1. Теоретическая часть

На вопрос: "Оргтехника - что такое?" можно ответить, что это комплекс электронных и механических устройств, которые предназначены для того, чтобы повысить эффективность работы современных учреждений. Еще лет 50 назад канцелярский работник имел в своем арсенале только пачку листов да печатную машинку (а если повезет, то еще и фотокопировальный аппарат). Сегодня уровень развития современных технологий значительно упрощает жизнь и клеркам, и секретарям, и журналистам, и медработникам, и представителям многих других профессий, чья работа так или иначе связана с ведением документооборота.

1.2 Оргтехника для офиса: классификация

Современные средства оргтехники делятся в зависимости от области предназначения на:

1. Коммуникационные. Сюда относятся средства телефонной, мобильной, факсимильной связи, а также электронная почта. По расположению телефоны делятся на носимые и стационарные, а по системам связи - на радио- и проводные телефоны. Последняя категория оргтехники является основным средством связи в любом современном офисе. Мобильной связью признается любая радиосвязь (сотовая, пейджинговая, транковая, рации и др.), которая позволяет абоненту выполнять коммуникативные функции без привязки к определенному месту. Факсимильные средства связи (факс, ПК с факс-модемом) позволяют передавать изображения по телефонному каналу (радио- или проводному). Электронная почта как коммуникационная оргтехника - это система обмена текстовой, фото- или графической информацией с собеседником, которая осуществляется через ПК или сотовый телефон, имеющие подключение к Интернету.

2. Электронные. К этому классу относятся такие устройства, как персональный компьютер, ноутбук, нетбук и т. п. Как правило, через них координируется работа некоторых других видов оргтехники (в частности сканера, принтера).

3. Печатающие. Печатные машинки сегодня практически канули в лету и используются в настоящее время, наверное, только любителями (к примеру, писателями, привыкшими работать по старинке). Теперь их удачно и эффективно заменило сочетание компьютера и принтера. Принтер представляет собой периферийное компьютерное устройство, которое используется для вывода нужной информации на бумажный или другой (пластик, ткань) носитель. В зависимости от используемого способа печати эта аппаратура делится на три класса: струйные, матричные и лазерные принтеры. 4. Множительные. Копировальная оргтехника - это копировальные машины, сканеры, ризографы, которые значительно упрощают процесс размножения документов. В общем, принцип работы таких устройств сводится к считыванию исходной информации с листа (текста, рисунка, фотографии), ввода ее в компьютер (в отличие от сканеров ксероксы работают без этого этапа), распознавания и вывода в заданном количестве копий. Ризограф используется для создания брошюр, буклетов, рекламных материалов большим тиражом, размножение которых представляется трудоемким для копировальных аппаратов и экономически невыгодным для профессиональных типографий.

5. Многофункциональные. Многофункциональная оргтехника - это устройства "все в одном", которые позволяют существенно сэкономить офисное пространство, поскольку один такой аппарат одновременно может являться либо телефоном-факсом, либо факсом-копиром-сканером, либо копиром-сканером-принтером. В современных моделях МФУ, как правило, присутствуют разъемы под наиболее распространенные форматы карт памяти, что дает возможность печатать изображения и другие документы без участия компьютерного устройства.

6. Презентационные. Одно из необходимых условий успешной работы предприятия - это его рекламная деятельность. Кто-то занимается продвижением своих товаров и услуг через Сеть, кто-то публикует информацию о себе в периодической печати, а кто-то участвует в различных семинарах и выставках. Для последнего случая необходимым условием является наглядность, красочность и динамичность представляемых материалов. Презентационная оргтехника - это такие технические средства, как мультимедиа проектор и overhead (проекционный аппарат), без которых сегодня сложно представить полноценный доклад или рекламную презентацию.

2. Практическая часть

Компания "ТУРИНФО группа РФР" работает на рынке туристических услуг с 1991 года и по праву считается старейшей туристической фирмой России. Компания является международным туроператором по выездному туризму и располагает обширной сетью деловых партнеров, насчитывающей около 1500 туристических компаний в России и за рубежом.

Для обеспечения эффективной работы создана разветвленная сеть, включающая в себя 16 собственных офисов в Москве и регионах России (Нижний Новгород, Владимир, Ярославль, Рязань, Казань, Владивосток, Екатеринбург, Новосибирск, Санкт-Петербург, Уфа). Действует широкая субагентская и франчайзинговая сеть.

"ТУРИНФО группа РФР" занимается организацией чартерных перевозок, консолидацией регулярных рейсов, а так же розничной продажей авиабилетов на все направления международных и внутренних авиалиний. Компания является крупнейшим агентом национального авиаперевозчика "АЭРОФЛОТ - российские авиалинии".

Главный офис компании, находящийся по адресу ул. Большая Садовая, 5/1, гостиница "Пекин", включает в себя следующие отделы и помещения, проектирование которых будет рассмотрено в нашей работе:

1. Исполнительная дирекция (3 человека)

2. Департамент корпоративного обслуживания (8 человек)

3. Центр бронирования авиабилетов (4 человека)

4. SATA отдел (3 человека)

5. Информационно-технический отдел (3 человека)

Таким образом, перейдем к рассмотрению аспектов проектирования технического оснащения для данной сети турфирм.

2.2 Расчет офисной площади

Экономия дорогого офисного пространства, а также переход на западный тип ведения бизнеса приводит к тому, что средний метраж рабочего места сотрудников составляет сейчас 2-2,5 кв. м на человека. Между тем, согласно стандартам, установленным СанПин (Санитарные правила и нормативы), рабочее место сотрудника не должно быть меньше 4,5 кв. м, иначе работодателю грозят взыскания со стороны органов Государственного надзора и контроля по охране труда.

