Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Автоматизация ключевых направлений деятельности высшего учебного заведения является одним из приоритетных направлений развития современного вуза [1]. Многообразие и сложная взаимосвязь реализуемых в высшем учебном заведении бизнес-процессов предопределяют функциональные и структурные особенности реализации вузовских автоматизированных систем. С одной стороны, у каждого обособленного подразделения вуза есть свои специфические задачи, что требует создания специализированных программных решений, с другой - необходимо обеспечить тесное взаимодействие обособленных подсистем между собой. Логичным решением проблемы является создание единой автоматизированной информационной системы (ЕАИС) вуза. ЕАИС обеспечивает хранение всей информации в единой базе данных, эффективный обмен информацией между подсистемами и необходимую гибкость благодаря модульной архитектуре. Внедрение именно такой интегрированной системы позволяет существенно повысить эффективность управления вузом в целом.

Центральное место в ЕАИС занимает подсистема автоматизации управления учебным процессом. Специфическими требованиями к данной подсистеме являются:

· жесткая регламентация процедур создания, утверждения и архивного хранения учебной документации;

· требование безусловного соответствия федеральным государственным стандартам;

· значительные информационные потоки документов;

· необходимость регулярного формирования количественных показателей для системы менеджмента качества вуза;

· необходимость оперативного формирования отчетов для органов статистики и надзора.

Актуальность исследования обусловлена практической потребностью в повышении эффективности управления учебным процессом, а также оперативности и качества расчетно-аналитической работы.

Целью исследования является выработка рекомендаций по выбору на основе теоретического сравнительного анализа и практической тестовой эксплуатации оптимальной по совокупности показателей автоматизированной информационной системы (АИС) управления учебным процессом вуза.

Задачами исследования являются:

· анализ существующих в вузе бизнес-процессов и порождаемых ими потоков документов;

· анализ отечественного практического опыта использования систем автоматизации управления учебным процессом;

· разработка перечня показателей для комплексной оценки АИС управления учебным процессом вуза;

· проведение тестовой эксплуатации систем и формирование по ее результатам экспертных оценок по каждому показателю;

· выбор оптимальной АИС управления учебным процессом вуза для внедрения.

Для решения поставленных задач использовались основные положения теории систем, теории автоматизированного управления, методы моделирования и оптимизации, системный и математический анализ.

Система управления учебным заведением основывается на управлении процессами, которыми оперирует вуз, а в конечном счете она призвана реализовать улучшение эффективности всех протекающих процессов и качества образования вуза.

Качество образования включает в себя:

· подготовку абитуриентов;

· обеспечение образовательного процесса;

· оценку эффективности подготовки специалистов по итогам временных срезов.

Система контроля качества должна определить:

· показатели, подлежащие контролю (показатели качества), и критерии их оценки;

· формы и методы организации контроля и анализа полученных данных;

· уровни организации контроля (факультет, кафедра, преподаватель, студент);

· порядок организации работы и распределения обязанностей между структурными подразделениями учебного заведения в процессе функционирования системы контроля качества;

· способы повышения и оптимизации показателей качества;

· взаимосвязь системы менеджмента качества и системы управления учебным процессом.

Исследование использования автоматизированных систем в вузах.

Создание и внедрение автоматизированных систем управления учебным заведением проводятся во многих вузах России. ФГУ ГНИИ ИТТ «Информика» было проведено исследование [2] использования информационных систем в российских вузах для автоматизации основных направлений деятельности: административно-управленческой, финансово-хозяйственной, учебной и научно-исследовательской - и составлен список вузов, наиболее эффективно внедряющих автоматизированные системы управления.

В рамках исследования были изучены информационные системы государственных и муниципальных вузов, финансируемых из федерального, региональных и местных бюджетов.

Все данные для анализа были взяты из открытых интернет-источников: сайтов вузов; сайтов разработчиков и продавцов программного обеспечения; сайтов конференций и семинаров, на которых размещена информация о результатах внедрения программных продуктов. Данные, полученные из сторонних для вузов источников, проверены на сайтах вузов (пример сторонних данных - каталог внедрений программных продуктов на платформе 1С).

