Необходимость и степень внедрения электронного документооборота в вузе

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Кафедра информационных технологий

Ташкентский университет информационных технологий им. Ал-Хоразмий

Андреева Ксения Александровна - магистрант,

направление: компьютерный инжиниринг

(проектирование прикладных программных средств)

Когай Валерий Николаевич - кандидат технических наук, доцент

Компьютеризация благо нашего времени, достигшее всех сторон жизни человека, и в первую очередь она коснулась работы. Компьютер давно заменяют собой людей при выполнение самых рутинных работ, и постепенно проникает во все более интеллектуальные и творческие разделы человеческой деятельность. Неудивительно, что у многих появляется желание переложить все больше своей не профильной работы на машину и посвятить все свое внимание непосредственно работе, без необходимости отвлекаться на оформление документов, являющей одной из самых злободневных задач.

Проблема работы с документами знакома практически каждому, вне зависимости от сферы деятельности и должности. Постоянные исправления и дополнения документа, который приходиться печатать много раз, а потом собирать подписи всех ответственных лиц и передавать в обработку. Кроме того, в конце жизненного цикла документ необходимо хранить, и зачастую скор хранения составляет достаточно серьезный срок, на протяжение которого он занимает место, которое можно было бы использовать с большей пользой.

Именно по этой причине в конце прошлого столетия появились системы электронного документооборота, или как они назывались у нас системы автоматизации делопроизводства. По своей сути они являлись электронными журналами регистрации бумажных документов и предназначались для облегчения работы канцелярии. И только после появилась идея перевести в информационное пространство сами документы и процесс их согласования и утверждения [1].

Сейчас системы электронного документооборота представляют собой полноценную среду для передвижения и обработки документов самых разных форматов и предназначенных для различных нужд. Более того, подобные системы сейчас весьма популярны. Зачастую компании надеяться решить чуть ли не все свои проблемы за счет приобретени системы автоматизации делопроизводства, и эти их надежды поддерживаться рекламными слоганами производителей и дистрибьютеров подобного программного обеспечения. От внедрения СЭД ожидают уменьшение времени на работу с документами, уменьшение затрат на обслуживание документооборота, за счет экономии на бумаге, краске и оборудование для печати и копирование, ускорение обработки документа, особенно в случае офисов, разделенных значительным расстоянием, и даже уменьшение рабочего штата, за счет сокращения трудозатрат. В доказательство адекватности притязаний приводят опыт крупных корпораций.

И действительно, в некоторых случаях системы электронного документооборота являются весьма эффективными, и способны дать все то, что от них ждут. Но чаще после внедрения, заказчики не чувствуют особенного экономического эффекта, или вообще оказываться несколько разочарованы. Вызвано это неправильными ожиданиями и не полным понимание чем является СЭД по своей сути.

Системы автоматизации делопроизводства являются инструментом и средой для передвижения и обработки документов, во всеми вытекающими. Они не решают все проблемы привычной нам среды реального мира, а лишь предлагают в каком-то смысле более удобны аналог, но со своими особенностями и трудностями. Конечно СЭД способна освободить некоторое количество единиц штата, которые раньше занимались копированием и доставкой документов, но в то же время, потребует найма новых сотрудников 1Т отделов, которые будут обеспечивать работу программы.

Следующим пунктом обычно говорят об экономии на бумаге. Но стоит понять, на современном этапе развития электронного документооборота полный отказ от бумажных носителей невозможен, просто в виду несовершенства систем, а также некоторых внешних факторов, например использование бумажных документов с партнерами. Поэтому затраты на распечатку документов возможно уменьшаться, но не пропадут.

Экономия на курьерских услугах бесспорна, но актуальна только для крупных офисов, находящихся на действительно большом расстоянии друг от друга, и при необходимости постоянного обмена документами между ними.

Поэтому внедрение СЭД оправданно и бесспорно эффективно для крупных офисов и корпораций, на опыте которых их и рекламируют. В других же случаях, когда заказчик всего лишь поддаться модному тренду, и надеется, что, работа с виртуальным документом будет более эффективной, он обречен на разочарование.

Но внедрение систем автоматизации делопроизводства в учебных заведениях я считаю полностью оправданным, при грамотном подходе.

