Разработка системы управления бизнес-процессом перехода студентов с платного обучения на бесплатное

Инструменты моделирования архитектуры предприятия. Изучение средств разработки BPMS. Построение имитационной модели бизнес-процесса. Финансовые затраты на выполнение процесса To Be. Автоматизация бизнес-процесса перевода студентов на бесплатное обучение.

Рубрика Программирование, компьютеры и кибернетика
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 10.09.2020
Размер файла 1,4 M

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего образования «Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики»

Факультет экономики, менеджмента и бизнес-информатики

Выпускная квалификационная работа

Разработка системы управления бизнес-процессом перехода студентов с платного обучения на бесплатное

по направлению подготовки Бизнес-информатика образовательная программа «Бизнес-информатика»

Подготовил

Панченко Михаил Александрович

Руководитель

А.И. Дерябин

Пермь, 2020 год

Аннотация

Работа посвящена анализу бизнес-процесса перехода студентов с платного обучения на бесплатное и последующему проектированию системы управления бизнес-процессом.

Работа состоит из введения, трёх глав и заключения. В первой главе «Анализ предметной области» рассматриваются основные понятия предметной области и подходы к проектированию архитектуры предприятия, имитационной модели и системы управления. В ней представлен обзор существующих и применяемых методологий, а также рассмотрены существующие технологии и их принципы. Вторая глава «Моделирование бизнес-процесса» посвящена процессу описания архитектуры предприятия рассматриваемого бизнес-процесса, а также построению имитационных моделей As Is и To Be. В ней содержатся анализ регламента процесса, существующих проблем, построение моделей, отражающих структуру процесса с нескольких точек зрения. В данной главе также приведен анализ затрат различных ресурсов на выполнение процессов As Is и To Be. Третья глава «Разработка системы управления» описывает процесс построения системы управления, основанный на проведенном ранее анализе, а также проектирование структуры и модели процесса. Завершает главу демонстрация нескольких исполнительных форм системы управления.

Работа включает в себя 53 страниц, 26 рисунков, 13 таблиц, 15 библиографических наименований, 6 приложений.

Ключевые слова: архитектура предприятия, BPM, имитационное моделирование, система управления, ArchiMate 3.0, Bizagi modeler, RunaWFE.

The work is devoted to the analysis of business process of transition of students from paid to free education and subsequent design of business process management system.

The work consists of an introduction, three chapters and a conclusion. The first chapter "Analysis of the subject area" reviews the basic concepts of the subject area and approaches to the design of enterprise architecture, simulation models and management systems. It provides an overview of existing methodologies, and examines existing technologies and their principles. The second chapter "Modeling of business process" is devoted to the process of description of enterprise architecture of the considered business process, and also construction of simulation models As Is and To Be. It contains the analysis of process regulations, existing problems and construction of models that reflect the structure of the process from several points of view. In this chapter also the analysis of expenses of various resources based on performance of processes As Is and To Be is resulted. The third chapter, 'Management system design', describes the process of building a management system based on the analysis carried out earlier as well as the design of the process structure and model. The chapter concludes with a demonstration of several executive forms of the control system.

The work includes 53 pages, 26 pictures, 13 tables, 15 bibliographic names, 6 applications.

Keywords: enterprise architecture, BPM, simulation modeling, management system, ArchiMate 3.0, Bizagi modeler, RunaWFE.

Оглавление

Введение

Глава 1. Анализ предметной области

1.1 Определение основных понятий

1.1.1 Архитектура предприятия

1.1.2 Business Process Management

1.2 Анализ инструментов моделирования архитектуры предприятия

1.2.1 TOGAF

1.2.2 NASCIO

1.2.3 Gartner

1.2.4 META

1.2.5 Сравнение методологий

1.3 Анализ инструментов моделирования BPMN

1.4 Анализ средств разработки BPMS

Глава 2. Моделирование бизнес-процесса

2.1 Анализ бизнес-процесса

2.2 Проектирование архитектуры предприятия

2.2.1 Точка зрения «Бизнес-процесс»

2.2.2 Точка зрения «Информационная структура»

2.2.3 Точка зрения «Мотивация»

2.2.4 Точка зрения «Организационная структура»

2.3 Разработка BPMN модели

2.3.1 Построение процесса As Is

2.3.2 Имитация процесса As Is

2.3.3 Построение процесса To Be

2.3.4 Имитация процесса To Be

Глава 3. Разработка системы управления

3.1 Проектирование организационной структуры

3.2 Проектирование модели процесса

3.3 Проектирование форм системы

3.3.1 Форма «Отправка заявления»

3.3.2 Форма «Проверка заявки»

3.3.3 Форма «Утверждение состава комиссии»

3.3.4 Форма «Формирование мнения студенческого совета»

3.3.5 Форма «Формирование мнения комиссии»

Заключение

Библиографический список

Приложение

Введение

На данный момент в бизнес-процессе перехода студентов с платного обучения на бесплатное в НИУ ВШЭ Пермь автоматизирован лишь аспект подачи студентом заявки и получения информации о её статусе. Тем не менее, студенту необходимо лично подать документы и заявление в учебный офис, где в свою очередь, руководитель работает с документами и проверяет такие необходимые аспекты, как: отсутствие академической задолженности, отсутствие задолженности по оплате обучения, отсутствие дисциплинарных взысканий и прочие. Этот процесс можно усовершенствовать путем его доработки и полной автоматизации, как со стороны студента, так и со стороны руководящего персонала.

Модификация бизнес-процесса перехода студентов с платного обучения на бесплатное не только ускорит взаимодействие студента с руководством учебного заведения, но и освободит время для работы над другими задачами всем участникам бизнес-процесса.

Таким образом, бизнес-процесс требует доработки и сопутствующего проектирования, а значит тема работы актуальна.

