся автоматизировать свою деятельность, а также четко контролировать и оптимизировать бизнес-процессы, происходящие в компании. Одним из наиболее значимых способов повышения эффективности работы предприятия в современном мире является создание и использование автоматизированных информационных систем управления процессами с применением новейшей вычислительной техники и систем сбора и передачи информации.

Документооборот не является исключением. В любой организации существует ведение документооборота, оно играет важную, неотъемлемую роль в деятельности всего предприятия. В связи с этим проблема автоматизации документооборота на предприятии является актуальной на сегодняшний день.

Информационные системы документооборота позволяют эффективно организовать работу с электронными документами и выполнение бизнес-процессов, связанных с информационным взаимодействием.

В профкоме разработана и внедрена информационная система организационно-распорядительного документооборота. Система позволяет повысить качество делового документооборота в деятельности, увеличить его эффективность за счет сокращения времени на обработку документов, повышения исполнительской дисциплины выполняемых работ.

Целью данной дипломной работы является построение информационной системы автоматизации документооборота.

Задачей дипломного проектирования является

· автоматизация документооборота профкома;

· обеспечить однократный ввод информации;

· автоматическая обработка данных и выдачи результатов;

· формирование отчетных документов.

Для достижения поставленной цели предлагается решить следующие задачи:

· автоматизация документооборота профкома;

· обеспечение однократного ввода информации;

· автоматическая обработка данных и выдачи результатов;

· формирование отчетных документов.

1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика объекта

Задачи решаемые профкомом

За годы существования Профсоюз работников народного образования и науки РФ осуществил целый комплекс мер по реализации уставных целей и задач, защите социально-трудовых прав и профессиональных членов Профсоюза, правовому и организационному укреплению профсоюзных организаций.

Выборными органами Профсоюза ведется активная работа по социальному партнерству, конструктивному взаимодействию с работодателями, органами управления образованием, органами исполнительной и законодательной власти, судами и прокуратурой как на федеральном, так и региональном уровнях.

Большое внимание уделяется заключению Отраслевого тарифного соглашения на федеральном уровне, координации работа по заключению соглашений между территориальными комитетами профсоюза и органами управления образованием и власти на местах. Ежегодно только на уровне первичных профсоюзных организаций заключается более 50 тысяч коллективных договоров, которые стали важным механизмом социальной защиты учителей и других работников отрасли.

Значительное внимание уделяет Профсоюз социальным вопросам, охране труда, правовой работе, законотворческой деятельности.

Основные цели, задачи и принципы работы профсоюзной организации:

а) основными целями Профсоюза являются представительство и защита социально-трудовых прав и профессиональных интересов членов Профсоюза;

б) задачами Профсоюза по реализации уставных целей являются:

1) содействие повышению уровня жизни членов Профсоюза; ведение коллективных переговоров на всех уровнях власти, заключение соглашений, коллективных договоров от имени и в интересах членов Профсоюза, а также работников, уполномочивших Профсоюз на ведение коллективных переговоров;

2) содействие в практической реализации государственной политики приоритетности образования и науки;

3) содействие в сохранении бесплатного образования;

4) укрепление и развитие профессиональной солидарности, взаимопомощи сотрудничества профсоюзных организаций и членов Профсоюза.

Для достижения уставных целей и решения задач Профсоюзчерез выборные органы всех уровней структуры, полномочных представителей (доверенных лиц):

· ведет коллективные переговоры, заключает соглашения, коллективные договоры, содействует их реализации;

· принимает участие в разработке предложений к законодательным и иным нормативным правовым актам, затрагивающим социально-трудовые права работников, а также по вопросам социально-экономической политики, формирования социальных программ и другим вопросам в интересах членов Профсоюза;

· изучает уровень жизни работников образования различных профессионально-квалификационных групп, обучающихся, реализует меры по повышению их жизненного уровня;

· принимает участие в разработке государственных программ занятости, реализации мер по социальной защите работников - членов Профсоюза;

· По поручению членов Профсоюза, других работников, а также по собственной инициативе обращается с заявлениями в защиту их трудовых прав в органы, рассматривающие трудовые споры;

· Оказывает методическую, консультационную, юридическую и материальную помощь членам Профсоюза.

Профсоюз осуществляет свою деятельность на принципах добровольности, независимости, самоуправления, демократии, солидарности, законности, равноправия, гласности, организационного единства. Членом Профсоюза может быть каждый работник учреждения образования и науки, признающий Устав Профсоюза и уплачивающий членские взносы.

Членами Профсоюза могут быть:

· работники, осуществляющие трудовую деятельность по трудовому договору в учреждениях образования и науки;

· обучающиеся в образовательных учреждениях начального, среднего и высшего профессионального образования;

· неработающие пенсионеры - бывшие работники, ушедшие на пенсию, ранее состоявшие в Профсоюзе;

· работники, временно прекратившие трудовую деятельность, на период сохранения трудовых отношений;

· работники, лишившиеся работы в связи с сокращением численности или штата, ликвидацией учреждения на период трудоустройства, но не более 6 месяцев;

· заключившие срочный контракт о работе (учебе) на иностранном или совместном предприятии, в учреждении образования за рубежом при условии возвращения в учреждение образования и науки после истечения срока контракта.

