Системы обработки данных АТП

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Децентрализованные системы обработки данных АТП на базе малых вычислительных машин и отделов АСУ

За последние годы парк эксплуатируемых в России автомобилей значительно расширился, что в свою очередь привело к увеличению числа клиентов предприятий СТОА. Технологическая разница в ремонте автомобилей разных производителей требует расширения штата специалистов по ремонту, накопления различных запасных частей и расходных материалов.

У всех предприятий автосервиса существует несколько общих проблем, к числу которых относятся: учет клиентов и автомобилей, посещающих автосервис, учет и анализ выполненных работ, движение материальных ценностей, учет кадров и расчет заработной платы, подготовка документов (заказ-нарядов, счетов, накладных, актов выполненных работ и др.) и ведение бухгалтерии. Для решения этих проблем администрация предприятий автосервиса вынуждена содержать значительный штат бухгалтеров, учетчиков, кладовщиков, менеджеров разных уровней и т.д. Однако ошибки в учете не исключаются, а возможности анализа остаются ограниченными.

Эффективное средство для совершенствования работы предприятия - применение информационных технологий. Для того чтобы оперативный учет и контроль на предприятии автосервиса соответствовали динамике современного бизнеса, предприятие должно быть оснащено программным обеспечением, способным реально влиять на результативность его работы. Решать проблемы учета и управления в комплексе способны так называемые фирменные программы. Но чаше всего они специализированы по конкретным маркам автомобилей и из-за своей высокой стоимости недоступны основной массе автосервисных центров. Иногда предприятия сами пытаются создать базы данных клиентов, запасных частей, автоматизировать бухгалтерию, используя Microsoft Access или Excel, но этого явно недостаточно.

Решение проблемы - применение специализированных информационных систем, целью внедрения которых является совершенствование управления предприятием за счет своевременного получения достоверной и полной информации о фактическом состоянии оперативного и бухгалтерского учетов и принятия обоснованных управленческих решений. Как показывает практика, информационные системы, предназначенные для предприятий автосервиса, должны в комплексе автоматизировать такие аспекты, как учет выполнения ремонтных работ, трудозатрат по исполнителям, взаиморасчетов с клиентами и партнерами, кадров, торгово-складскую деятельность, расчет зарплаты. При этом оперативный, бухгалтерский и налоговый учеты должны быть реализованы в одной программе и во взаимосвязи, предполагающей однократное формирование (либо ввод) документов в системе и многократное их использование в зависимости от функций и полномочий. Кроме того, информационная система должна функционировать как на небольшом предприятии, располагающем одним компьютером, так и на крупном, имеющем несколько подразделений и разветвленную вычислительную сеть.

Информационная система должна быть разработана на основе современных информационных технологий, что означает:

· использование системы управления базами данных, обеспечивающей надежную работу с большими объемами данных, высокую скорость доступа к данным, безопасность их хранения;

· возможность работы в локальной вычислительной сети с неограниченным количеством рабочих мест, обеспечивающей формирование базы данных в режиме реального времени;

· полную интеграцию вводимых в систему данных, позволяющую осуществлять всесторонний анализ деятельности предприятия;

· возможность ведения в системе многофирменного учета и быстрого наращивания функций разработчиком в соответствии с потребностями предприятия.

Современная информационная система позволяет:

· отслеживать не только движение и состояние документов (открыт, формируется, закрыт, проведен), но и события (ожидание, получение материалов на складе, отказ клиента и т.п.);

· используя системные справочники работ, нормо-часов, расценок, грамотно и быстро объяснять клиенту, в какую сумму обойдется ремонт;

· за счет контроля наличия необходимых материалов и подготовки документов на компьютерах сокращать время и повышать культуру обслуживания клиентов;

· создавать базу данных о клиентах и систему их поощрения, учитывать эти поощрения (скидки, подарки и т.п.);

· использовать механизм повторных ремонтов, своевременно уведомляя клиента о необходимости такового, создавать запас материалов и запчастей;