Объектом исследования данной работы будут бизнес-процессы НИУ ВШЭ _ Пермь, а предметом - система управления работой бизнес-процесса перехода студентов с платного обучения на бесплатное.

Целью работы является проектирование и оптимизация бизнес-процесса перехода студентов с платного на бесплатное обучение путем проектирования исполнимой модели бизнес-процесса с последующей разработкой системы управления работой бизнес-процесса. Опираясь на поставленную цель, можно выделить следующие задачи:

Провести анализ доступных средств моделирования;

Провести анализ доступных средств разработки;

Определить набор выполняемых операций бизнес-процесса;

Определить, кто выполняет эти операции;

Определить их продолжительность;

Определить сопутствующую документацию бизнес-процесса;

Провести анализ бизнес-процесса;

Построить модели AS IS и TO BE;

Построить Архитектуру Предприятия процесса;

Построить имитационную модель бизнес-процесса;

Определить слабые стороны процесса;

Построить усовершенствованную модель бизнес-процесса;

Оценить получившуюся модель, внести возможные правки;

Вывести требования для разрабатываемой системы управления;

Разработать систему управления бизнес-процесса на основе требований;

Провести тестирование системы управления;

В работе будут использованы такие методы исследования, как сбор, анализ и обработка данных, также моделирование и прогнозирование.

Краткое содержание работы по главам:

Во введении будут описаны задачи и цель работы, а также предмет и объект исследования. В первой главе будут проанализированы: бизнес-процесс перехода студентов с платного обучения на бесплатное, его атрибуты. После чего будет разработан подход к построению имитационной модели и архитектуры предприятия, а также будет проведен сравнительный анализ средств разработки системы управления. Во второй главе будет проанализирован регламент бизнес-процесса и на его основе спроектирована архитектура предприятия бизнес-процесса, затем будет описан процесс построения имитационной модели процесса, её анализ и оптимизация. В третьей главе будет приведено описание процесса разработки и последующего тестирования системы управления бизнес-процессом. В заключении будут сформулированы полученные результаты, описана значимость результатов исследования.

Глава 1. Анализ предметной области

В данной главе будет описан анализ относящейся к теме работы научной литературы, определены основные понятия, необходимые для понимания темы. Кроме того, будут описаны и проанализированы существующие методологии построения архитектуры предприятия, имитационных моделей, из которых будет выбрана наиболее подходящая целям работы.

1.1 Определение основных понятий

1.1.1 Архитектура предприятия

В общем понимании под архитектурой предприятия подразумевается полное и исчерпывающее описание бизнес-процессов компании, их элементов и отношений между ними. Также в ней отражаются такие структуры, как:

Организационная структура;

Взаимодействие субъектов предметной области;

Бизнес-функции;

Бизнес-процессы и их взаимодействие;

Функционирование приложения и его использование;

Структурная схема приложения;

Обзор и применение инфраструктуры;

Реализация данных и услуг;

Заинтересованные стороны;

Принципы процесса;

Мотивация участников процесса.

Все модели архитектуры предприятия можно отнести к одному из четырёх следующих слоёв: бизнес-архитектура, системная архитектура, цели и задачи, корпоративная стратегия [6].

Архитектура предприятия может быть построена как для предприятия целиком, так и для отдельных её бизнес-процессов, как и будет сделано в данной работе.

1.1.2 Business Process Management

Согласно определению EABPM (European Association of Business Process Management), BPM - это системный подход, направленный на захват, проектирование, выполнение, документирование, измерение, мониторинг и контроль автоматизированных, а также неавтоматизированных процессов для достижения целей, которые соответствуют бизнес-стратегии компании [2]. Другими словами, BPM представляет собой методологию, набор основных принципов и подходов к построению бизнес-процессов с целью управления действиями в коллективе. С помощью BPM процессы могут быть приведены в соответствие с бизнес-стратегией, что позволит улучшить или повысить общую эффективность работы компании в целом за счет оптимизации процессов внутри бизнес-подразделений или даже за пределами компании.

Business Process Management Notaion (BPMN) - язык описания бизнес-процессов, который позволяет строить исполняемые и переносимые диаграммы. Данная нотация напрямую использует принципы BPM в основе построения моделей. Данный язык состоит из следующих базовых элементов:

Pool (Пул) - Графический элемент, который указывает границы процессы, обычно названием пула является название бизнес-процесса или подпроцесса, который в нем описывается.

Дорожки - Разделяют пул на группы по необходимому логическому принципу, как правило, дорожки отражают роль исполнителя действий, изображенных внутри них.

Объекты данных - элемент, который показывает данные, необходимые для работы какого-либо действия или которые являются результатом его выполнения; объектами данных могут быть документы, хранилища данных, сообщения и так далее.

Артефакты используются для комментирования процесса, артефактами являются Группы, логически объединяющие несколько операций и непосредственно Аннотации - текстовые пояснения элементов процесса.

Соединительные элементы - как правило, стрелки, соединяющие разные элементы процесса; их можно разделить на три подгруппы:

5.1 Потоки управления - используются для связи отдельных операций, указывают порядок выполнения действий;

5.2 Ненаправленные ассоциации - используются в качестве соединителя элементов управления и артефактов, не изображают последовательность выполнения действий;

5.3 Направленные ассоциации - указывают направление передачи данных и артефактов;

6. Действие - задача, которая должна быть выполнена в рамках описываемого бизнес-процесса; действия могут быть детализируемыми, то есть описывать собой совокупность других неделимых действий.

7. Логический оператор - объект, изменяющий поток процесса в соответствии с некоторым правилом; необходим в случаях, когда те или иные факторы определяют порядок действий.

8. Событие - элемент, отображающий какое-либо внутреннее или внешнее событие, которое происходит во время выполнения бизнес-процесса; может быть начальным, конечным и промежуточным.

Рисунок 1.1 - Элементы нотации BPMN[2]

Графические изображения элементов нотации BPMN приведены на рисунке 1.1 ниже.