Член Профсоюза имеет право:

· на защиту Профсоюзом его социально-трудовых, профессиональных прав и интересов;

· пользоваться льготами и преимуществами, предусмотренными для работников в результате заключения Профсоюзом и его организациями коллективных договоров и соглашений;

· участвовать в деятельности Профсоюза, вносить предложения по совершенствованию нормативно-правовой базы, направленной на повышение уровня гарантий в сфере его социально-трудовых, профессиональных прав и интересов;

· принимать участие в выработке, обсуждении и принятии решений, получать информацию о деятельности Профсоюза;

· избирать и быть избранным делегатом на профсоюзные конференции и съезды, в выборные профсоюзные органы;

· участвовать в заседаниях выборного профсоюзного органа при обсуждении вопросов, затрагивающих его интересы;

· на бесплатные консультации и юридическую помощь по вопросам, относящимся к деятельности Профсоюза;

· получать материальную помощь, ссуды из средств Профсоюза;

· пользоваться оздоровительными, культурно-просветительными учреждениями и спортивными сооружениями Профсоюза на льготных условиях;

· добровольно выйти из Профсоюза на основе личного заявления.

Член Профсоюза обязан:

· выполнять Устав Профсоюза, принимать участие в деятельности Профсоюза;

· состоять на учете в первичной организации Профсоюза по основному месту работы, учебы;

· своевременно и в установленном размере уплачивать членские взносы;

· выполнять обязанности, предусмотренные коллективными договорами, соглашениями;

· способствовать росту авторитета Профсоюза, не допускать действий, наносящих вред Профсоюзу и противоречащих настоящему Уставу;

· член Профсоюза не может одновременно состоять в других профсоюзах по основному месту работы;

· члены Профсоюза, избранные в руководящие органы другого профсоюза, политической партии, общественного объединения и движения, а также являющиеся учредителями других профсоюзов, не могут состоять и избираться в руководящие органы Профсоюза, его первичных и территориальных организаций;

· за активное участие в профсоюзной деятельности члены Профсоюза могут награждаться установленными в Профсоюзе наградами, а также представляться к награждению государственными и отраслевыми наградами, почетными званиями;

· за невыполнение уставных обязанностей, в том числе за неуплату в течение трех месяцев членских взносов без уважительной причины, или за действия, наносящие вред Профсоюзу, к члену Профсоюза могут быть применены следующие взыскания: выговор;предупреждение об исключении из Профсоюза; исключение из Профсоюза.

1.2 Организационная структура профкома

Организационная структура профкома представляет собой совокупность взаимосвязанных организационных единиц.

Рисунок 1.1 - Структура профкома

Организационная единица - это подразделение, представляющее собой объединение людей (персонала) для выполнения совокупности общих функций или бизнес-процессов (Рисунок 1.1).

В профкоме организационная структура строится на основе иерархической модели. В ней участвуют председатель профкома (являющемся главным лицом), председатель комиссий, а также работники на которых направлена вся деятельность комиссий.

1.3 Технико-экономическое обоснование необходимости разработки информационной системы

Персональные компьютеры (ПК) заставляют пересмотреть стереотипы обработки информации и процессов, происходящих в организации. Применение компьютеров предусматривает участие пользователя в процессе решения задачи на машине, значительно увеличивая при этом круг информационных работ. Значительно расширяются информационные потребности работников экономического блока при выполнении ими профессиональных обязанностей.

Появляются возможности:

· формирование с помощью машины всевозможных сборников, докладов, ведения в машине справочников, календарей;

· оформление и тиражирования результатов обработки;

· подготовки текстового материала, включая машинописные работы; изготовление документов в виде таблиц;

· хранение больших объемов информации в памяти машины в достаточно компактной форме.

Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений НТП, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью ЭВМ и других технических средств. Методы и средства информатики реализуются в виде автоматизированных ИТ.

Вооружить человека принципиально новыми орудиями производства и технологиями, усиливающими его возможности по обработке информации - важнейшая технико-экономическая задача, которая требует ускоренного развития индустрии информатики.

Были выявлены проблемы, решение которых возможно средствами автоматизации:

· большое количество времени на формирование отчета об исполненных документах;

· неудобный поиск документов;

· большая трудоемкость обработки информации.

К наиболее характерным недостаткам отсутствия ИС относятся:

· большая трудоемкость обработки информации;

· низкая оперативность, снижающая качество управления экономическим объектом;

· несовершенство отдельных технологических операций обработки данных.

Именно эти признаки и были положены в основу для создания автоматизированной системы документооборота.

1.4 Описание существующего процесса подачи заявления в профком

При изучении и исследовании существующего процесса была составлена следующая схема (Рисунок 1.2). На мнемосхеме отражен процесс ведения документооборота до автоматизации процесса.

Сначала в профком поступают заявления с сотрудников с необходимыми документами. Затем документы и заявление направляются на рассмотрение председателю комиссии профкома, куда обращается сотрудник. После проставления председателем согласия, документы поступают председателю профкома, где он выносит решение по заявлению.

Рисунок 1.2 - Схема подачи заявления до разработки АИС.

Рисунок 1.3 - Блок-схема существующего процесса

На сегодняшний день данная функция выполняется в режиме ручной обработки, что значительно замедляет процесс предоставления отчетности и, вследствие этого, влияет на оперативность работы.

На данной блок-схеме видно, что процесс подачи заявления в профкоме очень трудоемкий и требует большое количество действий. Автоматизация документооборота позволит сократить количество этих действия.

