Информационные технологии в маркетинговой деятельности

Размещено на http://www.allbest.ru//=

Министерства науки и высшего образования Российской Федерации

ФГБОУ ВО “Воронежский государственный технический университет”

Инженерно-экономический факультет

Кафедра Экономики и управления на предприятии машиностроения

Курсовая работа

По курсу: “Информационные системы в экономике”

Тема: “Информационные технологии в маркетинговой деятельности”

Выполнил: студент группы ЭБР-12 Бовсуновская В.О

Руководитель курсовой работы: к.э.н., доц. Шотыло Д.М.



Введение

информационный алгоритм управленческий проект

В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация. Но то, что действительно, скажем, для строго формализованного производственного процесса, отнюдь не столь очевидно для такой изящной сферы, как управление. Трудности, возникающие при решении задачи автоматизированной поддержки управленческого труда, связаны с его спецификой. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный. На первый взгляд, большая его часть вообще не поддается какой-либо формализации. Поэтому автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась только с автоматизацией некоторых вспомогательных, рутинных операций. Но бурное развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привело в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления производством.

В наши дни автоматизация управления является неотъемлемой чертой каждого производства, это связано, прежде всего, с перспективами расширения предприятия, ростом объема производства. Внедрение различных информационных систем в сферу управления на предприятие целесообразно с целью экономии времени, рабочих ресурсов, повышения качества выполняемой работы.

Объект исследования - автоматизированные системы в управлении.

Предмет исследования - построение алгоритма функционирование АИС в сфере управления проектами.

Целью данной работы является исследование сущности информационных систем в сфере управления.

Задачи работы:

1. Охарактеризовать информационные системы в сфере управленческой деятельности на предприятии.

2. Выявить тенденции развития автоматизации управления.

3. Определить и проанализировать полезность использования средств хранения, передачи, обработки информации на предприятии.

4. Выявить внутрифирменные проблемы при использовании ИСУ.



1. Теоретические основы информационных систем при управлении проектами

1.1 Информационное обеспечение управлении проектами

Информация - одна из сложнейших, еще полностью не раскрытых, даже таинственных областей современной науки. [1]

В теории управления принято такое определение информации: совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, это обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом. И этого определения вполне достаточно для изучения проблем управления.

Информация является основой процесса управления, труд управляющего и состоит в ее изучении и обработке. От уровня организации сбора, обработки и передачи информации зависит эффективность управления. Различают внешнюю, входную информацию, первичную (исходную), которая возникает в ходе производства, и вторичную как результат обработки исходной информации. На рисунке 1 приведена схема информационных связей руководителя.

Управленческая информация имеет ряд особенностей: [2]

· большие объемы информации должны обрабатываться в жестко ограниченные сроки;

· исходная информация подвергается неоднократной обработке с различных производственных точек зрения и с учетом требований потребителей;

· исходные данные и результаты расчетов хранятся длительное время.

Выполнить эти требования к управленческой информации способна лишь компьютерная техника с ее быстродействием и большой емкостью памяти. Оптимальный способ хранения производственной информации -- создание баз и банков данных, т.е. функционально организованных массивов компьютерной информации, осуществляющих централизованное обеспечение коллектива пользователей или совокупности решаемых в системе задач. При этом способе создания и использования массивов информации, когда одна группа специалистов обрабатывает и вводит в банк данных информацию, а другие специалисты ее используют в различных производственных аспектах, обеспечивается интерактивный, т.е. активный с обеих сторон режим работы.

Размещено на http://www.allbest.ru//=

Рисунок 1 - Информационные связи руководителя. [2]

Наряду с материальными, трудовыми, сырьевыми, финансовыми ресурсами информационные ресурсы в управлении предприятием имеют первостепенное значение как обязательная предпосылка успешного производственного процесса. Научно-техническая информация является основным фундаментом при разработке новыx технологических процессов, основой развития средств производства. Процедура принятия управленческого решения всегда опирается на первоисточник -- имеющуюся в распоряжении руководителя альтернативную информацию, и важно уметь использовать именно ту информацию, которая уменьшит неопределенность развивающихся тенденций и событий и поможет принять оптимальное решение. Информация в управлении действительно полезна только в случае, если в итоге ее использования она будет реализована в трудовой акт, в полезную деятельность людей. Принятое решение должно дойти до исполнителя в неискаженном виде, необходимо полностью исключить разные толкования и "додумывания", могущие возникнуть на ступенях иерархической служебной лестницы.

1.2 Понятие, цели, задачи информационных систем в управлении проектами на предприятии

Информационная система (ИС) - информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также персоналом, осуществляющим эти действия с информацией. Миссия информационных систем - производство нужной для организации информации для обеспечения эффективного управления всеми ее ресурсами, создание информационной и технологической среды для осуществления управления организацией. Предприятие - это единый организм, и улучшение чего-либо одного может привести к малейшему сдвигу в сторону успеха в лучшем случае, либо к снижению общих показателей в худшем. Руководителям, а в особенности руководителям финансовых отделов, необходимо принимать комплексные решения, касающиеся всего предприятия. А загруженность решением оперативных задач еще более усложняет процесс управления. [3]

Для упрощения управления предприятием, прежде всего финансового, необходимо иметь эффективную информационную систему, включающую функции планирования, управления и анализа. Новые возможности предприятия при внедрении информационной системы представлены на рисунке 2.

Рисунок 2 - Возможности предприятия при внедрении новой информационной системы [4]

ИС выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.

