Характеристика процесса создания Бюро по размещению при проведении крупномасштабных спортивно-массовых мероприятий

Размещено на http://www.allbest.ru/

2

ХАРАКТЕРИСТИКА ПРОЦЕССА СОЗДАНИЯ БЮРО ПО РАЗМЕЩЕНИЮ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ КРУПНОМАСШТАБНЫХ СПОРТИВНО-МАССОВЫХ МЕРОПРИЯТИЙ

THE DESCRIPTION OF THE ACCOMODATION OFFICE ORGANIZATION PROCESS AT LARGE-SCALE SPORTS EVENTS

Виноградова Марина Викторовна, кандидат экономических наук,

доцент кафедры менеджмента,

Vinogradova M.V., Candidate of economic sciences, Associate professor of Management Department,

«Russian State University of Tourism and Service»

Moscow, Russia

ФГБОУ ВПО «Российский государственный университет туризма и сервиса», Москва, Российская Федерация

Статья посвящена описанию процесса организации работы Бюро по размещению при организации крупномасштабных спортивно-массовых мероприятий, таких как Олимпийские игры, Чемпионаты мира по различным видам спорта, Универсиады и др. В статье описаны основные процедуры, сопровождающие создание Бюро по размещению, функции и задачи, общий порядок и пр.

Ключевые слова: бюро по размещению, крупномасштабные спортивно-массовые мероприятия, модель функционирования, система размещение, гости соревнований, участники соревнований.

The article describes the process of organization of the Office for the placement during the organization of large-scale sport events such as the Olympic Games, world championships, Students Games, etc. The paper describes the basic procedures of the creation of the Office of accommodation, its functions and tasks, the general order, etc.

Keywords: accommodation office, large-scale sport events, operating model, the system of accommodation, guests to the competition, competitors

чемпионат мира универсиада бюро размещение

Одной из наиболее важных проблем организации и проведения крупномасштабных спортивно-массовых мероприятий (КМСММ) является организация приема и размещения гостей и участников таких соревнований. Особенно актуальной проблема размещения участников и гостей КМСММ становится в период проведения в России трех крупномасштабных мероприятий: Олимпийские и Параолимпийские игры в Сочи в
2014 г, Универсиада в Казани в 2013 г и Чемпионат мира по футболу в 2018 г. [1].

Опыт стран, принимающих у себя крупномасштабные спортивно-массовые мероприятия, показывает, что решением данной проблемы является организация Бюро по размещению участников и гостей КМСММ, основными задачами которого являются:

- разработка условий включений средств размещения в число задействованных в КМСММ;

- разработка плана размещения гостей;

- создание и управление Информационной системой Бюро по размещению;

- координация и контролирование приема и размещения гостей во всех кластерах и местах, задействованных в проведении КМСММ;

- координация работы с другими подразделениями оргкомитета КМСММ и прочими государственными и частными структурами с целью оказания качественных услуг гостям и участникам КМСММ;

- тестовая проверка эффективности функционирования Бюро по размещению.

К функциям Бюро по размещению гостей и участников КМСММ можно отнести следующие:

- координация приема и размещения гостей и участников КМСММ;

- проведение сбора, обработки и анализа всей информации, связанной с приемом и размещением гостей и участников, а также оказанием им соответствующих туристских услуг и услуг по продаже билетов на спортивные соревнования и зрелищные мероприятия КМСММ;

- постоянное обновление информации о работе Бюро по размещению, всяческое их освещение в новостных блоках, публикация информации на специально выделенных сайтах по количеству свободных мест в средствах размещения, билетов на соревнования и пр.

- обеспечение координации работы всех участников механизма размещения зрителей и гостей КМСММ, а также их обслуживания.

Таким образом, функции Бюро заключаются в бронировании размещения и организации размещения гостей и зрителей, сборе, обработке, хранении, актуализации и передаче информации о туруслугах, предлагаемых для реализации гостям Олимпиады (билеты на зрелищные мероприятия, заказ транспортных услуг, ресторанное обслуживание и т.д.), а также организации их продажи через систему бронирования.

Порядок создания Бюро по размещению представлен в таблице 1.

Таблица 1 - Характеристика основных этапов создания Бюро по размещению

Общая схема функционирования Бюро представлена на рисунке 1.