Business Process Management Suite (BPMS) - специализированная программная среда, оперирующая в нотации BPMN на основе методологии и принципов BPM. Позволяет моделировать, редактировать, анализировать и управлять бизнес-процессами компании, также используется для автоматизации процессов.

Можно выделить следующие преимущества использования BPMS:

Простая логика и разработка, обусловленная процессным подходом к моделированию;

Повышение производительности компании путем автоматизации или удаления лишних элементов бизнес-процессов;

Интеграция с информационными технологиями, которая позволяет устранить разрыв между бизнес-процессами компании и её технологиями;

Автоматизация с помощью BPMS существенно снижает количество повторяющихся задач и их длительность, освобождая время для более уникальных задач, требующих большего внимания.

1.2 Анализ инструментов моделирования архитектуры предприятия

На данный момент существует несколько основных методик построения архитектуры предприятия: TOGAF, NASCIO, Gartner, META. Все они направлены на последующее создание программного обеспечения на основе моделей, определяя стандартные, типовые и первоначальные элементы информационных систем [4].

1.2.1 TOGAF

Изначально методика TOGAF, разработанная Open Group, предполагала в своей методологии только технические аспекты архитектуры, однако в последних версиях была добавлена и предметная область бизнес-процессов. Тем не менее, одной из главных целей остается построение информационной инфраструктуры предприятий. Метод разработки архитектуры TOGAF включает в себя следующие шаги, которые в свою очередь могут быть поделены на подпроцессы:

Определение границ проекта и общего представления архитектуры, согласование плана и подхода к разработке;

Разработка бизнес-архитектуры предприятия;

Разработка архитектуры данных и архитектуры приложений;

Разработка технологического аспекта архитектуры;

Проверка возможна ли реализация разработанных решений;

Планирование перехода к новой системе;

Разработка системы управления;

Сопровождение изменения архитектуры.

Разработка архитектуры предприятия по методологии TOGAF подразумевает под собой следование архитектурным принципам, которые используются как в качестве оценочных критериев, так и для разработки определенных архитектурных решений. Принципы являются неделимыми друг от друга и их необходимо применять в полноценном комплексе. Список данных принципов может выглядеть следующим образом [7]:

Непрерывность бизнеса;

Соответствие законодательству;

ИТ-служба является исполнителем процессов;

Данные являются активом;

Обоснованность и своевременность изменений;

Общие метаданные;

Максимальная польза для организации;

Сформулированные принципы управления могут применяться для всех подразделений компании;

Снижение числа используемых платформ, инструментов, продуктов;

Каждая секция должна иметь ответственного за качество;

Использование каждого сотрудника в архитектуре.

Одним из наиболее распространенных программных продуктов, работающих по методологии TOGAF, является Archi, использующий язык ArchiMate. Он включает в себя три основных слоя, используемых при построении архитектуры предприятия: бизнес слой, слой приложений и технологический слой. Бизнес слой отражает в себе бизнес-процессы компании и её услуги, которые через них реализуются. В слое приложений представлены модели, описывающие работу приложений, их инфраструктуру, потоки данных и прочие аспекты работы приложения. Технологический слой описывает сервисы, которые необходимы для работы приложений. Также включает в себя описание компьютерного, аппаратного, коммуникационного обеспечения, на котором реализуются описываемые приложения.

Базовая структура языка образуется совокупностью слоёв и точек зрения, а при добавлении физического, стратегического и слоя внедрения, архитектура предприятия на языке ArchiMate становится полной, описывающей практически каждый аспект работы компании.

1.2.2 NASCIO

Основным преимуществом методики NASCIO Architecture Toolkit, разработанной компанией CIO, является возможность построения иерархической системы элементов, которая является удобной для поддержания жизненного цикла документов. Структурная схема NASCIO включает в себя следующие уровни [7]:

Домены архитектуры, являющие собой блоки архитектуры, например: управление приложениями, данными, информацией, сети и коммуникации, и так далее.

Дисциплины, которые делят домены на логические разделы, представляют собой сопряженные единицы в рамках некой предметной области.

Технологические дисциплины - технические дисциплины, поддерживаемые IT-разделами архитектуры, например реляционные СУБД, файловые системы, модели данных.

Продуктовые компоненты - протоколы, продукты и конфигурации, использующиеся в рамках технологической области.

Документы соответствия являются стандартами, руководствами, регулирующими документами, связанные с другими элементами архитектуры.

Одним из преимуществ данного подхода, является возможность представления всей архитектуры предприятия в виде одной БД, что позволяет быстро и эффективно управлять правами доступа к определенным отделам, организовывать процессы управления. Однако, данная методология не подразумевает построение наглядной и удобной в использовании схемы архитектуры предприятия, что значительно усложняет задачу автоматизации и оптимизации процессов.

1.2.3 Gartner

Методология, которую разработала компания Gartner, состоит из четырёх взаимосвязанных уровней, соответствующих различным этапам выполнения задач бизнеса. Данные четыре уровня сформулированы следующим образом [8]:

Среда бизнес-взаимодействия - описывает модель взаимодействия компании с бизнесом (B2B);

Бизнес-процессы - описываются процессы, протекающие в компании;

Шаблоны - алгоритмы, используемы компанией для решения бизнес_задач;

Технологические строительные блоки - технологические элементы архитектуры, например серверы, базы данных, и прочие;

Преимуществом данной методики является возможность выявления механизма влияния решений в области бизнес-слоя на область использования информационных технологий в компании. Данный подход являет собой методологию достаточно высокого уровня вхождения, однако, задачи в ней не детализированы до уровня схем разработки архитектуры. Более того, Gartner не определяет ни язык для описания архитектуры, ни какие-либо форматы, что делает его менее универсальным в использовании.

