Комунікація як чинник організаційного процесу сучасної IT-компанії

Размещено на http://www.allbest.ru/

Комунікація як чинник організаційного процесу сучасної IT-компанії

Іванова С.А., кандидат філологічних наук, доцент

Богатирьова Ю.М., бакалавр

Дніпровський національний університет імені Олеся Гончара

В статті досліджується проблема комунікації як організаційного процесу у її-сфері та комунікативного менеджменту як форми організації взаємодії між співробітниками. Головна специфіка полягає в тому, що комунікація розглянута як феномен, на який впливають особливості кодування та рецепції людини, а також бар'єри, які виникають або можуть виникнути на шляху від людини, що передає інформацію до людини, яка приймає інормацію. На шляху від суб'єкта який передає інформацію до реципієнта з'являється велика кількість бар'єрів процесу взаємодії, що потребує організації комунікації як специфічної форми діяльності.

Ключові слова: комунікація; інформаційні технології (ІТ); розробники; менеджер; клієнт.

Bohatyreva Y., Ivanova S. Communication as a factor of the organizational process of a modern company

The study points out the importance of the communication process in contemporary realities. In the process of investigation such research methods as analysis, generalization and comparative method were used.

Having analyzed the publications and materials, the author concluded that in the formation of the communication process there may appear such barriers as: misunderstanding of the language, prejudice, terminology of the sphere, psycho-emotional state of the recipient, etc. Consequently, the may influence the communication process in the company, which in its turn is the exchange of information between two or more team members or clients, whose purpose is to provide an understanding of the information that is the subject of exchange.

The novelty of the study lies in the fact that most companies do not pay due attention to the communication process (internal or external), which can cause employee withdrawal, loss of customers and, accordingly, the company's decline. Our goal was to focus on the importance of building effective communication for all stakeholders involved in the life and work of the company.

The practical significance can be explained by the fact that all the participants of the communication process should first remember and understand the existence of barriers and the way how they can affect the quality of communication. The management tools listed above greatly facilitate the process of turning it into the structure of the "transmitting object" - "channel" - "recipient". It is also recommended to form internal and external communication processes with the help of scheduled meetings and written reports.

Keywords: communication; information technology (IT); developers; manager; client.

Вступ

Постановка проблеми. В умовах сьогодення ставлення до ділових комунікацій кардинально змінилося. Внаслідок постійно зростаючої інтенсивності спілкування в різних сферах менеджерської діяльності особливої актуальності набуває вивчення феномена ділової комунікації між співробітниками, внутрішніми командами, а також між компаніями та їх клієнтами. комунікація менеджмент кодування інформаційна технологія

Аналіз останніх досліджень та публікацій. Проблеми ділової комунікації розглядаються з позицій фахівця в конкретній царині, наприклад, комунікація у маркетингу [1], комунікація у менеджменті або PR- комунікація [2], психологічні аспекти комунікації [3; 4], культурологічні аспекти комунікації [5], ділова комунікація[6], бізнес-комунікація [7].

Мета статті - обґрунтування явища комунікації як важливого чиннику у формуванні організаційного процесу IT-компанії.

Об'єкт дослідження - комунікація як чинник організаційного процесу у сучасній її- компанії.

Предмет дослідження - особливості формування та використання комунікації у бізнес сфері з організаційною метою.

Методи дослідження аналіз, узагальнення, порівняльний метод, класифікація.

Результати й обговорення

Динамічність зовнішнього середовища, прискорення бізнес-процесів в сучасному світі вимагає від керівників компаній миттєвого реагування на виклики ринку, що часто потребує вирішення внутрішніх проблем. Ефективність підготовки та прийняття управлінських рішень в даному випадку залежить від налагодженості системи комунікацій в ІТ-компанії, безперервності реалізації всіх етапів комунікаційного процесу та донесення інформації з мінімальним рівнем її викривлення.

У сучасній науці існують різні підходи до визначення понять «комунікація», «спілкування» і їх співвідношенню. Так, група авторів під керівництвом М. Василик в роботі «Основи теорії комунікації» [8] розглядає три основні підходи до визначення цих понять:

- ототожнення понять «комунікація» і «спілкування»;

- поділ понять «комунікація» і «спілкування».

Деякі дослідники вважають комунікацію аспектом спілкування, інші трактують спілкування як форму комунікації.

Співвідношення понять «комунікація» і «спілкування» визначається через поняття «інформаційний обмін». Вчені, які є прихильниками даного підходу, вважають, що комунікація (інформаційний обмін) є загальним поняттям, соціальна комунікація (інформаційний обмін в суспільстві) - менш широким, а вузьким поняттям є спілкування, яке, в свою чергу, є різновидом соціальної комунікації, яка здійснюється на вербальному рівні обміну інформацією в суспільстві.

