Средства организационной техники

Размещено на http://www.allbest.ru/

Средства организационной техники - это средства механизации и автоматизации управленческого и инженерно-технического труда. Очень динамично меняется состав оргтехники.

Классификация средств оргтехники по функциональному признаку

Носители информации:

носители информации на бумажной основе несветочувствительные;

носители для репрографических процессов (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька, бумага многослойная для электроискрового копирования и т. д.);

микроносители визуальной информации;

звуконосители;

видеоносители;

магнитные носители для записи кодированной информации;

перфоносители машинные для записи кодированной информации.

Средства составления и изготовления документов:

ручные пишущие средства;

пишущие машины;

диктофонная техника;

печатающие устройства персональных компьютеров и графопостроители;

специализированные программные продукты для персональных компьютеров.

Средства репрографии и оперативной полиграфии:

средства фотокопирования;

средства диазокопирования;

средства электрофотографического копирования;

средства термографического копирования;

машины электронно-искрового копирования;

средства микрографии;

средства ризографического копирования (дупликаторы);

машины для гектографической (спиртовой) печати;

машины для трафаретной (ротаторной) печати;

оборудование для оперативной офсетной печати.

Средства обработки документов:

фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины (фольдеры);

машины и устройства листоподборочные и сортировальные;

скрепляющее и склеивающее оборудование;

конвертовскрывающие и резательные машины;

машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы и лакокрасочные станки);

адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины;

машины для уничтожения документов (шредеры);

агрегатированные линии для обработки корреспонденции.

Средства хранения, поиска и транспортировки документов:

первичные средства хранения документов (папки и т.п.);

вторичные средства хранения документов (шкафы, стеллажи и т.п.)

картотеки и картотечное оборудование;

тележки для транспортировки документов;

лифтовое оборудование;

транспортеры и конвейеры;

пневматическая почта;

оборудование для хранения носителей информации.

Средства электросвязи:

средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи;

средства и системы телеграфной связи;

средства и системы факсимильной передачи информации;

электронная почта.

Банковская оргтехника:

машины для счета купюр;

детекторы валют;

машины для упаковки банкнот;

банкоматы.

Другие средства оргтехники:

сканеры;

компьютерные аксессуары.

Офисная мебель и оборудование:

мебель служебных помещений специализированная;

оборудование служебных помещений специализированное;

оборудование и приборы для исследования условий труда.

Средства составления и изготовления документов.

Ручки (шариковые и перьевые) имеют приоритет по степени их использования для составления документов.

Пишущие машинки теряют значение как инструмент тиражирования. Сейчас достаточно 1 экземпляра.

Диктофон вытесняет ручки и пишущие машинки, т.к. расшифровка стенограмм занимает много времени даже в том случае, когда секретарь успела сделать запись выступления, не нужны черновики. Диктофонами называются устройства для записи и воспроизведения устной речи. Воспроизведение записи может быть осуществлено с замедление, что позволит ее качественно расшифровать.

Принтер -- периферийное устройство ПК, позволяющее получать твердую копию выходных данных работы. Матричные, струйные, лазерные. Матричные принтеры ушли в прошлое из-за невысокого качества печати, низкой скорости, шума, отсутствия возможности цветной печати, падения качества печати по мере износа ленты, хотя и наиболее дешевые. Лазерные принтеры дают лучшую печать, но дорогие, требуют высококачественную бумагу (засоряются бумажной пылью)

Плоттеры (графопостроители) -- устройства для вывода графической информации -- необходимое условие для функционирования систем автоматизированного проектирования, создания комплектов конструкторской и технологической документации, содержащей чертежи, схемы, графики, диаграммы.

Средства репрографии и оперативной полиграфии

- это совокупность машин, предназначенных для копирования и тиражирования документов.

К средствам репрографии относятся средства фотокопирования, диазокопирования, электрофотографии, термографии, электронно-искрового копирования, микрофильмирования, ризографического копирования.

Светокопирование (диазокопирование) - наибольшее применение для копирования технической документации чертежей. При светокопировании в аппаратуре используется прозрачный оригинал (калька) и светокопировальная бумага, чувствительная к ультрафиолетовым лучам. Дешевизна. Но полученные копии со временем выцветают.

Фотокопирование (техническая фотография) - высокая точность и дороговизна.

Термографическое копирование - процесс получения копий, основанный на применении термочувствительных слоев, меняющих свои физические свойства под действием инфракрасных лучей. Проходящих или отраженных от поверхности оригинала. Невысокое качество и дорого.

Электрофотографическое копирование - ксерокс. С момента выпуска в 1949 году первого ксерографа машина претерпела значительные изменения, но принцип копирования сохранился. Высокое качество, получение копий на обычной бумаге, высокая производительность и дешевизна изготовления, возможно получение копий с двух сторон листа и цветное копирование, можно получать копии с микрофильмов.

Микрография - процесс изготовления фотографическим путем с оригиналов документов сильно уменьшенных их копий: от 7 до 150. Основную часть процессов в микрографии составляет микрофильмирование (удобно в хранении и использовании).

Ризография - “золотая середина” между типографической печатью и обычными копировальными аппаратами, работающими по принципу электрофотографии.

Процесс копирования на ризографе можно разбить на два этапа:

подготовка рабочей матрицы

собственно печать (от 60 до 130 копий в минуту).

Современный ризограф - не просто множительный аппарат. Специально разработанный компьютерный интерфейс позволяет использовать ризограф как высококачественный сканер и принтер, управляемые с компьютера. Большой выигрыш при больших тиражах.

