Архивное хранение электронных документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Архивное хранение электронных документов

Содержание

Введение

1. Факторы развития и применения архивного хранения электронных документов

1.1 Роль нормативно-правовой базы в организации архивного хранения электронных документов

1.2 Роль технической базы в организации архивного хранения электронных документов

1.3 Особенности обеспечения сохранности архивного хранения электронных документов

2. Опыт в организации архивного хранения электронных документов: проблемы, практика, рекомендации

Заключения

Список литературы

Введение

Актуальность. Интенция современного государства и юридических лиц к переходу в цифровое пространство становится в настоящее время очевидна. Анализируя литературу предыдущих лет, поражаешься тому, что буквально 5-6 лет назад заметная часть организаций не были технически и морально зрелы к цифровому повороту, сейчас такая картина кажется нереалистичной. Хотя и остаются «старожилы» в юридическом поле, которые предпочитают бумагу (примером могут послужить небольшие магазины в деревнях и сёлах, а также погребальная индустрия в Ясногорском районе).

Так или иначе, нынешний руководитель Федеральной налоговой службы Даниил Егоров заявил, что тотальная цифровизация частного сектора экономики будет завершена практически на 100% уже к 2030 году. Данную идею можно было бы признать фантасмогоричной для бизнеса, если бы не цифры. К 2021 году цифровизацией, по итогу ряда реформ, затронуто 74% предприятия.

К концу 2024 года по заверению ФНС вступят в силу следующие нововведения:

* многие документы окончательно перейдут в электронный формат, например транспортные и кадровые документы, а также документы по учёту НДС;

* начнут действовать новые правила обмена документами. Например, физические лица, которые подписывают документы от лица организации, должны будут иметь электронную доверенность;

* получить электронную подпись можно будет бесплатно в ФНС.

Государственные структуры в этом смысле находятся в схожей ситуации. ЭДО приобрёл в настоящее время огромное значение во всех госсекторах, от образования и медицины до госслужбы и воинской службы.

Можно говорить о том, что цифровизация - это тотальная неизбежность, так или иначе в ближайшие годы практически все сектора будут погружены в электронную среду. Для нормальной работы в новой эре необходимо уметь систематизировать, хранить и распределять данные, в этом смысле нужны навыки работы с архивами электронных документов.

Таким образом, всем вышеназванным и определяется актуальность данной работы.

Целью написания выпускной работы является изучение специфики архивного хранения электронных документов.

Для решения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

во-первых, изучить нормативно-правовую базу, затрагивающую архивное хранение электронных документов;

во-вторых, выявить технические особенности в организации архивного хранения электронных документов;

в-третьих, изучить специфику обеспечения безопасности и сохранности документов;

в-четвертых, систематизировать свои знания и навыки, полученные в ходе своей практической деятельности.

Объектом исследования выступает цифровая среда.

Предметом же является архивное хранение электронных документов.

В качестве методов для проведения работы были выбраны сочетание абстрактно-теоретического анализа, восхождение от анализа к синтезу, наблюдение, опрос, сравнение, изучение документационных источников.

Источниковой базой дипломной работы являются нормативные акты, публикации периодической печати, статьи справочных, информационных изданий и Интернет. В литературе по данному вопросу освещены положения современной регламентации делопроизводства на компьютере. Дана характеристика законодательных актов и нормативно-методических документов, регламентирующих работу с электронными документами.

Анализ источников и литературы по данной теме позволил определить основные направления, исследования и выводы, которые легли в основу настоящей дипломной работы.

Терминология исследования:

архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

официальный документ - документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа власти или организации;

документальный фонд - совокупность документов, образующихся в процессе деятельности организации;

единица учета электронных документов - электронный документ, зарегистрированный в информационной системе организации и включенный в состав электронного дела;

единица хранения электронных документов - электронное дело, находящееся на хранении в архиве.

информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;

конвертирование (электронных документов) - перемещение с одного носителя на другой или из одного формата в другой;

метаданные - данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление ими;

миграция (электронных документов) - перемещение документов из одной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для идентификации лица, подписывающего документ;

электронное дело - совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированное в соответствии с номенклатурой дел.

1. Факторы развития и применения архивного хранения электронных документов

1.1 Роль нормативно-правовой базы в организации архивного хранения электронных документов

архивное хранение электронный документ

Важное место в организации архивного хранения электронных документов занимает та правовая база, на которой основывается непосредственно их работа. Думается, что на первом этапе нашей работы необходимо разобрать именно ту правовую рамку, в которой нам, как специалистам, предстоит действовать.