Основные цели автоматизации деятельности предприятия представлены на рисунке 3. [4]

Рисунок 3 - Основные цели автоматизации деятельности предприятия

Обычно в системах управления выделяют три уровня: стратегический, тактический и оперативный. На каждом из этих уровней управления имеются свои задачи, при решении которых возникает потребность в соответствующих данных, получить эти данные можно путем запросов в информационную систему. Эти запросы обращены к соответствующей информации в информационной системе. Информационные технологии позволяют обработать запросы и, используя имеющуюся информацию, сформировать ответ на эти запросы. Таким образом, на каждом уровне управления появляется информация, служащая основой для принятия соответствующих решений. [6]

В результате применения информационных технологий к информационным ресурсам создается некая новая информация или информация в новой форме. Эта продукция информационной системы называется информационными продуктами и услугами.

Информационный продукт или услуга - специфическая услуга, когда некоторое информационное содержание в виде совокупности данных, сформированная производителем для распространения в вещественной и невещественной форме, предоставляется в пользование потребителю.

В настоящее время бытует мнение об информационной системе как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Это не так. Как и информационные технологии, информационные системы могут функционировать и с применением технических средств, и без такого применения. Это вопрос экономической целесообразности. [5]

Преимущества неавтоматизированных (бумажных) систем:

Простота внедрения уже существующих решений;

Они просты для понимания и для их освоения требуется минимум тренировки;

Не требуются технические навыки;

Они, обычно, гибкие и способны к адаптации для соответствия деловым процессам.

Преимущества автоматизированных систем: в автоматизированной ИС появляется возможность целостно и комплексно представить все, что происходит с организацией, поскольку все экономические факторы и ресурсы отображаются в единой информационной форме в виде данных.

Корпоративную ИС обычно рассматривают как некоторую совокупность частных решений и компонентов их реализации, в числе которых: [5]

единая база хранения информации;

совокупность прикладных систем, созданных разными фирмами и по разным технологиям.

Информационная система компании должна:

Позволять накапливать определенный опыт и знания, обобщать их в виде формализованных процедур и алгоритмов решения;

Постоянно совершенствоваться и развиваться;

Быстро адаптироваться к изменениям внешней среды и новым потребностям организации;

Соответствовать насущным требованиям человека, его опыту, знаниям, психологии.

Таким образом, информационная система управления предприятием (ИСУП) - это операционная среда, которая способна предоставить менеджерам и специалистам актуальную и достоверную информацию о всех бизнес-процессах предприятия, необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа. Другими словами, ИСУП - это система, несущая в себе описание полного рыночного цикла - от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия. Основные задачи, которые выполняет ИСУП, представлены в приложении 1. [4]



1.3 Методы внедрения информационных систем при управлении проектами

Внедрение информационных систем в жизнь компании сопровождается значительными инвестициями и должно быть основано на серьезной и всесторонней оценке ее уникальных особенностей и требований. Чтобы выбрать информационную систему, наиболее полно отвечающую потребностям вашей компании, необходимо выполнить следующие работы:

* провести документирование и экспресс-анализ основных бизнес-процессов. На основании этого анализа сформулировать требования к информационной системе;

* провести документирование и анализ функций и технических параметров информационных систем и решений, уже работающих в компании, анализ возможностей их объединения в единую корпоративную систему;

* провести аргументированный выбор программных решений и их компонентов, а также принять решение о том, какие из процессов управления предприятием и в каком объеме будут поддерживаться системой автоматизации.

Для успешного внедрения информационной системы специалистам компании также необходимо выполнить полный спектр проектных работ, включающий:

* разработку концепции внедрения;

* внедрение ERP системы, документирование всех настроек, создание системы поддержки и адекватное обучение конечных пользователей;

* дальнейшее непрерывное совершенствование процессов компании.

* в качестве начального этапа должно быть проведено документирование существующих бизнес-процессов. Далее можно использовать один из нескольких подходов:

* провести серьезную реорганизацию процессов управления до внедрения информационной системы;

* провести небольшую подстройку процессов под внедряемую информационную систему, внедрить ее, а затем заниматься оптимизацией процессов и соответствующей информационной системы;

* ничего не делать с процессами, а сразу начинать внедрение информационных систем.

Каждый из подходов имеет свои плюсы и минусы, и для выработки той или иной конкретной стратегии необходимо изучить специфику предприятия.

Так за последние несколько лет в экономики России было отмечено устойчивое развитие и рост деловой активности. Во многих отраслях промышленности было отмечено увеличение объемов производства. Финансовое положение промышленности улучшилось по всем основным параметрам: уровню рентабельности, обеспеченности собственным оборотным капиталом, платежеспособности. Так же имело место продолжение устойчивого роста реальной заработной платы, стимулирующее расширение оборота розничной торговли по широкому аспекту товаров и услуг. Подобная ситуация в сочетании с переходом на новый план счетов и введением налогового учета делает для предприятия привлекательным переход от программ старого образца, концентрировавшихся в основном на ведении бухгалтерского учета к новым, в том числе к системам управления предприятием и корпоративным системам - КИС. Таким образом, факторами успеха в современном бизнесе помимо продуманной стратегии бизнеса и наличия квалифицированных трудовых ресурсов являются также и информационные системы. КИС выступают как связующее звено при выработке стратегии бизнеса, изменении управления, организации целенаправленной работы с персоналом, играют значимую роль в успешной реализации стратегии предприятия в целом. Важна также концепция развития интегрированных автоматизированных систем, ориентированных на поддержку управления бизнесом. Диктуемые бизнесом потребности в повышении качества управления, соответствия информационных процессов реальным бизнес-процессам, в том числе ускорения документооборота и подготовки принятия управленческих решений, являются ключевыми для развития современных информационных систем.

