Применение информационных технологий при оптимизации документооборота на предприятии горнорудной отрасли

Размещено на http://www.allbest.ru/

Восточно-Казахстанский государственный технический университет

Применение информационных технологий при оптимизации документооборота на предприятии горнорудной отрасли

Быкова И.Ю., Гридасов В.А.

Современные предприятия и фирмы представляют собой сложные организационные системы. Их функционирование в условиях рыночной экономики поставило новые задачи по совершенствованию управленческой деятельности на основе комплексной автоматизации управления всеми производственными и технологическими процессами, процессами документооборота и трудовыми ресурсами.

В настоящее время рыночная экономика требует от крупных предприятий, к которым относится Зыряновский обогатительный комплекс (ЗГОК) ОА «Казцинк», увеличения объема выпускаемой продукции, что усложняет задачи, которые ставятся перед предприятием в области организации производства, процессов планирования и анализа, финансовой работы, связей с поставщиками оборудования и потребителями продукции, что приводит к увеличению документооборота на предприятии. Ведение документации и обработка потока документов становится невозможным без совершенной автоматизированной системы управления документооборотом на предприятии ЗГОК.

Основными параметрами производственной информационной модели документооборота являются: классификационный перечень показателей и документов; классификатор основных процедур обработки данных; характеристики интенсивности потоков информации; организационная структура и схема административной подчиненности служб.

С помощью модели должны изучаться лишь некоторые, наиболее существенные процессы и явления, происходящие в действующей системе управления. Использование моделей для анализа потоков документов позволяет создать стройную логическую схему получения, обработки, накопления и передачи информационных данных, оценить сложившуюся систему планирования и управления, синтезировать комплексную схему обработки данных применительно к функциям управления. В процессе анализа должны быть выявлены цели функционирования системы, объективные факторы, определяющие параметры системы, функции и структура управляющих органов, документооборот и алгоритмы обработки данных. Необходимо также определить объем информации, место и время ее возникновения, маршруты движения, а также затраты на получение информации.

Показатели модели документооборота отражают сущность информационных процессов на содержательном уровне. Документ является основным элементом информационной модели, с помощью которого осуществляется движение информационных сообщений между отдельными работниками, реализующими в своей деятельности функции системы управления, т. е. по отдельным элементам административной схемы управления в соответствии с их положением в структуре.

Представим основные способы отражения документооборота при оптимизации кадровой политики организации.

Обозначим через D - множество сотрудников подразделений и цехов ЗГОКа ОА «Казцинк», P - множество иностранных граждан, работающих в различных цехах и подразделениях, K - множество сотрудников ЗГОКа, ранжированных по классификатору отдела труда и подготовки кадров, M - множество руководителей в различных цехах и подразделениях предприятия, L - множество рабочих различных цехов и подразделений.

Тогда бинарные отношения К=МW; K{(mjwi)} отразят все категории сотрудников ЗГОКа АО «Казцинк».

Введем множество RcDC, где С - множество цехов, отделений и подразделений ЗГОКа.

Бинарное отношение RcDC отразит распределение сотрудников по различным категориям, цехам и подразделениям предприятия. Каждый элемент множества R - это пара, связывающая отдельную категорию работника с отдельным цехом или подразделением. Элемент (dicj) означает, что работник i -цеха или подразделения имеет j-категорию.

Каждый элемент множества D также представляет собой пару, связывающую иностранного гражданина, работающего в системе ЗГОКа с категорией служащего или рабочего. Сечение F(dj) множества R представляет набор показателей, содержащихся в каждом цехе или подразделении комбината: F(dj)={cecq}; e, qNR. Сечение F(pj) множества D представляет набор категорий иностранных граждан, работающих в отдельно взятом цехе или подразделении. Декомпозиция {DR} дает перечень показателей работников отдельного комплекса.

Модель, описывающая информационные потоки, отражает не только их движение, но и смысл поступающих документов или статистики о составе, характеристиках, работе и динамике кадровой структуры предприятия.

Технологические процессы обработки потока документов не могут быть созданы без соответствующего анализа отдельных информационных элементов.

К задаче идентификации показателей при разработке технологических процессов обработки документов непосредственно примыкает задача идентификации процедур обработки данных. Существующие технологические процессы обработки информации не предполагают в большинстве случаев представление в письменном виде порядка выполнения управленческих работ, за исключением создаваемых в последнее время различных инструкций, должностных положений и т. д. Таким образом, если при идентификации показателей трудность заключается в огромном количестве и разнообразии исходной информации, то при описании процедур обработки данных имеют место трудности в получении такой информации. С этой целью обычно пользуются двумя путями: данными обследований и опросов; проведением аналогии с работой машины и применением соответственно терминов машинной обработки данных, особенно терминов операторного программирования.

