Документационное обеспечение автоперевозок

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования Республики Беларусь

УО «Белорусский государственный экономический университет»

Кафедра физикохимии материалов и производственных технологий

Отчет по практическим занятиям

по дисциплине: Технология и автоматизация делопроизводства

Документационное обеспечение автоперевозок

Студентка

ФМК, 1-й курс, ДМЛ-1 В.А. Бодрова

Проверил

канд. техн. наук,

доцент В.В. Паневчик

Минск 2021

Оглавление

Введение

1. Документация автоперевозок

2. Документационное обеспечение груза

2.1 Перемещение грузов по СНГ и ЕС

2.2 Формы документационного обеспечения международных автоперевозок

3. Процесс документации автоперевозок

Заключение

Список литературы

Введение

Успех любого предприятия зависит от множества факторов, таких как решение финансовых вопросов, организация производственного процесса, подбор персонала, стиль руководства. Но не менее важное значение имеет делопроизводство и документационное обеспечение, на котором и держится вся деятельность предприятия, потому что ни одна официальная организация не может существовать без документационного подкрепления.

В процессе деятельности в любой организации возникает значительный объем разнообразных управленческих документов. Их состав определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

Будучи носителями той или иной информации, документы живут своей жизнью: они появляются, функционируют (используются), затем теряют свою значимость и либо отправляются на хранение в архив, либо уничтожаются.

Сегодня в одной из самых консервативных сфер деятельности работе с официальными документами осуществляется технологический прорыв: на смену бумажному делопроизводству приходит электронный документооборот.

Как бы разнообразна ни была деятельность учреждения, какую бы фактическую работу оно ни выполняло, составление бумаг и прочее делопроизводство занимает в нем существенное место. Правильное делопроизводство должно точно фиксировать все операции учреждения. Бумага должна совершать свой круговорот с максимальной скоростью и с минимальной затратой труда и времени. Хранение бумаг должно быть проведено по такой системе, чтобы всякая справка могла быть сделана с наибольшей быстротой. Наконец, система внутренней документации должна давать возможность быстрого контроля.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и в полном комплекте. В противном случае документы теряют свою значимость и не могут уже выполнять заранее предназначенную им роль, что порой очень усложняет работу того или иного предприятия. Постоянно появляются какие-то новшества, которые, с одной стороны, может, и упрощают работу, но создают неудобства с их адаптацией.

Многие организации осуществляют перевозку груза для собственных нужд. У некоторых из них возникает желание осуществлять грузоперевозки и для сторонних организаций -- как по территории Республики Беларусь, так и за рубежом. Однако при этом субъект хозяйствования (далее -- перевозчик) сталкивается с проблемой: необходима ли лицензия, требуется ли договор, какие документы должен иметь при себе перевозчик…

1. Документация автоперевозок

При осуществлении перевозок необходимо, чтобы документационное сопровождение груза отвечало требованиям законодательства, информация о грузе была достаточна для проверки соответствия и поставки. Должна быть возможность отразить расхождения заказа и поставки, поставки и отправки (поскольку в процессе перевозки груз может испортиться, быть утерян и т.д.).

23 января 2018 г. вступили в силу дополнения и изменения в Закон «Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках». Изменения затрагивают перевозки грузов и пассажиров. Дополнения и изменения в Закон «Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках» в основном создают правовое поле для деятельности международных автомобильных перевозчиков.

Это необходимо, во-первых, для совершенствования их правовой защиты. Во-вторых, чтобы исключить случаи, когда международные автомобильные перевозчики необоснованно привлекаются к ответственности за неправильно оформленные транспортные и грузосопроводительные документы.

Еще одна цель новаций -- реализовать международные договоры и обязательства нашей страны, совершенствовать государственное регулирование международных автомобильных перевозок грузов.

Закон N 50-З впервые дал определение грузосопроводительных документов. Это документы, которые в соответствии с законодательством, международными договорами Беларуси, международно-правовыми актами, составляющими право ЕАЭС, должны сопровождать груз при его автомобильной перевозке. Это определение отсылает к национальному законодательству, документам ЕАЭС и международным договорам.

Назовем основные новации Закона N 50-З, касающиеся грузоперевозок. Так, Закон N 50-З:

разграничил применение транспортных документов в зависимости от вида перевозки;

разрешил коллизию, связанную с оформлением транспортных документов;

закрепил, что перевозчик не обязан проверять правильность оформления грузосопроводительных документов.

Исходя из этого заметим, что перевозчик не обязан разбираться в том, какие документы должны сопровождать тот или иной груз. Тем не менее, такой пакет документов у него должен быть. В силу ч. 1 ст. 41 Закона «Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках» в редакции Закона N 50-З надлежаще оформленные грузосопроводительные документы. Грузосопроводительные документы, оформленные надлежащим образом, перевозчику предоставляет грузоотправитель, который и несет ответственность за их непредоставление в полном объеме. Перевозчик не обязан проверять правильность их оформления и не несет ответственности за неправильность.

