Основные этапы организации международного мероприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ОРГАНИЗАЦИИ МЕЖДУНАРОДНОГО МЕРОПРИЯТИЯ

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ МЕЖДУНАРОДНОГО МЕРОПРИЯТИЯ

1.1 ЭТАПЫ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ МЕЖДУНАРОДНОГО МЕРОПРИЯТИЯ

ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ МЕРОПРИЯТИЯ

СИПСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Прагматические отношения во всех сферах жизни общества становятся характеристикой XXI века. В условиях, когда успех предприятия, общественной либо политической структуры уже не возможен без проведения презентаций, выставок, конференций и т.д., особую актуальность приобретает грамотная организация подобных мероприятий.

Однако далеко не всегда такого рода мероприятия проходят на профессиональном уровне, так как высококлассных специалистов, способных их осуществить, не так много. Тем более, что с каждым годом методика их проведения совершенствуется, появляются новые технологии, более креативная техника. Очень важно, чтобы эти мероприятия были хорошо продуманы и спланированы, поскольку участники воспринимают их как визитную карточку учреждения.

К сожалению, учебные пособия, в которых были бы изложены технологии подготовки совещаний, презентаций, конференций, массовых и иных мероприятий, в настоящее время отсутствуют. При необходимости приходится буквально по крупицам собирать информацию в Интернете и не всегда корректных книжных изданиях.

Цель курсовой работы: развить у будущих специалистов в области сервиса и туризма умения организовывать мероприятия, представляющие интерес для их участников и отражающие интересы своего учреждения.

Задачи исследования:

Для достижения поставленной цели необходимо рассмотреть ряд задач:

• Выявить основные формы и виды мероприятий;

• Определить основные этапы планирования мероприятия;

• Изучить принципы организации и проведения мероприятия;

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ МЕЖДУНАРОДНОГО МЕРОПРИЯТИЯ

1.1 Этапы организации и проведения международного мероприятия

1. Постановка целей и задач, определение целевой аудитории. Как и любая другая маркетинговая акция, разработка специального мероприятия должна начинаться с постановки целей и задач, т.е. кому и какое сообщение будет транслироваться с помощью мероприятия, какой эффект ожидается от гостей, что они должны вынести с события. Об этом надо задумываться в любом случае, разрабатывается ли скромная презентация нового продукта для партнеров или большой праздник для всего города. От данных целей и задач будут зависеть формат мероприятия в целом и отдельные нюансы программы. В любом случае мероприятие должно быть интересно целевой аудитории. Интересно- ключевое слово. Здесь совершаются две главных ошибки:

а) Событие создается просто так, лишь бы пошуметь, что-то сделать, провести и потом гордиться. При этом не учитывается маркетинговый смысл события. Оно либо вовсе не охватывает интересующую компанию аудиторию либо лишено для нее какого бы то ни было значимого смысла.

б) Создавая событие, компания настолько ориентируется на собственные интересы по демонстрации собственной «крутости», что совершенно забывает о том, что интересно потребителю. То есть событие настолько насыщено рекламированием компании, что потребитель теряет к нему всяческий интерес. Продукт должен входить в мероприятие мягко и естественно, как нож в масло. Чтобы у потребителя не возникало ощущения, что вот тут - событие, а вот тут -- реклама.

2. Время и место. Два параметра, которые необходимо учесть, частично они будут задаваться целями и аудиторией. Частично -- являться условиями внешней среды, неправильно выбранное время не позволит целевой аудитории посетить мероприятие, неправильно выбранное место -- может отпугнуть целевую аудиторию и привлечь ненужных людей. Определяя время события (как дату так и продолжительность), следует учесть множество внешних факторов: время года, погодные условия, календарь (праздники, будни и выходные дни), традиционные способы структурирования времени целевой аудитории. Важно учитывать параллельные события, имеющие значение для аудитории. Определяясь с местом проведения, надо отталкиваться от поставленных целей и вкусовых пристрастий аудитории. В большинстве случаев место проведения мероприятия играет серьезную роль при принятии решения о том, стоит ли его посетить. Просто ли до него добраться, соответствует ли обстановка принятой и комфортной, будет ли он там чувствовать себя «в своей тарелке», есть ли у избранного места какой-то устоявшийся имидж, как он будет влиять на мнение аудитории? - стоит об этом задумываться, подбирая место проведения мероприятия.

