Управленческий контроль: его формы и средства реализации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Сущность и особенности управленческого контроля

1.1 Понятие и сущность управленческого контроля

1.2 Виды управленческого контроля

1.4 Этапы управленческого контроля

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Данная работа посвящена рассмотрению и изучению управленческого контроля: его форм и средств реализации.

Рассматриваемая тема очень актуальна в современном мире, так как планы не всегда выполняются, так как было задумано. Люди не всегда принимают делегированные им права и обязанности. Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды, и организация должна соответственно к ним адаптироваться. Все это достигается с помощью контроля. Контроль, попросту говоря, это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в известной корректировке.

С помощью контроля устанавливаются ограничения, благодаря которым исключается возможность действий, наносящих вред организации. Однако, это лишь один из аспектов контроля.

Основная задача контроля заключается в установке стандартов, которыми следует руководствоваться при выполнении заданий, измерении фактически достигнутых результатов и проведении корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Выполнение менеджерами функции контроля начинается одновременно с выполнением функции планирования в процессе выработки целей и задач организации. Контроль является неотъемлемой частью процесса управления в любой организации.

Хорошо продуманные планы и организационные структуры не всегда могут обеспечить достижение поставленных целей из-за изменения законов, технологий, условий конкуренции и других факторов внешней среды.

С помощью контроля менеджер может своевременно отреагировать на изменение в поведении людей в процессе их работы.

Контроль помогает также определить, какие именно из применяемых способов достижения целей оказались наиболее эффективными и какие неудачными и, таким образом, фирмы определяют, в каких областях им следует расширяться, а в каких следует свернуть свою деятельность.

управленческий контроль предварительный

1. Сущность и особенности управленческого контроля

1.1 Понятие и сущность управленческого контроля

Контроль -- одна из основных функций системы управления. Контроль осуществляется на основе наблюдения за поведением управляемой системы с целью обеспечения оптимального функционирования последней. На основе данных контроля осуществляется адаптация системы, то есть принятие оптимизирующих управленческих решений.

Слово «контроль» как и слово «власть» рождает прежде всего отрицательные эмоции. Для многих людей контроль означает прежде всего ограничение (как цепь для собаки), принуждение, отсутствие самостоятельности и т.п. -- в общем, все то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе личности. Вследствие такого устойчивого восприятия, контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. Если спросить, что же означает контроль для менеджера, то чаще всего люди ответят вам, -- это то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках. В принципе -- это верно. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении подчинения чему-то. Однако сводить контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, -- означало бы упустить из виду основную задачу управления.

Контроль -- это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Управленческий контроль - это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления: планирование, организация, руководство и мотивация. Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития фирм. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей фирмы.

Контроль как управленческое (или шире как социальное) действие не пользуется любовью как со стороны контролируемых, так и со стороны контролирующих. А общая нелюбовь психологически сближает людей, делая контроль проформой. Во-вторых, если контроль -- это сравнение того, что есть, с тем, что должно быть, значит, контролировать может только человек, который знает, что должно быть. Он доводит это до сведения подчиненных. И, конечно, он имеет достоверную информацию о состоянии дела, то есть знает, что есть. Из этого следует один очень важный вывод: своевременная подсказка, совет, информирование и корректирование действий сотрудников с учетом их права на ошибку есть несомненная услуга, которую шеф оказывает своим подчиненным. И это сближает людей, но уже не в негативном (нелюбовь к контролю), а в позитивном смысле.

Какое место занимает контроль в системе управленческих действий? Немецкие исследователи В. Зигерт и Л. Ланг в книге «Руководить без конфликтов» утверждают, что есть только одна задача выше рангом -- постановка целей. Контроль является совершенно необходимым по таким причинам:

1. Исчезает неопределенность. Никакие тщательно разработанные планы и программы действий не могут учесть все и все возможные осложнения и обстоятельства. Контроль нужен для того, чтобы, корректируя решение задачи, устранять или уменьшать неопределенность.

2. Появляется возможность предвидеть кризисные ситуации. Ошибки и мелкие нерешенные вопросы, которые есть всегда, порой так многочисленны, что превышают критическую массу. Конечно, это происходит в том случае, если их не решать. Так вот, контроль позволяет фиксировать и исправлять ошибки до того, как их последствия приведут к кризису.