Так как создание такого бюро требует государственной поддержки, а его формирование должно происходить на базе действующего предприятия, то необходимо сформировать конкурсные критерии отбора претендентов. К таким критериям можно отнести:

1) практический опыт разработки и создания информационных порталов;

2) наличие квалифицированных специалистов;

3) наличие развитых связей с провайдерами связи, в т.ч. зарубежными;

4) опыт работы с системами бронирования гостиничных услуг;

5) другие (устанавливаемые администрацией).

Рисунок 1 - Общая схема функционирования Бюро по размещению

Как показано на рисунке 1 особое место в работе Бюро по размещению занимают туроператоры и турагенты, работающие в тесной взаимосвязи с Бюро, поэтому данные партнеры должны иметь особые привилегии по размещению гостей и участников КМСММ. Для определения эксклюзивного туроператора можно предложить следующие конкурсные критерии для туристских организаций:

- наличие у туроператора развитой агентской сети;

- наличие у туроператора прочных и давно устоявшихся связей с зарубежными операторами и агентами;

- наличие опыта организации туров на аналогичные мероприятия, проводившиеся в других странах;

- соблюдение установленной Оргкомитетом КМСММ, а также Бюро по размещению ценовой политики при реализации соответствующих пакетов;

- другие (устанавливаемые администрацией).

Рекомендуемая организационная структура Бюро по размещению представлена на рисунке 2 (на примере Олимпиады Сочи-2014), а основные функции топ-менеджмента - в таблице 2.

Рисунок 2 - Модель организационной структуры управления Бюро по размещению

Таблица 2 - Функции основных подразделений и топ-менеджеров Бюро по размещению

Организационно-правовая форма Бюро не предусматривает занятие коммерческой деятельностью. Основными ожидаемыми результатами деятельности Бюро являются:

1) выполнение заявочных обязательств страны по проведению КМСММ;

2) обеспечение размещения зрителей и гостей КМСММ;

3) оптимизация и контроль стоимости услуг проживания в период проведения КМСММ.

Основными документами деятельности Бюро являются:

1) Устав Бюро, характеризующий взаимоотношения между участниками (Администрацией, Оргкомитетом крупномасштабного спортивного массового мероприятия, организацией по информационному обеспечению, туроператором); цели и задачи Бюро; обязанности директора Бюро; виды деятельности Бюро; ответственность и обязанности сторон и др. согласно структуре Устава);

2) положения о подразделениях (структура подразделения, количество сотрудников подразделения, функции подразделения, связь с другими подразделениями Бюро, ответственность подразделения);

3) штатное расписание (перечень должностей и размер оплаты труда);

4) должностные инструкции сотрудников (требования к сотруднику, функции, обязанности, права, ответственность);

5) договоры (договор использования номерного фонда средства размещения; о размещении информации; о сотрудничестве; соглашение о взаимодействии; договор аренды квартиры; найма жилого помещения; др.).

Технико-экономическое обоснование составляется организацией, участвующей в конкурсном отборе, и включает:

- определение потребности в персонале (с указанием наличия необходимого персонала по должностям, а также требуемого персонала);

- расчет затрат на функционирование (единовременных и текущих): единовременные - затраты на приобретение оборудования, прав и пр., подбор и отбор персонала; текущие - расходы на заработную плату, коммунальные платежи, услуги сторонних организаций и др.;

- определение источников финансирования деятельности Бюро (рассматриваются бюджетные и внебюджетные средства), при определении размера бюджетных источников дается обоснование;

- расчет эффективности использования финансовых ресурсов при условии осуществления платной деятельности.

Основу функционирования Бюро по размещению составляют ряд бизнес-процессов.

Основной процесс - бронирование услуг (размещение, билеты на соревнования, транспорт и пр.). Организация процесса предполагает следующие действия.

1. Определение номерного фонда. Например, рабочей группой по гостиницам и другим средствам размещения президиума Совета при Президенте Российской Федерации по развитию физической культуры и спорта, спорта высших достижений, подготовке и проведению XXII Олимпийских зимних игр и XI Паралимпийских зимних игр 2014 года в г. Сочи, XXVII Всемирной летней универсиады 2013 года в г. Казани составлен реестр объектов, предлагаемых к работе в период проведения Олимпийских игр 2014 г., с расчетом необходимого количества номерного фонда согласно требованиям МОК¹. Дополнительный номерной фонд складывается из малых средств размещения - мини-гостиниц, турбаз, санаториев и пансионатов, возможностей частного сектора и других средств размещения согласно классификации. Следовательно, основу процесса составляет разделение имеющегося номерного фонда по категориям, разработка требований к услугам размещения частного сектора и определение уровня сервиса.