Ризографы стали основой мини-типографских комплексов в крупных государственных, коммерческих и иных структурах.

К средствам оперативной полиграфии относятся гектографы, ротаторы, малые офсетные машины, работающие по упрощенной технологии. Сущность полиграфического процесса состоит в многократном переносе красочного слоя с печатной формы на воспринимающую поверхность, в результате чего создается изображение.

Средства обработки документов - фальцевальные машины, листоподборочное и сортировальное оборудование, скрепляющее и склеивающее оборудование, конвертовскрывающие и резательные машины, машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы и лакокрасочные станки), адресовальные, штемпелевальные и франкирующие (для нанесения на конверт знаков почтовой оплаты) машины и устройства, машины для уничтожения документов (шредеры) и др.

Иногда это оборудование агрегируется для выполнения комплекса функций:

Фольдер - агрегированная машина для фальцевания (соединения листов), бигования (выдавливания канавок на листах документов), перфорирования (дырки) и резки.

Франкингмашина - для маркирования и франкирования.

Средства электросвязи

Телефон, телеграф, факс, электронная почта, пейджер.

В 1876 г. изобретен телефонный аппарат А. Беллом (США), в 1878 г. - первая телефонная станция Нью-Хейвен (США). Начало 80-х гг. 20 века - сотовые (мобильные) радиотелефоны.

Пейджинг - система персонального оповещения.

Факсимиле (от лат. fac simile -- делай подобное) -- точное воспроизведение фиксированного плоского изображения на твердо носителе фотоэлектрическим способом.

Под факсимильной связью понимают метод передачи на расстоянии графической и буквенно-цифровой информации, а также рукописных сообщений с воспроизведение на принимающем устройстве в форме, аналогичной переданной. Как правило для передачи факсимильных сообщений используется обычная телефонная сеть: либо отдельный телефонный канал, либо в режиме переключения на речь.

Большинство современных факсов позволяет организовать связь не только между факсимильными аппаратами, но и между компьютером и телефаксом.

Факс-модем не эквивалентен по своим функциональным возможностям факсимильному аппарату. Основное отличие заключается в том, что в состав факсимильного аппарата всегда входит сканирующее устройство, обеспечивающее считывание любого контрастного изображения с листа бумаги, а плата -- только передачу изображений или текста, хранящихся в цифровом виде в памяти компьютера.

Электронная почта -- наиболее простое средство организации взаимодействия между удаленными абонентами. Она обладает высокой скоростью и надежностью передачи информации, создает возможность быстро ознакомиться с документами любого круга корреспондентов, как бы далеко они не находились, а также быстро дать ответ и повторить рассылку документов.

Локальные сети принимают на себя основной поток в системе электронной почты, связывая ПК, находящиеся в одном учреждении.

Вопросы к зачету, экзамену по курсу “Документационное обеспечение управления”

Делопроизводство в Древнерусском государстве.

Приказное делопроизводство XV--XII вв.

Коллежское делопроизводство XVIII века.

Министерское делопроизводство XIX - начала XX вв.

Делопроизводство в СССР и современные проблемы делопроизводства.

Состав нормативно - методической базы делопроизводства: законодательство РФ в области документационного обеспечения (ГК РФ, УК РФ, КЗоТ РФ)

Состав нормативно - методической базы делопроизводства: государственные стандарты, унифицированные системы, общероссийские классификаторы, ГСДОУ.

Понятие, история и состав реквизитов документов.

Общие требования к оформлению реквизитов документов.

Бланки документов. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков.

Система организационно-правовой документации: ее назначение и состав.

Составление и оформление организационно-правовых документов (устав, положение, должностная инструкция, регламент, штатное расписание, инструкция).

Система плановой документации: ее назначение и состав. Составление и оформление плановых документов (программа, план, календарный план-график).

Система распорядительной документации: ее назначение и состав. Процедуры издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений и коллегиальности.

Составление и оформление распорядительных документов (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание).

Система справочно-информационной и справочно-аналитической документации: ее назначение и состав. Составление и оформление справочно-информационных документов (протокол, докладная записка).

Составление и оформление справочно-информационных документов (предложение, объяснительная записка, заявление, представление, служебное письмо, телеграмма, телекс, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение).

Составление и оформление справочно-аналитических документов (акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список).

Система отчетной документации: ее назначение и состав. Составление и оформление отчетных документов (отчет).

Унификация и стандартизация управленческой деятельности и документов. Табель и альбом документов.

Особенности и этикет официально-делового документного стиля общения.

Язык документа: употребление специальной лексики и типичные ошибки в текстах документов.

Понятие документооборота и его основные этапы.

Методы учета и сокращения объема документооборота.

Организация информационно-поисковых систем: регистрация и индексация документов.

Организация контроля исполнения документов.

Литература

оргтехника компьютер ризограф

1. Алферов А.В., Матлин Е.М. Средства тиражирования документов. - М., Радио и связь, 1990.

2. Дмошинский Г.М., Серегин А.В. Телекоммуникационные сети России. Описание. Классификация. Выбор. - М., Архитектура и строительство России, 1993.

3. Стефанов С.И., Филин В.Н. Краткий словарь полиграфических терминов. - М., МПИ «Мир книги», 1993.

4. В.А. Кудряев и др. Организация работы с документами. Учебник. Гл. 15. - М., ИНФРА-М., 1998.

Размещено на Allbest.ru