Система автоматизированного управления бизнес-процессами кадрового агентства

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Кафедра «Информационные технологии»

Донского государственного технического университета

Система автоматизированного управления бизнес-процессами кадрового агентства

Automated system of business process management for recruitment agency

Нанавова Татьяна Анатольевна

Шабанов Расул Дамирханович

АННОТАЦИЯ

Человеческий фактор, как известно, является неотъемлемой частью любой организации. Однако даже при решении такой сложной задачи, как подбор персонала, существует возможность использования систем автоматизированных бизнес-процессов. Общие проблемы, с которыми сталкиваются кадровые агентства в своей работе и пути их решения рассматриваются в данной статье.

Ключевые слова: кадровое агентство, 1С: Предприятие 8, разработка конфигурации, автоматизация подбора персонала.

ABSTRACT

Human factor is known to be an integral part of any organization. However even in such a complex task as staff recruitment, an opportunity to use activity automatization processes exists. Common problems that recruitment agencies face at work and the ways of solving them by the development of an application solution for «1С: Enterprise 8» are discussed in this article.

Keywords: recruitment agency, 1C: Enterprise 8, development configuration, automatization of staff recruitment.

В последние годы быстрое развитие глобальной сети Интернет и технологий построения полноценных информационных систем стало толчком к открытию новых возможностей по повышению качества предоставляемых услуг во всех сферах человеческой деятельности.

Трудоустройство граждан, как одна из таких сфер, на сегодняшний день получило широкое распространение в основном в виде web-ориентированных информационных систем, разработкой и поддержанием которых занимаются современные рекрутинговые агентства.

Действительно, обращение к подобным виртуальным кадровым агентствам имеет ряд преимуществ по сравнению с другими способами поиска работы или работника (таких, например, как объявления в газетах), главным из которых является экономия времени, сил и средств как для соискателей, так и для работодателей. Подобные системы позволяют пользователям легко размещать свои резюме, снабжены удобными поисковыми инструментами и предоставляют бесплатный доступ к базам данных, содержащих все предлагаемые вакансии, благодаря чему исчезает необходимость в изучении десятков различных объявлений, а также во взаимодействии с многочисленными кадровыми службами предполагаемых работодателей. В большинстве случаев объявления публикуют сами работодатели, что способствует скорейшему трудоустройству претендента на вакантное место.

Недостатком же в работе всех электронных кадровых агентств без исключения является то, что они знают о человеке очень мало информации (из его резюме, данные в котором могут оказаться и ложными), что не позволяет в полной мере отобразить его профессиональный и личностный портрет. В то время как более индивидуальный подход к каждому соискателю и работодателю (например, в лице уполномоченного сотрудника - менеджера) сможет помочь собирать и накапливать информацию о профессиональных и психологических качествах своих клиентов в течение длительного времени.

Детальное рассмотрение предметной области позволило определить основные проблемы, существующие в области трудоустройства граждан. Создание информационной системы для рекрутингового агентства, в которой к каждой группе работодателей и соискателей прикрепляется менеджер по подбору персонала для более качественного, быстрого и эффективного поиска, позволит улучшить положение граждан на рынке труда и повысить конкурентоспособность агентства.

Анализ предметной области позволил определить, что с проблемами низкой производительности сталкиваются в основном рекрутинговые агентства, использующее в качестве основного канала своей деятельности веб-сайты. К этим проблемам можно отнести трудности малой эффективности работы собственных служб по набору персонала (небольшое количество клиентов, недофинансирование, проблемы с потенциальными работодателями из-за ложных сведений, оставленных соискателями на сайте).

Основной технической и финансовой трудностью при внедрении систем автоматизации любого рода является необходимость внесения изменений в уже частично или полностью сделанный программный код. Это связано с разными причинами[1]:

1. Существования некоторых требований, которые изначально не являлись значительными и не рассматривались внимательно, но в дальнейшем потребовали переработку системы;

2. Требования к системе претерпели изменения по ходу знакомства пользователей с ней;

3. У заказчика изменился бизнес;

4. Проблемы, с которыми сталкивается система из-за постоянных изменений в Российском законодательстве (особенно актуально для бухгалтерских и налоговых программ).

