Размещено на http://www.Allbest.Ru/

Размещено на http://www.Allbest.Ru/

Размещено на http://www.Allbest.Ru/

Система электронного документооборота учебного заведения

Содержание

• Введение
• 1. Исследование объекта автоматизации
• 1.1 Постановка задачи
• 1.2 Современные системы электронного документооборота
• 1.3 Описание предметной области
• Заключение
• Список использованной литературы

Введение

Родоначальником сегодняшнего рынка электронного документооборота (Enterprise Content Management) можно считать сформировавшийся в середине 1990-х гг. сегмент систем управления документами. Развитие Интернета дало толчок для становления огромного новое направление - управление Web-содержимым. Началось сближение с существовавшими особняком решениями для поддержки электронной почты и коллективной работы. Web, в свою очередь, инициировал мощное повышение роли задач поиска и анализа неструктурированных данных.

Наиболее близким к отечественному термину "электронный документооборот" является Document Management (управление документами). ПО этой категории управляет полным жизненным циклом офисных документов от момента их коллективной разработки до архивирования. Главными компонентами систем Document Management являются механизмы индексирования, регистрации документов (check in/check out), управления версиями, аннотирования, workflow и управления жизненным циклом.

В последнее время рынок систем и программ документооборота становится все более насыщенным. Компании-разработчики готовы предоставить СЭД как для небольших организаций численностью 5-10 человек, так и для крупных предприятий численностью тысячи человек. Но не всякая программа документооборота, способна решить специфические задачи организации. Тем более, не всякая система или программа документооборота может похвастаться динамичным развитием и удовлетворением все возрастающих требований потребителей. Именно поэтому важно понимать в каком состоянии сейчас находится рынок систем электронного документооборота и что ждет его в будущем.

На данный момент рынок систем СЭД находится в стадии, предшествующей бурному росту. Несомненно, именно электронный документооборот будет одним из самых быстрорастущих сегментов ИТ-отрасли. Сейчас на рынке России работает более 20 ИТ-компаний, представляющих более 20 различных систем, как собственного производства, так и западные разработки. Впрочем, вскоре можно ожидать, что в России появятся новые системы и новые компании, что также будет способствовать развитию рынка. Сами производители и поставщики СЭД отмечают, что уже существующие СЭД не могут обеспечить все потребности рынка и особенности заказчика. Так, в мире присутствует более сотни систем электронного документооборота, которые находят постоянных заказчиков в различных отраслях. Однако не все так радужно. Российские компании в части распространения СЭД все же существенно отстают от западных. Связано это, на наш взгляд, прежде всего, с высокой стоимостью СЭД, составляющей от нескольких десятков до нескольких сотен тысяч долларов, что весьма обременительно для многих компаний мелкого и среднего бизнеса.

Кроме того, доминирование бумажного документооборота в России в большинстве случаев объясняется сложностями технического характера.

1. Исследование объекта автоматизации

1.1 Постановка задачи

На текущий момент в Бендерском политехническом филиале ГОУ «ПГУ им. Т.Г. Шевченко» работа с документами ведётся вручную. Необходимо автоматизировать данный процесс и разработать программное обеспечение, которое будет управлять документами с момента их создания, маршрутизацией документов вплоть до их архивирования. Программа должна придерживаться следующих основных принципов, разработанных для систем электронного документооборота:

1) Ввод и регистрация документов:

- регистрация необходимых форматов документов: txt, rtf, doc, docx, xls, xlsx, pdf, jpg;

- поддержка шаблонов документов установленного образца;

- регистрация нового документа на основе существующего;

- автоматическая проверка документа на дублирование при его регистрации;

2) Контроль исполнения:

- постановка документов на контроль (назначение контролера и ответственного по документу);

- рассылка уведомлений и напоминаний;

- автоматизация процесса приема исполнителем поручения на исполнение;

- отображение листа визирования документа;

3) Поиск документов:

- поиск документов по любому из полей регистрационной карточки;

- поиск документов по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка;

4) Работа с документами:

- разработка проектов документа;

- автоматическая блокировка документа при редактировании пользователем;

- рассылка документов;

5) Управление процессами:

- проектирование маршрутов движения документов;

- создание параллельных и последовательных поручений и согласований (выдача подпоручений соисполнителям);

6) Информационная безопасность:

- разграничения прав доступа к документам;

- возможность выдачи прав доступа на группу пользователей;

- применение ЭЦП;

7) Аналитика и подготовка отчетов:

- формирование отчетов по исполнительской дисциплине;

- формирование статистических отчетов по документам и поручениям;

- формирование отчетов по результатам поиска контрольных документов и поручений;

- экспорт отчетов в MS Word, MS Excel, MS Internet Explorer.