Ми дотримуємося думки, що комунікація є більш широким поняттям, ніж спілкування, оскільки інформаційний обмін в сучасному світі здійснюється не тільки вербально і безпосередньо між людьми, а й невербально і опосередковано.

Схему комунікації можна зобразити наступним чином:

Де:

1. Місце зосередження думок, саме тут розташована величезна кількість потенційних варіантів складових компонентів повідомлення.

2. Масив елементів за допомогою якого передається повідомлення, відбувається мінімізація всього різноманіття інформації, здійснюється переклад сенсу у "форму"

3.Отримання, декодування (інтерпретація), розуміння повідомлення.

При цьому треба розуміти, що точки «1» і «2» лежать в області соціального, психологічного, емоційного поля суб'єкта, що передає інформацію. На точку «2» впливає технологія передачі (шуми, перешкоди, специфіка і можливості каналу та ін. ). Точка «3» лежить в області соціального, психологічного, емоціонального поля об'єкта, що приймає інформацію.

Таким чином, ймовірність передачі і прийому однієї і тієї ж інформації на рівні сенсу прагне до нуля [9].

В термінах маркетингу, за С. М. Войнаренком [10], процес комунікації складається наступним чином:

- відправник (підприємство) кодує посилання у форму, прийнятну для передачі (рекламний ролик), та передає його через засіб поширення інформації (телебачення або радіомовлення);

- одержувач (споживач) отримує закодоване посилання (дивиться або слухає ролик) та декодує його (отримує корисну інформацію);

- на кожному з етапів можливий вплив сторонніх перешкод, які не дають можливості отримати достовірну інформацію [10].

За даним визначенням простежується певний алгоритм, що пояснює сутність комунікацій через взаємодію певних елементів (рис. 1.2).

Будь-який комунікативний процес передбачає наявність ланцюга комунікативних бар'єрів (бар'єру «відбору суттєвої інформації», бар'єру «перекладу в слова і образи», бар'єру «розуміння», бар'єру «вбудовування інформації в ментальне поле» та «запам'ятовування»). Він не закладений безпосередньо в людській емпірії - він відтворюється кожного разу заново і лежить в області мовної картини світу, ідейно-ціннісному визначенні світу, психо-емоційному стані учасників комунікативного процесу. Чим більше інформації потрапляє в комунікативні канали тим більш формально вона кодується/декодується, тим більше сенсу втрачається при рецепції, тим більше виникає непорозуміння на різних рівнях комунікації.

- повідомлення (інформація, яку передає джерело одержувачу, завданням даного елементу є вибір форми комунікації, кодування інформації);

- канал прямого та зворотного зв'язку (засіб, за допомогою якого повідомлення передається від джерела до одержувача і назад. Завданням даного складового елементу є технічне забезпечення передачі неспотвореної (якісної) інформації);

- комунікаційні перешкоди (дія керованих та некерованих факторів, що впливають на рівень якості передачі інформації, її зміст та форму);

- отримувач інформації (рецепієнт, заради якого функціонує комунікація. Завданням рецепієнта є декодування інформації).

Рис.1.2. Алгоритм за С.М. Войнаренком [10]

Ф. Котлер пропонує наступну схему процесу комунікації та визначає основні етапи роботи над створенням дієвої системи комунікацій (рис. 1.3).

Таким чином, під комунікаціями на підприємстві слід розуміти обмін інформацією між керівниками та працівниками в внутрішньому та зовнішньому середовищі за рахунок взаємодії елементів комунікаційного процесу:

- джерела виникнення інформації (творець ідеї (комунікант), повідомлення, інформації, завданням якого є вибір каналу, засобів зв'язку і форми комунікації);

Комунікація дозволяє синхронізувати ритм діяльності людини з ритмом компанії. Регулювання процесів життєзабезпечення людини і суспільства повністю лежить в області комунікації і здатності з її допомогою організувати середу навколо себе. Чим складніші взаємозв'язки з'являються в світі, тим складніших інструментів комунікації вони потребують.

Рис. 1.3. Схема процесу комунікації за Ф. Котлером [11]

Теж саме характерно і для підприємства: чим складніші бізнес-процеси реалізуються - тим більше уваги вимагають комунікативні процеси на підприємстві.

Сфера IT- це досить особлива сфера діяльності, в її основі лежить інформаційний обмін в різних проявах: у вигляді коду, який буде створювати певні програмні дії, у вигляді взаємодії між замовником і виконавцем, а також організаційна взаємодія між працівниками, які виконують суміжні завдання. Для ITхарактерна обов'язкова наявність технічного завдання (ТЗ), яке за своєю суттю є результатом переговорного процесу між замовником і представником компанії. Як правило, використовуються підходи проектного менеджменту, що дозволяє більш чітко донести інформацію і прописати шляхи її руху всередині проекту та між конкретними виконавцями.

Варто уточнити, що простота і доступність комунікації призводить до появи «сміття» спілкування (особливо віртуального). Велика кількість комунікативних зв'язків формалізують спілкування, що знижує загальну якість взаємодії.

