Документирование предприятий сферы туризма

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Основы делопроизводства

1.1 Понятие и компоненты делопроизводства

1.2 Нормативно-методическая основа делопроизводства

2. Организационная структура туристического агенства

2.1 Бухгалтерия

2.2. Учетные отделы

3. Документы по организации туристического путешествия

3.1 Документы и формуляры по организации туристичекого путешествия

3.2 Регистрация документов и контроль исполнения

Заключение

Список литературы

Введение

Туризм является одной из самых динамичных отраслей экономики. Высокие темпы его развития, большие объемы валютных поступлений активно влияют на различные сектора экономики, что способствует формированию туристской индустрии. На сферу туризма приходится около 6% мирового валового национального продукта, 7% мировых инвестиций, каждое 16-е рабочее место, 11% мировых потребитеьских расходов.

Таким образом, в наши дни трудно не заметить того огромного влияния, которое оказывает индустрия туризма на мировую экономику. Туризм сейчас является одним из самых динамичных секторов как российской, так и мировой экономики в целом.

Туризм - вид деятельности населения в свободное время, связанный с временной миграцией и пребыванием вне постоянного места жительства с целью отдыха, лечения, физического и духовного развития, сопровождающегося потреблением природных, экономических и культурных ценностей и услуг. К туристам следует относить лиц, временно находящихся вне постоянного места жительства с целью отдыха, ознакомления с природными, культурными, архитектурными достопримечательностями.

В данной работе основное внимание состердоточено на изучении процесса документирования туристической фирмы, основной деятельностью которй является организация туризма.

Цель курсовой работы - исследование документировани предприятий сферы туризма.

Для изучения темы организации документационного обеспечения предприятий сферы туризма необходимо изучить следующие вопросы:

основы делопроизводства: понятие и компоненты делопроизводства, а так же нормативно-методическую основу делопроизводства;

организационную структуру туристического агенства: бухгалтерию, учетные отделы

документы по организации туристического путешествия: документы и формуляры по организации туристичекого путешествия, регистрацияю документов и контроль исполнения.

Итак, как осуществляется организация документационного обеспечения предприятий сферы туризма?

1. Основы делопроизводства

1.1 Понятие и компоненты делопроизводства

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.»:

Делопроизводство или документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит - обязательный элемент оформления официального документа.Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства / Ю.М. Аксенов. - М.: ИНФРА, 2001. - 272 с.

Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, называется делом. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке, называется номенклатурой дел.

С делопроизводством тесно связана другая отрасль деятельности - архивное дело.

В соответствии с Федеральным законом РФ от 22.10.2004 №125 архивное дело - это деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда РФ и других архивных документов.

Архив - это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

В основе управленческой деятельности любой организации лежат процессы получения информации, ее обработки, принятия решения, доведения его до сведения исполнителей, исполнения и подведения итогов. Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде, поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).Андреева В.И. Делопроизводство / В.И. Андреева. - М.: Интел-Синтез, 2001. - 192 с.

Термины "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления" синонимичны, в и настоящее время значения обоих терминов закреплены ГОСТом Р 51141-98.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Термин "документационное обеспечение управления" вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его употребления не произошла замена терминов ("делопроизводства" на "документационное обеспечение управления"), которые употребляются сегодня как синонимы.

Тем не менее, между данными терминами все-таки существуют некоторые различия. Термин "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами. Термин "делопроизводство" преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами.

Делопроизводство рассматривается как одна из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающая выполнение ее функциональных задач, т.к работники сферы управления затрачивают на работу с документами в среднем 60% рабочего времени.

От организации делопроизводства зависят: эффективность управления; экономичность; оперативность; культура труда работников управления.Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства / Ю.М. Аксенов. - М.: ИНФРА, 2001. - 272 с.

Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов:

документирования;

организации работы с документами.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает прежде всего создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме. Электронные документы после вывода на печать становятся бумажными. Любой документ на бумажном носителе с помощью сканера перевоплощается в электронный, сохраняя все свои реквизиты. Документ, набранный на компьютере, с помощью факс-модема может быть принят на любом факсе в бумажном виде.

В обществе документы являются основными носителями информации, при этом любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.

Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.Андреева В.И. Делопроизводство / В.И. Андреева. - М.: Интел-Синтез, 2001. - 192 с.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.

Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства, которая представляет собой совокупность:

общеизвестных принципов обработки документов;

приемов в работе с документами конкретного предприятия.

Система делопроизводства предприятий формируется под влиянием следующих факторов:

используемой нормативно-методической базы делопроизводства;

сложившихся национальных традиций работы с документами;

установленных руководством предприятия (отрасли) правил работы с документами;

квалификации делопроизводственной службы предприятия.

Организация работы с документами и правила документирования должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства.

1.2 Нормативно- методическая основа делопроизводства

Нормативно-методическая основа делопроизводства - совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

правила оформления документов;

правила работы с документами;

обеспечение сохранности документов;

порядок передачи документов на архивное хранение;

работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);

внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Вопросы документационного обеспечения управления регулируются: законами РФ; государственными и отраслевыми стандартами; общероссийскими классификаторами; государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству; инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства / Ю.М. Аксенов. - М.: ИНФРА, 2001. - 272 с.

1) Законы РФ.

Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" - содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;

Федеральный закон от 10.01.02 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" - устанавливает основы придания юридического значения электронным документам;

Закон РФ от 21.07.93 № 5485 "О государственной тайне" - определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гостайны и работе с документами, содержащими ее;

Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30.11.94 № 52-ФЗ) - содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений;

Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 31.12.01 № 197-ФЗ) - содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений;

Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.96 № 63-ФЗ) (в ред. от 20.03.2002) - устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией;

2) Государственные стандарты.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях. Основными целями ГСДОУ являются:

упорядочение документооборота;

сокращение количества документов;

повышение качества документов;

нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности;

совершенствование работы аппарата управления;

ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов". Стандарт устанавливает: состав реквизитов, расположение реквизитов на листе бумаги, требования к тексту и бланкам документов;

ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" от 27.02.98 № 28. Стандарт устанавливает современное толкование терминов: по делопроизводству, по архивному делу. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

В развитие государственных стандартов отраслями и ведомствами РФ разрабатываются отраслевые стандарты но делопроизводству с учетом ведомственной специфики.Андреева В.И. Делопроизводство / В.И. Андреева. - М.: Интел-Синтез, 2001. - 192 с.

3) Общероссийские классификаторы.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) - содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.

4) Государственные инструкции по делопроизводству.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.00 № 68 - содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов;

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.00 - устанавливает сроки хранения документов.

На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.

5) Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия, содержит:

общие положения;

порядок составления и оформления служебных документов;

порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;

контроль исполнения документов;

порядок работы с исходящими документами;

порядок работы с внутренними документами;

составление номенклатуры дел;

правила формирования дел;

порядок обеспечения сохранности документов;

порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

2. Организационная структура туристического агенства

2.1 Бухгалтерия

Турагентство - достаточно распространенный вид бизнеса в туризме. Конкуренция подталкивает туристические фирмы к поиску своей ниши в турбизнесе при помощи приспособления к реальному спросу с учетом различий между отдельными группами потребителей. Значительная часть фирм действует как розничные турагентсва, работая с клиентами напрямую.

Основные задачи турагентства:

полное и широкое освещение возможностей отдыха и путешествий по всем имеющимся турам, курортам, туристическим центрам и т.д.

продвижение этой информации с помощью рекламы;

организация продажи туристического продукта в соответствии с современными методами торговли, а также используя специфику и особенности туристического бизнеса.Волошин Н.И. Менеджмент туризма: Туризм как объект управления / Н.И. Волошин, Н.В. Исаева, Е.Н. Ильина, Л.В. Курило. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 304 с.