В программе так же должен быть предусмотрен экспорт документов вместе с файлом, который содержит цифровую подпись. Такая функция необходима для сдачи документов в архив или для передачи их в другие организации.

1.2 Современные системы электронного документооборота

На сегодняшний день на рынке информационных систем представлено большое количество систем электронного документооборота. Большим минусом таких систем является их стоимость, которая может достигать от десятков, до нескольких сотен тысяч долларов. Есть системы такого класса, которые распространяются бесплатно, но, как правило, такие системы являются западными разработками с плохой адаптацией для Российского рынка. Ниже представлены некоторые продукты систем для осуществления электронного документооборота: OpenERP, Alfresco, NauDoc Free, Newinttech: Делопроизводство (на базе IBM Lotus Notes/Domino), MasterDoc, 1C:Документооборот, CompanyMedia, DIRECTUM, DocsVision, DocTrix, ECM Documentum, FossDoc, IBM Lotus Notes, ЕВФРАТ, Дело, Канцлер, БОСС-Референт.

К самым широко используемым системам можно отнести такие системы как: IBM Lotus Notes (также Lotus Notes, Lotus Notes/Domino) - программный продукт, платформа для автоматизации совместной деятельности рабочих групп (Groupware). Производится компанией IBM Lotus Software, входящей в компанию IBM Software Group. Данная система является платформой для построения приложений автоматизации управленческих и документных процессов. Особенностью системы является объектно-ориентированная архитектура, благодаря которой возможно создание информационных систем, автоматизирующих работу со сложноструктурированными данными и неформализованными динамическими процессами. В составе программного продукта содержатся только базовые функции, позволяющие организовывать работу распределённых рабочих групп и создавать приложения автоматизации процессов, поэтому Lotus Notes некорректно считать законченной системой автоматизации деятельности предприятия (так же как, например, не может считаться бухгалтерской системой MS SQL сервер). Lotus Notes - платформа для таких приложений. Системы электронного документооборота и другие законченные решения на платформе Lotus Notes/Domino разрабатывают и распространяют сторонние производители ПО.

«Евфрат» -- система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов, разработанная российской компанией Cognitive Technologies. Система предназначена для автоматизации процессов делопроизводства, создания электронных архивов документов, организации корпоративного документооборота (workflow), автоматизации типовых бизнес-процессов. В качестве СУБД в коробочной версии используется СУБД Ника (разработка специалистов Cognitive Technologies), которая поставляется вместе с системой бесплатно. В комплект поставки базовой версии системы входит все необходимое для начала работы: СУБД, инструментарий для создания маршрутов, отчетов и журналов, а также преднастроенные элементы (РКК, журналы, отчеты). Стоимость лицензии данной системы на 10 человек стоит 210000 российских рублей.

CompanyMedia - программный комплекс - система электронного документооборота и управления бизнес-процессами (СЭДиУП), производимая Компанией ИнтерТраст с 1998 г. по настоящее время, на основе платформы совместной работы пользователей (GroupWare) IBM Lotus Notes/Domino. CompanyMedia является зарегистрированным товарным знаком производителя - компании «ИнтерТраст». Система CompanyMedia относится к классу систем управления корпоративным контентом(ECM). В настоящее время, в её состав входят 22 модуля, выполняющие различные задачи, от автоматизации классических задач общего и частного документооборота до поддержки групповой работы и автоматизации бизнес-процессов. В целом, эти предметные модули могут быть разделены на следующие пять категорий:

- документационное обеспечение управления;

- управление типовыми деловыми процессами;

- управление документацией;

- управление регламентированными процессами;

- коллективная работа с документами.

Вследствие специфики системы, основными группами её потребителей являются: государственный сектор и органы федеральной, региональной и муниципальной власти, финансовый сектор, предприятия промышленности и топливно-энергетического комплекса. В целом, потребителей СЭД CompanyMedia можно охарактеризировать как организации с большим количеством работников и одновременно высоким уровнем территориальной распределённости структурных подразделений, а также дочерних и зависимых обществ, которым в свою очередь требуются решения, обеспечивающие сквозной документооборот по всей территории местонахождения компании.

