Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Сегодня управление предприятием без компьютера просто немыслимо. Компьютеры давно и прочно вошли в такие области управления, как бухгалтерский учет, управление складом, ассортиментом и закупками. Однако современный бизнес требует гораздо более широкого применения информационных технологий в управлении предприятием. Жизнеспособность и развитие информационных технологий объясняется тем, что современный бизнес крайне чувствителен к ошибкам в управлении. Интуиции, личного опыта руководителя и размеров капитала уже мало для того, чтобы быть первым. Для принятия любого грамотного управленческого решения в условиях неопределенности и риска необходимо постоянно держать под контролем различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности. Поэтому современный подход к управлению предполагает вложение средств в информационные технологии. И чем крупнее предприятие, тем серьезнее должны быть подобные вложения. Они являются жизненной необходимостью - в жесткой конкурентной борьбе одержать победу сможет лишь тот, кто лучше оснащен и наиболее эффективно организован.

Комплексный подход к автоматизации автотранспорта - это, прежде всего, автоматизированный учет деятельности автопредприятий, а также автоподразделений в составе организаций. Внедренная на автотранспортном предприятии информационная система должна позволять учитывать нормативный и фактический расход горючего, пробег автотранспорта, количество перевезенных грузов, объем транспортных услуг в часах и тыс. км., а также формировать необходимые первичные документы (путевые листы, ведомости начисления заработной платы).

Представленные на рынке специализированные информационные системы, ориентированные на автотранспортные предприятия, как правило, выполняют следующие функции:

-Учет путевых листов различных типов.

-Расчет нормативного и фактического расхода топлива.

-Расчет пробега, грузооборота, времени в наряде и простое.

-Расчет начислений по заработной плате водителя с учетом времени работы водителя, пробега автомобиля и классности водителя.

-Учет технического обслуживания и ремонта транспортных средств.

-Учет заявок на транспортные средства.

-Учет предоставляемых услуг и работ по заказам.

-Начисление износа транспортных средств и агрегатов.

-Управленческие отчеты: по работе автомобилей, по движению ГСМ, по услугам, статистическая отчетность.

-Контроль ТС и параметров его работы на всем протяжении маршрута в режиме реального времени.

Необходимо выявить какая из систем наиболее подходящая для внедрения при международных перевозках, проста в установке и обслуживании.

1. Информационные системы в АТП

1.1 Что такое информационные технологии

Согласно определению, принятому ЮНЕСКО, информационная технология -- это комплекс взаимосвязанных, научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы. Сами информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники. Их введение должно начинаться с создания математического обеспечения, формирования информационных потоков в системах подготовки специалистов.

Технология при переводе с греческого (techne) означает искусство, мастерство, умение, процесс. Под процессом понимают определенную совокупность действий, направленных на достижение поставленной цели. Процесс определяется выбранной человеком стратегией и реализовывается с помощью совокупности различных средств и методов.

Под технологией материального производства понимают процесс, определяемый совокупностью средств и методов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья или материала.

Информационная технология (ИТ) - процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта). Другими словами, под ИТ понимается система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники.

Цель технологии материального производства - выпуск продукции, цель информационной технологии - производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения.

Применяя разные технологии к одному и тому же материальному ресурсу, можно получить разные изделия, продукты. То же самое будет справедливо и для технологии переработки информации.

Три основные принципа новой информационной технологии:

- интерактивный (диалоговый) режим работы с компьютером;

- интегрированность (стыковка, взаимосвязь) с другими программными продуктами;

- гибкость процесса изменения, как данных, так и постановок задач.

Инструментарий информационной технологии - один или несколько взаимосвязанных программных продуктов для определенного типа компьютера. В качестве инструментария можно использовать следующие распространенные виды программных продуктов для ПК: текстовый процессор (редактор), настольные издательские системы, электронные таблицы, системы управления базами данных (СУБД), электронные записные книжки, электронные календари, информационные системы функционального назначения (финансовые, бухгалтерские, для маркетинга и пр.), экспертные системы и т.д.

Для ИТ является вполне естественным то, что они устаревают и заменяются новыми. При внедрении новой ИТ в организации необходимо оценить риск отставания от конкурентов в результате ее неизбежного устаревания со временем, так как информационные продукты имеют чрезвычайно высокую скорость сменяемости новыми видами или версиями

1.2 Источники и методы получения информации

Процессы управления на АТП осуществляются циклически. Цикл управления начинается со сбора информации о состоянии управляемого объекта (АТП, цех, участок и т.п.), затем полученная информация анализируется и используется для принятия решений. Таким образом, основой управления является информация о состоянии управляемого объекта. Это информация может быть получена:

- из действующей на предприятии системы учета;

- из нормативно-справочной документации;

- в результате специально организованных выборочных наблюдений и опросов персонала;

- при обобщении и анализе имеющегося опыта.

