Проблема оценки эффективности интегрированных систем управления предприятием для среднего бизнеса: анализ проектной документации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Проблема оценки эффективности интегрированных систем управления предприятием для среднего бизнеса: анализ проектной документации

Янченко Н.С., Сагидуллин Р.И.

В настоящее время на рынке программного обеспечения предлагается большой выбор информационных систем, предназначенных для ведения учета и управления предприятием. Выбор подходящей для предприятия системы определяется такими факторами, как ее цена, стоимость и качество поставляемых вендором и его партнерами услуг по внедрению, соответствие предлагаемой модели бизнес-процессам компании, наличием примеров успешных внедрений в отрасли. Гораздо реже при выборе поставщика и внедренца оценивается потенциальный эффект, который информационная система может принести бизнесу.

Предварительная оценка эффективности проекта по внедрению интегрированной системы управления на конкретном предприятии с одной стороны, позволяет компании-поставщику заинтересовать клиента в покупке данной системы, а с другой стороны, ответственным лицам компании-покупателя обосновать решение о необходимости приобретения новой технологии, сопоставить расходы на приобретение и обслуживание программного обеспечения с ожидаемыми выгодами от его внедрения, скорректировать план внедрения с учетом максимизации получаемых выгод [1].

Как правило, для анализа целесообразности внедрения проекта и предварительной оценки его эффективности используется рабочая документация, создаваемая поставщиком услуг по внедрению во взаимодействии с заказчиком на этапе подготовки внедрения. Но зачастую эти документы не предоставляют достаточной информации об эффекте планируемых мероприятий, что затрудняет анализ эффективности проекта. Рассмотрим данную проблему на примере внедрения интегрированной системы управления предприятием на базе программного продукта SAP mySAP All-in-One.

Данное решение представляет собой облегченную версию ERP-системы SAP Business Suite и позиционируется на рынке как приложение для компаний с развивающимся бизнесом с оборотом до $100 млн. и ограничением по количеству мест - не более 70. Этот программный продукт представляет собой набор приложений, поддерживающий все основные бизнес-функции компании и удовлетворяющий требованиям высокой производительности и масштабируемости [2].

Внедрение программных продуктов SAP осуществляется по специально разработанной методологии под названием ASAP, которая предусматривает четко определенные этапы проекта внедрения, содержит набор рекомендаций, шаблонов документов, ориентировочный план внедрения и другую необходимую информацию. До начала внедрения системы данной методологией предусмотрены этапы организации проекта и разработки концептуального проекта, результатом которых является создание документов «Устав проекта» и «Концептуальный проект».

В силу ряда причин, среди которых можно перечислить организационную неготовность предприятий, доступность программного обеспечения отечественной разработки, не отличающегося широким функционалом, но по сравнительно низким ценам, сложившегося представления о программных продуктах SAP, как ориентированных на крупный бизнес, большинство российских компаний малого и среднего бизнеса не рассматривают для себя возможность покупки такого программного обеспечения, как способного принести определенный положительный экономический и организационный эффект. Поэтому, при формировании мнения потенциального покупателя о возможностях такой системы, особенно целесообразно предоставить информацию о том, какой вклад интегрированная система управления предприятием может внести в развитие бизнеса и каких положительных эффектов можно достичь при ее внедрении.

Целью данного исследования является анализ официальных документов проекта по внедрению системы mySAP All-in-One «Устав проекта» и «Концептуальный проект» на предмет предоставления заинтересованным пользователям информации для оценки эффективности проекта по внедрению интегрированной системы управления предприятием.

КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРОЕКТА

Для проведения исследования был выбран проект внедрения системы mySAP All-in-One на предприятии, имеющем сложную организационную структуру. Предприятие ведет несколько видов деятельности, его подразделения территориально распределены в семи регионах. В рамках указанного проекта планируется автоматизировать следующие рабочие места: центральный офис, бухгалтерию, отдел филиалов, склад, четыре отдела продаж и шесть филиалов в других регионах. Общее количество устанавливаемых лицензий составляет 50 пользователей.

Функциональные модули продукта mySAP All-in-One охватывают такие бизнес-операции, как управление отношениями с клиентами, управление финансами, логистической цепочкой, жизненным циклом продукта. Особенностью решения является его масштабируемость, что означает внедрение только необходимых на данном этапе развития предприятия модулей, с последующей возможностью наращивания возможностей системы в соответствии с темпами роста и развития предприятия.