Общий уровень использования информационных систем по данным направлениям показан на рис. 1.

Лучшие показатели у вузов - в сфере информатизации библиотек, организации учебного процесса, управления персоналом. Несколько хуже обстоят дела с использованием информационных систем для дистанционного обучения и электронного документооборота. Самые низкие показатели - в использовании информационных систем для управления научно-исследовательской работой и стратегического управления вузами.

Рис. 1. Использование информационных систем в вузах (сводные данные)

Рейтинг с учетом географии групп вузов (рис. 2) показал, что самых высоких результатов добились московские и петербургские вузы.



Рис. 2. Рейтинг групп вузов по федеральным округам и двум субъектам РФ

Очень хорошие показатели у приволжских и сибирских вузов. Результаты исследования по вузам, расположенным в Центральном федеральном округе, без учета результата московских вузов, оказались самыми низкими.

Наиболее существенные отличия в уровне использования информационных систем наблюдаются в зависимости от профессионального направления (рис. 3).

Рис. 3. Рейтинг групп вузов по профессиональным направлениям

Степень информатизации напрямую зависит от численности студентов и от бюджета вуза. При небольшом количестве студентов (до 500 человек) и низких бюджетных расходах, не превышающих 500 млн руб. в год, уровень информатизации вуза существенно ниже, чем в вузах с численностью студентов свыше 10 000 человек и уровнем бюджетных расходов более 10 000 млн руб. в год.

Полученные результаты [2] позволяют сделать вывод об общем уровне использования информационных систем в сфере автоматизации деятельности вуза: если представить, что 100% - это состояние полной автоматизации всех участков деятельности всех вузов, то общий усредненный уровень автоматизации примерно равен 40%.

Обзор существующих комплексных «коробочных» решений автоматизации управления учебным процессом вуза.

На современном отечественном рынке программных продуктов управления учебным процессом представлено достаточно большое количество решений.

Предварительный анализ решений позволил сформировать шорт-лист претендентов, отвечающих следующим критериям:

1. «Коробочное» решение, внедрение и последующее сопровождение которого может быть осуществлено специалистами ИТ-службы вуза (по этому критерию, например, не попала в перечень претендентов АИС «Naumen University» [8]).

2. Комплексное решение, заявленный функционал которого обеспечивает автоматизацию всей совокупности задач управления учебным процессом (по этому критерию не попали в перечень претендентов многочисленные частные решения, такие как «электронный деканат», «автоматическое расписание», «учет взаиморасчетов со студентами» и т.п.).

Системами, прошедшими предварительный отбор, являются:

· Галактика Управление вузом;

· GS-Ведомости;

· Комплекс программ лаборатории ММИС;

· GiSoft;

· Бит-Авробус.

Представленные системы решают такие задачи, как:

· регистрация абитуриентов и документооборот приемной комиссии;

· учет и ведение личных дел студентов и аспирантов;

· учет и планирование контингента студентов;

· формирование учебной нагрузки;

· мониторинг и анализ успеваемости студентов;

· расчет штатов и распределение учебной нагрузки между преподавателями;

· создание индивидуальных планов преподавателей;

· планирование реализации учебного процесса внутри семестра;

· печать дипломов, приложений и академических справок.

Системы имеют модульную структуру. Таким образом, за автоматизацию каждого из процессов, образующих единый процесс учебной деятельности, отвечает отдельная подсистема.

Состав подсистем пользователь выбирает самостоятельно, однако все модули работают с общей, консолидированной базой данных. Каждая подсистема может работать как самостоятельно, так и в комплексе с другими, автоматически обмениваясь информацией.

Галактика Управление вузом

Корпорация «Галактика» предлагает учебным заведениям систему «Галактика Управление вузом», построенную на базе системы «Галактика ERP».

Преимущества системы:

· Надежный инструмент рационального управления: позволяет повысить производительность труда управленческого персонала, исключить дублирование документов; уменьшить объемы бумажного документооборота, повысить оперативность сбора и обработки информации и оперативно формировать отчетность.