Также, автомобильный перевозчик не несет ответственности за неправильность оформления грузосопроводительных документов. И проверять их на правильность он не обязан.

По договору об автомобильной перевозке груза автомобильный перевозчик обязуется доставить вверенный ему грузоотправителем груз в пункт назначения и выдать его грузополучателю или уполномоченному на получение груза лицу, а заказчик автомобильной перевозки -- оплатить автомобильную перевозку груза в установленном размере. Заключение договора об автомобильной перевозке груза подтверждается составлением товарно-транспортной накладной или иного транспортного документа установленной формы. Неправильное составление товарно-транспортной накладной или ее утеря не влияют на действительность заключенного договора. Данные сопроводительных документов на груз должны полностью соответствовать маркировке.

При автоперевозках могут заключаться:

1. Договор автомобильной перевозки груза. Перевозчик обязуется доставить вверенный ему грузоотправителем груз в пункт назначения и выдать его лицу, уполномоченному на получение груза, а заказчик перевозки обязуется уплатить за перевозку установленную плату. Заключение договора осуществляется в порядке, установленном Правилами автомобильных перевозок грузов, и подтверждается составлением ТТН или иного транспортного документа.

2. Договор фрахтования для автомобильной перевозки грузов. Перевозчик (фрахтовщик) обязуется предоставить за плату заказчику автомобильной перевозки грузов (фрахтователю) всю или часть вместимости одного или нескольких транспортных средств на один или несколько рейсов для автомобильной перевозки грузов. Порядок заключения договора устанавливается Правилами автомобильных перевозок грузов и иными актами законодательства.

3. Договор об организации автомобильных перевозок грузов -- при систематических перевозках грузов. Следует учитывать, что заключение подобного договора не исключает необходимости заключения договора автомобильной перевозки либо договора фрахтования для автомобильной перевозки грузов.

2. Документационное обеспечение груза

Отправляясь с завода на склад, каждый перевозчик берёт с собой определенные документы, сопровождающие груз и дающие право работнику передвигаться по определённому маршруту. Некоторые из них, в частности, регламентируют сотрудничество поставщика продукции с автотранспортной компанией.

Белорусский водитель, занимающийся транспортировкой грузов за пределы своей страны, должен обладать документами, которые легитимируют деятельность в рамках белорусского законодательства. Выполняя международные автомобильные перевозки, следует соблюдать свод требований, касающихся технического оборудования, особенностей груза, юридического состояния водителя и компании-перевозчика. Если водитель направляетесь из Беларуси в Россию, то ему понадобятся следующие документы:

Обобщенный перечень документов, сопровождающих груз:

Товарно-транспортная накладная (ТТН)

Международная товарно-транспортная накладная (CMR)

Счет-фактура

Акт загрузки автотранспортного средства

Сертификат качества, если грузы имеют промышленное происхождение

Карантинный сертификат, если грузы имеют растительное происхождение

Сертификат о происхождении

Доверенность на перевозку.

Накладные.

Сводные ведомости (перечень мест, поштучный перечень продукции с заводскими номерами).

Стоит учитывать, что подписание товарно-транспортной накладной (ТТН) не является достаточным основанием для предпринимательства. Документ имеет силу только в рамках своего целевого предназначения и, соответственно, не продлевает срок действия истёкшего договора о транспортировке.

Перевозка оплаченного груза оформляется договором о фрахтовании. Заполнение каждой графы накладной ТТН-1 осуществляется в последовательном порядке. Список сведений идёт согласно своему номеру. Человек записывает реквизиты, раскрывающие информацию об участниках сотрудничества: грузоотправителе, грузополучателе и заказчике перевозки (плательщике).

Путевой лист - основной документ, отражающий хозяйственную деятельность. Он содержит медицинское освидетельствование и печать осмотра технического состояния. Маршрут следования, сведения об автомобиле и водителе указываются в ТТН грузоотправителем. Этот документ создается в четырех экземплярах, заверяется оригинальными печатями и распределяется следующим образом между сотрудниками:

первый образец - грузополучателю;

второй - грузоотправителю;

третий и четвёртый - водителю.

2.1 Перемещение грузов по СНГ и ЕС

Важным условием международных сообщений по Беларуси, Украине и России является CMR-страхование. Данная функция подразумевает ответственность компании-перевозчика, находящегося в стране, присоединившейся к Конвенции о договорах международной дорожной перевозки грузов (КДПГ).

Транспортировка по регионам СНГ выполняется на основании МДП и TIRа (transport international road). Акты МДП и TIR функционируют в наших странах почти 40 лет и являются наиболее популярными международными транспортными договорённостями. Кстати, содержание бумаг дало впоследствии развитие для иных транзитных систем, функционирующих сегодня за пределами Евразии.

Каждая страна имеет свои правила перевозок. В частности, в зоне Евросоюза водитель имеет право транспортировать груз без TIRа. В том случае, если фура выезжает из ЕС, перевозчик должен оформить TIR и CMR. Доставка груза в СНГ сопровождается бумагами, которые имеют различные сведения:

стоимость груза;

таможенный код ТНВД;

наименование товара;

маршрут следования.