Поскольку основные направления деятельности вуза это педагогическая и научная, основной штат это научный сотрудники и преподаватели. В современном мире, в эпоху небывалой скорости развития, к ним предъявляться весьма высокие требования, и что бы всегда поддерживать свои знания в актуальном состояние, а также расширять их, и изучать новые отросли, что особенно актуально для В УЗов с ИКТ специальностями, требуется много времени на изучение и самосовершенствование. Кроме того, преподаватели должны проводить аудиторные занятия, готовиться к ним, составлять учебно -методические комплексы, изучать новые предметы и писать статьи. Не удивительно что у них совершенно не хватает времени на оформление документации. Кроме того, в штате университета не предусмотрено дополнительных единиц, в чьи обязанности будет входить обеспечение документооборота. Из-за этого отчетные периоды в ВУЗах превращаются в настоящую неразбериху, справки теряются, ведомостей ждут по несколько дней, отчеты по выполненную работ студентов скапливаться на столах, и чаще всего так и не доходят до архивов. И в данном случае просто введение строгого режима работы с документами недостаточно, ведь проблема в банальной нехватке времени и перегруженности работников. Именно эти проблемы должны быть решены с помощью СЭД.

Для начала, чтобы не усложнить и так нелегкую работу персонала вуза, необходимо определить, что именно должно быть в системе электронного документооборота вуза.

В первую очередь это определение четких правил движения документов. Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т. е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки [2]. Без них СЭД будет попросту дублировать беспорядок в информационном пространстве.

Во-вторых, необходимо создать единое информационного пространства между всеми филиалами и подразделениями, что бы не возникало ситуаций, когда внутренний документооборот вынужден вновь переходить на бумагу, ради какого -то из отделов.

В-третьих, стоит четко понимать, какие документы могут быть переведены в электронную форму, а какие останутся в бумажном формате. Например, дипломы студентов должны храниться в архиве, но вполне могут иметь электронную копию, или регистрироваться в электронном журнале. Или внешний документооборот ВУЗа, так же не может полностью перейти в электронную среду, поскольку часто он зависит от корреспондентов.

Но внутренние документы и отчеты вполне могут быть переведены в СЭД. Особенно это касается документов, непосредственно касающихся учебного процесса, таких как журналы с оценками и посещаемости, ведомости, объективок контингента, приказы о начисление стипендии, приказы о назначение темы диссертации и т.д. Эти документы никогда не покидают пределы университета и служат только его нуждам, но, тем не менее, занимают много рабочего времени преподавателей. Именно они должны быть в первую очередь переведены в электронный формат.

Но тут кроиться большое заблуждение, простой переход на электронный документ мало поможет преподавателям. Зачастую под электронным документом понимают просто документ, созданный офисной программой, который всегда создаться перед печатью и сдачей. Если рассуждать таким образом можно, считать, что в вузе уже реализован электронный документооборот.

Но простой документ Word^,a не решает проблему расчётов, и необходимости постоянно предоставлять одну и ту же информацию в новом виде. Для этого необходимо пересмотреть понятие электронного документа.

С.И. Семилетов определил электронный документ как «письменный документ, выполненный либо в виде объективной формы записи цифрового машинного кода на материальном носителе, входящем в состав электронных технических средств, либо в виде физического поля различного рода сигналов (электромагнитных, электрических, оптических и акустических), передаваемых по телекоммуникационному каналу связи во времени и пространстве». Позднее он же уточнил это понятие: «Электронный документ - документ, созданный при помощи электронных аппаратно-технических (ЭВМ) и программных средств, фиксируемый в цифровом коде в форме идентифицируемого именного файла(ов) или записи в файле(ах) базы данных, доступный для последующей обработки в информационных системах, использования, воспроизведения (отображения) и визуального восприятия, а также для передачи и получения по телекоммуникационным каналам связи» [3].

Исходя из этого, электронный документ должен быть допустим для автоматизированной обработки, как например автоматическое формирование ведомости из данных зачетной книжки студента, или автоматическое формирование приказов на зачисление стипендии. Такая СЭД освободит преподавателей от необходимости многократно дублировать одну и ту же информацию в разных формах.

Отдельно стоит упоминать проблему работ студентов. На мой взгляд по возможности они так же должны быть переведены в электронный формат, и приниматься через СЭД, но иногда это затруднительно, из-за формы работы. Но тем не менее именно принятие и хранение студенческих отчетов на компьютере позволит существенно сэкономить бумагу и пространство.

На данный момент, подобных систем на нашем рынке нет, и думаю вызвано это малой экономической выгодой от производства подобного ПО. Ввиду специфики работы ВУЗа, его система будет актуальна только для других учебных заведений, которые в нашей стране, по большей части, государственные. Такую программу нельзя будет продать никакому другому клиенту, с более высокой платежеспособностью, и поэтому ее создании не выгодно для разработчиков.

электронный документооборот

Список литературы