1.2.4 META

В методике разработки архитектуры предприятия META, разработанной компанией Meta Group, наибольший упор ведется на детальное и формализованное описание процесса разработки архитектуры. Согласно данной методологии, создание архитектуры предприятия проходит в три этапа [7]:

На первом этапе разрабатывается точка зрения общих требований, включающих в себя анализ направлений развития, бизнес-стратегии, требования к информационным системам, требования к технологической инфраструктуре.

На втором этапе производится разработка абстрактной архитектуры, определяющей основные принципы компании, параллельно ведется gap-анализ между существующим и желанием состоянием предприятия.

Третий этап представляет собой составления плана перехода от текущего состояния архитектуры к будущему.

К одному из преимуществ данной методологии можно отнести итоговую формализованную архитектуру предприятия, большое количество инфраструктурных шаблонов, например шаблоны выполнения транзакций, шаблоны публикации информации, шаблоны взаимодействия, а так же сервис_ориентированность при построении архитектуры. Однако, отсутствует формальный язык описания архитектуры по данной методологии, что делает её менее универсальной и более сложной в освоении.

1.2.5 Сравнение методологий

Опираясь на приведенные выше краткие описания методик, а так же прочие литературные источники, была составлена сводная таблица, в которой сравниваются методологии построения архитектуры предприятия (таблица 1.1). По горизонтали приведены описанные методологии, а по вертикали критерии для их сравнения.

Таблица 1.1 - Сравнение методологий

TOGAF

NASCIO

Gartner

META

Лёгкая для изучения

+

+

-

-

Наличие языка описания архитектуры

+

-

-

-

Наличие большого количество точек зрения, уровней абстракции

+

+

-

+

Наличие рекомендаций по управлению

+

+

+

+

Возможность наглядно описать план перехода от AS IS к TO BE

+

+

-

+

Наличие специализированных доступных средств моделирования

+

+

-

-

Наличие возможности проведения GAP-анализа

+

+

-

-

Масштабируемость метода

+

-

-

-

Наличие метода разработки

+

+

-

+

Таким образом, наиболее подходящей методологией разработки архитектуры предприятия для данной работы является TOGAF с языком ArchiMate. Соответственно, в качестве инструмента разработки архитектуры будет использоваться программа Archi.

1.3 Анализ инструментов моделирования BPMN

Одними из главных критериев для выбора инструмента моделирования BPMN являются возможность симулирования процессов, а также возможность создать исполняемое приложение по созданной модели бизнес-процесса. Кроме того, программное обеспечение должно быть бесплатным, либо иметь бесплатный период использования, которого хватит для выполнения необходимой работы.

Наиболее распространенными средствами моделирования в нотации BPMN 2.0 являются: Bizagi Modeler, Aris Express, ELMA BPM, Bonita BPM, Visual Paradigm.

Bizagi Modeler - часть набора программ, Bizagi Suite, направленная на моделирование и симулирование бизнес-процессов, полностью соответствующая нотации BPMN 2.0. В программе присутствуют встроенные определенные ограничения при моделировании, которые работают как своего рода компилятор, не дающий пользователю совершить ошибку, что значительно снижает порог вхождения программы. Возможна генерация необходимых документов, использующихся в бизнес-процессе, а также различных описаний по шаблонам.

Aris Express - бесплатное программное обеспечение для построения моделей в различных нотациях, в том числе и BPMN. Одним из главных преимуществ является наличие функции Smart Design, предоставляющей возможность быстро создать модель, введя имеющиеся данные о процессе. Однако, набор элементов диаграмм сильно ограничен во всех нотациях, что снижает их функционал и гибкость. Кроме того, отсутствует явная возможность связывать модели между собой, и назначать атрибуты.

ELMA BPM - средство, позволяющее строить модели бизнес-процессов в нотации BPMN 2.0, а так же отслеживать их выполнение в реальном времени. Отличительно чертой данной программы является возможность интеграции с учетной платформой 1С: Предприятие, однако, в условиях данной работы эта функция не имеет значения, так как в НИУ ВШЭ - Пермь данная система не используется, по крайней мере, в рамках процесса перехода студентов на бесплатное обучение. Также в системе имеется система документооборота, которая позволяет классифицировать все документы, присвоить им правила создания и работы, что позволяет отслеживать жизненный цикл любого документа. Минимальное количество лицензий для покупки - 10 с общей стоимостью 77 000 рублей, что не подходит для данного проекта.

Bonita BPM - платформа, основанная на BPM, позволяющая создавать бизнес-приложения на основе построенных моделей в нотации BPMN 2.0, которые можно обновлять в режиме реального времени. Имеется встроенный веб-дизайнер, основанный на HTML5, который используется для создания интерфейсов для проектируемого приложения. Имеется много возможностей для персонализации и настройки конечного продукта, а также мониторинга и анализа его работы, однако доступ к продукту предоставляется на платной основе.

Visual Paradigm - инструмент, поддерживающий большое количество нотаций, например eEPC, IDEF, BPMN, а так же позволяет конструировать схемы баз данных и диаграммы взаимодействия. Интерфейс программы интуитивно понятен, а также гибок в плане индивидуальных настроек пользователя. Имеется возможность связи отдельных моделей между собой, что позволяет полностью описать бизнес-модель компании. Каждый элемент моделей имеет индивидуально настраиваемый набор атрибутов и моделей поведения. Главным преимуществом данной программы является возможность выгрузки моделей процессов в виде программного кода на различных языках, что, при правильном построении, значительно упрощает разработку системы управления бизнес-процессами компании. Однако, данный инструмент не имеет бесплатной формы распространения, а стоимость покупки лицензии - 800 долларов США, либо 35 в месяц по подписке, что отбрасывает вариант его использования в рамках данной работы.

Для более удобного сравнения доступных инструментов была составлена сводная таблица, в которой по горизонтали представлены возможные преимущества средств моделирования, по вертикали рассмотренные варианты (таблица 1.2).

