Логистика торгового предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Организационно-управленческая практика пройдена в отделе реализации нефтепродуктов компании ООО «Аркона».

Актуальность практики обусловлена приобретением студентом опыта практической деятельности в соответствии с особенностями магистерской программы «Менеджмент», создание условий для формирования практических компетенций и сбора материала для подготовки выпускной квалификационной работы (магистерской диссертации), а также закреплением теоретических знаний в области логистики, ознакомлением с практическими аспектами работы предприятия в области логистики, получение навыков изучения и анализа логистической деятельности организации. Целью практики является изучение логистических процессов, протекающих в рамках выбранной организации, и их описание. Получение навыков поиска, обработки и систематизации информации для организации движения материального потока в логистической цепи.

Для достижения цели практики необходимо решить ряд следующих задач:

1. Охарактеризовать предприятие с точки зрения основного вида деятельности, масштабов деятельности.

2. Описать организационную структуру компании.

3. Определить основных поставщиков и потребителей.

4. Изучить входящие и выходящие материальные потоки, а также сопутствующие им информационные, финансовые, сервисные потоки.

5. Определение места организации в логистической цепи.

6. Выявление проблем в логистической деятельности организации и предложение путей их решения.

Объектом практики является компания ООО «Аркона», осуществляющая оптовую торговлю светлыми и темными нефтепродуктами.

1. Характеристика ООО «Аркона»

ООО «Аркона» осуществляет оптовую торговлю светлыми и темными нефтепродуктами. Светлые нефтепродукты (21 группа): бензин, дизельное топливо. Темные нефтепродукты (22 группа): масла.

Поставщиками продукции являются нефтеперерабатывающие заводы Европейского, Западно-Сибирского и Восточно-Европейского региона России. Перечень поставщиков ООО «Аркона» представлены в таблице 1.

Таблица 1 - Поставщики ООО «Аркона»

Потребителями услуг ООО «Аркона» являются предприятия-старатели - предприятия, осуществляющие добычу золота, различные ООО, фирмы-держатели АЗС, государственные структуры - иными словами любые юридические лица.

По масштабу деятельности организация выступает как малое предприятие.

Движение МП осуществляется непосредственно от производителя через компанию ООО «Аркона», которая реализует продукцию производителя клиентам (потребителям). Сама организация МП через себя не пропускает. Сущность логистической деятельности заключается в следующем. ООО «Аркона» покупает продукцию у НПЗ, который выбрал потребитель. Для осуществления перевозки оформляется необходимая документация. Далее, ООО «Аркона» осуществляет перевозку продукции потребителю. По факту получения груза, получатель (потребитель) с некоторой отсрочкой оплачивает стоимость транспортировки, стоимость груза и вознаграждение в виде процентов, полностью компенсируя затраты ООО «Аркона».

В расчетах с клиентами существует некоторая специфика. Если клиент является постоянным, то ему предоставляется отсрочка платежа. В случае с заводами (НПЗ) - 100% предоплата. В современных рыночных условиях компании потребители не согласны взаимодействовать по схеме предоплаты, что вынуждает в большинстве случаев осуществлять деятельность по схеме - поступление денежных средств по факту поставки.

Перевозки осуществляются преимущественно автомобильным транспортом, так называемый «автоналив». Собственный парк автотранспортных средств находится на стадии формирования. На текущий момент времени на условиях лизинга приобретено два седельных тягача SCANIA P400 и два полуприцепа-цистерны «Граз» объемом 40 и 35 м³. В связи с развитием компании планируется дальнейшая покупка автотранспортных средств, наем водителей и поиск учебных учреждений, осуществляющих обучение водителей по перевозке опасных грузов (водитель должен иметь специальный допуск-сертификат, подтверждающий право осуществлять перевозку опасных грузов, ДОПОГ).

