Відеоконференція як ефективний інструмент бізнес-комунікацій

Размещено на http://www.allbest.ru/

Відеоконференція як ефективний інструмент бізнес-комунікацій

Данилейко Є.І.,

Петряєв О.О.

Анотація

Стаття присвячена аналізу сучасних сервісів для здійснення онлайн-комунікацій в умовах пандемії. Розглядаються різні системи проведення відеоконференцій. Аналізуються переваги та недоліки таких віртуальних платформ для комунікації у бізнес-середовищі, як Zoom, Skype та Discord. Надаються рекомендації для вирішення проблеми, пов'язаною з безпекою використання сервісів для відеоконференцій.

Ключові слова: відеоконференція, онлайн-сервіси, віртуальне цифрове середовище, дистанційна робота.

VIDEOCONFERENCE AS AN EFFECTIVE TOOL OF BUSINESS-COMMUNICATION

Danyleiko Yelyzaveta, Petryaev Alexey

The development and active dissemination of digital technologies, the transition of business communications to a regime that meets modern demands, have become leading topics for discussion in recent years. The article is devoted to the analysis of modern services for online communications in a pandemic. Various video conferencing systems are considered. The role of videoconferencing in the activities of companies is determined. The advantages and disadvantages of such virtual platforms for communication in a business environment as Zoom, Skype and Discord are analyzed. The activities of the company that can be provided by videoconference have been identified. This article provides tips for solving the problem of secure videoconferencing services.

Key words: video conference, online services, virtual digital environment, remote work. сервіс комунікація відеоконференція

На сьогоднішній день в умовах пандемії велика кількість людей з усього світу почала працювати дистанційно з власних домівок, тому це призвело до різкого зросту популярності різноманітних сервісів для проведення відеоконференцій. Розвиток та активне поширення цифрових технологій, перехід бізнес-комунікацій до режиму, який відповідає запитам сучасності, стали провідними темами для обговорення в останні роки. Враховуючи те, що пандемія COVID-19 та оголошення режиму самоізоляції зробили перехід до цифрового формату роботи та навчання миттєвим та всеохоплюючим, варто ознайомитися та проаналізувати сучасні сервіси для здійснення онлайн комунікацій.

Дослідженню загального поняття бізнес-комунікацій та комунікативного процесу присвячено праці багатьох зарубіжних та український вчених. Зокрема, трактування досліджували О. Потапова, В. Співак, В. Мазуренко [1], О. Францишко, К. Войцік [2].

Мета статті полягає у досліджені основних систем для проведення відеоконференцій, аналізі переваг та недоліків таких віртуальних технологій для комунікації у бізнес сфері та надання рекомендацій з усунення проблем.

Розглядаючи комунікації з цільовими групами громадськості, то бізнес-комунікації можна розуміти як процес обміну інформацією, практичний процес спілкування, реалізований для надсилання певних інформаційних повідомлень, отримання зворотного зв'язку та, нарешті, для досягнення чітких функціональних цілей. Ділові комунікації суб'єкта економічної діяльності займають важливе місце у реалізації стратегічних цілей компанії. Повідомлення належним чином сформульованих комунікативних повідомлень від суб'єкта до його цільової аудиторії становить сприятливу основу для діяльності в системі економічних відносин.

Сучасні технології з кожним наступним роком породжують все більше нових способів взаємодії в он-лайн форматі [2]. Мережа Інтернет, яка з'явилася у 1986 році, у міру розвитку подарувала користувачам можливість спілкування через меседжери, відеоконференції, соціальні мережі, тож віртуальне середовище стало місцем зустрічей, спілкування, обміну інформацією. Інтернет є середовищем для широкої комунікації, в яку входять як міжособистісна, так і публічна форма спілкування. Це призводить до формування нових форм комунікаційної поведінки, де домінують горизонтальні зв'язки, а територіальні та часові рамки поступово зникають.

Сьогодні найбільш популярними напрямками в мережі Інтернет стали соціальні медіаплатформи, що пропонують більш широкі можливості для інтерактивного спілкування і обміну інформацією [3].