Для того, чтобы избежать подобных трудностей, было решено использовать программный продукт компании 1С “1С: Предприятие 8”, предназначенный для автоматизации деятельности на предприятии.

Конфигурацию, разработанную с помощью “1C: Предприятия”, благодаря используемой архитектуре, можно легко обновлять, изменять и дорабатывать, что является неоспоримым преимуществом для малого и среднего бизнеса, которые характеризуется динамичностью развития. Благодаря использованию особенностей «1С», можно получить следующие выгоды: прогнозируемые затраты, возможность тратить средства на автоматизацию постепенно, контролируемый процесс разработки, уверенность в получении результата, легкость освоения за счет постепенного знакомства с системой, постоянное соответствие возможностей системы и потребностей бизнеса.

Используя данные преимущества можно сэкономить на внедрении программного обеспечения.

При проектировании и разработке прикладного решения были учтены основные стандарты, передовые направления и методики в области оценки и отбора соискателей.

Программа позволит организовать работу с заказчиками-работодателями и соискателями, которые в поиске работы обратились в рекрутинговое агентство. Автоматизирован процесс оценки знаний, навыков и личностных характеристик (разработана возможность составления тестов, с помощью которых можно проводить различные методики анкетирования), а также подбор соискателей на вакансии. Работа с размещениями вакансий работодателей и с резюме соискателей ведется в единой информационной базе. Благодаря преимуществам, появившимся в “1C: Предприятии” версии 8.3, в программе разработано удобное рабочее место для менеджера по подбору персонала, в котором предусмотрена возможность автоматического сопоставления размещенных заявок на заполнение вакансии от заказчиков с информацией о соискателях, представленной в резюме. С помощью рабочего места менеджер по подбору персонала сможет легко по заданным критериям произвести отбор необходимых заявок и резюме.

Использование программы позволит повысить эффективность работы службы по подбору персонала за счет автоматизации рутинных действий сотрудников, а также значительно сократить время, необходимое менеджерам для обработки информации, и увеличить, таким образом, производительность их труда.

На первом этапе была разработана диаграмма прецедентов (рис.1):

Рис. 1. Диаграмма прецедентов.

автоматизированное управление кадровое агентство

На диаграмме можно выделить следующие субъекты и соответствующие им прецеденты:

Менеджер по подбору персонала:

-- консультирует заказчика-работодателя по вопросам работы агентства по подбору персонала, подробно описывает механизмы и условия сотрудничества, предоставляет информацию о ценовой политике рекрутингового агентства (прецедент «Обслужить заказчика»);

-- выполняет работу по подбору персонала: использует для поиска внутренние базы соискателей, применяет различные технологии поиска, в результате чего отбирает резюме, соответствующие требованиям вакансии на предприятии (прецедент «Выполнить работу по подбору персонала»);

-- работает с соискателями: проводит первичный отбор, как правилом, посредством телефонного интервью, при котором вкратце описывает соискателю предлагаемую вакансию, задает уточняющие вопросы, а затем принимает решение о приглашении соискателя в агентство по подбору персонала для проведения очного интервью, в ходе которого производится всесторонняя оценка его деловых, личностных и психологических качеств. При этом могут также применяться различные методики анкетирования (прецедент «Взаимодействовать с соискателем»);

-- взаимодействует с заказчиком-работодателем: из всех соискателей, прошедших очное собеседование в кадровом агентстве, отбирает тех, чей профессиональный опыт и деловые качества наиболее точно соответствуют требованиям вакансии, подготавливает соответствующие документы и предоставляет их работодателю. Эти документы, как правило, включают в себя профессионально составленное резюме соискателя, комментарии менеджера по подбору персонала, а также другие необходимые заказчику материалы: результаты тестов, копии документов, рекомендательные письма и т.д. (прецедент «Взаимодействовать с заказчиком»);

-- подготавливает отчетность для руководства: в конце своей деятельности менеджер по подбору персонала подготавливает документы о результатах своей работы для руководства (прецедент «Отчеты о деятельности”).