Таблица 1.2 - Сравнение инструментов моделирования BPMN

Bizagi Modeler

Aris Express

ELMA BPM

Bonita BPM

Visual

Paradigm

Бесплатное распространение

+

+

-

+

-

Компиляция ошибок моделирования

+

-

+

+

+

Связь нескольких моделей между собой

+

-

+

+

+

Интуитивно понятный интерфейс

+

-

-

-

+

Имитация выполнения процесса

+

-

-

+

+

Интеграция с программными сервисами и службами учета

+

+

+

+

+

Генерация документов на основе процессов

+

-

+

-

+

Исходя из проведенного анализа доступных средств моделирования моделей в нотации BPMN 2.0, можно сделать вывод, что инструмент Bizagi Modeler наиболее подходит для условий и целей данной работы, поэтому будет использоваться для построения имитационной модели бизнес-процесса перехода студентов с платного на бесплатное обучение.

1.4 Анализ средств разработки BPMS

Business Process Management System (BPMS) - программное обеспечение, которое используется прежде всего для поддержки концепции BPM в компании, реализуя в программной среде принципы BPM. Исходя из предназначения BPM-систем в целом, и требований и задач в частности, можно сформулировать следующие критерии анализа средств разработки BPMS:

Распространение на бесплатной основе;

Наличие графического редактора с полной поддержкой BPMN;

Управление бизнес-правилами;

Возможность описания организационной структуры компании и процесса;

Возможность генерации документов на основе имеющихся данных;

Возможность динамического изменения структуры бизнес-процесса;

Назначение ролей на задачи процесса;

Наличие возможности верификации бизнес-процессов;

Постой и удобный в использовании пользовательский интерфейс;

Возможность симуляции процессов.

Выбор среди существующих средств разработки будет проводиться на основе описанных выше критериев, стоит отметить, что одним из наиболее важных критериев является бесплатный доступ к программному средству. Наиболее распространенными средствами на данный момент являются: Pipefy, Runa WFE, Bizagi, BPM online, ELMA.

Pipefy - облачное решение, которое позволяет работникам компании контролировать все бизнес-процессы в режиме реального времени. Данный инструмент в большей степени ориентирован на обработку входящей информации, анализ процессов, присутствует возможность генерации карт и регламентов бизнес-процессов. Однако, отсутствует возможность симуляции выполнения процессов, а так же продукт распространяется по подписке стоимостью минимум 9$ в месяц. Кроме того, интерфейс представлен полностью на английском языке, отсутствует возможность сменить на русский язык.

Runa WFE - бесплатное средство разработки с открытым кодом для управления бизнес-процессами компании. Основным преимуществом RunaWFE является его ориентированность на удобство пользователя и разработчика. Систему управления можно спроектировать практически не имея навыков программирования, не смотря на это есть возможность внедрения в элементы кода JavaScript, а также интеграции с внешними реляционными базами данных При должном навыке разработки можно разработать максимально автоматизированную систему управления бизнес-процессами.

В комплект Bizagi Suite помимо Bizagi Modeler также входят Bizagi Studio и Bizagi Engine, которые в сочетании представляют собой средство для проектирования системы управления бизнес-процессами. Позволяют разрабатывать сценарии выполнения процессов в виде BPMN-схем, моделировать схему взаимодействия данных. Комплект программ распространяется по условно_бесплатной системе с бесплатной пробной версией с ограниченным функционалом. Одним из главных преимуществ является возможность полной интеграции с другими сервисами, входящими в Bizagi Suite, что позволяет разработать полноценный продукт в рамках одного программного набора.

BPM' online - программный продукт, сочетающий в себе инструменты для моделирования и управления бизнес-процессами компании и CRM-систему. У продукта присутствует большое количество различных тарифов с разным объемом функционала и стоимостью. В данное средство встроен разработанный компанией язык и API с довольно большим количеством структурных ограничений. Однако основную сложность вызывают настройка и доработка системы управления бизнес-процессами. Продукт позволяет описывать собственные бизнес-процессы, а затем интегрировать их в систему управления. Однако данное средство разработки в большей степени ориентировано на продажи и маркетинг, что значительно сокращает BPM-функционал.

ELMA BPM Suite - продукт, разработанный российской компанией Elewise, предназначением которого является управление бизнес-процессами. Моделирование процессов происходит на языке BPMN, затем схема выгружается на сервер и становится доступной для запуска. Программирование вручную на языке С# требуется только при создании скриптов, не предусмотренных в шаблонах редактора. Имеется бесплатная версия программы с ограниченным функционалом, рассчитанная для небольших начинающих компаний. В бесплатной версии отсутствуют такие возможности, как: верификация бизнес-процессов, формирование отчетов, показатели бизнес-процессов (KPI).

Таблица 1.3. Сравнение средств разработки BPMS

Pipefy

Runa WFE

Bizagi

BPM' online

ELMA

Бесплатный доступ

-

+

+-

-

+-

Наличие графического редактора с полной поддержкой BPMN

+

+

+

+

+

Управление бизнес_правилами

+

+

+

-

+

Работа с организационной структурой

+

+

-

-

+

Возможность генерации документов

+

+

+

+

-

Возможность динамического изменения структуры бизнес-процесса

+

+

+

-

+

Назначение ролей на задачи процесса

+

+

+

+

+

Наличие возможности верификации бизнес-процессов

-

+

+

-

-

Постой и удобный в использовании пользовательский интерфейс

-

+

+

+

+

Возможность симуляции процессов

-

+

+

-

+

На основе проведенного анализа доступных на рынке средств разработки BPMS, для разработки системы управления процессом перевода студентов с платного обучения на бесплатное, был выбран программный продукт RunaWFE. Также стоит отметить средство ELMA, которое в платной версии обладает теми же качествами, что и RunaWFE, однако при этом имеет боле качественную поддержку пользователей. Для компаний, имеющих бюджет на внедрение BPM среды, больше бы подошла программа ELMA BPM.