В даний час відеоконференція є різновидом зв'язку між деяким числом абонентів, які можуть бачити і чути один одного, незалежно від того, де вони знаходяться, що забезпечується застосуванням сучасних інформаційних і телекомунікаційних технологій [4].

За даними сервісу для відеоконференцій Zoom, в березні 2020 року кількість щоденних платних і безкоштовних користувачів сервісу перевищила 200 млн. осіб. Для порівняння, в грудні 2019 року максимальну кількість користувачів в день становило 10 млн. [5]. Крім того, в березні 2020 року Microsoft повідомили про те, що кількість щоденних користувачів сервісу відеозв'язку Skype за місяць зросла на 70%. При цьому тривалість дзвінків всередині Skype за місяць зросла на 220% [6].

Очевидно, що зростання кількості користувачів майданчиків для відеоконференції викликаний вимушеним переходом на віддалену роботу і навчання у зв'язку з пандемією і режимом самоізоляції.

Безумовно відеоконференції являються великим кроком вперед для бізнесу. У зв'язку зі сформованими обставинами мільйони бізнес-користувачів по всьому світу змогли оцінити переваги подібних віртуальних майданчиків перед живим спілкуванням:

- зменшення транспортних витрат - відсутність необхідності здійснювати переїзди до місця проведення зустрічі, адже досить включити комп'ютер і підключитися до дзвінка. Відеоконференції не тільки допомагають знизити очевидні дорожні витрати, але і інші "непомітні" витрати, такі як адміністративні витрати і широкий спектр витрат упущеної вигоди;

- економія часу та сил;

- ефективна комунікація - через обмеження карантином та неможливістю проведення зустрічей оф-лайн, відеоконференції стали єдиною можливістю провести комунікацію та при цьому слідкувати за невербальними елементами спілкування, що допомагає зміцнити довіру та уникнути непорозуміння під час ділових зустрічей;

- можливість контролю - для компаній це економічний, простий і зручний спосіб часто спілкуватися віч-на-віч з персоналом філій або з співробітниками головного офісу.

Однак стали очевидні і недоліки подібних майданчиків, а саме:

- проблема збереження конфіденційності та безпеки сервісів;

- обов'язкову наявність досить потужного комп'ютера, виходу в мережу Інтернет;

- ризик можливих перебоїв зі зв'язком;

- домашня обстановка може стати ризиком відволікання від діалогу на інші справи;

- неможливість швидко вирішити виникаючі проблеми в зв'язку з віддаленістю від місця роботи.

У даній статті буде розглянуто та проаналізовано три найбільш популярні сервіси для проведення відеоконференцій: Zoom, Skype та Discord.

Починаючи з Zoom, можна стверджувати, що ця платформа отримала популярність за перші місяці пандемії. Програма має безліч плюсів: є безкоштовний тариф, стабільність в роботі, є стандартний функції, що включають до себе зручні параметри (включення / відключення мікрофона або відео, призначення декількох адміністраторів конференції, ведення запису розмови, трансляція в соціальні мережі). Великим плюсом платформи є можливість проведення презентацій (функції демонстрація екрану, інтерактивна дошка). Це зручно як для бізнес-зустрічей, освітніх процесів, так і для інших сфер діяльності. Мінусом є забезпечення захисту даних, адже було достатньо скарг, та є можливість встановити в чаті зациклене відео, яким можуть скористатися працівники, яким лінь сидіти перед комп'ютером.

Другою загально платформою є Skype, яка працює вже давно. На відміну від Zoom безкоштовний тариф не обмежує час дзвінка, але при цьому кількість учасників, які можуть приєднатися до бесіди менше в два рази ніж у Zoom. Також є тариф "для бізнесу" - розширена версія з додатковими функціями і допустимою кількістю учасників. Є можливість демонструвати екран. Skype має повну інтеграцію з Windows, а ця операційна система залишається домінуючою в корпоративному і бізнес сегменті. Недоліки у цього сервісу, мабуть, теж всім відомі - постійні зависання і заплутана індикація стану співрозмовників.