Соискатель: составляет и отправляет резюме в рекрутинговое агентство (прецедент «Составить резюме”), вступает во взаимодействие с менеджером по подбору персонала (прецедент «Взаимодействовать с соискателем»).

Заказчик: заключает договор с рекрутинговым агентством (прецедент «Обслужить заказчика») и вступает во взаимодействие с менеджером по подбору персонала (прецедент «Взаимодействовать с заказчиком»);

Руководство: запрашивает отчетность о деятельности рекрутингового агентства (прецедент «Отчеты о деятельности”).

На втором этапе разработки была произведена декомпозиция диаграммы прецедентов в объекты конфигурации “1C: Предприятия”.

Объекты конфигурации - это составные элементы, “детали”, из которых складывается любое прикладное решение[2]. Они представляют собой проблемно-ориентированные объекты, поддерживаемые на уровне технологической платформы. Наша задача как разработчиков заключается в том, чтобы собрать из этих объектов, как из конструктора, необходимую структуру прикладного решения и затем описать специфические алгоритмы функционирования и взаимодействия этих объектов, отличающиеся от их типового поведения.

При разработке прикладного решения для рекрутингового агентства ООО “Профи-Юг” были созданы следующие объекты конфигурации:

Подсистемы: Рекрутинг, _РекрутингАнкетирование. С помощью этих подсистем были выделены функциональные части программы, в которые вошли все разрабатываемые для прикладного решения объекты конфигурации (рис.2):

Рис. 2. Подсистемы “Рекрутинг” и “_РекрутингАнкетирование”.

Справочники: _РекрутингДоговоры, _РекрутингЗаказчики, _РекрутингСоискатели, _РекрутингСотрудники, _РекрутингСферыДеятельности (иерархический), ВариантыОтветовАнкет, ВопросыШаблонаАнкеты, ШаблоныАнкет. Эти специализированные объекты конфигурации позволяют хранить в информационной базе все необходимые для нашей предметной области данные, имеющие одинаковую структуру и списочный характер (рис.4).

Документы: _РекрутингВстреча, РекрутингРазмещениеВакансии, _РекрутингРаз-мещениеРезюме, _РекрутингЗавершениеРаботы, _РекрутингВзаимодействияСКандидатами, Анкета, НазначениеОпросов. С помощью данных объектов конфигурации можно хранить в прикладном решении информацию о совершенных хозяйственных операциях и о событиях, произошедших в деятельности рекрутингового агентства вообще (рис.5).

Перечисления: _РекрутингСостояния, _РекрутингВзаимодействия, ТипыВопросовШаблонаАнкеты, ТипыТабличныхВопросов. Служат для хранения постоянных наборов значений, которые не изменяются в процессе работы конфигурации (рис.2).

Общие модули: Анкетирование, АнкетированиеКлиент, АнкетированиеКлиентСервер. Хранят в себе программный код, который вызывается в конфигурации при работе с подсистемой _РекрутингАнкетирование (рис.2).

Константы: Использовать анкетирование. Позволяет хранить в информационной базе данные, которые не изменяются во времени, или изменяются очень редко (рис.2).

Регистры сведений: _РекрутингСостояниеВакансии, _РекрутингСостояниеРезюме. Это объекты конфигурации, информация в котором хранится в виде записей, каждая из которых содержит значения измерений и соответствующие им значения ресурсов. Документы _РекрутингРазмещениеВакансии и _РекрутингРазмещениеРезюме движутся по регистрам _РекрутингСостояниеВакансии, _РекрутингСостояниеРезюме соответственно. При проведении этих документов в ресурсе “Состояние” регистров сведений устанавливается необходимое значение (рис.3).