Автоматизация предприятия зачастую приводит к повышению эффективности бизнеса, его конкурентоспособности, стратегической координацию всех сторон бизнеса. Она так же способствует оптимизации бизнеса, в том числе объединению возможностей управления деятельностью, трудовыми ресурсами и информационными технологиями для комплексного улучшения результатов работы. Именно поэтому проблемы реинжиниринга становятся все более актуальными не только для зарубежных, но и для российских предприятий.

Успешное внедрение информационной системы приводит к положительным изменениям в деятельности предприятия и появлению новых возможностей, таких как: [5]

? возможность учета сложности и разнообразия продукции и услуг в планировании и финансовом анализе;

? способность предугадать и удовлетворить весь спектр требований по обслуживанию клиентов;

? возможность адекватно оценить масштабы и сложность рынков;

? способность своевременно реагировать на изменение законодательства;

? поддержка наращивания капитала и развития трудовых ресурсов;

? оперативная реакция на изменяющиеся условия рынка

Учитывая преимущества, которые дает внедрение КИС, все большее количество компаний стремятся автоматизировать не только учет хозяйственных операций, но и управление бизнес-процессами. В ответ на возрастающий спрос со стороны потребителей возрастает и количество разнообразных программных продуктов, предлагаемых различными фирмами-разработчиками. Кроме того, появление новых западных систем и дальнейшее развитие российских разработок делает рынок более насыщенным, а конкуренцию - более жесткой. Некоторые аналитики предсказывают в скором будущем пик интереса к компьютерным системам управления предприятием. Многие из этих программных продуктов обладают сходными характеристиками, что в свою очередь ставит вопрос перед предприятием о выборе наиболее подходящей корпоративной информационной системы.

Управление проектами - методология организации, планирования, руководства, координации трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов на протяжении проектного цикла, направленная на эффективное достижение его целей путем применения современных методов, техники и технологии управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени и качеству и удовлетворению участников проекта.

Применение формализованных методов управления проектами позволяет более обоснованно определять цели инвестиций и оптимально планировать инвестиционную деятельность, более полно учитывать проектные риски, оптимизировать использование имеющихся ресурсов и избегать конфликтных ситуаций, контролировать исполнение составленного плана, анализировать фактические показатели и вносить своевременную коррекцию в ход работ, накапливать, анализировать и использовать в дальнейшем опыт реализованных проектов. Таким образом, система управления проектами (СУП) является одной из важнейших компонент всей системы управления организацией [3]. 

Внедрение СУП предприятия обеспечивает принятие обоснованных и проверенных решений, позволяет исполнять проекты быстрее, качественнее и с меньшими затратами, а также всегда иметь самую полную и разнообразную информацию о реализуемых проектах. 

СУПП состоит из трех основных блоков - субъекты управления, объекты управления, процессы управления. 

В качестве субъектов управления нами рассматриваются все активные участники проекта, взаимодействующие при выработке и принятии управленческих решений (управленческий и технический персонал предприятия, выделенный для выполнения проекта). 

Таким образом, прежде чем приступить к выбору КИС, необходимо сформулировать детальные требования в методах будущей системы со стороны всех заинтересованных подразделений, после чего нужно составить общий документ для всего предприятия. Применение грамотной стратегии внедрения КИС, основанной на тщательном анализе всех возможных расходов и преимуществ, возникающих на предприятии в результате этого внедрения, позволит избежать ситуаций, когда на первый взгляд относительно недорогая и устраивающая по всем параметрам КИС при её покупке и внедрении оборачивается для него колоссальными затратами.



2. Разработка элементов информационной системы управленческой деятельности предприятия

2.1 Обоснование целесообразности внедрения и формирования информационной системы управленческой деятельности

Автоматизированные системы обеспечивают качественное выполнение стратегических функций директора по производству. Тем самым они повышают эффективность производственных процессов компании. В ответ компания получает удобные инструменты для управления производственными объектами, а именно: [6]

упорядочивание всех выполняемых операций, занесение существующих и непрерывно поступающих данных в единую информационную базу.

интеграцию процессов складирования и производства.

автоматическое создание необходимых производственных заданий в тот период времени, когда выполняется очередной заказ.

прозрачность данных для сотрудников и подробная отчётность для руководства.

контроль маркетинговых показателей деятельности компании.

Проведем обоснование целесообразности разработки и внедрения элементов информационной системы в управленческую деятельность предприятия на примере внедрения информационных систем в работу управляющего производством.

Управление проектами - это область управления, охватывающая те сферы деятельности компании, в которых создание продукта или услуги реализуется как уникальный комплекс взаимосвязанных целенаправленных мероприятий при определенных требованиях, касающихся сроков, бюджета и характеристик ожидаемого результата.