Складских площадей организация не имеет, однако имеется нефтебаза, которая является перевалочным пунктом. Этот перевалочный пункт необходим в случаях, когда клиентом является фирма-держатель АЗС, или у потребителя нет подъездных железнодорожных путей, или потребитель не может принять всю цистерну с грузом (вместимостью 64 тонны) из-за отсутствия складских мощностей. В данном случае реализуется схема, когда груз из цистерны переливается в емкости вместимостью 1000 литров, и далее груз перегружается в автоцистерну в том количестве, которое необходимо потребителю.

ООО «Аркона» имеет централизованную линейно-функциональную организационную структуру (рис.1).

Рисунок 1 - Организационная структура ООО «Аркона»

Также, для осуществления перевозок, ООО «Аркона» заключило договор, на основе которого осуществляется сотрудничество с ОАО «Первая Грузовая Компания» (ОАО «ПГК»). ОАО «ПГК» - самый крупный собственник вагонов в РФ. Существуют более мелкие компании, такие, например, как ТДК, которые арендуют у ОАО «ПГК» подвижной состав и осуществляют перевозки.

2. Документы, необходимые для перевозки

Для организации и осуществления перевозки грузов автомобильным транспортом необходимы следующие документы: товарно-транспортная накладная (ТТН), специальное разрешение на перевозку опасных грузов, аварийная карточка, путевой лист.

В транспортной накладной указывается следующая информация:

1. грузоотправитель (грузовладелец);

2. грузополучатель;

3. наименование груза;

4. прием груза (адрес места погрузки);

5. сдача груза (адрес места выгрузки);

6. масса нетто;

7. информация о перевозчике;

8. информация о транспортном средстве;

9. прочее.

Транспортная накладная составляется минимум в двух экземплярах, по одному экземпляру для каждой из сторон. Пример транспортной накладной представлен в приложении 1.

Процесс перевозки опасных грузов - очень сложная процедура. Перевозку опасных грузов могут осуществлять только водители, имеющие сертификат ДОПОГ (допуск к перевозке опасных грузов). Такой сертификат выдается на пять лет, по окончании этого срока водитель отправляется на обучение. Далее, для осуществления перевозок опасных грузов необходимо составить маршрут, который будет прописан в путевом листе и в специальном разрешении. Маршрут должен включать начальный, конечный и все промежуточные пункты. Водитель имеет право двигаться только по маршруту и дорогам, указанным в специальном разрешении и путевом листе. Отклонение от маршрута наказывается штрафом водителю, юридическому лицу, на чье имя зарегистрировано автотранспортное средство, в свою очередь автотранспортное средство отправляется на штрафстоянку. В случае, если движение по дороге маршрута невозможно (например, ремонтные работы, сотрудники ДПС указывают объездной путь) водитель должен остановить автотранспортное средство, съехав на обочину, если это возможно.

Специальное разрешение выдается РОСАВТОДОРОМ, причем в каждой области филиалы РОСАВТОДОРа могут быть разными, следовательно, специальных разрешений может быть несколько, каждый для отдельного участка маршрута. Для получения специального разрешения организация-перевозчик должна пройти категорирование транспортного средства. Это необходимо для утверждения, что транспортное средство предназначено, допущено для перевозки опасного груза. Сущность специального разрешения заключается в том, что филиал РОСАВТОДОРа дает право автотранспортному средству осуществлять перевозку опасного груза по автомобильным дорогам маршрута. Следует отметить, что в специальном разрешении указывается полная информация об организации-перевозчике, маршрут, включающий начальный и конечный пункты, все промежуточные пункты маршрута, описание груза (приложение 2).

После того, как маршрут составлен, специальное разрешение получено, необходимо составить Дополнение к договору - Аварийная карточка. Она представляет собой приложение к договору, в котором приводится описание груза, класс опасности и инструкции поведения в различных нештатных ситуациях. Пример аварийной карточки представлен в приложении 3.

