Создание, поиск и получение документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Создание, поиск и получение документов

Раздел I. Система документальных коммуникаций

Система документальных коммуникаций общества Ї это организации, назначением которых является создание, хранение, распространение документов для их общественного использования.

Созданием документов, а точнее, их материальной формы занимаются типографии и издательства. Типография представляет собой промышленное полиграфическое предприятие, выпускающее печатную продукцию способом высокой печати. Издательство Ї это предприятие, осуществляющее подготовку и выпуск книг, газет, журналов, нот, плакатов и других видов печатной продукции. Структура издательства, по сравнению с типографией, более обширна и включает редакционные, производственные, сбытовые, рекламные и прочие службы.

Характерными признаками издательства являются следующие:

1. Превращает неопубликованные документы в опубликованные.

2. Не хранит и само не использует свою печатную продукцию (за исключением контрольного экземпляра).

3. Передает печатную продукцию для распространения и использования другим организациям.

В зависимости от содержания выпускаемой продукции издательства подразделяются на универсальные и отраслевые. Универсальные издательства выпускают печатную продукцию по всем отраслям знания и всех типов. Отраслевые издательства в свою очередь выпускают печатную продукцию в основном одной отрасли или типа.

По месту нахождения выделяются центральные издательства, расположенные в Москве и Санкт-Петербурге, и местные, расположенные в прочих городах.

В зависимости от формы собственности и порядка учреждения бывают издательства государственные, ведомственные, общественных организаций и частные.

В хранении документов участвуют архивы, библиотеки и музеи.

Если документы после создания не тиражируются, остаются существовать в единственном или ограниченном количестве экземпляров, то такие документы попадают на хранение в архивы. Можно выделить характерные признаки архива:

1. Наличие в фонде неопубликованных оригинальных документов.

2. Длительное или вечное хранение документов.

3. Пользование документами только в стенах архива.

4. Возможность опубликования части документов.

В архивах хранят оригинальные рукописные документы прошлых лет, авторские варианты литературных и научных произведений классиков, основные документы о деятельности организаций (отчеты, протоколы и т. п.). Доступ к этим документам имеют преимущественно ученые и специалисты, студенты в научных или учебных целях.

Все российские архивы объединены в единую архивную систему и делятся на две группы:

Ї архивы, осуществляющие постоянное хранение документов и имеющие статус научно-исследовательских учреждений:

архивы федерального значения, подчиняющиеся Росархиву;

центральные государственные архивы республик;

государственные архивы краев и областей, подчиняющиеся Архивным управлениям (отделам) республик, краев, областей.

Ї архивы, осуществляющие временное хранение документов (районные и городские архивы, не являющиеся научно-исследовательскими учреждениями).

Самыми древними из организаций системы документальных коммуникаций являются библиотеки Ї учреждения, организующие общественное пользование произведениями печати. Можно выделить характерные признаки библиотеки:

1. Имеет систематизированный фонд опубликованных документов.

2. Передает документы во временное пользование физическим и юридическим лицам.

3. Оказывает как бесплатные, так и платные услуги.

Сегодня существуют самые разные библиотеки, удовлетворяющие информационные потребности всех слоев населения. По характеру удовлетворяемых запросов выделяются универсальные, специальные и учебные библиотеки. По административно-территориальному размещению Ї республиканские, областные, краевые, городские, районные, поселковые, сельские. По категориям обслуживаемых читателей Ї детские, юношеские, библиотеки для взрослых, для людей с ограниченными возможностями. По форме собственности и порядку учреждения Ї государственные; муниципальные; академий, научно-исследовательских и образовательных учреждений; ведомственные и межведомственные; предприятий, учреждений, организаций; частные; учрежденные иностранными юридическими и физическими лицами.

Следующей организацией системы документальных коммуникаций является музей Ї учреждение, осуществляющее комплектование, хранение, изучение и популяризацию памятников естественной истории, материальной и духовной культуры. Для музея характерны следующие признаки:

1. Имеет в фонде артефакты и документы.

2. Хранит документы, имеющие большую историческую, культурную, художественную ценность.

3. Не выдает и не продает посетителям фондовые экземпляры.