Исходя из определения Института проектного управления, управление проектами означает применение знаний, навыков, инструментов и методов управления к проектной деятельности для удовлетворения предъявляемых к проекту требований. Управление проектами отличается от менеджмента в классическом понимании этого слова. Обычно менеджмент понимается как координация действий, ориентированных на достижение определенных целей при одновременно экономном расходовании средств. Это процесс планирования, организации, руководства и контроля работы членов организации и использование всех имеющихся организационных ресурсов для достижения определенных организацией целей. Менеджмент имеет циклический, повторяющийся характер, что и позволяет совершенствовать управленческие воздействия и добиваться роста эффективности функционирования организации. Проект же -- уникальное предприятие, характеризующееся динамичным развитием и ограниченностью по времени и ресурсам. Следовательно, управление проектами использует уникальные методы и инструменты для повышения эффективности реализации проектов. Как самостоятельная дисциплина управление проектами сформировалось относительно недавно, что стало возможным благодаря новым знаниям, полученным в результате изучения общих закономерностей, присущих проектам во всех областях деятельности, а также благодаря методам и средствам, используемым для различных проектов»

Недостатки: [7]

- необходима высокая квалификация управляющего проектом и проектной команды;

- многовариантное планирование проекта, позволяющее определить как наилучший, так и наихудший вариант развития событий, требует зачастую большого количества времени, и как следствие увеличивает затраты;

- требуется четкая идентификация конечной цели проекта.

Преимущества:

- проект всегда имеет четко идентифицируемую конечную цель, что позволяет детально разработать мероприятия по ее достижению;

- декомпозиция деятельности по проекту до уровня отдельных работ или технологических операций позволяет весьма точно определить состав и количество требуемых ресурсов;

- календарное планирование дает возможность определить планируемую дату начала и окончания как всего проекта в целом, так и каждой из входящих в него работ, что в свою очередь значительно упрощает контроль за ходом выполнения проекта;

- календарное планирование позволяет определить потребность в финансирование проекта по отдельным временным интервалам, что позволяет выстроить более благоприятную кредитную линию;

- декомпозиция проекта до отдельных работ позволяет более точно идентифицировать риски проекта и, следовательно, разработать действенный план по предотвращению и реагированию на те риски, которые являются наиболее значимыми для проекта;

- декомпозиция конечной цели до подцелей более мелкого уровня позволяет выявить роль и место каждой отдельной работы для достижения цели всего проекта, что в свою очередь может дополнительно стимулировать ее исполнителей;

- построение критического пути позволяет выявить наиболее значимые для проекта работы, изменение длительности которых скажется на всем проекте в целом.

Специалист по управлению проектами выполняет следующие должностные обязанности:

1.Сбор данных для выполнения проектных работ.

2.Анализ информации по проектам.

3.Разработка концепции проекта.

4.Формирование и организация работы группы управления проектом.

5.Принятие и утверждение всех решений по проекту.

6.Управление изменениями в проекте.

7.Осуществление технического руководства проектными работами во время проектирования объекта.

8.Осуществление контроля технического уровня принятых проектных и архитектурно-плановых решений, экономическими затратами средств на проектно-изыскательские работы, сроками разработки проектно-сметной документации.

9.Контроль соответствия разработанной проектно-сметной документации государственным стандартам, нормам, правилам и инструкциям.

10.Согласование проектной документации в службах города и других инстанциях.

11.Проведение тендеров, выбор подрядных организаций для выполнения строительно-монтажных работ.

12.Контроль строительно-монтажных работ в соответствии с графиком выполнения работ, контроль качества выполняемых работ и их стоимости.

13.Составление календарных планов и бюджета проектов.

14.Сотрудничество со всеми необходимыми отделами и их руководителями для обеспечения своевременного выполнения проекта.

15.Сотрудничество с финансовым отделом с целью обеспечения финансирования проектов своевременно и в пределах бюджета. 16.Подготовка документации к сдаче объекта в эксплуатацию.

Специалист по управлению проектами имеет право: [8]

1.давать подчиненным ему сотрудникам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности. 2.контролировать выполнение производственных заданий, своевременное выполнение отдельных поручений подчиненными ему сотрудниками. 3.запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности и деятельности подчиненных ему сотрудников. 4.взаимодействовать с другими службами предприятия по производственным и другим вопросам, входящим в его функциональные обязанности. 5.знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися деятельности Подразделения. 6.предлагать на рассмотрение руководителя предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей Должностной инструкцией обязанностями. 7.выносить на рассмотрения руководителя предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины. 8.докладывать руководителю обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.

От совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты: [7]

1) Возможная экономия расходов за счёт снижения фонда заработной платы, стоимости программного обеспечения, расходов на перераспределение сырья.

2) Возможны нематериальные выгоды улучшение качества информации, повышение производительности, улучшение и ускорение обслуживания, новые производственные мощности, улучшение контроля, полное использование программного обеспечения.

В ходе выполнения практической работы я проанализировала деятельность выбранного специалиста, выявила недостатки в работе и обосновала пути улучшения работы, путем внедрения информационных технологий и систем.

Также можно рассмотреть основные задачи специалиста по 3-м уровням и выделить из них:

1. Задачи 1-го уровня (все задачи специалиста);

2. Задачи 2-го уровня (задачи, которые можно автоматизировать);

3. Задачи 3-го уровня (задачи, подлежащие автоматизации в первую очередь).

1. Социальная направленность деятельности - руководитель как официальное лицо должен хорошо знать законодательные, нормативные акты, которые регламентируют деятельность социальных организаций.

