Подготовка будущих экономистов к использованию систем управления проектами в профессиональной деятельности

Размещено на http://www.allbest.ru/

Подготовка будущих экономистов к использованию систем управления проектами в профессиональной деятельности

Пелевина И.А.

В настоящее время квалифицированный специалист в области экономики должен владеть всеми этапами автоматизированной обработки экономической информации, а именно: уметь собрать информацию, оперативно ее обработать, проанализировать и на основе полученных результатов принять управленческое решение. Вследствие этого, одно из ведущих мест в подготовке экономистов должно занимать обучение их современным информационным технологиям.

С одной стороны, согласно Государственному образовательному стандарту экономист должен уметь:

выявлять проблемы экономического характера при анализе конкретных ситуаций, предлагать способы их решения и оценивать ожидаемые результаты;

использовать основные и специальные методы экономического анализа информации в сфере профессиональной деятельности;

разрабатывать и обосновывать варианты эффективных хозяйственных решений;

использовать компьютерную технику в режиме пользователя для решения экономических задач [1].

С другой стороны, целями современных информационных технологий в экономике является комплексное решение экономических задач, реализация информационно-советующих систем, развитие и совершенствование систем поддержки принятия решений, имеющих встроенные элементы анализа и интеллекта для разных уровней управления.

Таким образом, очевидным является то, что в рамках компьютерной подготовки студентов-экономистов необходимо не только изучать способы электронной обработки данных, но также особое внимание уделять изучению аналитических возможностей экономического программного обеспечения.

Многоплановость, сложность и большие объемы информации, выступающей в роли информационной базы анализа, требуют использования современных программно-технических средств для ее обработки. Многие методы и методики экономического анализа могут быть формализованы, что предопределяет возможность и целесообразность разработки программных продуктов, автоматизирующих решение различных задач анализа.

Проблема анализа исходной информации для принятия решений оказалась настолько серьезной, что появилось отдельное направление информационных технологий - информационно-аналитические системы. Информационно-аналитическая система - это комплекс программно-технических средств, информационных ресурсов, методик, которые используются для автоматизации аналитических работ с целью обоснования принятия управленческих решений и других возможных применений [2].

Одной из групп информационно-аналитических систем являются системы управления проектами. О необходимости преподавания в ВУЗах курса "Управление проектами" высказываются и такие профессионалы в области управления проектами, как В.И. Либерзон (генеральный директор компании "Технологии управления "Спайдер"), В.А. Первушин (генеральный директор компании "Техноконсалт"), А. Полковников (один из основателей компании A-Project Technologies) и другие [3].

Первые программы для управления проектами были разработаны в середине ХХ века. В основе данных систем лежали алгоритмы сетевого планирования и расчета временных параметров проекта по методу "критического пути". Первые системы позволяли представить проект в виде сети, рассчитать ранние и поздние даты начала и окончания работ проекта и отобразить работы на временной оси в виде диаграммы Ганта. Позже в системы были добавлены возможности ресурсного и стоимостного планирования, средства контроля за ходом выполнения работ.

Использование систем долгое время ограничивалось традиционными областями - крупными строительными, инженерными или оборонными проектами, - и требовало профессиональных знаний. В последнее время ситуация в области использования программного обеспечения календарного планирования резко изменилась. Метод "критического пути" не только получил широкое применение в повседневной практике управления, но и обусловил появление специальной научно-прикладной дисциплины - управление проектами. В центре внимания этой дисциплины находятся вопросы планирования, организации, контроля и регулирования хода выполнения проектов, организации материально-технического, финансового и кадрового обеспечения проектов, оценки инвестиционной привлекательности различных вариантов реализации проектов [4].

Благодаря повышению мощности и снижению стоимости персональных компьютеров, а также при участии таких корпораций, как Microsoft и Symantec, наполнивших рынок дешевыми системами для управления проектами, программное обеспечение и методики управления, доступные раньше только состоятельным организациям, пришли на рабочие столы и вошли в повседневную практику менеджеров и сотрудников средних и малых компаний.

