Проблемы службы приема и размещения в гостинице

Основные функциональные возможности системы Lodging Touch:

1. Модуль гостевой истории хранит информацию о гостях и компаниях. Все основные данные о гостях, числе броней, ночей проживания, незаездов и отмен, а также о полученном гостиницей доходе от каждого гостя или компании отображаются на одном экране и легко доступны. Получение детальной дополнительной информации обеспечивается нажатием определенной клавиши. В системе имеется запатентованный функциональный блок табличного отображения списков гостей и клиентов-компаний, облегчающий поиск необходимой информации, а мастер запросов позволяет задавать неограниченное число критериев и условий сортировки для поиска нужной информации.

2. Функция планирования проживания позволяет автоматически отображать на экране дисплея все изменения тарифа, типа номера, а также другие условия на каждый день проживания гостя.

3. Поддержка множественности счетов гостя (до шести) позволяет осуществлять как автоматическое, так и ручное перенаправление начислений и платежей на счета гостя, группы, организации либо на счета других гостей.

4. Функция обработки кредитных карт заносит в картотеку все полученные коды подтверждения, а также отслеживает кредитное состояние счета каждого клиента. При использовании интерфейса с системами авторизации кредитных карт запрос на авторизацию посылается автоматически с получением подтверждения в реальном режиме времени. Система также позволяет мгновенно выводить на экран необходимую для поселения или расчета форму гостя при считывании его кредитной карты.

5. Модуль управления тарифами позволяет проводить гибкую тарифную политику с учетом разных пороговых величин и ограничений. Возможно установление специальных тарифов по договорам, в любой валюте, а также для различных сегментов рынка.

6. Экран статуса гостиницы содержит графическую и табличную информацию о состоянии гостиницы на текущий момент времени, включая сведения об уровне загрузки, наличии номеров, числа приходящих броней и др.

7. Календарный статус номерного фонда показывает статус и состояние каждого номера на текущую и будущие даты. С помощью «мыши» пользователи имеют прямой доступ в гостевую карточку для просмотра информации, внесения изменений, начисления платежей либо записи оставленного для гостя сообщения.

8. Процедура ночного аудита занимает 5--15 мин. Нажатием одной клавиши происходит перевод системной даты и осуществляется автоматическое начисление суточного тарифа и фиксированных дополнительных услуг на счета гостей.

9. Мастер запросов дает возможность пользователям составлять произвольную выборку данных для экранных таблиц и отчетов по любым критериям и условиям сортировки.

10. Модуль отчетности позволяет выводить на экран и распечатывать отчеты для гостиничных служб. Возможно создание произвольных отчетов как с помощью генератора отчетов Lodging Touch, так и ODBC-совместимыми программами для Windows.

Системная документация и инструкции пользователя доступны из любого модуля системы нажатием клавиши помощи. Все модули системы обозначаются своим цветом, что дает возможность легче ориентироваться в системе.

В мире насчитывается более 3 тыс. пользователей системы. В России Lodging Touch функционирует, например, в отелях «Савой», «Космос», «Союз», «Катерина» (Москва), «Октябрьская» (Санкт-Петербург) и др.

Система управления «KEI-Hotel»

Система KEI-Hotel представляет собой информационную систему управления гостиницей, построенную на базе современных Интернет-технологий ASP (Active Server Pages). Система KEI-Hotel представляет совокупность отдельных АРМ, которые автоматизируют бизнес-процессы основных гостиничных служб:

· АРМ службы бронирования позволяет:

- получать информацию о состоянии номерного фонда (заезд, выезд и т.д.) на любой произвольный период в графической форме;

- оформлять заявки на бронирование частных лиц, групп, организаций и туроператоров;

- подтверждать бронирование письмом или по электронной почте;

- осуществлять поселение групп;

- проводить поселение по брони;

- осуществлять быстрый поиск гостей по фамилии или номеру;

- получать анализ истории гостя и истории брони;

- организовывать бронирование номеров в режиме on-line через Интернет;

- производить дистанционное автоматическое и ручное блокирование просроченных ключей.

АРМ работы с номерным фондом состоит из трех основных форм: «Номерной фонд -- Мозаика» -- это главное окно подсистемы, предназначенное для графического отображения состояния номерного фонда гостиницы; «Проживание по номеру» предназначено для отображения списка гостей, проживающих в комнате; «Карточка гостя» предназначена для хранения информации о госте и выполнении основных операций (размещение, выезд, задание электронного ключа и т. п.).

