Современные технологические решения, направленные на повышение эффективности бюджетирования

Аннотация

информационный искусственный интеллект автоматизация

В данной статье будут рассмотрены основные информационные технологии, направленные на повышение эффективности процесса бюджетирования. В качестве объекта исследования выступают информационные технологии: искусственный интеллект, дополненная аналитика, BI-системы, Роботизированная автоматизация процессов. Также будут рассмотрены ограничения и проблемные ситуации, оказывающие влияние на внедрение информационных технологий.

Ключевые слова: информационные технологии, бюджетирование, дополненная аналитика, BI-системы, ERP-системы.

Abstract

Key words: information technology, budgeting, augmented analytics, BIsystems, ERP-systems.

Основная часть

Бюджетирование - это одна из частей планирования, с помощью которой осуществляется процесс построения прогнозных значений для доходов и расходов компании, оценки необходимого финансирования и завершается данный процесс построением финансовых планов. [1]

В основе бюджетирования лежит разработка, составление, рассмотрение и утверждение бюджетов предприятия.

В современном мире существует множество различных технологий и информационных систем, которые могут быть применены для бюджетирования. К ним относятся применение искусственного интеллекта, ERP системы, BI-системы (Business Intelligence), RPA (Robotic Process Automation, РПА, Роботизированная Автоматизация Процессов).

Искусственный интеллект является ярким представителем современной и инновационной технологии, поскольку считается, что его полное развитие позволит существенно повысить качество жизни людей, улучшить мировую экономику. Согласно оценке PricewaterhouseCoopers развитие и внедрение искусственного интеллекта в бизнес и деятельность стран увеличит мировой ВПП на 14%. Искусственный интеллект можно применять в различных областях, в том числе в финансовой отрасли. В области финансов технология может помочь в снижении издержек, улучшить систему проверки заёмщиков, оценки их платёжеспособности и эффективно осуществлять прогнозирование. В производственной сфере ИИ способен повысить эффективность разработки новых продуктов, оценить поставщиков, проанализировать требования к запчастям и деталям, сократить количество ошибок во время производства.

Искусственный интеллект способен существенно упростить процесс бюджетирования за счёт полного выполнения данного процесса. Однако, в настоящий момент он обладает существенным минусом - недостатком вычислительных мощностей.

Массивы данных постоянно увеличиваются, информации становится всё больше и её всё труднее обрабатывать вручную. В этом может помочь дополненная аналитика. Дополненная аналитика - использование машинного обучения для автоматизации процессов бизнес-анализа, включая извлечение ценной деловой информации и ее совместное использование в организации. Данный процесс не исключает участия человека. Дополненная аналитика позволяет обрабатывать большие массивы данных из любых источников. Данный процесс объединяет данные, анализирует и оперативно предоставляет результаты в визуализированной форме (диаграммы, графики). Это позволяет значительно сократить время на обработку всей имеющейся информации, что актуально на сегодняшний день, поскольку время стало ценным ресурсом. Стоит отметить, что данный процесс может быть выполнен без участия профессиональных аналитиков, что поможет сэкономить средства на оплату их труда. Также дополненная аналитика может предотвратить сложности при анализе обособленных друг от друга данных, если их нужно оценить совместно.

Дополненная аналитика позволяет организациям повысить эффективность деятельности в целом, выявить проблемные места, сократить время на принятие оперативных и стратегических решений.

Применительно для бюджетирования дополненная аналитика позволит оптимизировать процесс подготовки к планированию и сократить время на обработку информации.

BI-системы (Business Intelligence) - это системы, предназначенные для осуществления эффективной аналитики. Они осуществляют сбор, анализ и обработку данных. Данные системы собирают большие объёмы данных в едином хранилище. Далее собранная информация обрабатывается и формируются годовые отчёты. BI-системы также могут моделировать возможные решения для оценки их влияния на результаты деятельности и прогнозирования развития. Помимо годовых отчётов системы способны формировать оперативную отчётность, что позволит быстро выявить отклонения от запланированного результата. [2]

Применительно к бюджетированию BI-системы облегчают процесс сбора и анализа данных. Можно автоматизировать процесс оценки фактических результатов, анализа исторических коэффициентов для построения прогноза. Внедрение такой системы позволит сократить трудовые и временные затраты сотрудников.

RPA (Robotic Process Automation, РПА, Роботизированная Автоматизация Процессов) - технология, предназначенная для автоматизации процессов, связанных со сбором, поиском, объединением, переносом данных, то есть процессов, которые можно выполнить с помощью применения чётких алгоритмов. В выполнении рутинных задач робот способен эффективно действовать без совершения ошибок. Бюджетирование связано с профессиональными суждениями и основано на желаемом результате, поэтому данный процесс не может быть полностью автоматизирован с помощью робота. Тем не менее, автоматизация некоторых процессов, например, проведения «факт-план» анализа, сбора данных из разных источников и систем, перевода данных в корректный формат, объединения информации позволит осуществлять процесс бюджетирования быстрее. Отличие РПА технологии от BI-систем заключается в том, что BI системы осуществляют конкретный перечень операций. При этом, роботизированная автоматизация процессов имеет расширенный функционал и может выполнять несколько алгоритмов, необходимых для каждой компании или для решения конкретной задачи.

Наиболее подходящей современной информационной технологией для финансового менеджмента являются ERP системы. ERP-система (Enterprise Resource Planning) - это система управления материальными, финансовыми и трудовыми ресурсами предприятия.