В настоящее время на рынке представлено значительное количество универсальных программных пакетов для персональных компьютеров, автоматизирующих функции планирования и контроля календарного графика выполнения работ. Системы управления проектами используются для решения следующих задач:

разработка расписания исполнения проекта;

определение критического пути и резервов времени исполнения проекта;

определение потребности в финансировании, материалах и оборудовании;

определение распределения во времени загрузки возобновляемых ресурсов;

анализ рисков и планирование расписания с учетом рисков;

учет исполнения проекта;

анализ отклонений хода работ от запланированного и прогнозирование основных параметров проекта.

Западные обзоры программного обеспечения для управления проектами традиционно разделяют программы, доступные на рынке, в две широкие группы: системы "высшего" класса (стоимостью свыше $1000) и более простые системы (продающиеся по цене ниже $1000).

Развитие информационных технологий последних лет практически свело на нет различия между системами по объемным показателям мощности систем (размеры планируемого проекта по работам и ресурсам, скорость пересчета проекта). Даже дешевые пакеты сегодня способны поддерживать планирование проектов, состоящих из десятков тысяч задач и использующих тысячи видов ресурсов. Изучая матрицы сравнения основных функций систем, также достаточно трудно найти существенные пробелы в той или иной системе. Выявить отличия в реализации отдельных функций часто удается лишь при детальном изучении и тестировании системы.

Более правильно разделить пакеты календарного планирования на профессиональные и системы начального уровня, к которым, учитывая их функционал, наиболее применим термин системы календарного планирования и контроля (СКПК). Хотя в последнее время отмечается устойчивая тенденция "подрастания" систем начального уровня к профессиональным пакетам и еще более активное расширение функциональности последних, цены на системы из разных групп могут заметно различаться. информация лабораторный программный проект

Системы начального уровня адресованы пользователям, для которых управление проектами не является основным видом деятельности. Такие пользователи используют пакеты планирования лишь время от времени при необходимости спланировать небольшой комплекс работ или ввести фактические данные по проекту. Для них важным является простота использования и скорость получения результата.

В настоящее время существует несколько сотен систем, так или иначе, реализующих функции СКПК. Принципиальных функциональных отличий между системами начального уровня не так много, практически все они имеют сходный набор функций. Реально на российском рынке стабильно присутствует не более 10 систем. Среди этих систем можно выделить такие программы, как MS Project (разработчик - Microsoft), Time Line (разработчик - Time Line Solutions), SureTrak Project Manager (разработчик - Primavera inc., представитель в России - ПМ СОФТ).

Профессиональные системы предоставляют более гибкие средства реализации функций планирования и контроля, но требуют больших затрат времени на подготовку и анализ данных и, соответственно, высокой квалификации пользователей. В отличие от СКПК, профессиональные системы управления проектами в своей функциональности уже заметно отличаются друг от друга. И это, как правило, уже не отдельные программы, а комплексы, в состав которых входят различные утилиты и модули, предназначенные для решения специфических задач. К таким пакетам относятся Primavera Project Planner (разработчик - Primavera inc., представитель в России - ПМ СОФТ), Open Plan (разработчик - Welcom Software Technology, представитель в России - A-Project Technologies), Cobra (разработчик - Welcom Software Technology), Spider Project (разработчик и представитель в России - компания "Технологии управления "Спайдер") [5].

В рамках дисциплины "Пакеты прикладных программ" для студентов специальности "Экономическая теория" нами предложено освоение программы Microsoft Project. Данный пакет представляет собой универсальную систему календарного планирования и является одним из самых популярных программных продуктов, предназначенных для управления проектами. Расширенное семейство продуктов Microsoft Project сочетает в себе интуитивно-понятные средства управления проектами, доступ к информации и поддержку коллективной работы, а также является мощной платформой корпоративного управления проектами, способствующей повышению производительности труда и более эффективному ведению бизнеса.