· контролировать качество ремонта, учитывая повторные обращения клиентов, отслеживать движение дефектных партий деталей и т.д.;

· проводить анализ колебаний заездов автомобилей по периодам, загрузки исполнителей, а также работы персонала по нормативам - для анализа фактических трудозатрат;

· рационально использовать средства, затрачиваемые на хранение запасных частей, формировать структуру заказа по номенклатуре запасных частей наиболее частого спроса, поддерживать их запасы на оптимальном уровне;

· быстро получать оперативные отчеты о деятельности предприятия в режиме реального времени, исключая случаи противоречия в данных, формируемых различными подразделениями;

· обеспечивать многомерную обработку данных с помощью специальных аналитических средств;

· сокращать трудоемкость и сроки формирования первичных и отчетных документов, заработной платы сотрудникам и реорганизовывать управление предприятием;

· обеспечивать надежную систему защиты данных от утечки и сбоев оборудования;

· снижать совокупные затраты при внедрении и сопровождении системы по сравнению с аналогами.

Современная информационная система должна быть не слишком требовательна к техническим ресурсам и легко осваиваться пользователями с минимальными навыками работы на компьютере.

Управленческо-учетное программное обеспечение (ПО) - к этому классу относится бухгалтерское ПО, ПО автоматизации бизнес-процессов, ПО ведения складского учета, ПО учета рабочего времени, ПО подготовки и учета заказ-нарядов и др. Многие из программных продуктов обеспечивают интеграцию с каталогами запасных частей (для автоматической загрузки цен и моделей деталей в бухгалтерско-учетные документы), информационными базами нормо-часов (для автоматизации загрузки номенклатур работ и расчета их стоимости).

В настоящее время известны три варианта организации информационного обслуживания управления автомобильным транспортом:

1) централизованная;

2) частично централизованная;

3) децентрализованная - при этой системе происходит распределение вычислительных ресурсов и приближение их непосредственно к местам возникновения и потребления информации.

Децентрализованная система может быть организована двумя вариантами:

1) Путем установления связи одной или нескольких больших ЭВМ с системой малых вычислительных машин.

2) Путем объединения ПК в локальную сеть (с наличием сервера).

На АТП преимущественно используется децентрализованная технология обработки данных, при которой персонал предприятия сам обрабатывает все первичные документы и формирует необходи-мые выходные формы без каких-либо посредников.

Доля задач, решаемых с применением ЭВМ централизованной не более 60% для децентрализованной системы обработки информации;

Децентрализованная система обработки данных, которая активизируется на АТП, применяется не в полном объеме, т.к. мало внимания уделяется именно проработке технологии, что приводит просто к переносу документооборота на современную программно-техническую базу, при этом остается большой доля ручной работы с первичными документами;

2. Правила подбора технических средств для конкретных рабочих мест в АТП

Технологическое оборудование по производственному назначению подразделяется на основное (станочное, демонтажно-монтажное и др.), комплектное, подъемно-осмотровое и подъемно-транспортное, общего назначения (верстаки, стеллажи и др.) и складское. Количество оборудования, которое используется периодически, т.е. не имеет полной загрузки, устанавливается комплектом по табелю оборудования для данного участка, например, табели оборудования карбюраторного, аккумуляторного и электротехнических участков.

Количество подъемно-осмотрового и подъемно-транспортного оборудования определяется числом постов ТО, ТР и линий ТО, их специализацией по видам работ с учетом кран-балок, тельферов и других средств механизации.

Количество производственного инвентаря (верстаков, стеллажей и т.п.) определяют по числу работающих в наиболее загруженной смене. Количество складского оборудования определяется номенклатурой и объемом складских запасов.

При подборе оборудования пользуются «Табель гаражного оборудования для автотранспортных предприятий», каталогами, справочниками.