Производственный учет отражает деятельность предприятия путем фиксации технических, экономических и других показателей (например, конкретные значения расхода топлива, плановых и фактических периодичностей ТО, наработок на отказ и пр.). Сведения о выполненных производственно-хозяйственных операциях фиксируются на первичных бумажных или электронных носителях информации в виде натуральных, стоимостных или иных показателей. АТП представляет собой совокупность производственных подразделений (автоколонны, зоны ТО и ремонта, склады, участки) и служб (бухгалтерия, плановый отдел, технический отдел и т.д.), в каждом из которых решается определенный круг задач. Все подразделения АТП можно разделить на две части - выполняющие свои функции на территории и за пределами территории предприятия. Деятельность подразделений и персонала фиксируется в различных документах - табели работы служащих, наряды выходов на линию, путевые и ремонтные листы, требования на получение запасных частей и пр. Результаты деятельности предприятия оформляются в виде различных отчетов и сводок. То есть, источниками информации являются подразделения АТП, в которых персонал выполняет определенные виды работ.

Результаты работы подразделений и персонала фиксируются в различных документах (путевые листы, ремонтные листы, ведомость выдачи топлива, требование на получение запасных частей и пр.). В настоящее время нет единых требований к составу и формам документов, однако их можно разделить (по типу хранимой в них информации) на три вида: нормативные, первичные и вторичные. Нормативными являются те документы, сведения в которых в течение некоторого периода остаются неизменными (периодичности ТО, нормы расхода топлива, складские номера деталей и т.п.). К первичным относятся те документы, в которых фиксируется информация о ходе текущей производственной деятельности (путевые листы, требования на ремонт и на получение запасных частей и т.д.). В них могут содержаться данные из нормативно-справочной документации. Ко вторичным относятся документы, содержащие результаты выборки и группировки данных из первичных документов (сведения о расходе запасных частей, ведомость премирования за экономию топлива, сводки о простоях автомобилей в ремонте и т.д.), нормативно-справочную и другую информацию.

Документы, являясь носителями информации, в процессе формирования проходят через ряд подразделений предприятия, каждое из которых вносит в него (или извлекает из него) определенные данные. Набор документов (в совокупности со схемой их движения) представляет собой документооборот, или информационные потоки предприятия. Нет смысла приводить полную схему документооборота, поскольку она специфична для конкретного предприятия. Однако степень рациональности документооборота предприятия может быть оценена при прочих равных условиях рядом показателей:

- объемом обрабатываемой информации (на уровне документа, задачи, подразделения, АТП);

- соотношением объемов нормативно-справочной, первичной и вторичной информации;

- степенью дублирования информации (на уровне документа, задачи, подразделения, АТП);

- трудоемкостью обработки данных и т.п.

При отсутствии в АТП вычислительных средств документы обрабатываются персоналом вручную. Применение информационных технологий несколько изменяет документооборот, так как используется компьютерная база данных (БД), которая обеспечивает хранение нормативно-справочной информации (НСИ), первичных документов и автоматическое формирование вторичных документов.

Изменения в документообороте, а также степень совершенства применяемых информационных технологий можно количественно оценить с помощью следующих показателей:

- объемы информации, обрабатываемые персоналом вручную;

- объем НСИ, хранимой в БД информационной системы;

- объем текущей информации, заносимой в БД с клавиатуры за определенный интервал времени;

- объем информации, передаваемой по каналам связи информационной системы.

Документооборот только технической службы АТП включает более 120 документов. Из общего количества документов доля первичных составляет 21% (технические паспорта, путевые листы, ремонтные листы, требования на запасные части и т.д.). Доля документов с НСИ составляет 6% (маршруты и режимы работы, нормы расхода топлива, ресурс шин, периодичности и трудоемкости ТО и пр.). Больше всего - вторичных документов (73%): это различные отчетные формы (справки, сводки, ведомости, картотеки, журналы и т.д.).

Объем информации на один автомобиль, обрабатываемой в АТП в течение месяца, составляет порядка 50 кб. Доля НСИ в этом объеме составляет 3%, больше половины объема обрабатываемой информации (55%) содержится в первичных документах, вторичные формы содержат примерно 42% данных.