3. Содержание. Сценарий. Зрелище. И только определившись с первыми двумя параметрами, можно приступать к планированию содержания самого контента. Содержание должно соответствовать аудитории, месту, времени и информационному поводу. Каждая деталь, будь то оформление площадки или выступление артистов, должна быть грамотно вписана в концепцию мероприятия и работать на целостную идею события. Сценарий не должен быть затянут. Рекламные, зрелищные и развлекательные моменты должны в нем органично сочетаться. Вне зависимости от того, планируется ли деловая презентация или яркий массовый праздник, необходимо помнить о том, что человек 80% информации воспринимает глазами. И только 20% -- остальными органами чувств. Если нечем «занять глаза» публике, то публика не будет слушать. Планируя сценарий, следует позаботиться о зрелищности каждого момента события. И, безусловно, помнить о том, что культурный и эстетический компонент мероприятия должен соответствовать целевой аудитории.

4. Информационная поддержка мероприятия. Безусловно, аудитория должна узнавать о событии заранее. В зависимости от формата и масштабности мероприятия и характеристик аудитории для мероприятий местного значения достаточным является период от месяца до двух недель. Исключения бывают, но они редки. Чем более масштабным является мероприятие, чем больших временных и финансовых затрат требует участие в нем, тем раньше должно начаться оповещение. Способы оповещения зависят от формата мероприятия и предполагаемой аудитории. Это может быть директ-маркетинг -- если речь идет о мероприятиях корпоративного формата и круг приглашаемых лиц известен заранее и ограничен, либо реклама в СМИ, если мероприятие носит открытый и массовый характер. Для массовых мероприятий эффективными будут наружная реклама и лефлетинг (раздача информационных листовок). В случае с аудиторией моложе 35 лет уместно использовать Интернет. В любом случае при подборе арсенала информационных средств надо учитывать не только целевую аудиторию события, но и характер самого мероприятия, уместность информации о нем в рамках того или иного информационного ресурса. Вторая волна информации о мероприятии должна быть запущена после его проведения. Это так называемые «пост-выходы» информации в СМИ и Интернете. В случае мелких мероприятий и мероприятий, рассчитанных на ограниченный круг людей, без этого можно обойтись, но не стоит забывать о том, что любое упоминание мероприятия в СМИ в формате новостей -- повышает статус события, придает ему значимость, как в глазах участников, так и в глазах остальной публики.

Стоимость размещения прямой рекламы стремительно растет, и при этом теряет свою эффективность. Современный потребитель стал более требовательным и искушенным. Люди хотят получать новые эмоции и впечатления, быть участниками событий, прикасаясь к чему-то грандиозному. Для решения данной задачи компании используют в рамках своей программы продвижения event-маркетинг, сущностью которого является организация специальных событий. Именно еvent-мероприятия обеспечивают возможность оценить продукт в атмосфере, которую организаторы считают наиболее оптимальной. Еvent-маркетинг создает условия для развития корпоративной культуры, формирует имидж компании, способствует налаживанию партнерских отношений и контактов со СМИ. Мероприятия, направленные на продвижение, могут быть как развлекательными, так и деловыми и включают в себя множество разных форматов. Главная задача эвентов- соединение в единое целое времени, места и атмосферы, которые будут способствовать нужному восприятию целевой аудитории предназначенной для него информации.

Но организация любого вида мероприятия требует основательной подготовки , специальных навыков и знаний. В связи с этим компании обращаются к event-агентствам или вводят в штат должность event-менеджера. Специализация организатора мероприятий включает в себя целый спектр знаний и умений, включающих коммуникативные навыки, составление плана, юридических знаний, знаний о новых тенденциях в этой области и пользовании необходимым оборудованием и многое другое.

Рисунок 1.- Этапы организации event-мероприятий

ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ МЕРОПРИЯТИЯ

мероприятие международный организация

Подбор площадки под бюджет и формат мероприятия

Планирование любого мероприятия начинается с предварительного обсуждения концепции, бюджета и дат проведения события.

Важно помнить, что от удачного выбора дат для проведения мероприятия можно значительно оптимизировать бюджет самого мероприятия.

Удачный выбор площадки, которая бы идеально соответствовала всем необходимым параметрам, послужит залогом для успешного проведения мероприятия.

Правильный выбор площадки не ограничивается наличием зала необходимой вместительности. Подбирая площадку, нужно держать в голове все детали и нюансы предстоящего события.

Так, например, организуя однодневное мероприятие, гостями которого будут жители города и близлежащих окрестностей, необходимо помнить о месторасположении отеля, т.е. о его близости к станции метро и хорошим транспортным развязкам. Это позволит участникам вовремя и без лишних хлопот прибыть к началу мероприятия.