Благодаря проведенному анализу литературы, статей, были исследованы несколько методологий проектирования архитектуры предприятия и выбрана наиболее подходящая - TOGAF с языком программирования ArchiMate. Кроме того, проанализированы средства моделирования бизнес-процессов в нотации BPMN 2.0 с целью построения имитационной модели, в следствие чего было выбрано средство Bizagi Modeler как наиболее подходящее.

Глава 2. Моделирование бизнес-процесса

В данной главе будет описан бизнес-процесс перевода студентов с платного обучения на бесплатное, его анализ. Также будет приведено архитектурное описание данного бизнес-процесса на языке ArchiMate и его имитационная модель, построенная в Bizagi Modeler.

2.1 Анализ бизнес-процесса

В рамках рассматриваемого бизнес-процесса происходит перевод студентов одного факультета с платной формы обучения на бесплатную, в случае если комиссия примет соответствующее решение. Владельцем процесса является руководитель отдела сопровождения учебного процесса образовательной программы (далее - учебный офис).

Список документов, согласно которым управляется рассматриваемый бизнес-процесс, включает в себя:

Регламент организации перехода студентов Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики» с платного обучения на бесплатное (Регламент);

Утвержденный приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 06.06.2013 № 443 «Порядок и случаи перехода лиц, обучающихся по образовательным программам среднего профессионального ,и высшего образования, с платного обучения на бесплатное» (Порядок).

В ходе анализа регламента были выявлены следующие исполнители бизнес_процесса:

Руководитель отдела сопровождения (учебного офиса);

Студент НИУ ВШЭ;

Комиссия;

Студенческий совет;

Ректор НИУ ВШЭ - Пермь.

В ходе работы бизнес-процесса, используются или создаются исполнителями следующие документы:

Информационная справка для работы комиссии - в неё входит информация о количестве свободных бюджетных мест, результаты промежуточной аттестации каждого студента за два семестра, а также иные сведения, необходимые Комиссии;

Заявление студента о переходе на бюджетное место, к которому прилагаются копии документов, подтверждающих особые достижения в учебной, научно-исследовательской, общественной, культурно_творческой и спортивной деятельности в НИУ ВШЭ;

Заявка студента, отправленная через модуль личного кабинета в системе LMS;

Протоколы заседания студенческого совета и комиссии;

Приказ о переходе студентов с платного обучения на бесплатное;

В результате анализа Регламента, были выявлены следующие операции, выполняющиеся в рамках бизнес-процесса перехода студентов:

Определение количества вакантных бюджетных мест - выполняется руководителем учебного офиса 4 раза в год после окончания сессионной недели каждого модуля;

Размещение информации о количестве вакантных бюджетных мест - размещается на административной части сайта НИУ ВШЭ для каждого курса образовательной программы;

Проверка соответствия опубликованной информации - выполняется руководителем учебного офиса в течение одного дня с даты её публикации;

Подача заявления о переходе на бюджетное место - подается студентом в учебный офис с приложением копий документов, свидетельствующих об успехах во время учебы в НИУ ВШЭ;

Проверка заявок - в течение трех дней с подачи заявки, руководитель учебного офиса проверяет отсутствие задолженностей, дисциплинарных взысканий, наличие оснований для перехода или отнесения к специальным категориям, по итогам проверки присваивает статус заявке;

Составление материалов для работы комиссии - все сведения о студентах, количестве свободных мест с указанием количества заявок отправляет комиссии руководитель учебного офиса;

Утверждение состава комиссии - утверждается ректором НИУ ВШЭ Пермь; имитационный бизнес автоматизация финансовый

Заседание комиссии и студенческого совета - заседание проходит с учетом мнения студенческого совета в очной форме, либо в онлайн режиме с помощью электронной почты;

Подготовка приказа о переходе студентов - приказ готовится руководителем учебного офиса и отправляется на подпись ректору;

Уведомление студентов о решении комиссии - осуществляется руководителем программы путем публикации выписки из протокола заседания комиссии.

Для более наглядного и подробного описания взаимодействий исполнителей, их задач, была составлена матрица связности операций, выполняемых в рамках бизнес-процесса, с их исполнителями (таблица 2.1). В ней процессы, описанные выше, разбиты на более мелкие части, которые могут выполнять разные исполнители. По вертикали представлены исполнители процессов, по горизонтали доступные бизнес-процессы.

Таблица 2.1 - Таблица соответствия бизнес-процессов и исполнителей

Руководитель учебного офиса

Студент

Комиссия

Студенческий совет

Ректор

Определение количества вакантных бюджетных мест

1

0

0

0

0

Размещение информации о количестве бюджетных мест

1

0

0

0

0

Проверка соответствия опубликованной информации

1

0

0

0

0

Подача заявления о переходе на бюджетное место

0

1

0

0

0

Подача заявки в LMS

0

1

0

0

0

Проверка заявок

1

0

0

0

0

Составление материалов для работы комиссии

1

0

0

0

0

Заседание студенческого совета

0

0

0

1

0

Формирование протокола заседания и выписки из него

0

0

0

1

0

Передача выписки Комиссии

1

0

0

0

0

Утверждение состава комиссии

0

0

0

0

1

Заседание комиссии

1

0

1

0

0

Формирование протокола заседания комиссии

0

0

1

0

0

Размещение протокола на сайте НИУ ВШЭ

1

0

0

0

0

Подготовка приказа о переходе студентов

1

0

0

0

1

На данном этапе уже можно выделить процессы, которые можно автоматизировать, например проверка заявок руководителем учебного офиса, составление материалов для работы комиссии, передача выписки комиссии, а также подготовка приказа, выполняемая руководителем учебного офиса. Все эти процессы могут выполняться «одним кликом мышки» в автоматизированной системе. Также заседание комиссии, проводящееся в очном формате, либо по электронной почте можно заменить перепиской в соответствующем модуле системы управления бизнес-процессом.