Далее, выписывается путевой лист, в котором указываются маршрут, время работы и отдыха, указываются начальные и конечные (по окончании перевозки) показатели спидометра, датчиков топлива, пробег. Указывается ФИО водителя, полное наименование юридического лица, контактные данные другая информация. После окончания рейса водитель должен отразить конечные данные в путевом листе и сдать его в бухгалтерию. Пример путевого листа представлен в приложении 4.

Непосредственно перед рейсом водитель должен пройти медицинское освидетельствование, в ходе которого выносится решение о допуске / не допуске водителя к управлению транспортным средством.

Все автотранспортные средства оборудованы специальным оборудованием, осуществляющим контроль режима работы и отдыха водителей - тахографы. Также транспортные средства оснащены оборудованием системы ГЛОНАСС, необходимым для мониторинга и контроля местоположения транспортного средства и груза.

В связи с введением налога за проезд большегрузных транспортных средств по федеральным трассам, на каждом транспортном средстве установлены бортовые устройства компании ООО «РТ-Инвест Транспортные Системы», предназначенные для определения местоположения транспорта, фиксации движения по федеральным трассам и взимания платы за проезд по данным трассам. Более подробно об мониторинге и контроле транспорта будет рассмотрено в следующих разделах.

3. Процесс выбора поставщика и потребителя

ООО «Аркона» имеет множество потребителей и поставщиков (производителей), и каждая из сторон может находиться в разных концах страны. Процесс работы по обеспечению движения МП от производителя к потребителю выглядит следующим образом. Клиент обращается с заявкой на тот или иной вид продукта. Менеджер производит анализ и оценку местонахождения потребителя. Также производится поиск рациональных с позиции логистики и экономики поставщиков нефтепродуктов (НПЗ). Рассматриваются варианты как с точки зрения «плеча» с одной стороны - расстояние от производителя до потребителя, и с точки зрения цены с другой стороны. С точки зрения расстояния выбираются близлежащие НПЗ, которые могут предоставить искомый продукт. Такой вариант наиболее актуален с потребителями, которым груз нужен в ближайшие сроки. Однако в таком случае цена будет выше. И поставка будет осуществляться автотранспортом. В практике ООО «Аркона» использование автотранспорта актуально в следующие случаи:

1. Большая загруженность на железной дороге, что сказывается на времени отгрузки. Автомобильным транспортом отгрузка происходит уже на следующий день.

2. Когда клиент не может принять всю цистерну.

С точки зрения цены работа с производителями и потребителями строится иначе. Выбирается производитель, поставка от которого будет дешевле. В данном случае важную роль играет железнодорожный тариф. Менеджер просчитывает, от какого НПЗ тариф будет меньше всего. При такой схеме «плечо» поставки будет больше, но и применяется данная схема при работе с клиентом, который готов ждать. Далее уже ведутся переговоры с производителем о сроках поставки и оплаты. С ОАО «ПГК» заключается договор на перевозку железнодорожным транспортом. Итак, вариантами выбора поставщика является, во-первых, исходя из цены поставки; во-вторых, исходя из «плеча» поставки (расстояние).

При поиске и выборе потребителя для конкретно взятого НПЗ реализуется следующая ситуация. От НПЗ через ООО «Аркона» отправляется коммерческое предложение, в котором указывается цена за тонну груза. Если потребителю груз нужен в ближайшие сроки, то он, как и при выборе поставщика, соглашается с коммерческим предложением и отправляет заявку. В большинстве случаев потребитель ожидает коммерческого предложения с наименьшей ценой соглашаясь одновременно и на большие затраты времени. Также нередки ситуации, когда одному потребителю осуществляют отгрузку несколько заводов одновременно, и когда у одного завода покупают продукцию несколько потребителей.

4. Процесс контроля транспортировки

Процесс контроля за движением транспортного средства необходим для выявления фактов нецелесообразного использования водителями денежных средств, фактов сливов топлива, а также для того, чтобы узнать текущую дислокацию груза, спрогнозировать прибытие груза к потребителю.

