Календарное планирование деятельности предприятий социально-культурной сферы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Календарное планирование деятельности предприятий СКС

1.1 Понятие «календарное планирование»

1.2 Сетевое планирование

Заключение

Список используемых источников

Введение

Тема контрольной работы «Календарное планирование деятельности предприятий социально-культурной сферы».

Цель контрольной работы - рассмотреть календарное планирование деятельности предприятий социально-культурной сферы.

В соответствии с данной целью были поставлены следующие задачи:

1. Рассмотреть понятие «календарное планирование».

2. Рассмотреть построение сетевого графика.

3. Раскрыть метод «критического пути».

Объектом контрольной работы является планирование.

Предметом - календарное планирование.

Г. Гант является первооткрывателем в области оперативного управления и календарного планирования деятельности предприятий.

До появления сетевых методов календарное планирование программ (т.е. планирование во времени) осуществлялось в небольшом объеме. Наиболее известным средством такого планирования был ленточный (линейный) график Ганта, задававший сроки начала и окончания каждой операции на горизонтальной шкале времени. Его недостаток состоял в том, что он не позволял установить зависимости между различными операциями (определяющие в значительной мере темпы реализации программы).

В связи с повышением сложности современных программ потребовалась разработка более четких и эффективных методов планирования. При этом эффективность интерпретируется как минимизация времени выполнения программы с учетом экономических факторов имеющихся ресурсов.

Для этого и были разработаны почти одновременно (1956-1958 гг.) метод критического пути (МКП), первоначально применявшийся для управления программами строительства и метод оценки и пересмотра программ (ПЕРТ), разработанный по заказу военно-морского министерства США для календарного планирования научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ создания ракет «Поларис».

В настоящее время оба метода составляют единый метод сетевого планирования и управления (СПУ) программами. СПУ- это один из методов кибернетического подхода к управлению сложными динамическими системами с целью обеспечения определенных оптимальных показателей.

Календарное планирование является одним из основных инструментов управления проектом, дающим возможность прийти к поставленной цели с минимальными временными и ресурсными затратами.

При написании данной работы были использованы учебные материалы отечественных и зарубежных авторов таких как Чижиков В. М., Тульчинский Г.Л. и др.

календарный планирование сетевой график

1. Календарное планирование деятельности предприятий СКС

1.1 Понятие «календарное планирование»

Подробный план предстоящих действий (календарный план) - важнейшая составляющая работы над проектом. Именно с составления такого плана и начинается процесс перехода от идеи к ее фактическому осуществлению.

Процесс составления календарного плана, который будет включать в себя полный перечень необходимых работ с указанием точного срока начала и окончания каждого вида работы - это и есть календарное планирование. Таким образом, календарное планирование дает возможность наглядно увидеть полный перечень предстоящих работ и определить их логические взаимосвязи.

Календарное планирование позволяет также с высокой точностью определить потребности данного проекта в материальных и людских ресурсах, необходимую продолжительность работ и выявить возможные ограничения при осуществлении данного проекта.

Календарное планирование широко распространено во всех областях деятельности человека. Примером календарного планирования может служить ежегодное составление школьного расписания, определяющего последовательность занятий, кабинеты для их проведения и закрепляющего за каждым предметом определенного педагога.

Крупным компаниям часто приходится одновременно решать множество задач, объединенных общей программой или просто деятельностью компании. Календарное планирование в таких случаях служит для рационального распределения ресурсов между осуществляемыми проектами. Такое оптимальное распределение помогает наиболее эффективно решить весь комплекс поставленных перед компанией задач.

Конечной целью этапа календарного планирования является построение календарного графика, определяющего моменты начала и окончания каждой операции, а также ее взаимосвязи с другими операциями программы. Кроме того, календарный график должен давать возможность выявлять критические операции (с точки зрения времени), которым необходимо уделять особое внимание, чтобы закончить программу в директивный срок.

Планы-графики -- важнейший составляющий элемент планирования, так как они определяют конкретные временные рамки и объем работы в решении каждой операционной задачи, без чего невозможно достичь ни тактических, ни стратегических целей.