На мнемосхеме отражен процесс ведения документооборота после автоматизации процесса. Внедрение разрабатываемой АИС позволит уменьшить объем работ, за счет сокращение времени затрачиваемого на совершение этой операции, а также повысит работоспособность организации.

Усовершенствованная система показана на Рисунке 1.4

Рисунок 1.4 - Схема подачи заявления после разработки АИС

В профком поступают заявления с сотрудников с необходимыми документами. Секретарь профкома вводит данные сотрудника в компьютер. После документы поступают председателю профкома, где он выносит решение по заявлению.

Из этой схемы видно, что сократилось количество процессов, совершаемых в процессе документооборота, а также исчез один сотрудник подписывающий заявления ранее.

Это схема послужила к построению алгоритма системы, реализуемой далее. Алгоритм представлен на Рисунке 1.5

Рисунок 1.5 - Алгоритм будущей системы

На данном алгоритме видно, что сначала сотрудник вводит данные в систему, затем идет выбор операции. Далее идет уже формирование документа, потом передача уже сформированного документа в базу данных, и наконец, документ отдается на подпись председателю профкома.

1.5 Описание предметной области

Предметной областью является процесс документооборота, в котором участвуют, сотрудники организации.

Существующий процесс документооборота является трудоемким, требующим больших затрат времени. При этом он осуществляется вручную.

Поэтому возникает необходимость все более интенсивно привлекать в этот процесс современные средства вычислительной техники и программного обеспечения, использование которых позволит ускорить обработку информации, повысить ее оперативность, адекватность, предоставить возможность формирования отчетов.

Автоматизация процесса документооборота позволит снизить трудоемкость и рутинность процесса. Данная цель может быть достигнута путём внедрением системы электронного документооборота.

Автоматизация процесса документооборота приведет снижению трудоемкости данной задачи, увеличит производительность труда работников организации. Так же позволит отслеживать движение документов, их исполнение, формировать отчеты, что приведет к повышению качества данного процесса.

Кроме того, автоматизация процесса документооборота обеспечивает:

· замену бумажного документооборота электронным;

· повышение производительности труда;

· снижение временных и материальных затрат;

· сокращение сроков подписания, согласования документов;

· получение актуальной, оперативной и достоверной информации о состоянии документооборота организации;

· сокращение сроков обработки входящих и исходящих документов между подразделениями и из других организаций;

· повышение качества информации.

Основанием для создания автоматизированной системы документооборота, были выбраны именно те процессы, которые нуждаются в автоматизации.

Описание процессов представлено на Рисунке 1.6

Рисунок 1.6 - Описание автоматизированных процессов

На схеме видно, что всеми процессами руководит председатель комиссий, а вся деятельность направлена на работников университета.

В дальнейшем по этим процессам будет построена функциональная модель, а также система будет реализована на базе 1С.

1.6 Расчет экономической эффективности

Экономическое обоснование разработки АИС

Выполненная работа должна быть обоснована с экономической точки зрения в двух направлениях:

· расчёт технического уровня;

· расчёт экономических показателей.

Расчёт технического уровня

Оценку целесообразности разработки АЭИС предопределяет расчёт технического уровня.

Технический уровень - относительный показатель, определяемый на основе сравнения с показателями базового образца (реального или гипотетического), являющегося материализацией соответствующего уровня развития.

Совокупность показателей, образующих технический уровень продукции, кроме группы специальных показателей, определяемых характером изделия, содержит, прежде всего, критерии эффективности технической системы и потребительские качества. При уточнении состава показателей технического уровня продукции следует помнить, что и малозначимые на первый взгляд показатели могут оказать немалое влияние на их изменение.

Определение технического уровня осуществим на основе метода весовых коэффициентов, суть которого заключается в расчёте искомого параметра с помощью следующей модели:

, (1.1)

где B_i - численное значение коэффициента i-го параметра;

с_i- значение коэффициента весомости, соответствующее параметру.

Расчёт показателей ТУ для базового и проектного вариантов представлен в таблице 1.1

Таблица 1.1 - Расчёт технического уровня

№ п/п	Наименование параметра	Ед. изм. параметра	Количественное значение параметра	Значение коэффициента весомости, соответствующего параметру, %	Количественная характеристика параметра АИС
			базовый вариант	проектный вариант		базовый вариант	проектный вариант
1.	Сложность	%	75	25	0,20	15,00	5,00
2.	Трудоёмкость	чел.	6	1	0,10	0,60	0,10
3.	Быстродействие	мин.	60	5	0,20	12,00	1,00
4.	Точность	%	35	95	0,35	12,25	33,25
5.	% автоматизации процесса	%	30	95	0,15	4,50	14,25
Итого	-	-	1,00	ТУ=44,35	ТУ=53,60

Исходя из формулы 1.1 технический уровень (ТУ) базового варианта равен 44,35, а ТУ проектного варианта - 53,60.

В результате расчёта ТУ АИС и базового варианта, получается неравенство: ТУ_пр > ТУ_баз в 1,2 раза. Поэтому можно сделать вывод о превосходстве проектного варианта над базовым.

Обоснование экономической целесообразности

Обоснование экономической целесообразности будем вести на основании следующих показателей:

· себестоимость (С_пр и С_баз);

· капитальные вложения (К_пр и К_баз);

· экономия условно-годовая (Э_уг);

· затраты приведенные (З_пр);

· годовой экономический эффект (Э);

· показатель экономической эффективности (ЭЭ);

· срок окупаемости (Т_ок).