Останньою для аналізу є Discord, безкоштовна програма, з можливістю демонстрації екрану в прямому ефірі. Плюсами є підтримка голосових, відео- і текстових чатів, пошук інших користувачів, тематичних співтовариств. Проте спочатку Discord створювати для геймерів, тому у цьому сервісі багато зайвих функцій. Однак зараз також має підтримку серед ділової бізнес сфери. У користувачів також є можливість створення індивідуального сервера з власною структурою (категорії, канали), оформленням і гнучкими настройками експлуатації та доступу (ролі, рейтинги, ігри), що може бути зручним для освітнього процесу, а також для невеликих компаній. Проте різноманіття функцій і складний інтерфейс швидше є мінусом для початківців, здатні відштовхнути від використання програми користувачів.

Зв'язок за допомогою відеоконференцій в даний час є найбільш ефективною формою інформаційно-комунікаційних технологій, яка знаходить застосування та визнання у різних структурах суспільства [7]. Крім того, для компаній, діяльність яких ведеться у різних філіях по всій країні та за її межами, відеоконференція - новий спосіб підтримки корпоративної культури. Варто зазначити, що співробітники компаній, у яких діє система відеоконференцій, можуть зв'язатися один з одним у будь-який час, що у свою чергу дозволяє скоротити час обговорення та узгодження багатьох завдань. Таким чином, відеоконференції можуть успішно змінити звичні регулярні зустрічі ради директорів та топ- менеджменту, спростити делегування завдань між співробітниками різних відділів.

Відеоформат не тільки покращує взаємодію між співробітниками, але також є чудовим інструментом спілкування всередині всієї компанії. За рахунок такого відео- спілкування також покращується зв'язок компанії з людьми, які працюють поза офісом. Завдяки цьому співробітники, які працюють віддалено, почуваються частиною організації, не відірваними від неї. Крім того, компанія, яка інвестує у нові технології, сприймається як сучасний та відкритий для інновацій роботодавець, що не лише приваблює найкращих співробітників, а також впливає на мотивацію усієї команди.

Файзулін P. Р. зазначає такі види діяльності компанії, які можуть бути забезпечені за допомогою відеоконференції:

1) керівництво діяльністю великої, територіально розподіленої чи віртуальної компанії;

2) керівництво комплексними проектами, частина робіт з яких виконуються на аутсорсингу;

3) організація діяльності з постачальниками та партнерами управління в Gn-Line режимі;

4) участь у електронних біржових торгах;

5) дистанційну освіту та управління знаннями співробітників компанії;

6) віддалений контроль технологічними процесами та управління обладнанням;

7) віддалену участь у проведенні наукових експериментів;

8) екологічний моніторинг довкілля за участю представників різних країн;

9) формування та надання послуг з використанням мережевих технологій, проведення інтерактивних інтерв'ю, телемістів, конференцій, відеоконференцій тощо [4].

Для вирішення проблеми, пов'язаною з безпекою використання сервісів для відеоконференцій, варто використовувати функцію захисту відеоконференцій паролем. Для додаткового захисту можна залишати учасників у режимі очікування та персонально підтверджувати або відхиляти запити на підключення до конференції; застосовувати обмеження доступу до екрана; використовувати актуальну версію програми та регулярно встановлювати оновлення, які можуть містити важливі виправлення вразливості безпеки; утримуватись від поширення посилань або ID конференцій у соціальних мережах; використовувати ID для приєднання до конференції. Обліковий запис користувача повинен бути захищений надійним та унікальним паролем, краще, якщо буде підключено мультифакторну автентифікацію (наприклад, двофакторна автентифікація, 2FA).