Анализ процессов управления на основе информационных моделей существенно зависит от формы представления информационных потоков.

Использование модели для анализа работы предприятия вызывает необходимость определения системы формирования данных и затрат на их обработку. Применение модели работниками аппарата управления в своей повседневной деятельности выдвигает требование наглядности и обозримости представленной в ней информации.

Движение информации в системе управления носит двоякий характер: функциональный и структурный. Функциональное движение связано с тем, что одни документы формируются на основании других, т. е. происходит движение информации с целью получения определенного функционального результата.

Формированием документа, так же как и формированием показателя - это процесс перехода от исходных документов к производным. При этом процесс формирования всегда предполагает преобразование исходных показателей. Однако, процесс формирования документов не всегда связан с преобразованием информации, поскольку возможен случай, когда часть данных просто переносится из одних документов в другие.

Рассмотрим процесс обработки документации и поток документооборота в виде графа.

Обозначим документы различными точками на плоскости. Множество N = {xi} точек явится отражением множества наименований документов, обслуживающих подсистему управления. Соединим каждые две точки xi и xj дугой в том случае, если xi, является образом документа-основания, производным его будет документ, образом которого является xj. Ребро xi xj будет выходить из точки xi и входить в точку xj. В результате получим конечный направленный граф G1, отражающий движение в подсистеме управления функциональных сигналов.

На основании использования граф модели могут быть получены следующие результаты: выявление общего перечня исходных и производных документов; выявление перечня конечных документов; анализ обоснованности применения документов с точки зрения дальнейшего их использования.

Если рассмотрим формирование показателей в документах как некоторую программу, вершинами графа такого процесса документооборота будут служить отдельные показатели, а ребрами -- команды их формирования.

Идентификатор команды означает стадию обработки документа, т. е. процесс обработки документа на одном рабочем месте с момента его поступления до момента передачи на другое рабочее место, хранение или уничтожение.

Тип операции -- это стандартный оператор или набор стандартных операторов.

Идентификатор операнда и результата -- массивы наименований показателей и документов, над которыми производится действие. Они описываются в терминах разработанного языка при анализе промежуточных документов на обоснованность можно выделить документы, не несущие новой информации, при анализе тупиковых документов выделяются частично тупиковые документы и т. д.

Выделение конечных, исходных и промежуточных документов (показателей) в графе формирования связано с обработкой весьма значительного объема информации.

Для выделения конечных, промежуточных и исходных документов необходим алгоритм реализации задачи при помощи компьютерной техники. Вариантом может служить алгоритм, на первом этапе которого выявляются конечные документы.

Пусть граф G, отражающий прохождение информации в системе, представлен в виде матрицы, приведенной ниже. Построим матрицу достижимости Cs, с помощью которой выявим все производные документы для каждого исходного документа Xq Xi}, где обозначим через Хq любой документ, а через {Xi} -- множество документов, в формировании которых используется данный документ.

Алгоритм обработки документов можно представить в виде двушагового процесса.

1. Выбираем строку -- вектор с индексом s (например, s = l) и приравниваем значение этой строки к нулевому значению вектора достижимости R.

Rs0=rsj,

где

2. Просматриваем элементы вектора и находим первый элемент, отличный от 0. Пусть это будет элемент rs2.

В соответствии с индексом этого документа находим строчку с этим индексом (Сj) и производим логическое сложение Rj0 C2 = Rjj.

Проводим итерации до тех пор, пока вектор от просматривания новых вершин не перестанет изменяться.

Окончательный вектор Rs(i) = rsi дает перечень вершин, достижимых из вершины 1, или, что то же самое, перечень всех документов, на формирование которых влияет документ 1.

Повторив алгоритм для всех остальных вершин, получим в результате матрицу достижимости.

Транспонировав матрицу достижимости, можно получить матрицу Е, каждая строка которой -- вектор E = Xq{Xm}; Xq--любой документ из данного множества документов; {Xm}-- множество документов, участвующих в формировании данного.

Обозначим через Q все множество изучаемых документов. Тогда H1 Q?определяет множество исходных документов,

H1 = {Xij : Xij Ei для всех Ei}; Н2 = {XLk : XLk Ri для всех RL},

H2 Q определяет множество конечных документов, H3 = H1 H2 определяет множество документов, проходящих через данную подсистему транзитом, т. е. приходящих из другой подсистемы и уходящих в другую подсистему. H4 = H1 H2 - обозначает множество промежуточных документов подсистемы.

Матрицы С и Е дают возможность выявить связь по формированию каждого конечного документа с каждым исходным, т. е. выделить всю цепь промежуточных документов, которая в графе формирования расположена между ними. Эта цепь отразит множество существенных вершин графа относительно двух вершин, обозначающих исходный и конечный документы.