Туристические агентства могут иметь разнообразные формы:

чисто туристические агентства по продаже туров, сформированных туроператорами, на условиях комиссионного вознаграждения;

транспортно-туристические агентства по организации транстуров. Здесь есть перспективы для создания совместных предприятий с транспортными организациями: авиационно-транзитными предприятиями, авиакомпаниями, железными дорогами. Вариантом взаимодействия с перевозчиками также являются агентские соглашения по реализации транспортных билетов.Терентьева Е.В. Развитие документационного обеспечения в сфере туризма России: Автореферат / Е.В. Терентьева. - М.: ВНИИДАД, 2006. - 27 с

С точки зрения специфики деятельности турагентства могут быть многопрофильными (наиболее распространены), то есть осуществляющими комплексное обслуживание любых клиентов, включая отпускников, командированных и пр. и специализированными, наиболее распространенными из которых являются коммерческие турагентства, организующие деловые поездки для крупных компаний, включая конгрессное обслуживание, а также специализирующиеся в организации отдыха.

Турагент - это организация-посредник, реализатор туристского продукта туроператора, работающий непосредственно на туристском рынке. Турагент получает за свою деятельность комиссионное вознаграждение (7-15 % от стоимости тура). В отличие от туроператора турагент не несет ответственности за качество тура.

Турагенты действуют, как правило, на определенном сегменте туристского рынка, где и реализуют туристский продукт.Терентьева Е.В. Развитие документационного обеспечения в сфере туризма России: Автореферат / Е.В. Терентьева. - М.: ВНИИДАД, 2006. - 27 с

Организационная структура туристического агентства состоит из следующих элементов: директор, управляющий отделом по разработке и формированию туров, отделом по продвижению туров, отделом по реализации туров, отделом по продаже авиабилетов, главной бухгалтерией.

В обязанности Директора входит: планирование и организация по всем направлениям деятельности турагенства, планирование и реализация стратегии, организация взаимодействия и осуществление полномочий, построение организации, координация работы, аналитическая отчетность, мотивация персонала, контроль за осуществлением деятельности турагенства. Директор также должен вести контроль за подготовкой и организацией работы офиса, организацию и проведение деловых переговоров, инструктаж работников. Документы, заполняемые на должности директора туристического агентства это обычно заявления и договора о приеме на работу, также все документы заполняемые в других отделах должны быть просмотрены и подписаны директором.

Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах.

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде компьютерных распечаток, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

Формы учетных регистров, порядок записей в них, обработки и использования определены инструкциями о журнально-ордерной форме счетоводства, инструкциями по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на государственном бюджете, методическими указаниями по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.Терентьева Е.В. Развитие документационного обеспечения в сфере туризма России: Автореферат / Е.В. Терентьева. - М.: ВНИИДАД, 2006. - 27 с

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Бухгалтерский учет - упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении о совершаемых хозяйственных операциях всех заинтересованных должностных лиц и служб.

2.2 Учетные отделы

Важную роль в финансовой деятельности туристской фирмы играет учетная политика. Учет является инструментом эффективного экономического управления предприятием. Он формирует информацию о производственных, экономических и финансовых показателях работы предприятия. Эта информация после ее обработки и анализа позволяет принимать эффективные управленческие решения и поддерживать финансовое равновесие туристской фирмы.

В России к публичной финансовой отчетности относятся бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах. Учетная политика утверждается приказом руководителя предприятия и подлежит обязательному раскрытию в пояснении к годовому отчету, представляемому в налоговые органы. Турагенту необходимо включать в учетную политику условие раздельного учета доходов и затрат, связанных с реализацией туристских путевок и дополнительных услуг.Черных, Н.Б. Технология путешествий и организация обслуживания клиентов / Н.Б. Черных. Учебное пособие. - М.: Советский спорт, 2002. - 320 с.

Отдел по продвижению туров занимается рекламой туристического агентства, а конкретней владеет технологией маркетинговых исследований в туристической индустрии; проводит рекламные компании, презентации, включая работу на специализированных выставках; составляет и дизайн рекламных материалов; владеет техникой распространения рекламных материалов и методикой продвижения турпродукта; культура межличностного общения.

В туризме широко используется такое средство продвижения тура как реклама. Реклама может быть определена как форма неличной коммуникации с клиентами по представлению товаров, идей и услуг, осуществляемого через платные средства распространения информации, с четко указанным источником финансирования. В туристском маркетинге эти обращения к путешествующей публике составляются для знакомства с определенным туристским направлением, чтобы таким образом привлечь покупателей. Подобные обращения передаются потенциальным покупателям при помощи основных средств информации, таких, как газеты, журналы, прямые почтовые отправления, телевидение, радио, а также наружная реклама. Документы, заполняемые в этом отделе это в основном договора о предоставление рекламных услуг данному туристическому агентству. Петелин В.Г. Делопроизводство на предприятии / В.Г. Петелин. - М.: Ось-89, 2001. - 112 с.