Отже можна зазначити, що з поширенням пандемії COVID-19 та режиму самоізоляції багато компаній, державні установи та навчальні заклади були змушені перенести свою діяльність в online-формат. Відеоконференція на час ізоляції стала новим способом спілкування, навчання та діяльності багатьох організацій. Робота в таких екстремальних умовах показала ефективність таких платформ. Вони допомагають економити час на пересуванні, проводити зустрічі у комфортній обстановці та з будь-якого місця. Для підприємців відеоконференція суттєво спростила повсякденні бізнес-завдання: тепер замість планування очних переговорів, стикування за часом з іншими співробітниками можна просто запустити конференцію в Zoom. Для невеликих компаній відеоконференція стала справжньою економією грошей: тепер потреба в оренді офісів знижується, багато компаній перейшли на віддалений формат роботи, щодня зв'язуючись із співробітниками відеозв'язку. Завдяки додатковим функціям платформ: можливість демонстрації екрану, малювання на інтерактивній дошці, можна зробити розмову більш інтерактивною, одночасно використовуючи презентації або інші матеріали для виступу. У зв'язку з цим можна говорити про подальші перспективи розвитку та впровадження цих віртуальних технологій у реальну практику бізнесу.

Список використаних джерел

1. Мазуренко В.П. Сучасні тенденції розвитку комунікаційних процесів в умовах глобалізації / В.П. Мазуренко, G. Францишко // Актуальні проблеми міжнародних відносин Зб. наук. праць. - Київ: Київський національний університет імені Тараса Шевченка; Інститут міжнародних відносин, 2008. - С. 115-120.

2. Таранова Ю.В. Digital-коммуникации в бизнесе: особенности и тренды // Век информации. - 2015. - №3. - С. 243-245.

3. Ивлев Г.С. Основные формы онлайн-коммуникаций и методы обеспечения адресности / Г.С. Ивлев // Экономическая наука и практика: материалы I Международной научной конференции. - Чита, 2012. - С. 114-118.

4. Файзулин Р.Р. Видеоконференция - часть современного бизнеса / Р.Р. Файзулин // Устойчивое развитие науки и образования. - 2017. - №11. - C. 73-76.

5. VC.RU [Електронний ресурс]. - Режим доступу: https://vc.ru/services/117107-cifry-kolichestvo-ezhednevnyhpolzovateley-zoom-vyroslo-v-20-raz-za-tri-mesyaca (дата звернення 17.10.2021).

6. Прайм [Електронний ресурс]. - Режим доступу: https://1prime.ru/Financial _market/20200330/831170813.html(дата звертання 18.10.2021).

7. Туркменова Д.И. Бизнес в интернет-пространстве: преимущества и недостатки онлайн-бизнеса / Д.И. Туркменова // Матрица научного познания. - 2019. - №11. - С. 70-73.

8. References

9. Mazurenko, V. P, Francishko O. 2008. Suchasni tendentsii rozvytku komunikatsiinykh protsesiv v umovakh hlobalizatsii [Current trends in the development of communication processes in the context of globalization]. Collection of scientific works of Taras Shevchenko National University of Kyiv and the Institute of International Relations, pp. 115-120.

10. Taranova, Yu. V. 2015. Digital-kommunikatsii v biznese: osobennosti i trendy [Digitalcommunications in business: features and trends]. Information age, 3, pp. 243-245.

11. Ivlev, G. S. 2012. Osnovnyie formyi onlayn-kommunikatsiy i metodyi obespecheniya adresnosti [Basic forms of online communications and methods of ensuring targeting]. Economic science andpractice: materials of the I International scientific conference, pp. 114-118.

12. Faizulin, R. R. 2017. Videokonferentsiya - chast sovremennogo biznesa [Videoconference is a part of modern business]. Sustainable development of science and education, 11, pp. 73-76.

13. VC.RU [online] Available at: https://vc.ru/services/117107-cifry-kolichestvo-ezhednevnyhpolzovateley-zoom-vyroslo-v-20-raz-za-tri-mesyaca .

14. Praym [Prime]. [online] Available at: https://1prime.ru/Financial market/20200330/831170813.html.

15. Turkmenova, D. I. 2019. Biznes v internet-prostranstve: preimuschestva i nedostatki onlayn- biznesa [Business in the Internet space: advantages and disadvantages of online business]. Matrix of scientific knowledge, 11, pp. 70-73.

Размещено на Allbest.ru