· Средство построения системы менеджмента качества и получения соответствующих сертификатов: система имеет сертификат, соответствующий требованиям международного стандарта ISO 9001.

· Возможность создания единого информационного пространства: может создавать и дополнять существующие системы и программы.

· Гибкая поддержка законодательства, внешних и внутренних изменений: помогает учебному заведению организовать учебный процесс в соответствии с требованиями и запросами государства и общества.

Технологические преимущества:

· Возможность работы в двух- и трехуровневой архитектуре.

· Многоплатформенность: Pervasive SQL, MS SQL, ORACLE.

· Инструменты администрирования: разграничение прав доступа и прав на функциональность; запись в журнал действий пользователей; работа удаленных служб в режимах off- или on-line.

Система управления вузом обеспечивает:

· устойчивое развитие вуза и повышение его рейтинга;

· эффективное управление учебным процессом;

· контроль и эффективное использование финансовых, материальных и кадровых ресурсов.

Автоматизация приемной кампании:

· планирование набора абитуриентов;

· регистрация абитуриентов, ведение картотеки личных дел, формирование пакета документов абитуриента;

· планирование расписания вступительных экзаменов и консультаций;

· формирование пакета документов для работы приемной комиссии;

· автоматизированный ввод результатов вступительных испытаний (идентификация по штрих-коду).

Автоматизация учебного процесса:

· ведение картотеки;

· ведение академических групп;

· учет успеваемости и посещаемости;

· формирование приказов.

Автоматизация учебного процесса вуза:

· формирование базового учебного плана в полном соответствии с государственными образовательными стандартами высшего профессионального образования;

· формирование учебных планов по специальностям и планирование потоков учебных групп по видам;

· планирование объемов педагогической нагрузки и руководства всеми видами практик;

· планирование штатов сотрудников по бюджетам, по кафедрам и учебному заведению;

· формирование расписания учебного процесса и сетки занятий на семестр, в том числе индивидуальных, с учетом занятости преподавательского состава и ресурсов аудиторного и лабораторного фондов;

· планирование работы государственной аттестационной комиссии, государственной экзаменационной комиссии; формирование расписания экзаменационной комиссии;

· формирование отчетности и аналитических данных.

Данная система управления вузом представлена на российском рынке ERP-систем и является одной из наиболее дорогостоящих. Система применяется в учебных заведениях с большим аудиторным фондом, множеством филиалов, имеющих достаточное техническое оснащение и материальную базу.

GS-Ведомости

Система «GS-Ведомости» - программный продукт, позволяющий автоматизировать процессы, связанные с управлением деятельностью средних профессиональных и высших учебных заведений.

Основные преимущества системы «GS-Ведомости»:

· Модульная архитектура.

· Использование условно-бесплатной СУБД с открытым кодом - FireBird позволяет снизить стоимость приобретения системы, а также стоимость ее внедрения и сопровождения.

· Возможность использования системы в гетерогенной среде, как под операционными системами Windows, так и под Unix/Linux.

· Использование единой базы данных.

· Высокое быстродействие клиентской части благодаря вынесению бизнес-логики приложения на уровень СУБД.

· Простой и интуитивно понятный интерфейс, что позволит освоить систему в рекордно короткие сроки.

· Высокая степень интеграции продукта с основными офисными приложениями, такими, как Word и Excel, что обеспечивает привычные и удобные способы работы с печатными формами и документами.

· Мощный инструментарий для создания отчетов - мастер отчетов на базе генератора отчетов FastReport позволяет создавать отчеты любой сложности.

· Возможность интеграции с 1С и прочими системами автоматизации - выгрузка и загрузка данных через открытые промежуточные форматы. программный учебный модульный

· Возможность импорта и экспорта данных из/в других систем автоматизации.

· Возможность прямого импорта данных с первичных документов путем сканирования.

· Возможность работы с общероссийским классификатором адресов КЛАДР.

· Богатые возможности по конфигурированию системы под конкретное учебное заведение без привлечения разработчиков и технических специалистов.

· Богатые возможности по администрированию базы данных, управлению пользователями, назначению прав доступа к информации и ведению протоколов работы отдельных пользователей системы.