Система DocsVision - платформа для автоматизации управления документами и бизнес-процессами предприятий российской разработки, активно внедряемая на предприятиях бывшего СССР с 2005 года.

Система DocsVision предназначена для создания гибких, настраиваемых решений в следующих областях:

- создание электронных архивов;

- автоматизация делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины;

- автоматизация управления деловыми и организационными бизнес-процессами (создание электронных регламентов);

- интеграции различных информационных систем предприятия на базе сквозных бизнес процессов.

Данная система имеет следующую архитектуру. Сервер DocsVision базируется на платформе Microsoft (Windows Server, SQL Server, IIS), а также тесно интегрируется с Microsoft Exchange Server). Механизмы интеграции платформы DocsVision обеспечивают также интеграцию с Microsoft SharePoint и файловой системой Windows. Клиент DocsVision представляет собой ASPX-приложение, которое может интегрироваться с Microsoft Office, включая и Microsoft Outlook, в том числе поддерживая режим Off-line.

Нижним уровнем системы является технологическая платформа DocsVision, главными компонентами которой являются сервера данных и приложений, предоставляющие приложениям DocsVision соответствующие сервисы, а также конструктор решений, предназначенный для создания карточек документов и бизнес-процессов решения, включая и их логику. К слою платформу относятся также дополнительные модули, реализующие специализированную технологическую функциональность и шлюзы, обеспечивающие без программирования взаимодействие бизнес-процессов DocsVision с внешними системами.

автоматизированный электронный документооборот политехнический

1.3 Описание предметной области

Данный проект нацелен на разработку программного обеспечения для организации работы электронного документооборота. Программное обеспечение работает с системой управления базой данных (СУБД) InterBase. База данных системы электронного документооборота должна включать в себя информацию о регистрируемых документах, о сформированных маршрутах, по которым будет перемещаться документ, также справочную информацию о сотрудниках организации, типах документов, шаблонах документов, структурных подразделениях, должностях. Система электронного документооборота работает с СУБД InterBase по принципу «клиент-сервер», так же система самостоятельно управляет транзакциями, целостностью данных управляет серверное программное обеспечение.

При выборе данного формата базы данных были учтены следующие требования, которые необходимы для построения приложения и которые предъявляются к базам данных. База данных:

1) должна обеспечивать непротиворечивость, хорошую защиту, а так же целостность данных;

2) создавая таблицы необходимо определить их атрибуты, а так же некоторые правила для ограничения ввода пользователем неверных значений;

3) должна обеспечить работу сразу нескольких пользователей по принципу клиент/сервер;

4) должна предоставлять возможность работы с ней, как на локальном компьютере, так и на удалённом, но при этом обеспечивать высокую надёжность;

5) должна обеспечивать возможность разграничения доступа пользователей с разными правами;

6) иметь возможность резервного копирования информации, а так же её восстановление в случае сбоя.

К преимуществам InterBase так же относятся:

1) InterBase предоставляет развитые средства для управления безопасностью в своих базах данных. Как и в большинстве других системах управления базами данных (СУБД), в InterBase защита данных основывается на том, что существует концепция пользователей, которые получают те или иные права для работы с каждым объектом внутри базы данных. Реальные пользователи получают в свое распоряжение имя пользователя InterBase и его пароль и применяют его для работы с базой данных. Реализация ограничений, налагаемых на объекты базы данных, осуществлена в InterBase на уровне сервера базы данных, а не самой базы данных. Это означает, что внутри базы данных данные никак не шифруются и не защищаются. Все проверки прав доступа осуществляются сервером InterBase, который сравнивает права, выданные на объект базы данных, с правами, которые имеет конкретный пользователь, и в зависимости от результатов сравнения, разрешает или не разрешает доступ этого пользователя к запрашиваемому объекту.

2) Резервное копирование (backup) базы данных и восстановление из резервной копии (restore) - два важнейших и наиболее частых административных процесса, которые осуществляются разработчиками и администраторами InterBase. Резервное копирование базы данных - практически единственный и самый надежный способ предохранить данные от потери в результате поломки диска, сбоев электропитания, действий злоумышленников или ошибок программистов. Помимо сохранения данных от возможных опасностей, в процессе резервного копирования создается независимый от платформы стабильный "снимок" базы данных, с помощью которого легко перенести данные на другую операционную систему (ОС) или даже другую платформу.

