Аспекты MICE-туризма и его организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

АСПЕКТЫ MICE-ТУРИЗМА И ЕГО ОРГАНИЗАЦИИ

Кузнецова Ольга Игоревна, кандидат социологических наук,

доцент кафедры технологии и организации туристической деятельности,

Сильчева Людмила Владимировна, кандидат технических наук,

доцент кафедры технологии и организации туристической деятельности,

Масленникова Елена Геннадьевна, кандидат социологических наук,

доцент кафедры технологии и организации туристической деятельности,

ФГБОУ ВПО «Российский государственный университет туризма и сервиса», Москва, Российская Федерация

Макеева Дина Рафиковна, кандидат экономических наук,

доцент, проректор по методической работе

ГБОУ ВПО МО «Финансово-технологическая академия»,

Москва, Российская Федерация

ASPECTS OF MICE-TOURISM AND ITS MANAGEMENT

Kuznetsova Ol'ga Igorevna, Candidate of Social Sciences,

Associate Professor at the Department of Tourist Activity Technologies and Management,

smith46@yandex.ru,

Sil'cheva Liudmila Vladimirovna, Candidate of Engineering,

Associate Professor at the Department of Tourist Activity Technologies and Management,

dgigir69@mail.ru,

Maslennikova Elena Gennad'evna, Candidate of Social Sciences,

Associate Professor at the Department of Tourist Activity Technologies and Management,

maslennikovaeg@yandex.ru

Russian State University of Tourism and Service, Moscow, Russian Federation

Makeeva Dina Rafikovna, Candidate of Economics,

Associate Professor, Prorectpr for Teaching and Studies, din-mak@yandex.ru

Finance and Technology Academy, Moscow, Russian Federation

The article highlights the issues of MICE-related business travel, such as business tourism, conference-, exhibition- and travel-study tourism. The authors consider the historical preconditions for business travel birth and development, as well as the peculiarities of incentive tourism and the types and purposes of incentive programmes. The article provides statistics concerning the current state of the MICE-industry, and a comprehensive aspect-by-aspect study of a sample offsite seminar management in the framework of business tourism.

Key words: MICE-industry, business tourism, incentive programmes, tours, offsite events.

Статья посвящена вопросам деловых путешествий, таких как бизнес-туризм, конгрессно-выставочный и научный туризм, относящихся к MICE-индустрии. Рассмотрены исторические предпосылки возникновения и развития сферы делового туризма, особенности инсентив-туризма. Обозначена специфика инсентив-туризма, определены виды и цели инсентив-программ. Приведены статистические данные современного состояния рынка MICE-индустрии. В статье на примере организации выездного семинарского мероприятия показаны все аспекты его реализации в рамках делового туризма.

Ключевые слова: MICE-индустрия, деловой туризм, инсентив-программы, туры, выездные мероприятия.

mice туризм научный деловой

Жизнь современного делового человека сегодня - это постоянные деловые переговоры, деловые встречи, поездки и конечно активное участие в различных обучающих программах, направленных на повышение профессионального уровня и квалификации. Поэтому в последние годы как в России, так и в других странах неуклонно растет доля деловых путешествий, относящихся к бизнес-туризму, конгрессно-выставочному и научному туризму. Сфера MICE-индустрии является одним из самых перспективных и активно развивающихся сегментов мирового туристического рынка и, по мнению подавляющего большинства специалистов, работающих в сфере туризма, в настоящее время - это самая высокодоходная сфера мировой экономики.

Конец XX века ознаменовался быстрым ростом деловых отношений, в том числе и в сфере туризма. Для обозначения сферы услуг, обслуживающей деловой туризм, стали использовать английскую аббревиатуру «MICE» [1]. Термин «MICE» обозначает четыре ключевые составляющие делового туризма: M - Meetings (встречи), I - Incentives (инсентив), С - Confrences (конференции), E - Exhibition (выставки) (рисунок 1).

Рисунок 1 - Схема составляющих элементов MICE-туризма

Очень важной составляющей данной аббревиатуры является «I - Incentives» (инсентив). Поэтому также данные мероприятия принято называть инсентив-турами.

Согласно современной классификации в деловом туризме рассматривается два вида инсентив-туров [1], к которым относятся индивидуальные туры, выездные семинары и конференции, а также дилерские школы.

Организация данного вида деятельности во всем мире планируется и проводится компаниями, специализирующимися в MICE-индустрии. В настоящий момент странами-лидерами по количеству проведенных мероприятий являются США, Германия и Испания. Так, по данным 2012 года, в США было проведено 833 MICE-мероприятий, в Германии - 649 и Испании - 550 (рисунок 2). Следует отметить, что Россия находится на 39 месте по числу проведенных мероприятий, в 2012 году у нас было проведено 94 MICE-мероприятия.

