Эффективное управление проектами на базе систем электронного документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru/

Эффективное управление проектами на базе систем электронного документооборота

Зайцева С.С., Капралов В.В., ЮРИУ РАНХиГС

Аннотация

Annotation

Effective project management based on electronic document management systems

Zaitseva S.S., Kapralov V.V., YURIU RANHiGS

The article analyzes the relevance and popularity of using digital project management systems in EDMS. The main goals and objectives of the implementation of project management services, as well as the problems associated with this, are defined. Expert opinions on project management tools as part of the EDMS are given. The advantages and disadvantages of the most well-known project management platforms are considered.

Keywords: electronic document management system, automated project management systems, CRM systems, ERP systems.

В настоящее время происходит активный переход разнообразных процессов в электронный вид. Появляются новые информационные технологии, которые охватывают все аспекты экономики и не только. Компании внедряют в свои бизнес-процессы системы электронного документооборота (СЭД), которые во многом упрощают и ускоряют производительность работником, повышая эффективность предприятия. Данные системы постоянно совершенствуются, разрабатывают новые модули и предлагают обновленные сервисы.

Для предприятий, работающих с различными проектами, актуально развитие и совершенствование процессов их управления. Общая эффективность подобных компаний зависит от грамотного выполнения каждого из проектов, на которые могут влиять различные факторы, усложняя процессы управления. Такая ситуация вызывает необходимость разработки инструментов для управления проектами в составе СЭД. Автоматизированная система управления проектами - это программный инструмент, который переводит различные аспекты управления в цифровой формат, упрощая и оптимизируя весь процесс. Они могут интегрироваться с другими инструментами и системами, такими как CRM или ERP-системы, для обеспечения бесперебойного потока данных и совместной работы между различными подразделениями.

Важно отметить, что вопросы использования систем электронного документооборота законодательно регламентируются. Несмотря на то, что единого закона об электронном документообороте нет, СЭД регулируется нормативно-правовыми документами - Налоговым (статья 93 и 169) [1] и Гражданским (статьи 160 и 432) кодексами [2], федеральными законами, постановлениями правительства, приказами ФНС. Они разъясняют общий порядок применения безбумажного делопроизводства для разных сфер деятельности. Из Федеральных законов отметим № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который является одним из самых значимых для электронного документооборота [3].

Вопросы изучения инструментов управления проектами на базе СЭД поднимаются многими специалистами. В соответствующих модулях СЭД и интеграционных решениях заинтересованы все основные пользователи, которые на основе своего опыта и прогнозах развития постоянно исследуют данную тематику. Разработчики СЭД стремятся удовлетворить выросший спрос на автоматизированные системы управления проектами, включая в свои СЭД данные функции или создавая отельные платформы.

Внедряя системы электронного документооборота и используя ее возможности для управления организацией, совместной работы, автоматизации, безопасности и поиска, компании могут повысить эффективность проекта, уменьшить количество ошибок, улучшить коммуникацию и обеспечить его успех. Система электронного документооборота автоматизирует рабочие процессы проекта: утверждения документов, циклы проверки и назначение задач. Это позволяет одновременно редактировать, комментировать и отслеживать изменения в общих документах, способствует эффективному сотрудничеству, уменьшает потребность в обмене электронной почтой и гарантирует, что все работают над последней версией документа. Таким образом, обобщая все преимущества цифровых систем управления проектами, стоит выделить основные цели и задачи, которые эффективно могут быть решены благодаря использованию данных сервисов, представим их на рисунке 1 .

Рис. 1 - Цели и задачи автоматизации управления проектами

Многие специалисты известных СЭД компаний отмечают активную популярность запросов в требованиях заказчиков на включение в классическую систему функциональности управления проектами. Руководитель направления современных ECM- решений ЭОС [4] говорит о том, что интерес к внедрению модуля автоматизированной системы управления предприятием стабильно растет. Среди действующих и потенциальных заказчиков по этому решению - как органы исполнительной власти регионального уровня, так и коммерческие организации [5]. Таким образом, многие разработчики СЭД стремятся разработать и внедрить новые модули, которые будут выполнять функции по управлению проектами.