Для начала мы рассмотрим «Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Предметом регулирования, выступает «отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства». Таким образом он задает тон всей работы архивного производства. Закон не различает электронный и не электронный документ, он воспринимает их как равную форму.

Иным в этом смысле представляется Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Принятие этого закона обусловлено обусловлена необходимостью унификации как с понятийной, так и с содержательной точки зрения принципов и правил взаимодействия в данной сфере, устранения в ней ряда пробелов и приближения законодательства РФ к международной практике регулирования информационных отношений.

Федеральный закон приводит понятийный аппарат и механизмы регулирования в соответствие с практикой применения информационных технологий, определяет правовой статус различных категорий информации, закрепляет положения в области создания и эксплуатации информационных систем, общие требования к использованию информационно- телекоммуникационных сетей, а также принципы регулирования общественных отношений, связанных с использованием информации.

В Федеральном законе содержатся положения, направленные на защиту от недобросовестного использования или злоупотребления возможностями средств распространения информации, при которых пользователям навязывается ненужная информация. В частности, информация должна включать достоверные сведения о ее обладателе или об ином лице - распространителе в форме и объеме, которые достаточны для идентификации такого лица. При использовании для распространения информации средств, позволяющих определять ее получателей, в том числе почтовых отправлений и электронных сообщений, лицо- распространитель обязано обеспечить получателю информации возможность отказа от нее. Разумеется, в этом смысле электронный архив должен хранить информацию не только от факторов, повреждающих её, но и от «ненужных глаз».

В зависимости от категории доступа к информации она подразделяется на общедоступную, а также на ограниченную федеральными законами (информация ограниченного доступа). Устанавливается перечень информации, доступ к которой не может быть ограничен (например, о деятельности органов власти и об использовании бюджетных средств), а также предоставляемой на безвозмездной основе.

В законе закреплен запрет на требование от гражданина (физического лица) предоставления информации о его частной жизни, в том числе информации, составляющей личную или семейную тайну, и на получение такой информации помимо воли гражданина (физического лица). Исключение могут составлять только случаи, предусмотренные федеральными законами.

Другим важным актом выступает - Федеральный закон от 09 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления». Он определяет отношения, связанные с «обеспечением доступа пользователей информацией к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», в том числе архивированной.

Переходя к подзаконным актам для начала следует сказать про «Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота».

Под взаимодействием информационных систем электронного документооборота в данном положении понимается обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками межведомственного электронного документооборота, в том числе:

а) направление и получение в электронной форме решений и поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

б) получение информации о ходе рассмотрения участниками межведомственного электронного документооборота электронных сообщений, в том числе поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

в) направление в электронной форме докладов Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации;

г) внесение в Правительство Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти проектов нормативных правовых актов, в том числе в электронной форме;

д) осуществление участниками межведомственного электронного документооборота согласительных процедур по проектам нормативных правовых актов в электронной форме;

е) направление в электронной форме нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации;

ж) направление и получение иных документов, передаваемых при взаимодействии участников межведомственного электронного документооборота в электронной форме.

Приказ Росархива от 22.05.2019 N 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» вытеснил Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Здесь мы не беремся сравнивать два НПА, а лишь стремимся обозначить улучшение и мудреность нового подзаконного акта в сравнение с предыдущим. В конечном счете это связано в не последнею очередь с тем, что сотрудники Росархива «специалисты» в сфере архивоведенья.

Архивное хранение электронных документов осуществляется также в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее - Правила), утвержденными Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Правила хранения электронных документов, утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 -- основной документ, которым следует руководствоваться при организации хранения цифрового архива. Требования к хранению электронных документов, установленные Правилами и их соблюдение -- гарантия сохранности всех поступивших на хранение электронных документов. Согласно этому документу:

* Электронные документы в архив организации передают на основании описей в двух идентичных экземплярах (п. 4.34 Правил).

* Основной экземпляр и копия должны хранится на разных физических устройствах) (п. 2.30 Правил). Технический контроль физического состояния носителей электронных документов проводят как минимум раз в пять лет: проверяется их читабельность и воспроизводимость. При обнаружении ошибок чтения, файлы переписываю на другой носитель и, при необходимости конвертируют в другие форматы, более удобные в работе. Перезапись должна обеспечивать аутентичность, полноту, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах. Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи, рекомендуется хранить в формате PDF/A (п. 2.32, п. 2.40 Правил).

* Система хранения электронных документов должна обеспечивать физические условия хранения документов на электронных носителях, исключающие их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации в течение всего срока хранения (п. 2.30 Правил).