Целью большинства туристических агентств является ведение прибыльного и продолжительного бизнеса. Для достижения данной цели необходимо производить тот товар, который удовлетворял бы нужды потенциальных покупателей и тем самым обеспечивал бы увеличение бизнеса.

Планирование продукта - это важный компонент в развитии прибыльного и продолжительного бизнеса. Его часто называют планированием с соблюдением «пяти правил» - планирование с целью создания правильного продукта, доставки его в правильное место, в правильное время, по правильной цене и в надлежащем (правильном) количестве. Черных, Н.Б. Технология путешествий и организация обслуживания клиентов / Н.Б. Черных. Учебное пособие. - М.: Советский спорт, 2002. - 320 с.

Как правило, сами туристические агентства не составляют туров, данные фирмы приобретают уже заранее разработанные туры у туроператоров, выпускают на эти туры путевки и реализуют их потребление. Заполняемые документы - генеральный договор купли-продажи туристических путевок, договор франчайзинг и другие договора между турагентами и туроператорами.

Отдел по реализации туров занимается предоставлением информации клиентам: культура межличностного общения; маркетинговые исследования спроса на туристскую информацию; доведение достоверной информации до клиента; воспроизведение информации - распечатки, фотокопии; использование расписаний, ваучеров, программ, тарифов, путеводителей, профессиональных публикаций и рекламных материалов; рассылка информации; а также продажей туристического продукта: культура межличностного общения; использование каталогов и ценовых приложений как инструмента продаж; владение техникой и методикой продаж, включая продажи по телефону, через Интернет, по почте и др.; удовлетворение спроса потребителей туристических услуг; послепродажное обслуживание клиентов; взаимодействие с туроператорами.

Отдел также занимается работой с жалобами клиентов: умение принять и проанализировать жалобу; культура межличностного общения; владение техникой работы с устными и письменными жалобами клиентов; принятие мер по предъявленным жалобам клиентов; ведение статистики; соблюдение протокола и этикета. Заполняемые документы - туристскую путевку утвержденной формы, туристскую путевку утвержденной формы, договор между туристской фирмой и туристом, договор на путешествие, транспортные документы и др.

Туристская фирма при организации туров может пользовать следующие виды договоров с авиакомпаниями

-- договор на квоту мест на регулярных рейсах;

-- агентское соглашение;

-- чартер (аренда самолетов).

Договор на квоту мест на регулярных рейсах. Квота мест может быть жесткой или мягкой.

При жесткой квоте турфирме на регулярных рейсах выделяется оговоренное квотой количество мест, которые она должна заполнить своими пассажирами.

Вся ответственность за нереализацию мест ложится на турфирму.Черных, Н.Б. Технология путешествий и организация обслуживания клиентов / Н.Б. Черных. Учебное пособие. - М.: Советский спорт, 2002. - 320 с.

При мягкой квоте устанавливаются сроки возможного отказа туристской фирмы от квоты или части мест квоты для дальнейшей реализации этих мест самой авиакомпанией или ее агентствами.

Договор с авиакомпанией на квоту мест на регулярных рейсах включает:

сроки выполнения туров в направлении «туда» и «обратно» с указанием мест назначения;

количество туристов в каждой группе;

сроки подачи заявок и выкупа авиабилетов;

сроки снятия заказов на билеты без применения штрафных санкций (мягкая квота);

виды тарифов на приобретаемые билеты, льготные тарифы, условия предоставления льготных тарифов;

порядок и сроки возврата выкупленных, но неиспользованных билетов, материальную ответственность, вытекающую из сроков возврата (при мягкой квоте).

Агентское соглашение с авиакомпанией.

При наличии такого соглашения туристская фирма получает возможность самостоятельно выступать как агентство авиакомпании по продаже авиабилетов, что ускоряет и упрощает процедуру бронирования и оформления проездных документов.