Регистры накопления: _РекрутингВзаиморасчетыСЗаказчиками. Составляет основу механизма учета движения средств, который позволяет автоматизировать такое направлние, как взаиморасчеты с заказчиками-работодателями. Документ _РекрутингЗавершениеРаботы движется по этому регистру, а также по регистрам сведений, рассмотренным выше. Документ необходим для отображения факта завершения работы по какой-либо заявке работодателя (трудоустройству соискателя), оплаты услуг агентства (рис.3).

Рис. 3. Регистры, отчеты и обработки.

Рис. 4. Справочники.

Рис. 5. Документы.

Отчеты: _РекрутингОтчетПоВакансиям, _РекрутингОтчетПоРезюме, АнализОпроса, АналитическийОтчетПоАнкетированию. Эти объекты конфигурации созданы для описания алгоритмов при помощи которых пользователь сможет получать необходимые ему выходные данные (рис.3).

Обработка: РабочееМестоМенеджера. Этот объект конфигурации был разработан для изменения и преобразования информации в базе данных[3]. С помощью формы и объектов “Динамический список” обработка была приведена к виду удобного рабочего места для менеджера по подбору персонала. В этой обработке ему предоставлена возможность легко по заданным критериям произвести отбор необходимых заявок и резюме (рис.6).

Рис. 6. Рабочее место менеджера по подбору персонала.

Таким образом, был успешно разработан программный продукт «1С: Управление рекрутинговым агентством», который позволяет автоматизировать бизнес-процессы рекрутингового агентства, а также контролировать состояние взаимоотношений агентства с заказчиками и соискателями, что и требовалось достигнуть. В программе автоматизированы процессы оценки знаний, навыков и личностных характеристик кандидатов, обратившихся в агентство в поисках работы. Поддерживается оперативное управление работой агентства, автоматизирован процесс подбора персонала в работе менеджеров, а также получение отчетов о их работе.

Человеческий фактор, как известно, является неотъемлемой частью любой организации. Однако даже в такой сложной сфере как трудоустройство, подбор персонала на определенные вакансии, есть возможность использовать процессы автоматизации деятельности.

Специально созданное прикладное решение для 1С: Предприятия 8 “Управление рекрутинговым агентством” поможет автоматизировать бизнес-процессы агентства и уменьшить время, необходимое менеджерам для обработки информации и решения поставленной задачи, что положительно влияет на мнение заказчика-работодателя, который всегда желает сэкономить не только деньги, но и время.

Система предназначена для решения следующих задач:

· Эффективное управление работой агентства, создание единой информационной базы заказчиков-работодателей и соискателей на вакантные должности, получение отчетов о работе менеджеров по подбору персонала.

· Автоматизация бизнес-процессов рекрутинговых агентств, а также деятельности сотрудников, осуществляющих подбор соискателей на предлагаемые вакансии и контроль состояния взаимоотношений агентства с заказчиками и соискателями;

· Разработка удобного рабочего места для менеджера, позволяющего по определенным критериям автоматически сопоставлять размещенные заявки на заполнение вакансии от заказчиков и информацию о соискателях, которая представлена в резюме.

Автоматизация подбора персонала стала тем выигрышным билетом, который позволит “виртуальным” кадровым агентствам повысить производительность труда, конкурентоспособность, эффективность работы собственных служб по подбору персонала, а также улучшить положение граждан на рынке труда.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. А.П. Габец, Д.В. Козырев, Д.С. Кухлевский, Е.Ю. Хрусталева «Реализация прикладных задач в системе 1С:Предприятие». 1С-Паблишинг, г. Москва, 2010 год, 720 стр.

2. Гончаров Д.И., Хрусталева Е.Ю. «Решение специальных прикладных задач в 1С:Предприятии». 1С-Паблишинг, г. Москва, 2012 год, 300 стр.

3. Основные объекты конфигурации в 1С: Предприятие 8.2 // [Онлайн уроки 1С: Предприятие, Москва, 2013] URL: http://1c-uroki.ru/articles/node/368 (дата обращения: 03.06.2016).

Размещено на Allbest.ru