* Электронные документы из архива выдают на основании письменных заявок в виде электронных копий или копий на бумажном носителе. При необходимости, копия может быть заверена электронной цифровой подписью руководителя (п. 2.47 Правил).

* Дела подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях по истечению сроков хранения электронных документов. Уничтожают электронные документы физически, приводя в негодность носители, или же с помощью программно-технических средств. В акте о выделении к уничтожению документов об этом делается соответствующая отметка (п. 4.13 Правил).

Другие НПА имеют также большую значимость, однако у нас нет цели раскрывать их все и поэтому тут стоит ограничится лишь их перечислением:

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19;

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;

Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения (утверждены приказом Минкомсвязи России от 02.09.2011 № 221);

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности;

Основные правила работы архивов организаций.

Ещё одним важным местом являются ГОСТы, при работе с электронным архивом их также необходимо учитывать. К связанными с нашей темой стандартам относятся:

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.

ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Процессы управления документами. Метаданные для документов;

ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».

ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» (вводится в действие с 01.05.2013).

ГОСТ Р 54471-2011 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности».

На основе анализа ГОСТов можно сделать ряд выводов о критериях, выдвигаемых для архивируемых электронных документов:

* Читабельность документа. Изображения имеют разные форматы, могут сжиматься и конвертироваться. Все эти действия снижают читабельность документа, что со временем может повлечь его полную утрату.

* Наличие маркировки или иных общепринятых обозначений для быстрой идентификации документа по определенным признакам. Поиск по годами формировавшимся массивам документов чаще всего сопряжен с требованием предоставления отчетности в государственные органы, поэтому обеспечить его оперативность - важнейшее требование к хранилищу.

* Установка связи между архивными документами. Приложение к основному документу должно быть либо прикреплено непосредственно к нему, либо на него должна быть актуальная ссылка, при переходе по которой можно открыть нужный документ.

* Регулярное перезаписывание или переформатирование. Обеспечивает сохранность документа, т.к. технологии развиваются, и если сегодня определенный формат актуален и поддерживается каждым приложением, то уже через несколько лет формат хранилища может оказаться устаревшим, и его поддержка сторонними приложениями закончится.

Существенные изменения в правовом пространстве произошли 22 ноября 2022 года, были приняты поправки в «Трудовой кодекс», которыми уже узаконен электронный кадровый документооборот. После того, как бумажные документы начнут заменяться электронными, особенно актуальным становится вопрос о том, каков срок хранения электронных документов, которые будут создаваться в организациях.

Нормативными актами установлено, что срок хранения документов в электронном виде соответствует тому, что установлен для их бумажных аналогов. Эти сроки приведены в Перечне, утвержденном Приказом № 236 от 20.12.2019 г. Что касается электронных документов первичного бухгалтерского учета, то согласно закону № 402-ФЗ, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней должны храниться в организации минимум 5 лет. При этом сроки хранения электронных документов, также как и бумажных, отсчитываются с 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством (п. 2 ст. 21.1 Федерального закона № 125-ФЗ).

Приложения к электронным документам, независимо от даты их утверждения или составления, должны быть при конвертировании в формат архивного хранения присоединены к основному документу, образуя с ним один файл.

При необходимости объемные или представляющие важное самостоятельное значение приложения могут храниться в составе электронного дела как самостоятельные электронные документы, при этом связь основного документа и документа-приложения обеспечивается через описание приложения (оформление отметки о наличии приложений) или через систему ссылок на регистрационно-учетную карточку электронного документа («входную» форму), с помощью которой осуществляется учет и поиск электронных документов в информационной системе («связанные документы» в информационной системе).

В архиве организации нормативными документами, определяющими порядок хранения электронных документов, может устанавливаться:

* предельный объем (в байтах, Мб) электронных дел;

* количество электронных документов (файлов), включаемых в электронное дело;

* возможность формирования в информационной системе обложки дела, листа-заверителя дела и соответствующих форм для их просмотра и печати, а также печати иных сопроводительных документов.

При подготовке электронных документов к передаче в архив каждое электронное дело, сформированное в соответствии с номенклатурой дел, записывается на физически обособленный материальный носитель (оптический диск) однократной записи (неперезаписываемый) в двух экземплярах - основном и рабочем.

Основной экземпляр электронных документов является эталонным экземпляром и используется в исключительных случаях, когда необходимо создать копию рабочего экземпляра взамен испорченного или утраченного рабочего экземпляра. Рабочий экземпляр электронных документов в архиве организации является экземпляром, с которого при необходимости изготавливаются дополнительные рабочие экземпляры, в том числе для фонда пользования.