Туристская фирма в этом случае сама выписывает билеты и имеет соответствующее компьютерное оборудование и право доступа к сети бронирования данной авиакомпании.

Чартер (аренда самолета). При организации чартерных авиаперевозок заказчик и авиакомпания определяют маршрут, оговаривают обязанности сторон, выясняют соответствие арендного договора международным правилам и определяют стоимость рейса, включающую аренду самолета и стоимости топлива, работа экипажа, обслуживание в аэропорту.

документирование делопроизводство документ туристическое агентство

3. Документы по организации туристического путешествия

3.1 Документы и формуляры по организации туристичекого путешествия

В соответствии с рекомендациями Всемирной туристической организации (ВТО), а также установившейся международной и отечественной практикой документация на продажу тура на туристское путешествие включает в себя:

- лист бронирования (booking form);

- договор на путешествие (туристские услуги);

- документы от туриста для оформления виз и разрешений;

- международный, служебный и именной ваучер;

- туристскую путевку утвержденной формы;

- транспортные документы;

- нотариально заверенную доверенность на детей;

- анкету туриста;

- договор между туристской фирмой и туристом

- генеральный договор купли-продажи туристских путевок и др.Петелин В.Г. Делопроизводство на предприятии / В.Г. Петелин. - М.: Ось-89, 2001. - 112 с.

Данный набор документов может изменяться в зависимости от различных факторов (вида путешествия, страны, состава группы и т. д.), однако их структура и перечень должны отвечать Генеральным правилам продажи туров.

При реализации транспортных путешествий внутри страны вместо Международного туристского ваучера туристу выдается туристская путевка, являющаяся документом строгой отчетности.Черных, Н.Б. Технология путешествий и организация обслуживания клиентов / Н.Б. Черных. Учебное пособие. - М.: Советский спорт, 2002. - 320 с.

Нотариально заверенная доверенность на детей.

Доверенность оформляется родителями, в том числе и бывшим супругом (супругой) при оформлении визы в некоторые страны, когда дети следуют без родителей в учебные, экскурсионные туры и туры для отдыха.

Лист бронирования. (booking form) фактически является предварительным договором (протоколом о намерениях) между туристом и организатором путешествия.

В листе бронирования должны быть указаны следующие сведения:

- референс-номер листа бронирования;

- наименование, адрес и реквизиты организатора путешествия;

- фамилия, имя и паспортные данные лица (лиц), заказывающего тур;

- реквизиты покупателя тура;

- наименование тура;

- стоимость тура, размер депозита, порядок оплаты;

- краткое описание тура и его особенности;

- дата и аэропорт отправления;

- наименование и класс отеля;

- класс размещения;

- вид питания;

- перечень экскурсий; трансфер;

- сведения о страховке;

- перечень дополнительных услуг;

- подпись покупателя и дата;

- подпись организатора путешествия (турагента) и печать (ставится после подтверждения бронирования .услуг в указанном объеме).

Единой формы листа бронирования не существует. Некоторые туристские фирмы используют упрощенные формы листов бронирования. Другие фирмы - используют довольно подробную, универсальную форму листа бронирования, где предусмотрены дополнительные графы по специальным заявкам: аренда автомобиля, дополнительное питание, обслуживание по классу VIР и др. Следует более подробно остановиться на вариантах оплаты.

Она может производиться наличными, деньгами, по перечислению на расчетный счет, по кредитной карте и т. д. Кроме того, покупатель при заказе аура по каталогу может оплатить как полную стоимость, включая страховку, так и частично. Во втором случае вносится депозит в согласованном размере и сумма страховки, а оставшаяся сумма вносится после подтверждения бронирования всех заказанных услуг - принимающей фирмой. Наиболее распространена в практике оплата услуг по второму варианту.

Указанный в листе бронирования депозит при аннулировании клиентом заказа является невозвратным и идет на покрытие расходов организатору путешествия.

Лист бронирования составляется в трех экземплярах: один выдается на руки покупателю, другой направляется на принимающую фирму, третий остается у турагента.Гуляев, В.Т. Организация туристической деятельности / В.Т. Гуляев - М., 2006 г.

Если бронирование подтверждено, то туристу нет надобности лист бронирования брать с собой; номер подтверждения брони будет записан в его именном ваучере.