Планы-графики составляются в виде последовательной "цепочки" действий решения всех необходимых операций. Характер членения планируемой работы на операции зависит от кадрового состава работников учреждения, их опыта и масштабов планируемой работы.

План-график представляет собой графическое изображение необходимых операций. Такой план часто называют сетевым графиком или сетевым планом.

Сетевой план разрабатывается на основе собственного метода планирования. Метод сетевого планирования предполагает:

расчленение всей планируемой работы на операции с указанием ответственных исполнителей и сроков выполнения;

ранжирование выделенных операций в определенной последовательности выполнения;

полученный график накладывается на календарь.

В сетевом графике каждая операция вытекает из предыдущей и является началом последующей, другими словами, в сетевом графике не должно быть работ, нацеленных на исходную операцию, равно как и работ, направленных на конечный результат всего плана с "перескакиванием" через очередные операции.

Кроме того, не следует допускать неоправданных "блужданий", то есть проходить дважды через одну и ту же работу, равно как не может быть в сетевом плане и тупиков.

Сетевые графики лучше всего строить по основным разделам: музыкальное обеспечение, режиссерская часть, сценарная работа, материальное обеспечение, финансы, техническое оснащение и т.д., с последующим соединением всех разделов в единое целое.

Сетевое планирование в виде сетевого графика работ дает возможность руководителю учреждения культуры рационально в плановом порядке расставлять специалистов по участкам работы и позволяет оперативно контролировать ход работы на каждом участке, а в случае необходимости - вносить изменения в списке ответственных и в сроках выполнения.

В данном случае сетевые графики выступают не только средством и методом планирования, но и контроля.

Таким образом, метод сетевого планирования можно рассматривать как прямое развитие и дополнение целевого метода, так как он структурно упорядочивает и обосновывает логику и сроки целевого плана.

Из сказанного следует, что виды планов социокультурных учреждений, цели, которые ими определяются, представляют собой иерархическую систему, в которой достижение целей низшего уровня позволяет достичь целей более высокого уровня. Другими словами, такую систему можно назвать цепочкой промежуточных результатов.

1.2 Сетевое планирование

Для планирования организационного обеспечения, координации деятельности соисполнителей и партнеров могут использоваться специальные методики и технологии. Матричный план заключается в построении таблицы (матрицы), в которой соотносятся перечень необходимых работ и круг должностных лиц и подразделений, которые обеспечивают их выполнение (табл. 1).

Таблица 1

Этапы, виды работ	Исполнители, подразделения

В клеточках (перекрестиях) таблицы указывается, что конкретно должны делать конкретные исполнители и подразделения на соответствующем этапе реализации программы.

Еще более технологически выстроена и эффективна технология сетевого планирования, состоящего в упорядочении необходимых работ в зависимости от их последовательности и длительности.

Сетевой план разрабатывается в три этапа:

1 этап: составление полного перечня работ.

На этом этапе вся планируемая работа расчленяется на операции, из которых она складывается, и составляется полный перечень этих операций с указанием их длительности (в рабочих, днях, часах или месяцах -- в зависимости от характера плана).

От обычного плана-перечня мероприятий такой перечень отличается только тем, что вместо даты, к которой та или иная операция должна быть исполнена, указывается именно рабочее время, необходимое для ее выполнения.

Из этого следует, что точности сетевого планирования во многом способствует наличие норм времени на проведение конкретных операций. При отсутствии норм необходимое время может определяться исходя из имеющихся возможностей и предшествующего опыта. Удобно определять необходимое время по эмпирическим формулам типа:



где Т -- ожидаемое время по графику,

Тмии -- минимально допустимое время для выполнения работы,

Тмакс -- максимально допустимое время,

Тнорм -- нормально допустимое время.

Нумерация работ в перечне практически никакой роли не играет. Главное на этом этапе -- не пропустить ни одной из необходимых операций (табл. 2). Характер и масштаб членения планируемой работы на операции полностью зависят от кадровых возможностей, масштабов планируемой работы, накопленного опыта.