2. Высокая компетентность в определенной профессиональной деятельности в соответствии с профилем руководимого коллектива 

3. Организаторские способности, а именно:

способность отражать с достаточной полнотой психологию управляемой группы в ходе решения совместных задач;

практическая направленность ума -- овладение знаниями и умениями в области практической психологии, готовность применять их в процессе решения организаторских задач;

психологический такт -- наличие чувства меры во взаимоотношениях с людьми;

наличие энергичности -- способность заряжать своей энергией организуемых людей;

требовательность -- способность предъявлять к людям адекватные требования в зависимости от особенностей ситуации;

критичность -- способность обнаружить и выразить значимые для данной деятельности отклонения от условий, диктуемых поставленной задачей;

склонность к организаторской деятельности -- потребность в ней.

4. Высокие моральные качества: справедливость и объективность в оценке сотрудников, гуманность, чуткость, тактичность, честность.

5. Эмоционально-волевые черты характера: целеустремленность, принципиальность, настойчивость, решительность, дисциплинированность, увлеченность, способность показать эти качества своим подчиненным и вести их за собой. 

6. Интеллектуальные способности: наблюдательность, аналитичность мышления, способность к прогнозированию ситуаций и результатов деятельности, оперативность и логичность памяти, устойчивость и распределенность внимания. 

Таким образом, можно выделить основные качества, которыми должен обладать грамотный управляющий, и это: лидерские способности, коммуникабельность, ответственность, организационные качества и умение быстро принимать решения в критических ситуациях.

Управляющий производством обязан:

Задачи 1 уровня: [8]

Осуществлять общее руководство производственно-хозяйственной деятельностью производства.

Обеспечивать выполнение подчиненными подразделениями производственных заданий, ритмичный выпуск продукции высокого качества, эффективное использование основных и оборотных средств.

Устанавливать плановые задания производственным цехам производства.

Проводить работу по совершенствованию в подчиненных ему подразделениях организации производства, его технологии, механизации и автоматизации производственных процессов, предупреждению несоответствующей продукции и повышению качества изделий.

Организовывать текущее производственное планирование, учет, составление и своевременное представление отчетности о производственной деятельности подчиненных подразделений, организовывать работу по правильному применению форм и систем заработной платы и материального стимулирования.

Контролировать организацию и проведение работ в подчиненных подразделениях в соответствии с утвержденными технологическими регламентами, картами, схемами, обеспечивать технически правильную эксплуатацию оборудования и других основных средств, безопасные и здоровые условия труда, а также своевременное предоставление работающим льгот по условиям труда.

Контролировать правильность учета рабочего времени персонала подчиненных подразделений согласно «Инструкции по учету использования рабочего времени» (включая учет рабочего времени во внерабочее время -- выходные, нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу).

Контролировать соблюдение требований действующего трудового законодательства и нормативных документов предприятия относительно порядка привлечения и организации работы персонала подчиненных подразделений в выходные, нерабочие праздничные дни, сверхурочно.

Контролировать соблюдение персоналом подчиненных ему подразделений трудовой дисциплины, выходить с предложениями о наложении дисциплинарных взысканий на работников в соответствии с действующим трудовым законодательством, допустивших нарушения трудовой дисциплины, «Правил внутреннего трудового распорядка».

Определять потребность в обучении и повышении квалификации подчиненного персонала, оценивать результативность его обучения.

Контролировать соблюдение требований «Положения о порядке проведения аттестации персонала»

Организовывать оценку технической безопасности эксплуатируемых машин, механизмов, оборудования и принимать меры к их приведению в соответствие с требованиями безопасности труда.

Контролировать ведение документации на объекты, подконтрольные органам государственного надзора и другие объекты повышенной опасности.

Обеспечивать условия труда и отдыха, а также содержание санитарно-бытовых помещений и устройств в соответствии с правилами и нормами по охране труда.

Осуществлять анализ произошедших несчастных случаев и участвовать в разработке мероприятий по их предупреждению. Участвовать в расследовании групповых и смертельных несчастных случаев и контролировать выполнение мероприятий по актам расследования.

Принимать меры к ликвидации простоев и других производственных потерь.

Координировать работу цехов и функциональных служб подчиненных подразделений, определять полномочия, должностные обязанности и ответственность подчиненного персонала.

Анализировать деятельность подчиненных подразделений и результаты анализа доводить до сведения генерального директора.

Контролировать соблюдение работниками подчиненных подразделений правил охраны труда и техники безопасности, производственной и трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка.

Принимать решение о переводе пострадавших при несчастных случаях с частичной потерей трудоспособности на работы с облегченными условиями труда.

Организовывать и контролировать работу по обеспечению безопасности эксплуатируемого производственного оборудования, по замене и модернизации оборудования, не соответствующих требованиям безопасности.

Организовывать выполнение мероприятий по обеспечению работы подчиненных производственных подразделений в условиях чрезвычайной ситуации. Обеспечивать разработку планов ликвидации аварий на производстве, их корректировку при изменении производственных условий, расследование и учет аварий, разработку мероприятий по предупреждению аварий и контроль за выполнением этих мероприятий.

Осуществлять контроль при строительстве, расширении, реконструкции и техническом перевооружении объектов производственного назначения, а также контроль за их соответствием утвержденной проектно-сметной документации.

Организовывать внедрение новых безопасных производственных процессов, контролировать соблюдение требований безопасности при работе с опасными, вредными и взрывоопасными веществами.

Участвовать в разработке и реализации мероприятий по снижению текучести кадров в подчиненных ему подразделениях.

Своевременно и точно исполнять производственные задания, указания и распоряжения генерального директора предприятия.

Осуществлять контроль в подчиненных подразделениях:

-- за соблюдением норм расхода производственных ресурсов;

-- за ведением первичной учетной документации

-- соблюдением финансовой и штатной дисциплины;

-- соблюдением принятых на предприятии локальных нормативных документов;

-- соблюдением технологического процесса.