Единицы хранения электронных документов - электронные дела - должны быть описаны, систематизированы и внесены в описи и другие архивные справочники таким образом, чтобы можно было обеспечить их учет, поиск и использование.

Таким образом, мы можем сделать ряд ключевых выводов. ЭДО, архивы и электронное хранение архивных документов имеют пересекающуюся нормативно-правовую базу. Законы - создают рамку, из которой вытекают иные виды и формы организации электронного документооборота, при этом по факту критерии для бумажного и электронного документа - одинаковы, хотя второй имеет ряд специфических требований в отношении формата и носителя данных. Выше мы затрагивали отдельные аспекты в меняющейся правовой базе и, судя по заявлениям ряда органов, она продолжит трансформироваться в виду новых вызовов времени. Так уже не получится легально приобрести программы Adobe Acrobat Reader, более того компания заявила о том, что перестанет поддерживать имеющуюся продукцию в РФ. Схожая ситуация и с Microsoft, который практически покинул российский рынок. Новая реальность требует ответных реакций и видимо это не в последнюю очередь скажется на форматах и носителях документации электронного архива, а значит впереди нас ждёт корректировка норм. Пока же мы продолжаем пользоваться привычными форматами.

1.2 Роль технической базы в организации архивного хранения электронных документов

При кратковременном хранении электронных документов их описание (состав описательных статей описи) может быть минимальным в рамках, которые позволяют идентифицировать и учитывать файлы (имя, объем в байтах, дата и время последнего сохранения) и директории (имя, объем включенных файлов, количество включенных файлов и поддиректорий) и выносить суждение об их целостности и неизменности (ЭЦП, контрольная сумма файла). Целям поиска и использования документов обычно служат поисковые возможности информационной системы, в которой находятся документы.

При организации долговременного хранения указанные реквизиты должны быть дополнены содержательными описательными статьями: аннотации файлов и совокупностей файлов, объединенных в директории (папке). Так как существуют разные виды файлов, то и набор описательных статей файлов и директорий будет неодинаков, в связи с чем (для определения этого набора) можно ввести такой реквизит описи как «вид единиц учета электронных документов».

При описании носителя информации, на котором содержатся электронные документы, как правило указывают: его тип и фирму изготовителя, производственные и серийные номера (они проставлены на «теле» любого непиратского носителя), емкость носителя.

Очень важен справочный аппарат к описи, который должен отражать как состав и содержание электронных документов, так и технологические особенности их создания, хранения и использования.

Ежедневно, выполняя свою работу, мы создаем новые документы, используем и изменяем имеющиеся, а также применяем созданные заранее заготовки (шаблоны). Весь этот процесс осложняется тем, что часть используемой информации находится в бумажном, а часть -- в электронном виде. Безусловно, многие компании сегодня внедряют системы электронного документооборота, но как быть с теми материалами, которые уже накоплены организацией, а также с теми, которые требуется хранить в бумажном виде?

Как правило, в таких случаях для хранения необходимой информации организуется архив -- выделенное помещение, в котором собирается вся необходимая документация. Учет бумажных документов ведет архивариус. При этом архивариус, как правило, не определяет правила доступности документации, а руководствуется решениями линейных руководителей, которые подписывают заявки на получение документов. По крайней мере, такая ситуация типична для многих государственных учреждений, банков, крупных телекоммуникационных компаний, производственных предприятий.

Как подобная организация труда влияет на производительность сотрудника? Если рассмотреть часто встречающийся пример -- сотруднику компании потребовался какой-то документ. Ему необходимо:

* Определить, какой именно документ нужен. Для этого требуется обратиться к картотеке.

* Получить разрешение на просмотр данного документа, например у своего непосредственного руководителя.

* Как только получено разрешение, отправиться в архив и взять на руки искомый документ.

* После ознакомления вернуть этот документ в архив.

Если мы используем подобную схему, то у нас могут возникнуть определенные трудности.

Во-первых, длительность процедуры. Для получения документа из архива, как правило, требуется несколько дней.

Во-вторых, проблемы безопасности. Если документов в архиве достаточно много, то руководитель может подписать разрешение, не зная, что данный документ не должен попадать в руки данному сотруднику.

В-третьих, проблема актуальности. Сотрудник может не знать, что документ устаревший.

В-четвертых, проблема доступности: документ может находиться на руках у другого сотрудника.

Кроме того, необходимо отметить, что бумажные документы имеют ограниченный срок хранения в связи с естественным износом.