С большинством первичных документов работает несколько подразделений предприятия. Например, требования на запасные части "двигаются по маршруту": автоколонна -> ЦУП -> склад -> бухгалтерия, при этом каждое подразделение вносит в них свою информацию, которая не повторяет уже имеющуюся.

Содержание вторичных документов частично или полностью дублирует информацию первичных. Например, при выдаче запасных частей в картотеку складского учета переносятся сведения из требования, при получении запасных частей - из накладной. При обработке путевых листов формируется множество сводок, справок и отчетов, при этом выполняется сортировка и разноска содержащихся в них сведений (по маркам, автомобилям, автоколоннам, водителям и т.д.). Анализ документооборота показал, что содержание 77% вторичных документов состоит только из дублированной информации, а в 23% выходных форм частично повторяются сведения первичных документов, что является одной из предпосылок автоматизации систем управления. Каждая служба предприятия стремится сформировать свой перечень необходимых ей документов, что неизбежно приводит к дублированию информации, к дополнительным затратам времени на ее перенос из одних документов в другие и сопровождается частичным искажением данных (появлением ошибок).

При реализации на АТП информационных систем необходимо в первую очередь совершенствовать и упрощать документооборот. Требуется сохранить минимальный набор нормативно-справочных и первичных документов, подлежащих вводу в ЭВМ; процессы хранения, поиска, передачи и формирования вторичных документов необходимо полностью автоматизировать, что избавит персонал от рутинной работы.

При реализации на АТП информационных систем рекомендуется следующее:

- реализация обмена информацией между подразделениями АТП через локальную компьютерную сеть;

- ревизия всей структуры и схемы документооборота предприятия, т.е. сокращение до минимума первичной документации;

- отделение нормативно-справочной информации от текущих данных и ее хранение на магнитных носителях;

- использование единой нормативно-справочной информации всеми подразделениями предприятия;

- однократный ввод первичной информации в ЭВМ с использованием всех возможностей контроля ошибок ввода;

- перераспределение задач между подразделениями АТП с целью сокращения обменных информационных потоков;

- работа всех информационных подсистем в режиме реального времени;

- соблюдение определенных этапов разработки и реализации системы.

1.3 Структура информационных систем управления производством

На АТП преимущественно используется децентрализованная технология обработки данных, при которой персонал предприятия сам обрабатывает все первичные документы и формирует необходимые выходные формы без каких-либо посредников.

Общая структурная схема информационной системы АТП включает комплекс взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест. Функции отдельных АРМ будут разными для различных типов АТП (пассажирские, грузовые, таксомоторные и пр.). Однако, вне зависимости от этого, все рабочие места должны работать в рамках единой (локальной) сети и использовать общую базу данных.

Внедрение информационных систем на АТП необходимо выполнять в определенной последовательности. Все рабочие места связаны на информационном уровне и "подпитывают" друг друга определенными данными. На первой стадии запускаются рабочие места, обеспечивающие систему нормативно-справочной информацией, на второй - текущей первичной информацией, и на третьей - формирующие выходные формы.

При реализации комплексной системы предприятия в первую очередь необходимо реализовать АРМ "Техотдел" и "Кадры", поскольку без сведений о подвижном составе и персонале другие подсистемы эффективно работать не будут. На втором этапе необходимо реализовать подсистемы работы диспетчера, обработки путевой документации и учета расхода топлива. В результате комплексной обработки путевых листов будут формироваться сведения о расходах топлива, отработке водителей и о пробегах автомобилей.

На третьем этапе возможна реализация рабочих мест бухгалтерии (начисление заработной платы) и планового отдела (формирование форм анализа работы предприятия).

На четвертом этапе, после того как в системе налажен учет пробегов, можно реализовать АРМ техника по учету долговечности шин, АРМ ремонтной зоны (планирование ТО-1 и ТО-2, диспетчерское управление постановкой на ТО и в ремонт, учет работ исполнителей при ТО и ремонте автомобилей), АРМ склада.

Задачи, решаемые персоналом АТП, можно условно разделить на две группы: учетно-статистические и управленческие. Внедрение информационных систем на АТП необходимо начинать с решения учетно-статистических задач (учет работы персонала, расхода топлива, запасных частей, ремонтов и пр.).

После того, как будут отлажены процессы сбора, хранения информации и формирования форм отчетности, можно переходить к реализации задач второго уровня - управления работоспособностью парка, затратами на топливо, шины, запасные части и т.п.