Рисунок 2 - Десятка стран-лидеров MICE-мероприятий

по итогам 2011, 2012 гг. [2]

Среди мировых городов лидирующие позиции по количеству MICE-мероприятий занимает Вена, в которой в 2012 году было проведено 195 подобных мероприятий, на втором месте Париж -181 мероприятие, а на третьем - Берлин - 172 мероприятия. Замыкает десятку лидеров Амстердам, в котором было проведено 122 мероприятия (рисунок 3). Среди российских городов лидером является Москва - 32 мероприятия и 72 место в общемировом рейтинге городов.

Рисунок 3 - Десятка городов-лидеров MICE-мероприятий по итогам 2011, 2012 гг. [2]

Статистика свидетельствует о том, что в настоящий момент наиболее распространенными местами проведения MICE-мероприятий являются отели, на втором месте - конференц- и выставочные центры, на третьем - университеты (рисунок 4).

Рисунок 4 - Распределение мест проведения MICE-мероприятий в мире [2]

В основном данные туры проводятся в среднем в течение 5-7 дней. Однако по последним данным ICCA - международной ассоциации конгрессов и конференций - за последние пятьдесят лет средняя продолжительность инсентив-туров продолжает сокращаться. И если брать общемировую статистику, то в среднем сейчас продолжительность такого тура составляет от 3 до 8 дней (рисунок 5).

Рисунок 5 - Динамика среднемировой продолжительности инсентив-туров за последние 50 лет [2]

В составе групп преобладает следующий контингент: руководящий персонал (31%) и менеджеры по продажам (26%), а также партнеры - около 29% и дистрибьюторы - 14% (рисунок 6).

Рисунок 6 - Средний состав инсентив-групп

Первые инсентив-туры были проведены в США. Лишь в 70-80-е гг. из Америки на старый континент МICE-технологии перекинули свои «сети» и в Европу, а затем были заимствованы и на Востоке [1]. Тогда же стали специально возводиться фешенебельные отели.

Организация инсентив-туров имеет свою специфику. В команду организаторов должны входить: специалисты по бронированию отелей и менеджеры по организации культурно-досуговой программы.

Особенностью таких программ заключается в наличии следующих характеристик:

- уникальность;

- специфика;

- исключительность.

Под уникальностью следует понимать, что ни одно из мероприятий не должно повторяться, они должны быть насыщены информацией.

Специфика инсентив-тура - важная составляющая часть мероприятия, связанная с предоставлением возможности попробовать или увидеть нечто необычное.

Исключительность связана с тем, что по окончании тура его участники должны быть уверены в том, что они посетили интересное место и встретились с интересными людьми.

Следует также отметить, что при подборе туристической компании главным критерием является бюджет, который выделяется для делового тура. Немаловажное значение имеет и выбор места для организации деловой программы, которое должно отвечать следующим признакам [3]: размещение с высокими стандартами обслуживания и предложением развлекательных услуг; наличие конференц-залов для проведения инсентивизированных встреч; эксклюзивный имидж места проведения тура; доступность, которая подразумевает возможность прибытия в место назначения разными транспортными средствами; наличие достопримечательностей в месте проведения тура.

Существуют различные форматы проведения деловых мероприятий (таблице 1) [4].

Таблица 1 - Форматы деловых мероприятий

Форматы деловых программ насыщены различными выездными мероприятиями, классификация и краткая характеристика которых обобщенно представлена в таблице 2 [4].

Таблица 2 - Классификация выездных мероприятий деловых программ

Современная экономика развивается быстрыми темпами: появляются новые корпорации, открываются новые банки и инвестиционные фонды и компании, организуются новые подразделения, рождаются новые проекты. Такая деятельность требует организации размещения и деловых встреч большого количества людей. Вопрос, каким образом можно грамотно организовать этот многоуровневый с точки зрения организации процесс, остается актуальным на современном уровне развития туризма.

Наиболее многогранной формой выездного образовательного, учебного мероприятия является семинар. Этот вид образовательной деятельности аккумулирует в себе сразу функции нескольких мероприятий, а именно: конференции, тренинга и аттестации.

Рассмотрим частный случай: проведение выездного семинарского мероприятия. Для начала необходимо провести презентацию, выработать стратегию, скоординировать работу региональных партнеров.