3. Выявляются не только и не столько ошибки, сколько успехи. Он позволяет определить, какие именно направления деятельности наиболее перспективны.

Почему необходим контроль? Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. Это и дало основание Питеру Друкеру заявить: «Контроль и определение направления - это синонимы». Поддержание успеха. Равно важной является положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, то есть, отвечая на вопрос «На сколько мы продвинулись к поставленной цели?», руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успеха, а где потерпела неудачу.

Существует два вида контроля: внешний и внутренний. Идея внешнего контроля заключается в том, что люди лучше выполняют свои обязанности тогда, когда их деятельность находится под постоянным контролем, и при этом точно знают, какое поощрение получит за хорошо выполненную работу и какое наказание понесет за плохую работу.

Психологи отмечают несколько причин улучшения работы при внешнем контроле: руководство использует информацию, полученную после проведения работ для оценки деятельности сотрудников; повышенное внимание контроля может означать, что данная сфера деятельности вошла в раздел важных; большинство людей любят видеть результат своего труда воочию, а контроль делает их общественно-известными.

По-другому выглядит система внутреннего контроля, основываясь на коллективном определении цели организации и ее подразделений. Этот контроль служит не для того, чтобы зафиксировать ошибки, а для того чтобы предотвратить их, подсказать людям, как лучше работать. Самоконтроль возможен только в условиях преобладания здорового морально-психологического климата в коллективе.

Поэтому чаще всего внутренний и внешний контроль используют вместе, хотя упор делается либо на одно, либо на другое.

Люди являются неотъемлемым элементом контроля, как, впрочем, и всех других стадий управления. Поэтому при разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей. Конечно, то обстоятельство, что контроль оказывает сильное и непосредственное воздействие на поведение, не должно вызывать никакого удивления. Менеджеры часто намеренно делают процесс контроля нарочито видимым, чтобы оказать воздействие на поведение сотрудников и заставить их направить свои усилия на достижение целей организации. К сожалению, хотя большинство менеджеров хорошо знают о том, что процесс контроля может быть использован для оказания положительного воздействия на поведение сотрудников, некоторые забывают о возможностях контроля вызывать непреднамеренные срывы в поведении людей. Эти негативные явления часто являются побочными результатами наглядности действия системы контроля. Контроль часто оказывает сильное влияние на поведение системы. Неудачно спроектированные системы контроля могут сделать поведение работников ориентированным на них, т.е. люди будут стремиться к удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей. Такие воздействия могут также привести к выдаче неверной информации. Проблем, возникающих вследствие воздействия системы контроля, можно избежать, задавая осмысленные приемлемые стандарты контроля, устанавливая двустороннюю связь, задавая напряженные, но достижимые стандарты контроля, избегая излишнего контроля, а также вознаграждая за достижение заданных стандартов контроля. і

1.2 Виды управленческого контроля

Перечислим виды контроля. К ним относят предварительный, текущий и заключительный. Стоит отметить, что все основные виды контроля в менеджменте тесно взаимосвязаны друг с другом и находятся вовзаимозависимости.

Предварительный контроль.

Контроль напоминает айсберг, большая часть которого, как известно, скрыта под водой. Некоторые наиболее важные виды контроля данной организации могут быть замаскированы среди других функций управления. Так, например, хотя планирование и создание организационных структур редко относят к процедуре контроля, они как таковые позволяют осуществлять предварительный контроль над деятельностью организации. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ.

Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдений -- это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях -- по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Человеческие ресурсы. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым. Существенно повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.

Материальные ресурсы. Очевидно, что сделать высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно. Поэтому промышленные фирмы устанавливают обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов.

Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой области состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Финансовые ресурсы. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

Текущий контроль.

Как это собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль, таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Системы обратной связи. Обратная связь, в том смысле, в каком этот термин будет использоваться здесь, это данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам.