· Технология CSU (Centralized System Update), позволяющая обновлять компоненты системы на рабочих местах пользователей по сети, не прибегая к ручному обновлению на каждом рабочем месте.

· Наличие открытого API (Application Programming Interface).

· Низкие системные требования.

Комплекс программ Лаборатории ММИС

Комплекс программ Лаборатории ММИС предназначен для автоматизации управления учебным процессом в высших и средних специальных учебных заведениях. Его внедрение позволяет комплексно подойти к решению задач, стоящих перед современным образовательным учреждением.

Основные процессы, которые автоматизирует система:

- разработка, проверка и утверждение учебных планов всех уровней образования;

- подготовка учебных планов для процедуры государственной аккредитации;

- учет и планирование контингента студентов;

- формирование учебной нагрузки и списка учебных групп;

- расчет штатов и распределение учебной нагрузки между преподавателями;

- создание индивидуальных планов преподавателей, учет пожеланий преподавателей по рабочему графику в течение недели;

- планирование реализации учебного процесса внутри семестра;

- автоматическое составление расписания на основе распределенной учебной нагрузки и индивидуальных пожеланий преподавателей;

- регистрация абитуриентов и документооборот приемной комиссии;

- учет и ведение личных дел студентов и аспирантов;

- управление движением контингента студентов;

- проведение компьютерного и бумажного тестирования;

- электронный документооборот рейтинговых ведомостей успеваемости;

- мониторинг и анализ успеваемости студентов;

- печать дипломов, приложений и академических справок;

- гибкое управление доступом к системе на основе ролей;

- формирование отчетности;

- публикация информации об учебном процессе в сети Интернет.

Внедрение программного комплекса позволяет:

- ускорить процессы за счет использования электронного документооборота;

- повысить оперативность контроля выполнения процессов;

- автоматизировать трудоемкие операции расчета учебной нагрузки, составления расписания, анализа успеваемости и формирования отчетов;

- облегчить подготовку отчетов и статистических данных;

- повысить имидж образовательного учреждения;

- повысить прозрачность процессов и разграничить ответственность сотрудников;

- стандартизировать формы документов в образовательном учреждении;

- обеспечить доступность всей необходимой информации каждому сотруднику.

Программный продукт включает в себя следующие информационные подсистемы:

· приемную комиссию;

· деканат;

· электронные ведомости;

· планы;

· авторасписание;

· лабораторный практикум;

· GosInsp;

· НПО;

· СПО;

· планы СПО;

· диплом мастер.

АСУ ВУЗ "Universys Web Server 3.5"

Программный продукт компании GiSoft создан на основе Web-технологий. Для доступа к программной части продукта используется интернет-браузер и его возможности.

Основные преимущества АСУ ВУЗ "Universys Web Server 3.5":

· широкий диапазон решаемых задач - от интеграции приемной комиссии с сайтом и управлением внутренней логикой образовательного учреждения до организации дистанционного обучения;

· гибкая настройка учебных, административных, хозяйственных, бизнес-процессов образовательного учреждения;

· настройка дизайна и удобство использования системы;

· надежность технологии;

· индивидуальный план внедрения;

· поддержка разработчика;

· аутсорсинг процессов и задач;

· динамичное развитие системы.

Основные функциональные блоки, из которых состоит система:

· автоматизированная приемная комиссия (доступ может быть организован через существующий web-сайт учебного заведения или через отдельный DNS);

· кабинет студента (доступ может быть организован через существующий web-сайт учебного заведения или через отдельный DNS);

· кабинет заказчика (доступ может быть организован через существующий web-сайт учебного заведения или через отдельный DNS).

Программа «БИТ-АВРОБУС: Управление вузом»

Программа «БИТ-АВРОБУС: Приемная комиссия» предназначена для автоматизации всего цикла задач приемной комиссии вуза: регистрация данных абитуриентов, формирование списков допущенных к вступительным экзаменам, экзаменационных ведомостей, плана приема, списков зачисленных, приказа о зачислении, а также предоставление отчетности по итогам работы. Конфигурация «БИТ-АВРОБУС: Подготовительные курсы» предназначена для автоматизации управления обучением на подготовительных курсах вуза.