В данном проекте предполагается автоматизировать следующие функции учета и управления:

контроллинг в объеме учета затрат по местам возникновения затрат;

закупка материальных ценностей у поставщиков;

учет движения материальных ценностей на складах;

комплектование заказа клиента;

поставка материальных ценностей клиентам;

учет расчетов с поставщиками;

учет расчетов с покупателями;

ведение нормативно-справочной информации;

администрирование пользователей системы;

политика безопасности интегрированной системы управления предприятием;

контроль логистики предприятия.

На стадии предпроектного обследования также определены технические требования к системе: работоспособность, безопасность, требования к оборудованию.

ПЛАНИРОВАНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ НА ЭТАПЕ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОЕКТА

Решение о внедрении интегрированной системы управления предприятием, как правило, является стратегическим, поэтому первым этапом в предварительной оценке эффективности проекта является определение мотивации и целей заказчика. Потенциальная способность программного продукта к удовлетворению потребностей заказчика и возможность с его помощью приблизиться к достижению стратегических целей предприятия определяют источники эффективности проекта внедрения.

В соответствии с методологией внедрения ASAP, на этапе организации проекта определяются ожидания заказчика от внедрения и ставятся бизнес-цели проекта. Определенные во взаимодействии сторон цели проекта находят свое отражение в «Уставе проекта».

В рассматриваемой рабочей документации проекта его цель определена как получение предприятием-заказчиком новых конкурентных преимуществ, повышение эффективности его системы управления, достижение прозрачности оперативных сведений. Одновременно «участники проекта признают, что цели проекта достигаются управленческими решениями руководства предприятия «Х» на базе информационного обеспечения создаваемой ИСУП (интегрированной системы управления предприятием), а также совместно принимаемыми проектными решениями по настройке ИСУП и оптимизации существующих бизнес-процессов». Затем делается утверждение, что «при достижении данных целей в результате реализации проекта и принимаемых на основе информационного обеспечения ИСУП необходимых управленческих решений ожидается окупаемость затрат по проекту» [3]. проектный документация интегрированный бизнес

Таким образом, производится неправомерное сопоставление затрат по проекту, выраженных в количественных (денежных) измерителях с выгодами от его внедрения, имеющими в данном случае только качественные характеристики, что затрудняет определение эффективности проекта. Чтобы избежать такой неопределенности, можно использовать существующие на предприятии системы оценки эффективности, балансирующие количественные и качественные показатели (Balanced Scorecard, IT Scorecard). Необходимо проанализировать существующую систему критических факторов успеха и ключевых показателей эффективности, оценить влияние предлагаемого проекта на данные показатели и сравнить существующий уровень их значений с потенциальным, который можно достичь после внедрения проекта. В ходе проекта происходит изменение показателей эффективности предприятия, которое позволяет ему приблизиться к достижению своих стратегических целей. При этом предприятие должно предусмотреть ряд дополнительных мероприятий, которые в совокупности с автоматизацией позволят достичь целевых показателей эффективности.

В случае отсутствия на предприятии системы показателей эффективности, необходимо изначально провести диагностику системы управления, чтобы выявить критические факторы и показатели, а также их значения. Например, в рассматриваемом случае нужно собрать информацию о текущем состоянии оперативного учета, уровне эффективности управления и конкурентоспособности предприятия. Необходимо проанализировать, какими средствами такое состояние достигается до внедрения предлагаемого продукта, выявить «узкие места» существующих организационных, технических и программных решений, а также определить, какой уровень целевых показателей предприятие ожидает получить после внедрения интегрированной системы управления предприятием. Далее следует оценить комплекс предлагаемых организационно-технических мероприятий по внедрению данной системы с точки зрения того, насколько он отвечает целям предприятия и позволит приблизиться к их достижению.

ПЛАНИРОВАНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ МЕРОПРИЯТИЙ ПО ПРОЕКТУ ПРИ ПОСТАНОВКЕ ЗАДАЧИ НА ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМ

Более подробно эффективность предлагаемых средств определяется при постановке задачи на внедрение проекта, где необходимо описать, каким образом, за счет каких функций системы будут достигаться те или иные цели проекта.

В методологии внедрения ASAP данный этап называется «Разработка концептуального проекта». На этом этапе происходит определение специфики бизнес-стратегии клиента, анализ бизнес-процессов, поиск системных решений для воплощения этих бизнес-процессов и стратегии.

