Отчеты и анализ эффективности проекта (с помощью системы Microsoft Project 2010)

Размещено на http://www.allbest.ru/

Лабораторная работа

Отчеты и анализ эффективности проекта

(с помощью системы Microsoft Project 2010)

Цель работы: использование отчетов MS Project для анализа проекта.

Эффективность информационного взаимодействия между членами команды зависит от набора используемых средств - от регулярных собраний и рассылок по электронной почте до использования Microsoft Project Server и Web Access. Информация предоставляется в форме отчетов. В MS Project отчеты разделяются на шесть категорий - Обзорные, Текущая деятельность, Затраты, Назначения, Загрузка, Настраиваемые. Для вывода отчетности используется пункт Отчеты в меню Вид. В открывшемся окне (рис.1) выбираем категорию отчета.

Рис.1 Окно выбора отчета MS Project

В категорию Обзорные, предназначенную для отображения общей информации по проекту, включаются отчеты:

• Сводка по проекту содержит основные сведения из плана проекта-длительность, трудозатраты, состояние работ и ресурсов и т.п.. Позволяет сравнить фактические и планируемые данные;

• Задачи верхнего уровня содержит сведения о суммарных задачах проекта. В него входят результаты суммарных задач верхнего уровня, объединяющие данные по всем подзадачам;

• Критические задачи применяют к проекту фильтр, оставляющий только те задачи, которые могут повлиять на дату окончания проекта. Помимо сведений о критических задачах, этот отчет содержит сведения о последующих задачах, что позволяет определить - на какие задачи проекта в первую очередь повлияет задержка критических задач;

• Вехи показывает отчетность по вехам проекта;

• Рабочие дни выводит сведения о рабочих и нерабочих днях каждого из базовых календарей, используемых в проекте. Каждый календарь отображается в отдельной таблице.

Отчеты по текущей деятельности показывают ход работ по проекту. В эту группу включены следующие отчеты:

• Неначатые задачи показывает те задачи, по которым не были введены фактические данные. Общее количество задач в данном отчете сокращается по мере выполнения проекта, поэтому данный проект становится особенно полезным при приближении сроков окончания проекта. Ресурсы, назначенные данным задачам, выводятся в отдельных таблицах;

• Задачи, которые скоро начнутся представляет собой сокращенный вариант отчета Неначатые задачи. При выборе данного отчета необходимо последовательно ввести начальную и конечную даты, по которым необходимо построить отчет;

• Выполняющиеся задачи показывает те задачи, которые в данный момент выполняются. Задачи группируются по месяцам, это позволяет оценить как объем начатых работ, так и отставание задач от графика;

• Задачи, которые должны были начаться показывает те задачи, которые должны уже были начаться по графику, но данные об их фактическом выполнении не приведены;

• Завершенные задачи отображает все задачи, для которых указан процент выполнения - 100%. Данные группируются по месяцам;

• Запаздывающие задачи используется только в том случае, если предварительно был сохранен базовый план проекта. В отчет включаются те задачи, которые уже начались, но должны закончится позже запланированной даты окончания. Это позволяет выявить задачи, для которых необходима перепланировка. В данный отчет включаются суммарные задачи, примечания, а также таблицы со сведениями о последующих задачах.

В категорию Затраты включены отчеты:

• Движение денежных средств - таблица с перекрестными ссылками, показывающая запланированную и фактическую стоимость каждой задачи. Данные группируются по неделям. В отчет выводятся сведения о накопленной стоимости, причем для задач суммируются все типы затрат;

• Бюджет содержит все задачи проекта, упорядоченные в порядке убывания общих затрат. В нем отражаются фактические и общие затраты, метод их начисления и оставшиеся затраты;

• Задачи с превышением бюджета позволяет быстро найти задачи, фактическая или запланированная стоимость которых превышает базовую. Задачи сортируются в порядке убывания отклонения. Для вывода отчета необходимо сохранение базового плана;

• Ресурсы с превышением бюджета содержит сведения о тех ресурсах, затраты на которые превышают или должны превысить базовые. Ресурсы сортируются в порядке убывания разницы. Для вывода данного отчета также необходимо сохранение базового плана;

• Освоенный объем выводит проектную информацию согласно концепции освоенного объема - метода сравнения фактических и планируемых затрат. Используемые в отчете термины приведены в таблице 1.

Таблица 1. Термины метода освоенного объема

В категорию Назначения включены следующие отчеты:

• Дела по исполнителям содержит список задач, назначенных каждому ресурсу. Подробности о задаче и имя ресурса приводятся в отдельной таблице. В отчет также включаются индикаторы примечаний и необходимость выравнивания загрузки;

• * Дела по исполнителям и времени уточняет сведения отчета Дела по исполнителям, дополняя их количеством часов, отводящихся на каждую задачу в каждый рабочий день;

• Ресурсы с превышением доступности включает сведения только о тех ресурсах, которым назначен объем работ, превышающий их возможности согласно календарю ресурсов. Отчет включает также сведения о назначенных ресурсам задачах.

В категорию Загрузка входят отчеты:

• Использование задач содержит данные о том, сколько времени ресурсы тратят на каждую из задач проекта. Итоговые значения выводятся по каждой недели и по каждой задаче проекта;

• Использование ресурсов показывает сведения о работе, осуществляемой каждым ресурсом. Для ресурсов выводятся названия недельные трудозатраты по каждому назначению.

Последняя категория отчетов называется Настраиваемая. В программе MS Project предусмотрено три метода создания настраиваемых отчетов:

• Создание нового отчета с нуля. Необходимо выбрать один из общих форматов отчетов: Задача, Ресурс, Месячный календарь или Перекрестная таблица. Создание отчета осуществляется путем ввода данных в поля на вкладках появляющегося диалогового окна.

• Выбор и редактирование существующего отчета. В этом случае редактируется существующий встроенный отчет.

• Копирование и редактирование существующего отчета. Создается копия встроенного отчета, в которую и вносятся изменения.

Все три метода начинаются одинаково. Необходимо выбрать категорию отчетов Настраиваемые. В открывшемся окне (рис.2) указываем вид отчета и нажимаем кнопку Создать, Изменить или Копировать в зависимости от того, каким способом создается отчет.

Рис.2 Настраиваемые отчеты

После выбора метода создания в следующем окне (рис.3) необходимо определить содержимое отчета.

Рис. 3. Настройка пользовательского отчета

отчеты проекта microsoft project

В большинстве случаев анализ сведений о проекте осуществляется методом сравнения фактических параметров с базовыми. Сравнение показывает соответствие хода работ запланированному графику, либо отклонение одного от другого. В MS Project доступны следующие методы анализа отклонений:

* Освоенный объем;

* Индекс отклонения стоимости;

* Индекс отклонения от календарного плана;

* Предварительная оценка по завершении;

* Отклонение по завершении.

Задание 1. Постройте для оптимального проекта следующие отчеты:

1. Обзорные отчеты (Сводка по проекту, Критические задачи, Вехи, Рабочие дни);

2. Отчеты по текущей действительности (Завершенные задачи, Запаздывающие задачи, Задачи, которые должны были начаться);

3. Затраты (все отчеты);

4. Назначения (все отчеты);

5. Загрузка (все отчеты);

6. Постройте самостоятельно несколько настраиваемых отчетов.

Примечания:

* Отчеты стройте по месяцам или кварталам;

* Делайте скриншоты отчетов в файл Word с именем ОтчетыБД_лаб9.docx;

Задание 2. Произведите анализ проекта на основании полученных отчетов при собеседовании с преподавателем.

Размещено на Allbest.ru