Система предназначена для автоматизации административных и операционных бизнес-процессов в различных отраслях. Центральная особенность всех систем - это общая база данных, которая поддерживает несколько функций, используемых различными подразделениями. Это означает, что все сотрудники разных отделов могут работать с одной и той же информацией для выполнения своих обязанностей. В зависимости от размера и потребностей организации на рынке ERP-систем можно выбирать из множества поставщиков программного обеспечения для планирования ресурсов предприятия.

Как правило, ERP система состоит из: модуля управления финансами, планирования и бюджетирования, управления персоналом, производством, управления складом и запасами. Также дополнительно в ERP систему внедряют блок бизнес-аналитики для улучшения стратегического планирования на предприятии. Ключевой целью системы является создание единого программного продукта, который будет использоваться всеми структурными подразделениями для увеличения скорости потока данных на предприятии. [3]

Следует подробнее разобраться в одной из ERP систем - «1C:ERP Управление предприятием». «1C:ERP Управление предприятием» - это система, предназначенная для управления деятельность предприятия на основе единой информационной системы, которая включает в себя все основные бизнес-процессы. Программное обеспечение позволяет облегчить выполнение некоторых бизнес-процессов за счёт их автоматизации, также улучшается процесс оценки эффективности деятельности в разрезе каждого подразделения. Благодаря данной системе можно контролировать основные ключевые показатели в режиме реального времени.

Подсистема управления финансами и бюджетирования необходима для эффективной работы финансового отдела предприятия. Данная подсистема позволяет осуществлять планирование деятельности предприятия, контролировать достижение целей, принимать эффективные управленческие решения. Функция может быть реализована для стратегического, тактического и оперативного уровней. Подсистема обладает удобной настройкой структуры бюджета с помощью табличных форм, расширенной аналитикой, возможностью моделирования сценариев, а также наглядно управлять бюджетным процессом с использованием графиков и диаграмм.

Таким образом, ERP система позволяет объединить все бизнес-процессы в рамках одного программного продукта, контролировать текущее состояние предприятия, осуществлять эффективное планирование деятельности. Помимо этого, система даёт руководству полную, точную и своевременную информацию обо всех сторонах деятельности предприятия, что позволяет принимать рациональные управленческие решения.

Внедрение информационных технологий имеет ряд ограничений. Такие ограничения могут быть как внешними, так и внутренними. Внешние связаны с нормативно-правовыми актами, уровнем зрелости рынка ИТ, предложениями разработчиков.

Помимо факторов внешней среды, на внедрение информационных технологий оказывают влияние и внутренние факторы. Основными внутренними ограничениями являются: финансовые, временные, технические и ограничения, связанные с человеческим фактором. Финансовые ограничения связаны с определением предельной суммы инвестиционных вложений, которую предприятие готово потратить на разработку или покупку программного продукта, а также доработку и последующую поддержку. Временные ограничения связаны с длительным анализом предприятия, подбором эффективной системы. Технические ограничения возникают из-за использования устаревшего оборудования, недостатка вычислительных мощностей. Такие трудности можно решить только покупкой дополнительного оборудования или его модернизацией, что также потребует финансовых вложений. Ограничения, связанные с человеческим фактором сложнее всего устранить. Часто они вызваны негативным отношением персонала к внедрению новых технологий.

В процессе анализа помимо трудностей были выделены актуальные внешние проблемные ситуации, которые могут оказать влияние на внедрение информационных систем. К ним относятся: экономический кризис 2022 года, инфляция, Пандемия COVID-19, проблемы цифровизации (киберугрозы), валютные колебания и трудности внедрения новых технологий.

Экономический кризис 2022 года связан с высокой инфляцией (по прогнозу Центробанка инфляция в России по итогам 2022 года может составить 20%), валютными колебаниями, санкциями со стороны иностранных государств. Все эти факторы оказывают негативное влияние на внедрение информационных технологий. Однако, негативная тенденция продлиться непродолжительное время, поскольку ИТ отрасль в 2022 году будет получать существенную поддержку со стороны государства. Поддержка со стороны государства для ИТ компаний приведёт к их росту, расширит цифровые возможности страны. Программное обеспечение и оборудование отечественного производства упростит процедуру их внедрения.

Инфляция окажет влияние на изменение цен на компьютеры, серверы, программное обеспечение, необходимое для осуществления бюджетирования. Пандемия COVID-19 может повлиять на достижение целей следующим способом: закрытие границ приведёт к перебоям в поставках оборудования, закрытые офисы могут затруднить работу сотрудников с новыми системами. Киберугозы являются серьёзной проблемой для компаний, может произойти потеря важных данных компаний из-за взлома ERP систем. Однако, вероятность возникновения данной проблемы низкая, поскольку современные системы надёжно защищены. Валютные колебания могут оказать негативное влияние на стоимость оборудования, поставляемого из-за рубежа.

Для преодоления данных проблем следует внедрять ПО отечественного производства, что позволит минимизировать влияние валютных колебаний и преодолеть трудности, связанные с законодательством. Для снижения влияния пандемии коронавируса необходимо перевести сотрудников на удалённую работу с полным техническим обеспечением (ноутбуки, стабильный интернет, доступ к внутренним системам). Снизить вероятность кибератак поможет внедрение системы информационной безопасности и привлечение специалистов по информационной безопасности. Перечисленные меры позволят в быстрые сроки и с наименьшими потерями реализовать внедрить эффективную систему бюджетирования.

Библиографический список