2. Создание базы данных Бюро. База данных включает: данные о номерном фонде дополнительных средств размещения, сведения об имеющихся на территории туристских продуктах, информацию о предприятиях туристской инфраструктуры, в т.ч. транспортных предприятиях, предприятиях общественного питания, экскурсионных бюро, действующих финансовых учреждениях, операторах связи и т.п.

3. Правовое обеспечение. Бюро заключает с дополнительными средствами размещения и поставщиками туристских услуг договоры о внесении соответствующей информации в базу данных.

4. Работа сайта. Сайт включает в себя интернет-систему поиска и бронирования туристских услуг и проекты договоров на их оказание (оферта):

4.1. Бюро доводит до туроператоров, граждан и организаций соответствующую информацию о номерном фонде в дополнительных средствах размещения, а также других туруслугах путем опубликования информации на специальном сайте в сети Интернет.

4.2. Туроператоры, прочие организации и физические лица на сайте Бюро осуществляют выбор необходимого средства размещения и заключают с ними соответствующие договоры на оказание услуг проживания.

4.3. После полной (частичной) оплаты услуги по размещению в соответствии с договором данная услуга исключается из системы бронирования и считается реализованной. В случае аннулирования бронирования или отказа от услуги размещения, информация о такой услуге вновь размещается в системе. Для оказания услуг бронирования и оплаты можно предложить условия, отраженные в таблице 3.

Таблица 3 - Условия бронирования услуг

Бюро размещает в системе бронирования информацию об услугах проживания в средствах размещения, соответствующих требованиям системы классификации гостиниц и иных средств размещения, а также требованиям органов технического, санитарного и пожарного надзора.

Контроль стоимости гостиничного обслуживания осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5. Описание моделей бизнес-процессов Бюро.

К процессам функционирования Бюро относится:

- организация бронирования размещения зрителей и гостей КМСММ;

- бронирование и реализация дополнительных туристских услуг для зрителей и гостей КМСММ;

- бронирование и продажа билетов на соревнования;

- информационная поддержка зрителей и гостей КМСММ (организованных и неорганизованных).

Первые три из перечисленных относятся к операционным бизнес-процессам основного вида деятельности. Модель бизнес-процессов основных видов деятельности представлена на рисунке 3. Реализация всего цикла операций позволит отслеживать состояние реализации брони и непосредственно услуг, а также своевременно информировать участников о происходящих изменениях. На одной из перечисленных операций задействовано понятие эксклюзивного туроператора. В качестве такого подразумевается рецептивный туроператор, т.е. туроператор на приеме, комплектующий туры и программы обслуживания в месте приема и обслуживания туристов, используя прямые договоры с поставщиками услуг (гостиницами, предприятиями питания, досугово-развлекательными учреждениями и т. д.).

Второй тип операционных бизнес-процессов - это информационная поддержка. Здесь предполагается осуществление полного цикла операций по формированию баз данных о спортивных мероприятиях, вариантах размещения, питания, транспортных услугах, медицинском обслуживании, о возможностях совершения покупок, проведении досуга, о прогнозе погоды в регионе и местах проведения соревнований, о процедуре получения визы, туристских услугах, услугах связи, номерах телефонов экстренных служб, а также размещение данной информации на официальном web-сайте Бюро и обеспечение её доступности на различных языках (русском, английском, французском, испанском и др. по согласованию с Оргкомитетом).

Рисунок 3 - Модель операционного бизнес-процесса Бюро

В рамки данного бизнес-процесса входит создание Информационных центров во всех основных местах размещения и спортивных сооружениях (возможно использование безлюдной технологи, т.е. информационные терминалы и т.п.). Этот блок бизнес-процессов предполагает создание двух информационных систем:

- системы Бронирования, реализации и размещения, обеспечивающей выполнение основных функциональных обязанностей Бюро по размещению;

- системы Обработки и резервирования основной и сопутствующей информации.

Описание поддерживающих бизнес-процессов по формированию информационного обеспечения деятельности Бюро отражено на рисунке 4.

Рисунок 4 - Бизнес-процесс формирования информационного обеспечения деятельности Бюро

Дадим описание процесса информационной поддержки.

Этап 1. Проектирование портала. Это составление технического задания, его согласование с Оргкомитетом КМСММ и муниципальными (региональными) органами власти и утверждение.