Продукт входит в линейку «БИТ-АВРОБУС: Управление вузом», которая обеспечивает:

· оперативный контроль посещаемости и успеваемости учащихся, оплаты обучения, востребованности различных специальностей, плановой и фактической нагрузки преподавателей и кафедр;

· работу различных подразделений для исключения повторного ввода информации и связанных с ним ошибок: приемной комиссии, учебно-методического отдела, деканатов, отделения подготовительных курсов;

· повышение качества администрирования учебного процесса, а значит, привлекательности вуза для учащихся и партнеров.

Программа решает задачи:

· регистрации анкетных данных абитуриентов - с формированием необходимого пакета документов (расписки, описи, анкета и т.д.);

· регистрации заявлений абитуриентов, при подаче заявления могут учитываться результаты единого государственного экзамена (ЕГЭ), целевые направления и письма направляющих организаций;

· утверждения списка дисциплин, по которым сдаются вступительные экзамены, для каждой конкурсной группы;

· формирования списков рекомендованных к зачислению по результатам испытаний, с учетом наличия у абитуриента льгот при поступлении в вуз, документов с отличием и результатов олимпиад;

· формирования отчетности для анализа данных об абитуриентах, поданных заявлениях и результатах вступительных испытаний;

· создания информационной системы персональных данных любого класса, при этом дополнительная сертификация решения не требуется.

Результаты внедрения:

· повышение достоверности и полноты получаемой информации;

· значительное сокращение трудозатрат на обработку данных;

· более эффективное использование рабочего времени сотрудников;

· обеспечение оперативного доступа к информации и получение отчетности;

· обработка данных и формирование результирующей информации в реальном времени.

Сравнительный анализ АИС управления вузом.

При формировании критериев сравнения АИС целесообразно выделить две группы показателей - общие и частные (персональные) показатели. Общие показатели применяются для автоматизированных информационных систем различных отраслей, тогда как частные, или персональные, - в конкретных случаях и зависят от требований организации, в которой внедряется система. В данном случае были сформированы семь общих показателей, основанных на показателях и критериях отбора, предъявляемых к автоматизированным информационным системам, и пять персональных, сформированных на основе анализа требований и задач, предъявляемых Омской гуманитарной академией как высшим учебным заведением.

Общие показатели:

· платформа: единая, адаптируемая для вузов разного масштаба и профиля; возможность интеграции с другими системами;

· бизнес-логика: понимание разработчиком методологических основ бизнес-процессов вуза;

· технологии: открытый код и/или возможность его получения;

· опыт: доказанный опыт успешных внедрений;

· интерфейс: дружественный, интуитивно понятный пользователю интерфейс, возможности и удобство настройки;

· обучение: наличие инструментов для быстрого освоения пользователями и специалистами технической поддержки функций системы;

· поддержка и обслуживание: качественная и понятная документация, оперативная и квалифицированная работа службы поддержки пользователей.

Частные (персональные) показатели:

· модульная структура;

· автоматизация работы приемной комиссии;

· автоматизация работы с контингентом студентов;

· автоматизация учета и анализа успеваемости;

· автоматизация формирования отчетов, справок и приказов.

В исследовании и сравнении информационных систем использовалась как открытая информация из официальной документации, так и данные, полученные в ходе тестовой эксплуатации каждой из систем.

Применялась следующая система выставления оценок в баллах по каждому из показателей:

· 5 баллов - полностью соответствует;

· 4 балла - соответствует с несущественными недостатками;

· 3 балла - выявлены существенные недостатки;

· 2 балла - не соответствует.