АРМ работника расчетного центра позволяет: вести лицевые счета, как для каждого гостя, так и для групп; рассчитывать услуги по проживанию гостя, включая заселение, переезд в номер другого класса, смену тарифа проживания, изменение сроков проживания и т.д.; включать в лицевой счет дополнительные услуги, оказанные гостю (пользование телефоном, мини-баром и т.д.).

Система KEI-Hotel позволяет:

+ проводить полный автоматизированный учет действий персонала по бронированию и использованию номерного фонда;

+ оперативно получать аналитические данные о состоянии номерного фонда, в том числе и через Интернет;

+ быстро получать новые отчеты, максимально отражающие потребности руководителей служб;

+ оперативно предоставлять информацию для бухгалтерии;

+ сократить бумажный документооборот.

Комплекс KEI-Hotel обеспечивает эффективную работу службы безопасности за счет системы контроля доступа в помещение в реальном времени. Служба безопасности получает возможность немедленно реагировать на попытки несанкционированного доступа в охраняемые помещения и дистанционно блокировать доступ какому-либо лицу в любое помещение. Основой данной системы являются электронные замки с магнитным, штрих-кодовым или proximity считывателем. Электронный замок хранит информацию о 15 кодах карт, которым разрешен доступ в данное помещение. Мастер-терминал осуществляет постоянный мониторинг происходящих событий, в частности: хранит базу данных о кодах и паролях доступа к охраняемым помещениям; собирает и сохраняет информацию о событиях от электронных замков в оперативной памяти; по запросу электронных замков принимает решение о разрешении или запрещении доступа; по запросу от компьютера передает информацию о событиях, полученную от электронных замков.

Гостям при заселении выдаются пластиковые карты с индивидуальным кодом. В качестве ключей доступа могут использоваться магнитные карты, штрих-кодовые или proximity карты. Карточки разделены на две группы -- гостевые и служебные. Гостевая карточка создается администратором службы размещения при заселении гостя. При утере гостем карточки должна быть создана новая. Служебные карты предназначены для доступа персонала гостиницы в помещения. Они могут быть персональными или закрепленными за службой.

Система управления «Fidelio»

Система Fidelio является составной частью глобальных компьютерных систем бронирования Amadeus, Sabre, Galileo, Worldspan. Все гостиницы, представленные в Fidelio, автоматически загружаются в эти глобальные компьютерные системы бронирования.

К основным функциям системы Fidelio FO относятся: бронирование и заселение гостей; начисления за проживание и другие услуги, оказываемые гостиницей; аккумулирование информации о неоплаченных счетах клиентов, поступающих из различных точек продаж; выставление промежуточных и окончательных счетов для расчетов с клиентами; учет информации о безналичных расчетах; получение финансовых и статистических отчетов; ведение информации о клиентах и клиентских счетах: ведение истории по клиентам; бронирование; заселение; ведение счетов; выписка; безналичные расчеты с клиентами.

Карточка гостя содержит информацию о клиенте: фамилия, имя, язык, код VIP, адрес, страна проживания, телефон, факс, дата рождения, предпочитаемый гостиничный номер, сроки проживания (измеряются ночами), число человек, проживающих в номере, тип и категория комнаты, ценовой код, тип бронирования (гарантированное или негарантированное).

Система Fidelio FO состоит из следующих основных модулей:

Модуль бронирования: завести бронь для клиента; завести групповую бронь; отменить бронь; корректировать бронь; перенести бронь в список ожидающих; назначить конкретные номера по ранее сделанному бронированию; распечатать подтверждения бронирования; принять депозит для бронирования.

Модуль портье. Он предназначен для поселения клиентов гостиницы, имеющих бронь: поиск брони; назначение номеров и заселение; изменение брони; отмена бронирования; печать подтверждений; подселение; прием сообщений для прибывающих или прибывших гостей; прием депозита для бронирования; перемещение брони в список ожидания; заведение служебных счетов гостиницы.

Модуль кассира: выполнять текущую работу со счетами клиентов; выставлять промежуточные счета; переселять клиента в другой номер; осуществлять выписку; осуществлять ведение главной кассы; осуществлять операции обменного пункта; осуществлять прием депозита для бронирования; печатать отчеты для кассиров; исправлять бронь клиента; производить прием оплат; перенести начисления с одного счета на другой; делить и объединять начисления; выполнять ручные начисления на счета клиентов.

Бухгалтерский модуль: производить некоторые манипуляции с начисленными суммами (переносить начисления с одного счета на другой, вводить оплату по каждой позиции, отслеживать историю по клиентам, печатать отчеты и письма клиентам).