Анализ применения ЭВМ на АТП показал, что при переходе к машинной обработке данных объемы обрабатываемой информации сокращаются по первичным документам в 2 раза, вторичным - в 10-15 раз. В целом при использовании ПЭВМ затраты на обработку информации могут быть снижены на 60%. При этом после внедрения информационной системы трудоемкости работ распределятся следующим образом: ввод данных в ПЭВМ - 95-96%, обработка информации и получение выходных форм - 4-5%.

1.4 Развитие новых информационных технологий

На автомобильном транспорте, включая подсистему технической эксплуатации, происходят существенные количественные и качественные изменения информационного обеспечения производственных процессов, которые через 5-10 лет приведут к следующему.

Завершится компьютеризация на уровне решения традиционных учетно-аналитических, плановых и управленческих задач, автоматизации документооборота, ведения бухгалтерского учета и пр.

Новые информационные технологии распространятся не только на крупные, но и на малые транспортные, ремонтные и сервисные предприятия. Подобные предприятия не могут позволить больших накладных расходов, а их выживаемость определяется оперативностью реакции на изменяющиеся условия работы. В таких условиях в небольших компаниях будут рационально эксплуатировать "легкие", быстро модифицируемые программные комплексы, созданные на основе общедоступных офисных приложений (Excel, Access).

Важнейшей тенденцией станет переход от применения компьютеров для решения важных, но часто изолированных задач к созданию комплексных информационных систем предприятия. Это позволит:

- сократить затраты на программное обеспечение и эксплуатацию информационного комплекса на 25-35%;

- унифицировать и в 3-4 раза сократить количество вторичных документов;

- полностью исключить дублирование информации в первичных документах;

- обеспечить контроль исполнения принятых решений и получение оперативных данных об отклонениях системы от принятых показателей эффективности ее функционирования.

Расширится традиционный круг задач, решаемых с использованием информационных технологий. Применительно к ИТС речь пойдет о разработке и применении на практике системы целевых нормативов, используемых при управлении эффективностью работы подразделений ИТС:

- индивидуализация нормативов до уровня конкретных объектов и исполнителей;

- создание надежной информационной базы, позволяющей реально управлять производственными процессами на уровне предприятия, цеха, участка, поста. информация перевозочный автомобильный транспорт

Произойдет совершенствование и изменение методов и механизмов принятия управленческих решений. Наличие оперативно действующих информационных систем позволит реально использовать экономико-математические методы на уровне предприятий, в том числе при:

- использовании современных методов управления производством и принятия решений;

- разработке и корректировании нормативов технической эксплуатации;

- оценке и управлении возрастной структурой парка;

- определении рационального момента замены автомобилей, целесообразности использования лизинга;

- подборе автомобилей с учетом особенностей условий эксплуатации;

- распределении ограниченных ресурсов по различным подсистемам ИТС и др.

Появится реальная возможность применения экспертных систем (ЭС) при принятии управленческих решений.

Экспертная система - это программный комплекс, включающий базу знаний (набор взаимосвязанных правил, формализующий опыт специалистов в некоторой области) и механизм вывода, позволяющий на основе правил и представляемых пользователем факторов распознать ситуацию и дать рекомендации для выбора дальнейших действий.

В отличие от традиционного программного обеспечения, выдающего пользователям информацию о состоянии объекта, ЭС обеспечивают выработку оптимального решения по управлению объектом на основе данных о его состоянии (например, ставят диагноз и формируют набор технических воздействий на основе данных о состоянии элементов двигателя). Экспертная система включает в себя два элемента: базу данных - набор факторов, характеризующих текущее состояние объекта управления, и базу знаний - набор правил, определяющих алгоритмы поиска оптимального решения. С использованием экспертных систем будут решать задачи: диагностирования и поиска неисправностей в сложных системах двигателей, расстановки автомобилей на посты текущего ремонта, формирования оптимальной последовательности выполнения технологических операций технического обслуживания, оперативного управления затратами и др. Работа экспертной системы базируется на двух главных классификаторах:

- причин ухудшения показателей работы подвижного состава (неудовлетворительное техническое состояние автомобилей, низкое качество ТО, недостаточная квалификация водителей, тяжелые условия эксплуатации, некачественные эксплуатационные материалы и т.д.);

- мероприятий (технических, организационных, административных), направленных на устранение названных причин.