При оплате депозита или полной суммы за тур, включая страховку, клиенту выдается на руки квитанция об оплате, копия приходного ордера или другой документ установленного образца.

Обязательным документом, регламентирующим взаимоотношение туриста и организатора путешествия, является контракт (договор) о предоставление туристских услуг. Заключение его на территории России регламентируется ГК и Законом Российской Федерации "Об основах туристской деятельности в РФ".

В туристской практике на территории России и СНГ взаимоотношения сторон при предоставлении туристских услуг регулируются договором, а при иных международных сделках - контрактом (или агентские соглашением).

Договор является также основным документом при удовлетворении исков и претензий туриста к организатору путешествия.

Ваучеры. Ваучер -- это документ, на основании которого производится обслуживание иностранных туристов и взаиморасчет с фирмой.

Туристский ваучер является неотъемлемой частью туристского договора, содержит всю информацию о предоставляемых в соответствии с ним туристских услугах и подтверждает оплату конкретных видов услуг, таких как: транспортные услуги, проживание в гостинице, питание, экскурсионное обслуживание и т.д., и является основанием для получения этих услуг.Черных, Н.Б. Технология путешествий и организация обслуживания клиентов / Н.Б. Черных. Учебное пособие. - М.: Советский спорт, 2002. - 320 с.

Ваучеры подразделяются на именные, ваучеры-приглашения, служебные.

Именной ваучер. Это документ, удостоверяющий наличие договора между туристской организацией и туристом. По его предъявлению турист может получить услуги, указанные в ваучере. Одновременно в ваучере подтверждается факт оплаты услуг, если это предусмотрелидоговором.

Ваучер-приглашение. Он предусмотрен как международное приглашение. Такой ваучер предъявляется на границе и служит наряду с проездными документами основанием для посещения страны.

Служебный. Выдается направляющей турфирмой сопровождающему туристскую группу. Такой документ является основанием для взаиморасчетов между турфирмами, а также вместе с листом отметок -- основным документом в претензионной работе между организациями.

Ваучер, туристская путевка, курсовка, билет являются документами, подтверждающими наличие договора между туристом и организатором туризма (туроператором) о продаже туристского продукта (тура). Ваучер подтверждает бесспорное право его обладателя получение туристских услуг, указанных в ваучере, а также обязанности туриста в связи с этим продуктом.

В международной практике момент реализации наступает однозначно только лишь при выполнении обязательств по предоставлению услуг.

Ваучер выдается туристу вместе с паспортом, визой, авиабилетом и другими документами при окончательном расчете после оплаты стоимости туристского продукта.

Ваучер должен содержать:

номер, поскольку является документом строгой отчетности;

наименование туроператора и турагента, их полные реквизиты, номер лицензии, указание торговых марок, идентификационный номер;

место и дату выдачи;

атрибуты тура, позволяющие однозначно идентифицировать тур и маршрут: наименование маршрута, номер по каталогу; страна, город, место, дата, время начала и окончания поездки;

информацию о сертификатах соответствия туристического продукта;

Ф.И.О. туриста, номер паспорта (удостоверения личности) туриста и всех остальных клиентов по данному ваучеру. Если по ваучеру за границу следуют более 5 туристов, то к ваучеру прилагается заверенный туроператором (турагентом) список туристов;

характеристику и стандарты услуг: перевозка, трансфер, размещение, питание, экскурсии и другие дополнительные услуги, при этом стандарты могут быть указаны в кодах;

информацию о наличии и условиях страховки туриста, идентификационный номер;

если программа тура выдается дополнительно как приложение к ваучеру, то в нем должна иметься ссылка на эту программу. Последняя является неотъемлемой частью ваучера, и любые изменения в программе указываются в ваучере.

Транспортные документы включают в себя проездные документы (билеты установленного образца), багажные квитанции, квитанции доплат за сверхнормативный багаж, транзитные билетные купоны, санитарные сертификаты и др.

Страхование туриста производится по его поручению отправляющей фирмой или самостоятельно. В России страхование туриста является добровольным (за исключением ряда стран, которые не выдадут визы без предоставления страховки). Страховой полис может включать как амбулаторное обслуживание, так и другие виды услуг.