3) Починка базы данных. Бывает такие случаи, когда информация в базе данных искажается или вовсе пропадает, или, при отключении питания сервера, все не подтвержденные изменения просто исчезают (удаляются сервером), когда он производит откат транзакции. Для починки базы данных в InterBase существует специальные утилиты(gfix, ibsurgeon) и методы, которые позволяют восстанавливать данные.

4) В плане организации базы данных Server InterBase позволяет не только обеспечить надежную защиту, но и может брать на себя выполнение каких-то операций, т. е. клиенты, подключённые к серверу InterBase, могут обращаться к его мощностям при решении каких-то сложных задач. Это намного эффективнее, чем решать эти задачи на более слабом компьютере клиента.

5) Возможность задать диапазон вводимых значений в поле.

Одним из существенных недостатков InterBase является высокая стоимость его сервера, - от двух сотен долларов и выше, в зависимости от версии продукта и количества пользователей, которые будут одновременно к нему подключены. По этой причине на стороне сервера используется программное обеспечение предоставляемое фирмой Firebird, которое носит одноимённое название, работает с данным протоколом и является версией 1.5.

В качестве среды разработки для системы электронного документооборота была выбрана среда Borland Delphi 7 по следующим причинам:

1) основное достоинство среды Delphi в том, что она обеспечивает визуальное проектирование пользовательского интерфейса, имеет развитый объектно-ориентированный язык Object Pascal. Идеи объектно-ориентированного программирования (ООП) позволяют быстро создавать (даже начинающим программистам) профессионально выглядящий оконный интерфейс для любых приложений;

2) среда имеет уникальные по своей простоте и мощи средства доступа к базам данных;

3) Delphi по возможностям значительно превзошел язык Basic и даже в чем-то язык C++, но при этом он оказался весьма надежным и легким в изучении (особенно в сравнении с языком C++). В результате, среда Delphi позволила программистам легко создавать собственные компоненты и строить из них профессиональные программы. Среда оказалась настолько удачной, что по запросам любителей C++ была позже создана среда C++Builder - клон среды Delphi на основе языка C++ (с расширенным синтаксисом);

4) высокопроизводительный компилятор;

5) масштабируемые средства для разработки баз данных;

6) возможность поддержки формата базы данных InterBase.

При изучении данной предметной области были выявлены следующие сущности: документы, файлы документов, маршруты, сотрудники, структурные подразделения, должности.

Сущность Документы включает в себя следующие атрибуты:

- идентификатор документа (уникальный);

- номер документа;

- название документа;

- краткое содержание;

- дата создания;

- автор документа;

- код структурного подразделения;

- тип маршрута;

- код должности;

- тип документа.

Сущность Файлы документов включает в себя:

- идентификатор файла (ключевой атрибут);

- код документа;

- файл документа;

- название файла.

В сущность Маршруты входят такие атрибуты как:

- идентификатор маршрута (ключевой атрибут);

- код сотрудника;

- код документа;

- ответ на документ;

- дата согласования;

- комментарий;

- код сотрудника, подписавшего документ;

- градация подписания документа;

- статус документа при ознакомлении;

- дата подписания начальством;

- код сотрудника, кому документ направляется на утверждение;

- градация утверждения документа.

В сущность Сотрудники вошли следующие атрибуты:

- идентификационный номер сотрудника (ключевое атрибут);

- Фамилия, Имя, Отчество;

- код должности;

- код структурного подразделения;

- внутренний телефон;

- домашний телефон;

- мобильный телефон;

- адрес;

- e-mail;

- пароль;

- закрытый ключ;

- открытый ключ;

- флаг регистрации документов;

- пароль для администрирования.

Следующая сущность Структурные подразделения включает в себя:

- идентификатор структурного подразделения (ключевое атрибут);

- название структурного подразделения;

Сущность Должности включает следующие атрибуты:

- идентификатор должности (ключевой атрибут);

- код структурного подразделения;

- наименование должности.

Атрибуты «Идентификаторы» являются ключевыми, - они так же уникальны для каждой записи в таблицах базы данных.

Ниже приведены таблицы атрибутов, используемые в базе данных системы электронного документооборота.

