Размещено на http://www.allbest.ru/

Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение «Иркутский строительный колледж»

Реферат

Правила приема-передачи факса. Факс как вид документа

Работу выполнил студент группы 552

Харитонова А.И.

Научный руководитель

Лаврова Н.Г.

Казань-2016

Оглавление

• Введение
• 1. Принцип работы современных телефаксов
• 2. Современные факсимильные системы
• 2.1 Факс-сервер
• 2.2 Факс по запросу
• 2.3 Факс-рассылка
• Заключение


Введение

Сегодня трудно найти организацию, которая не использовала бы в своей работе факсимильную связь. Телефакс является самым популярным средством для оперативного обмена информацией, представленной в виде документов. Первое и главное его достоинство -- возможность передачи документа в любую точку земного шара за одну минуту. Никакая почтовая служба не может обеспечить такой оперативности. Второе -- намного меньше затраты на пересылку, по сравнению со стоимостью услуг курьера или той же почты. Третье -- простота. Установив соединение, можно отправить документ нажатием одной клавиши. Если же говорить о качестве, то современные стандарты факсимильной связи обеспечивают, при использовании хороших телефонных линий, передачу изображения, вполне сопоставимого с оригиналом.

1. Принцип работы современных телефаксов

Факсимильный аппарат, фототелеграфный аппарат, комплекс механических, светооптических и электронных устройств, предназначенный для передачи изображений неподвижных плоских объектов (оригиналов) по электрическим каналам связи или для приёма таких изображений (с воспроизведением объекта передачи в виде его копии - факсимиле). Факсимильные аппараты подразделяются на передающие, приёмные и приёмо-передающие.

Передающий факсимильный аппарат (или передатчик приёмо-передающего факсимильного аппарата) содержит анализирующую систему, которая служит для преобразования изображения оригинала в видеосигнал, и электронный узел преобразования видеосигнала в форму, удобную для передачи по каналу связи (модулятор). Анализирующая система включает: светооптическое устройство, формирующее узкий световой пучок, который образует на поверхности оригинала «точечное» световое пятно; развёртывающее устройство которое направляет световой пучок поочерёдно (в заданной последовательности) на все элементарные площадки, в результате чего от поверхности отражается световой поток, модулированный по интенсивности в соответствии с отражательной способностью площадок; фотоэлектрический преобразователь, преобразующий отражённый световой поток в пропорциональный ему электрический ток (видеосигнал). В узле преобразования видеосигнала осуществляется модуляция колебаний - позитивная амплитудная (при которой максимальный уровень колебаний с несущей частотой соответствует чёрному полю передаваемого изображения), негативная амплитудная (максимальный уровень колебаний соответствует белому полю изображения), позитивная частотная (более высокая частота соответствует белому полю) или негативная частотная (более высокая частота соответствует чёрному полю).

Приёмный факсимильный аппарат (или приёмник приёмо-передающего факсимильного аппарата) содержит электронный узел выделения видеосигнала, предназначенный для демодуляции принимаемых модулированных колебаний, и синтезирующую систему, формирующую копию передаваемого изображения; синтезирующая система состоит из развёртывающего и записывающего устройств. В качестве носителя записи используют фотобумагу, фотоплёнку, электрографическую, электро-химическую, электротермическую или обычную писчую бумагу, ферромагнитные и др. материалы.

Развёртывающие устройства приёмного и передающего факсимильного аппарата часто аналогичны; конструктивно они подразделяются на механические и электронные. Наибольшее распространение получили факсимильные аппараты с механической развёрткой барабанного, плоскостного и дугового типов, осуществляемой при помощи синхронных электродвигателей. В факсимильном аппарате с барабанной развёрткой оригинал (или носитель записи) закрепляется на поверхности цилиндра. Развёртка осуществляется в результате вращения цилиндра и его постулат, перемещения вдоль оси при неподвижном развёртывающем элементе (световом пятне) либо в результате вращения цилиндра и одновременного перемещения развёртывающего элемента вдоль образующей цилиндра. В факсимильном аппарате с плоскостной развёрткой оригинал укрепляется между протягивающими валиками. Развёртка по строкам осуществляется развёртывающим элементом, перемещаемым по оригиналу при помощи качающегося зеркала, а по кадру (переход развёртывающего элемента на следующую строку) - перемещением самого оригинала. В факсимильном аппарате с дуговой развёрткой оригинал (или носитель записи) размещается внутри цилиндрической камеры. Развёртка осуществляется в результате вращения оптической системы и перемещения камеры - на один шаг за каждый оборот оптической системы.