Для выхода из сложившейся ситуации прибегают к использованию электронных архивов, которые:

* обеспечивают надежность хранения информации;

* сводят к минимуму потери информации;

* сокращают время на поиск;

* позволяют организовать одновременную работу нескольких сотрудников с одним документом;

* позволяют организовать доступ к информации из любого пункта, оснащенного каналом и оборудованием передачи данных;

* обеспечивают достоверность информации и предоставляют сведения о том, кто является автором последних изменений;

* позволяют знать о местонахождении оригинала документа;

* позволяют проводить анализ востребованности различных документов каждым сотрудником.

Единицы и формы учета электронных документов определяются задачами и сроками хранения документов. Требования к учету в делопроизводстве и архиве организации могут быть существенно менее жесткими, чем в государственном архиве при постановке электронных документов на государственный учет.

Необходим учет и опись более мелких объектов: файлов и директорий (папок) файловой структуры, т.е. визуально обособленных объектов файловой структуры компьютера. Именно их следует рассматривать единицами учета электронных документов для архивов всех уровней.

Кроме того, при обеспечении долговременного хранения баз данных с возможностью их последующей миграции страховые текстовые форматы необходим учет еще более мелких информационных объектов: таблиц базы данных. Это позволит не нарушить систематизацию электронных документов после проведения миграции, да и описывать документы будет легче.

Следующее замечание связано с необходимостью учета единиц хранения электронных документов - носителей. Как уже отмечалось в оперативном управлении (в делопроизводстве) электронных документов могут размещаться на сервере или винчестере компьютера. В этом случае отпадает необходимость внесения в опись электронных документов идентификации носителя. Но и при переносе электронных документов на внешние носители необходимость внесения идентификации носителя в описательные статьи описи является излишней. Какими бы надежными носители ни были, существует определенная вероятность их утраты. При этом файлы с электронными документами будут записаны на другой носитель (с другой идентификацией), а опись придется пересоставлять или исправлять.

Было бы рациональнее указывать идентификацию единиц хранения не в описательных статьях, а в справочном аппарате к описи: в предисловии или в указателях.

Экспертиза ценности электронных документов - определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости электронных документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.

Экспертиза ценности электронных документов организации проводится:

* при разработке номенклатуры дел организации;

* по истечении сроков временного хранения электронных документов.

На этапе разработки номенклатуры дел в графе «Примечание» к заголовкам электронных дел проставляется отметка «ЭД» («Электронные документы»).

По истечении срока хранения электронных документов в информационной системе, проводится экспертиза их ценности в целях составления описей электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложение 2), внутренних описей электронных документов (приложение 1) и актов о выделении к уничтожению электронных документов, сроки хранения которых истекли.

Утверждение актов о выделении к уничтожению электронных документов осуществляется в порядке, установленном для документов на бумажном носителе.

Экспертиза ценности электронных документов проводится экспертной комиссией организации в порядке, установленном для проведения экспертизы ценности документов на бумажном носителе.

При проведении экспертизы ценности электронных документов дополнительно учитываются:

* значимость информации электронного документа (уникальность и типичность);

* повторение информации электронного документа в информации документов постоянного срока хранения, созданных на других носителях;

* первичность информации электронного документа с возможностью получения агрегированных (обобщенных, аналитических) данных;

* вид, разновидность электронного документа;

* подлинность электронного документа, наличие электронной подписи;

* ограниченность сроков подтверждения подлинности электронных подписей (электронных цифровых подписей).

* форму и состав процедур по обеспечению аутентичности (подлинности) и целостности электронных документов;

* характеристики и физическое состояние носителей с электронными документами;

* степень сохранности документов фонда (как на электронных, так и иных носителях);

* возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов без использования оригинального программного обеспечения;

* ограничения на распространение и использование электронных документов и программного обеспечения (с учетом соблюдения государственной, коммерческой тайны, авторского права, имущественных прав, договорных обязательств в отношении собственников документов);

* возможности архива организации по ограничению и разграничению доступа к информации электронного документа;

* возможность обеспечения временного (свыше 10 лет) хранения, проведения технологических миграций и их возможная стоимостная оценка.

При проведении экспертизы ценности электронных документов в структурных подразделениях организации осуществляется:

* отбор электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для проведения конвертирования их в форматы для архивного хранения, их запись на обособленные электронные носители однократной записи для передачи в архив организации;

* при необходимости отбор электронных дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, их запись на обособленные электронные носители для передачи в архив организации.

Одновременно с отбором электронных документов для передачи в архив организации осуществляется выгрузка метаданных электронных документов и протоколов аудита (системных протоколов/журналов) за тот же период времени.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения электронных документов.