Если во время мероприятия предполагаются многочисленные показы слайдов, роликов и других видеоматериалов, то зал должен обладать необходимой светозащитой, чтобы показываемый материал был четко виден с любой точки комнаты. Этого можно достигнуть выбором зала без естественного освещения или наличием плотных, не пропускающих свет штор на окнах.

Кроме того, нужно помнить и о вспомогательных помещениях. Важно наличие в непосредственной близости от зала мест для организации кофе-брейков, обедов, фуршетов, комнат для оргкомитета и т.д.

Так, например, если в формате мероприятия предполагается организация постерной выставки или выставки, требующей места для застройки под стенды для представления продукции и материалов, важно помнить, что основной зал должен быть расположен таким образом, чтобы участники события по пути в зал и обратно обязательно проходили через выставку.

Если в мероприятии принимают участие гости из других городов и стран, то необходимо предусмотреть размещение участников, а для иностранных партнеров еще и визовую поддержку.

Получить хорошие цены на размещение участников, забронировать номера в отелях, оформить документы для визовой поддержки - все это элементы ежедневной работы сотрудников Райзебюро ВЕЛЬТ. Наличие значительного опыта, знание конференц-возможностей и номерного фонда гостиниц, позволяет специалистам Райзебюро ВЕЛЬТ предложить Вам оптимальный вариант площадки и, при необходимости, номеров для проживания участников Вашего события.

Определение необходимого оборудования

Для проведения практически любого мероприятия требуется специальное техническое оборудование.

В большинстве случаев необходим экран, проектор и система звукоусиления с микрофонами. Размер экрана и мощность проектора напрямую связаны с размерами зала. Выбор системы звукоусиления зависит от необходимого количества микрофонов.

В зависимости от основного языка, на котором проходит мероприятие и выступления иностранных лекторов из разных стран, встает необходимость системы синхронного перевода.

Здесь важно помнить, что если мероприятие рассчитано на весь день, то необходимо на каждый язык подбирать двух переводчиков. Переводчикам заблаговременно нужно направить тематику мероприятия и основные доклады для ознакомления с профессиональной лексикой.

При организации мероприятия в формате круглого стола нужна специальная система «круглый стол». При организации видеоконференции необходимо также учесть много специальных технических деталей.

Выбрать необходимое оборудование нужной мощности, рассчитать достаточное количество микрофонов и многое другое, Вы всегда можете с помощью наших специалистов.

Выбор места и вариантов питания

В рамках проведения мероприятия возможна организация различного питания:

Кофе-брейки

Ланчи

Фуршеты

Банкеты

Гала-ужины

Некоторые гостиницы предлагают уже готовые варианты меню по тому, или иному виду питания, но есть и гостиницы, которые предлагают просто список блюд, из которых Заказчику самостоятельно необходимо составить меню кофе-брейка, фуршета и т.д.

Что выбрать? Сколько наименований и порций заказать, чтобы гости и участники не остались голодными, или наоборот, не осталось много нетронутых блюд?

Как рассчитать количество спиртного?

Эти и другие вопросы Вы с легкостью решите с помощью наших специалистов.

При этом не надо забывать и другие моменты при организации питания. Например, учитывать ограничения в продуктах для людей разной национальности и вероисповедания. Даже приверженцы вегетарианского питания могут есть рыбу, а могут и не есть.

При организации мероприятия не в черте города важно помнить, что у участников не будет возможности выйти за пределы гостиницы и поужинать. Поэтому ужины желательно включать в сумму регистрационного сбора.

В рамках многодневных конференций часто предусмотрено несколько вечерних приемов.

Например, приветственный фуршет, тематический ужин и гала-ужин. Безусловно, все это можно организовать и на базе одной гостиницы. Но, возможно, есть смысл внести разнообразие, что положительно скажется на общем впечатлении у участников от конференции.

Мы с радостью предложим Вам разнообразные варианты организации выездного питания. Это может быть один из ресторанов в городе, ужин с прогулкой по реке на пароходе, тематический ужин в русском стиле с фольклорной программой или торжественный ужин в одном из величественных дворцов Санкт-Петербурга.

Регистрационный сбор

За участие в конференции с участников взимается регистрационный сбор. Сумма сбора разнится в зависимости от его наполнения.

