Електронний архів як засіб швидкого доступу до управлінської інформації

Department of Social Communications and Information Activity,

Lviv Polytechnic National University

Electronic archive as a means of quick access to management information

The purpose of the article is to carry out a comprehensive analysis of the document flow of the city council and to develop models that will highlight the internal processes of electronic document flow after its implementation in the institution. The research methodology consists of the study of scientific works that highlight the methods of electronic archives and the storage of electronic documents in them, the analysis of the state of the city council in the implementation of information technologies in the work process of the institution and the selection of the necessary software, studying the economic possibilities of the institution and the prospects of using their electronic products in the field of document management. The scientific novelty consists in expanding the understanding of the need to modernize the document flow in state institutions of Ukraine, in particular in the city council, by analyzing the prospects of such innovations, detailing the internal processes of the electronic archive, and choosing a technological solution to the set goals. Conclusions. The transfer of state institutions to electronic archives will make it possible to speed up the processes of document circulation and save on the provision ofphysical archives. The implementation of online solutions for document management is becoming an increasingly common phenomenon because Ukraine is digitizing at a rapid pace, but problematic sectors remain, such as institutions in small towns and villages. The process of implementing electronic archives based on professional systems costs a lot of money, however, if the community does not have the necessary funds, it can be implemented completely free of charge with the help of Google Sheets. The system of electronic archives will allow institutions to work not only more efficiently, but also more safely because in times of war, there are always risks for employees, so if necessary, access to the system will be from any place where there is access to the Internet.

Keywords: electronic archive, document circulation, Internet, information, digital resources, modernization.

Вступ

Актуальність теми дослідження. Сучасні технології та розвиток людства дозволяють переосмислювати процеси роботи в установах. Україна є однією із передових країн у сфері цифровізації державних послуг. Такий розвиток змушує іти в ногу з часом і інші установи. Міські ради невеликих міст використовують старі методи комунікації між працівниками та громадою, що створює певні незручності та непотрібні витрати, тому цифровізаія послуг міської ради міста Дубно, є актуальною проблемою. Перехід на електронні архіви не лише зекономить кошти, які мали іти на закуп та зберігання документів, але і допоможе уникнути наслідків, у разі виникнення небезпеки, адже зараз триває збройна агресія Росії проти України, і завжди є ризик для працівників та архівів.

Аналіз досліджень і публікацій. Дослідження проблем електронної архівації в Україні розпочалося з 2000 років, відколи Державний комітет архівів України створив Центр інформаційних технологій, одним з результатів роботи якого стала розробка версії програмного продукту «Архівні фонди України». Дана програма зосереджена на створенні електронних версій каталогів місцевих архівних фондів та їх інтегрування в єдину національну систему. Багато науковців досліджували дану проблему, в якій трактували поняття «електронний архів» [2, 10-26].

Н. Стрілець розглядає створення електронного архіву, як «комплексне рішення щодо автоматизації та оптимізації системи надійного збереження всіх типів електронних документів, підтримки різних версій документів, автоматичний контроль термінів збереження документів і перенесення їх на різні фізичні носії інформації» [3, 91-105].

На думку В. Мазур: «електронний архів це єдине структуроване сховище електронних документів, створене на основі новітніх досягнень ITтехнологій» [5, 63-68].

Автор статті «Цифрові архіви в сучасному суспільстві: термінологічний та змістовий аспект» Л. Філіппова здійснила порівняльний аналіз понять «цифровий» та «електронний архів» за термінологічним та змістовим аспектом, на основі наукових положень фахівців з архівознавства та з інших наук. Дослідниця зазначає, що поняття «електронний архів» розуміється неоднозначно щодо архівних установ та будь-якого підприємства: щодо архівних установ як інформаційна система, що функціонально призначена для захисту, збереження, пошуку, використання, забезпечення доступу до архівних документів в електронному вигляді; щодо будь-якого підприємства як самостійна система або як складова (підсистема або модуль) системи електронного документообігу, що має багато спільного з функціональною структурою та технологіями СЕД [4, 6-11].

Дослідниця Н. Вірьовкіна стверджує, що організація електронного архіву є виграшним рішенням для бізнесу будь-якого масштабу, і для малого бізнесу в тому числі. Незважаючи на те, що малі компанії не потребують контролю за документообігом, електронний архів стане запорукою того, що всі папери фірми будуть знаходитись в порядку. Починати потрібно з малого, і у випадку розвитку організації до масштабів середнього або великого бізнесу, досвід ведення електронного архіву документів зіграє свою справу на благо та прибуток підприємства [1, 55].

Виграшну позицію компанії від впровадження електронного архіву підкреслив і В.Гарднер. У його праці висвітлено думку, що електронні архіви усунуть необхідність роздруковувати матеріали, які очікуватимуть на свою аудиторію, натомість вони дозволять людям самим обирати, що їм необхідно роздрукувати, що економитиме матеріали та місце у компанії [7, 333 341].

Метою дослідження є висвітлення переваг переходу на використання електронних архівів у роботі державних установ, що надасть змогу ефективніше налагоджувати робочі процеси та взаємозв'язки між працівниками та цільовою аудиторією.

Виклад основного матеріалу

На думку дослідниці Н. Вірьовкіної, впровадження та використання електронного архіву на підприємстві забезпечує ряд переваг: швидкість та зручність, спільний доступ, логічна цілісність, економія, безпека, постійність збереження. Електронні архіви відіграють велику роль у ефективній роботі сучасної організації, що дуже важливо в умовах нинішньої інформатизації.

В країні діє багато законів, які прямо або побічно регулюють питання архівної галузі. Найважливішим на сьогодні документом в Україні, що регулює архівну справу і яким було, власне, розпочато створення національної архівної законодавчої бази, є Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи». Цей Закон регулює відносини, пов'язані із зберіганням, використанням, формуванням та обліком Національного архівного фонду, та інші основні питання архівної справи [6].

Під управління міської ради підпадають різні структурні підрозділи, які виконують призначені для них повноваження. Для зберігання та використання місцевих архівних документів в міській раді завбачається формування архівних відділів. Архівний відділ дозволяє зберігати величезні масиви документів, що становлять важливу частину управлінської діяльності міської ради. Він висвітлює діяльність органу влади та забезпечує вільний доступ до нормативних документів, які приймаються головою міської ради та її виконавчими органами.

На сьогодні, організація зберігання документів в міській раді здійснюється за рахунок паперового архіву документів, в якому зберігається велика кількість документів, що були накопичені впродовж діяльності міської ради. Орієнтуватись у чималому обсязі документів та ефективно працювати з ними, користуючись традиційними засобами пошуку інформації, стає неможливим, оскільки ці засоби не відображають оперативно весь масив потрібної інформації, що призводить до вимушених простоїв роботи. Впровадження сучасних технологій у роботу міської ради дозволило б ефективніше використовувати робочий час працівників, і уникати простоїв.

Справи, що були закінчені діловодством перебувають у тимчасовому зберіганні в відповідному підрозділі міської ради, які потім передаються в архівний відділ для подальшого зберігання та використання документів (рис. 1).

Рис. 1. Схема організації зберігання документів в міській раді