2.2 Проектирование архитектуры предприятия

Для полноценного анализа архитектуры бизнес-процесса с последующей его оптимизацией необходимо построить модели следующих точек зрения: «Бизнес_процесс», «Информационная структура», «Организационная структура», «Мотивация», «Заинтересованные стороны». Остальные возможные точки зрения либо не нужны для выполнения целей данного проекта, либо недостаточно информации для их построения.

2.2.1 Точка зрения «Бизнес-процесс»

Одной из основных точек зрения, которые будут рассматриваться в ходе данной работы - «Бизнес процесс», которая описывает ход выполнения процесса перехода студентов с платного обучения на бесплатное, его этапы, исполнителей и использующиеся документы. Моделирование производилось на языке ArchiMate 3.0, который работает на фреймворке TOGAF, рассмотренном ранее в данной работе.

Диаграмма вида «Бизнес-процесс» представлена на рисунке ниже (см. рис. 2.1). Инициацией начала процесса является определение количества вакантных бюджетных мест руководителем учебного офиса. Процесс выполняется четыре раза в год по следующим датам:

с 16 октября до 22 октября;

с 16 января до 22 января;

с 16 февраля до 22 февраля;

с 06 июля до 12 июля.

Затем эта информация передается ответственному работнику УОУП ДООП, который в дальнейшем размещает её на специализированной странице образовательной программы на корпоративном сайте НИУ ВШЭ. Данный подпроцесс передачи данных другому исполнителю только ради размещения на сайте уже может быть излишним, продлевая длительность выполнения всего бизнес_процесса. Кроме того, руководитель учебного офиса затем проверяет правильность внесения информации работником УОУП ДООП в течение одного дня с момента публикации и при необходимости вносит правки.

Далее в течение недели у студента, обучающегося на платной основе, есть возможность подать заявку через специальный модуль в личном кабинете. К заявке прилагаются копии следующих документов:

подтверждающих отнесение студента к специальным категориям, описанным в Порядке;

подтверждающих особые достижения в учебной, научно-исследовательской, общественной, культурно-творческой и спортивной деятельности в НИУ ВШЭ.

Рисунок 2.1 - Диаграмма точки зрения «Бизнес-процесс»

На данный момент специальный модуль системы запрещает подавать заявки студентам, на образовательных программах которых отсутствуют вакантные бюджетные места. При этом следующим процессом является проверка заявок руководителем отдела сопровождения на отсутствие:

задолженностей по оплате обучения;

отсутствие дисциплинарных взысканий;

наличие оснований отнесения студента к специальным категориям граждан;

наличие оснований для подачи заявки студента, имеющего иностранное гражданство.

По итогу проверки заявке присваивается либо статус «Принята», либо статус «Отклонена» с кратким комментарием о причине отказа. Это также говорит о неполной автоматизации подпроцесса проверки заявок, так как все эти данные могут храниться в системе, следовательно, специальный модуль может блокировать входящие заявки, неподходящие данным критериям, тем самым ускоряя работу бизнес-процесса.

По окончании сроков подачи заявок, руководитель учебного офиса формирует отчет о заявках студентов, в который входят: результаты промежуточной аттестации каждого студента за последние два семестра, количество свободных бюджетных мест на его курсе вместе с количеством принятых заявок, а также сведения об успеваемости студента и иные сведения, необходимые к рассмотрению. Данный отчет передается в студенческий совет для проведения заседания в течение пяти дней с момента получения запроса. Студенческий совет формирует свое заседания в виде протокола заседания совета, который в дальнейшем направляется председателю Комиссии.

Состав комиссии формируется приказом ректора НИУ ВШЭ, также назначаются председатель комиссии, его заместитель, а также по усмотрению председателя может включаться представитель студенческого совета.

Заседание комиссии проходит либо в очном режиме, либо в организованном заочном обсуждении по корпоративной электронной почте, что также не является самым оптимальным и удобным вариантом проведения заседания. Более подходящим способом реализации было бы создание чата в специализированном модуле комиссии, упомянутом выше, а также способа голосовать и оставлять комментарий по каждой заявке.

Попутно составляется протокол заседания комиссии, копия которого затем публикуется на сайте НИУ ВШЭ с целью проинформировать студентов о решении комиссии. Переход студентов на бесплатную форму обучения оформляется приказом, который составляется руководителем учебного офиса на основе протокола заседания комиссии. Данный аспект можно автоматизировать путем добавления в систему функции генерации документов, что значительно сократит процесс их создания.

Таким образом, были выявлены недостатки в структуре бизнес-процесса, которые можно устранить путем дальнейшей автоматизации и оптимизации его архитектуры. Для этого также необходимо построить остальные точки зрения архитектуры предприятия, анализ которых поможет найти остальные недостатки либо обосновать уже существующие решения.

2.2.2 Точка зрения «Информационная структура»

В данной точке зрения описывается взаимодействие различных документов, использующихся на предприятии (в данном случае бизнес-процессе), а так же правила по которым они составляются. Спроектированная модель информационной структуры представлена на рисунке ниже (см. рис. 2.2).

Рисунок 2.2 - Точка зрения «Информационная структура»

На данный момент отчет о поданных студентами заявках формируется как из документов, взятых из системы управления: сведения о свободных местах и заявки в LMS, так и из бумажных копий документов: заявление о переходе на бюджетное место и документы о достижениях студента, что говорит о возможности оптимизировать информационную структуру процесса. Осуществить это можно путем добавления возможности в систему хранить оцифрованные копии этих документов либо генерировать их из доступных данных о студенте.

2.2.3 Точка зрения «Мотивация»

Данная точка зрения отображает мотивационную структуру бизнес_процесса, необходимые условия для выполнения определенных целей и процессов, а также принципы, которым они должны соответствовать.