Соблюдать установленные на предприятии «Правила внутреннего трудового распорядка».

Не заниматься деятельностью прямо или косвенно наносящей ущерб интересам предприятия.

Знать соответствующую документацию системы менеджмента качества, необходимую для работы, и соблюдать ее требования.

Выполнять обязанности, предусмотренные инструкцией «Функциональные обязанности хозяина процесса».

Обеспечивать понимание Политики в области качества персоналом подчиненных структурных подразделений.

Определять меры, которые необходимо предпринимать в отношении любых проблем, требующих проведения предупреждающих и корректирующих действий.

Обеспечить осведомленность своего персонала об актуальности и важности его деятельности и вкладе в достижение целей в области качества.

Постоянно улучшать результаты своей профессиональной деятельности.

Осуществлять общее руководство и контроль по выполнению требований пожарной безопасности в подчиненных подразделениях.

Задачи 2 уровня:

2, 3, 5, 7, 10, 12, 13, 15, 18, 27, 30, 34

Задачи 3 уровня:

3. Устанавливать плановые задания производственным цехам производства.

13. Контролировать ведение документации на объекты, подконтрольные органам государственного надзора и другие объекты повышенной опасности.

18. Анализировать деятельность подчиненных подразделений и результаты анализа доводить до сведения генерального директора.

27. Осуществлять контроль в подчиненных подразделениях:

-- за соблюдением норм расхода производственных ресурсов;

-- за ведением первичной учетной документации

-- соблюдением финансовой и штатной дисциплины;

-- соблюдением принятых на предприятии локальных нормативных документов;

-- соблюдением технологического процесса.

30. Знать соответствующую документацию системы менеджмента качества, необходимую для работы, и соблюдать ее требования.

2.2 Построение информационной модели в управлении проектами на предприятии

Построение таблицы с информационным взаимодействием задач специалиста и информационной модели.



Таблица 1- Задачи, предназначенные для автоматизации. [9]

№ задачи	Наименование задачи	Исходная информация	Источник исходной информации	Результирующая информация	Получатель результирующей информации	Периодичность решения
1	Сбор данных для выполнения проектных работ	Подразделы кодекса предприятия	Кодекс предприятия	Отчётность по управлению проектами	Начальник по управлению проектами; Директор	Раз в квартал
2	Анализ информации по проектам	Подразделы кодекса предприятия	Кодекс предприятия	Отчётность по управлению проектами	Начальник по управлению проектами; Директор	Раз в квартал
3	Разработка концепции проекта	Подразделы кодекса предприятия	Кодекс предприятия	Отчётность по управлению проектами	Начальник по управлению проектами; Директор	Раз в квартал
4	Формирование и организация работы группы управления проектом	Подразделы кодекса предприятия	Кодекс предприятия	Отчётность по управлению проектами	Начальник по управлению проектами; Директор	Раз в квартал
5	Принятие и утверждение всех решений по проекту	Подразделы кодекса предприятия	Кодекс предприятия	Отчётность по управлению проектами	Начальник по управлению проектами; Директор	Раз в квартал
6	Управление изменениями в проекте	Подразделы кодекса предприятия	Кодекс предприятия	Отчётность по управлению проектами	Начальник по управлению проектами; Директор	Раз в квартал
7	Осуществление технического руководства проектными работами во время проектирования	Подразделы кодекса предприятия	Кодекс предприятия	Отчётность по управлению проектами	Начальник по управлению проектами; Директор	Раз в квартал
8	Осуществление контроля технического уровня принятых проектных и архитектурно-плановых решений, экономическими затратами средств на проектно-изыскательские работы, сроками разработки проектно-сметной документации	Подразделы кодекса предприятия	Кодекс предприятия	Отчётность по управлению проектами	Начальник по управлению проектами; Директор	Раз в квартал

Рисунок 1 - Информационная модель [14]

2.3 Сравнительный анализ пакетов прикладных программ в управлении проектами на предприятии

Изучив список задач специалиста можно подобрать необходимые прикладные программные продукты (ППП).

1.К ним относятся: [10]

MS Project. Программа позволяет детально планировать проект, распределяя ресурсы по задачам, помогая в отслеживании прогресса работ и в анализе результатов. Софт создаёт расписание критического пути с учётом имеющихся ресурсов. Цепочки наглядно представляются на диаграммах Ганта. Продукт продвигается в нескольких комплектациях, в каждой из которых функциональные возможности увеличиваются.

Teamwork. Предусмотрен русскоязычный интерфейс. Программа платная, но есть возможность получения бесплатной лицензии для некоммерческих организаций. С помощью программы можно внедрять управленческие подходы Agile, Scrum, Kanban, а также управлять документооборотом.

Pivotal Tracker. Ещё один Agile-инструмент, обеспечивающий онлайн-работу команды. На первые 60 дней даётся бесплатный доступ к ресурсу.

Worksection. В развёрнутом виде представлен в платной версии, но есть и бесплатный вариант. Представляет собой онлайн сервис на русском языке. Отличается лёгким дизайном и простотой управления. Помогает определять приоритетные задачи, визуализирует их с помощью диаграмм Ганта. Внедрена система оповещения о «горящих» задачах.