Синхронизация развёртывающих устройств передающего и приёмного факсимильного аппарата осуществляется либо автономно (в этом случае электродвигатели развёртывающих устройств питаются от высокостабильных по частоте камертонных или кварцевых генераторов независимо друг от друга), либо принудительно (по сигналам синхронизирующей частоты, поступающим от передающего Ф. а. на приёмный, или посредством включения синхронных двигателей в единую электроэнергетическую систему). Фазирование развёртывающих устройств осуществляется в приёмном факсимильном аппарате автоматически, полуавтоматически или вручную.

К основным параметрам факсимильного аппарата относятся: скорость развёртки, т. е. число строк разложения в мин N, индекс взаимодействия (модуль), равный D Чm для барабанных и L (т/ (для плоскостных Ф. а. (D - диаметр барабана, L - длина строки, т - плотность строк развёртки, т. е. их число на мм ), время передачи, равное h (m/N (h -высота кадра).

2. Современные факсимильные системы

Телефакс представляет собой электромеханическое устройство, состоящее из сканера, модема, принтера, мотора и шестерней. Мотор и шестерни отвечают за нормальную подачу бумаги в сканер и принтер. Сканер считывает изображение документа, оцифровывает его и передает информацию в модем. Модем преобразует цифровые сигналы в последовательность модулированных сигналов и обеспечивает их передачу на другой факсимильный аппарат через обычную телефонную линию. Модем принимающего телефакса преобразует данную последовательность обратно в цифровую и передает ее на принтер. Принтер распечатывает изображение на специальной термобумаге в соответствии с полученной информацией.

Недостатки телефаксов.

-- Подверженность значительному механическому износу. При частом использовании сканер телефакса забивается пылью и грязью, попадающим со считываемых документов. Пластиковые шестерни изнашиваются. Все это приводит к перекосам и неравномерной подаче как считываемых документов в сканер, так и термобумаги в принтер. Таким образом, качество передаваемых и принимаемых документов значительно ухудшается.

-- Невозможность автоматизированной работы. По обычному телефаксу сложно отправлять документы большому числу адресатов. Секретарь вынужден вручную набирать номера, перезванивать в случае занятости адресата или при неудавшейся передаче.

-- Неэффективное использование дорогой термобумаги. Большинство факсимильных аппаратов распечатывает все получаемые сообщения (в том числе и не несущие никакой полезной информации) на специальной дорогой термобумаге. Кроме высокой цены, у этой бумаги есть еще один существенный недостаток -- изображение на ней неизбежно выцветает со временем. Таким образом, все важные сообщения необходимо копировать для хранения.

Новая аппаратура факсимильной связи.

Объем информации, передаваемой по обычным телефонным линиям, постоянно увеличивается. В первую очередь это касается факсимильных сообщений. Поэтому сегодня многие пользователи заинтересованы в приобретении не простых автономных телефаксов, выполняющих строго определенные функции, а более совершенных систем, которые позволяют автоматизировать процесс приема, обработки и рассылки факсимильных сообщений и исключить отмеченные недостатки.

Идея использовать для создания таких интегрированных систем персональный компьютер впервые была реализована в 1985 г., когда фирма GammaLink выпустила первую компьютерную факсимильную плату. Это позволило подключить телефонную линию непосредственно к компьютеру и превратить его в мощный и многофункциональный телефакс. Сегодня компьютерные факсимильные платы выпускает огромное количество производителей. Их продукция, различающаяся по некоторым функциональным возможностям, служит одной цели -- автоматизации процесса передачи, приема и распределения факсимильных сообщений, обмен которыми происходит по обычным телефонным линиям.

Компьютерно-телефонные факсимильные платы являются неотъемлемой частью индустрии компьютерной телефонии (КТ). Их стоимость может варьироваться от 50 дол. (за обычные низкоскоростные факс-модемные платы, чьи возможности и характеристики, как правило, оставляют желать лучшего) до 5000-7000 дол. (за специальные факсимильные платы, при создании которых использованы новейшие достижения и которые способны передавать разную информацию со скоростью 14 400 бит/с одновременно по 12 телефонным линиям. Системы, строящиеся на базе ПК с применением таких плат, обладают рядом существенных преимуществ перед обычными факсимильными аппаратами.

-- Удобство использования. Интеграция ПК с телефонной сетью и наделение его возможностями телефакса позволяет пользователям получать, обрабатывать и отправлять факсимильные сообщения, не отрываясь от своих компьютеров.