Расчёт себестоимости

Понятие себестоимости продукции подразумевает затраты, понесённые предприятием при производстве и реализации определённого вида продукции. В состав себестоимости включают:

· основные материалы (за вычетом отходов);

· покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия;

· основную зарплату производственных рабочих;

· дополнительную зарплату производственных рабочих;

· ЕСН;

· расходы на содержание и эксплуатацию оборудования;

· общезаводские расходы;

· прочие производственные расходы;

· внереализационные расходы.

Расчёт каждой из составляющей себестоимости для наглядности представлен в виде таблиц. В таблице 1.2 представлен расчёт стоимости материалов при базовом варианте.

Таблица 1.2 - Расчёт стоимости материалов при базовом варианте

№ п/п	Марка материала	Норма расхода, шт.	Цена за ед. изм., руб.	Ст-ть расходуемого материала, руб.	Вес отходов, ед. изм.	Цена за ед. изм. отходов, руб.	Ст-ть отходов, руб.	Ст-ть материала за вычетом отходов, руб.
1.	Бумага	10	120	1200	1	100	100	1100
2.	Ручки	2	7	14	1	5	5	9
3.	Калькулятор	1	150	150	-	-	-	150
Итого	1259

При проектировании АИС были затрачены средства на дисковый накопитель и бумагу. Вычисление стоимости материала при осуществлении проектного варианта представлено в таблице 1.3.

Таблица 1.3 - Расчёт стоимости материала при проектном варианте

№ п/п	Марка материала	Норма расхода, шт.	Цена за ед. изм., руб.	Стоимость расходуемого материала, руб.	Вес отходов, ед. изм.	Цена за ед. изм. отходов, руб.	Стоимость отходов, руб.	Стоимость материала за вычетом отходов, руб.
1.	Бумага	4	120	480	-	-	-	480
2.	Дисковый накопитель	1	20	20	-	-	-	20
Итого	500

В процессе выполнения проекта покупные комплектующие использованы не были ни в базовом, ни в проектном варианте. Поэтому расчёт стоимости покупных комплектующих изделий не рассматривается.

В состав статьи «суммы премий и доплат» при базовом варианте включены следующие надбавки за (% к окладу):

· классный чин;

Размещено на http://www.allbest.ru/

Таблица 1.4 - Расчёт затрат по зарплате по базовому варианту

№ п/п	Наименование операции	Трудоёмкость операции	Оклад	Основной фонд зарплаты	Дополнительный фонд зарплаты	Полный фонд зарплаты	ЕСН
			Разряд работ	Часовая тарифная ставка	Прямая зарплата	Суммы премий и доплат	Сумма по районному коэффициенту	Общая сумма
1	Расчёт оптимальной ставки:
	- 4 специалиста	160	2	80 (20*4)	12800 (3200*4)	30016 (7504*4)	6224 (1556*4)	49040 (12260*4)	-	49040 (12260*4)	12750,04 (3187,6*4)
	- 2 ГНИ	160	4	52 (26*2)	8320 (4160*2)	21560 (10780*2)	4474 (2237*2)	34354 (17177*2)	-	34354 (17177*2)	8932,04 (4466,02*2)
	- заместитель начальника отдела	40	10	26	1040	3911	596	5547	-	5547	1442,22
	- начальник отдела	20	12	27	540	2661	309,2	3510,2	-	3510,2	912,65
Итого	92451,2	24036,95

Таблица 1.5 - Расчёт затрат по зарплате по проектному варианту

№ п/п	Наименование операции	Трудоёмкость операции	Оклад	Основной фонд зарплаты	Дополнительный фонд зарплаты	Полный фонд зарплаты	ЕСН
			Разряд работ	Часовая тарифная ставка	Прямая зарплата	Суммы премий и доплат	Сумма по районному коэффициенту	Общая сумма
1	Расчёт оптимальной ставки в АИС:
	- ГНИ	40	4	20	800	2915	458,08	4173,08	-	4173,08	1085,00
	- заместитель начальника отдела	10	10	26	260	1961	149	2730	-	2730	709,8
	- начальник отдела	5	12	27	135	1648,5	8,6	1792,1	-	1792,1	465,95
Затраты по зарплате разработчиков
2	Анализ предметной области	40	8	350	14000	-	2100	16100	-	16100	4186
3	Проектирование системы	40	10	450	18000	-	2700	20700	-	20700	5382
4	Программирование	32	14	670	21440	-	3216	24656	-	24656	6410,56
5	Составление документации	24	6	380	9120	-	1368	10488	-	10488	2726,88
6	Внедрение	1	6	24	24	49,2	13,74	62,94	-	62,94	16,36
Итого	80702,12	20982,55

Размещено на http://www.allbest.ru/

· выслуга лет (20%, 15%, 30%, 30% - в порядке перечисления в таблице 1.4);

· особые условия (90%, 120%, 120%, 120%);

· ежемесячные надбавки и поощрения (100%).

Дополнительный фонд заработной платы в базовом варианте не учитывается, поскольку такового в Инспекции не имеется. Суммарный фонд заработной платы, необходимый для осуществления проектного вариант составит 26624,52 рублей, начисляемый ЕСН составит 6877,37 рублей, а при базовом - 92451,2 рублей и 24036,95 рублей соответственно.