Контроль при помощи систем обратной связи не является изобретением теории управления организациями. Такие системы -- одно из наиболее широко распространенных явлений природы. Все живые организмы для того чтобы выжить, используют системы контроля на базе обратной связи. Поддержание внутренней температуры тела на уровне 36,6°С достигается при помощи автоматической исключительно сложной системы контроля с обратной связью. Вы используете контроль с обратной связью, когда берете в руки какой-либо предмет. Ваши глаза видят этот предмет и посылают соответствующую информацию в мозг, а тот направляет команды мускулам дотянуться, взять и поднести этот предмет поближе. Когда руки направляются к этому предмету, глаза оценивают правильность выбранного направления, а мозг отдает мускулам соответствующие корректировочные команды. Если вы отключите системы обратной связи, закрыв глаза, то, если искомый предмет мал или быстро движется, велика вероятность, что ваши руки не сумеют захватить его из-за отсутствия контроля.

Заключительный контроль.

При текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ для того, чтобы достичь требуемых целей и решить возникающие проблемы прежде, чем это потребует слишком больших затрат. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, по мнению профессора Уильяма Ньюмена, специализирующегося по вопросам управления, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно. По словам Нью мена, измерять результативность и давать соответствующие вознаграждения необходимо «для того, чтобы сформулировать будущие ожидания о существовании тесной связи между фактическими результатами и вознаграждением».

1.3 Этапы управленческого контроля

Процесс контроля содержит в себе три последовательных этапа. Первый этап обычно тесно увязан с планированием и начинается с установления необходимых параметров (стандартов), которые должны быть достигнуты. Следующий этап должен обеспечивать изменение всех необходимых параметров. Если в результате производственной деятельности не удается достигнуть стандарта, то третий этап применяется для выполнения необходимой корректировки действий. Все три этапа необходимо выполнять в определённой последовательности для того, чтобы можно было эффективнее достичь намеченных показателей.

Стандарты можно определить как единицы измерения или специальные параметры, с помощью которых можно сопоставить результаты производственной деятельности. Стандарты показывают цели, которые следует достичь, и являются критериями, используемыми при осуществлении контроля выполнения работ.

Стандарты необходимо установить до начала производства основных работ, услуг, выполняемых конкретными работниками, и они должны быть ориентированы на измерение конечного продукта. Может быть установлено много типов стандартов в зависимости от сферы деятельности или конечной продукции.

Например, осязаемый, реальный стандарт может быть установлен для измерения количества произведенной продукции, её качества, прямых и косвенных затрат труда, времени изготовления единицы изделия, сверхнормативных расходов, доли рынка и т.д. Гораздо труднее установить неосязаемые, абстрактные стандарты в количественном или стоимостном выражении. Они характеризуют репутацию компании, моральное состояние работников, качество ухода за больными в больницах или доме инвалидов.

Чаще всего реальные стандарты, определяемые или исполняемые менеджерами, относят к трудовым операциям подразделения. Например, в продукции подразделения стандарты могут быть представлены в единицах производимых товаров, в трудо-часах на единицу продукции, качестве продукции с точки зрения срока её использования, отклонения образца. В торговом предприятии стандарты могут быть установлены по отношению к числу обслуживаемых покупателей, сумме выручки, количеству жалоб покупателей.

При определении стандартов подразделения менеджеры могут руководствоваться знаниями исполняемых работ. Благодаря опыту и наблюдениям большинство из них имеют хорошее представление о том, сколько времени необходимо потратить на конкретные работы, какие необходимы материалы, какие операции дают возможность достичь наилучший результат, а какие не следует использовать.

Изучая и анализируя предыдущие бюджеты, структуру и объёмы выпущенной продукции, производственную переписку и документацию, менеджеры должны уметь разрабатывать производственные стандарты по большинству видов продукции подразделения.

Наиболее тщательный и систематический подход в определении стандартов по объёму работ за предстоящий период должен выполнить инженер-технолог, оценивающий необходимость и состав рабочих операций в процессе их исследования.

Изучение рабочих операций представляет собой анализ выполнения конкретных работ с целью их улучшения, сокращения, изменения, комбинирования для того, чтобы быстрее, проще и легче достичь конечного результата.

Обычно по результатам исследования создается карта технологического процесса, которая облегчает анализ каждого действия и всех операций, применяемых в процессе труда. После глубокого, тщательного анализа трудовых операций и их элементов инженер-технолог разрабатывает наилучший метод выполнения конкретной работы.