-- Эффективное использование телефонных линий. Факсимильная система, строящаяся на базе ПК, обеспечивает эффективный обмен информацией по малому числу телефонных линий, заменяя собой множество автономных телефаксов, для каждого из которых требуется отдельная линия.

-- Высокое качество передаваемого изображения. Любой документ текстового или графического редактора может быть передан в виде факсимильного сообщения высокого качества. Для этого с помощью специального программного обеспечения он преобразуется в формат, используемый факсимильной платой для передачи сообщений. Таким образом, гарантируется высокое качество изображения, поскольку документ не может быть «испорчен» ни низким качеством печати принтера, ни загрязнением сканера телефакса, ни неполадками в механизме подачи бумаги.

-- Сохранение конфиденциальности принимаемых сообщений. В отличие от обычных телефаксов, распечатывающих все поступающие сообщения на едином рулоне бумаги, системы КТ принимают и сохраняют их в персональных директориях пользователей, доступ к которым ограничивается паролем. Таким образом, полностью исключается просмотр важных документов посторонними людьми.

Кроме того, применение ПК для управления работой факсимильных карт позволяет реализовывать множество полезных и удобных алгоритмов -- приложений КТ. Многие из них предоставляют возможность полностью автоматизировать процесс обмена факсимильными сообщениями. К таким приложениям КТ, получившим наиболее широкое распространение, относятся ФАКС-СЕРВЕР, ФАКС ПО ЗАПРОСУ И ФАКС-РАССЫЛКА. Применение факс-сервера сводит к минимуму временные и материальные затраты при приеме и передаче факсимильных сообщений. Факс по запросу позволяет автоматизировать процесс предоставления абонентам часто запрашиваемых документов. Факс-рассылка значительно упрощает работу персонала при рассылке большого количества разных документов большому числу адресатов.

факсимильный документ компьютерный телефония

2.1 Факс-сервер

Факс-сервер представляет собой компьютер, оборудованный несколькими специальными факсимильными платами (или одной многоканальной картой) и интегрированный с локальной вычислительной сетью (ЛВС). Он обладает многими преимуществами по сравнению с группой из нескольких автономных телефаксов, позволяя обмениваться факсимильными сообщениями с лучшим качеством, большими удобствами и меньшими издержками. Факс-сервер наделяет каждого пользователя ЛВС возможностью передавать и принимать факсимильные сообщения с помощью своего рабочего ПК. При его использовании отпадает необходимость в дорогой термобумаге, так как все принятые сообщения сохраняются в виде файлов, которые в случае необходимости можно распечатать с помощью обычного сетевого или локального принтера; облегчается контроль затрат на пересылку сообщений (факс-сервер регистрирует все процессы в файле-отчете); и наконец, факс-сервер является более дешевым вариантом, чем подключение каждой рабочей станции к телефонной сети с помощью модема.

Передача. На каждом ПК локальной сети устанавливается специальная программа. Она дает возможность пользователю отправлять документы со своего компьютера. Достаточно указать документ, подлежащий отправке, и телефонный номер адресата. Все остальное факс-сервер сделает сам, оповестив пользователя об успешной передаче документа адресату. Причем все несрочные сообщения могут быть сохранены на диске факс-сервера и отправлены в ночное время по более низким тарифам. Некоторые факсимильные серверы также позволяют рассылать документы большому числу адресатов.

Прием. Факс-сервер принимает каждое поступающее факсимильное сообщение и сохраняет его в общей директории либо в персональной директории пользователя, извещая об этом в первом случае секретаря, а во втором -- конкретного пользователя. Права доступа к обеим директориям для каждого пользователя могут быть ограничены. Этим обеспечивается сохранение конфиденциальности принимаемой информации.

Понятно, что сохранение поступающих сообщений в персональных директориях пользователей является наиболее удобным, однако для реализации такой возможности требуется применение специальных способов маршрутизации сообщений. На сегодняшний день актуальны следующие два способа: ручная маршрутизация и распознавание тональных сигналов.

При применении ручной маршрутизации все поступающие сообщения сохраняются в общей директории. На компьютер секретаря каждый раз выводится извещение и «шапка» поступившего сообщения. Если ее достаточно для определения конечного адресата, то секретарь нажатием одной клавиши отправляет сообщение в персональную директорию сотрудника. В противном случае секретарь просматривает все сообщение и только после этого переадресует документ.