Следует отметить, что производится контроль не только местоположения транспортного средства, но и уровень топлива, заправки/сливы. Для мониторинга и контроля движения автотранспорта на транспортных средствах установлено оборудование системы TranStat (GPS/ГЛОНАСС). Поставщиком оборудования является ООО «Автодин».

Состав системы TranStat:

1. Маршрутный регистратор Transtat-II.

2. Антенна GPS/ГЛОНАСС.

3. Антенна GSM.

4. Датчик уровня топлива.

Маршрутный регистратор - главное устройство системы, обеспечивающее регистрацию координат и скорости с использованием системы GPS/ГЛОНАСС. Осуществляет сбор данных с переферийных датчиков (при их наличии). Маршрутный регистратор накапливает все полученные данные во внутреннюю энергонезависимую память и передает их по каналу связи GSM/GPRS на сервер TranStat, откуда далее поступает информация в личный кабинет пользователя. Маршрутный регистратор имеет возможность пломбирования. Для работы маршрутного регистратора требуется его подключение к бортовой сети транспортного средства и положительный баланс на встроенной SIM-карте. Баланс SIM-карты пополняется автоматически при внесении клиентом абонентской платы.

Система контроля позволяет осуществлять мониторинг автотранспорта в режиме реального времени посредством специального web-сервиса (рисунок 2).

Интерфейс системы включает в себя следующие элементы/разделы:

1. Список транспортных средств.

2. Данные.

3. Карта.

4. Отчеты.

Раздел «Данные» отражает следующую информацию: модель ТС, гос.номер, скорость, пробег, объем топлива общий и по каждому баку, время обновления данных, доступность сигнала GPS/ГЛОНАСС, координаты (широта и долгота). Также данный раздел включает дополнительные вкладки: стоянки, заправки, скорость, сервис. Информация в данном разделе является текущей и краткой. При использовании данных вкладок можно производить анализ заправок, с возможностью указания месторасположения факта заправки на карте и узнать объем заправленного топлива, продолжительность по времени.

Рисунок 2 - Общий вид web-интерфейса системы TranStat

Раздел «Отчеты» один из самых важных, поскольку позволяет осуществлять контроль необходимых параметров за необходимые промежутки времени. Данный раздел включает в себя следующие виды отчетов: суточный, общий за период, маршруты, слив топлива, отчет о работе ТС, отчет о движении и стоянках, отчет по превышениям, геозоны и отчет по геозонам.

Наиболее часто используемыми являются отчет «маршруты», «слив топлива», «отчет о движении и стоянках». «Маршруты» используется для контроля отклонений от маршрута движения, указанного в специальном разрешении и путевом листе (рисунок 3).

Рисунок 3 - Отчет «Маршруты»

Данный отчет отражает историю движения транспортного средства, места и время заправки, пункты превышения скоростного режима - указывается какая была скорость и время движения на неразрешенной скорости.

Также данный отчет при наложении на информацию отчета из системы «Платон» позволяет контролировать обоснованность списания денежных средств за проезд по федеральным трассам.

Отчет о движении и стоянках необходим в случаях, когда бухгалтерия сверяет затраты денежных средств, представленные водителем в отчете о расходах, происходит выявление фактов необоснованного и нецелесообразного использования денежных средств.

Отчет о заправках в разделе «Данные» позволяет контролировать сливы/заправки топлива выбранного транспортного средства. Образец отчета представлен на рисунке 4.

Рисунок 4 - Отчет «Заправки»

Данный отчет отражает дату и время заправки, количество литров, длительность заправки и место заправки на карте. В случае обнаружения системой слива топлива появляется специальное оповещение в виде текстового сообщения с указанием количества сливов в литрах, время и место слива. Также на карте отображается специальный значок-оповещение с необходимыми данными. В отличие от системы ГЛОНАССSoft система TranStat не воспринимает перетекание топлива из одного бака в другой как слив, что исключает поступление «ложных» оповещений.