Таблица 1.6 - Укрупнённые нормативы статей расходов

№ п/п	Статьи расходов	Норматив в % основной зарплаты
		базовый	проектный
1.	Расходы на содержание и эксплуатацию оборудования	73960,96	67561,696
2.	Расходы на подготовку и освоение производства	4622,56	4035,12
3.	Внереализационные расходы	5919,18	2069,15

Таблица 1.7 - Калькуляция себестоимости АИС OPTIMA set

№	Наименование статей	Себестоимость, руб.	Отклонения (плюс), (минус)
		базового изделия, руб.	новой конструкции, руб.
1.	Основные материалы (за вычетом отходов)	1259	500	759
2.	Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия	0	0	0
4.	Итого: прямые материальные затраты	1259	500	759
5.	Основная зарплата производственных рабочих	92451,2	80702,12	11749,08
6.	Дополнительная зарплата производственных рабочих	0	0	0
7.	ЕСН	24036,95	20982,55	3054,4
8.	Расходы на содержание и эксплуатацию оборудования.	73960,96	67561,696	6399,264
9.	Расходы на подготовку и освоение производства	4622,56	4035,12	587,44
10.	Итого: цеховая себестоимость	195071,67	173281,486	21790,184
11.	Прочие производственные расходы (0.5% от суммы предыдущих статей)	975,36	866,41	108,95
11.	Итого: производственная себестоимость.	197306,03	174647,896	22658,134
13.	Внереализационные расходы.	5919,18	5239,44	679,74
14.	Итого: полная себестоимость	203225,21	179887,34	23337,87

Отклонения появляется в основном за счёт значений расходов на заработную плату, так как получение премии, учитываемое как параметр, является достаточно нестабильным.

Итак, полная себестоимость базового варианта С_баз.=203225,21 рубля, проектного варианта С_пр. = 179887,34 рублей. С_пр. меньше С_баз в 1,13 раза.

1.6.5 Капитальные вложения

Расчет капитальных вложений представлен ниже.

Функционирование осуществляется на компьютере, ранее установленного для решения других задач, затраты на основное и вспомогательное оборудование в капитальные затраты не включаются. Также нет необходимости в реконструкции помещения.

Капитальные вложения проектного варианта включают в себя затраты на проектные работы, связанные с созданием (обследование предметной области, проектирование и программирование системы, составление документации) и внедрением в эксплуатацию разработки (установка системы на компьютере пользователя, обучение пользователей работе с системой). Необходимости в реконструкции помещения и приобретение нового необходимого оборудования не было. Следовательно, капитальные затраты будут равны сумме всех перечисленных затрат:

К = К_мнт + К_обсл + +К_проект + К_прогр + К_док.

В нашем случае, затраты, связанные с монтажом, наладкой и транспортировкой системы включают в себя 2 основные статьи.

Вычислим затраты на установку АИС на компьютер пользователя по следующей формуле:

К_мнт. = _i N_i*З_i*Т_i* + D_проч (1.2),

где N_i -- количество сотрудников i-ой категории;

З_i -- заработная плата сотрудника i-ой категории;

Т_i -- время работы сотрудника i-ой категории;

-- коэффициент отчислений на заработную плату;

D_проч -- прочие расходы.

Над установкой системы будет работать системный администратор не более 1 часа. При расчете заработной платы учтём «уральскую» надбавку и среднюю сумму премии.

Прочих расходов в нашем случае не появится, поскольку все необходимое программное обеспечение уже имеется на компьютере, необходимо только переписать папку для установки и запустить систему. Итак, затраты на установку системы на компьютере пользователя:

К₁=1* 24 * 1 * 2,6226 + 24= 86,94 руб. (24 руб./ч. - часовая тарифная ставка; 2,6226=1 + 0,15 (надбавка к зарплате за выслугу лет) + 0,5726 (районный коэффициент) + 0,9 (надбавка за особые условия); + 24 (сумма ежемесячных денежных поощрений равная тарифной ставке)

Для вычисления затрат на обучение пользователей и администратора по работе с системой воспользуемся формулой 1.2. В процесс обучения будут вовлечены 3 сотрудника инспекции: начальник отдела, заместитель начальника и сотрудник отдела ОКП №1. На обучение пользователей и администратора уйдёт не более 30 минут.

Прочими расходами в нашем случае будет являться распечатка материалов (отчётов системы) для наглядной демонстрации возможностей системы. 1 лист бумаги формата А4 стоит в среднем 0,3 рубля, распечатка одного листа 0,2 рубля, необходимо будет распечатать 10 листов. Тогда прочие расходы будут: D_проч = 0,5*10=5 рублей. Итак, затраты на обучение пользователей и администратора работе с системой:

К₂ = 27 + 26 + 20 + 24 + 1 * 0,5 * (27 * 3,0726 + 26 * 3,0726 + 24 * 2,6226 + +20 * 2,9226) + 5 = 244,12 рубля.

27 - тарифная ставка начальника отдела;

3,0726 = 1+0,3+1,2+0,5726;

26 - тарифная ставка заместителя начальника отдела;

20 - тарифная ставка инспектора (аналитика) отдела;

2,9226=1+0,15+1,2+0,5726;

24 - тарифная ставка администратора;

2,6226=1+0,15+0,9+0,5726;

0,5= Ѕ часа обучения.