Страхование транспортного путешествия является обязательным, а сумма страхового сбора включена в стоимость билета.Петелин В.Г. Делопроизводство на предприятии / В.Г. Петелин. - М.: Ось-89, 2001. - 112 с.

Договор на туристическое обслуживание

Оформляя туристскую путевку, Фирма и Клиент тем самым заключают между собой договор о туристском обслуживании. При этом Фирма принимает на себя обязательства по бронированию авиаперевозок, гостиничных, транспортных и экскурсионных услуг, оказываемых зарубежными туристскими Фирмами, и по оформлению соответствующих перевозочных документов и документов, подтверждающих бронирование и оплату туристских услуг, составляющих заказанный Клиентом Тур. Клиент, со своей стороны, принимает на себя обязательства по оплате полной стоимости туристской путевки, включая возможные штрафы за отказ от Тура.

Компания предоставляет Клиенту туристские услуги согласно своим типовым программам и индивидуальным заявкам Клиента в соответствии с условиями и объемом, указанными в путевке.

Для въезда в другое государство при наличии действительного заграничного паспорта, если с этим государством нет соглашения о безвизовых поездках, требуется соответствующее разрешение страны въезда -- виза. Для получения визы российские граждане обращаются в посольства соответствующих государств в Москве или в консульское учреждение страны въезда при условии, что место жительства выезжающего входит в консульский округ этого консульства.

Туристская виза -- это отметка в паспорте дипломатическими представительствами иностранных государств, дающая право его владельцу на временный въезд на территорию государства, выдавшего ему визу, с целью туризма и отдыха.Гуляев, В.Т. Организация туристической деятельности / В.Т. Гуляев - М., 2006 г.

Генеральный договор купли-продажи туристских путевок

Продавец продает, а Покупатель покупает туры на условиях, определяемых настоящим Договором для реализации своим Клиентам. После бронирования и оплаты тур является собственностью Покупателя.

Покупатель осуществляет свою деятельность по реализации туров, купленных у Продавца, в условиях полной финансовой самостоятельности.

Современная организация документационного обеспечения управления не ограничивается только соблюдением правил оформления и контроля исполнения документов, но включает целый комплекс методических, технических, психологических аспектов, знание которых необходимо любому.

3.2 Регистрация документов и контроль исполнения

Туристическая организация, как и любая другая обязана вести учет всей документации, которая имеет хождение в организации.

Основная задача организации документооборота - прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.

Для оптимизации маршрутов движения отдельных категорий документов разрабатываются маршрутные схемы, которые включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления организацией в целом или отдельного структурного подразделения.Гуляев, В.Т. Организация туристической деятельности / В.Т. Гуляев - М., 2006 г.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

- прием входящих документов;

- первоначальная (экспедиционная) обработка;

- предварительное рассмотрение и распределение подразделениям и исполнителям;

- регистрация;

- рассмотрение документов руководством;

- передача документов в подразделения и исполнителям;

- исполнение резолюций руководства.

Регистрация документа определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения». Регистрация необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов, придания им юридической силы:

Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы по всем документам организации.

Регистрации подлежит не вся документация, поступающая в организацию. Регистрируют важнейшие внутренние документы - приказы, распоряжения, протоколы, планы, отчеты, докладные и объяснительные записки, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспонденция других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистрируется ценная и заказная корреспонденция.

На документы, не подлежащие регистрации, составляется специальный перечень, утверждаемый руководителем организации.

Специализированную документацию - учетно-финансовую, арбитражную, и в том числе кадровую - регистрируют в соответствующих структурных подразделениях.

Регистрацией документов в кадровой службе должен заниматься опытный специалист. Для этого надо знать делопроизводственный процесс, функции должностных лиц и структурных подразделений, состав документации, циркулирующей в организации и своей службе, уметь выделить и четко изложить основную мысль регистрируемого документа в случае, если отсутствует его заголовок, владеть компьютером и т. д.

В практической деятельности наибольшее распространение получили две формы регистрации документов - журнальная и карточная. В настоящее время внедряется современная автоматизированная форма регистрации.Волошин Н.И. Менеджмент туризма: Туризм как объект управления / Н.И. Волошин, Н.В. Исаева, Е.Н. Ильина, Л.В. Курило. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 304 с.