Обычно регистрационный сбор предусматривает участие в самой конференции, информационные материалы (портфель участника), питание по программе (кофе-брейки, ланчи, фуршеты и т.д.), обзорная экскурсия по городу.

Стоимость проживания чаще всего не входит в регистрационный сбор. Как дополнительные опции предлагаются экскурсии для сопровождающих лиц, транспортное обслуживание, постконгрессный тур, участие в гала-ужине или другом событии.

Создание формы регистрации и бронирования (бумажной, электронной)

Если Вы определились с основными составляющими вашего события, пришло время создавать форму регистрации. В случае, если предполагается размещение участников в отеле, сделайте для их удобства одну форму, в которой они смогут и зарегистрироваться на конференцию, и заказать проживание и сопутствующие услуги.

Обязательно в форме надо предусмотреть возможность заказа участниками транспорта из / в аэропорт, вокзал, если это не входит в регистрационный сбор.

Мы с удовольствием поможем создать бумажную форму регистрации с учетом всех параметров вашего мероприятия.

Для оптимального удобства участников конференции мы предложим Вам свой новый проект- Электронный модуль бронирования услуг.

Как это выглядит и работает?

Это комплексная он-лайн система по автоматизированному управлению мероприятием. Система включает в себя регистрационную форму и «личный кабинет» участника. Регистрационная форма позволяет участникам самостоятельно бронировать все услуги: гостиницу, трансфер, экскурсии, визовую поддержку непосредственно на сайте Организатора мероприятия.

Далее, зарегистрировавшись, участник получает пароль и логин для доступа в свой "личный кабинет", где отображается вся информация по заказанным услугам. В нем участник может корректировать заказ и следить за его исполнением. Более того, участник может отсканировать необходимые для мероприятия материалы (научные статьи и т.п.) и разместить их в своем "личном кабинете".

Кроме того, участник имеет возможность самостоятельно загрузить в свой "личный кабинет" и отправить нам документы на визовую поддержку из любой страны мира.

Информация из "личного кабинета" участника в режиме реального времени связана с операционной системой обработки заказов "Райзебюро ВЕЛЬТ". Все заказанные услуги мгновенно формируются в тур, и поступают к нашим менеджерам. Если есть необходимость, участник дополнительно всегда может связаться с менеджером компании по электронной почте или позвонить по телефону.

Заключение договора

С учетом всех оговоренных условий и заказанных услуг наши специалисты подготовят проект договора и смету.

Туроператорский процент Райзебюро ВЕЛЬТ не отражается на общей стоимости мероприятия, более того, наши специалисты всегда готовы обсуждать бюджет мероприятия, в том числе и условия сотрудничества:

порядок сбора и возврата регистрационных сборов (при необходимости данной работы);

стоимость номеров, скидки, комиссию, бонусные услуги;

порядок предоставления отчетов о количестве участников и закрывающих документах для бухгалтерии;

другие важные вопросы.

Все эти возможности позволят Заказчику и участнику мероприятия выбрать наиболее удобный для него способ оплаты.

Сайт под мероприятие

Мы с удовольствием предоставим информационное наполнение для сайта Организатора мероприятия. Информация может включать сведения о России (язык, культура, валюта, погода), о выбранной гостинице, об объектах экскурсионного показа, о транспортном обслуживании, информация по оформлению и получению российской визы, а также размещение на сайте электронного модуля бронирования услуг ( либо бумажная форма регистрации).

При необходимости, наши ИТ-специалисты разработают сайт под мероприятие с учетом пожеланий и требований Заказчика- Организатора мероприятия.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Белов. А.Теория и практика связей с общественностью: Учеб. пособие. - СПб.: “Северо-запад”; Ростов н/Д: Феникс, 2005. 178с.

2. Жанры PR-текста: Учеб. пособие для студентов отделений связей с общественностью. - СПб., 2001.-121 с.

3. Котлер Ф. Основы маркетинга: Пер. с англ. - М.: Ростинтэр, 1996. - 704 с.

4. Кривоносов А.Д. Связи с общественностью: введение в специальность: Учеб. пособие для студентов связей с общественностью. - СПб., 2001.

5. Почепцов Г. Имидж: от фараонов до президентов. Киев, 2000 г.-328 с.

6. Секреты PR-текста: пресс-релиз // PR-диалог, 2001. № 6 (17).

7. Исследование потребительских предпочтений: [Электрон. ресурс] http://www.rbtl.ru

8. Методы работы со СМИ: [Электрон. ресурс] http:\\www.vuima.ru

Размещено на Allbest.ru