ProjectMate. Тестовый период бесплатного использования - 30 дней. Разработана для компаний, специализирующихся на оказании профессиональных коммерческих услуг. Для этого, в рамках реализации модульного принципа, внедрены модули учёта времени, биллинга, управления проектами и запросами, бюджетирования, документооборота и CRM для автоматизации взаимодействия с заказчиками. Дополнительно можно подключить модули синхронизации с Microsoft Project, Microsoft Exchange, 1С-бухгалтерией, а также модули, делающие возможной работу на мобильных устройствах. Интерфейс программы схож с интерфейсом Microsoft Outlook.

Простой бизнес. Один из лучших российских продуктов - CRM-система, доступная в бесплатном варианте (5 сотрудников) и в нескольких платных пакетах. Позволяет организовать взаимоотношения с клиентами и управлять процессом продаж. Кроме того, в перечне продуктов предлагаются системы управления организацией, проектами, персоналом с ведением клиентской базы, координацией задач, управлением ресурсами и персоналом, электронным документооборотом, автоматизацией бухгалтерии и склада и др. Модули могут быть внедрены как отдельно, так и внутри управленческого пакета. В качестве бонуса есть демоверсия профессионального пакета.

Адванта. Ещё одна российская система управления проектами и целым портфелем, которая получила звание лучшей на конкурсе Аналитического центра при Правительстве РФ в 2016 году. В продукте реализованы отраслевые решения для строительства, производства, инжиниринга, банковской системы, инвестиционных фондов, IT-отрасли, государственных органов и др. Есть единый реестр всех проектов крупных предприятий, который позволяет управлять ими в режиме «одного окна». Также существует демоверсия, видео-уроки, налажена система обучения.

Spider Project. Мощная оффлайн система, представленная в четырёх версиях: Professional (наиболее полной), Lite, Desktop и Desktop Plus. Независимо от версии позволяет планировать сроки и объёмы работ, вычисляет критический путь, использует 5 методов расчёта расписания, автоматически распределяет ресурсы по ролям, производит стоимостный анализ и моделирование доходов, сравнивает 3 варианта проекта. Для любой версии существует встроенная система учёта, конструктор отчётных шаблонов, 3 вида сетевых диаграмм, а также диаграммы Ганта, гистограммы загрузки ресурсов, затрат и многое другое. То есть, даже в самой «лёгкой» версии предоставляется значительный объём возможностей для реализации практически любого проекта.

TeamLab. Онлайновое приложение с возможностью установки на своём сервере или использованием сервера TeamLab. Реализован русскоязычный интерфейс. Доступен функционал управления проектами, документами, почтой. Можно проводить совместную работу с помощью форумов, блогов, Wiki, чатов. В целом, здесь выстроена полноценная CRM-система с возможностью установки версии для мобильных устройств.

Wunderlist. Утилита, предназначенная для командной работы, устанавливается на планшеты и телефоны и синхронизируется между ними для работы через браузер. Новые комментарии в обсуждении задачи приходят на емейл. Интуитивно понятный интерфейс позволяет пользователям включаться в работу практически сразу. Задачи в проекте разделяются на старые (выполненные выглядят, как перечёркнутые) и новые. Для каждой устанавливается срок и напоминание о нарушении срока, которое тоже приходит на «почту».

2.Сравнительный анализ ППП [10] представлены в таблице 1.

Таблица 1 - Сравнительный анализ ППП

Характеристики	MS Project.	Простой бизнес.	Pivotal Tracker.
Функциональность	1,2,3,5,7,11,13,18,19	1,2,4,6,7,8,11,15,17, 18,19	1,2,4,5,6,7,8,10,11,12,13,15,16,17,18,20
Наличие сетевых версий	Многопользовательская система	Многопользовательская система	Многопользовательская система
Цена	EssentialsAAA-10880 - 525 р. Premium AAA-25217 - 4 125 р. Professional AAA-25215 - 2 250 р.	Имеет как полностью бесплатную версию - FREE, так и платные версии: - ПРОФИ - 1 990 р - VIP - 2 990 р - КОРОБКА - 29 990 р +ДОПОЛНИТЕЛЬНОВнедрение - от 39 990	Минимум 0 $ - Пробный период - Бесплатный тариф Платные тарифы стартуют от $15 / месяц
Возможности интеграции и совместимости	Совместимость календарных планов Contentum и MS Project разрешает без ограничений проводить двустороннюю загрузку плана проекта между системами.	Интеграция с 1С в системе «Простой бизнес» реализована на уровне импорта контактов (версии: «Предприятие 7Х», справочники: Контрагенты, Сотрудники организаций; «Предприятие 8Х», справочники: Контрагенты, Сотрудники организаций, Физические лица, Контактные лица, Организации, Налоговые органы)	Интеграция позволит видеть обновления канала в Slack при изменении истории событий в Pivotal Tracker. Интегрируется с: Slack,GitHub,Zendesk,JIRA,Bugzilla,Twitter
Возможности адаптации и настройки под нужды конкретного предприятия	Система универсальна и настраивается под любое предприятие, учитывая его специфику	Самостоятельная адаптация и изменения под нужды определенного пользователя. Создание индивидуальных интерфейсов	Постоянно ведет работы по созданию специализированных отраслевых решений, которые должны упростить настройку и ввод системы в эксплуатацию. При этом не исключаются возможности индивидуальной адаптации системы на каждом предприятии с помощью средств гибкой настройки
Минимальные системные требования	Минимальные требования для серверов -- процессор 2 ГГц, память 2 Гбайт, дисковая память 30 Гбайт, сеть 100/1000 Мбит/с. Оптимальным для 20--30 пользователей будет двухпроцессорный сервер с 4 Гбайт памяти, массивом из трех дисков по 30 Гбайт и сетевой картой 1 Гбит/сек.	Операционная система: Windows 98/ME/2000/XP Память: 64 Mb Видео: 2 Mb, 1024х768 CD-ROM: 4х	Прикладные свойства системы не зависят от программно-аппаратной платформы, система гарантированно работает в различных операционных средах (Windows 95, 98, 2000, Windows NT, Windows XP и т.д.) и с различными СУБД -- Oracle, MS SQL, Pervasive SQL.)