Директор ELMA [6] считает, что современные разработчики СЭД, которые выжили в интенсивной конкурентной борьбе, представляют рынку серьезные проверенные временем решения. У них есть аналитики и большая база клиентов - в такой среде вряд ли появятся слабые нежизнеспособные продукты. Построить же полноценные решения для управления проектами на парадигме СЭД, на его взгляд, очень сложно ввиду изначальных архитектур этих систем [7].

Хотя автоматизированные системы управления проектами предлагают множество преимуществ, при их использовании также могут возникать проблемы. Во время адаптации к новой системе возможны сложности у сотрудников в изучение программы, ошибки и беспорядок в документации. Большая зависимость от цифровых систем управления проектами означает, что любые технические проблемы могут существенно повлиять на ход реализации проекта. Помимо этого, внедрение и поддержание систем управления проектами может повлечь за собой значительные затраты. Решение этих проблем требует активного подхода, эффективного управления изменениями, постоянного мониторинга и оценки системы. Организациям необходимо грамотно и рационально подходить к внедрению данных сервисов, учитывая как положительные аспекты, так и отрицательные. Стоит в первую очередь убедиться в том, готова ли компания, ее инфраструктура и сотрудники к таким изменениям.

Несмотря на возникающие проблемы и риски при внедрении цифровых систем управления проектами, полученные компаниями преимущества преобладают над всеми недостатками. Организации стремятся использовать для процессов управления проектами функции и модули СЭД. В 2022 году компании столкнулись с массовым уходом зарубежных вендоров и сложностью покупки дополнительных лицензий, это вызвало потребность в импортозамещении. В связи с этим на российском рынке с каждым годом увеличивается количество не только подобных модулей в системах, но и отдельных сервисов.

Проанализируем в таблице 1, какие из предлагаемых платформ наиболее эффективные и востребованные в России.

Таблица 1. Сравнительный анализ российских систем управления проектами

У каждой платформы есть сильные и слабые стороны. Очевидным лидером на российском рынке является компания «Comindware» [8]. Она считается самым продвинутым решение в сфере цифровизации управления бизнес-процессами. Платформа позволяет полностью трансформировать бизнес, пересматривая бизнес-модели и адаптируя под современные технологии. Однако данный сервис является идеальным вариантом для крупных компаний, с множеством процессов, проектов и функций. Организациям малого бизнеса стоит обратить внимание на другие аналогичные платформы. Независимо от выбранного сервиса самое главное - это грамотное внедрение системы управления проектами, которая действительно может послужить основой для цифровизации и оптимизации процессов управления внутри компании.

В заключение следует отметить, что внедрение цифровых систем управления проектами произвело революцию в том, как организации планируют, реализуют и контролируют проекты. Данные системы обеспечивают централизованную платформу для хранения проектной информации, оптимизации коммуникаций, автоматизации рабочих процессов и создания ценных данных для анализа и принятия решений. Они помогают в отслеживании задач в режиме реального времени, оптимизации распределения ресурсов и принятии решений на основе данных. Кроме того, сервисы по управлению проектами обладают масштабируемостью и гибкостью, гарантируя, что организации могут адаптироваться к меняющимся требованиям проекта и расширять свои возможности. Внедрение автоматизированного управления проектами является необходимостью в сегодняшнем быстро меняющемся и взаимосвязанном бизнес-ландшафте.

цифровой управление проект электронный документооборот

Литература

1. Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ). СПС КонсультантПлюс.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ). СПС КонсультантПлюс.

3. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ / СПС КонсультантПлюс.

4. ЭОС. Официальный сайт.

5. СЭД и управление проектами. Варианты решений, причины их популярности, комментарии игроков. Официальный сайт.

6. ELMA. Официальный сайт.

7. Алексей Трефилов об инструментах управления проектами в составе СЭД и интеграционных решениях. Официальный сайт.

8. Comindware. Официальный сайт.

Размещено на Allbest.ru