Эти сведения формируются квалифицированным экспертом и заносятся в базу знаний экспертной системы. Кроме того, обязательно должны присутствовать три подсистемы:

- учета фактических показателей работы подвижного состава (учет расхода топлива, запасных частей, шин, выполненных ТО, ремонтов, пробега и пр.);

- расчета нормативных показателей работы подвижного состава;

- анализа работы автомобилей, водителей и подразделений АТП. В результате работы этих элементов экспертной системы персонал АТП получает следующую информацию;

1. перечень объектов, имеющих отклонения от нормативных показателей работы (автомобили с повышенным расходом топлива, подразделения с высокими показателями по простоям и т.д.);

2. перечень виновников сверхнормативных расходов (водители, подразделения, бригады, автомобили и т.п.);

3. перечень мероприятий, направленных на устранение причин отклонения показателей работы персонала и автомобилей от нормативов.

С использованием данного подхода можно управлять, например, расходом топлива, ресурсом шин, простоями на ТО и в ремонте и т.п.

Начнется переход к сетевым компьютерным технологиям, территориально-распределенным сетям, обеспечивающим предприятиям и их филиалам оперативный обмен информацией, доступ к центральной базе данных, к ресурсам отраслевой, национальной и глобальной сетей. Все эти возможности предоставляют Intranet- и Internet-технологии.

Начнется переход предприятий на принципиально новые программно-технические комплексы. Это связано с появлением более мощных вычислительных машин, быстрым распространением прогрессивных Windows-технологий, полупромышленных и промышленных СУБД. Применение таких комплексов обеспечивает существенное повышение надежности и производительности информационных систем при значительном снижении трудозатрат на их разработку и эксплуатацию.

Произойдет переход при создании информационных систем от "самодеятельности" к услугам специализированных предприятий и консалтинговых фирм, осуществляющих проектирование, монтаж, наладку сетей, сопровождение системного и прикладного программного обеспечения. Это объясняется тем, что создание комплексных информационных систем требует значительных затрат времени и интеллектуального труда. Опыт зарубежных стран свидетельствует о том, что достаточно полная компьютеризация предприятий может занимать от 5 до 10 лет.

Распространится использование бортовых компьютеров автомобилей для сбора информации о состоянии наиболее важных систем и агрегатов, с последующей передачей этих данных в информационную систему предприятия для формирования рекомендаций по тактике обслуживания и ремонта автомобилей. Хорошим примером использования микропроцессоров является электрическая система новейшего автомобиля Volvo S 80. Всего в систему установлено 18 мини-компьютеров. Главным звеном системы является центральный электронный модуль, в нем собирается информация, а затем отдаются необходимые команды. Найти вышедший из строя узел в таком автомобиле очень сложно, поэтому для автомобилей Volvo создана единая электронная система диагностики VADIS, действующая во всем мире. Когда автомобиль с неисправностью приезжает на сервисную станцию, его центральный компьютер подключают к единой глобальной компьютерной сети Volvo. В нее входят несколько мощных серверов в разных точках планеты (центральный находится в Гетеборге), на которых хранятся сведения об устройстве узлов, возможных поломках и путях их устранения. Информация с датчиков в автомобиле поступает на сервер. Там она обрабатывается, анализируется и, затем, на станцию отправляются рекомендации по ремонту. На всю процедуру уходит всего несколько минут. Причем система хранит сведения о каждом конкретном автомобиле и учитывает предыдущие поломки этого автомобиля.

2. Роль и место информационных технологий в экономических информационных системах при организации перевозочного процесса на автомобильном транспорте

Роль и место информационных технологий в экономических системах при организации перевозочного процесса на автомобильном транспорте является очень значительным, это видно из всего вышесказанного, сокращение издержек, времени специалистов, ускорение основных процессов работы связанных с компьютерами, а в следствии и со всеми другими процессами.

Внедрение оборудования на сам транспорт, таких как новейшие тахометра, средства слежения за машинами, GPS навигаторы, учёты склада, 1С системы позволяющие вести учеты различных подсистем АТП и другие, позволяют ускорить работу. сократить издержки, увеличить производительность и т.д. Если во все автомобили встроить электрическую систему новейшего автомобиля Volvo S 80, то ремонт и диагностика будет проще, быстрее, так как выявление неполадок будет максимально простым и удобным для работников автосервиса, соответственно оснащенных читающим эту систему оборудование, вследствие издержки по простою автотранспорта будут минимальны.

Информационные технологии безусловна очень важны не только АТП, но и на всех предприятиях. Но не каждое предприятие может позволить себе в полной мере ими воспользоваться, так как цена на новейших изобретения достаточна велика, и для маленькой фирмы может быть не рационально, в то время как для более глобальных компаний просто необходима, там где пассажирооборот и грузооборот огромен и учёт этого оборота, должен быть механизирован и вестись специальными программами и средствами ИТ, о которых сказано выше.

Размещено на Allbest.ru