К_обсл = 1*350*40*1,15 = 16100 рублей.

К_проект = 1*450*40*1,15 = 20700 рублей.

К_прогр = 1*670*32*1,15 = 24656 рублей.

К_док = 1*380*24*1,15 + 0,5*100= 10538 рублей

Расчет капитальных затрат на проектный вариант представлен в табл. 1.8.

Таблица 1.8 - Расчёт величины капитальных вложений

№	Капитальные вложения	Перечень капитальных вложений	Ед. изм.	Кол-во	Ст-ть ед., руб.	Общая ст-ть капитальных вложений, руб.
1.	К проект - затраты на проектные работы, связанные с созданием и внедрением в эксплуатацию разработки	Затраты на установку системы на компьютере пользователя	руб.	1	86,94	86,94
2.		Затраты на обучение пользователя и администратора работе с системой	руб.	1	244,12	244,12
3.		Затраты на предпроектное обследование предметной области	руб.	1	16100	16100
4.		Затраты на проектирование системы	руб.	1	20700	20700
5.		Затраты связанные с программированием системы	руб.	1	24656	24656
6.		Затраты связанные с документирование	руб.	1	10538	10538

Общая стоимость капитальных вложений проектного варианта составила К_пр.= (86,94+244,12+16100+20700+24656+10538)=72325,06 рублей.

Базовый вариант не содержит затрат на создание информационной системы.

Основными статьями затрат будет обучение руководителя отдела, заместителя начальника отдела и 6 инспекторов методике осуществления процесса (займёт около 8 часов в связи с необходимостью дополнительно разобраться в способе осуществления расчётов и необходимой форме отчётов и графической информации).

Расчёты произведены согласно формуле 1.2. Дополнительными затратами является распечатка методики реализации процесса (40 листов). Тогда D_проч = 0,5 (стоимость листа А4 и печати) * 40=20рубля.

К₃ = 1 * 8 * 27 * 3,0726 + 27 * 8 + 1 * 8 * 26 * 3,0726 + 26 * 8 + 4 * 8 * *20 * 2,9226 + 4 * 20 * 8 + 2 * 8 * 26 * 2,6726 + 2 * 26 * 8 + 20 = 879,68 + +847,1 + 2510,46 + 1527,8 = 5765,04 рублей

Расчёт капитальных затрат на базовый вариант представлен в табл. 1.9.

Таблица 1.9 - Расчёт величины капитальных вложений

Капитальные вложения	Перечень капитальных вложений	Ед. изм.	Кол-во	Ст-ть ед., руб.	Общая ст-ть капитальных вложений, руб.
К проект - затраты на проектные работы, связанные с созданием и внедрением в эксплуатацию разработки	затраты на обучение руководителя отдела, заместителя и 6 инспекторов методике осуществления процесса	руб.	1	5765,04	5765,04

Итак, общая стоимость капитальных вложений базового варианта составит К_баз = 5765,04 рубля.

Определение экономической целесообразности проекта

Рассчитаем оставшиеся показатели.

· Экономия условно-годовая (Э_у.г.). Значение этого показателя рассчитывается по формуле:

Э_у.г = С_баз - С_пр.

Э_у.г = (203225,21 - 179887,34)*12 = 280054,4 рублей.

· Затраты приведенные (З_пр). Значение этого показателя рассчитывается по формуле:

З_пр.пр..= С_пр+Е_н* К_пр,

где Е_н - коэффициент нормативной эффективности, в нашем случае равный 0,15.

З_пр.пр= 179887,34+0,15*72325,06=190736,1 рублей.

З_пр.баз = 203225,21+0,15*5765,04=204089,856 рублей.

· Годовой экономический эффект (Э). Значение этого показателя рассчитывается по формуле:

Э = З_пр.баз - З_пр.пр.

В нашем случае, Э = (204089,856-190736,1)*12 = 160245,1 рублей.

· Показатель экономической эффективности (ЭЭ). Значение показателя рассчитывается по формуле:

ЭЭ = (С_баз - С_пр)/( К_пр. - К_баз) = Э_у.г/( К_пр. - К_баз).

ЭЭ = 23337,87/(72325,06 - 5765,04) = 0,35 ? 0,15.

· Срок окупаемости (Т_ок). Значение этого показателя рассчитывается по формуле:

Т_ок = ( К_пр. - К_баз)/(С_баз - С_пр.).

Т_ок = (72325,06 - 5765,04)/(203225,1-179887,34) = 66560,02/23337,87 = 2,85 ? 6,66 месяца, т.е. окупится в течение 3-х лет использования.

Полученные значения параметров представлены в таблице 1.10.

Таблица 1.10 - Технико-экономические показатели базового и разработанного вариантов

№	Показатели	Ед. изм.	Значение показателя по варианту
			базовому	проектному
1.	Технический уровень разработки		44,35	53,60
2.	Себестоимость разработки	руб.	203225,1	179887,34
3.	Капитальные вложения	руб.	5765,04	72325,06
4.	Годовой экономический эффект	руб.	-	160245,1
5.	Показатель экономической эффективности		-	0,35
6.	Срок окупаемости	мес.	-	2,85

Проектный вариант превосходит базовый по всем параметрам, его реализация окупается в первый месяц использования. Что говорит о том, что создание экономически целесообразно.