Система Fidelio FO предоставляет возможность составлять различного рода отчеты и прогнозы, которые необходимы для дальнейшего планирования деятельности гостиницы: ежедневный отчет об активности, отчет об изменении спроса, девятидневный прогноз, ежемесячный отчет. Автоматизация ресторанного и складского учета в гостинице. Для автоматизации ресторанного и складского учета в гостинице используются системы Fidelio F&B и Micros, которые могут взаимодействовать между собой.

5. Основные этапы совершенствования организации деятельности службы приема и размещения гостиницы

1 этап. Анализ организации деятельности службы приема и размещения.

Менеджер службы приема должен обладать всей возможной информацией о гостинице, уметь четко планировать всю работу, осуществлять постоянный контроль за работой своего отдела. Все вопросы, проблемы и недоразумения гостей должны разрешаться также с его помощью.

Главная функция портье -- информационное обслуживание. Гостей информируют о видах обслуживания, предоставляемых гостиницей, местных достопримечательностях, особенностях, работе почты, транспорта и т.д. От того, как примут гостя, как его поприветствуют, как быстро будут выполнены необходимые формальности (проверка бронирования, заполнение анкеты, предоплата), во многом зависит первое, часто самое сильное впечатление от гостиницы в целом.

2 этап. Разработка мероприятий по совершенствованию организационной деятельности.

Основные этапы совершенствования организации деятельности службы приема и размещения:

1. Разрабатывать процедуры и схемы приема, размещения и обслуживания гостей; доводить их до сведения персонала службы:

* проводить инструктажи,

* обучающие занятия

* выдавать инструктивные материалы, др.

2. Координировать работу по созданию в холле приемов благоприятного микроклимата:

* комфортное освещение

* вентиляция,

* температурный режим,

Бистрий пошук по Банку Рефератів: | Опісаніє роботи | Похожіє роботи

* музыка, др.

3 этап. Координировать работу персонала службы по встрече и регистрации гостей в гостинице; осуществлять инструктаж персонала по организации встречи и обслуживания гостей:

* приветствие,

* выяснение данных о гостях,

* работа с документацией (паспортами, визами, туристическими документами, регистрация гостей),

* ответы на вопросы гостей

Контролировать процедуру встречи гостей и профессионализм персонала (вежливость и соблюдение правил этикета, правильное обращение к гостям).

4 этап. Непосредственно встречать особо важных гостей.

5 этап. Координировать и организовывать работу персонала службы по размещению гостей, выдаче ключей от комнат.

6 этап. Контролировать работу персонала по обслуживанию гостей:

* переноска багажа,

* прием вещей гостей на хранение,

* подготовка пакетов информации по запросам гостей и передача их гостям,

* заказ обедов,

* телефонное обслуживание гостей,

* выполнение особых поручений (пожеланий) гостей,

* заказ транспорта для гостей,

* бронирование услуг по заказу гостей (мест в других гостиницах, др.).

7 этап. Контролировать работу персонала с информационной базой по номерному фонду или ее компьютерной версией:

* точность ведения файлов номеров гостиницы,

Бистрий пошук по Банку Рефератів: | Опісаніє роботи | Похожіє роботи

* файлов информации о клиентах и файлов с корреспонденцией,

* выполнение операций по ведению документации, пр.

8этап. Координировать работу персонала по расчету гостей при выезде:

* предварительную подготовку расчета,

* ускоренный расчет,

* расчет группы;

* подготовку счетов и принятие оплаты по счетам;

Контролировать процедуру принятия платежей от гостей (расчет наличными, подтверждение кредитной карточки, др.), процедуру регистрации выезда гостей.

9 этап. Координировать работу персонала службы по организации отъездов и проводов гостей:

* уведомление персонала иных служб (кассира, службы гостиничного фонда, пр.);

* работа с багажом (оформление разрешения на вынос багажа, организация работы носильщиков);

* организация транспорта;

* благодарность за выбор гостиницы;

* прощание;

* предложение будущих услуг;

* работа с карточками отзывов гостей, пр.).

10 этап. Грамотно работать с неплатежеспособными гостями, выехавшими без оплаты проживания.

11 этап. Внимательно и справедливо работать с жалобами клиентов, принимать меры по жалобам.

12 этап. Организовывать работу персонала по оказанию первой помощи; действий персонала в экстремальных ситуациях (вызов “скорой помощи”, врача, сообщение в необходимые инстанции, пр.).

13 этап. Контролировать процедуру передачи дел работниками службы при окончании смены (производство записей: о незавершенной работе, ожидаемых поздних заселениях и отъездах, особых происшествиях или проблемах; передача срочных (важных) сообщений; передача дежурства в конце смены и приведение рабочего места в порядок).

14 этап. Распределять задания между работниками службы, доводить до них принятые решения, определять степень их ответственности, разрабатывать систему мотивации и дисциплин.