Microsoft Project представляет собой семейство продуктов управления проектами, состоящее из следующих пакетов: Microsoft Project Standard, Microsoft Project Professional, Microsoft Project Server, Microsoft Project Web Access. С целью формирования умений планирования и управления проектами студентам предлагается изучить систему Microsoft Project Standard.

Microsoft Project Standard - система календарного планирования и управления проектами, предназначенная для бизнес-менеджеров и менеджеров небольших подразделений. Данный пакет обеспечивает решение задач на всех стадиях жизненного цикла проекта: планирование, контроль исполнения, анализ, управление изменениями, завершение.

Элементарные действия в Microsoft Project Standard выполняются легко, чему способствует удобный интерфейс и интерактивная справочная система "Консультант" (Project Guide), помогающая динамически управлять календарными планами и ресурсами, а также легко отслеживать ход выполнения проектов. Характерная особенность Microsoft Project в том, что продукт изначально был задуман как средство, не более сложное в управлении, чем другие компоненты Microsoft Office.

Изучение системы Microsoft Project Standard осуществляется в рамках лабораторного практикума. Лабораторные работы по изучению системы образуют сквозную задачу, которая включает все необходимые этапы планирования и управления проектами. В ходе выполнения практикума студенты создают проект "Разработка нового изделия", включающий несколько стадий: определение перспективы нового изделия, исследование рынка, анализ технической осуществимости, техническая оценка изделия, проведение испытаний образцов изделий, организация и анализ серийного производства изделий. Перечень задач данного проекта был разработан на основе общего шаблона MS Project "Новый продукт".

Содержание лабораторных работ представлено следующими темами:

1. Знакомство со средой MS Project: запуск программы, представление "Диаграмма Ганта", использование меню, панели инструментов.

2. Создание нового проекта в MS Project: ввод ключевых сведений о проекте, настройка календаря проекта, ввод задач и их длительностей, создание вех и повторяющихся задач, организация задач в логическую структуру.

3. Построение задач проекта: создание взаимосвязей между задачами, установка ограничений задачи, добавление крайнего срока задачам.

4. Создание и назначение ресурсов: создание списка ресурсов, изменение графика работы ресурса, назначение ресурсов задачам, корректировка календарного плана, выравнивание загрузки ресурсов, расчет сверхурочных работ.

5. Назначение затрат: назначение затрат ресурсам, установка фиксированных затрат для задач, назначение момента начисления затрат, учет изменений ставок ресурса, просмотр затрат на ресурсы и задачи, просмотр затрат всего проекта.

6. Отслеживание фактического хода выполнения проекта: сохранение базового плана, ввод фактических сведений о задачах, сохранение промежуточного плана, сравнение фактических сведений о задаче с базовым планом, сравнение сведений промежуточных планов, определение критического пути.

7. Анализ финансовых показателей проекта: настройка расчета освоенного объема, использование таблиц освоенного объема, создание диаграмм освоенного объема, анализ повременной информации, отображение конкретных сведений с помощью фильтра, сортировка и группировка данных в представлении [6].

Каждая лабораторная работа содержит необходимый теоретический материал, пошаговое описание выполняемых действий, иллюстрации, задания для самостоятельной работы и вопросы для самоконтроля. В качестве итогового контроля студентам предлагается создать собственный проект по предложенным темам.

Таким образом, в ходе лабораторного практикума у студентов формируются умения применять системы управления проектами при выполнении таких видов профессиональной деятельности экономиста, как проведение расчетов по материальным, трудовым и финансовым затратам, необходимым для осуществления работ, услуг, исследований и разработок в освоении новой техники и технологии.

Литература

1. Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования: Специальность 060100 - Экономическая теория / Мин. образования РФ. - М.: 2000. - 20 с.

2. Информационные технологии управления: Учеб. пособие для вузов / Под ред.проф. Г.А.Титоренко. - 2-е изд., доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 439 с.

3. Мармел Э. Microsoft Project 2002. Библия пользователя.: Пер. с англ. - М.: Издательский дом "Вильямс", 2003. - 624 с.

Размещено на Allbest.ru