документооборот информационный программа автоматический

2. Проектная часть

2.1 Описание постановки комплекса задач

Целью дипломной работы является разработка и построение системы автоматизации документооборота в профкоме.

В рамках дипломного проекта было проведено обследование организационной структуры профкома, анализировались организационная, функциональная структура и информационные потоки организации, с целью создания новой АИС.

В результате анализа существующей системы документооборота были выявлены слабые стороны, определена необходимая степень усовершенствования объекта. Для повышения эффективности передачи документов и работы профкома в целом, возникла необходимость создания информационной системы.

Внедрение АИС позволит значительно сократить временные и материальные затраты на обработку документов, используемых при функционировании данной организации, а также уменьшить количество работников связанных с этой отраслью.

Для достижения поставленной цели предлагается решить следующие задачи:

а) проведение обследования предметной области;

б) автоматическая обработка данных и выдачи результатов;

в) анализ существующего процесса ведения организационно-распорядительного документооборота:

1) проектирование схемы существующего процесса ведения организационно-распорядительного документооборота в профкоме;

2) проектирование функциональной модели предлагаемого процесса ведения организационно-распорядительного документооборота в профкоме с помощью средств моделирования Enterprise Architect 7.0 .

г) формирование проектных решений по изменению исследуемого процесса:

1) проектирование схемы предлагаемого процесса ведения организационно-распорядительного документооборота в профкоме;

2) проектирование информационной модели предлагаемого процесса ведения организационно-распорядительного документооборота в профкоме с использованием Enterprise Architect 7.0.

2.2 Функциональная модель

Функциональная модель предназначена для формализованного описания процессов протекающих в рассматриваемой предметной области.

Для построения функциональной модели были выбраны именно те процессы, которые нуждались в автоматизации, так как процессы происходящие в них были не эффективны.

В качестве инструмента для построения функциональной модели было выбрано CASE-средство фирмы SPARX sistem ? Enterprise Architect 7.0, поддерживающее методологию UML.

Дело в том, что в последнее время наблюдается общее повышение интереса ко всем аспектам, связанным с разработкой сложных программных приложений. Для многих компаний корпоративное программное обеспечения и базы данных (БД) представляют стратегическую ценность. Существует высокая заинтересованность в разработке и верификации методов и подходов, позволяющих автоматизировать создание сложных программных информационных систем (ИС). Известно, что систематическое использование таких методов позволяет значительно улучшить качество, сократить стоимость и время поставки ИС.

В настоящее время эти методы включают в себя:

· компонентную технологию разработки моделей ИС;

· визуальное программирование;

· использование образцов (patterns) при проектировании ИС, визуальное представление различных аспектов проекта (визуальное моделирование, CASE-средства).

Цель построения данной модели - определить из каких этапов состоит процесс документооборота. В модели отражена законодательная база, на основе которой выполняются соответствующие задачи, а для каждой задачи определена входная и выходная информация, определен исполнитель - ответственный за осуществление той или иной функции.

На функциональной модели, отражен процесс ведения организационно-распорядительного документооборота до автоматизации функции формирования отчета об исполненных документах.

Процесс заключается в рассмотрении входящих документов, их регистрации, исполнении и формировании отчета.

Далее будут представлены функциональные модели процессов, перечисленных ранее.

Функциональная модель процесса учет сотрудников представлен ниже на Рисунке 2.1

Рисунок 2.1? Функциональная модель процесса «Учет сотрудников»

На данной схеме представлен процесс регистрации сотрудников. Не трудно заметить, что в этом процессе участвует много сотрудников, а также выполняется масса ненужных действий. Вследствие чего он и выбран для автоматизации.

Следующей схемой будет представлен процесс «Детские льготы». Функциональная модель «Детские льготы» изображена на Рисунке 2.2

Рисунок 2.2 ? Функциональная модель процесса «Детские льготы»

На данной схеме видно, что для записи ребенка в детский лагерь требуется совершить следующие действия:

· передача документов в профком на рассмотрение;

· проверка документации;

· снова рассмотрение документов;

· подпись председателя комиссии;

· приказ о зачислении.

Следующий процесс для автоматизации - «Формирование списка очередников» представлен на Рисунке 2.3

На данной функциональной модели для построение списка выполняются следующие действия:



Рисунок 2.3 - Функциональная модель процесса «Формирование списка очередников на жилье»

· сбор работником документов;

· внесение работника в очередь на жилье;

· формирование списка очередников.

Следующая функциональная модель «Выдача материальной помощи» представлена на Рисунке 2.4

Рисунок 2.4 - Функциональная модель «Выдача материальной помощи»

На данной схеме представлены процессы для получения материальной помощи:

· формирование списка получающих материальную помощь;

· подписание приказа председателем о суммах выплат;

· проверка списков;

· приказ о выдачи материальной помощи, подписанный бухгалтером;

· выдача материальной помощи.

2.3 Информационная модель

Для построения модели была выбрана методология информационного моделирования IDEF1Х, реализованная в программном продукте ЕR/Studio.

Методология IDEF1Х - один из подходов к семантическому моделированию данных, который основан на концепции Сущность-Отношение (Entity-Reletionship). Это инструмент для анализа информационной структуры систем различной природы. Информационная модель, построенная с помощью IDEF1Х - методологии, представляет логическую структуру информации об объектах системы. Эта информация является необходимым дополнением функциональной IDEF0 - модели, детализируя объекты, которыми манипулируют функции системы. Концептуально IDEF1Х - модель можно рассматривать как проект логической схемы БД для проектируемой системы.