Распознавание тональных сигналов является наиболее практичным способом маршрутизации. Его суть проста. Каждый сотрудник имеет персональный добавочный номер, который указывается после номера телефакса организации. Для того чтобы передать документ конкретному сотруднику, достаточно позвонить по номеру организации и после ответа факс-сервера ввести добавочный номер сотрудника с помощью тональных сигналов. Таким образом, документ сразу попадает в его персональную директорию. Этот способ является наиболее практичным, поскольку все телефаксы имеют режим тонального набора. Соответственно, набрав номер из пяти или более знаков, абонент безо всякого труда переключит телефакс в режим тонального набора и введет еще две-три цифры. Это удобно, не отнимает много времени и гарантирует доставку сообщения адресату.

2.2 Факс по запросу

Системы факс по запросу (ФПЗ) позволяют автоматизировать обработку запросов абонентов с предоставлением им факсимильных сообщений. Как показывает практика, при обработке запросов вручную обычно выполняется следующая последовательность действий. Абонент звонит по номеру, на котором не установлен телефакс, и запрашивает какой-либо документ. Сотруднику нужно найти необходимый документ, дойти до телефакса, установить с абонентом новое соединение (известно, что 75% вызовов не достигают цели с первой попытки -- занято, не отвечает, и т.д.) и отправить документ. Данный процесс обычно отнимает не менее пяти минут рабочего времени, а при передаче многостраничных документов временные затраты увеличиваются еще больше. Если допустить, что в день приходится обрабатывать 10 запросов, на каждый из которых уходит пять минут, то получается, что примерно одна восьмая часть рабочего времени тратится на выполнение рутинной работы. Если даже запрос поступает по линии, на которой установлен телефакс, то не каждый абонент, тем более иногородний, может позволить себе ждать, пока секретарь найдет необходимый документ.

На сегодняшний день, применение систем ФПЗ является лучшим подходом к решению подобного рода проблем. Системы ФПЗ позволяют в цепочке абонент-сотрудник-документ полностью исключить звено «сотрудник». Это достигается за счет широких возможностей взаимодействия с абонентами. Именно по этому признаку системы ФПЗ можно разделить на три вида -- простого ответа, вещательные и интерактивные.

Работа систем простого ответа выглядит следующим образом. Организация, имеющая в своем распоряжении систему ФПЗ, указывает в рекламе рядом с каждым коммерческим предложением его индекс. Клиент, позвонив с телефакса по номеру системы ФПЗ, вводит один из этих индексов, используя функцию тонального набора, доступную на любом современном телефаксе. В ответ система автоматически высылает соответствующий индексу документ, в котором содержится подробная информация о коммерческом предложении. Все документы хранятся в системе в виде файлов специального формата. Их можно создать двумя путями: позвонить на номер системы с обычного телефакса и передать документ, после чего он будет автоматически преобразован в используемый формат; преобразовать документ текстового или графического редактора в используемый формат с помощью специального программного обеспечения.

Вещательные системы ФПЗ, в отличие от систем простого ответа, позволяют абоненту выбирать документы, следуя кратким речевым инструкциям. Система «поднимает трубку», приветствует абонента и проигрывает речевое меню. Разные пункты меню содержат информацию, соответствующую разным видам продукции или услуг, предлагаемых организацией. В ответ абонент может сделать следующее: как в предыдущем случае, ввести известный индекс предложения и сразу получить необходимый документ; нажать клавишу, соответствующую одному из пунктов меню; переключиться на оператора. При выборе абонентом пункта меню система проигрывает речевое сообщение, которое содержит информацию о конкретных товарах или услугах и соответствующих им индексах. Абонент вводит заинтересовавший его индекс (или несколько индексов) и получает соответственно один или несколько документов.

Вещательные системы позволяют организовывать древовидные речевые меню с разным числом ветвей и уровней, информация в которых может быть представлена как в факсимильном, так и в речевом виде. Техническое обслуживание вещательных систем заключается не только в пополнении библиотеки документов, но и в строгом контроле за структурой меню. Организация таких меню требует аккуратного и продуманного подхода. Стоимость вещательных систем, по сравнению с системами простого ответа, выше минимум в полтора раза. Это объясняется применением дополнительного аппаратного обеспечения, для управления работой которого также требуются более сложные программы.

Интерактивные системы ФПЗ, так же как и вещательные, позволяют абонентам получать доступ к информации с помощью индексов и древовидных речевых меню. Разница между этими системами состоит в том, что интерактивные системы ФПЗ могут предоставлять каждому абоненту не только однотипные документы, но и индивидуальные. Они создаются системой в процессе общения, в зависимости от набираемой абонентом на телефонном аппарате последовательности команд. Выглядит это следующим образом. Абонент звонит на номер системы ФПЗ, вводит свой персональный номер, код и, следуя речевым инструкциям, получает доступ к персональной информации. Другой вариант -- абонент отвечает на вопросы системы, которая формирует сообщение в зависимости от ответов, включая / не включая те или иные данные в документ. Таким образом, все сообщения, высылаемые интерактивной системой ФПЗ, индивидуальны для каждого абонента.