Организация международных перевозок сборных грузов -- это оформление товаросопроводительных документов, экспортных деклараций (EX1) и транзитных гарантий (Т-1, книжки МДП). Быстрая доставка грузов автомобильным транспортом из Евросоюза в Беларусь, Украину и Россию осуществляется благодаря гибкой автоматизированной системе, которая даёт возможность узнать о времени отправки и доставки продукции.

2.2 Формы документационного обеспечения международных автоперевозок

Международные перевозки предъявляют более высокие требования к документации. Юридические вопросы международных перевозок грузов автомобильным транспортом регулируются рядом международных многосторонних конвенций и соглашений. Действующие международные документы по автомобильному транспорту охватывают следующие шесть групп проблем:

организация дорожного движения;

унификация и упрощение таможенных процедур;

юридические аспекты выполнения международных перевозок грузов;

налоговые вопросы;

организация перевозок некоторых специфических категорий грузов;

режим труда и отдыха экипажей, выполняющих международные перевозки.

Общие формы международной логистической документации:

экспортный безотрывный аккредитив. Кредитный договор между импортёром и банком о передаче обязательств по оплате импортёром полученных от экспортёра товаров банку импортёра (который по умолчанию считается более кредитоспособным);

банковский чек (переводной вексель). Средство платежа в экспортно-импортных сделках. Существуют два типа подобных сделок: по предъявлении надлежащих документов (предъявительский переводной вексель) и по прошествии определённого времени после акцептования надлежащих документов (срочный переводной вексель). Банковский чек, к которому прилагаются сопроводительные инструкции и другие документы (но не аккредитив), называется документальным переводным векселем;

сквозной коносамент. Документ, заменяющий коносамент или транспортную накладную, если товары перевозятся воздушным транспортом (авиагрузовая накладная) или несколькими видами транспорта;

коммерческий счёт-фактура. Документ, выдаваемый экспортером и содержащий описание товаров и условия продажи (аналогичен счёту-фактуре на внутренних перевозках);

страховое свидетельство (страховой сертификат). Содержит краткий перечень рисков, покрываемых страховым полисом, наименование страхователя и описание страхового имущества экспортёра;

сертификат происхождения. Документ, в котором указывается страна - производитель товаров с целью определения применяемых таможенных пошлин и/или таможенных ограничений.

3. Процесс документации автоперевозок

Логистическая документация требует знания международных правил и обычаев, понимания сути процедур, описанных в многочисленных международных транспортных конвенциях. Документация составляется на нескольких языках, на разных бланках. Число оригиналов документов и копий к ним варьируется по странам и экономическим зонам.

Для документирования автоперевозок используется процедура, состоящая из двух этапов.

I этап: определение и описание бизнес-процесса с качественной точки зрения методом отображения отношений (relationship mapping), что предполагает ответы на следующие вопросы:

Кто относится к потребителям данного бизнес-процесса и каковы результаты на выходе из него?

Кто относится к поставщикам данного бизнес-процесса и что подается на его вход?

Каковы требования к тому, что должно подаваться на вход данного бизнес-процесса, и к тому, что должно получаться на его выходе?

Что составляет внутренний поток действий данного бизнес-процесса?

II этап: построение блок-схемы бизнес-процесса с подробным отражением составляющих его действий. После того как процесс задокументирован с помощью символов, специалист-логист может принять решение о включении дополнительных сведений, указав информационные потоки, временные требования к тем или иным элементам процесса, расстояния перемещений, требуемые ресурсы, производительность и т.п.

Заключение

Ни одна автоперевозка не может быть выполнена без документального обеспечения. Документы на груз, во-первых, подтверждают сам факт осуществления перевозки и того, что водитель, везущий груз, не украл его и не вывез самовольно с какого-нибудь склада. Во-вторых, они определяют стоимость транспортировки (которая, кстати, входит в конечную стоимость товара), регулируют отношения с перевозчиком и являются основанием для расчета с ним.

Так как грузоперевозка подразумевает перемещение товара от одного владельца к другому, то, в-третьих, документы необходимы для бухгалтерского учета: списания и оприходования товара. В-четвертых, они вообще могут служить свидетельством того, что транспортному средству разрешен выезд на автомобильные дороги, а перевозимый им груз удовлетворяет обязательным требованиям. И в-пятых, необходимая документация помогает вести статистический учет и пр. виды контроля.

Список литературы

1. Основы логистики: Учебное пособие/под ред. Л.Б. Миротина и В.И. Сергеева.- М.: ИНФРА-М, 2003.

2. Грузоперевозки: лицензия, договор, транспортные документы // ILEX новости URL: https://ilex.by/gruzoperevozki-litsenziya-dogovor-transportnye-dokumenty/.

3. Упрощены условия автоперевозки грузов // Т-агент таможенный представитель URL: http://tagent.by/uproshheny-usloviya-perevozki-gruzov/.

Приложение 1

Приложение 2

документационный обеспечение международный автоперевозка

Размещено на Allbest.ru