3. Сферы применения идентификации объектов. Виды идентификации объектов (оптическая, магнитная, радиочастотная, штриховая)

автотранспортный управление автоматический

Около 95-96% времени персонала тратится на ввод первичной информации в ПЭВМ. Кроме того, могут быть случаи сознательного искажения данных, особенно на пассажирском транспорте (приписки выполненных рейсов, изменение показателей регулярности движения, снижение плановой выручки и т.п.).

С целью снижения трудозатрат на ввод первичных данных и обеспечения достоверности информации, используются средства идентификации объектов (оптическая, магнитная, штриховая, радиочастотная) и системы контроля работы транспорта.

Сущность идентификации заключается в том, что объектам (автомобилям, персоналу, видам работ, запасным частям и т.д.) при­сваиваются уникальные коды. Коды наносятся непосредственно на объекты, например, в виде штриховых этикеток, радиочастотных меток и др., а в базе данных компьютерной системы уникальным кодам присваивается определенная информация, характеризующая эти объекты (например, наименование запасной части, ее стоимость, наличие на складе и пр.). С помощью сканеров (устройство считывания кодов) можно фиксировать действия над объектами (приход, отпуск) или изменение их состояния (отправка в ремонт, на ТО), фиксировать дату и время выполнения различных действий, сохранять эту информацию в автономных накопителях и передавать в компьютерные системы в автоматическом режиме.

Эффективность применения средств автоматической идентификации обусловлена практически мгновенным вводом информации в компьютер, при этом исключается возможность случайного или сознательного искажения данных.

Технологии применения магнитного и штрихового кодирования практически идентичны. В обоих случаях используются карточки с нанесенной на них закодированной информацией, которая может быть автоматически считана специальными устройствами. Штриховой код может быть определен как своеобразный алфавит, с помощью которого можно кодировать и впоследствии расшифровывать информацию автоматическим путем. Полоски штрихового кода символизируют две цифры: широкая линия соответствует цифре 1, узкая - цифре 0. Каждый код включает в себя следующие три элемента: набор линий старта (начало кода), закодированные данные, набор линий конца кода. Существует порядка 20 видов штриховых кодов. Самый простой носит название - «2 из 5»

Этот код позволяет кодировать только цифры (от 0 до 9), каждая цифра кодируется пятью штрихами, два из которых широкие, а три - узкие. Пробелы в этом коде никакой информации не несут и их ширина равна ширине узкого штриха.

Например, ремонтный листок номер 125, закодированный с помощью этого кода, будет иметь последовательность цифр - 110100010100110100101 (рис. 8.5).

Некоторые коды имеют более сложную структуру. Например, в коде «39» значащими являются и темные, и светлые штрихи, он позволяет кодировать цифровую и символьную информацию.

Средства штриховой идентификации в основном применяются для решения задач учета движения (приход, уход) различных объектов (товары, услуги, материальные ценности). Кодированию подлежат как сами учитываемые объекты, так и их получатели или поставщики (это могут быть автомобили, запасные части, агрегаты, детали, смазочные материалы, документы, виды работ и пр.). В качестве поставщиков и получателей могут выступать персонал (кладовщики, водители, ремонтные рабочие) и подразделения (склады, производственные зоны, участки). Штриховое кодирование может применяться в следующих решаемых на АТП задачах учета:

- движение запасных частей и материалов на складах;

- работа подвижного состава на линии;

- внутригаражное перемещение автомобилей;

- расход топлива;

- работа исполнителей ремонтных зон.

С помощью штриховой идентификации объектов можно вводить в ПЭВМ до 88-90% первичных данных, т.е. значительно снизить долю рутинных работ. В целом по предприятию трудозатраты на ввод данных в ЭВМ могут быть снижены на 78-80%.