Использование методологии IDEF1Х позволяет строить информационные модели, описывающие взаимоотношения между объектами и процессами внутри системы. На информационной модели они отображаются в виде сущностей и соответствующих атрибутов и взаимоотношений между ними.

Для разработки информационной модели проекта на создание АИС используется методологию IDEF 1X, поддерживающую международный стандарт SADT и пакет прикладных программ ER/Studio 4.3.

ER/Studio 4.3 позволяет создавать физические и логические модели, генерировать модели в различные форматы баз данных, проводить реинжениринг уже существующих баз данных, а также импортировать модели из ERX и SQL файлов.

Согласование для комплексных названий атрибутов, сущностей и связей между ними в ER/Studio при помощи физических и логических моделей позволяет определять логические имена, что позволяет избежать изменения в сущностях логических моделей и дублирования связей.

ЕR/Studio имеет два уровня представления модели - логический и физический. Логический уровень - это абстрактный взгляд на данные, на нем данные представляются так, как выглядят в реальном мире. Объекты модели, представляемые на логическом уровне называются сущностями и атрибутами. Этот вид представления данных является универсальным и никак не связан с конкретной реализацией. Физическая модель данных, напротив, зависит от конкретной СУБД, фактически является отображением системного каталога. В физической модели содержится информация обо всех объектах базы данных и зависит от конкретной реализации СУБД (одной и той же логической модели могут соответствовать несколько разных физических моделей). В данном случае построена логическая модель данных.

Информационная модель, входящая в системный проект, отражает информационную структуру данных для выполнения заданных функций. Техника создания информационной модели заключается в выделении сущностей и определении их атрибутов, часть которых является ключевыми.

Информационная модель представлена на Рисунке 2.5

В данной модели главной схемой является справочник сотрудники, именно от него и зависят другие схемы. На этой модели связь один ко многим.



Рисунок 2.5 - Информационная модель

2.4 Технология реализации информационной схемы задач

1С:Базы данных - это готовый инструмент для формирования и ведения баз документов, содержащих справочные, нормативные и консультационные материалы, архивы периодических изданий, любые тексты.

Подготовленные с помощью «1С:Базы данных» материалы представляют собой публикацию, готовую к тиражированию и распространению. Программа «1С:Базы данных» используется, например, для подготовки и публикации ряда широко известных продуктов - дисков ИТС (Информационно-технологического сопровождения 1С:Предприятия), «Консалтинг. Стандарт»» и других.

Благодаря использованию языка HTML (промышленного стандарта) в качестве основного формата документов, доступны богатые возможности представления данных - гипертекст, таблицы, графика.

Классификация и атрибутирование документов осуществляется по одному или нескольким рубрикаторам и набору реквизитов, которые соответствуют этой конкретной базе.

В подготовленной базе документов возможен полнотекстовый поиск, учитывающий словоизменение, синонимию, расположение слов в тексте.

Быстрый, удобный доступ к нужным документам обеспечивается классификатором, поисковыми реквизитами и мощными средствами полнотекстового поиска, объединенными в едином запросе.

Распространение баз данных максимально облегчено созданием готовой структуры для тиражирования.

Обоснование выбора средства реализации

В качестве средства разработки программы была выбрана платформа 1С Предприятие 7.7. Система программ «1С:Предприятие» предназначена для решения широкого спектра задач автоматизации учета и управления, стоящих перед динамично развивающимися современными предприятиями.

«1С:Предприятие» представляет собой систему прикладных решений, построенных по единым принципам и на единой технологической платформе. Руководитель может выбрать решение, которое соответствует актуальным потребностям предприятия и будет в дальнейшем развиваться по мере роста предприятия или расширения задач автоматизации.

В основе системы программ «1С:Предприятие» лежит единая технологическая платформа. Она является фундаментом для построения всех прикладных решений. Наличие единой технологической платформы не просто облегчает создание отдельных прикладных решений и обеспечивает их невысокую стоимость. Главное преимущество такого подхода - стандартизация разработки, обеспечение масштабируемости и обеспечение быстрого внедрения современных технологий во всех прикладных решениях.

Платформа «1С:Предприятия» для всех прикладных решений независимо от отраслевой специфики и фирмы разработчика обеспечивает:

· возможность использования системы от локального компьютера до десятков пользователей в локальной сети;

· использование файлового варианта или варианта «клиент-сервер» (MS SQL Server);

· возможность развертывания работы на нескольких территориально удаленных точках с периодическим обменом информацией;

· возможность использования современных технологий (WEB, XML, интеграция с другими программными системами и различным торговым оборудованием).

Наличие единой технологической платформы и общей методологии позволяет создавать специализированные и индивидуальные решения на базе стандартных, добавляя в них только необходимые отличия, учитывающие специфику отрасли или конкретного предприятия.

Очень важным преимуществом «1С: Предприятия» является открытость системы.

Для руководителя, принимающего решение о выборе средства автоматизации, достаточно важно быть уверенным, что система не будет для предприятия «черным ящиком», и существует реальная возможность понять работу системы и, при необходимости, изменить. Эта работа может быть выполнена как франчайзинговы...