Музеи классифицируются по типам на научно-просветительские, исследовательские и учебные в соответствии с целями деятельности. Профили музеев в зависимости от содержания и тематики собираемых коллекций Ї исторические (Государственный Исторический музей), естественнонаучные (Зоологический музей), технические (Музей космонавтики, Центральный музей железнодорожного транспорта), сельскохозяйственные, медицинские, искусства (Третьяковская галерея, Государственный Русский музей, Государственный музей театрального и музыкального искусства, Музей циркового искусства), литературы (Пушкинский дом, Литераторские мостки), а также мемориальные, краеведческие и комплексные.

Распространением (реализацией) печатной продукции занимается многопрофильная книготорговая сеть.

Книжная торговля (библиополистика) Ї отрасль хозяйства или совокупность коммерческих предприятий, осуществляющих оптовую и розничную продажу книг, брошюр и иной печатной продукции юридическим и физическим лицам (покупателям). Характерные признаки предприятия книжной торговли следующие:

1. Имеет в ассортименте опубликованные тиражированные документы.

2. Не заинтересовано в их хранении, ассортимент постоянно меняется.

3. Реализует документы по определенной цене физическим и юридическим лицам (покупателям).

Современные формы организации книжной торговли достаточно разнообразны. В первую очередь это книжные магазины отраслевые и универсальные. Вторая форма Ї книжные отделы и секции в магазинах другого профиля. Далее Ї книжные лотки на рынках, в крупных городах на станциях метро. Обе эти формы предлагают в основном художественную, научно-популярную и литературу для досуга. Книги можно приобрести также на заказ через почтовую пересылку.

Организации документальных коммуникаций были рассмотрены ранее в порядке их участия в процессах создания, хранения и распространения документов и информации. Если выстроить эти организации в хронологии их появления, то первыми будут библиотеки (второе тысячелетие до н. э.). Далее Ї книжная торговля (первое тысячелетие до н. э., систематически с III-IV веков н. э.), типографии и издательства (VI-XII века, в Европе с середины XV века), музеи (XV-XVI века), архивы (XVII век), информационные центры и службы (XX век). 

Раздел II. Информационные ресурсы

документальный коммуникация информационный ресурс

Все первичные и вторичные документы входят в состав информационных ресурсов общества. Приведем некоторые определения информационных ресурсов:

Информационные ресурсы Ї отдельные документы и массивы документов, а также документы и массивы документов в информационных системах (Большой юридический словарь).

Информационные ресурсы Ї совокупность данных, организованных для эффективного получения достоверной информации (Словарь финансовых терминов).

Информационные ресурсы Ї отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах: библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем (Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»).

В настоящее время можно выделить следующие виды информационных ресурсов:

1. Учреждения системы документальных коммуникаций общества.

2. Электронные библиотеки Ї распределенные информационные системы, позволяющие надежно сохранять и эффективно использовать разнородные коллекции электронных документов через глобальные сети передачи данных в удобном для конечного пользователя виде.

3. Полнотекстовые базы данных Ї текстовые базы, содержащие полные тексты документов или их частей.

4. Веб-сайты Ї объединённая под одним адресом (доменным именем) совокупность документов частного лица или организации. Как правило, на сайте можно познакомиться с информацией узкотематической направленности. Глубина ее раскрытия может быть разной: от чисто ознакомительной, поверхностной до высокопрофессиональной, освещающей все стороны деятельности.

5. Средства массовой информации Ї различного рода новостные и семантические сайты (или электронные версии СМИ). Их отличительной чертой является высокий уровень посещаемости (например, сайт НТВ, "Вести" и т.п.), быстрая смена информации, наличие видеоряда на сайте.

6. Информационные сервисы Ї это группа сайтов, на которых можно воспользоваться разнообразными сервисными услугами: электронной почтой, блогом, а также познакомиться с механизмом его ведения, поиском, различными каталогами, словарями, справочниками, прогнозом погоды, телепрограммой, курсами валют и т.д. Пример: http://yandex.ru, http://rambler.ru , http://aport.ru и т.п.

Размещено на Allbest.ru