Вывод

Таким образом, служба приема и размещения является первым подразделением, с которым знакомится гость, приезжая в гостиницу. Впечатления, полученные от этого знакомства, во многом формируют отзывы гостей о качестве обслуживания в целом. Основными функциями службы приема и размещения являются регистрация приезжающих гостей, распределение номеров, поселение и выписка клиентов и оказание им многочисленных дополнительных услуг. Через нее осуществляется связь с любым другим отделом отеля. Определим технологический процесс работы данной службы.

С момента возникновения роль гостиницы как средства размещения не изменилась, но вырос уровень комфорта, уюта, расширился перечень услуг, предоставляемых гостю, постоянно совершенствуются службы в целях улучшения качества обслуживания и лучшего удовлетворения потребностей гостя.

Чтобы гость стал постоянным клиентом гостиницы, требуется от персонала предприятия участие, и успех всего процесса обслуживания зависит от согласованных действий и от усилий всех членов рабочего коллектива.

Данную службу часто называют сердцем или нервным центром гостиницы. Это служба, с которой больше всего контактирует гость и куда он чаще всего обращается за информацией и услугами за все время своего пребывания в гостинице. Первое благоприятное впечатление имеет большое значение для общей оценки работы предприятия. Негативное впечатление заставит гостей с осторожностью относиться к другим службам.

Список литературы

1. Азар В.И. Экономика и организация туризма. Методологические вопросы. - М.: Экономика, 2007. - 184 с.

2. Амирханов М.М., Татаринов А.А., Трусов А.Д. Экономические проблемы развития рекреационных регионов. М.: «Экономика», 2009. - 354 с.

3. Биржаков М.Б. Введение в туризм. СПб: Издательский торговый дом «Герда», - 2005. - 244 с.

4. Браймер Р.А. Основы управления в индустрии гостеприимства // Пер с англ. Е.Б. Цыганова. - М.: Аспект - пресс, 2006. - 382 с.

5. Ветитнев А.М. Курортное дело: учебное пособие / А.М. Ветитнев, Л.Б. Журавлева. - М.: КНОРУС, 2006. - 528 с.

6. Волков Ю.Ф. Технология гостиничного обслуживания. Ростов н/Д: Феникс, 2009. - 384 с.

7. Винокуров Б.Л., Леонов В.А. Индустрия туризма: теоретические, методологические и практические аспекты. - Сочи: СГУТиКД, 2006. - 402 с.

8. Всеобщее управление качеством: Учебник для вузов / О.П. Глудкин, Н.М. Горбунов, А.И. Гуров, Ю.В. Зорин: под ред. О.П. Глудкина. - М.: Горячая линия - Телеком, 2007. - 600 с.

9. Гидбут А.В., Мезенцев А.Г. Курортно-рекреационное хозяйство (региональный аспект). - М.: «Наука», 2008. - 94 с.

10. Гостиничный и туристский бизнес / Под ред. проф. Чудновского А.Д. - М.: Ассоциация авторов и издателей «ТАНДЕМ». Издательство ЭКМОС, 2007. - 352 с.

11. Гуляев В.Г. Организация туристской деятельности: Учебное пособие. - М.: Нолидж, 2006. - 312 с.

12. Котлер Ф., Боуэн Дж., Мейкенз Дж. Маркетинг. Гостеприимство и туризм: Учебник для вузов / Пер. с англ. - М.: ЮНИТИ, 2008.- 787 с.

13. Линн Ван Дер Ваген. Гостиничный бизнес. Ростов н/Д: Феникс, 2008. - 416 с.

14. Организация и управление гостиничным бизнесом /Под ред А.Л. Лесника, А.В. Чернышева. М.: Изд.дом «АЛЬПИНА», 2007. - 576 с.

15. Проблемы развития туристского и гостинично-ресторанного бизнеса в РФ и за рубежом: Сборник статей. Вып. 9 - М.: МАТГР, 2009. - 155 с.

16. Скараманга В.П. Фирменный стиль в гостеприимстве: Учеб. пособие. - М.: Финансы и статистика, 2008. - 192 с.

17. . Тимохина Т.Л. Организация приема и обслуживания туристов. М.: ООО «Книгодел»: МАТГР, 2008. - 288 с.

18. Туризм и гостиничное хозяйство /Под ред. Чудновского А.Д. М.: ЮРКНИГА, 2009. - 448 с.

19. Уокер Дж.Р. Введение в гостеприимство: Учебник / Пер. с англ. - М.: ЮНИТИ, 2009. - 463 с.

Размещено на Allbest.ru