Кто должен обеспечивать сохранность электронных документов в долгосрочной перспективе, организации или государственные архивы, специалисты по информационным технологиям или архивисты? Где теперь эти информационные ресурсы? Что с ними стало? Практически все они погибли. Главным образом потому, что вовремя не были переведены на новые технологические платформы. Некогда это было сделать, да и некому. Некому также было оценить, какие ресурсы заслуживают долговременного хранения, какие нет. Потому, что у сотрудников ИТ-подразделений совсем другие задачи, совершенно отличные от тех, ради которых создаются архивы.

Возможно, расчет делается на то, что со временем (через 10-15 лет) часть электронных ресурсов из ведомств и организаций будет передана на хранение в государственные архивы, как это сейчас практикуется с документами на бумажной основе. При этом совершенно упускается из виду принципиальная разница между электронными и бумажными документами - зависимость первых от изменчивости технологической среды.

Мировая практика хранения электронных документов показала, что решение о том, какие документы, где и в каких форматах они должны постоянно храниться, когда осуществлять передачу на постоянное хранение (т.е. вопросы экспертизы ценности и комплектования) должно приниматься не в последний момент перед приемом-передачей, а в момент создания документов, еще лучше при разработке технического проекта информационной системы, в которой они будут создаваться.

В заключении следует отметить, что методология организации архивного хранения электронных документов только начинает складываться. Здесь важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и государственных архивах), делопроизводителей, IT-специалистов, управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами. От этого зависит, что станется с накопленным информационным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других «путешественников» к открытому информационному обществу.

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме. Однако, если технология хранения традиционных бумажных документов уже хорошо отработана и по ней имеется достаточное количество нормативно-методической литературы, то организация хранения электронных документов в делопроизводстве зачастую осуществляется стихийно.

Неупорядоченное хранение вызывает значительные затраты времени на поиск нужных документов, нередки случаи потери их.

Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, в виде факса через факс-модем. Кроме того, сегодня все большее число организаций переводит в электронную форму (путем сканирования) и документы, поступающие в фирму в традиционном бумажном виде. Это еще более обостряет проблему упорядоченного хранения и обеспечения сохранности документов в электронной форме.

Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера -- записать в виде файла на жестком диске. Порядок в хранении файлов не менее важен, чем порядок в хранении традиционных бумажных документов. Документы могут храниться на жестком диске вашего компьютера, на диске другого компьютера, на специально выделенном компьютере (файл-сервере), на сменных носителях и при наличие договора - облачных серверах.

Вне зависимости от носителя, прежде всего необходимо создать папки (директории), в которые будут помещаться рабочие документы. Принципы упорядочения хранения файлов во многом напоминают обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам (иногда употребляются термины «каталог» или «директория»). Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь тоже могут иметь свои вложенные папки. Образуется многоуровневая иерархическая структура папок. Если документов немного -- чаще всего это одна папка.

Пакет MS Office создает папку с названием «Мои документы», в которую помещает вновь создаваемые файлы. Если на компьютере работает несколько человек, то папки обычно называют по фамилии работника -- «Документы Иванова», «Документы Сидорова». Однако при большом количестве документов фирмы и необходимости обеспечения работы с ними нескольких сотрудников требуется более четкая система организации размещения документов (файлов) в локальной сети даже небольшой организации.

Наиболее простым решением, не требующим специального программного обеспечения, является создание системы папок (каталогов), которая может основываться на номенклатуре дел организации. В основе классификации используется номинальный признак, т.е. группировка документов по их видам.

Начинаться название папки должно с вида документов (приказы, акты, отчеты, протоколы, докладные записки и т.п.). Затем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы), и т.п. В отличие от традиционного делопроизводства термин «документы» или «материалы» опускается. Группировка может производиться в несколько уровней. Например: С:\ Переписка\ поставщики металлоконструкций\ завод Витязь\ имя (файла, т.е. конкретный документ Об отгрузке труб 25.03.21 лежит в папке завод Витязь, которая находится в папке поставщики металлоконструкций, находящейся в общей папке Переписка на диске С:. Другой пример: D:\ Отчеты\ 2021 г.\ квартальные\ отдел нефтепродуктов\ имя файла и т.п.

Иногда бывает удобно сгруппировать вместе корреспондентов по географическому признаку. Например: Переписка с дилерами Минской области.

Для более эффективного использования места на жестком диске компьютера может быть создан логический диск, использующий сжатие файлов. Организация совместного доступа к логическому диску производится аналогично организации доступа к папкам компьютера. Особенно эффективно сжатие графических файлов типа bmp, pcx, tif. В этом случае экономия места (степень сжатия) может достигать 90% и более.