Таблица 2 Пример перечня операций для сетевого плана

№	Наименование работы (операции)	Время (дни)	Ответственный
1	Организационное совещание	1
2	Написание сценария	7
3	Репетиции отдельных номеров	14
4	Монтировочные репетиции	3
5	Генеральная репетиция	1
6	Подготовка оформления	10
7	Подготовка реквизита и костюмов	7
8	Изготовление эскизов, афиш и пригласительных билетов	4
9	Оформление залов, фойе и т. д.	2
10	Изготовление афиш и пригласительных билетов	6
11	Распространение пригласительных билетов	5
12	Реклама (СМИ)	7
13	Обеспечение охраны порядка (договор)	1
14	Обеспечение пожарной безопасности	2
15	Обеспечение питания (договор)	1
16	Проведение бала-карнавала	1
17	Уборка помещений
18	Итоговое совещание (разбор)

2 этап: упорядочение работ в зависимости от их последовательности (вычерчивание сетевого графика).

Сетевой график представляет собой графическое изображение упорядочения запланированных в перечне операций -- структуру, состоящую из кружков с цифрами и соединяющих их стрелок. Сетевой график может вычерчиваться по двум методикам. Согласно первой, кружки с цифрами соответствуют работам по перечню, а стрелки -- их последовательности. Согласно второй -- наоборот: работам соответствуют стрелки, а кружки с цифрами -- их последовательности. У каждой из методик имеются свои достоинства, в данной работе описывается первая методика.

Сетевой график вычерчивается по нескольким простым и наглядным правилам:

на графике должна быть исходная работа (кружок, из которого могут выходить стрелки, но не входит ни одна);

на графике должна быть итоговая работа (кружок, в который входят стрелки, но не выходит ни одна); Ш на графике не должно быть «тупиков» (работ, никак не связанных с итоговой);

на графике не должно быть «хвостов» (работ, не связанных с исходной работой);

на графике не должно быть «петель» (ситуаций, когда, выйдя из одной работы, можно было бы опять прийти к ней).

Графики можно строить по частям (режиссерская часть, музыкальная часть, материально-техническое обеспечение и т. д.), а затем объединять («сшивать») их в одну структуру (рис. 1).



Рис.1 Пример сетевого графика

3 этап: упорядочение работ в зависимости от их длительности (вычерчивание сетевого графика в календаре) и является, собственно, построением сетевого плана.

Этот этап начинается с определения так называемого «критического пути» -- наиболее длительной цепочки работ.

Определение «критического пути» -- центральный момент построения сетевого плана, так как при этом определяется то минимальное количество рабочего времени, которое необходимо для реализации всей программы. Так, в представленном примере «критическим путем» является последовательность операций 1-2-3-4-5-16-17-18, и она составляет 29 дней.

После этого можно вычерчивать план в календаре именно на 29 дней, проставляя в нем даты рабочих дней (т. е. за вычетом выходных и прочих дней, когда по каким-то причинам будет невозможно заниматься данной программой). Даты в календаре могут проставляться слева направо (если известна дата начала работ, а дата окончания «открыта» -- в этом случае построение плана дает знание итоговой даты) и справа налево (когда известна дата выполнения итоговых работ -- в этом случае становится известно, когда надо приступать к подготовке).

Построение плана в календаре по второй методике довольно просто: стрелки (работы) протягиваются на то количество дат, какое соответствует длительности соответствующих работ по перечню. В первой методике, где работам соответствуют кружки, последние как бы растягиваются на соответствующее количество дней, а цепочки работ превращаются в «ленты», нарезаемые по длине на это количество дней (рис. 2).

Рис. 2 Пример окончательного сетевого плана

Выявление «критического пути» чрезвычайно важно. Во-первых, это дает знание о временном минимуме, необходимом для подготовки и проведения мероприятия. Во-вторых, определяет те участки работы, которые требуют неукоснительного соблюдения сроков, чтобы не сорвать режим всей программы. Резерв времени на самом «критическом пути» равен нулю, тогда как на любом другом пути он больше нуля и, тем самым, в-третьих, на них выявляются резервы времени. Подобный график позволяет менеджеру более рационально распределять работников по участкам, учитывая имеющиеся резервы времени. Так, в нашем примере для осуществления работ 12, 13, 14, 15 резерв времени колеблется от 19 до 25 дней для каждой из них, для работы 7 он составляет 10 дней (17 дней против необходимых 7) и т. д. Поэтому сетевой план является незаменимым средством координации усилий различных соисполнителей (работников или организаций), особенно при планировании и подготовке масштабных акций и программ. Более того, сетевой план, будучи наглядным изображением последовательности планируемых операций, дает возможность организации контроля за выполнением работ по этапам, а в случае необходимости -- и обоснованного изменения сроков.