В документе «Концептуальный проект», являющимся итогом работы над предпроектным обследованием предприятия и формулированием требований к системе, детально описаны основные бизнес-процессы компании-заказчика в областях, подлежащих автоматизации - контроллинге, логистике, финансах. Рассмотрим более подробно эту информацию с точки зрения анализа эффективности данного проекта на примере бизнес-процесса по планированию потребности в товарно-материальных ценностях, относящемуся к сфере логистики [4].

Структура описания бизнес-процесса состоит из 5 частей.

Назначение (планирование потребности в товарно-материальных ценностях для своевременного их приобретения на основе подаваемых заявок менеджеров по продажам, с учетом имеющихся запасов на складах и с учетом обеспечения страховых запасов).

Решение (подробное описание схемы автоматизированного с применением внедряемой системы управления бизнес-процесса - создание заявок менеджерами филиалов и центров ответственности, их централизованный сбор, обработка и корректировка).

Изменение существующих бизнес-процессов (добавление новых обязанностей, функций отдела закупок - расчет размера страхового запаса, ввод заявок, выполнение планирования потребности).

Проблемы, требующие собственных разработок (необходимость собственных разработок по изменению стандартной функциональности на этапе проектирования не выявлена).

Нормативно-справочная информация.

В целях обеспечения заинтересованных пользователей информацией о применимости и эффективности данного модуля программного обеспечения для достижения целей проекта и решения обозначенных задач, предлагается дополнить данную структуру следующими пунктами.

Клиенты процесса (пользователи результатов процесса, их цели и задачи, вписанные в общую иерархию стратегических целей предприятия).

Решение, используемое предприятием до начала внедрения проекта, его слабые места (схема бизнес-процесса до его реорганизации, ресурсоемкость, результаты процесса).

Ожидаемый эффект от внедрения предлагаемого решения (сокращение затрат на приобретение товарно-материальных ценностей вследствие их централизованной закупки, снижение трудоемкости сбора и обработки заявок, снижение запасов товарно-материальных ценностей на складах - желательно выражать данные показатели в натуральных и денежных измерителях).

Такую информацию при последующем анализе можно будет использовать в различных методиках оценки эффективности: как в традиционных финансовых методах, сопоставляющих затраты на проект с выгодами от его внедрения, так и в качественных методах, позволяющих оценить влияние каждого конкретного мероприятия на изменение системы показателей эффективности предприятия. Полученные данные об эффекте каждого конкретного мероприятия методом композиции можно объединить в целевые показатели эффективности каждого элемента системы управления предприятием, что позволит получить плановые показатели эффективности системы управления после внедрения проекта.

Заключение

Для обоснования целесообразности внедрения интегрированной системы управления на предприятии, формулирования требований к такой системе с учетом ее влияния на показатели эффективности работы предприятия, необходимо проводить предварительный анализ эффективности внедрения. Такой анализ может быть качественно проведен только на основе адекватной исходной информации, которая формируется на этапе предпроектного обследования и постановки задачи на внедрение системы. В ходе данного исследования была проанализирована проектная документация на внедрение интегрированной системы управления mySAP All-in-One с точки зрения удовлетворения требованиям к информации, предоставляемой для оценки эффективности. Сделаны выводы о недостаточном раскрытии источников эффективности проекта в документах «Устав проекта» и «Концептуальный проект», что делает непрозрачным дальнейший анализ эффективности его реализации и может привести к разногласиям заказчика и поставщика в ходе внедрения. Рекомендуется обозначить более конкретные цели проекта с точки зрения его влияния на показатели эффективности предприятия. Также внесены предложения о корректировке структуры документа «Концептуальный проект» в части, описывающей автоматизируемые бизнес-процессы компании, что позволит получить исходную информацию об эффекте каждого запланированного мероприятия. Дальнейший анализ эффекта от автоматизации может быть произведен разными способами, зависящими от целей и задач анализа [5]. Можно сравнивать показатели эффективности конечного и начального состояния, либо оценивать отклонения фактически достигнутых значений показателей эффективности от запланированных. В любом случае, реальность полученных оценок будет зависеть от качества исходной информации.

Литература

1. Янченко Н.С. Об оценке эффективности ИТ-проектов.// Труды научно-практической конференции «Информационно-математические технологии в экономике, технике и образовании», г.Екатеринбург, 2005. c. 122-127.

2. Устав проекта внедрения интегрированной системы управления предприятием «X» на базе программного продукта mySAP All-in-One.

3. Концептуальный проект внедрения интегрированной системы управления предприятием «X» на базе программного продукта mySAP All-in-One.

Размещено на Allbest.ru