Следующий этап -- установление доступа к папкам или дискам с другого компьютера.

Подключение пользователей к папкам и дискам на удаленном компьютере может производиться по мере необходимости или выполняться единовременно при конфигурировании системы. В последнем случае пользователи могут постоянно видеть и пользоваться папками и файлами, физически находящимися на других компьютерах, как если бы они находились на том компьютере, на котором сейчас работают. Однако в этом случае все компьютеры, к папкам и дискам которых установлен доступ, должны быть включены. Рекомендуется устанавливать автоматическое подключение только для постоянно используемых ресурсов (папок и дисков), так как включение компьютера в тот момент, когда сетевой диск недоступен (компьютер, на котором он расположен, выключен), приведет к приостановке запуска операционной системы и выводу на экран соответствующего сообщения.

Документы в процессе создания и редактирования, черновики и варианты должны находиться лишь в личной папке сотрудника. Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны храниться в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.

Электронные дела передаются в архив организации в упорядоченном состоянии по сдаточным описям структурного подразделения с сопроводительной служебной запиской структурного подразделения.

При подготовке электронных документов Архивного фонда Российской Федерации к передаче в архив организации следует провести их конвертирование в компьютерные форматы, рекомендованные государственным или муниципальным архивом, источником комплектования которого является организация.

Подготовка структурным подразделением электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

* отбор в информационной системе организации электронных дел, подлежащих передаче в архив;

* конвертирование электронных документов в формат, установленный для архивного хранения документов, а документов Архивного фонда Российской Федерации в формат, рекомендованный государственным (муниципальным) архивом, источником комплектования которого является организация;

* проверка правильности формирования и систематизации единиц хранения электронных документов;

* проверка физического и технического состояния электронных носителей, предназначенных для записи электронных документов;

* проверка файлов с электронными документами на наличие вредоносных компьютерных программ;

* запись электронных дел на электронные носители (оптические диски) однократной записи в двух экземплярах (основной и рабочий);

* проверка качества записи и воспроизводимости электронных документов;

* составление в структурном подразделении сдаточной описи электронных дел.

При записи электронных документов на обособленные материальные носители соблюдается принцип размещения на одном носителе одной единицы хранения электронных документов.

Каждый футляр электронного носителя, передаваемого в архив, снабжается фронтальным вкладышем, на котором указывается:

* сокращенное название организации;

* сокращенное название структурного подразделения организации;

* статус электронного носителя: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);

* номера сдаточных описей передаваемых электронных документов;

* дата записи электронных документов на носитель;

* при необходимости отметки об ограничении доступа и др.

Фронтальный вкладыш помещается в футляр электронного носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

Надписи на вкладышах исполняются каким-либо печатным способом или специальными черными водостойкими чернилами, для них возможно использование штампов и других аналогичных средств.

При подготовке электронных документов к передаче в архив проводится оформление только вкладышей футляров электронных носителей.

Таким образом, место технологий в организации архивного хранения электронных документов - ключевое. Тотальный переход на цифру обеспечил бы больше удобства. Сейчас же мы находимся на промежуточном этапе, когда повсеместно используется цифра и бумага, что несет ряд неудобств в документообороте и его хранение. В настоящее время для сохранения значимых данных зачастую используют цифровую копию бумажного оригинала, что также влечет за собой неудобство. С другой стороны, в настоящее время выработан ряд ключевых практик: по отбору и передаче документов в архив, набору инструментариев сохранения документов, а также в ходе развития технологий - способы сохранения от двух и больше копий документа на разных носителях: флешки, жесткие диски, облачные серверы и некоторые другие.

1.3 Особенности обеспечения сохранности архивного хранения электронных документов

Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в любом офисе -- это надежность хранения документов в электронной форме. Решение проблемы сохранности электронных документов складывается из:

* устойчивого электропитания;

* резервного копирования;

* антивирусной защиты;

* профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

Наличие резервной (страховой) копии позволяет восстановить документы при случайном их удалении или поломке компьютера.

Задача организации резервного копирования включает в себя:

* выбор оптимального устройства, на которое будет производиться резервное копирование;

* организацию процедуры периодического копирования.

Не менее важна организация процесса резервного копирования.