По существу, «метод критического пути»дает возможность определить, во-первых, какие работы или операции из числа многих, составляющих проект, являются «критическими» по своему влиянию на общую календарную продолжительность выполнения проекта, и, во-вторых, каким образом построить наилучший календарный план проведения всех работ по данному проекту с тем, чтобы выдержать заданные сроки при минимальных затратах. С помощью этого метода могут быть подвергнуты исследованию самые различные типы проектов.

Заключение

Подробный план предстоящих действий (календарный план) - важнейшая составляющая работы над проектом. Именно с составления такого плана и начинается процесс перехода от идеи к ее фактическому осуществлению.

Процесс составления календарного плана, который будет включать в себя полный перечень необходимых работ с указанием точного срока начала и окончания каждого вида работы - это и есть календарное планирование. Таким образом, календарное планирование дает возможность наглядно увидеть полный перечень предстоящих работ и определить их логические взаимосвязи.

Календарное планирование позволяет также с высокой точностью определить потребности данного проекта в материальных и людских ресурсах, необходимую продолжительность работ и выявить возможные ограничения при осуществлении данного проекта.

Конечной целью этапа календарного планирования является построение календарного графика, определяющего моменты начала и окончания каждой операции, а также ее взаимосвязи с другими операциями программы.

Планы-графики -- важнейший составляющий элемент планирования, так как они определяют конкретные временные рамки и объем работы в решении каждой операционной задачи, без чего невозможно достичь ни тактических, ни стратегических целей.

План-график представляет собой графическое изображение необходимых операций. Такой план часто называют сетевым графиком или сетевым планом. Сетевой план разрабатывается на основе собственного метода планирования.

В сетевом графике каждая операция вытекает из предыдущей и является началом последующей, другими словами, в сетевом графике не должно быть работ, нацеленных на исходную операцию, равно как и работ, направленных на конечный результат всего плана с "перескакиванием" через очередные операции. Сетевой график представляет собой графическое изображение упорядочения запланированных в перечне операций -- структуру, состоящую из кружков с цифрами и соединяющих их стрелок. Сетевой график может вычерчиваться по двум методикам. Согласно первой, кружки с цифрами соответствуют работам по перечню, а стрелки -- их последовательности. Согласно второй -- наоборот: работам соответствуют стрелки, а кружки с цифрами -- их последовательности.

Определение «критического пути» -- центральный момент построения сетевого плана, так как при этом определяется то минимальное количество рабочего времени, которое необходимо для реализации всей программы. Выявление «критического пути» чрезвычайно важно. Во-первых, это дает знание о временном минимуме, необходимом для подготовки и проведения мероприятия. Во-вторых, определяет те участки работы, которые требуют неукоснительного соблюдения сроков, чтобы не сорвать режим всей программы.

Список используемых источников

1. Батрова Р.Г. Календарное планирование программ сетевыми методами. http://www.ict.nsc.ru/ws/Lyap2001/2226/

2. Кабушкин Н.И. Менеджмент туризма: Учеб. пособие. -- Мн.: БГЭУ, 2000. - 644 с.

3. Мут Дж. Ф., Томпсон Дж. Л. Календарное планирование. / под ред. В. В. Головинского. - М.: Изд-во «Прогресс», 1966. - 465 с.

4. Тульчинский Г. Л. Менеджмент в сфере культуры. - 2-е изд. - СПб.: Из-во «Лань», 2003. - 528 с.

5. Чижиков В. М. Введение в социокультурный менеджмент. - М.: МГУКИ, 2003. - 382 с.

Размещено на Allbest.ru

...