В связи с введением налога на проезд по федеральным трассам транспортных средств грузоподъемностью более 12 т, все транспортные компании вынуждены быть зарегистрированы в системе взимания платы «Платон». Web-интерфейс личного кабинета представлен на рисунке 5.

Рисунок 5 - Система взимания платы «Платон»

В данной системе отражаются данные о номере транспортного средства, бортовом устройстве, отслеживается его статус. Посредством использования бортового устройства производится списание денежных средств по мере движения по федеральным трассам. Информация о списании денежных средств отражается в разделе «Платежи». Это позволяет контролировать расходование денежных средств, предназначенных для уплаты указанных платежей. Пример отчета о списании денежных средств представлен на рисунке 6.

Рисунок 6 - Детализация операций по дате проезда

В отчете, представленном на рисунке 6, отражается общая информация о сумме пробега по федеральным трассам и соответствующее количество списанных денежных средств. При нажатии на строку, соответствующую необходимому транспортному средству, система отражает детализированный отчет, представленный на рисунке 7.

Рисунок 7 - Детализация списаний по бортовому устройству

Данный отчет отражает информацию о моменте въезда и съезда на федеральную трассу, пробег по федеральной трассе и координаты начала / окончания движения. С позиции логистического контроля данная система и данный отчет служат источником дополнительной информацией о движении транспортного средства на маршруте.

Для контроля объема заправок и расходов на топливо помимо системы «TranStat» в организации внедрена система топливных карт отделения компании FleetCor «Передовые платежные решения» («ППР»).

Сервис представляет возможность контролировать расходы на топливо (рисунок 8).

В системе отражается текущий баланс денежных средств, имеется возможность заказа необходимой отчетной документации для бухгалтерии, причем можно осуществить поступление необходимой документации в автоматическом режиме в указанные даты каждый месяц.

С позиции контроля данная система отражает графики изменения потребления топлива в литрах и рублях, что позволяет производить анализ изменения расходов на топливо и принятие решения о корректировке пунктов заправки.

Рисунок 8 - Личный кабинет системы «ППР»

Для детального контроля необходима вкладка «Операции и отчеты» (рисунок 9). В данном отчете отражается информация о дате заправке, количестве заправленного топлива в литрах и сумма в рублях, цена топлива за литр и точка обслуживания.

Рисунок 9 - Отчет «Операции по картам»

Помимо указанных отчетов система в автоматическом режиме формирует аналитические графики о потреблении конкретного вида топлива в литрах и рублях (рисунок 10), о средней цене на топливо (рисунок 11).

Рисунок 10 - График «Потребление услуг»

Рисунок 11 - График «Потребление топлива» и «Средняя цена на топливо»

Также в системе имеется «АЗС-Локатор». Данная функция предназначена для планирования заправок на маршруте - при построении маршрута указываются пункты заправки, мойки, технического обслуживания, где возможна оплата услуг посредством карт «ППР» (рисунок 12). Использование топливных карт данной компании позволяет воспользоваться скидками на АЗС, указанных в перечне компании для каждого региона, что позволяет сократить расходы на заправку топливом и как следствие сократить затраты на транспортировку грузов.

Рисунок 12 - «АЗС-Локатор»

С позиции логистики, логистического контроля и логистического контроллинга данные системы считаю полезными и целесообразными для использования. Совокупность предлагаемых системами отчетов позволяют получать информацию о расходах топлива в натуральном и стоимостном выражении. Имеется возможность всестороннего контроля за движением транспортных средств. Также системы предоставляют руководителю информацию, необходимую для планирования, организации, реализации и контроля деятельности транспорта.