Процедура резервного копирования не занимает много времени. Но важно обеспечить ее правильную организацию и периодичность. Многие сотрудники пренебрегают резервным копированием, пока не случится утеря важных документов. Необходимо разъяснять работникам, что только регулярное сохранение всех созданных и измененных в течение дня документов на внешний носитель гарантирует от утери проделанной ими работы. Периодичность копирования устанавливается с учетом объема документов, создаваемых в организации, их важности и наличия бумажных копий. Лицо, ответственное за делопроизводство, с установленной периодичностью делает либо полную копию папок, выделенных для общих документов, либо копирует только новые и измененные файлы. Для организации копирования важно, чтобы сотрудники помещали создаваемые ими документы в установленные папки. Ежедневное проведение архивации данных может занимать всего 5--15 мин и полностью окупает себя, обеспечивая сохранность информации.

Особенно важное направление обеспечения сохранности документов в электронной форме -- использование специального программного обеспечения, гарантирующего защиту данных от разрушения вирусами.

Антивирусные программы предотвращают проникновение вирусов на компьютеры организации, выявляют инфицированные файлы и осуществляют «лечение» зараженного компьютера. Особенно опасны вирусы в условиях локальной сети, когда, проникнув на один компьютер, вирус может поразить все компьютеры, объединенные в сеть. Основные источники вирусов:

* нелегальное программное обеспечение;

* флешки, зараженные вирусом, находящимся в загрузочном секторе;

* документы MS Word и Excel, зараженные макровирусами.

Каждый сотрудник, обменивающийся информацией на флешках, должен первым делом, получив флешку, запустить антивирусную программу и потратить минуту на проверку флешки на наличие вирусов. Эта процедура должна быть обязательной для всех сотрудников организации, работающих с флешками, и записана как обязанность в их должностных инструкциях. Простейший способ сократить вероятность заражения компьютера, подключенного к локальной сети -- отключить дисководы большей части сотрудников. Параллельно такая мера обеспечивает и предотвращение несанкционированной утечки информации. В этом случае запись информации на флешки и ввод информации, осуществляется уполномоченными сотрудниками. Обязательно осуществляющими предварительную проверку флешек на наличие вирусов. Еще один плюс от такого мероприятия -- сотрудники не будут устанавливать на свои компьютеры игровые программы, которые часто являются носителями вирусов, а также приводят к потерям рабочего времени.

В целом, хранение документов в электронной форме позволяет не только кардинально ускорить поиск необходимой информации, но и в случае больших объемов документооборота значительно сократить стоимость хранения за счет сокращения занимаемых документами площадей.

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и (при необходимости) с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера, оборудованного устройством записи данных на внешний носитель, хотя сейчас наиболее актуальны облачные серверы. При наличии программ типа «электронный архив» учет и копирование документов производятся автоматически. В небольших организациях это делается вручную: документы разделяются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При небольшом количестве документов одного срока хранения они располагаются в одной папке. При значительном количестве документов, особенно постоянного хранения, они располагаются внутри годового раздела в папках соответствующих подразделений.

Сохранность электронных документов в архиве организации обеспечивается:

* созданием оптимальных условий хранения носителей электронных документов;

* рациональным размещением электронных носителей в архивохранилище;

* проверкой наличия и состояния электронных документов;

* контролем физического и технического состояния носителей и электронных документов;

* копированием электронных документов в целях рабочих экземпляров, в том числе для фонда пользования;

* конвертированием электронных документов на новые (в технологическом отношении) электронные носители и в новые форматы.

Для обеспечения сохранности электронных документов в архиве организации необходимо выполнять мероприятия по информационной безопасности:

* защиту электронных документов от воздействия вредоносных компьютерных программ («вирусов» и т.п.);

* защиту электронных документов от несанкционированного доступа к ним.

Оптимальные условия хранения электронных документов в структурных подразделениях и в архиве организации обеспечиваются:

* оборудованием помещений и хранилищ средствами пожаротушения, охраны и сигнализации;

* применением технических средств для создания оптимальных (нормативных) температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов в помещениях и хранилищах архива;

* применением программных средств для обеспечения информационной безопасности;

* применением специальных средств хранения и перемещения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, контейнеры, футляры);

* наличием в архиве двух или более экземпляров единиц хранения электронных документов, записанных на два или более обособленных материальных носителя однократной записи, и их раздельным хранением;

* применением технических и программных средств, предназначенных для резервного копирования, конвертирования и миграции электронных документов, контроля их физического и технического состояния.

* защитой информации от несанкционированного доступа путем применения соответствующих технических средств;

* доступом к информации установленных категорий пользователей;

* режимами хранения электронных документов, исключающими утрату, уничтожение или искажение информации.

Хранение электронных документов в архиве организации осуществляется в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений и вредных воздействий окружающей среды.

Требования к зданиям и помещениям архива, хранящего электронные документы, должны соответствовать общим требованиям к зданиям и помещениям подобного назначения.

...