Наиболее типичная задача, где применяется штриховая идентификация, - учет движения материальных ценностей. В этом случае каждому виду материалов в базе данных присваивается уникальный код. Этот код печатается (в виде штриховой этикетки) и наклеивается на деталь (на стеллаж или на упаковку). Для идентификации запасных частей можно использовать или номер детали по каталогу, или номенклатурный (складской) номер. Обычно номер детали по каталогу состоит из 11 - 18 знаков, номенклатурный номер - из 5-6 знаков. Если система используется только в рамках предприятия, то эффективнее использовать более короткий код (номенклатурный номер). Если использовать штриховое кодирование в рамках всей отрасли (АТП, автозаводы, СТОА, магазины запасных частей и т.д.), то штриховая идентификация должна быть единой для всех, и в этом случае в качестве кода необходимо использовать номера деталей по каталогу.

При оформлении прихода материалов на АТП при помощи сканеров в ЭВМ вводятся коды поступающих материальных ценностей и их количество. Система учета движения запасных частей принимает эту информацию, разносит ее по соответствующим электронным картотекам и (в случае необходимости) формирует приходные документы. Если на поступивших деталях (или стеллажах склада) отсутствуют штриховые коды, то они формируются при помощи специальных программ, печатаются и наклеиваются на соответствующие детали или коробки.

При выдаче запасных частей кладовщик считывает штриховой код получателя, затем штриховые коды выдаваемых деталей и указывает их количество. Эта информация через сканер попадает в систему учета запасных частей, выполняется корректирование соответствующих картотек и (при необходимости) формируются расходные документы. В системе учета движения запасных частей имеется блок прикладных программ, позволяющих выполнять анализ расхода запасных частей с формированием соответствующих форм отчетности.

В последние годы значительно возрос интерес к автоматизации управления эксплуатацией различных элементов автомобилей на основе оперативной информации об их техническом состоянии. Рассмотрим эту проблему на примере управления ресурсом шин с использованием штрихового и радиоволнового кодирования. Шины идентифицируются либо с помощью этикеток со штриховым кодом, либо с помощью ретрансляторов на микросхемах. Штриховые этикетки приклеиваются к боковой поверхности шины резиновым клеем, а штриховые коды наносятся специальными чернилами, устойчивыми к растяжению и трению. Считывание штрихового кода выполняется с помощью сканера. Радиоволновая микросхема прикрепляется к внутренней боковой поверхности шины, при этом место ее расположения отмечается на внешней стороне специальной меткой. Микросхема не имеет элементов питания, она возбуждается радиоволнами специального сканера, подносимого к ней на расстояние 15-20 см. При возбуждении микросхема передает сканеру специальный сигнал в виде десятизначного идентификационного числа (номер шины), которое запоминается и хранится в сканере.

При использовании автоматизированной системы механик считывает с помощью сканера номер автомобиля, номер шины, для каждой из которых измеряется и вводится в запоминающее устройство сканера глубина протектора. Эта информация хранится в переносном накопителе сканера в течение дня, а затем переносится в стационарный компьютер, где периодически обрабатывается с помощью специальных программ. Компьютер анализирует износы по типам шин, по рисункам протекторов, по автомобилям, маршрутам работы и т.д. Это позволяет оперативно реагировать на отклонения в темпах изнашивания, прогнозировать затраты, связанные с износом шин, оценивать качество работ фирм, занимающихся производством шин и восстановлением протекторов и т.д.

Эффективность информационной системы зависит от ее структуры (количество и состав АРМ, перечень решаемых задач, используемые технические средства и т.д.), а применение информационных систем увеличивает эффективность работы не только персонала, но главным образом самого производства.

При использовании ЭВМ происходит сокращение объемов информации, обрабатываемой персоналом вручную (до 60%), скорость и оперативность обработки данных увеличивается в сотни, даже в тысячи раз, при резком сокращении числа ошибок. Однако основная доля эффективности (55-60%) приходится на задачи управления основным производством в результате повышения обоснованности и оперативности принятия решений, индивидуализации контроля исполнения, снижения простоев в ремонте, расхода запчастей, экономии топлива, шин и т.п.

Размещено на Allbest.ru