Этап 2. Разработка дизайна портала. Дизайн портала должен отвечать общепринятым стандартам и удовлетворять специфическим требованиям к порталам крупномасштабных и спортивно-массовых мероприятий.

Этап 3. Разработка программного обеспечения.

Этап 4. Интеграция дизайна и программного обеспечения. На данном этапе проводится интеграция дизайна с программным обеспечением.

Этап 5. Наполнение портала информацией. Этот этап проводится совместно со специалистами Бюро, специалистами, разработчиками Информационного портала крупномасштабного спортивно-массового мероприятия, а также с привлечением всех необходимых участников процесса.

Этап 6. Отладка. Цель этого этапа - проверить соответствие разработанного решения Техническому Заданию и отладить все механизмы на портале.

Этап 7. Размещение портала в Интернете.

Основным поддерживающим бизнес-процессом является обеспечение взаимодействия между различными участниками процесса размещения и другими структурами, задействованными в работе Бюро.

При организации взаимодействия со средствами размещения через сайт Бюро и/или эксклюзивного туроператора предусматриваются условия оплаты посреднических услуг, предоставляемых Бюро. То есть по сути Бюро предоставляет возможность через свой сайт приобрести услуги размещения, билеты на соревнования и пр. Следовательно, целесообразным является применение одной из форм работы средств размещения с глобальными системами бронирования. Например, проведенный анализ в г. Сочи показал, что более 85% средств размещения, находящихся на данной территории, не задействованы в глобальных системах, поэтому использование в качестве посредника Бюро может обеспечить для них практически прямой выход на конкретного клиента, в т.ч. и иностранного. Сохранение данного механизма предоставит этим средствам размещения возможность использовать данный доступ в будущем.

Для оплаты посреднических услуг Бюро предлагается использовать 10-15% комиссию после размещения и проживания клиента в гостинице.

Взаимодействие с другими производителями услуг также может осуществляться на основе обоюдной поддержки. Так, бюро размещает на своем официальном сайте информацию о предприятии, а также информирует участников, гостей и зрителей об услугах данных организаций через свои Информационные центры. Производители обязуются предоставлять полную и достоверную информацию об имеющихся у них продуктах и услугах и т.д.

На основе мониторинга функционирующих в регионе транспортных организаций, а также работы всех видов транспорта и их инфраструктуры, которые предполагается задействовать в обеспечении передвижения гостей и участников КМСММ, необходимо разработать план транспортного обслуживания, подключив к этому процессу соответствующие компетентные организации. Условием принятия к реализации данного плана будет являться минимум негативного влияния на работу транспортных систем города и обеспечение наивысшего качества транспортного обслуживания гостей, участников и зрителей КМСММ.

Взаимодействие Бюро с зарубежными партнерами целесообразно осуществлять через эксклюзивного туроператора. Общая схема взаимодействия представлена на рисунке 5.

Для обеспечения наивысшего качества работы вся информация, связанная с бронированием, реализацией, резервированием и размещением гостей и участников КМСММ, должна проходить соответствующую проверку на достоверность, что впоследствии обеспечит ее точность и четкость работы Бюро.

Рисунок 5 - Схема взаимодействия основных участников механизма размещения и обслуживания гостей, участников и зрителей КМСММ на основе функционирования Бюро

Таким образом, реализация взаимодействия будет осуществляться на юридической основе под воздействием административных и рыночных инструментов.

Литература

1.Приказ об утверждении Концепции функционирования Бюро по размещению Зрителей в период проведения Олимпийских игр 2014 года в г. Сочи от 14 декабря 2009 г. № 1214.

2.Материалы НИР ГК №580 «Научный анализ и обобщение мирового опыта проведения тестовых мероприятий с целью разработки единых требований к аттестации и критериев оценки качества работы персонала объектов размещения участников и гостей XXII Олимпийских зимних игр и XI Паралимпийских зимних игр 2014 года в городе Сочи, 2011.

3.Материалы НИР «Научный анализ мировой практики создания систем организованного размещения гостей и зрителей спортивных соревнований международного уровня и разработка механизмов функционирования Бюро по размещению участников и гостей XXII Олимпийских зимних игр и XI Паралимпийских зимних игр 2014 года в городе Сочи, 2011.

4.Хедж А.. Построение модели бизнес-процесса. Электронный ресурс // http://www.bpmsoft.org/article/a-14.html. (Дата обращения: 15.01.2013).

Размещено на Allbest.ru