2.3 Факс-рассылка

Факс-рассылка является популярным приложением КТ в организациях, которым по роду своей деятельности приходится рассылать большие объемы факсимильных сообщений большому числу адресатов. Системы факс-рассылки обычно строятся на базе ПК с помощью многоканальной факсимильной карты, что позволяет одновременно рассылать по разным линиям различные по содержанию документы разным группам адресатов.

Для рассылки документов, например, 1000 абонентам достаточно объединить их телефонные номера во временную группу и соотнести ее с рассылаемыми документами. Системы факс-рассылки обычно без проблем взаимодействуют с любой широко распространенной базой данных, используя хранящуюся в ней информацию о номерах абонентов. После этого, если необходимо, указывается интервал времени, в течение которого следует производить рассылку. Все остальное система делает автоматически.

Системы факс-рассылки не имеют каких-либо общепринятых стандартов. Их функции и возможности целиком зависят от производителя. Тем не менее, существует некий перечень требований, на наличие которых следует обращать особое внимание при выборе системы. Только система, удовлетворяющая этим требованиям, может гарантировать действительно качественную доставку документов.

«Интеллектуальная» досылка. Нередко при передаче факсимильных сообщений происходят сбои, в результате которых документ передается не полностью. Для минимизации временных затрат следует приобретать систему, которая осуществляет досылку только непереданных страниц, а не всего документа. Это важно при передаче документов большого размера.

Выбор маршрута наименьшей стоимости. Хорошие системы должны обладать возможностью выбора маршрута для передачи документа с наименьшими тарифными ставками. В данных целях могут использоваться разные префиксы -- для выбора разных поставщиков телефонных услуг в зависимости от времени суток и телефонного номера вызываемой стороны. Сегодня это стало актуально и для России, где число поставщиков телефонных услуг постоянно растет.

Настройка «шапки». Система должна предоставлять возможность создания «шапки», данные в которую вносятся в процессе передачи. Это может быть имя, адрес, персональное сообщение и т.д.

Передача нескольких документов. Важной является возможность передачи нескольких документов в течение одного соединения -- один длинный вызов дешевле, чем несколько коротких. Сегодня предлагается малое количество систем, реализующих данную возможность.

Задержанная рассылка. Система должна обладать возможностью рассылки несрочных сообщений в ночное время для экономии затрат по оплате междугородных (международных) разговоров, с приостановкой процесса до следующего вечера в случае невозможности рассылки за одну ночь.

Обновление оригиналов документов в процессе работы. Подразумевается внесение изменений в документ или алгоритм работы системы без ее отключения. Некоторые системы реализуют эту возможность, другие требуют освобождения всех линий -- это может стать существенной проблемой для загруженной системы факс-рассылки.

Заключение

Факсимильная связь по-прежнему остается для бизнеса жизненно важным средством связи. Факс-аппараты до сих пор широко используются, и многие бизнес-процессы, например заключение контракта, заказ на продажу и различные финансовые сделки, по-прежнему осуществляются с использованием факсов. Кроме того, многие процессы исходят из того, что формат факса соответствует формату документа, а не сообщению электронной почты.

Факсимильная связь является интегральной (а еще лучше сказать, интегрированной) частью корпоративных коммуникаций. Несмотря на намечающиеся перемены, ее роль будет оставаться неизменной еще долгие годы.

Литература

1. Шеннон Го 17.10.05 Журнал «LAN» №10/2013;

2. «Факсимильная связь на базе компьютерной телефонии» Альтергот Андрей Владимирович, Панфилов Дмитрий Иванович, Шаронин Сергей Георгиевич Журнал «Сети» №12005;

3. «Виртуальная экспозиция Центрального музея связи им. А.С. Попова».www.ptti.ru/museum/collections/;

4. MicroSystemClub www.ce.cctpu.edu.ru/msclub/;

5. «Передача дискретной информации и телеграфия», 2 изд., М., 2013;

6. Копничев Л. Н., Коган В. С., «Телеграфные аппараты и аппаратура передачи данных», М.,2014.;

7. «Большая Российская энциклопедия» М.,2013;

8. Мельник С. О., Оксман М. И., «Фототелеграфные аппараты», М., 2015

9. «Фототелеграфная передача и децентрализованное печатание центральных газет», М., 2013

Размещено на Allbest.ru