Как только выявляется лучший метод, исследуются на основе хронометража необходимее затраты времени на разработанные трудовые операции для определения нового стандарта. При определении стандарта, производится по определенной системе отбор конкретных работников для обследования путём хронометража отдельных рабочих операций, их изменения, корректировки и выявления усталости, индивидуальных возможностей и необходимых остановок для отдыха. Когда все эти факторы будут увязаны соответствующим образом, можно будет установить конкретный стандарт.

Хотя этот подход является весьма правильным, все же значительные допуски и здравый смысл учитываются при установлении стандарта. Трудозатраты в часах на рабочие операции должны быть исследованы на научной основе, чтобы не было никаких сомнений в их использовании в качестве основы установления оптимальных стандартов. Стандарты, учитывающие затраты времени на рабочие операции, могут помогать ему при распределении производственных заданий работникам. Они также помогают менеджеру в определении возможной стоимости работ и материалов, необходимых для их выполнения.

Заключение

Итак, контроль -- это одна из основных функций системы управления. Контроль осуществляется на основе наблюдения за поведением управляемой системы с целью обеспечения оптимального функционирования последней. На основе данных контроля осуществляется адаптация системы, то есть принятие оптимизирующих управленческих решений.

Управленческий контроль - это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления: планирование, организация, руководство и мотивация. Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития фирм. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей фирмы.

Контроль является совершенно необходимым по таким причинам:

1. Исчезает неопределенность.

2. Появляется возможность предвидеть кризисные ситуации.

3. Выявляются не только и не столько ошибки, сколько успехи.

Контроль необходим. Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

Существует два вида контроля: внешний и внутренний.

Перечислим виды контроля. К ним относят предварительный, текущий и заключительный. Отметим, что все основные виды контроля в менеджменте тесно взаимосвязаны друг с другом и находятся во взаимозависимости.

Процесс контроля содержит в себе три последовательных этапа. Первый этап обычно тесно увязан с планированием и начинается с установления необходимых параметров (стандартов), которые должны быть достигнуты. Следующий этап должен обеспечивать изменение всех необходимых параметров. Если в результате производственной деятельности не удается достигнуть стандарта, то третий этап применяется для выполнения необходимой корректировки действий. Все три этапа необходимо выполнять в определённой последовательности для того, чтобы можно было эффективнее достичь намеченных показателей.

Неотъемлемым элементом контроля, как и всех аспектов управления, являются люди, следовательно, при разработке механизмов контроля в первую очередь необходимо учитывать человеческий фактор.

Список используемой литературы:

1. Басовский Л.Е. Менеджмент.-М.: «Новое Знание» 2005. 321с.

2. Веснин В.Р. Основы менеджмента. М: Триада ЛТД, 2008г., 306с

3. Герчикова И.Н. Менеджмент. - М.: ЮНИТИ, 1995. 200с.

4. Гольдштейн Г.Я. Основы менеджмента: учебное пособие. 2-е изд. - Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2003. 514с.

5. Зигерт В., Ланг Л. Руководить без конфликтов. -- М.: Экономика, 1990. 171с.

6. Королев Ю. Б. Менеджмент. М.: Колос, 2000. 240с. - 61 стр.

7. Лейман Я. А Управление по результатам: Пер. с финск./общ. ред. и предисл .-М.: Издательская группа «Прогресс»,1996, 432с.

8. Малолетко А.Н. Контроль и ревизия : учеб.пособие. -- Москва: КНОРУС, 2006. 312 с.

9. М.В.Мельник, А.С.Пантелеев, А.Л.Звездин. Ревизия и контроль : учебник. -- Москва: КНОРУС, 2006. -- С. 13 - 16. -- 640 с.

10. Мескон М.Х., Хедоури Ф. Основы менежмента: Пер. с англ.- М.: “ Дело”, 1993.-702с

11. http://www.labex.ru/page/m_book_16.html

12. http://ru.wikipedia.org/wiki/

13. http://www.uzee.ru/content/view/15/31

14. http://www.cfin.ru./

15. http://hrm.ru/psikhologicheskie-aspekty-i-sushhnost-upravlencheskogo-kontrolja

Размещено на Allbest.ru