Табл. 1. Оценка систем по совокупности показателей

Показатель	Оценка систем по 5-балльной шкале
	Галактика Управление вузом	GS-Ведомости	ММИС	GiSoft	Бит-Авробус
Общие показатели
Платформа	5	5	5	5	5
Бизнес-логика	5	4	5	5	4
Технологии	3	3	5	4	4
Опыт	3	4	4	4	3
Интерфейс	5	4	5	4	4
Обучение	3	4	4	4	3
Поддержка и обслуживание	3	3	5	3	4
Частные показатели
Модульная структура	4	5	5	5	5
Автоматизация работы приемной комиссии	4	5	4	5	3
Автоматизация работы с контингентом студентов	5	4	5	5	4
Автоматизация учета и анализа успеваемости	4	4	5	5	4
Автоматизация формирования отчетов, справок, приказов	4	5	5	4	4
Итого	48	50	57	53	47

Выставленные оценки по каждому из показателей, а также общая сумма баллов для каждой из систем представлены в таблице.

Оценка стоимости и рекомендации по внедрению.

Для формирования рекомендаций по внедрению АИС существенное значение имеет стоимость систем. Лицензионная политика компаний-разработчиков рассматриваемых систем имеет ярко выраженные отличия. Так, стоимость комплекса программ Лаборатории ММИС не зависит от количества пользователей, получающих право работы в системе (у остальных участников тестирования каждое дополнительное рабочее место требует приобретения дополнительной лицензии). Лицензии на программный продукт компании GiSoft продаются со сроком действия один год (у остальных участников тестирования - бессрочно), поэтому первоначально привлекательно выглядящая стоимость приобретения системы может существенно превысить стоимость конкурирующих программных продуктов за время эксплуатации системы (типичный срок - 7 лет).

С учетом стоимостного фактора (оценка стоимости приобретения систем произведена для 30 пользователей), в результате анализа и сравнения АИС управления учебным процессом по рассмотренным общим и частным показателям, на первом месте - Комплекс программ Лаборатории ММИС. Выбор обоснован наличием всех необходимых функциональных возможностей для управления учебным процессом вуза. Общая стоимость системы, включающая модули «Приемная комиссия», «Деканат», «Электронные ведомости» и «Диплом-мастер», составляет 97 000 руб.

На втором и третьем месте соответственно программные продукты компании GS-Ведомости со стоимостью более 130 000 руб. и компании GiSoft (стоимость лицензии на один год на 30 пользователей - 36 000 руб.).

АИС «Галактика Управление Вузом» и «БИТ-АВРОБУС: Управление вузом» в состоянии «из коробки» уступают конкурирующим продуктам по совокупности показателей и при этом стоят ощутимо дороже (от 240 000 руб. на 30 пользователей).

В результате проведенного исследования автоматизированных информационных систем управления учебным процессом вуза получена комплексная оценка представленных на рынке систем по совокупности показателей. Это позволило сформулировать рекомендации по внедрению АИС с учетом функциональных возможностей, удобства использования, стоимости, а также эффективности работы служб поддержки пользователей. Практическое значение результатов исследования заключается в возможности обоснованного взвешенного выбора АИС для достижения максимальной эффективности внедрения. Особое значение рекомендации имеют для региональных негосударственных вузов, в том числе Омского региона, где уровень автоматизации уступает показателям ведущих российских вузов.

Литература

1. СНГ на пути к открытым образовательным ресурсам : аналитич. обзор. - М.: Институт ЮНЕСКО по информационным технологиям в образовании, 2011. - 126 с.

2. Столяров, Д.Ю. Использование автоматизированных систем управления в деятельности учреждений высшего профессионального образования в Российской Федерации (аналитический обзор) / Д.Ю. Столяров ; под ред. А.Н. Тихонова. - М., 2009. - 68 с.

3. Галактика Управление вузом [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://galsoft.ru/node/70/.

4. GS-Ведомости - комплексная автоматизация учебного заведения [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.gs-vedomosti.ru.

5. Программные продукты для вузов лаборатории ММИС [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.mmis.ru/Default.aspx?tabid=78.

6. Автоматизированная система управления учебным заведением (АСУ ВУЗ) Universys WS 3.5. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.gisoft.ru/UniversysWS.asp.

7. Линейка продуктов «БИТ Управление вузом» [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.pulsar.ru/1c_vuz/.

8. Naumen University [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.naumen.ru/solutions/university/pages/about_solution/implementation.

Размещено на Allbest.ru

...