Таблица 1

Документы

Имя атрибута	Тип	Тип в СУБД	Имя в таблице
Идентификатор документа	Целый	Integer	id
Номер документа	Строковый	VARCHAR (10)	N_doc
Название документа	Строковый	VARCHAR (50)	Name_doc
Краткое содержание	Строковый	VARCHAR (1000)	Sod
Дата создания	Дата	DATE	Date_create
Автор документа	Целый	INTEGER	Kod_sotr
Код структурного подразделения	Целый	INTEGER	Kod_s_podrazdel
Тип маршрута	Целый	INTEGER	Tip_marsh
Код должности	Целый	INTEGER	KOD_DOLJ
Тип документа	Целый	INTEGER	TIP_DOC

Таблица 2

Файлы документов

Имя атрибута	Тип	Тип в СУБД	Имя в таблице
Идентификатор файла	Целый	Integer	Id
Код документа	Целый	Integer	KOD_DOC
Файл документа	Бинарный	BLOB	FILE_DOC
Название файла	Строковый	VARCHAR (70)	FNAME

Таблица 3

Маршрут документов

Имя атрибута	Тип	Тип в СУБД	Имя в таблице
Идентификатор маршрута	Целый	Integer	Id
Код сотрудника согласования	Целый	Integer	Kod_sotr_sogl
Код документа	Целый	Integer	Kod_doc
Ответ на документ	Целый	Integer	Answer_doc
Дата согласования	Дата	Date	Date_sogl
Комментарий при подписи	Строковый	VARCHAR (1000)	Koment
Код сотрудника, подписавшего документ	Целый	Integer	KOD_PODP
Градация подписания документа	Целый	Integer	PODP
Статус документа при ознакомлении	Целый	Integer	OZNAK
Дата подписания начальством	Дата	Date	DATE_BOSS
Код сотрудника, которому док-т отправлен на утверждение	Целый	Integer	KOD_CONFIRM
Флаг утверждения документа	Целый	Integer	CONFIRM_

Таблица 4

Сотрудники

Имя атрибута	Тип	Тип в СУБД	Имя в таблице
Идентификатор сотрудника	Целый	Integer	Id
Фамилия, Имя, Отчество	Строковый	VARCHAR (70)	FIO
Код должности	Целый	Integer	K_Doljnosti
Код структурного подразделения	Целый	Integer	Kod_s_podrazdel
Внутренний телефон	Строковый	VARCHAR (4)	V_tel
Домашний телефон	Строковый	VARCHAR (15)	D_tel
Мобильный телефон	Строковый	VARCHAR (15)	M_tel
Адрес	Строковый	VARCHAR (70)	Adres
e-mail	Строковый	VARCHAR (15)	E-mail
Пароль для входа в систему	Строковый	VARCHAR (32)	Passw
Закрытый ключ	Бинарный	BLOB	PRK
Открытый ключ	Бинарный	BLOB	PBK
Флаг регистрации документов	Целый	Integer	CREATE_DOC
Пароль для администрирования	Строковый	VARCHAR (32)	PASSW_ADMIN

Таблица 5

Структурные подразделения

Имя атрибута	Тип	Тип в СУБД	Имя в таблице
Идентификатор структурного подразделения	Целый	Integer	Id
Наименование структурного подразделения	Строковый	VARCHAR (70)

Таблица 6

Должности

Имя атрибута	Тип	Тип в СУБД	Имя в таблице
Идентификатор должности	Целый	Integer	Id
Код структурного подразделения	Целый	Integer	Kod_S_P
Наименование должности	Строковый	VARCHAR (70)	Name_Dolj

Заключение

Разработанная система электронного документооборота на текущий момент обладает полным запланированным функционалом, который включает в себя регистрацию сотрудников, раздачу прав для сотрудников, регистрация карточек документов, прикрепление файлов к карточке документов, использование закрытых и открытых ключей, и как следствие возможность формирования электронно-цифровой подписи при визировании документов. Так же в программе существует система поиска по различным критериям, а так же возможность формирования отчётов на основе поиска. Данная система электронного документооборота работает в локальной сети Бендерского политехнического филиала ГОУ «ПГУ им. Т.Г. Шевченко» и подключается к центральному серверу.

Для того, что бы сотрудникам филиала не составило труда работать с программой, - интерфейс программы был максимально упрощён и выполнен в соответствии стандартам проектирования интерфейсов.

Данную систему электронного документооборота планируется вывести за пределы локальной сети Бендерского политехнического филиала ГОУ «ПГУ им. Т.Г. Шевченко» и работать с ней через интернет. Данная функция позволит работать сотрудникам филиала из дому. Так же в программе планируется расширить систему поиска и количество формируемых отчётов.

Размещено на allbest.ru

...