Одной из главных целей для Ректора НИУ ВШЭ - Пермь, Комиссии и Руководителя учебного офиса является осуществление перевода студентов на бесплатную форму обучения (см. рис. 2.3). Для выполнения данной цели необходимо поддержание актуальности Регламента в соответствии с установленным Министерством образования и науки РФ Порядком.

Рисунок 2.3 - Мотивационная структура руководства

Данный принцип также поддерживается для выполнения цели Ректора - обеспечить соблюдение правовых норм государства. Для этого в частности необходимо, чтобы регламент соответствовал федеральному закону об образовании.

Основное условие работы руководителя учебного офиса - руководство процессом с помощью специализированной системы управления, которая в свою очередь должна соответствовать двум принципам: возможность контроля над ходом выполнения бизнес-процесса и возможность публикации и обмена информацией с помощью системы управления. Данные принципы лежат в основе следующих целей: обеспечение выполнения процесса в установленные регламентом сроки и информирование студентов о статусе их заявки. На данный момент эти принципы соблюдаются не полностью, например, заседание комиссии если и проводится заочно, то вне системы управления, в рамках корпоративной электронной почты.

Рисунок 2.4 - Мотивационная структура студента

На рисунке 2.4 изображена точка зрения «Мотивация» для студента. Его главной целью является переход на бесплатную форму обучения, для выполнения которой есть два условия - наличие свободных бюджетных мест, а также наличие прав на переход. Они выполняются с помощью своевременного сбора необходимых документов, а также поддержания высокого уровня успеваемости с целью повышения позиции в списке кандидатов на переход на бесплатное обучение.

2.2.4 Точка зрения «Организационная структура»

Данная точка зрения фокусируется на внутренней организации компании (в данном случае процесса), визуализирует уровень полномочий, способы передачи информации между структурными элементами, а также их компетенции.

Управление процессом осуществляет руководитель учебного офиса (см. рис. 2.5), обмениваясь информацией с другими исполнителями преимущественно используя корпоративную электронную почту. Также получает часть необходимой для составления материалов для работы комиссии информации из системы «Абитуриент-Студент-Аспирант-Выпускник» НИУ ВШЭ.

Рисунок 2.5 - Точка зрения «Организационная структура»

Учитывая, что на руководителя учебного офиса приходится выполнение большинства задач, можно сказать, что он довольно сильно загружен, что, скорее всего, подтвердится при построении имитационной модели бизнес-процесса. Снизить нагрузку на исполнителя можно делегированием некоторых обязанностей на другого работника, что в данном процессе можно решить лишь добавлением новой роли, так как на любого из других участников процесса делегирование данных обязанностей нецелесообразно. Единственным решением остается последующая оптимизация и автоматизация процесса, в том числе создание более централизованной системы управления бизнес-процессом.

2.3 Разработка BPMN модели

Далее будет описано построение модели бизнес-процесса перехода студентов с платного обучения на бесплатное в нотации BPMN в программе Bizagi Modeler. Модель AS IS будет основана на ранее спроектированной архитектуре процесса, а версия модели TO BE, с которой она будет сравниваться, будет сочетать в себе предложенные в прошлой главе решения, направленные на автоматизацию и оптимизацию бизнес-процесса. Результаты имитационного моделирования затем будут проанализированы и сравнены между собой.

2.3.1 Построение процесса As Is

Для построения данной модели, за основу будет взята точка зрения архитектуры «Бизнес-процесс», а также примерные рассчитанные данные о денежных и временных затратах.

Бизнес-процесс будет проходить в рамках одного пула, в котором каждая дорожка соответствует одному исполнителю: Студент, Руководитель учебного офиса, Ректор НИУ ВШЭ Пермь, Комиссия, Студенческий совет. Процесс начинается с наступлением определенной даты и первое действие, которое в нём выполняется _ определение количества бюджетных мест. Окончанием процесса служит подписание Ректором НИУ ВШЭ - Пермь приказа о переводе студентов на бесплатное обучение. В модели также изображены документы, использующиеся во время выполнения задач и условные операторы, которые определяют ход выполнения бизнес-процесса (см. приложение А).

У каждого условного оператора определён шанс ветвления процесса в том или ином направлении. Данные об установленных в модели вероятностях приведены в таблице 2.2.

Таблица 2.2 - Вероятности выполнения условий бизнес-процесса

Условие

Да (%)

Нет (%)

Заявление подано в срок?

96

4

Документы соответствуют требованиям?

95

5

Мнения членов комиссии разошлись?

10

90

Для каждой операции необходимо остановить время, которое будет затрачено на его выполнение. Исходя из проведенного анализа процесса, а также опроса некоторых участников процесса, процессам были назначены следующие временные показатели (таблица 2.3).

Таблица 2.3 - Длительность выполнения каждой операции процесса As Is

Операция

Длительность выполнения, минут

1

Подача заявки в LMS

5

2

Подача документов в учебный офис

40

3

Определение количества бюджетных мест

5

4

Размещение информации на сайте

5

5

Проверка полученных заявок

15

6

Визирование заявлений

2

7

Составление материалов для работы комиссии

20

8

Утверждение состава комиссии

5

9

Заседание студенческого совета

60

10

Передача выписки комиссии

5

11

Заседание комиссии

60

12

Принятие решения заседателем комиссии

4

13

Размещения протокола на сайте НИУ ВШЭ

4

14

Составление приказа о переходе студентов

10

15

Подписание приказа

2

Затем для каждой операции был назначен свой ресурс, то есть исполнитель. Это необходимо для расчета нагрузки на того или иного исполнителя, а так же для расчета финансовых затрат связанных с их заработной платой. Данные о заработных платах были взяты из открытых источников НИУ ВШЭ и затем интегрированы в имитационную модель (таблица 2.4).

Таблица 2.4 - Заработная плата исполнителей процесса

Исполнитель

Заработная плата, руб./месс.

Почасовая оплата труда, руб

Студент


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.