Так, согласно Санитарным правилам и нормам (СанПиН), площадь одного рабочего места, оборудованного ПК, должна составлять не менее 6 кв.м., объем - не менее 20 куб.м. Проектируя помещения, будем исходить из этих показателей.

В российских компаниях, в отличие от западных, преобладает коридорно-кабинетная система планировки офисов. Она позволяет организовать рабочее пространство сотрудника с максимальной для него выгодой. В этом случае с учетом общих площадей оно может достигать 7 м кв.

Согласно требованиям СанПин, площадь одного рабочего места пользователей компьютера с жидкокристаллическим или плазменным монитором должна быть не менее 4,5 м кв.

Расстояние между рабочими столами с мониторами (в направлении тыла поверхности одного монитора и экрана другого) должно быть не менее 2 м, а расстояние между боковыми поверхностями мониторов - не менее 1,2 м. Рабочие места сотрудников, выполняющих творческую работу за компьютерами, СанПин рекомендуют изолировать друг от друга перегородками высотой 1,5-2,0 м.

За нарушение этих нормативов работодателю грозит взыскание со стороны органов Государственного надзора и контроля по охране труда. Но достаточно ознакомиться с этими нормами и взглянуть на собственное рабочее место, чтобы понять, что большинство работодателей эти нормы игнорируют, причем без всяких "взысканий". И в Москве, и в регионах в первую очередь ориентируются не на предписания СНиП, а на ситуацию на рынке офисных помещений и на свои возможности.

СНиП ограничивают площадь кабинетов руководителей 15% общей площади рабочих помещений, при этом площадь приемных должна быть не менее 9 кв. м. Обычно площадь кабинета директора начинается от 10-12 кв. м. Хотя тенденция к минимизации рабочего пространства сейчас распространяется и на руководителей.

Площади офисных помещений (стандарт ЕС).

Площадь одного рабочего места, по данным Шнелле, с письменным столом размером 140 х 70 см без учета подсобного оборудования и площади для его обслуживания, мІ:

· для машинописи - 1,7;

· для делопроизводства - 2,3;

· для ведения картотеки - 1,9;

· для приема посетителей - 2,5.

Распределение помещений на отдельные кабинеты, рабочие комнаты на несколько человек и на общие залы уточняется в каждом конкретном случае).

Глубина помещения зависит от его площади и назначения: кабинет на 1 человека, рабочее помещение на несколько человек, общий зал, помещение большого зала.

В среднем глубина помещений составляет 4,5-6 м. Естественное освещение эффективно для рабочих мест, отстоящих от окон не более чем на 4,5 м, и зависит также от расположения конторского здания: на узкой улице или же на открытом месте. Эмпирическое правило: глубина помещения с достаточной освещенностью естественным светом T = 1,5 высоты до низа оконной перемычки Hпер (Hпер= 3; Т=4,5 м). Для более удаленных рабочих мест следует устраивать искусственное освещение (на удаленной от окон 1/3 площади помещений). Для крупных рабочих групп часто необходимо использование всей глубины помещения; в таких случаях на естественное освещение не рассчитывают.

Ширина прохода у стены продольного коридора зависит от заполнения помещения персоналом и потребности в площади для размещения оборудования. Как правило, в таком проходе должны свободно разойтись два человека, идущих навстречу друг другу.

Таким образом, исходя из схемы помещений, рассчитаем необходимые площади помещения и рабочих мест.

1. Исполнительная дирекция (3 человека)

Необходимая рабочая площадь:

Sисп. д=3*13,4=40,2 мІ

Расчетная площадь:

Sисп. д=9,35*4,5=42,1 мІ

2. Департамент корпоративного обслуживания (8 человек)

Необходимая рабочая площадь:

SДКС=4*8=32 мІ (показатель площади на одного человека берем по среднему значению)

Расчетная площадь:

SДКС=7,48*4,5=33,7 мІ

3. Центр бронирования авиабилетов (4 человека)

Необходимая рабочая площадь:

SЦББ=4*7,5=30 мІ (показатель площади на одного человека берем по среднему значению для ведущего работника)

Расчетная площадь:

SЦББ=7,48*4,5=33,7 мІ

4. SATA отдел (3 человека)

Необходимая рабочая площадь:

SSATA=3*5=15 мІ (показатель площади на одного человека берем по среднему значению)

Расчетная площадь:

SSATA=5,61*2,75=15,42 мІ

5. Информационно-технический отдел (3 человека)

Необходимая рабочая площадь:

SИТО=3*5=15 мІ (показатель площади на одного человека берем по среднему значению)

Расчетная площадь:

SИТО=5,61*2,75=15,42 мІ

2.3 Расчет освещенности

Подводя итог проделанной работы следует отметить, что техническое оборудование, которое было внедрено в ходе исследования, поможет повысить эффективность работы и производительность труда.

Таким образом, можно сделать вывод, что внедрение новой информационной системы в туристической фирме является целесообразным.

Список использованных источников

1. Плотникова И. Комплексная автоматизация туристского бизнеса.

2. СНиП 2.04.05-91 Отопление, вентиляция и кондиционирование. М.: ГУП ЦПП, 2001. 74 с.

3. Гуляев В.Г. Новые информационные технологии в туризме. М., 1998.

4. Гуляев В.Г. Организация туристской деятельности. М., 1996.

5. Безопасность жизнедеятельности: Учебное пособие. Ч.2 / Е.А. Резчиков, В.Б. Носов, Э.П. Пышкина, Е.Г. Щербак, Н.С. Чверткин / Под редакцией Е.А. Резчикова. М.: МГИУ, - 1998

Приложение А. Оптимальные значения параметров микроклимата

Размещено на Allbest.ru