Такой вид деятельности представляет большой интерес для работников сферы профессионального образования. В первую очередь, это поможет вывести учебное заведение на более высокий уровень, увеличить процент абитуриентов, поступающих в данное учебное заведение, продемонстрировать высокую компетентность профессорско-преподавательского состава. У выездного мероприятия существует ряд преимуществ [3]:

- слушатели погружаются в новую, творческую обстановку, открываются новому опыту, приобретают необходимые им профессиональные знания;

- атмосфера сотрудничества способствует сплачиванию коллектива и приобретению новых необходимых деловых контактов;

- идет процесс обучения и обмена опытом;

- в процессе обучения появляются и прорабатываются новые идеи, передаются одновременно множеству людей;

- слушатели семинара получают полное представление о сфере своей профессиональной деятельности;

- любой совместный проект вырабатывает «командный дух» и участники становятся единомышленниками;

- в процессе обучения вырабатывается ряд коллегиальных решений, которые в последствии будут выполняться работниками;

- участники семинара формируются в группы, в которых всегда можно выделить лидера, и это дает возможность увидеть новые способности сотрудников;

- поездка становится запоминающимся событием;

- как показывает практика, деловые контакты, которые были завязаны именно на выездных мероприятиях, приобретают более широкий профессиональный контент уже в различных направлениях.

При подготовке деловых мероприятий следует учитывать все технологические нюансы [4]. Общая концепция разработки делового мероприятия должна строиться с учетом целевой аудитории и целей, которые ставит заказчик перед организаторами проекта.

Поэтому при подготовке мероприятия прописываются [4]: 

- первичная аудитория - те люди, чье поведение вы хотите изменить (т.е. та группа, на которую непосредственно должно быть оказано влияние); 

- вторичная аудитория - отдельные люди, которые связаны непосредственно с первичной аудиторией;

- третичная аудитория - организованные группы людей (клубы, ассоциации, лиги и проч.), которые влияют на первичную и вторичную аудитории.

В организации деловых мероприятий используются определенные каналы коммуникации. Чтобы понять, как организовываются такие каналы, необходимо знать, на кого конкретно будет оказано влияние данным мероприятием; сам смысл данного мероприятия - убеждать или просто проинформировать; прислушается ли аудитория к тем лидерам, которые будут приглашены на данное мероприятие и т.д.

Когда докладчик выступает перед аудиторией, им может двигать сразу несколько мотиваций: коммуникативная, статусная, информативная, формальная (рисунок 7) [2].

Рисунок 7 - Виды мотиваций

Коммуникативная мотивация характеризуется тем, что проблемы такого докладчика заключаются в склонности сильно увлекаться посторонней, ненужной для слушателей информацией, он может много рассказывать о себе и своих проблемах в жизни, т.е. это человек, которому не хватает общения в обычной жизни, и он готов делиться своими впечатлениями со всеми подряд.

Статусная мотивация отличается тем, что такой докладчик выступает перед аудиторией ради своего самоутверждения, престижности. В процессе общения со слушателями он склонен поднять свой профессиональный или жизненный статус, отвечая на вопросы как бы «снисходительно».

Конфликтная мотивация отличает «непримиримых спорщиков» (обычно с невысоким статусом в обществе). Их главная цель - выплеснуть негатив и агрессивность.

Формальная - такой докладчик стремится «побыстрее отделаться» от аудитории, к выступлению не готовится, в основном его доклад - это экспромт по обстоятельствам.

Информативная - докладчики с такой мотивацией практически идеальны, если бы не одно «но» - в их выступлениях может наблюдаться излишняя сухость, резкость, что часто вызывает у слушателей негативное отношение.

В этих ситуациях «спасает» семинар модератор, направляя разговор в нужное русло.

Коммуникационные тактики также проявляются в процессе поиска группы аудитории - слушателей. В качестве стандартных тактик выступают пресс-релизы, PR интернет-компании, публикации тематических блоков в СМИ, тираж и выпуск брошюр, буклетов, информационных бюллетеней, листов, аудио- и видеоматериалов и т.п. [4].

В качестве дополнительных и сопровождающих могут быть рассылки сделанных ранее работ и профайлов компании, фото- и видеоотчеты, а также система FAQ. В качестве сопровождающих коммуникационных тактик выступают акции, презентации, выставки.

Сбор целевой аудитории слушателей обычно осуществляется или по представленной базе данных заказчика мероприятия, или самостоятельно под данную программу.

Обязательно необходимы контакты со СМИ. В начале работы следует определить те СМИ, которые будут использоваться при подготовке к организации мероприятия, а также дублировать ход мероприятия для различных компаний. При подготовке к работе со СМИ разрабатываются и оформляются материалы пресс-кита.