На сьогоднішній день існує ряд програм, таких як Wrike, Asana, Trello, Jira, Slackта велика кількість CRMта HRсистем, які дозволяють максимально ефективно організувати ділові комунікації у сфері IT. Однак будь-яка програма - це лише спосіб структуризації даних і чітка зв'язка «передавач» - «повідомлення» - «приймач», що само по собі не забезпечує якість комунікації. Людина залишається найважливішим елементом комунікативної взаємодії, який забезпечує змістове наповнення повідомлення.

Комунікаційний процес в компанії - це обмін інформацією між двома і більше учасниками команди або клієнтами, мета якого - забезпечити розуміння інформації, яка є предметом обміну. Під час здійснення комунікацій між учасниками команд виникає багато різних непередбачуваних ситуацій, бар'єрів, викликів та загроз, які потребують реакції з боку керівників проекту та лідерів команд. Для правильного реагування на виклики, які виникають під час комунікації, необхідно сформувати в компанії систему комунікаційної діяльності, яка б сприяла ефективній організації та успішній роботі над проектами. Для цього проектні менеджери виробляють систему внутрішніх та зовнішніх комунікацій з урахуваннями очікувань замовника та особливостей членів команди. Задля цього можуть бути використані такі інструменти як: Asana, Trello, Wrike, Jira; GoogleCalendar; HangoutsMeeting, Skype.

Для того щоб дізнатися, яка частота та які види комунікацій взагалі потрібні ПМ та команді треба враховувати побажання замовника, особливості роботи команди, швидкість роботи, рівень комунікації між розробниками в процесі роботи, рівень їх взаєморозуміння та взаємодії.

На сьогоднішній день існує велика кількість комунікативних дій, які може використовувати Проектний Менеджер у своїй роботі:

-Daily Meeting -Technical Meeting -Grooming -Sprint Planning -Retrospective -Team Building -Kick-Off meeting

Таким чином, на початку роботи такі зустрічі як Grooming, Retrospectiveтреба проводити частіше, задля того, щоб розуміти, об'єм роботи, а також помилки та проблеми, які виникають в процесі розробки. А через кілька ітерацій проектний менеджер та команда вже розуміють та виправляють свої помилки та усвідомлюють потребу проводити TechnicalMeetingзадля того, щоб вирішити технічні проблеми проекту, обговорити покращення з технічної сторони.

Висновки

Отже, сьогодні існує велика кількість інструментів для результативної внутрішньої та зовнішньої комунікації, одним із головних показників якої є виправдані очікування замовника. Тому що проект вважається успішним не тільки якщо команда виконала весь обсяг робіт за обговорений час та вклавшись у бюджет, а також якщо замовник залишився лояльним до компанії та щасливим після місяців роботи із її командою. Але зрозуміти, як саме організувати комунікацію, ПМ може тільки з набуттям досвіду. Проектний менеджер має розуміти потреби та очікування замовника, знати можливості майбутньої команди, та розробити інструменти комунікативної взаємодії. Під час роботи над проектом команда може зрозуміти, що деякі види комунікації їм вже не потрібні, в той час як інші варто було проводити частіше.

Список використаних джерел

1. Лэйхифф Дж.М., Пенроуз Дж.М. Бизнес-коммуникации: Стратегии и навыки. Санкт-Петербург : Питер, 2001. 686 с.

2. Крылов А.Н. Коммуникационный менеджмент. Теория и практика взаимодействия бизнеса и общества: учебное пособие. Москва : Икар, 2015. 2015. 352 с.

3. Аминов И.И. Психология делового общения. Москва : Омега-Л, 2006. 304 с.

4. Куренчук Л.С. Психологічні особливості професійної комунікації державних службовців. Наукові записки. Серія Культура і соціальні комунікації. 2009. Вип. 1. С. 94-10.

5. Корпоративная культура делового общения: Главные правила общения и поведения в современном обществе. Москва : АСТ; Минск : Харвест. 2005. 533 с.

6. Панфилова А.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности: учебное пособие. 2-е изд. Санкт-Петербург : Знание, ИВЭСЭП, 2004. 495 с.

7. Спивак В.А. Современные бизнес-коммуникации. Санкт-Петербург : Питер, 2001. 448 с.

8. Основы теории коммуникации: Учебник /Под ред. проф. М.А. Василика. Москва : Гардарики, 2003.

615 с.

9. Иванова С.А. Коммуникативный менеджмент: Научно-методическое пособие. Днепропетровск, 2010.

16 с.

10. Войнаренко С.М. Комунікативна політика підприємств в сучасних умовах. Вісник Хмельницького національного університету. 2011. № 6. T. 2. С. 51-54.

11. Котлер Ф. Основы маркетинга/ Краткий курс /пер с англ. Москва : Издательский дом "Вильямс", 2007.

656 с.

Размещено на Allbest.ru