Журнальная форма применяется как для регистрации документов, так и для учета личного состава.

Для регистрации документов ведется журнал приказов (распоряжений).

При всей простоте и надежности журнальной формы более гибкой считается карточная форма регистрации. Копии регистрационных карточек могут использоваться для контроля исполнения и прохождения документов, их можно систематизировать по любому признаку (виду документа, содержанию и др.), что облегчает поиск необходимой информации.Петелин В.Г. Делопроизводство на предприятии / В.Г. Петелин. - М.: Ось-89, 2001. - 112 с.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации документов на современную автоматизированную. При этом большинство программ заносится в электронную карточку, выводящую на экран компьютера, как традиционные реквизиты, так и ряд дополнительных.

Регистрация документов с применением компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых данных обо всех документах, циркулирующих в организации, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить внутреннюю опись документов, дать любую справку о состоянии движения документов.

Выводимые на экран компьютера регистрационные формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют незначительные отличия.

Таким образом, мы можем увидеть, что регистрация документов имеет типовую структуру и типовую форму контроля. В карточке изначально ставится ответственное лицо, которое следит за исполнением.

Заключение

При изучении состава документации, организации документооборота и процессов документирования ряда типичных предприятий сферы туризма России видно, что их нормативно-методическая основа находится в развитии, однако имеет серьезные недостатки и нуждается в существенном пополнении по целому ряду ключевых направлений.

Требуется, в частности:

совершенствование классификации видов туризма и туристской деятельности;

разработка соответствующих стандартов производства турпродуктов и комплекса документации;

установление более рациональных процедур документирования и работы с документами при организации туристской деятельности предприятий и оценке ее качества;

необходимость оптимизации состава видов и разновидностей, унификации и стандартизации документации, обеспечивающей управление туристской деятельностью.

Подытожив вышесказанное, делаем краткие выводы.

Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, и можно выделить две составные его части: документирование деятельности и организация работы с официальными документами, которые взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.

Далее хотелось бы подчеркнуть следующие моменты:

в работу с документами в организации в той или иной степени втянуты все работники, независимо от того, к какой категории они относятся - к руководителям, специалистам, техническим исполнителям. Различие заключается в характере работы с документами;

от технологии организации работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации;

без налаженного делопроизводства трудно построить эффективное управление;

классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

Таким образом, классификация документов - это распределение документов по группам или видам на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Список литературы

Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства / Ю.М. Аксенов. - М.: ИНФРА, 2001. - 272 с.

Андреева В.И. Делопроизводство / В.И. Андреева. - М.: Интел-Синтез, 2001. - 192 с.

Волков Ю.Ф. Введение в гостиничный и туристический бизнес. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2004.

Волошин Н.И. Менеджмент туризма: Туризм как объект управления / Н.И. Волошин, Н.В. Исаева, Е.Н. Ильина, Л.В. Курило. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 304 с.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Гуляев, В.Т. Организация туристической деятельности / В.Т. Гуляев - М., 2006 г.

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Издательство стандартов, 2008.

Делопроизводство. / Под ред. Басакова М.И. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2002.

Исмаев, Д.К. Маркетинг иностранного туризма в Российской Федерации. Теория и практика деятельности туристских фирм / Д.К. Исмаев. - М.: Мастерство, 2002. - 192 с.

Квартальнов, В.А. Туризм / В.А. Квартальнов. Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2001. - 320с.

Ковальчук А.С. Основы имиджелогии и делового общения. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2004.

Петелин В.Г. Делопроизводство на предприятии / В.Г. Петелин. - М.: Ось-89, 2001. - 112 с.

Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству / М.В. Стенюков. - М.: Изд-во ПРИОР, 2002. - 128 с.

Терентьева Е.В. Развитие документационного обеспечения в сфере туризма России: Автореферат / Е.В. Терентьева. - М.: ВНИИДАД, 2006. - 27 с

Черных, Н.Б. Технология путешествий и организация обслуживания клиентов / Н.Б. Черных. Учебное пособие. - М.: Советский спорт, 2002. - 320 с.

Размещено на Allbest.ru

...