С позиции менеджмента данные системы действуют на работников автотранспорта как мотивирующий фактор. Внедрение систем мониторинга и контроля транспорта, заправок посредством топливных карт снизило до минимума возможности и факты нецелесообразного и необоснованного использования денежных средств, устранены возможности краж топлива. Всесторонний контроль транспортировки и расходов побуждает водителей работать более ответственно и качественно. Также данные системы действуют как фактор, подкрепляющий репутацию ответственного перевозчика, способного проконтролировать все аспекты транспортной деятельности.

5. Логистические проблемы ООО «Аркона» и пути их решения

В ходе практики и анализа логистической деятельности ООО «Аркона» была выявлена следующая проблема. Поскольку парк транспортных средств находится на стадии формирования, спрос на транспортные услуги растет, объемы потребления растут и производится поиск новых клиентов, необходимо увеличение доли и железнодорожных перевозок.

Причем, с позиции понижения логистических затрат на транспортировку грузов необходимо комбинировать виды транспорта. Т.е. в зависимости от транспортных тарифов, затрат на топливо и обслуживание транспорта, дальности маршрута и срочности доставок необходимо на линии маршрута формировать участки, где целесообразнее использовать автотранспорт, и участки, где целесообразней продолжить доставку ж/д транспортом.

Однако необходимо учитывать появление новых затрат и сложностей, связанных с перевалкой грузов с автоцистерны в ж/д цистерну, и наоборот. Повышение затрат на контроль за транспортировкой грузов, поскольку системы контроля автотранспорта и контроля движения вагонов - две разные и несвязанные между собой системы, которые повышают информационную нагрузку на руководителей и менеджеров. Помимо этого, потребуются затраты временных и финансовых ресурсов на заключение договоров по использованию данных систем, на обучение персонала пользованию системами.

Также, комбинация транспорта может привести к появлению «узких мест» в логистической цепи, поскольку грузоподъемность автотранспорта значительно ниже ж/д цистерн, а неполное использование грузоподъемности ж/д цистерн экономически не эффективно.

С позиции логистического контроллинга в случае комбинирования видов транспорта потребуется внедрение новых систем контроллинга, отвечающих новым требованиям и потребностям в информационных ресурсах компании, которые повлекут дополнительные затраты финансов и времени. Для анализа и расчета предложенного варианта для повышения эффективности деятельности ООО «Аркона» необходимо больше времени и ресурсов, недостаточных в рамках учебной практики.

Заключение

В ходе организационно-управленческой практики был ознакомлен с родом деятельности ООО «Аркона» и, в частности, с работой отдела реализации нефтепродуктов. Ознакомлен с основными поставщиками и потребителями, с документацией, которая является неотъемлемой частью работы, как с поставщиками, так и с потребителями и организациями, способствующие перемещению материального потока от источника сырья к потребителю. Изучена организационная структура предприятия, место организации в логистической цепи и схемы работы с поставщиками и потребителями.

В период прохождения практики овладел практическими навыками работы с системой контроля транспорта «TranStat», с системой взимания платы «Платон», с сервисом управления корпоративными расходами «ППР», с программой «Rail-Тариф Россия», осуществляющая расчет железнодорожного тарифа при доставке от конкретного поставщика к конкретному потребителю. В ходе работы с перечисленными системами были составлены требуемые отчеты и проведен их анализ. В ходе прохождения практики была проведена работа по использованию данных отчетов в других аспектах деятельности, в частности кооперация с отделом бухгалтерии. Результат - выявление фактов нецелесообразного и необоснованного использования денежных средств водителями транспортных средств.

Выявлены логистические проблемы и предложены первоначальные варианты путей решения проблемы.

Приложение

перевозка тариф транспортировка логистический

Товарно-транспортная накладная (оборот 1)

Товарно-транспортная накладная (оборот 2)

Специальное разрешение

Аварийная карточка (оборот 1)

Приложение № 2

к Договору оказания ТУ ОГ №

от «____» ___________ 2016 г.

Аварийная карточка системы информации об опасности

Аварийная карточка (оборот 2)

Размещено на Allbest.ru