3. Сравнив три ПП я выбираю систему Microsoft Project, ведь очень многие организации выбирают продукты Microsoft благодаря сочетанию их более низкой (в сравнении с продуктами конкурентов) цены и высокого качества, и короткого цикла внедрения.

Простота внедрения Microsoft Project. Компания Microsoft постоянно работает над простотой эксплуатации и интуитивностью интерфейса системы. Продукт входит в пакет MS Office. Знакомый практически всем интерфейс этого пакета облегчает работу с продуктом. Все это существенно сокращает время на подготовку персонала, а также сроки внедрения Системы управления проектами.

Легкость доработки с учетом специфики бизнеса. Microsoft Project включает среду разработки, благодаря чему Microsoft Project можно легко дорабатывать с учетом специфики бизнес-процессов организации. Кроме того, Microsoft Project имеет отличные интеграционные возможности для увязывания Системы управления проектами с уже существующими информационными системами организации.

Защита информации. Microsoft Project имеет несколько контуров защиты от несанкционированного доступа. При использовании системы поддерживаются два уровня авторизации пользователей: на уровне операционной системы и на уровне Microsoft Project. Высокий уровень защиты данных Microsoft Project обеспечивает их хранение в БД MS SQL Server.

Microsoft Project - открытая система. Данные хранятся в СУБД MS SQL Server, являющейся открытой платформой и обеспечивающей обширные возможности по интеграции. Типовые схемы интеграции: доступ к данным Microsoft Project для обработки их в других приложениях, импорт данных в Microsoft Project из других приложений, что актуально, например, для строительных программ.



3. Рекомендации по улучшению информационных систем в управлении проектами на предприятии

3.1 Построение алгоритма функционирования информационной системы в управлении проектами на предприятии

АРУЗ может быть представлен блок-схемой (приложение 2), которая определяет последовательность шагов в решении управленческой задачи.

На блок-схеме дана систематизация применяемых сегодня подходов и инструментов для управления социально-экономическими системами по шагам (этапам) АРУЗ. Возможность такой систематизации доказывает правильность выбора фактора целеполагания в качестве основополагающего при воздействии на процессы самоорганизации. Рассмотрим этапы АРУЗ более подробно. [11]

Решение управленческой задачи начинается с новой управленческой ситуации -- нечетко сформулированной проблемы, трудностей при достижении определенного результата. При этом объект, условия, средства и цель управления могут быть не определены или определены нечетко.

Рассмотрим обобщённую схему технологического процесса функциональной деятельности специалиста по управлению персоналом на рис. 1 Исходя из приведённого алгоритма функционирования специалиста, сформулируем основные этапы технологии принятия решения:

1 этап: Организационное проектирование и управление взаимодействиями между подразделениями компании 2 этап: Кадровый документооборот и ведение обязательной кадровой документации;

3 этап: Оценка персонала и развитие компетенций и повышение результативности ключевых сотрудников;

4 этап: Управление вознаграждениями, компенсациями и льготами;

5 этап: Поиск и подбор персонала;

6 этап: Адаптация и контроль испытательного срока;

7 этап: Обучение, развитие персонала и формирование кадрового резерва;

8 этап: Внутренние коммуникации.

Рисунок 1 - Внутренние коммуникации

Таким образом, в понятиях АРУЗ задача управления считается полностью выполненной, если достигнуты оптимальные результаты за счет разрешения противоречия целей, т.е. при максимальном использовании механизмов самоорганизации и минимизации управленческих расходов.

3.2 Рекомендации по решению управленческих задач специалиста

Одной из важнейших задач управления персоналом являет помощь фирме в достижении цели и составления списка дел. Но прежде чем приступить к разработке, необходимо просчитать отчётность по работе. В этом нам необходимо программа Microsoft Project.

Microsoft Project идеально подходит для управления компаниями любого масштаба, организациями с филиальной сетью, заводами, холдингами. Раздавайте поручения начальникам отделов и департаментов, контролируйте исполнение, работайте над проектами совместно.

Рисунок 1 - Схема программного продукта [15]

Постановка задачи. [12]

Вначале необходимо расшифровать и рассмотреть со всех аспектов информацию, которую необходимо преобразовать в рекламный текст и программу.

* Обеспечение кадрами

* Эффективное использование кадров

* Профессиональное и социальное развитие кадров.

Рассмотрим решение задачи с применением программного продукта

3.3 Формирование технического обеспечения информационных систем в управлении проектами на предприятии

Техническое обеспечение ИС управляющего представляет собой комплекс технических средств обработки информации на базе ПЭВМ, предназначенный для автоматизации функций специалиста в предметной и проблемной областях его профессиональных интересов.

При выборе аппаратного обеспечения следует предусмотреть следующие моменты: отвечает ли компьютер требованиям программного обеспечения, хватает ли памяти, удобен ли он для пользования, будут ли издержки, связанные с аппаратным и программным обеспечением, и эксплуатацией компьютера и многое другое.

...