Модерация MICE-проекта и выбор профессиональных модераторов - залог успеха мероприятия. В деятельность модератора входит [4]:

- ведение мероприятия в заданной теме;

- перевод дискуссии в нужное русло;

- управление степенью активности дискуссии;

- вовлечение всех участников в дискуссию;

- соблюдение регламента выступлений;

- управление обратной связью со слушателями. 

Правильная организация ресурса времени, т.е. использования плана-сценария конференции, семинара не даст ее участникам скучать или, наоборот, уставать. Практика проведения деловых мероприятий показывает, что иногда происходящие срывы выступающих, происходят в основном из-за неправильно заложенного на выступление времени со стороны организаторов.

Одним из важнейших этапов при организации делового проекта является верный выбор места его проведения - аренда зала или сразу нескольких помещений. 

Необходимо сразу оценить технический потенциал данного помещения: есть ли все необходимое оборудование для качественного проведения мероприятия (проектор, плазменные панели, микрофоны, оборудование для интернет-мостов, оргтехника, флипчарты). Помещение желательно украсить символикой, логотипом предприятия-заказчика, логотипом самого проекта, необходимо продумать дизайн помещения, правильно использовать пространство для удобства проведения мероприятия.

Далее продумывается удобство общения аудитории друг с другом. Для этого разрабатываются бейджи с именами участников, предприятиями на которых они работают и их должностями. Бейджи должны быть и у компании-организатора в их фирменном стиле для удобства общения целевой аудитории с организаторами.

При подготовке MICE-проекта нужно учесть и то, что потребуются технические сотрудники - звукорежиссеры, администраторы и т.д.

При подготовке делового мероприятия обязательно необходимо предусмотреть «Пакет участника», в который обычно входят раздаточный материал, фирменный блокнот и ручка для записей, диск с информацией по данному мероприятию, анкета-отзыв, возможно, сувенирная продукция на память о данном мероприятии. После окончания проекта выдаются дипломы участника, а если это образовательная программа, то сертификат или диплом о повышении квалификации.

Все материалы должны быть выполнены в едином формате, под единым брендом. Качество выступлений усиливают презентации, которые выполняются под заказ профессиональными IT-дизайнерами.

Подготовка кофе-брейков, обедов и ужинов также является важной частью при проведении делового мероприятия. Необходимо проговорить все детали с предприятием питания и обслуживающим персоналом. Выделить специальную зону отдыха и время.

После проведения мероприятия обычно аудитория хочет пообщаться вне формата, и в этом помогут специальные развлекательные программы после окончания деловой части. Это может быть и ужин с элементами развлекательной программы.

Главная задача организаторов, чтобы каждый участник остался с положительными эмоциями и с информационным багажом, который он мог бы использовать далее в профессиональной деятельности. Это не только новые знания, но и новые знакомства, новые связи.

Практический опыт проведенного в октябре-ноябре 2013 года цикла семинаров, организованных по программе повышения квалификации «Управление реализацией мероприятий Федеральной целевой программы «Развитие внутреннего и въездного туризма в Российской Федерации (2011-2018гг.) Ростуризма совместно с «Российским государственным университетом туризма и сервиса», показал, что подобного рода мероприятия имеют большие перспективы как в образовательной деятельности, так и в сфере туризма.

Литература

1. Дехтярь Г.М. Туристическая деятельность / Г.М. Дехтярь. - М.: финансы и статистика, 2005. - 286 с.

2. A modern History of international Association Meetings. Электронный ресурс: URL: http://www.iccaworld.com (дата обращения: 23.11.2013).

3. Гуляев В.Г. Организация туристской деятельности / В.Г. Гуляев. - М.: НОЛИДЖ, 2005.

4. Деловые мероприятия. Электронный ресурс: URL: http://www.artpiknik.ru (дата обращения: 23.11.2013).

References

1. Dekhtiar', G.M. Turisticheskaia deiatel'nost' [Tourist activity]. Moscow: Finansy i Statistika Publ., 2005. - p.286.

2. A modern History of international Association Meetings. Retrieved on November 23, 2013, from: http://www.iccaworld.com.

3. Guliaev, V.G. Organizatsiia turistskoi deiatel'nosti [Tourist activity management]. Moscow: NOLIDZh Publ., 2005.

4. Delovye meropriiatiia [Bsuiness events]. Retrieved on November 23, 2013, from: http://www.artpiknik.ru.

Размещено на Allbest.ru