Граф, отражающий информационную систему предприятия, представляет собой сложную разветвленную сеть, которая не дает наглядного представления о всех функциональных и структурных связях. Кроме того, в нем чрезвычайно трудно выделить иерархические уровни в образовании информации. В связи с этим целесообразно представить граф формирования и граф движения информации в ярусно-параллельной форме (ЯПФ). информационный документооборот данный технологический

Удобство представления модели в виде графа ЯПФ заключается, прежде всего, в ее наглядности. Кроме наглядности, представление графа в ЯПФ дает также чисто аналитически выходов. Числовые характеристики этой формы могут служить некоторыми критериями рациональности выбранного или анализируемого алгоритма.

Число элементов в каждом ярусе графа формирования показателей может служить характеристикой степени их использования. Разность номеров ярусов документов, связанных по формированию, превышающая определенный, предел, является сигналом для перемещения в результате рационализации документов на более низкие уровни формирования. Уровни формирования документации анализируются совместно с иерархическими структурными уровнями должностей работников, которые обрабатывают документы данного уровня. Таким образом, мы можем сравнить структуру формирования документов с административной структурой управленческого аппарата предприятия. Наконец, в результате представления графа в ярусно-параллельной форме выявляются циклы и петли в формировании документации.

Формирование документации проходит через отдельные должности аппарата управления, модель должна отражать структурное движение, т. е. движение информации по элементам организационной структуры. Движение структурное обязательно несет в себе движение документооборота функциональное и движение по формированию. Однако последнее не обязательно совпадает со структурным. Действительно, если документ передается от одной должности к другой, то на второй должности он либо обрабатывается, либо используется как документ-основание, который несет функциональное сообщение, либо является тупиковым документом. При прохождении функциональных сообщений документ не обязательно перемещается от одной должности к другой. Наличие большого количества функциональных сообщений, не сопровождающихся структурным движением документа, служит основанием для анализа работы той должности, по которой такое положение имеет место.

Структурное движение документации также может быть отражено с помощью некоторого графа G', вершинами которого служат отдельные должности аппарата управления. Две вершины будут соединены дугой, если между ними имеется документационная связь. Однако более рациональным в этом случае представляется построение графа V, который получается в результате наложения графа G на граф G'. В графе V все множество вершин распадается на два непересекающихся подмножества V U V, где V--множество вершин, отражающих должности аппарата управления; V--множество обращающихся документов. Ребрам ViV"j в этом мультиграфе соответствуют отношения иерархического структурного подчинения; ребрам Vk Vq - функциональные связи между документами; ребрам Vk Vk -- команды структурного движения документации (от должности к должности). Ребра Vi Vk означают связи документов со структурными подразделениями.

Пусть необходимо выявить множество существующих вершин, отображающих документооборот об учете количества иностранных граждан по цехам и подразделениям ЗГОКа АО «Казцинк», учитывающих категории руководителей, специалистов и рабочих. Образуем множество: R = 1;2;3, где 1 - руководители; 2 - специалисты; 3 -рабочие. Пусть документооборот включает вершины: 10 - вспомогательные цеха ЗГОКа АО «Казцинк»; 15 - «плановый отдел»; 17 - отдел труда и подготовки специалистов ЗГОКа АО «КазЦинк».

Сформулируем множество: Е = 10;15;17. Тогда множество существенных вершин определяются нулевыми элементами вектора L = RE, L = 10; 15; 17; 1; 2; 3. Остальные вершины, для которых элементы вектора L равны нулю, несущественны к начальной вершине и к конечной. Тогда процесс движения документов можно представить следующим образом: 10151237.

Идентификатор команды означает номер стадии обработки. Тип операции отражает ту совокупность действий, которая осуществляется при получении производного документа в связи с использованием данных исходных документов. Идентификаторы операндов и результатов представляют собой наименования тех массивов показателей и документов, которые описываются в соответствии с изложенным выше информационным языком.

Рассмотренная методология исследования информационной базы управления предприятия, а также основные принципы построения и анализа информационных моделей, необходимые для совершенствования системы обработки потоков документов, позволяют на практике разработать рациональные технологические процессы документооборота.

Аннотация

The business management and the processing of the document flows is impossible without the modern automated managerial system of document processing in business. The main ways of reflection of document processing in the process of the optimization of the personnel policy of an enterprise are studied in the paper. The process of processing of the documentation and the document processing flow are described as a graph. The methodology of the study of information base of governing of the enterprise is described in the paper allows to develop the rational technological processes of document processing in practical activities.

Размещено на Allbest.ru